ICGManager Manual Usuario I

Presentacin
Manual de ICGManager
Presentacin
El grupo ICG nace en 1985 con el reto de poner a disposicin de los usuarios soluciones informticas que se adapten perfectamente a sus necesidades, utilizando para ello los ltimos avances tecnolgicos y las ms potentes y modernas herramientas de desarrollo de software. Casi 20 aos despus, los productos de software ICG estn traducidos a ms de 10 idiomas y contemplan las necesidades comerciales, impositivas y fiscales de ms de 30 pases de Europa (Espaa, Portugal, Reino Unido, Francia, Italia, Holanda, Suecia, Noruega y Finlandia), Amrica (Canad, Estados Unidos, Mxico, Panam, Argentina, Uruguay y Brasil) y Oceana (Australia y Nueva Zelanda). ICGManager est pensado para usted y se caracteriza por una interaccin con el usuario atractiva y fcil de usar, por un diseo abierto y funcional, por una estructura interna de programacin slida y profesional y por la utilizacin de bases de datos de arquitectura cliente / servidor para garantizar en todo momento la seguridad y fiabilidad de los datos. Le felicitamos en su eleccin y esperamos que ICGManager le ayude en la gestin diaria y en la planificacin de futuro de su(s) negocio(s) y cumpla satisfactoriamente sus expectativas, ya que, en definitiva, es la finalidad por la que realmente ha sido desarrollado. La Gerencia
ICGSoftware
Pgina 3
ndice
Introduccin
Este Manual de Usuario es una gua general que explica cmo configurar y usar ICGManager. Le ayudar a familiarizarse con el Software y podr encontrar respuestas a todas las dudas que le puedan surgir en el futuro. Familiarcese primero con el contenido de este manual antes de empezar a configurar las funciones con las que va a trabajar.
Pgina 4
ICGSoftware
ndice
ndice
PRESENTACIN ........................................................................ 3 INTRODUCCIN ......................................................................... 4 INSTALACIN Y ACTUALIZACIN DE ICGMANAGER ................... 11 REGISTRAR ICGMANAGER ..................................................... 13 CONFIGURACIN DE ICGMANAGER ......................................... 15
EMPRESAS DE GESTIN ................................................................. 16
Datos Generales: ..................................................................................17 Impuestos..............................................................................................17 Contabilidad: .........................................................................................17 Ubicacin de Ficheros...........................................................................21 Contadores............................................................................................21 Costes y Precios ...................................................................................21 Artculo ..................................................................................................23 SubArtculo............................................................................................28 Ventas ...................................................................................................31 Clientes .................................................................................................32 Reservas ...............................................................................................33 Stocks....................................................................................................33 Proveedores..........................................................................................35 Usuarios ................................................................................................35 Cargos/Descuentos...............................................................................35 Plantillas de Documentos......................................................................41 Plantilla Inventario.................................................................................43 Tipos de Documento .............................................................................44 Diseo de Documentos.........................................................................46 Diseos por Terminal ............................................................................55 Diseo de etiquetas ..............................................................................55 Importar/Exportar Diseos ....................................................................57 Ficha de Usuario ...................................................................................59 Accesos a ICGManager ........................................................................60 Acceso Fronts .......................................................................................60 Valores por defecto ...............................................................................62 Filtros.....................................................................................................64
INSTALACIN DE ICGMANAGER ...................................................... 12 REGISTRAR LICENCIA DE ICGMANAGER .......................................... 14
DOCUMENTOS ............................................................................... 41
USUARIOS ..................................................................................... 59
ICGSoftware
Pgina 5
ndice
SISTEMA ....................................................................................... 66
Direcciones Internet ..............................................................................64 Mis Informes..........................................................................................64 Programas.............................................................................................64 Impresoras ............................................................................................67 Scanners (Lectores de cdigos de barras) ...........................................68 TeleStock ..............................................................................................68 Configuracin del Terminal ...................................................................69 Diseos de Impresin ...........................................................................72 Entrada al programa con proteccin .....................................................73 Nmero de intentos antes de bloquear un usuario ...............................74 Nmero de das para cambiar el password ..........................................74
ENTRADA PROGRAMA .................................................................... 73
MEN FICHEROS .....................................................................76

ARTCULOS ................................................................................... 77 SELECCIN DE ARTCULOS ............................................................. 79 INFORMACIN DE LA FICHA DEL ARTCULO....................................... 84
CREACIN DE NUEVOS ARTCULOS............................................... 106 ARTCULOS COMPUESTOS O KITS ................................................. 107 FAMILIAS (DEPARTAMENTO, SECCIN, FAMILIA Y SUBFAMILIA) .... 108 MARCAS ..................................................................................... 110
Cabecera de la ficha del artculo:..........................................................84 Pi de la ficha de artculo......................................................................86 Datos Adicionales (F1):.........................................................................87 Costes / Precios (F2): ...........................................................................91 Otros Datos ...........................................................................................94 Rendimientos (F5):................................................................................97 Stocks (F9): ...........................................................................................99 Comentarios (F10) / Asociado ............................................................102
Creacin ..............................................................................................108 Creacin ..............................................................................................110 Creacin de una Nueva Tarifa ............................................................111 Mantenimiento de una tarifa de venta ya existente ............................112
TARIFAS / PRECIOS...................................................................... 111 DESCUENTOS .............................................................................. 116 CLIENTES.................................................................................... 117
Seleccin de Clientes..........................................................................117 Ficha de Clientes ................................................................................118 Datos Comerciales..............................................................................119 Tarifas y Formas de Pago...................................................................119
Pgina 6
ICGSoftware
ndice
PROVEEDORES ............................................................................ 127
Datos de envo ....................................................................................122 Intercambio de datos...........................................................................123 Facturacin Peridica .........................................................................125 Fidelizacin .........................................................................................126 Seleccin de Proveedores ..................................................................127 Ficha de Proveedores .........................................................................128
VENDEDORES .............................................................................. 137 REAS DE NEGOCIO, CENTROS DE COSTE Y DE INVENTARIO .......... 138 ALMACENES ................................................................................ 143 FICHEROS AUXILIARES ................................................................. 145
Barra superior de botones...................................................................139 Columnas en reas de negocio ..........................................................141
MEN VENTAS ..................................................................... 156

MEN VENTAS ............................................................................ 157 PRESUPUESTOS .......................................................................... 158 PEDIDOS DE VENTA ..................................................................... 162
Impuestos............................................................................................145 Monedas..............................................................................................145 Medios de Pago ..................................................................................146 Formas de Pago..................................................................................148 Empresas Contabilidad .......................................................................151 Tallas...................................................................................................154 Colores ................................................................................................154 Cambio Usuario / Empresa .................................................................154 Apagar el equipo .................................................................................154 Salir a Windows ..................................................................................154
ALBARANES DE VENTA ................................................................. 182
Introduccin de la cabecera del pedido: .............................................162 Introduccin de lneas de pedido: .......................................................163 Barra superior de botones...................................................................164 Pestaa Totales: .................................................................................169 Pestaa Envo / Adicional: ..................................................................169 Pestaa Opciones:..............................................................................170 Pestaa Tarifas ...................................................................................176 Pestaa Obs. ......................................................................................176 Pestaa Riesgo...................................................................................176 Men Contextual en Pedidos de Venta ..............................................178 Qu sucede al guardar un documento de pedido de venta?............180 Introduccin de la cabecera del documento de venta: .......................182
ICGSoftware
Pgina 7
ndice
FACTURAS DE VENTA ................................................................... 189
Introduccin de lneas de venta: .........................................................183 Seleccin de pedidos de venta pendientes de servir: ........................184 Barra superior de botones...................................................................184 Pestaa Totales: .................................................................................186 Pestaa Envo / Adicional: ..................................................................186 Pestaa Opciones:..............................................................................186 Ms botones:.......................................................................................187 Men contextual en Albaranes de Venta ............................................187 Qu sucede al guardar un documento de venta?.............................188 Introduccin de la cabecera de la factura de venta: ...........................189 Introduccin de lneas de facturas: .....................................................190 Seleccin de documentos de venta pendientes de facturar: ..............191 Men contextual en Facturas de Venta ..............................................192 Qu sucede al guardar una factura de venta? .................................192
FACTURACIN PERIDICA ............................................................ 193 FACTURACIN AUTOMTICA ......................................................... 194 REIMPRIMIR ................................................................................ 197 SERVIR PEDIDOS ......................................................................... 198 CONTROL ENTREGAS................................................................... 203 FACTURACIN INDIRECTA............................................................. 205 CONTABILIZAR ............................................................................. 210 PREVISIN DE COMPRAS ............................................................. 214 PEDIDOS DE COMPRA .................................................................. 220
Descripcin del Entorno ......................................................................198 Modo de empleo..................................................................................202
MEN COMPRAS ...................................................................212

Previsin de stocks para un almacn .................................................214 Previsin de stocks para varios almacenes........................................219 Introduccin de la cabecera del pedido: .............................................220 Introduccin de lneas de pedido con Tallas y Colores: .....................221 Introduccin de lneas de pedido sin Tallas y Colores: ......................222 Barra superior de botones...................................................................222 Pestaa Totales: .................................................................................226 Pestaa Tarifas Venta:........................................................................226 Pestaa Envo / Adicional: ..................................................................228 Pestaa Opciones:..............................................................................229 Men Contextual Pedidos de Compra ................................................236 Qu sucede al guardar un documento de pedido de compra? ........238
RECEPCIN DE COMPRAS ............................................................ 240
Pgina 8
ICGSoftware
ndice
FACTURACIN DE COMPRAS......................................................... 249
A) Recepcin de pedidos de compra:.................................................241 B) Introduccin manual de lneas en albarn. ....................................243 B.1) Lneas de recepcin de artculos con Talla y Color ....................243 B.2) Lneas de recepcin de artculos sin Talla ni Color ....................245 Barra superior de botones...................................................................245 Pestaa Totales: .................................................................................246 Pestaa Tarifas Venta:........................................................................246 Pestaa Envo / Adicional: ..................................................................246 Pestaa Opciones:..............................................................................246 Men Contextual Albaranes (Recepcin) de Compra ........................247 Qu sucede al guardar un documento de recepcin de compra? ...247 Introduccin de la cabecera de la factura de compras: ......................249 Introduccin de lneas de facturas con Tallas y Colores: ...................250 Introduccin de lneas de factura sin Tallas y Colores: ......................252 Seleccin de documentos de recepcin de compra a facturar:..........252 Pestaa Totales: .................................................................................252 Pestaa Tarifas Venta:........................................................................253 Pestaa Envo / Adicional: ..................................................................253 Pestaa Opciones:..............................................................................253 Men Contextual en Facturas de Compra ..........................................254 Qu sucede al guardar una factura de compra? ..............................254
NOTAS DE CARGO ....................................................................... 256 RECEPCIN FACTURAS ................................................................ 257
MEN ALMACN................................................................... 262

INVENTARIO................................................................................. 263
Introduccin de un inventario fsico manual........................................264 Importacin de un inventario realizado con TeleStock .......................269 Importacin de un inventario a partir de un fichero ASCII (de texto)..270 Funcionamiento...................................................................................273 1. Realizando traspasos manualmente...............................................275 2. Realizando traspasos sobre un albarn de compra existente........276 3. Reponiendo los stocks mnimos de un almacn ............................277 4. Reponiendo las ventas de un almacn...........................................278
I.- Introduccin de la factura ...............................................................258 II.- Introduccin de los albaranes de compra......................................259 III. Relacin de la factura con sus albaranes ......................................260 IV. Comprobar descuadres .................................................................261
RECLCULO DE STOCKS .............................................................. 272 TRASPASOS ................................................................................ 275
ICGSoftware
Pgina 9
ndice
RDENES DE FABRICACIN .......................................................... 281 EXPEDIR Y EXPEDIR Y FACTURAR ............................................ 285 ENSAMBLAJE ............................................................................... 289 ETIQUETAS ................................................................................. 294
5. Importando artculos a travs del TeleStock o el Scanpal..............278
Expedicin de Material........................................................................286 Expedir y Facturar...............................................................................288 Modo de empleo..................................................................................290 Etiquetas de pedidos, o albaranes......................................................295 Etiquetas de artculos..........................................................................296 Etiquetas a travs de una seleccin ...................................................297 Etiquetas de clientes, o proveedores..................................................298
MEN INTERNET....................................................................300
PGINAS WEB ............................................................................. 301 MENSAJES .................................................................................. 302 TIENDA VIRTUAL .......................................................................... 303
CENTRAL DE COMPRAS ................................................................ 307
Configuracin Tienda ..........................................................................303 Capturar Ventas Tienda ......................................................................305 Diseo Tienda .....................................................................................306 Importacin..........................................................................................307
Pgina 10
ICGSoftware
Instalacin y Actualizacin SQL
Instalacin y Actualizacin de ICGManager
ICGSoftware
Pgina 11
Instalacin y Actualizacin SQL
Instalacin de ICGManager
Para instalar ICGManager o ICGManager Basic, inserte el CDROM de instalacin y seleccione la opcin Instalacin. Una vez instalado, para ejecutar ICGManager debe hacerlo desde el men Inicio de Windows, Programas ICGManagerSQL o ejecutando directamente ICGManagerSQL.exe localizado por defecto en C:\Archivos de programa\ICG\ICGManager. Para ejecutar ICGManager Basic, seleccione la opcin del men Inicio de Windows, Programas ICGBasic. Si desea hacerlo directamente deber ejecutar ICGBasic.exe que se instala por defecto en C:\Archivos de programa\ICG\ICGBasic. La primera vez que se ejecuta ICGManager aparece el Configurador de conexin, que es el asistente para conectar la base de datos.
Pgina 12
ICGSoftware
Configuracin
Registrar ICGManager
ICGSoftware
Pgina 13
Configuracin
Registrar licencia de ICGManager

La primera pantalla que aparecer al entrar en ICGManager es la solicitud del Nmero de Registro del Programa. Para registrar una aplicacin, debe ponerse en contacto con ICG y facilitar el nmero de solicitud y los datos completos del cliente. ICG suministrar un cdigo de 24 dgitos, nico para la instalacin en cuestin, donde se define adems el nmero de licencias en red local en la instalacin. Para instalar las dems licencias de ICGManager en otros terminales cliente, al ejecutar ICGManager aparecer un cuadro para solicitar el alta de dicha licencia en el servidor de claves. Para registrar esta licencia en el servidor de claves: Ejecutar ICGManager en el terminal servidor de claves. NOTA: El servidor de claves es el terminal que introduzco la clave de registro durante la instalacin de la primera licencia de ICGManager. Seleccionar la opcin Configuracin. Seleccionar el botn Registro y aadir el terminal que ha solicitado su registro. Si la clave de registro que solicit a ICG no permite aadir un nuevo terminal, pulse el botn Registro y facilite el Nmero de Identificacin a ICG para ampliar el nmero de licencias de la instalacin.
Pgina 14
ICGSoftware
Configuracin
Configuracin de ICGManager
ICGSoftware
Pgina 15
Configuracin
Empresas de Gestin
Para cerrar una ventana, seleccione su ttulo y pulse el botn que a parece en la parte superior izquierda del men principal.
Botones Guardar: Guarda los cambios realizados.
Nuevo: Crear nueva empresa de gestin. Borrar: Borra la empresa de gestin actual. Cancelar: Ignora los cambios realizados. Utilidades: Permiten copiar datos entre empresas. ICG recomienda realizar copias de seguridad antes de utilizarlas Pgina 16 ICGSoftware
Configuracin
por si el resultado obtenido no es el deseado por la posibilidad de equivocacin del usuario. Opciones Traspaso: En opciones traspaso, se pueden configurar los asientos contables que deben generarse en la contabilizacin automtica de documentos de compra y de venta y de cobros y pagos de tesorera. Datos Generales: Introduzca aqu los datos de la empresa.: NIF/CIF, nombre comercial, direccin, poblacin Impuestos En esta pestaa se indica el tipo de impuesto a aplicar por defecto y el nombre de los impuestos 1 y 2. Para el caso de Uruguay o Mxico marque la propiedad Usar Impuestos tipo COFIS. Si desea crear nuevos tipos de impuestos, debe hacerlo desde el men Ficheros Ficheros Auxiliares Impuestos. Contabilidad: Normalmente, por cada empresa de gestin existe una empresa de contabilidad, pero ICGManager permite contabilizar en diferentes empresas contables diferentes reas de negocio de una misma empresa de gestin. (Ver Contabilidad Analtica). En esta pestaa defina, de una parte, el ejercicio contable actual y mximo importe permitido para la contabilizacin agrupada de documentos (ver normativa vigente).
ICGSoftware
Pgina 17
Configuracin
Como propiedades correspondientes:
debe
marcar
los
check
box
Contabilizar facturas con importe 0: Marque esta opcin si desea que se contabilicen. Desactivar filtro al entrar en la seleccin de Cuentas Contables: En todos aquellos apartados en que deba seleccionar una Cuenta Contable, aparecer seleccionada la ltima cuenta que escogi. Si no desea que sea as, marque esta propiedad. Definir subcuenta contable de ventas y compras por artculo: Si activa esta opcin, aparecern en cada ficha del artculo dos nuevos campos de introduccin, donde podr indicar qu subcuenta contable de venta y de compra hay que Pgina 18 ICGSoftware
Configuracin
asignar al artculo para la contabilizacin automtica de documentos. NOTA: La contrapartida contable NO se tiene en cuenta en documentos con los impuestos incluidos en el precio. Contabilizar coste de las ventas en arqueos y documentos contables: Este tipo de contabilizacin sirve para contabilizar como gasto (compras) solamente el coste mediante la utilizacin de la cuenta 300. Nota: Para que la contabilizacin mediante este mtodo sea correcta debe configurarse el asiento predefinido de Factura Compra Positiva Tipo B, indicando como cuenta de compras la 300 correspondiente. Por ejemplo: Realizamos una compra de 10 Uds. a 60 /Ud y pagamos al contado: ---------------------------------------600 | 300 | 96 | 472 a 400 | 696 ---------------------------------------696 | 400 a 570 | 696 ---------------------------------------Realizamos una venta de 10 Uds. a 100 /Ud. y pagamos al contado: ---------------------------------------1160 | 430 | 600 | 600 a 700 | 1000 | a 477 | 160 | a 300 | 600 ---------------------------------------1160 | 570 a 430 | 1160 ---------------------------------------ICGSoftware Pgina 19
Configuracin
Subcuenta contable por defecto para asentar Ingresos/Gastos de los documentos. En estos campos se indica la cuenta contable a utilizar automticamente para contabilizar ingresos y gastos cuando, por ejemplo, al saldar una remesa se deban pagar unos gastos. Botn Asignar empresas contables: Este botn permite acceder a la pantalla de asignacin de empresas contables en la que se muestra:
En la parte superior: El cdigo y nombre de la empresa de gestin. En el cuadro de la izquierda: Las empresas contables asociadas a la empresa de gestin. En el cuadro de la derecha: Las empresas contables disponibles. En el centro: Las flechas de asignacin l (asociar todas), (asociar la seleccionada), (desasociar la seleccionada) y l desasociar todas. Pgina 20 ICGSoftware
Configuracin
Races contables: En la parte derecha de esta pestaa Indique las races contables correspondientes a su contabilidad. Si se dejan en blanco se asignarn las definidas por defecto en el Plan General Contable Espaol. Artculo Nota de Cargo a Proveedor por Rappels obtenidos: Ver Ficheros Proveedores Botn Rappels. Aqu debe indicarse el artculo que se introducir automticamente cuando se facture un Rappel. Artculo Nota de Cargo a Proveedor por descuadres en facturas: Ver Compras Recepcin Facturas. Ubicacin de Ficheros En este apartado se indica las ubicaciones de la base de datos de la empresa de gestin actual y del fichero Etiquetas.txt. Contadores Indique en esta pestaa los contadores para clientes, para clientes varios, para proveedores y para artculos. Tambin puede indicar el nombre que identificar a los clientes varios. Costes y Precios En este apartado se define cuntas tarifas de venta se tendrn por defecto al crear un artculo indicando su concepto y si stas tienen los impuestos incluidos o no. Se pueden tener hasta ocho tarifas por defecto, las cuales aparecen (las seleccionadas), representadas siempre que se da de alta un nuevo artculo. Adems, la aplicacin permite poder crear otras tarifas, que no aparecern por defecto, pero que podr asociarlas a tipos de clientes o a un solo cliente, adems de aparecer, estas nuevas ICGSoftware Pgina 21
Configuracin
tarifas, junto con las tarifas por defecto, en la ficha de aquellos artculos que estn incluidos en esta nueva tarifa. Tarifa de Venta por defecto: Si el cliente no tiene asignada una tarifa de venta o sta est caducada, la tarifa de venta asignada ser la que aqu se indique. Al cambiar un precio asociarlo a todas sus tallas y colores y nmeros de serie: Marque esta opcin si cada artculo tiene un mismo precio para todas sus tallas y colores y nmeros de serie. Sumar R.Eq. (Impuesto 2) en las tarifas con impuestos incluidos: Marque esta opcin si trabaja con recargo de equivalencia para que se sume en las tarifas con impuestos incluidos. Exigir cotizacin diaria en el clculo de conversiones entre monedas: Si est seleccionado, ICGManager solicita la cotizacin diaria de la moneda utilizada respecto de la principal al acceder a una fecha donde previamente no se ha introducido una cotizacin. Si est desmarcado, se coger por defecto la cotizacin introducida para la fecha anterior ms prxima. Usar Tarifas de Compra diferentes de un mismo proveedor por almacn: Si marca esta opcin, en la ficha del proveedor pulsando el botn Tarifas en la pestaa Tarifas y Formas de Pago, aparece el botn Almacenes. Mediante ste puede asignar a la tarifa de compra seleccionada uno o varios almacenes de manera que se tenga en cuenta a la hora de buscar el mejor precio de compra para las previsiones de stock. Usar descuentos por tipo de artculo: Si est seleccionado, se activa una nueva opcin en el men Ficheros llamada Descuentos y sirve para definir descuentos Pgina 22 ICGSoftware
Configuracin
por cantidades y por tipo de artculo en la venta. Si marca esta propiedad, no podr aplicar un descuento por lnea en la venta de un artculo, si introduce uno al finalizar la lnea ste se borrar automticamente.
Coste y precios a guardar en documentos de venta En este apartado puede, adems, elegir las opciones de clculo de precios y de coste a guardar en los documentos de venta a partir del precio del ltimo coste (precio ltima compra del artculo), precio medio coste (media ponderada de las unidades compradas X el ltimo precio medio, y las ltimas unidades compradas X el precio de compra de stas), o precio medio stock (media ponderada entre las unidades en stock X el ltimo precio medio del stock y las ltimas unidades adquiridas en stock X el precio de stas), es decir, el porcentaje cubierto sobre el precio compra y de la venta se regir segn el margen obtenido al fijarse el precio de venta, que variar segn el contenido en el campo de precio de coste que ser diferente segn la eleccin entre una de las tres opciones que ofrece la aplicacin.
Artculo En este apartado se indica la configuracin por defecto para la creacin y gestin de artculos. Desglosar componentes al insertar un kit en pedidos de compra y venta: Si activa esta propiedad, al introducir un artculo de tipo Kit en un pedido de compra o de venta, en lugar de aparecer este artculo, aparecern sus componentes con sus precios correspondientes. Marcar automticamente la propiedad Generar etiquetas al recibir al crear un artculo: Si se activa, al crear un artculo nuevo se crea con esta propiedad activada. Ver Men Ficheros Artculos Datos Adicionales. ICGSoftware Pgina 23
Configuracin
Usar Temporada en artculos de novedad: De gran utilidad en los artculos de novedad para tener un filtro adicional de artculos por temporada. Como se puede cambiar la descripcin, puede utilizarse para otras finalidades, ya que es un campo que acta de filtro de artculos. Usar Caractersticas: Campos libres para la definicin de propiedades adicionales del artculo. Si se seleccionan, aparecen tambin en todos los filtros de artculos. Usar unidades alternativas en documentos de venta y compra: Esta propiedad se utiliza para introducir una segunda forma de valorar las unidades de cada artculo en un documento de venta o de compra. Por ejemplo: Si quiere imprimir y guardar en el documento el peso de cada uno de los artculos que aparecen en el documento. Para visualizar un informe comparativo de compras y ventas, puede utilizarse la estadstica Compras, Ventas y Stocks. Nombre del kit: Permite asignar un nombre al campo Kit. Por ejemplo: Si se indica aqu el nombre de Escandallo, en los filtros, por ejemplo de estadsticas, en lugar de aparecer el campo titulado Kit:, aparecera como Escandallo:. Mostrar descripcin adicional en la seleccin de artculos: Los artculos pueden tener una segunda descripcin que puede utilizarse en la impresin de documentos. Para que al seleccionar artculos aparezca este campo active esta propiedad. Identificar artculos por nmero de serie (lote): Esta opcin permite serializar algunos o todos los artculos de la empresa, identificando con un nmero de serie cada una de las unidades. De esta forma, se puede realizar un seguimiento Pgina 24 ICGSoftware
Configuracin
completo de un nmero de serie en compras, ventas, traspasos, fabricaciones, etc. Para configurar artculos por lote y fecha de caducidad, pueden utilizarse tambin estos campos. La diferencia con los nmeros de serie es que el seguimiento completo se realiza para un conjunto de artculos. NOTA: Un artculo con nmeros de serie no puede tener Prop1 y Prop2. Usar garanta de compra y de venta: La garanta es otra propiedad del artculo, cuya descripcin puede cambiarse. Adems, si un artculo est distribuido en nmeros de serie, esta propiedad puede ser diferente para cada uno de ellos. Dimensiones de la compra y de la venta: En estos campos se definirn las dimensiones de la compra y de la venta con la posibilidad de definir hasta un mximo de dimensin cuatro. Por ejemplo: si indica dimensin 2, la entrada en la ficha del artculo seria 1 caja X 24 unidades. Nota: Si desea que en la introduccin de un documento aparezcan reflejadas las unidades de cajas adems de las unidades totales, deber modificar la plantilla de entrada de dicho documento en Configuracin Documentos Plantillas de Documentos, aadiendo la columna de unidades 2 y situndola delante de la columna unidades 1 (tambin seleccionada). Para entender mejor el funcionamiento se indican varios ejemplos: Ejemplo para 2 dimensiones:
Uds1: Corresponde a la agrupacin ms alta, por ejemplo: Cajas.

ICGSoftware Pgina 25
Configuracin
Uds2: Corresponde a la agrupacin ms baja, por ejemplo: Unidades x Caja.

Ejemplo para 4 dimensiones seria:
Uds1: Corresponde a la agrupacin ms alta, por ejemplo: Camiones. Uds2: Corresponde a una agrupacin menos, por ejemplo: Palets. Uds3: Corresponde a una agrupacin menos, por ejemplo: Cajas. Uds4: Corresponde a una agrupacin menos, por ejemplo: Unidades x Caja.
Cuando en la recepcin se escriba en la columna de unidades recibidas un valor, ste se repartir de la siguiente forma: Ejemplo 2 dimensiones:
Si se tiene un pedido de 50 cajas de 10 unidades y se reciben 30 unidades: Se entendern 3 cajas de 10 unidades. Si en el mismo pedido se reciben 31 unidades se entendern directamente 31 unidades ya que no es posible distribuirlas en cajas.
Ejemplo de 4 dimensiones
Si se tiene un pedido de 3 camiones de 10 palets con 100 cajas con 10 unidades por cada caja, si se reciben 20000 unidades se entender 2 camiones de 10 palets con 100 cajas con 10 unidades por cada caja.
Pgina 26
ICGSoftware
Configuracin
Si en el mismo pedido se reciben slo 4000 unidades se entender 1 camin con 4 palets de 100 cajas con 10 unidades cada caja. Si en el mismo pedido se reciben 21 unidades se entender 1 camin, 1palet, 1caja con 21 Uds.
Ver seleccin de marcas y lneas en rbol: Si marca esta propiedad, en Ficheros Marcas, aparecern las marcas y lneas con estructura de rbol, si no, aparecern dos columnas, una con el cdigo de marca o lnea y otra con la descripcin. Mantener el filtro anterior en la consulta de artculos: Si se marca, en la seleccin de artculos se mantiene el ltimo filtro utilizado, es decir, si se ha filtrado por la marca X, al volver a la pantalla de seleccin de artculos se continuar filtrando por la marca X, de manera que si se consultan varios artculos de la misma marca no se tenga que volver a pulsar el filtro de Marca y seleccionar Marca X. Ver formatos y modificadores en la ficha del artculo: Si marca esta propiedad, al crear un nuevo artculo se muestra la pestaa Otros Datos en la que aparecen los datos exclusivos para hostelera, entre ellos los formatos y modificadores asignados. Ver Ficheros Artculos Otros Datos. Permitir crear referencias iguales en artculos diferentes con el mismo proveedor: Si se marca el programa lo permite. Es posible que un proveedor tenga referencias repetidas para artculos diferentes. Ver los comentarios del artculo en la seleccin de artculos: Si se activa esta propiedad, en la pantalla de seleccin de artculos aparece, en la parte inferior izquierda, una ventanilla con los comentarios introducidos en la ficha del artculo que se encuentra seleccionado en ese momento. Esta ICGSoftware Pgina 27
Configuracin
posibilidad incrementa en mucho la seguridad de estar escogiendo el artculo correcto puesto que, en muchos casos, la descripcin a veces no puede ser todo lo detallada que se desea. SubArtculo Usar Tabla de subartculos en la ficha del artculo: Esta opcin solamente se muestra si se ha personalizado la empresa con tallas y colores. Ver el apartado Personalizar ICGManager de la seccin Instalacin y Actualizacin Conexin con la Base de Datos. Si activa esta opcin deber introducir, en los campos de nombre de propiedad en columnas y nombre de propiedad en filas, el concepto o titular genrico que desea que aparezca en el momento de la introduccin de un nuevo artculo. Esta opcin es de gran utilidad para generar sub-fichas de un mismo artculo donde varan nicamente algunas de sus propiedades. Por ejemplo: Prop1: Talla y Prop2: Color. El mismo artculo con diferentes tallas y colores tiene una misma descripcin, pertenece a un mismo departamento y marca, etc. En cambio, puede definir costes y precios de venta diferentes, y lgicamente, tener una distribucin de stock por almacenes especificada por talla y color. Estas propiedades se pueden ordenar alfabticamente o por orden de creacin marcando la opcin correspondiente. Los conceptos de Prop1 y Prop2 para un mismo artculo pueden tener diversas utilidades diferentes a talla y color. Marcar automaticamente Generar etiquetas al recibir al crear un artculo Para que ICGManager pueda generar Pgina 28 ICGSoftware
Configuracin
automticamente cdigos de barras, los artculos deben tener marcada la propiedad Generar etiqueta al Recibir en la pestaa Datos Adicionales. Para que esta propiedad se marque automticamente al crear artculos nuevos debe marcarse esta la propiedad. Cdigos de Barras: En este apartado se dispone de la posibilidad de cambiar la descripcin de los tres campos de cdigo de barras, de manera que stas se muestren as en toda la aplicacin. Para mayor rapidez puede configurar la bsqueda de artculos empezando por un determinado cdigo de barras, adems de indicar si stos han de ser visibles o no en las estadsticas.
Generacin automtica de cdigos de barras Si una empresa gestiona productos etiquetados por el fabricante, el valor que se introducir en el campo CodBarras de la ficha del artculo ser el del fabricante y se desmarcar la propiedad Generar etiqueta al Recibir en la pestaa Datos Adicionales de la ficha del artculo ya que no ser necesario generar los cdigos de barras.
Si una empresa no gestiona productos etiquetados por el fabricante, se marcar la propiedad Generar etiqueta al Recibir, de manera que al realizar etiquetas de estos artculos se generen automaticamente los cdigos de barras. En Configuracin Empresa Subartculo debe escogerse cmo desea generar los cdigos de barras: 3 of 9: Se generar en el campo Codbarras, un cdigo de barras compuesto por Codartculo + posicin talla + posicin color (con un mximo de 9 dgitos). Se puede imprimir con la fuente 3of9 Barcode o con el Tipo Cdigo de Barras Code 39 Standard. ICGSoftware Pgina 29
Configuracin
Adems se generar en el campo CodBarras3, un cdigo de barras compuesto por Codartculo + posicin talla + posicin color y se rellenar con 9 a la izquierda hasta llegar a 10 dgitos. Se puede imprimir con la fuente BC Interleaved 2of5 o con el tipo cdigo de barras 2/5 Datalogic, Code25, 2of5 (utilizado para imprimir etiquetas pequeas, tipo joyera) EAN 13: Todos los EAN 13 deben contener slo dgitos numricos, si por ejemplo configuramos que aparezca la referencia, talla o color y contienen letras, ese cdigo de barras no ser vlido. - Configuracin del EAN 13: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 1 I I I I I I C C C C DC Posiciones 1 y 2: Se recomienda aunque no es obligatorio identificarlo con un nmero, ya que de esa manera sabemos que ese cdigo de barras ha sido generado por nosotros (no poner ni 21 ni 22 ya que podramos tener problemas con los cdigos de barras generados por balanzas externas). Posiciones 3 al 8: Se recomienda poner el cdigo interno del artculo (I), ya que de esa manera evitaremos que haya letras como podra suceder con la referencia del artculo. Posiciones 9 al 12: Se recomienda poner un contador (C), ese contador puede empezar con el nmero que deseemos. Posicin 13: Dgito de Control. Pgina 30 ICGSoftware
Configuracin
- Se imprime con el Tipo cdigo barras EAN 13 (2 or 5 digit suplement) Si al imprimir o visualizar aparece en lugar del cdigo de barras una celosa (enrejado) de color rojo puede ser debido a que no quepa el cdigo de barras en el espacio asignado, que se est imprimiendo con un tipo cdigo de barras que no corresponde al configurado en empresa (ej. Configurado 3of 9 e imprimiendo con un EAN 13) o que sea un EAN 13 y haya letras en el cdigo de barras. Ventas Utilizar facturacin indirecta (imprimir facturas en nombre del proveedor): Visualiza las columnas Proveedor y Cdigo Externo en el apartado de Tarifas y Formas de pago de Clientes permitiendo la facturacin indirecta. Ver Men Ventas Facturacin Indirecta. Permitir vender y traspasar nmeros de serie sin stock. Al facturar desde el albarn de venta: Escoja la opcin que desee para la fecha de la factura, si la del albarn que est facturando o la fecha actual. Etiquetas de envo: Seleccione si desea una etiqueta de envo por bulto o por embalaje. Un embalaje puede contener varios bultos y una partida puede contener varios embalajes: Partidas Embalajes Bultos Asignar porcentaje de comisin en el total de la venta: Visualiza en los documentos de venta, en el apartado de totales, el campo porcentaje que indica el tanto % de comisin para el vendedor. ICGSoftware Pgina 31
Configuracin
Tambin debe indicar si este porcentaje se debe aplicar sobre la base imponible o sobre el total neto. Pedir los campos Fecha Entrega y Comentario en la seleccin de Talla y Color: En los pedidos de venta por Multi-Talla, una vez seleccionado el artculo, en el momento de escoger las unidades por talla, es posible indicar la fecha de entrega y un comentario correspondiente a todas las tallas escogidas de ese artculo en esa lnea del pedido de venta. Es posible visualizar estos campos aadindolos en la plantilla de pedidos de venta. Ver Configuracin Documentos Plantillas de Documentos. Vender por Multi-Talla: De gran utilidad para vender artculos con tallas y colores al mayor. Permite entrar diferentes unidades para cada talla y color en la consulta de tallas y colores de un documento de venta. Visualizar los ltimos das en la lista de documentos: Al utilizar el botn Lista, en los documentos de venta, se mostrarn los documentos desde la fecha actual hasta la fecha anterior en el nmero de das indicado en este apartado. Por defecto se muestra el da actual, si acostumbra a consultar tambin, por ejemplo, los del da anterior, indique aqu un 1 para agilizar as la consulta. Clientes En este apartado se puede configurar si utilizar o no, en la ficha de clientes, los campos: Zona, Nmero de Tarjeta, Fecha de Nacimiento y Sexo, as como su descripcin. Estos campos podran tener otras utilidades pero stas han de adaptarse al formato del campo, por ejemplo, fecha nacimiento puede referirse a otra fecha pero ha de ser una fecha no un comentario.
Pgina 32
ICGSoftware
Configuracin
Mantener el filtro anterior en la consulta de clientes: Si se marca, en la seleccin de clientes se mantiene el ltimo filtro utilizado, es decir, si se ha filtrado por la poblacin Barcelona al volver a la pantalla de seleccin de clientes se continuar filtrando por dicha poblacin, de manera que si se consultan varios clientes de la misma poblacin no se tenga que volver a introducir en el filtro BARCELONA y pulsar el filtro Poblacin. Reservas ICGManager dispone de una completa gestin de entregas a cuenta. Desde un pedido de venta es posible introducir una entrega a cuenta del cliente y programar el resto de pagos de la reserva. Adems se puede predeterminar que si el cliente desea cancelar la reserva se apliquen gastos de cancelacin. Esta gestin de los pagos a cuenta, permite solucionar costosos dolores de cabeza en numerosas empresas que reciben este tipo de pagos para realizar el servicio o servir el producto (previa facturacin o no) y por lo tanto, necesitan una buena gestin y un alto control de todo este flujo. En este apartado podr parametrizar, para las entregas a cuenta, el porcentaje mnimo de depsito, la forma de pago por defecto para el depsito y para el resto, el tiempo mximo de reserva y los gastos de cancelacin. Ver Men Ventas Pedidos Botn Entrega a Cuenta. Stocks En esta ficha, puede configurar los parmetros que tienen que ver con los stocks:
ICGSoftware
Pgina 33
Configuracin
Visualizacin de Stocks Desde aqu es posible configurar la visualizacin nicamente de los estados de stock deseados, pudiendo adems llamar a cada estado con el nombre que se desee.
Avisar si el artculo est no en stock al realizar una venta Avisar si el artculo est reservado al realizar una venta y no hay ms unidades en stock. Avisar si el artculo queda con stock inferior al mnimo al realizar una venta. Confirmar recepcin de traspasos (Artculos en trnsito en instalaciones en tiempo real): ICGManager dispone del estado En trnsito en la consulta del stock: ARTCULOS EN TRNSITO. Este concepto refleja aquellos artculos traspasados que ya han salido de un almacn y que todava no han sido recibidos en el almacn destino. Esto es muy importante para todas aquellas empresas que disponen de varios almacenes y cuando realizan traspasos pueden pasar das desde que sale el producto del origen hasta que llega al destino. Esta opcin resulta ideal para instalaciones que trabajan a tiempo real (Terminal Server). Si se activa esta opcin, al realizar un traspaso no se incrementa el stock en el almacn destino sino que se indica en este almacn destino que existe producto En Trnsito. Cuando este producto se recibe en destino, tanto en FrontCS como en ICGManager, utilizando la opcin Recibir (ver Men Almacn Traspasos Almacn Botn Recibir), se incrementa el stock en destino del producto correspondiente a un traspaso eliminando las unidades en trnsito.
Pgina 34
ICGSoftware
Manual de ICGManager Proveedores
Configuracin
Mantener el filtro anterior en la consulta de proveedores: Si se marca, en la seleccin de proveedores se mantiene el ltimo filtro utilizado, es decir, si se ha filtrado por la poblacin Barcelona al volver a la pantalla de seleccin de proveedores se continuar filtrando por dicha poblacin, de manera que si se consultan varios proveedores de la misma poblacin no se tenga que volver a introducir en el filtro BARCELONA y pulsar el filtro Poblacin. Usuarios Asigne qu usuarios tendrn acceso a la empresa de gestin que est configurando en este momento. Solamente tendrn accesos aquellos que tengan la casilla marcada . Cargos/Descuentos ICGManager permite definir todo tipo de cargos y descuentos que deban aplicarse en el pie de los documentos de venta y/o compra, permitindose as que los importes de bases imponibles y total neto calculados por el programa cuadren exactamente con los importes de los documentos enviados por los proveedores. Nota: El descuento comercial y el descuento por pronto pago ya vienen definidos por defecto y no se pueden editar aunque s ocultar desmarcando las casillas de Visible en Ventas y/o Visible en Compras. Los cargos o descuentos se componen de distintas caractersticas las cuales se comentan a continuacin:
Visible en Ventas Si se activa, este cargo/dto. se visualizar en la parte izquierda de la pestaa de totales de los documentos de venta una lnea
ICGSoftware
Pgina 35
Configuracin
con ese cargo/dto. (En el caso que haya muchas lneas de cargos/descuentos, en la pestaa totales aparecer una barra de desplazamiento que permitir visualizarlas todas).
Visible en Compras Equivalente a la anterior. Descripcin El texto que aparecer en la pestaa de totales de los documentos. Tipo Para explicar este apartado se utilizar el siguiente ejemplo:
Ejemplo de documento: Total Bruto (suma de los totales por lnea) Descuento comercial 1 -10% Descuento comercial 2 (en cascada) -10% Descuento financiero PP (en cascada) -2% Punto Verde (cargo1 por artculo) Portes en factura Base Imponible 16% IVA TOTAL NETO 10.000,00 -1.000,00 - 900,00 - 162,00 23,34 10,00 7.971,34 1.275,41 9.246,75
Como se puede ver en este documento de ejemplo, existen 4 tipos de cargos o descuentos:
Comerciales: Se asignan en la ficha de cada proveedor. Normalmente, son en porcentaje y se aplican en cascada. En el ejemplo, los dos descuentos comerciales se aplican en cascada. Por tanto, se debe definir que el descuento comercial 1 se aplica sobre el bruto y que el descuento comercial 2 se aplica sobre el 1.
Pgina 36
ICGSoftware
Configuracin
Financieros: Se asignan en la ficha de cada proveedor en funcin de la forma de pago.

Por ejemplo, la forma de pago CONTADO puede tener un descuento por pronto pago, y en cambio la forma de pago RECIBO A 90 DIAS FECHA FACTURA puede tener un cargo financiero. Normalmente, los descuentos por pronto pago se aplican en cascada despus de los descuentos comerciales, y los cargos financieros se aplican sobre el total neto.
Cargos por artculo: Este tipo permite definir impuestos especiales que graban el documento en funcin de los artculos que contiene.
En la ficha del artculo se indica el importe o el porcentaje. En el pie del documento se muestra la suma acumulada del importe calculado en funcin de los artculos y unidades del documento. Normalmente se aplica despus de los descuentos comerciales y del pronto pago, para no aminorar estos impuestos especiales con los descuentos. Utilice este tipo de cargo para el punto verde, MERC (tasa de eliminacin de residuos), etc.
Cargos o descuentos libres: Se introducen de forma manual en el documento porque no se calculan en funcin del cliente ni de los artculos contenidos en el documento. Por ejemplo: Cargo por entrega urgente, portes, etc.
Es posible que un proveedor aplique en sus documentos los cargos y descuentos en un orden diferente al definido en la configuracin de la empresa. Para estas excepciones, ICGManager permite modificar el orden de aplicacin directamente en la ficha del proveedor. ICGSoftware Pgina 37
Configuracin
Secuencia Existen distintos tipos que a continuacin se detallan:
Sobre el bruto: El cargo o descuento se realizar sobre el importe bruto, del documento cuando el tipo sea por documento, o del artculo cuando el tipo sea Cargo 1 Artculo o Cargo 2 Artculo. Despus de 1, 2, etc.: Se cargar o descontar en el importe despus de haber cargado o descontado el cargo o descuento de la posicin aqu indicada. Para que se calcule un cargo o descuento teniendo en cuenta los cargos o descuentos anteriores, siempre se debe indicar despus del anterior desde el segundo al ltimo. Manual: Permite indicar el valor manualmente desde el documento. Sobre el Total Neto: Calcula el cargo o descuento sobre el valor que haya en el Total Neto en el momento de aplicar el cargo o descuento.
Tipo Valor Existen dos tipos:
Importe: La cifra indicada se refiere a un importe. Porcentaje: La cifra indicada se refiere a un porcentaje.
Tipo IVA Debe indicar el tipo de IVA a aplicar al cargo:
Del artculo: Solamente se permite asignar si se ha indicado en la secuencia Sobre el bruto o Despus de 1, Despus de 2, etc. Fijo: Si se indica que el tipo ser fijo, se aplicar el impuesto indicado en la columna siguiente (Impuesto) sobre el importe correspondiente a este cargo. Se aade o
Pgina 38 ICGSoftware
Configuracin
se descuenta a la base imponible del tipo de IVA fijado el importe correspondiente al cargo o descuento. Si no hay ningn artculo con ese tipo de IVA se aade una lnea con el importe del cargo como base imponible de ese tipo de IVA.
Exento: El importe del cargo no se tiene en cuenta en el clculo de los impuestos.

Impuesto Indique el cdigo del impuesto en caso de haber asignado Tipo de IVA Fijo. Ingresos Cuenta contable donde se asignar el importe del ingreso obtenido cuando se aplique este cargo. Gastos Cuenta contable donde se asignar el importe del descuento otorgado cuando se aplique este descuento.
A continuacin se explica un ejemplo completo. Ejemplo: Si desea agregar un cargo por financiacin podra definirse de la siguiente manera: Pos: 3 Tipo Valor: Porcentaje Visible en Venta: Tipo IVA: Exento Visible en Compra: Impuesto: -Descripcin: % Financiacin Ingresos: -Tipo: Cargo Financiero Gastos: -Secuencia: Sobre el total Neto En la ficha del cliente se debera poner en la pestaa Tarifas/Formas Pago, en la forma de pago escogida, por ejemplo giro a 30, 60, 90 das, el tanto % del recargo a aplicar por esta financiacin. Se definira de esta manera ya que se aplicar segn la forma de pago del cliente o proveedor en ICGSoftware Pgina 39
Configuracin
concreto, calculando el importe del cargo segn el Total Neto y adems el importe debe estar exento de IVA.
Pgina 40
ICGSoftware
Configuracin
Documentos
En este apartado puede definir las plantillas para los documentos en pantalla, los tipos de documentos, los diseos de impresin, la asignacin de los diseos e impresoras para stos por terminal y los diseos de etiquetas. A continuacin se explica cada uno de estos apartados. Plantillas de Documentos Las plantillas de documentos permiten configurar a medida la entrada de documentos de venta y de compra. Se puede configurar qu columnas son visibles, qu nombres se han de mostrar en la cabecera de la columna, en qu orden deben visualizarse y el ancho de las columnas. Para definir a medida las plantillas de documentos, hay que tener en cuenta que debe mantenerse una relacin de campos entre plantillas de pedidos, albaranes y facturas. Para la visualizacin de estas plantillas, hay que asignarlas a los diferentes tipos de documentos.
Diseo de la Plantilla de Documentos Es posible modificar las columnas que se han de mostrar en la pantalla en cada tipo de documento.
Para acceder al diseo de plantillas de documentos debe ir a Men Configuracin Documentos Plantillas de Documentos. En la pantalla que aparece puede escoger si crear una plantilla nueva (botn Nueva) o escoger una de las existentes (botn Lista). Una operacin muy comn es modificar una plantilla existente. Por ejemplo aadir en la plantilla del albarn de venta una ICGSoftware Pgina 41
Configuracin
columna con el coste para tener una visin de la diferencia entre el precio de venta y el de coste. Es simplemente un ejemplo. Para ello debe pulsar el botn Lista y seleccionar ALBVENTARETAIL haciendo doble clic sobre su nombre en la lista. A continuacin se mostrar la plantilla con los campos disponibles que no se estn visualizando en la plantilla y debajo las columnas con los campos que s se estn visualizando:
Columnas disponibles
Columnas visibles
Para hacer que una columna de las disponibles pase a la parte de abajo como una columna visible debe hacer doble clic Pgina 42 ICGSoftware
Configuracin
sobre ella y aparecer en la parte inferior derecha como una columna ms. Ahora puede decidir el ttulo que se ha de mostrar en esa columna, la anchura, el color de fondo, si ha de estar activa o no (que se pueda escribir en ella o no) y, en caso de ser de tipo importe, indicar cuntos decimales adicionales ha de tener (adems de los que la moneda, en que se muestre el valor, tenga definidos). Para ello sitese en una fila de la columna a modificar y realice los cambios oportunos. Para este ejemplo podra modificarse el ttulo Coste por Coste Unitario, el ancho se podra dejar igual, se podra indicar un color de fondo (para destacarla) y se desmarcara la casilla Activa para que solamente muestre el valor pero no se pueda modificar. Adems es posible variar el orden arrastrando el encabezado de la columna a la posicin deseada. Para eliminar una columna debe estar situado en una de sus lneas y pulsar el botn Quitar Columna. Si desea aadir otras columnas que no estn en el apartado de columnas disponibles, el la casilla Mostrar campos de: seleccione la opcin COMN. Si en cambio desea ver las columnas disponibles de otras plantillas utilice el botn Cargar columnas de otras plantillas. Plantilla Inventario Es muy semejante al diseo de plantillas de documentos. A continuacin se explica su funcionamiento. Botn Aadir: Para aadir una columna al apartado de columnas visibles seleccinela y pulse este botn o doble clic sobre ella. ICGSoftware Pgina 43
Configuracin
Botn Borrar: Elimina la columna en la que est situado en ese momento. Estos botones permiten cambiar el orden de la columna en la que est situado. Tambin puede arrastrar su encabezado y dejarlo en la posicin deseada. Botn Cambiar Ancho: Permite definir la anchura de la columna en la que est situado. Botn Orden Registros: Muestra una pantalla en la que a la izquierda estn las columnas disponibles y a la derecha las que en este momento establecen el orden. Para mover columnas de una lista a la otra utilice los botones Aadir y Quitar. En la lista de la derecha se establece la prioridad en los campos por orden de lista, para cambiar el orden de una columna seleccinela y utilice los botones Arriba y Abajo. Tipos de Documento ICGManager incluye por defecto los siguientes documentos: De pre-venta: Pedidos, presupuestos y prstamos. De venta: Albaranes, facturas y tquets. De pre-compra: Pedidos y depsitos. De compra: Albaranes y facturas. Pero pueden crearse, excepto en ICGManager Basic (consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario), ms tipos de documentos en funcin de las necesidades de la empresa. Botn Estados: ICGManager permite asociar Estados a los documentos. Seleccione un tipo de documento y pulse este botn para definir los posibles estados de los documentos de este tipo. Pgina 44 ICGSoftware
Configuracin
Nota: Para el caso de los albaranes de venta puede definir, por tipo de usuario, los estados en los que el usuario no podr modificarlos. Consulte Configuracin Usuarios Valores por Defecto Ventas. A modo de ejemplo, a continuacin se especifican diferentes tipos de documentos que podran crearse:
Presupuestos Clase: Pre-Venta, ya que es un documento de venta, pero todava no est confirmada. Contabilidad: No, porque no afecta a contabilidad. Signo: Positivo. Stock: No, porque no debe afectar al stock. El documento pedido s afecta al stock, ya que es un stock pendiente de servir. Devolucin: No. Facturas proforma Clase: Pre-Venta, ya que es un documento de venta, pero todava no est confirmada. Contabilidad: No, porque no afecta a contabilidad. Signo: Positivo. Stock: No, porque no debe afectar al stock. El documento pedido s afecta al stock, ya que es un stock pendiente de servir. Devolucin: No. Albarn de Devolucin Clase: Venta, ya que es un documento de venta. Contabilidad: No, porque no afecta a contabilidad. Signo: Negativo. Stock: S, porque el material entra en el almacn. Devolucin: No. Factura de abono Nota de crdito Clase: Venta, ya que es un documento de venta.
ICGSoftware
Pgina 45
Configuracin
Contabilidad: S, porque afecta a contabilidad. Signo: Negativo. Stock: S, porque el material entra en el almacn. Devolucin: No.
Factura de gastos Clase: Compra. Contabilidad: S, porque afecta a contabilidad. Signo: Positivo. Stock: No, porque son conceptos, no artculos con stock. Devolucin: No.
NOTA: De esta forma, las facturas de gastos siguen el mismo procedimiento de contabilizacin que las facturas de compra, y no es necesaria la utilizacin de apuntes libres en tesorera. Para definir subcuentas contables de gastos diferentes para cada concepto, seleccione Definir subcuenta contable de ventas y compras por artculo del apartado Configuracin Empresa Contabilidad. Diseo de Documentos En este apartado estn incluidos todos aquellos documentos que se utilizan en el trfico mercantil de la empresa y que es necesaria o conveniente su impresin. Por lo que este apartado se utilizar para crear el diseo propio y personalizado de los documentos que desee imprimir. Estos diseos podrn ser realizados mediante diseo grfico o texto.
Diseo de Documentos (Modo Grfico)
El diseo grfico permite introducir elementos grficos como son lneas, imgenes, etc., mientras que el diseo en modo texto no permite las opciones anteriores, pero ofrece la ventaja Pgina 46 ICGSoftware
Configuracin
de imprimir los documentos mucho ms rpido que aquellos que estn realizados en modo grfico.
Panel de Botones
Nuevo: Permite documentos.
la
creacin
de
nuevos
modelos
de
Diseo: Muestra como se ha diseado el documento seleccionado, teniendo la posibilidad de realizar modificaciones. Borrar: Elimina el diseo que haya sido seleccionado. Visualizar: Muestra el documento seleccionado, en apariencia sobre un papel imaginario. Imprimir: Imprime aquel documento que se haya seleccionado, habiendo indicado anteriormente una serie de valores filtro. Esta opcin es til para la reimpresin de documentos ya impresos. Nombre: Permite cambiar seleccionado por otro. el nombre del documento
Comentarios: Se pueden indicar tres lneas de comentarios que aparecern en el documento, cuando estos campos estn incluidos en ste. Grupo: Permite asignar a los diseos de documentos un nmero de grupo para poder definir en instalaciones con trabajo remoto a tiempo real qu diseos deben visualizarse en cada punto. En la ficha del cliente o en parmetros de configuracin de FrontCS se ha de indicar qu grupo de diseos de documentos se han de visualizar.
ICGSoftware
Pgina 47
Configuracin
Creacin de un Nuevo Diseo (Modo Grfico) NOTA: Si su intencin es crear un nuevo diseo, debe saber que esta opcin tiene un mayor grado de dificultad que las opciones anteriores. Por lo tanto ICG recomienda que se realicen por una persona experta, ya que, por un mnimo error el diseo no se ejecutar correctamente pudiendo provocar que tenga que realizar una salida ilegal de la aplicacin con los riesgos aadidos que sta comporta.
I.- En primer lugar deber seleccionar el grupo donde desea incluir el diseo. II.- Despus pulsar la opcin del panel del botones Nuevo e indicar el ttulo del nuevo. Si es modo grfico debe indicar si el diseo es normal, de tallas en columnas o de almacenes en columnas y Aceptar, si es modo texto estas opciones no estarn disponibles. III.- A continuacin puede seleccionar si copiar el diseo de otro existente o partir de cero. Automticamente aparecer la pantalla de diseo de documentos, dividida en cuatro partes: a) En la primera parte se indicarn los datos de la cabecera del documento, como son los datos de la empresa, el proveedor o cliente, la fecha, etc. Refirindose a todo aquello que solamente debe aparecer una vez y en la parte superior del documento. b) En la segunda parte (detalle), deber incluir aquellos campos de lnea de artculos que se repiten ms de una vez con diferentes contenidos. Estos, seran el campo de referencia, descripcin, unidades, precio, etc. c) En el pie de pgina, se incluira el campo referente a la suma de los totales de las lneas de detalle.
Pgina 48
ICGSoftware
Configuracin
d) Y en el pie del grupo, se indicaran aquellos datos que tambin slo aparecen una vez en el documento, pero que son de normal ubicacin en la parte inferior del documento (Base imponible, impuestos, etc.).
Panel de botones de diseo
Lnea horizontal: Crea una lnea horizontal en la parte de la pantalla donde est situado, con posibilidad aumentar su longitud mediante el ratn. Cuadro: Crea un cuadro en la pantalla con la posibilidad de aumentar su tamao. Lnea vertical. Crculo. Lneas horizontales. Lneas verticales. A: Permite la introduccin de texto fijo dentro del diseo. ab: Muestra los campos de base de datos relacionados con el documento que se est creando, dividindolos segn su necesidad de ubicacin en las diferentes partes que contiene la pantalla. Es decir, selecciona los campos que son de cabecera de pgina, de lnea, de totales y los relacionados con tesorera. Para visualizar dicha relacin de campos se debe estar situado en la parte de la pantalla donde se quiera colocar el campo, despus pulsar este botn y realizar un click en cualquier espacio vaco de la parte seleccionada de la pantalla. Para seleccionar el campo realizar un doble Click. ICGSoftware Pgina 49
Configuracin
Dibujo: Permite la ubicacin de un dibujo en el documento. El procedimiento ser el mismo que en el prrafo anterior. Imagen base de datos: Permite ubicar un campo de la base de datos en combinacin con una imagen. EXP.: Permite crear una expresin con posibilidad de utilizar constantes, funciones (numricas, alfanumricas) y operadores aritmticos y condicionales. Para poder visualizar estas posibilidades, debe tener marcado el campo de tipo expresin, a continuacin, pulsar el botn de la derecha del ratn y seleccionar Propiedades. SYS: Crea campos con datos del sistema, pudiendo optar por incluir la fecha del sistema, fecha y hora, nmero total de registros (n de informes realizados con el modelo de documento seleccionado), nmero actual de registros (n de informes seleccionados y preparados para ser visualizados o impresos), nmero de pgina, ttulo del informe y hora (opcin propiedades). Tambin le ofrece la posibilidad de indicar un texto que preceda al dato seleccionado. Constantes (C): Contiene aquellos campos que sern constantes en todos los documentos creados, como son el nombre de la empresa, poblacin, CIF, telfono, etc. Rejilla: Sirve para definir el fondo de la hoja, indicando la distancia entre los puntos definidos en la hoja y las unidades la cantidad de puntos que quiera visualizar (por pxels o por 0,1 mm). Nota: Para una mayor precisin al mover un campo, desmarque la propiedad Ver rejilla e indique en Distancia X: 1 y en Distancia Y: 1. Pgina 50 ICGSoftware
Configuracin
Orientacin: Seleccione entre orientacin vertical u horizontal. Dimensiones del papel. Defina el tamao de pgina. Configuracin Documento: Permite indicar si desea que, en caso que existan varias lneas de un mismo artculo y por el mismo importe, stas se agrupen en una nica lnea por el total de unidades repetidas.
Opciones Comunes Todos los botones indicados anteriormente, excepto los cuatro ltimos, tienen una serie de Opciones Comunes. Se pueden escoger pulsando sobre los campos en el diseo con el botn derecho (secundario) del ratn.
Enviar al fondo: Permite que aquellos elementos que han sido seleccionados y enviados al fondo de la hoja puedan tener superpuestos otros elementos. Enviar hacia delante: El elemento no permite que le sean superpuestos otros elementos. Justificacin: El texto contenido podr ser justificado hacia la derecha, izquierda o centro. Propiedades: Esta opcin es la dependiendo del botn seleccionado.
nica que varia
Fuentes: Permite seleccionar el tipo de letra y el ancho de esta. Una vez seleccionado el campo, debe ir al men de la parte superior de la pantalla y escoger Opciones Formato Fuentes.
Diseo de Documentos (Modo Texto) Son ms rpidos de imprimir pero solamente pueden ser utilizados si se dispone de impresora compatible MS-DOS.
ICGSoftware
Pgina 51
Configuracin
Creacin de un Nuevo Diseo I.- En primer lugar deber seleccionar el grupo donde desea incluir el diseo.
II.- Despus pulsar la opcin del panel del botones Nuevo e indicar el ttulo del nuevo. Debe indicar que el diseo es modo texto y Aceptar. III.- A continuacin puede seleccionar si copiar el diseo de otro existente o partir de cero. Automticamente aparecer la pantalla de diseo de documentos, dividida en cuatro partes: Primero deber indicar el nmero de filas que ocupar cada una de las partes que compondrn el documento. La definicin de estas se realizar pulsando el botn CONFIG (Alt + C).
Opciones del Panel de Botones
Config (Alt.+C): Pulsando este botn aparecern una serie de campos de obligada introduccin, ya que si no se indican las dimensiones de las partes que componen el documento y las dimensiones del papel (columnas (ancho) y filas (alto)), no ser posible realizar el diseo del documento. Segn el tipo de documento que vaya a disear, aparecern una serie de campos a rellenar por el usuario de las distintas partes que forman el documento y que pueden ser las siguientes: Partes componentes de documentos de compra y/o venta: El Nm. de filas del pie de documento, sern aquellas que contendrn campos del total del documento ya finalizado, es decir, que si el documento ocupa varias pginas este apartado no aparecer hasta que se finalice totalmente el documento. En l podr indicar datos bancarios, la forma de pago, etc., Pgina 52 ICGSoftware
Configuracin
incluyndose los campos relacionados con el total, del total del documento. El Nm. de filas de cabecera de totales, sern aquellas lneas que contendrn la descripcin o conceptos que desee mostrar en el total del documento. Por ejemplo: Base Imponible, Impuestos, etc., normalmente slo es necesario utilizar una fila. El Nm. de filas de totales, son aquellas lneas que contendrn el contenido de los campos totales, como pueden ser Base Imponible, IVA y Cuota. En cuanto al Nmero de filas del pie de pgina, contendr aquellos campos que desee el usuario que aparezcan en el caso de que el documento contine en otra pgina (suma y sigue...). En Nm. de filas cabecera albarn, se indicarn las lneas destinadas a contener aquellos campos que contienen datos del (de los) albarn(es) que tienen relacin con el documento que est definiendo. Por ejemplo: En la definicin de una factura podr incluir varias lneas (definidas en este campo), que indiquen los albaranes origen de dicha factura. El tamao de la hoja se definir indicando el nmero de filas del documento (alto) y nm. de columnas de este (ancho). Partes componentes de un recibo: En cuanto a la definicin de un recibo en modo texto, solamente tendr que indicar, pulsando CONFIG. el nmero de filas y de columnas. NOTA: La numeracin de columnas y filas en este apartado empieza por 0. ICGSoftware Pgina 53
Configuracin
A Texto: Esta opcin permite introducir un texto por parte del usuario, indicando en qu parte del documento quiere incluirlo mediante la eleccin de una de las opciones que muestra el recuadro Bandas. En cuanto a las fuentes, deber seleccionar el formato de letra que desea incluir en dicho texto y la posicin de ste en la zona del documento seleccionada, indicando la fila, la columna y el tamao (el nmero de posiciones que ocupa). ab Campo: Permite seleccionar, pulsando el icono lateral o F6, aquellos campos relacionados con el grupo donde este incluido el documento que est creando, es decir, que si el documento que se est creando est incluido en el grupo de facturas de compra, esta opcin le mostrar los campos que aparecen en la plantilla de introduccin de facturas de proveedores desglosados en: Cabecera de factura, Lneas de detalle de factura, Campos de totales, campos de datos del proveedor y de la empresa. En cuanto al aspecto del contenido del campo seleccionado, podr seleccionar entre varias opciones: Justificacin: Seleccione entre centrar, justificar a la derecha o izquierda, el texto o cantidad que contenga el campo seleccionado dentro del espacio, o tamao, del campo que haya indicado (opcin tamao). Fuente: Podr seleccionar entre las diferentes variantes posibles de aspecto de la letra... Formato: Ofrece dos posibilidades a elegir las cuales son: Salir en blanco si valor 0: dejar el campo en blanco si el valor de ste, es igual a 0. Poner puntos cada tres cifras: Insertar un punto por cada tres cifras, contabilizadas del contenido de dicho campo. Pgina 54 ICGSoftware
Configuracin
NOTA: Estas opciones slo estarn activadas en el caso de que el campo seleccionado sea numrico. En todos los campos indicados en el diseo, podr consultar su formato o definicin e incluso sustituirlos por otro campo marcando dicho campo y pulsando el botn Config. Guardar: Incluye el documento dentro del grupo que se ha indicado desde el inicio de su creacin. Borrar: Elimina el diseo del documento que tiene en pantalla. Diseos por Terminal Una vez se tengan definidas las impresoras y los diseos de documentos, desde esta opcin deber definir, para cada terminal y tipo de documento, las impresoras y diseos. Si dispone de e-mail, podr tambin asignar el diseo que se enviar por correo (para configurar los envos por e-mail, ver Configuracin Usuarios Ficha de Usuario). Para seleccionar una impresora o diseo pulse, dentro de la casilla, F6. Diseo de etiquetas Su funcin es la de crear etiquetas de artculos, clientes, envos o proveedores. Contiene las mismas opciones que en el apartado de documentos exceptuando el apartado de ORIENTACIN (justo al lado de botn Guardar), que resulta ser diferente ya que en este caso se define la orientacin, distancia entre ellas, nmero de columnas, etc. Para definir las medidas de las etiquetas, en el diseo acceda a Opciones Configuracin. ICGManager incluye un nuevo componente grfico en el diseo de etiquetas para imprimir cualquier cdigo de barras, incluidos los EAN13 y EAN8. Si el cdigo de barras no es ICGSoftware Pgina 55
Configuracin
correcto, es decir, si el dgito de control no se corresponde, el bitmap se imprime con equis en rojo. Este componente es el Botn CodBarras:
Pulse este botn y a continuacin pulse en el lugar del diseo donde desee ubicar el cdigo de barras.
En ste aparecer un cuadro con un cdigo de barras. Pulse sobre l con el botn derecho del ratn y seleccione Propiedades. En la ventana que aparece es donde deber indicar el campo del que quiere mostrar su valor como cdigo de barras y, a la derecha, indique el formato de cdigo de barras a utilizar. Otra de las novedades es la posibilidad de imprimir etiquetas de artculos en oferta. Para ello, existe una nueva propiedad en los textos, campos y lneas del diseo de etiquetas para imprimirlos slo en caso de que el artculo est en oferta. De esta forma, puede utilizarse el mismo diseo de etiquetas tanto para los artculos en oferta como los artculos sin oferta. Pgina 56 ICGSoftware
Manual de ICGManager Ejemplo: COCA-COLA LIGHT 2 L.
Configuracin
841234512345
Antes Ahora
1,25 0,99
Los textos Antes, Ahora y la lnea que tacha el precio antiguo se deben configurar como Imprimibles slo si es oferta. En el campo 1,25 se configura el PRECIONETO y en el campo 0,99 se configura un nuevo campo que es PRECIOOFERTA. Si el artculo no tiene ninguna oferta vigente (tarifa negativa de venta vigente), PRECIO OFERTA vale cero. Importar/Exportar Diseos Mediante esta opcin podr exportar/importar diseos de impresin de documentos de un ICGManager a otro. Al entrar aparece la lista de diseos de impresin. Si desea exportar diseos deber marcar ( ) los diseos a exportar y pulsar el botn Exportar. En ese momento se muestra un mensaje indicando los ficheros generados en el directorio donde se encuentra el ejecutable ICGManager.exe. Si selecciona diseos que no son de tallas y colores se generan los siguientes ficheros: NOMBRESDOCSID.ICG ICGDOCUMENTOS.ICG DOCUMSDISENYID.ICG Si selecciona un diseo de tallas y colores se crea el fichero: IMPRESIONDOC.ICG7
ICGSoftware
Pgina 57
Configuracin
Para importarlos en otra instalacin, debe copiarlos en el directorio donde se encuentra el ejecutable, acceder a este apartado y pulsar Importar.
Pgina 58
ICGSoftware
Configuracin
Usuarios
Los tipos de usuarios sirven para definir diferentes perfiles de usuarios. Primeramente debe escoger el tipo de usuario a configurar o crear uno nuevo mediante el botn Nuevo. Una vez hecho esto ya puede configurar su perfil. Ficha de Usuario Descripcin y departamento: Indique el nombre del tipo de usuario y el del departamento al que pertenece. Password: Contrasea que se utiliza para identificar a este usuario al entrar en ICGManager. Esta contrasea no tiene ningn efecto en los Fronts de venta. Envo e-mails: Todos los documentos de compra y venta pueden ser enviados por e-mail. Para ello, debe configurar primero el nombre de la conexin, el servidor SMTP y el ID_Usuario y password del buzn de correo electrnico. Remite y Direccin e-mail: Informacin que se visualizar en el campo De de los e-mails enviados por este usuario. CC: Direccin e-mail donde se enviar una copia de todos los e-mails enviados por este tipo de usuario. Conexin Internet: Nombre del acceso telefnico a redes para conectarse a Internet desde este equipo. Si la conexin a Internet se realiza a travs de un router, hay que dejar este campo en blanco. Servidor SMTP: Nombre del servidor Internet de correo. IDUsuario y Password: Identificacin de la cuenta de correo electrnico. ICGSoftware Pgina 59
Configuracin
Tipo de Autentificacin: Si su servidor de correo electrnico necesita una autentificacin, debe rellenar los campos IDUsuario y Password anteriores, adems de seleccionar en este apartado, mediante la flecha situada a la derecha de esta casilla, la opcin Login Simple. El usuario es cliente: Si esta opcin est marcada, todos los documentos de venta se asignarn al mismo cliente. Esta opcin est pensada para dar acceso remoto al ICGManager a un cliente y que ste, puede entrar pedidos y consultar sus documentos. La informacin del resto de clientes se mantiene confidencial y no puede ser consultada al entrar con este tipo de usuario (password). Permitir un % mximo de descuento: Slo disponible para las ventas en el FrontCS. Si esta opcin est marcada, la suma del descuento por lneas ms el descuento sobre el total del documento no puede exceder el descuento mximo establecido. Accesos a ICGManager
Permisos Seleccione aqu los accesos y permisos de este perfil de usuario en todas las opciones de ICGManager. Configuracin del men principal de ICGManager El men principal de ICGManager puede ser totalmente personalizado por tipo de usuario. Seleccione aqu las opciones del men que sern visibles.
Acceso Fronts
Permisos Seleccione aqu los permisos de todos los vendedores asignados a este perfil de usuario en los Fronts de venta cliente / servidor para el comercio. Si el Front est en red
Pgina 60
ICGSoftware
Configuracin
local, los cambios de configuracin se aplican de forma automtica. Si es remoto, los cambios de configuracin pueden enviarse con ICGConnect.
Opciones Seleccione aqu los botones (opciones) asociados a este perfil de usuario. Con el botn Ordenar puede cambiar el orden de visualizacin en pantalla de dichos botones.
Desde la pestaa Descripciones, puede personalizar tambin el nombre de cada uno de los botones visibles para el tipo de usuario. NOTA: Si en el FrontCS utiliza un teclado alfanumrico o un teclado programable puede asignar una combinacin de teclas a la descripcin para seleccionar el botn sin necesidad de pantalla tctil o ratn. Para ello, escriba el carcter & delante de una de las letras de la descripcin del botn. Por ejemplo, &Espera. Como el carcter & est delante de la E, con la combinacin ALT+E se seleccionar esta opcin. Compruebe que la misma letra no est repetida en dos botones.
Documentos Igual que en Opciones, debe seleccionar los documentos que estarn disponibles para este perfil. De la misma manera, puede personalizar el nombre de cada uno desde la pestaa Descripciones. Configuracin de arqueos Configure aqu qu informes deben aparecer en la impresin del cierre de caja en el FrontCS (arqueo Z) o en el arqueo X. Totales Rpidos Si se asigna alguno de los botones de funcin de totalizacin rpida (Total 1 Imprimiendo, Total 1 sin imprimir, Total 2 Imprimiendo, Total 2 sin imprimir), aparecer este apartado en de la configuracin en el cual se asignarn los tipos de
ICGSoftware
Pgina 61
Configuracin
documentos a generar, la forma de pago con la que se finalizar el documento y, para los que imprimen, el diseo de impresin. Valores por defecto Configure en este apartado los valores por defecto para este perfil de usuario parametrizando las series, datos sobre Ventas y sobre Compras. En todas las opciones aparece el botn Copiar Valores de que permite copiar los valores asignados a otro perfil de usuario.
Series Personalice series o reas de negocio por cada tipo de documento, para cobros y pagos y para fabricacin as como el almacn por defecto de fabricacin. Ventas Indique el almacn y la tarifa de venta as como el vendedor por defecto. Adems puede indicar los estados en los que los albaranes no sern modificables (excepto algunos campos) por este usuario. Para ms informacin sobre estados consulte Configuracin Documentos Tipos de Documentos Botn Estados. Compras A destacar la configuracin por defecto de los posibles estados de un documento por defecto. Para definir los posibles estados vase Configuracin Documentos - Tipos de documentos Botn Estados. Riesgo Cliente Indique los permisos correspondientes al usuario para ventas a crdito a clientes.
Pgina 62
ICGSoftware
Configuracin
% Riesgo permitido: Permite al usuario vender a crdito al cliente superando el riesgo indicado en la ficha del cliente en el tanto % aqu indicado. Al realizar una venta a crdito a un cliente cuyo riesgo de crdito se ha superado, aparece un mensaje indicando el riesgo permitido. Si el vendedor tiene un porcentaje de superacin del riesgo permitido al cliente suficiente para realizar la venta, se le permitir finalizarla y guardarla, pero, si el riesgo es superior, cuando intente guardar el documento se mostrar un mensaje tal como: El documento no se ha guardado. Para guardar el documento de un cliente con riesgo debe especificar una forma de pago al contado o un usuario con autorizacin. En este momento deber pulsar el botn Forma Pago para seleccionar una de cobro al contado o avisar a una persona encargada que tenga asignado un tanto % de superacin de riesgo superior a la del vendedor. sta deber pulsar el botn Supervisor e introducir su password de acceso a ICGManager. Si realmente el tanto % de superacin del riesgo es suficiente podr guardar la venta, sino deber ser otro usuario el que autorice la venta. Recuerde que como ltimo recurso puede cobrar la venta al contado. Ejemplo: Si en la ficha del cliente se indica un riesgo de 60 , y aqu se indica 10, el usuario podr vender a crdito a este cliente hasta un mximo de 66 , un 10 % superior a los 60 del riesgo concedido. Permitir vender a crdito con recibos devueltos. Permitir vender a crdito con cobros pendientes no satisfechos antes de das.
ICGSoftware
Pgina 63
Configuracin Filtros
Copiar Valores de: Permite copiar los valores por defecto de otro perfil de usuario.
Artculos Los valores configurados aqu, son los que le propondr por defecto el filtro de artculos de los informes. Estos valores no se podrn modificar, es decir, en el informe no se podr visualizar informacin que no cumpla este filtro.
Tambin, en la seleccin de artculos solamente le aparecern los que cumplan estas condiciones.
rea de negocio La consulta de informes y documentos siempre se filtrar por esta rea de negocio. Si est en blanco no tiene efecto.
Direcciones Internet ICGManager tiene una opcin de escritorio para definir accesos automticos a sitios Web en Internet, que sern presentados en el navegador de ICGManager. Aqu puede definir qu sitios Web puede consultar un perfil de usuario. Mis Informes En este apartado se deben marcar los informes que han de estar disponibles, para este tipo de usuario, desde la opcin Estadstica - Mis informes. Programas En este apartado podr definir accesos directos a programas externos a ICGManager. Si define al menos un acceso aparecer en el men Ayuda el apartado Programas, y de esta opcin se desplegar un men con todos los accesos aqu definidos. Pgina 64 ICGSoftware
Configuracin
Para localizar la ruta, una vez situado en la lnea donde se indica, pulse F6 para localizarlo con mayor facilidad.
ICGSoftware
Pgina 65
Configuracin
Sistema
Desde aqu se configuran todos los perifricos (impresoras, scanners) de que se disponga en el sistema (ordenador). Si dispone tambin de puntos de venta en red (Fronts CS) con ICGManager, puede crear desde aqu los perifricos que se van a utilizar en la venta (impresoras de tquets, cajones, scanners, balanzas). En pantalla se visualizan todos los terminales que hay en la red.
Para aadir un nuevo dispositivo, sitese encima del terminal al que quiera aadir un nuevo perifrico y pulse Nuevo. Los nicos perifricos que puede instalar para un ICGManager son las impresoras, los scanners series y TeleStock, los dems son exclusivos para los puntos de venta.
Pgina 66
ICGSoftware
Manual de ICGManager Impresoras
Configuracin
Seleccione el icono de Impresora y escoja aquella impresora que tenga creada en Windows, ya sea en modo local o impresora de red. Si desde la pantalla de impresoras no visualiza la impresora que desea instalar puede pulsar encima de Impresoras..., este botn le enviar a la pantalla de creacin de impresoras de Windows. Utilidades: slo se utilizarn cuando la impresora que est instalando sea una impresora de tquets para el FrontCS. Abrir cajn usando impresora: Si el cajn est conectado directamente a la impresora marque el check. Si el cajn est conectado directamente a un puerto serie tendr que instalarlo como un perifrico ms (ver Cajones). Impresora de Informes: Si marca este check tanto los informes como los arqueos saldrn por la impresora seleccionada (slo disponible para FrontCS). Secuencias de Escape: Estas slo se utilizarn si los diseos de documentos son en modo texto, si los diseos son en modo grfico coger por defecto los drivers de Windows (ver Configuracin Documentos Diseo de Documentos). Si va a crear documentos en modo texto, asigne las secuencias de escape para su impresora, el programa por defecto facilita las de las impresoras EPSON. Si su impresora no es EPSON deber pedir al fabricante las secuencias. Para asignar las secuencias de escape, pulse encima de la lupa, si no existen, pulse encima de Secuencias. Para crear un grupo de secuencias nuevas pulse Nuevo, asigne un nombre al grupo y en cada casilla para cada tipo de ICGSoftware Pgina 67
Configuracin
letra ponga las secuencias proporcionadas por el fabricante de la impresora. Si la impresora que est instalando es de tquets, ha de saber que siempre utilizar documentos en modo texto y por lo tanto deber asignar las secuencias. NOTA: Si la impresora de tquets es serie, para que imprima correctamente, tendr que configurar en las propiedades de la impresora en Windows los siguientes parmetros: - Vaya a Detalles Configuracin del puerto, en Control de Flujo asigne Hardware. Entre en Opciones Avanzadas y desactive Usar buffers FIFO. Tambin deber modificar el tamao del papel, ya que por defecto viene con tamao DIN A4, configrelo como tamao personalizado y asigne el mximo de ancho y alto que le permita la impresora. Scanners (Lectores de cdigos de barras) Marque el puerto y la velocidad del scanner. NOTA: si el scanner es teclado no tendr que configurar ningn scanner, ya que el sistema por defecto ya lo reconoce. TeleStock Si comunica mediante Microsoft ActiveSync, deber marcar esta propiedad y configurar el puerto desde ste, sino, indique el puerto. Finalmente debe escoger el directorio que desea utilizar para guardar los ficheros de importacin o exportacin. Botn Exportar: Pulse este botn para seleccionar los artculos a enviar a TeleStock.
Pgina 68
ICGSoftware
Manual de ICGManager Configuracin del Terminal
Configuracin
Para acceder a la configuracin del terminal, sitese encima del terminal en cuestin y pulse Editar Elemento.
General Directorio de Datos: Direccin TCP / IP de la trayectoria donde se encuentra la base de datos en el servidor.
Empresa de Gestin: por defecto el programa asigna siempre la empresa 1, si quiere cambiarla slo debe modificar el nmero, para que se hagan efectivos los cambios deber salir y entrar en la aplicacin. Trabajar con usuarios: Si dispone de un sistema de acceso remoto a ICGManager tipo Terminal Server, deber marcar esta opcin en el equipo que acta de servidor de Terminal Server, es decir, en el equipo que ejecuta las diferentes instancias de ICGManager.
Al ejecutar una instancia remota de ICGManager un cliente de Terminal Server, el nombre del terminal es el del equipo que acta de servidor. De esta forma, si varios clientes de Terminal Server acceden a travs de un mismo servidor, todos ellos tienen el mismo nombre de terminal. Para poder definir y configurar diferentes perifricos para cada uno de los clientes de Terminal Server, hay que marcar la propiedad Trabajar con usuarios en el terminal Servidor, y aadir nuevos terminales con el nombre de usuario de Windows que utilizan los clientes de Terminal Server para realizar la conexin. Si el nombre de terminal tiene marcada la propiedad, ICGManager busca la configuracin de perifricos segn el nombre de usuario para acceder a Windows como si fuera un terminal fsico. ICGSoftware Pgina 69
Configuracin
Ventas Opcin slo disponible para FrontCS en red. Sirve para configurar los valores por defecto de cada uno de los terminales que ejecutan FrontCS.
Caja: (ver Ficheros Ficheros Auxiliares reas de Negocio). Esta serie / rea de Negocio identifica la caja asignada a este terminal. Cuando se realiza un cierre de caja, se asigna el mismo nmero de cierre a todos los documentos realizados desde este terminal (serie).
NOTA: Un cierre de caja SLO puede tener documentos de un mismo da. Cuando se realiza un cierre de caja, la suma de importes de todos los tquets que pertenecen a este cierre se contabiliza en un nico asiento contable; las facturas de venta se contabilizan por separado una a una.
Tarifa por defecto: La tarifa de venta que se aplicar en caso que el cliente o el usuario no tengan ninguna tarifa de venta asignada.
Series por documentos de venta: para poder tener numeraciones de documentos correlativas e independientes para diferentes documentos, hay que asignar series diferentes para documentos diferentes. ICG recomienda que las series de los documentos tengan como raz la Serie / rea de Negocio del terminal ms un dgito adicional que identifica el tipo de documento. Formas de pago importes positivos: cuando se realice una venta desde el FrontCS y el importe total sea positivo aparecer por defecto aquella forma de pago que aqu se haya asignado. Formas de pago importes negativos: cuando se realice una venta desde el FrontCS y el importe total sea negativo Pgina 70 ICGSoftware
Configuracin
aparecer por defecto aquella forma de pago que aqu se haya asignado. Cdigo almacn terminal: ser el que aparecer por defecto al realizar una venta desde el terminal. Prximo nmero de arqueo: informa del nmero que se asignar al realizar un arqueo desde el FrontCS, la numeracin es automtica. Prximo nmero de pago: informa del nmero que se asignar al realizar un pago desde el FrontCS, la numeracin es automtica. Siguiente cdigo de cliente: informa del nmero que se asignar al prximo cliente que cree. Siguiente cdigo de artculo: informa del cdigo interno que se asignar al prximo artculo que cree.
Compras Series por documentos de compra: para poder tener numeraciones de documentos correlativas e independientes para diferentes documentos, hay que asignar series diferentes para documentos diferentes. ICG recomienda que las series de los documentos tengan como raz la Serie / rea de Negocio del terminal ms un dgito adicional que identifica el tipo de documento.
Cdigo almacn terminal: ser el que aparecer por defecto al realizar una compra desde el terminal.
Opciones del Front Opcin disponible slo para FrontCS en red. funcionamiento en el Manual de Usuario de FrontCS.
Ver
ICGSoftware
Pgina 71
Configuracin
Seleccin de Clientes Indique el orden por defecto para la pantalla de seleccin de clientes y las columnas visibles en sta.
Botn Ayuda: Muestra el manual del programa. Diseos de Impresin Una vez tenga definidas las impresoras y los diseos de documentos, desde la opcin de Diseos de Impresin, se definirn, para cada terminal y tipo de documento, las impresoras y diseos. Si dispone de e-mail, podr tambin asignar el diseo que se enviar por correo (para configurar los envos por e-mail, ver Configuracin Usuarios). Para seleccionar una impresora o diseo pulse, dentro de la casilla, la tecla F6. Enlace Word: ICGManager permite asociar una plantilla de Microsoft Word a un documento. Esta funcionalidad es de gran utilidad para la presentacin de presupuestos, ya que la plantilla de Word tiene unos marcadores que son completados por ICGManager en funcin de los valores del documento. Adems, si los artculos incluidos en el presupuesto tienen asociado un documento Word, ste se aade a la plantilla Word que se est utilizando.
Pgina 72
ICGSoftware
Configuracin
Entrada Programa
Esta opcin SLO SUPERVISOR. est disponible para el usuario
Los parmetros de esta configuracin son:
Entrada al programa con proteccin. Nmero de intentos antes de bloquear a un usuario. Nmero de das para cambiar de password.
Entrada al programa con proteccin Si est marcada esta opcin, en la pantalla de entrada de usuario, se solicitar tambin el nombre de usuario y no solo el password. Para poder entrar en este modo el nombre de usuario y password deben coincidir. ICGSoftware Pgina 73
Configuracin
Nmero de intentos antes de bloquear un usuario Si se entra el password errneamente el nmero configurado de intentos, el usuario en cuestin quedar bloqueado permanentemente hasta que se le cambie el password. Nmero de das para cambiar el password Despus de N das en que se ha cambiado el password (Si es 0 no cambiar nunca) aparecer una pantalla de cambio de password.
Para renovar la contrasea siga las instrucciones de la pantalla y pulse Aceptar. Pgina 74 ICGSoftware
Men Ficheros
ICGSoftware
Pgina 75
Men Ficheros
Men Ficheros
Pgina 76
ICGSoftware
Men Ficheros
Artculos
Existen principalmente tres tipos de artculos en funcin de la manera de controlar el stock de los mismos: Conceptos: Artculos sin stock. Ej.: servicios. Artculos con stock: o Sin tallas y colores. o Con Tallas y colores: Un mismo artculo puede tener diferentes tallas y diferentes colores, pudiendo asignar el stock, los costes y los precios para cada talla y cada color. o Con Lotes: Un mismo artculo puede tener subconjuntos de un mismo lote de fabricacin. Normalmente son artculos catalogados como materias peligrosas o con fecha de caducidad. o Con Nmeros de serie: Para el control de garantas, interesa realizar un seguimiento individualizado de los artculos, por su nmero de serie. Pueden asignarse hasta tres nmeros de serie diferentes para cada artculo. (Ver Nmeros de Serie). Artculos compuestos o kits. Como su propio nombre indica, artculos que estn compuestos por la combinacin, ensamblaje o fabricacin de otros artculos. A su vez, pueden ser de dos tipos: o Kits sin stock: Cuando se realiza la venta de los mismos, en ICGManager o en un Front de venta, se desestocan automticamente sus componentes.
ICGSoftware
Pgina 77
Men Ficheros
o Kits con stock: Cuando son vendidos actan como un artculo con stock, es decir, se decrementa el stock de los mismos. Su stock puede aumentarse de dos formas, mediante compra del artculo ya compuesto, o mediante el proceso de fabricacin de ICGManager (ver Almacn rdenes de fabricacin).
Pgina 78
ICGSoftware
Men Ficheros
Seleccin de Artculos
Cuando se selecciona la opcin de artculos del men ficheros, la primera pantalla que aparece es la siguiente:
Desde aqu se puede aplicar un filtro para encontrar ms rpidamente un artculo, las opciones disponibles son: Refrescar: si trabaja con varios terminales y tiene la posibilidad de crear artculos desde cualquiera de ellos, pulsando Refrescar se mostrarn aquellos artculos que se acaben de crear y que an no se estn visualizando en pantalla. Todas las Referencias (F5): si un artculo posee ms de una referencia, pulsando este icono, se visualizarn todas las referencias de un mismo artculo. ICGSoftware Pgina 79
Men Ficheros
Referencia (F7): situado en la ventana FILTRO introduzca la referencia y pulse directamente en el botn de Referencia o F7 del teclado para localizar el artculo correspondiente. Descripcin (F8): situado en la ventana FILTRO, introduzca la descripcin o parte de ella y pulse Descripcin o F8 del teclado. Marca (F4): desde esta opcin puede filtrar artculos que estn dentro de una Marca y Lnea. Dpto/Secc (F3): desde esta opcin puede filtrar artculos que estn dentro de un departamento, seccin, familia y subfamilia. Cod.Barras (F9): desde esta opcin podr buscar a travs del cdigo de barras un artculo en concreto. Quitar Filtros (Ctrl+Supr): desactiva los filtros aplicados. Todos los filtros que se apliquen son acumulativos, es decir, si se filtra primero por departamento y despus por descripcin, se reducirn las posibilidades haciendo ms fcil la localizacin del artculo. Si se quiere ordenar por cualquiera de las columnas (referencia, descripcin, departamento, seccin, familia, subfamilia, marca, lnea,...) simplemente se tendr que pulsar en la parte superior de la columna, vase que el fondo de la columna cambia de blanco a amarillo, indicando de esa manera que ahora el orden lo establece esa columna. Ver Descatalogados: se visualizarn todos aquellos artculos que tienen marcada la propiedad Artculo descatalogado. (Ver Ficheros Artculos Datos adicionales).
Pgina 80
ICGSoftware
Men Ficheros
Filtro Parcial (F2): si pulsa este botn e introduce en filtro una palabra o un nmero podr buscar en cualquier parte de la descripcin o referencia. Stock: Muestra la pantalla de visualizacin de stocks en la que se muestra el stock actual, pedido, en depsito, pendiente de servir, prestado, en fabricacin, en reparacin, merma, en trnsito, el mnimo y mximo y su ubicacin, todo por almacn. En la parte inferior se muestran los totales de cada tipo de stock.
Botn Unidades: Por defecto aparece pulsado de manera que se muestran los stocks segn la medida de referencia definida en la pestaa Costes/Precios de la ficha del artculo. Si se pulsa de manera que se desactive, el stock se mostrar en unidades reales.
ICGSoftware
Pgina 81
Men Ficheros
Ejemplo: Si el artculo Whisky est definido con unidad de medida 750 mililitros, el stock actual ser de 4500 mililitros con el botn Unidades presionado, o 6 botellas con ste desactivado. Botn Editar Stocks: Permite editar todos los tipos de stocks de todos los almacenes. Botn Experto: Accede al asistente para la generacin de mnimos y mximos de almacn, el cual permite asignar automticamente los stocks mximos y mnimos al resto de almacenes teniendo en cuenta el factor del almacn para mximos y mnimos (ver Ficheros Almacenes Factor). Precio: Muestra los costes y los precios de venta del artculo seleccionado en la lista. Este filtro permite discriminar por un tipo de artculos en concreto a escoger entre: Todos, Artculos, Desplazamientos, Arreglos, Gastos Ingresos. Ver Precios: Muestra una columna con los precios de venta de la tarifa definida por defecto en Configuracin Usuarios Valores Defecto Ventas. Ver Stocks: Muestra una columna con el stock actual del almacn definido por defecto en Configuracin Usuarios Valores Defecto Ventas. Desde aqu podr asignar rpidamente el Departamento, Seccin, Familia, Subfamilia, Marca y Lnea. Pulsando F6, es posible consultar cualquiera de las columnas donde est situado. La columna de Orden, se utiliza para ordenar los artculos de un proveedor en concreto, para que a la hora de imprimir un informe o estadstica salga en el mismo Pgina 82 ICGSoftware
Men Ficheros
orden que el proveedor. Para establecer este orden puede hacerlo desde aqu escribiendo en la columna orden o bien utilizando el botn Orden Lneas Artc. situado en la parte inferior de la ficha del artculo. Ver Anexo 4. Nmeros de Serie.
ICGSoftware
Pgina 83
Men Ficheros
Informacin de la Ficha del Artculo
Cabecera de la ficha del artculo: Referencia: A diferencia de otros sistemas de gestin, ICGManager no obliga a dar un significado a los dgitos de la referencia, ya que todas las propiedades del artculo son definidas en Datos adicionales sin necesidad que formen parte de la referencia (familia, proveedor, marca, etc.). Es ms, la referencia del artculo se puede cambiar en cualquier momento sin perder por ello ningn dato histrico del artculo en cuestin. Es posible crear varias referencias para un mismo artculo con el botn situado a la derecha de la misma. De esta forma se podr asignar la referencia propia del proveedor, mltiples Pgina 84 ICGSoftware
Men Ficheros
cdigos de barras al artculo o incluso diferenciar las unidades de venta en funcin del cdigo de barras del artculo. Cdigos de barras: El programa permite asignar hasta tres cdigos de barras para un mismo artculo. Nota: Los campos de cdigos de barras pueden utilizarse con otro nombre en todas las pantallas de ICGManager, adems es posible configurar su generacin automtica. Consulte Configuracin Empresa Subartculo. En cualquier pantalla de localizacin de artculos el orden de bsqueda es el siguiente: Primero se busca si el valor introducido existe para uno de los tres cdigos de barras asignados a los artculos. Si no es ningn cdigo de barras, inmediatamente se busca por referencia. Por este motivo, si un artculo tiene ms de tres cdigos de barras, podra asignar el resto de cdigos de barras en los campos de referencia. Para los artculos con nmeros de serie, el cdigo de barras hay que asignarlo siempre en referencia, ya que en lugar de tener tres cdigos de barras en la ficha tienen tres nmeros de serie. Para los artculos con talla y color, los tres cdigos de barras son diferentes para cada talla y color. Tipo: Es un campo comodn para tener un criterio adicional de bsqueda de artculos Tipo artculos: ICGManager permite determinar de qu tipo de artculo se trata, artculo, desplazamiento, mano de obra, arreglo, gasto o ingreso. Dependiendo del tipo que sea se debern configurar unos parmetros u otros. Permite adems obtener estadsticas ms exactas por esta clasificacin. ICGSoftware Pgina 85
Men Ficheros
Talla y Color: Slo visibles si est marcada la propiedad Usar tabla de subartculos en la ficha del artculo (Ver Configuracin Empresa - Artculo). NOTA: Los campos Talla y Color pueden utilizarse con otro nombre en todas las pantallas de ICGManager. (Ver Configuracin Empresa - Artculo). Temporada: Slo visible si ICGManager est configurado con temporadas (Ver Configuracin Empresa - Artculo). NOTA: El campo temporada puede utilizarse con otro nombre en todas las pantallas de ICGManager. (Ver Configuracin Empresa - Artculo). Peso: Slo visible si ICGManager est configurado con Usar Peso (Ver Configuracin Empresa - Artculo). Es un campo opcional utilizado en compras y ventas para valorar las unidades con un concepto diferente. Por ejemplo: artculos que se compran y venden por unidades y kgs. NOTA: El campo peso puede utilizarse con otro nombre en todas las pantallas de ICGManager. (Ver Configuracin Empresa - Artculo). Pi de la ficha de artculo C.C. Compra C.C. Venta: Subcuentas contables asociadas al artculo para personalizar los asientos automticos que se generan en contabilidad a partir de las facturas de compra y de venta. Slo se utilizan si la tarifa de precios asociada al documento de compra o de venta tiene los impuestos excluidos. Estos dos campos slo son visibles si est marcada la opcin Definir subcuenta contable de ventas y compras por artculo en la configuracin de ICGManager (Ver Configuracin Empresa Contabilidad). Pgina 86 ICGSoftware
Men Ficheros
F3Composicin: Ver, en el apartado de artculos la seccin Artculos compuestos o Kits. F7Imagen: Botn situado en la parte inferior y permite asignar una imagen tipo bmp al artculo. Si desea crear un bitmap puede utilizar los botones situados a la izquierda de la casilla para la imagen. F8Referencias: Permite introducir referencias de proveedor. Ver apartado anterior: Cabecera de la ficha del artculo. F11-Talla y Color: Accede a la pantalla de tallas y colores desde la cual es posible asignar tallas y colores al artculo, el stock mnimo, mximo, actual, pedido, a servir, en depsito, prestado, en fabricacin, en reparacin, el de merma y su ubicacin, para cada talla y color. Es posible asignar un stock inicial indicndolo en la celda correspondiente a la talla y color deseada. Para modificar un stock existente deber marcar la opcin Permitir la regularizacin. Nota: El botn F11 Talla y Color puede variar su nombre ya que son los nombres indicados en Configuracin Empresa Artculo, nombre de propiedad en columnas y nombre de propiedad en filas. Datos Adicionales (F1): Departamento, Seccin, Familia y Subfamilia: Estructura de rbol en cuatro niveles que permite determinar la tipologa del artculo. Como esta estructura no depende del cdigo de artculo, podr variar la estructura de departamentos y reasignar nuevamente un departamento, seccin, familia y subfamilia a los artculos ya creados para consultar el histrico de ventas con un criterio diferente. Marca y Lnea: Estructura de rbol de dos niveles. No hay que confundir marca con proveedor. Un proveedor puede ICGSoftware Pgina 87
Men Ficheros
representar varias marcas, y los artculos de una marca pueden ser comprados a varios proveedores. Generar etiqueta al recibir: Si este campo est marcado, se generarn las etiquetas de este artculo desde las diferentes opciones de impresin de etiquetas (Ver Configuracin Documentos Diseo de Etiquetas y Men Almacn Etiquetas). Vender por peso: En los Fronts ICG de punto de venta se puede conectar una balanza al puerto RS232 del ordenador para leer el peso del artculo en el momento de la venta. Si dispone de un FrontCS conectado en red con ICGManager, al vender un producto con esta caracterstica marcada, se obtiene mediante la balanza el nmero de unidades que corresponder al peso. El artculo tiene stock: Est desmarcado en artculos que no tienen un stock fsico, por lo que el stock actual siempre es cero y no sufre variacin alguna en los procesos relacionados con el almacn: compras, ventas y traspasos. Ejemplo: mano de obra, servicios, etc. Artculo descatalogado: Para no perder el histrico de un artculo, ICGManager no permite borrar artculos que en algn momento han tenido movimientos de compra o venta. Si un artculo est descatalogado, existe internamente en la base de datos pero no se visualiza en la seleccin de artculos por defecto. Descripcin adicional: Segunda descripcin del artculo que puede utilizarse en la impresin de documentos. Impuesto de venta: El tipo de impuesto slo especifica el %; son cada una de las tarifas de venta las que indican si los precios de dichas tarifas tienen los impuestos incluidos o excluidos. Pgina 88 ICGSoftware
Men Ficheros
Impuesto de compra: Anlogo al impuesto de venta. Uds. Compra y Uds. Venta: ICGManager permite definir hasta cuatro dimensiones para determinar las unidades de venta y de compra (Ver dimensiones de compra y venta en Configuracin Empresa - Artculo). Por ejemplo: Artculo que se compra en cajas de 6 unidades. En Configuracin Empresa - Artculo hay que definir 2 dimensiones de compra, en la ficha del artculo 1 X 6 en los campos unidades de compra, en las plantillas de los documentos de compra tres columnas (cajas, unidades por caja y unidades totales) y en el diseo de los documentos de compra los campos correspondientes. Por ejemplo: Tableros de madera que se venden en funcin de largo y ancho y se facturan en metros cuadrados. En Configuracin Empresa - Artculo hay que definir 3 dimensiones de venta, en las plantillas de los documentos de venta cuatro columnas (unidades, largo, ancho y metros cuadrados totales) y en el diseo de los documentos de venta los campos correspondientes. De esta forma, se podrn vender 5 tableros de 3 metros de largo por 1,2 metros de ancho, es decir, un total de 18 metros cuadrados. Uds. Traspaso: Unidades que propone por defecto al realizar un traspaso entre almacenes. Cdigo interno: Asignado automticamente por ICGManager. No puede ser modificado por el usuario una vez creado un artculo ya que es el que garantiza que no se sobrescriba ningn artculo. Si hay que comunicar dos ICGManager entre s que no trabajan en tiempo real y ambos tienen que crear artculos, la numeracin de cdigos internos debe ser diferente para cada uno de ellos, defina la numeracin inicial en Configuracin Empresa - Contadores. El usuario puede ICGSoftware Pgina 89
Men Ficheros
modificar el cdigo interno de un artculo slo cuando lo est creando e inmediatamente antes de guardarlo por primera vez. Caractersticas: ICGManager permite asignar tres caractersticas adicionales a un artculo y utilizarlas adems en algunos filtros de seleccin de artculos. Estos tres campos slo son visibles si est marcada la opcin Usar caractersticas en la configuracin de ICGManager (Ver Configuracin Empresa - Artculo). NOTA: Puede personalizarse el nombre de los tres campos de caractersticas en ICGManager. (Ver Configuracin Empresa - Artculo). Garanta Compra Garanta Venta: Estos campos slo son visibles si ICGManager est configurado para asignar garantas a los artculos (Ver Configuracin Empresa Artculo). Los campos garanta de compra y garanta de venta pueden ser diferentes para nmeros de serie diferentes de un mismo artculo. Documento asociado: ICGManager puede asociar un documento Word y visualizarlo para cada artculo. Si le aparece un mensaje solicitando el directorio donde se encuentra el ejecutable, introdzcalo, pulse Intro para confirmar la entrada y finalmente pulse Salir.
Pgina 90
ICGSoftware
Manual de ICGManager Costes / Precios (F2):
Men Ficheros
Costes Costes de: En las versiones con base de datos SQLServer se ha implementado la caracterstica de almacenar los costes de los artculos para cada almacn. Las distintas ubicaciones de los almacenes pueden hacer varias los gastos de la compra resultando en distintos costes. Por ello es posible que en la ficha del artculo se muestren los costes a 0 si se est filtrando por un almacn en el cual no se han compras. Si seleccionamos ver costes de Todos los almacenes se mostrar, en coste medio y coste stock el resultado de la media de todos los almacenes mientras que en ltimo coste se mostrar el de la ltima compra.
Relacionado con los costes por almacn es la posibilidad de configurar, por usuario, que solamente se muestren los del almacn de compra definido para ese usuario. Ver Configuracin Usuarios Valores por defecto Compras. Precio de compra, Dto. Lnea y Precio Neto compra son las condiciones de la ltima compra en la moneda en que se ha realizado. Dto. Comercial: Importe en la moneda de compra del descuento comercial sobre el total de la factura de compra, repartido entre las diferentes lneas de compra. ICGSoftware Pgina 91
Men Ficheros
Gastos: Gastos directos asociados a la compra: portes, aranceles, etc. Se introducen desde el documento de compra con el botn F7 - Gastos. Precio compra real: Es el precio Neto de compra teniendo en cuenta los gastos asociados al albarn de compra y los descuentos comerciales asignados en el albarn. Coste Medio: Media ponderada de los diferentes costes del artculo a lo largo de la vida del mismo. Expresado en la moneda principal. Coste Stock: Media ponderada entre las unidades en stock y su valoracin, y las unidades de la ltima compra y su valoracin. Expresado en la moneda principal. Ultimo Coste: Es el precio de compra real expresado en la moneda principal. Coste calculado: Este campo slo es visible si la moneda de compra es diferente de la moneda principal. Es el precio de compra real expresado en la moneda principal teniendo en cuenta la cotizacin actual de la moneda de compra. Extracto de compras: La pantalla se divide en dos zonas: Zona superior: Extracto de todas las compras realizadas de este artculo, indicando fecha de compra, proveedor, unidades y precio. Zona inferior: Precios ofertados por los diferentes proveedores que comercializan dicho producto, indicando si la oferta est vigente o caducada. (Para introducir un nuevo precio ofertado por un proveedor, ver Ficheros Proveedores Tarifas y Formas de pago).
Pgina 92
ICGSoftware
Men Ficheros
NOTA: Si un artculo no se ha comprado nunca, la zona inferior ocupar toda la pantalla. Cambiar costes: ICG aconseja no modificar la informacin de costes manualmente, ya que el propio software va recalculando dicha informacin a medida que se introducen las compras. No obstante, este botn permite modificar todos los campos informativos de costes. NOTA: Los artculos que tienen tallas y colores pueden tener costes diferentes en tallas diferentes. Si est marcada la opcin Asignar costes a toda talla y color los costes introducidos con el botn Cambiar costes actualizarn los costes de todas las tallas y colores del artculo.
Precios de venta Visualiza las diferentes tarifas de venta del artculo. El nmero de tarifas de venta por artculo es ilimitado. Es posible crear una tarifa de oferta para un grupo reducido de artculos, una tarifa de precios para clientes especiales o tarifas de venta diferentes para tiendas diferentes.
X Y: para definir promociones. Una promocin 3 X 2 significa: por la compra de 3 unidades le regalamos 1. % S/C: Margen sobre el coste, es decir, beneficio dividido por coste y multiplicado por 100. % S/V: Margen sobre la venta, es decir, beneficio (precio neto de venta - precio de coste) dividido por el precio neto de venta y multiplicado por 100. lt. %C: Esta columna sirve para establecer un margen fijo sobre el coste. Si el coste vara, con la opcin Recalcular %S/C de Tarifas de Venta se recalcula el precio de venta para conservar el margen fijado. ICGSoftware Pgina 93
Men Ficheros
lt. %V: Esta columna sirve para establecer un margen fijo sobre la venta. Si el coste vara, con la opcin Recalcular %S/V de Tarifas de Venta se recalcula el precio de venta para conservar el margen fijado. Extracto de ventas: Como su propio nombre indica, este botn presenta un extracto de todo el histrico de ventas realizadas del artculo seleccionado, indicando el cliente, la fecha de venta, las unidades, el precio de venta y el descuento. Para escoger otra talla y color, primero se ha de ir a la pestaa de stocks y seleccionar la celda correspondiente a la talla y color de la que desea ver el extracto. Cambiar precios: Opcin para cambiar precios de las tarifas asignadas al artculo, asignar nuevas tarifas de venta al artculo o eliminar tarifas. Los campos Bruto, X, Y, Descuento, Neto, Beneficio, margen sobre coste y margen sobre venta actan como una hoja de clculo, introduciendo un valor en uno de ellos se recalculan los dems. NOTA: ICGManager tiene un asistente para cambiar precios de todos los artculos de una tarifa o algunos de ellos en funcin de diversos criterios (Ver Ficheros Tarifas / Precios). Otros Datos Esta pestaa solamente est disponible si se configura ICGManager para restaurantes.
Pgina 94
ICGSoftware
Men Ficheros
Impuesto especial: en algunos pases como Canad se aplica un impuesto especial cuando se sirve comida para llevar. Activar esta tasa especial se configura en el diseo de salas, en las propiedades de las mesas. Ver Manual Fronts C/S de Hostelera. Precio mximo: precio mximo de venta cuando se tiene marcada la propiedad Se vende con precio libre. Precio mnimo: precio mnimo de venta cuando se tiene marcada la propiedad Se vende con precio libre. Orden del Plato: indica el orden de un plato dentro de una minuta. Este orden es relativo y se pueden crear tantos como se quiera. Al imprimir la comanda en cocina, los platos saldrn agrupados en funcin de ese orden. Referencia de Teclado: se utiliza para escoger los artculos desde TeleComanda introduciendo sta (si se trabaja en modo teclado). Color Fondo: indique el color de fondo del bitmap que se generara en caso de tener desactivada la propiedad Tipo Bitmap de la pantalla de venta. ICGSoftware Pgina 95
Men Ficheros
Color Fuente: indique el color de la fuente del bitmap que se generara en caso de tener desactivada la propiedad Tipo Bitmap de la pantalla de venta. Consumo Adicional: se corresponde con el campo Tarifa de las consumiciones de los Front C/S de Hostelera. Si su valor es 0, este artculo se vender normalmente. Si es 1, 2, 3 o 4, se generar una consumicin que al utilizarla aplicar la tarifa correspondiente (1, 2, 3 o 4) para el artculo que se consuma. Mostrar en la pantalla de venta: si est marcada, este artculo se mostrar en la Pantalla de Venta. Para que una seccin aparezca en pantalla debe tener al menos un artculo con esta propiedad. Si se dispone de Front C/S de hostelera y de TeleComanda, solamente se envan a este ltimo los que tienen esta propiedad marcada. Se vende por dosis: permite que un artculo se desestoque en diferentes dosis en lugar de en unidades. As, los artculos que se venden con formatos, desestocan una parte del artculo, y es cuando se llega a la medida que figura en su ficha, que se desestoca una unidad. Por ejemplo, una botella de whisky de 75 Cl. se vende en diferentes formatos: Chupito, copa, vaso de tubo, etc. Cada uno de estos formatos, desestocar 4 Cl., 6 Cl., etc. En el momento en que se hayan vendido 75 Cl. se desestocar una botella. En el caso de no tener marcada la propiedad de se vende por dosis, cada chupito o copa, desestocara una unidad. Ver propiedad: El Artculo Tiene Stock en la pestaa Datos Adicionales de la ficha del artculo. Se vende con precio libre: si se ha marcado esta propiedad, al vender este artculo se pregunta el precio. Se pueden indicar el precio mnimo y mximo para este artculo en las casillas con este nombre. Pgina 96 ICGSoftware
Men Ficheros
Es un artculo tipo Men: un artculo tiene marcada esta propiedad cuando es un men. No puede ir en la segunda parte de un combinado: marcando esta propiedad se indica que no se podr seleccionar para la segunda parte de un artculo combinado. Facturacin por tiempo: Indique la cantidad de tiempo a establecer como unidad de venta. Ejemplo: 30 minutos. A partir del momento en que se vende este artculo, por cada vez que pase este tiempo se cobrar una unidad. (Los artculos que se venden por tiempo no pueden tener modificadores ni formatos).
Modificadores Con el fin de detallar la preparacin o acompaamientos de los platos, se pueden asociar grupos de modificadores a los artculos. As, por ejemplo, puede crear modificadores de elaboracin donde habr opciones como POCO HECHO, MUY HECHO, AL PUNTO, etc., otros de guarnicin como PATATAS FRITAS, PIMIENTOS, etc., otros de preparacin: SIN SAL, SIN CEBOLLA, etc. Las comidas suelen tener modificadores y las bebidas formatos. Formatos Las bebidas que se venden por dosis necesitan un formato: vaso, copa, chupito, vaso de tubo, etc. En este apartado se asignan a la bebida los formatos asociados.
NOTA: Para ms informacin consulte el Manual de Front C/S de Hostelera. Rendimientos (F5): Estadstica resumen de la evolucin de las ventas del artculo.
ICGSoftware
Pgina 97
Men Ficheros
Unidades: Visualiza las unidades pedidas, recibidas, vendidas y en stock. El %Recibido es el ratio entre las unidades recibidas y las pedidas. El %Vendido es el ratio entre las unidades vendidas y las compradas. Importes: Visualiza el importe total del pedido y la valoracin de las unidades recibidas a precio de compra, el importe total de ventas y de descuentos, el coste de estas ventas (valoracin de las ventas a precio de compra) y la valoracin del stock. El stock puede valorarse a coste medio, coste stock, ltimo coste, coste calculado o cualquier precio de venta asignado al artculo. Rendimientos: Margen comercial es la diferencia entre el importe total de ventas y el coste de las mismas. Beneficio: es la diferencia entre el importe total de ventas y el importe total de compras, es decir, indica la recuperacin real del capital invertido en la compra del artculo. Beneficio + Stock: es el indicativo de los ingresos generados por el artculo, sumando el beneficio ya generado y la valoracin del stock. Este campo permite Pgina 98 ICGSoftware
Men Ficheros
realizar una simulacin de cul ser la recuperacin total del capital invertido en la compra del artculo en funcin del campo valoracin stock (a coste, a PVP, a precio de rebajas, etc.). Das: Visualiza el nmero de das que han pasado desde la fecha de recepcin de la primera compra. Si el pago al proveedor es a crdito, el campo Das permite comprobar el n de das que restan para pagar la compra. Filtros en rendimientos: Por defecto, la informacin de rendimientos se visualiza de toda la historia del artculo (desde 01/01/1900 hasta 01/01/2050) y de todos los almacenes. Si se desea, puede acotarse para un rango de fechas y para un almacn. Stocks (F9): Esta pestaa no est disponible si est desmarcada la opcin El artculo tiene stock de la pestaa Datos adicionales (F1).
ICGSoftware
Pgina 99
Men Ficheros
Stocks por Tallas: Si el artculo tiene tallas y colores, en la primera matriz visualizan los stocks para todos los almacenes de todas las tallas y todos los colores del artculo. Stocks por Almacenes: Si el artculo tiene tallas y colores se visualiza la distribucin del stock de la talla y el color seleccionado en todos los almacenes. Si el artculo no tiene tallas y colores, se visualiza directamente cmo est distribuido el stock del artculo en los diferentes almacenes de la empresa. o Stock: Stock real disponible. o Pedido: Unidades de pendientes de recibir. Pgina 100 los pedidos de compra
ICGSoftware
Men Ficheros
o Depsito: Unidades cuyo proveedor ha dejado en depsito, es decir, que pueden ser devueltas al mismo si no se produce la venta. o A Servir: Unidades de los pedidos de venta y reservas realizadas por los clientes pendientes de servir. o Prestado: Unidades que se han dejado en depsito a los clientes. o En fabricacin: Slo es diferente de cero para los artculos compuestos o kits que tienen rdenes de fabricacin en curso. o En reparacin: Indica el stock de artculos que se encuentran en reparacin. Ver opcin Arreglos del manual de FrontCS para la versin 4. o En trnsito: Esta casilla refleja aquellos artculos en trnsito. Ver la propiedad Confirmar recepcin de traspasos en Configuracin Empresa Stocks). o Mnimo: Stock mnimo que se desee mantener del artculo. o Mximo: Stock mximo que se quiera disponer del artculo. o Ubicacin: Campo alfanumrico de ocho dgitos que permite determinar la localizacin fsica del artculo dentro del almacn. Este campo es utilizado para ordenar los artculos en los procesos que afectan al almacn: inventarios fsicos, traspasos de almacn, etiquetas, etc. NOTA: ICGManager permite realizar una previsin de compras automtica en funcin de los artculos cuyo stock est bajo mnimos (Ver Men Compras Previsin), pero ICGSoftware Pgina 101
Men Ficheros
para ello, es necesario definir para cada artculo y cada almacn el stock mximo y el mnimo. Como esta labor es prcticamente imposible de realizar manualmente, ICGManager calcula los stocks mximo y mnimo de cada artculo para cada almacn en funcin de la rotacin de ventas en un perodo y del plazo de das que tarda en servir un pedido el proveedor que suministra dichos artculos (Ver Estadstica Estadstica Analtica - Analtica de artculos Clculo Stocks Mnimos). NOTA: Si un artculo trabaja con lotes o tiene asignados nmeros de serie diferentes, con la opcin Ver nmeros de serie pueden visualizarse las unidades en stock de cada lote o los nmeros de serie disponibles en stock. Ver / Editar Stocks: ICG recomienda modificar el stock de los artculos a travs de inventarios fsicos introducidos (Ver Almacn Regularizacin Stock) y no a travs de esta opcin de la ficha del artculo. Para conocer su funcionamiento ver el botn Stock en el apartado Men Ficheros Artculos - Seleccin de Artculos. Comentarios (F10) / Asociado
Comentarios ICGManager permite asignar comentarios a los artculos. Estos comentarios pueden verse desde la pantalla de seleccin de artculos facilitando as enormemente el saber si se va a seleccionar el artculo correcto evitando posibles errores por confusin. Adems pueden aparecer, o no, en los documentos de compra y de venta bajo su descripcin y en el idioma definido en la ficha del proveedor o cliente.
Nota: Estos comentarios sern visibles desde la pantalla de seleccin si activa la propiedad Ver los comentarios del
Pgina 102
ICGSoftware
Men Ficheros
artculo en la seleccin de artculos localizada en la pestaa Artculos del apartado Configuracin Empresa. Para crear un comentario nuevo pulse el botn correspondiente situado en la parte superior izquierda de esta pestaa. Los campos que componen los comentarios son los siguientes:
Imprimible: Si se indica S, el comentario aparecer a continuacin del artculo que comenta en los documentos de compra y de venta. Si indica No, por defecto no aparecern aunque es posible hacer que se aadan, para el documento actual, pulsando el botn Ctrl. + F9 Aadir Comentarios, situado en la parte inferior de la pantalla.
Nota: Por defecto aparece con valor No, para cambiar su valor a S pulse sobre la casilla con el botn izquierdo del ratn.
Idioma: Sirve para sustituir la descripcin del artculo por el comentario aqu indicado de manera que la descripcin del artculo se muestre, en los documentos de compra y de venta, en el idioma definido en la ficha del proveedor o del cliente. Si no indica ningn idioma, el comentario no sustituye la descripcin del artculo sino que aparece a continuacin comentndolo. Comentario: Es el texto que comenta o sustituye a la descripcin del artculo en los documentos de compra y de venta.
Artculo Asociado (antiguo Artculo Alternativo) Cada vez que se venda el artculo se vender tambin de forma automtica el artculo asignado en este campo. Por ejemplo: al vender un refresco hay que vender tambin el envase.
ICGSoftware
Pgina 103
Men Ficheros
Uds. Artculo Asociado: Indique el nmero de unidades a asociar de este artculo. El artculo usa precio: Es posible que desee cobrar tambin el importe del artculo asociado, para ello deber activar esta propiedad.
La posibilidad de asociar un artculo a otro es mucho ms potente que el hecho de poder asociar y cobrar, por ejemplo, el envase automticamente. Un ejemplo de cmo aprovechar la potencia de esta posibilidad es la de controlar el stock en productos que se venden a granel: - Suponga que tiene unos recipientes en estanteras llenos de frutos secos. Varios de ellos se pueden vender mezclados porque tienen el mismo precio y se venden por peso. Aparentemente es imposible saber el stock actual en la tienda, al momento, sin tener que hacer un inventario. Pues realmente no lo es.
El procedimiento a seguir sera el siguiente: 1.- Se crea un artculo que represente cada precio que sea comn para varios artculos: Ejemplo: PVP1 = 12 /Kg PVP2 = 9 /Kg, etc. Nota: Estos artculos PVP deben tener activadas las propiedades Se vende por peso y El artculo tiene stock ubicadas en la pestaa Datos Adicionales. Adems deben tener indicada la misma Medida, por ejemplo: 1000 gramos, en el campo Medida situado en la pestaa Costes / Precios. Pgina 104 ICGSoftware
Men Ficheros
2.- Realizar un inventario inicial de lo que hay en la tienda asignando este stock a los artculos PVP1, PVP2, etc. 3.- A cada artculo del almacn se le asocia uno de estos artculos del punto anterior pero indicando, en Uds. Artculo Asociado, -1 unidad y desmarcado El artculo usa precio. 4.- Cuando se venda un artculo de la tienda, no se vender el artculo pipas sino el artculo PVP1. De manera que disminuya su stock. Segn este ejemplo, cada vez que se vendan 1000 gramos de PVP1 se desestocar una unidad de PVP1. 5.- Cada vez que se vace una bolsa de frutos secos en la tienda para rellenar los recipientes, el empleado deber vender la bolsa a precio 0, si pesa 5 Kg. deber indicar que vende 5 Uds. (una por cada Kg.) de Bolsa de pipas. Realizando esta operacin, automticamente se habr desestocado del almacn la bolsa de pipas y en la tienda habr aumentado en 5 Kg. el stock del artculo PVP1. Esto es as porque hemos desestocado -5 unidades de artculo asociado a la bolsa de pipas de manera que en vez de disminuir el stock de PVP1 lo ha incrementado. Aunque no se sepa exactamente el stock en concreto de pipas, de maz, etc., que hay en cada recipiente, s se sabe el stock exacto de PVP1, PVP2, etc.
ICGSoftware
Pgina 105
Men Ficheros
Creacin de Nuevos Artculos

De las diferentes formas que existen en ICGManager para crear artculos, hay que resaltar dos de ellas: Con el botn Nuevo de la ficha del artculo. Esta opcin obliga a entrar la mayora de campos de la ficha del artculo manualmente. Desde los documentos de compra (pedidos y albaranes). Esta opcin es mucho ms gil, ya que presenta una ficha reducida del artculo y adems completa la mayora de los campos (descripcin, departamento, seccin, familia, subfamilia,...) con la misma informacin del artculo introducido en la lnea anterior del documento de compra. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente deber cambiar las propiedades diferentes. TRUCO: Para crear un artculo desde un documento de compra, introducir primero un artculo existente en la base de datos con propiedades comunes, crear el nuevo artculo en la lnea siguiente para que copie las propiedades. Finalmente, borrar el primer artculo del documento de compra.
Pgina 106
ICGSoftware
Men Ficheros
Artculos Compuestos o Kits

Pueden ser de dos tipos, en funcin de la propiedad El artculo tiene stock de la ficha del artculo: o Kits sin stock: Cuando se realiza la venta de los mismos, en ICGManager o en un Front de venta, se desestocan automticamente sus componentes. o Kits con stock: Cuando son vendidos actan como un artculo con stock, es decir, se decrementa el stock de los mismos. Su stock puede aumentarse de dos formas, mediante compra del artculo ya compuesto, o mediante el proceso de fabricacin de ICGManager (Ver Men Almacn Ordenes de fabricacin). Un artculo compuesto o kit hay que definirlo como un artculo normal, y pulsando el botn F3 Composicin situado en la parte inferior izquierda de la ficha del artculo e introduciendo sus componentes. Si tiene componentes se considera Kit sino no.
ICGSoftware
Pgina 107
Men Ficheros
FAMILIAS (Departamento, Seccin, Familia y Subfamilia)

Vea Anexo 2 Estructura por Departamentos para tener una orientacin de estructura de departamentos, secciones, familias y subfamilias de un centro comercial multinegocio. Los departamentos, secciones, familias y subfamilias son definidos en una estructura de rbol en cuatro niveles que permite determinar la tipologa del artculo. Como esta estructura no depende del cdigo de artculo, se puede variar la estructura de departamentos y reasignar nuevamente un departamento, seccin, familia y subfamilia a los artculos ya creados para consultar el histrico de ventas con un criterio diferente. Creacin Departamentos: Para crearlos solamente tiene que pulsar INS - Insertar e introducir el cdigo y la descripcin de departamento. Secciones: En primer lugar debe elegir el departamento donde quiere ubicar la seccin y pulsar la flecha de direccin hacia la derecha e introducir el cdigo y la descripcin de la seccin. Familias: Escoja la seccin donde quiere ubicar la familia, pulse la flecha de direccin hacia la derecha. e introduzca el cdigo y la descripcin de la familia. Subfamilias: Elegir la familia donde se quiera ubicar la subfamilia, pulsar la flecha de direccin hacia la derecha e introducir el cdigo y la descripcin de la subfamilia DEL - Borrar: Elimina aquel componente de familias que haya seleccionado. Pgina 108 ICGSoftware
Men Ficheros
NOTA: Si decide borrar un departamento, seccin, o familia, quedarn borrados automticamente todos los apartados inferiores que dependan de ste. F2 Modificar: Permite modificar aquel componente que haya seleccionado en el rbol. rbol: muestra la estructura original del rbol con los departamentos contenidos. Buscar: Introduzca el cdigo del departamento, seccin, familia o subfamilia y pulse para localizarlo.
ICGSoftware
Pgina 109
Men Ficheros
Marcas
No hay que confundir marca con proveedor. Un proveedor puede representar varias marcas, y los artculos de una marca pueden ser comprados a varios proveedores. Inicialmente se muestran como si de una hoja de clculo se tratase y ordenadas por descripcin. Para ver los datos en estructura de rbol tal como las Familias, pulse Ver rbol. Creacin Marcas: Para crearlas solamente debe pulsar INS - Insertar e introducir el cdigo y la descripcin de marca. Para crear una nueva marca sitese en la primera ramificacin y vuelva a pulsar INS Insertar. Lneas: En primer lugar debe elegir la marca donde quiere ubicar la lnea y pulsar la flecha de direccin hacia la derecha (trabajando con la estructura de rbol) o pulsar INS Insertar (modo hoja de clculo) e introducir el cdigo y la descripcin de la lnea. DEL - Borrar: Elimina aquel componente de marcas que haya seleccionado. NOTA: Si decide borrar una marca o lnea, quedarn borrados automticamente todos los apartados inferiores que procedan de sta. F2 Modificar: Permite modificar aquel componente que haya seleccionado en el rbol o en la lista. rbol: Muestra la estructura original del rbol con las marcas contenidas. En el apartado Buscar, a medida que vaya introduciendo la descripcin se mostrarn los registros que empiecen por sta, ya que la bsqueda se realizar por descripcin. Para buscar por cdigo pulse primeramente el botn Ver rbol. Pgina 110 ICGSoftware
Men Ficheros
Tarifas / Precios
Creacin de una Nueva Tarifa Pulse Nuevo y escriba el nombre de la tarifa. Asigne la Fecha Inicio y la Fecha Fin. Estas dos fechas definen el perodo en que la tarifa estar activa. Hay que tenerlas en cuenta a la hora de crear una tarifa de oferta. Con impuestos incluidos: Marque esta propiedad si los precios de la tarifa sern con impuestos incluidos. Tarifa Alternativa: es la tarifa que se aplica en dos casos diferentes: Si esta tarifa est caducada. Si el artculo que se vende no existe en la tarifa, se busca su precio en la tarifa alternativa. Moneda: aqu se asigna la moneda por defecto de la tarifa. Dentro de una misma tarifa, puede haber artculos cuyo precio est referenciado en una moneda diferente. Borrar: Suprime toda la tarifa. NOTA: Debe tener en cuenta que la tarifa que haya borrado podra estar asociada a clientes, de manera que stos automticamente pasaran a tener definida la tarifa de venta por defecto (ver Configuracin Empresa Costes y Precios). Buscar: Muestra la lista de todas las tarifas creadas. Clientes: Esta opcin permite asignar una tarifa de venta a un tipo de cliente (por ejemplo: tipo de cliente = 1 buenos ICGSoftware Pgina 111
Men Ficheros
clientes, 2 dudosos, etc.). Pero antes debe haber asignado los tipos de cliente en sus fichas correspondientes. Mantenimiento de una tarifa de venta ya existente Filtro: Permite seleccionar qu artculos en concreto de la tarifa desea visualizar. Cambiar: El proceso a seguir es anlogo al de aadir artculos de una tarifa de venta, pero en lugar de aadir nuevos artculos, se modifica el precio de los artculos de la tarifa seleccionada. Aadir: Aadir artculos a la tarifa seleccionada. La siguiente pantalla permite filtrar un grupo de artculos: Los artculos cuya descripcin empieza por una cadena de caracteres. Los artculos de un departamento. Los artculos de una marca, etc. Pulse Aceptar y a continuacin seleccione el origen de los artculos a aadir: De una tarifa de venta, de compra o todos los artculos. De una tarifa de venta o de compra: sirve para duplicar una tarifa y modificar los precios. Al pulsar siguiente, aparece una pantalla para filtrar en funcin de los precios actuales de los artculos seleccionados. Por ejemplo: slo los artculos cuyo margen sobre la venta es menor de 20%. Todos los artculos: Aplica el filtro definido en la ventana filtro de artculos que aparece justo despus de haber pulsado el botn Aadir. Pgina 112 ICGSoftware
Men Ficheros
Seguidamente debe definir las condiciones de clculo de los nuevos precios, teniendo que elegir entre las siguientes opciones: - Por precio bruto + descuentos: Introducir el precio bruto que quiera aplicar a los artculos, el descuento y Aceptar. Automticamente se crear una tarifa con todos los productos al precio bruto indicado y un precio neto igual a la sustraccin entre precio bruto y descuento. - Por precio neto: introducir el precio neto que quiere aplicar a los artculos y Aceptar. Automticamente se crear una tarifa que contendr todos los productos al mismo precio neto que haya introducido. - Por beneficio: introducir el beneficio que quiera obtener de todos los artculos y Aceptar. Automticamente se crear una tarifa que vara los precios adaptndolos para obtener el beneficio que se ha introducido. - Por porcentaje sobre coste: introducir el porcentaje sobre el coste del artculo que quiera recuperar y Aceptar. Automticamente se crear una tarifa que indicar los precios de venta en funcin al porcentaje sobre el coste indicado. - Por porcentaje sobre venta: introducir el porcentaje de beneficio que desee obtener de la venta del artculo y Aceptar. Automticamente se crear una tarifa que indicar los precios de venta en funcin al porcentaje sobre venta indicado, habiendo cubierto costes de compra. REDONDEO: Mostrar todos los precios calculados terminados con la cifra indicada en este campo. Por ICGSoftware Pgina 113
Men Ficheros
ejemplo: Oferta a 2099, indicando en este campo el nmero 99. - Por exceso: Esta opcin redondea el precio neto del artculo al alza para generar el precio adecuado a la terminacin que se haya indicado en el campo redondeo. - Por defecto: Redondea al precio neto de los artculos por defecto haca la baja. Es decir si tiene un artculo con un precio de coste de 150, un redondeo de 5 y un % sobre coste de 100%, el precio resultante sera 295. - Por proximidad: Esta opcin redondea el precio neto del artculo al alza o a la baja segn su proximidad al dgito de redondeo. Es decir si el precio de venta del artculo sin redondeo fuese 248 y el redondeo indicado fuera el nmero 5, esta opcin aplicara un precio de 245, ya que es el precio ms cercano al redondeo introducido. Guardar: Guarda los cambios realizados en los precios de la tarifa. Cancelar: Cancela los cambios realizados en los precios de la tarifa. Borrar: Borrar de la tarifa aquel artculo sobre el que se encuentre situado. Borrar todos: Elimina todos los precios pertenecientes a la tarifa. Nuevo Precio: Sirve para aadir un artculo en la tarifa de venta. Inmediatamente surgir la pantalla de seleccin de artculo (ver Men Ficheros Artculos - Seleccin de Artculos). Pgina 114 ICGSoftware
Men Ficheros
Buscar: Para buscar un artculo dentro de la tarifa de venta, aparecer la pantalla de seleccin de artculos y le situar encima. Calcular %S/C: Para poder recalcular los precios de venta a partir del precio de coste, deber fijar el margen en la columna de lt%C. Una vez fijado el margen ste quedar fijo para el artculo. Cuando quiera recalcular los precios pulse en este botn, indique la fecha en que los artculos han sido modificados. Si quiere fijar un redondeo en el precio en la casilla de mscara ponga la cifra a redondear (Ej. Si el precio es 1943 y desea que sea 1945 deber escribir 5). Calcular %S/V: para poder recalcular los precios de venta a partir del margen sobre la venta (margen / precio venta), deber fijar el margen en la columna de lt%V. Una vez fijado el margen quedar fijo para el artculo. Cuando quiera recalcular los precios pulse este botn e indique la fecha en que los artculos han sido modificados. Si desea fijar un redondeo en el precio, en la casilla de mscara deber poner la cifra a redondear (Ej. Si el precio es 1943 y quiere que sea 1945 deber escribir 5).
ICGSoftware
Pgina 115
Men Ficheros
Descuentos
Esta es la pantalla de gestin de descuentos por tipo de artculo. Para que esta opcin est visible se ha de marcar la propiedad Usar descuentos por tipo de artculo. Ver Configuracin Empresa Costes y Precios.
Nota: Si se utilizan descuentos por tipo de artculo, no se podrn indicar descuentos por lnea en los documentos de venta. Si se indica alguno, ste se sustituir por un 0, ya que se estar asignando automticamente el correspondiente a su tipo.
Pgina 116
ICGSoftware
Men Ficheros
Clientes
Seleccin de Clientes Desde esta seleccin podr localizar cualquier cliente, por defecto la bsqueda es por Nombre. Para seleccionar un cliente siga los siguientes pasos: 1. Introducir en el campo filtro lo que desee buscar, ya sea el nombre, telfono, poblacin, etc. 2. Seleccionar el botn o pulsar la tecla de funcin correspondiente al filtro que desee aplicar (Poblacin (F3), Tipo (F4), Cuenta Contable (F5), Telfono (F7), Nombre (F8), Nombre Comercial (F9) o CIF (F10)). Filtro Parcial (F2): Utilice esta opcin cuando por ejemplo desee buscar por cualquier parte de la descripcin, si introduce, por ejemplo, Manu buscar por cualquier parte de la descripcin y mostrar todos aquellos nombres que contengan esa palabra. Si quiere ver la pantalla de seleccin de clientes ordenada por otro campo que no sea el nombre, simplemente pulse en la cabecera de la columna, reordenndose los clientes por dicha columna. Para indicar la columna por la que est ordenando, sta se muestra de color amarillo. Refrescar: Si se trabaja con varios terminales de ICGManager y desde cualquiera se pueden crear clientes, este botn le servir para ver los ltimos cambios realizados desde otros terminales. Quitar Filtros (Ctrl+Supr): Desactiva los filtros aplicados.
ICGSoftware
Pgina 117
Men Ficheros
Todos los filtros que se apliquen son acumulativos, es decir, si se filtra primero por poblacin y despus por tipo, se reducirn las posibilidades haciendo ms fcil la localizacin del cliente. Ver Descatalogados: Se visualizarn todos aquellos clientes que tienen marcada la propiedad Descatalogado. Imprimir: Este botn, situado en la parte inferior de la pantalla, permite imprimir los datos que se muestran en pantalla de los clientes que se estn visualizando en ese momento. Si por ejemplo, filtra por poblacin, puede obtener un listado de todos los clientes de esa poblacin. Ficha de Clientes Para crear un cliente nuevo, pulse Nuevo y aparecer la ficha en blanco para empezar a introducir la informacin que quiera guardar de ese cliente. El programa automticamente le asignar el siguiente cdigo interno y contable al ltimo que se haya creado. NOTA: Si por ejemplo el cliente que quiere crear es un cliente vario, deber cambiar el cdigo contable y ponerle el que utilice como genrico. Podr comprobar que cuando haga ventas a un cliente vario podr buscar por el cdigo interno y que el asiento contable se har al cdigo contable genrico que le haya asignado. Si el cliente es deudor, contablemente hablando, deber marcar la propiedad Deudor de manera que automticamente se cambie la raz contable de ste. Esta posibilidad solamente aparece durante la creacin del cliente, una vez guardados los cambios quedar definitivamente clasificado.
Pgina 118
ICGSoftware
Manual de ICGManager Datos Comerciales
Men Ficheros
Introduzca aqu todos los datos personales y bancarios del cliente. Tarifas y Formas de Pago
Formas de Pago Asociadas En la parte izquierda se pueden ver qu formas de pago estn asociadas al cliente. La forma de pago por defecto, ser aquella que se asignar cuando haga una venta a un cliente, todas las que se pongan debajo de sta (Cantidad mnima, Exceso de Riesgo y otras), son simplemente informativas y las podr seleccionar o consultar desde la venta.
Para asignar una forma de pago al cliente, pulse el botn Seleccionar, en pantalla se mostrarn todas aquellas formas de pago definidas, haga doble click en una de ellas y automticamente pasar a formar parte de la ficha del cliente. Si quiere acceder al fichero de Formas de Pago, pulse el botn al que hace referencia (ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago).
ICGSoftware
Pgina 119
Men Ficheros
Si el cliente tiene un descuento por pronto pago, deber asignar el porcentaje en la casilla, al hacer la venta automticamente se aplicar dicho descuento. Adems aparecern los cargos o descuentos definidos como Cargo por Cliente/FP para que pueda indicar el importe o tanto % a aplicar. Consulte Configuracin Empresa Cargos/Dtos. En la imagen puede verse como ejemplo el cargo % financiacin, cuya idea es cargar un tanto % cuando el cliente utilice, en este caso, la forma de pago 30, 60, 90 das. Tipo de Cliente: Esta opcin permite realizar una clasificacin, bajo el criterio personal del usuario, de los clientes mediante numeracin. Este dato ser de utilidad cuando se creen nuevas tarifas de venta con precios en relacin con el tipo de cliente, en la seleccin por tipo de cliente para la facturacin automtica o en la emisin de remesas para generar recibos o soporte magntico para su cobro por tipo de cliente (tesorera). Riesgo Concedido: Indique la cantidad que considere como tope mximo de deuda del cliente, la cual se tendr presente siempre que vaya a la opcin de Men Finanzas Cobros o Pagos - opcin Extractos e indique el cdigo del cliente, adems de avisar la misma aplicacin, cuando introduzca un documento de venta, del riesgo concedido a dicho cliente cuando este ya ha sobrepasado el lmite establecido. Para que un usuario pueda sobrepasar este riesgo de venta, debe tener asignado un porcentaje en el campo % Riesgo Permitido dentro del apartado Valores por Defecto Riesgo Cliente de la ficha de Tipos de Usuarios. Nota: Al realizar una venta a un cliente con riesgo tambin se tendrn en cuenta los apuntes libres realizados en tesorera. Por defecto se indica valor 0 en Riesgo Concedido el importe Pgina 120 ICGSoftware
Men Ficheros
es ilimitado. Si no desea dar crdito indique en la forma de pago Por Defecto una que sea al contado. Moneda: Seleccinela pulsando el botn la moneda con la que trabaja el cliente. o F6 para escoger
Rgimen de Facturacin: Si el cliente es de otro pas deber asignar el rgimen que le debe aplicar. Das de Pago: Indique los das de pago que utiliza el cliente. Es decir, al realizar una factura de este cliente, prevalecer en Finanzas el vencimiento ms prximo y acorde con uno de los das de pago que tenga indicado en su ficha, aunque ste tambin tenga asociada una forma de pago. Mes de vacaciones: Este campo es meramente informativo. Usar recargo de equivalencia: Si escoge esta opcin, las facturas que se realicen al cliente tendrn recargo de equivalencia. Para que se le aplique recargo de equivalencia, antes debe haber definido en Ficheros Ficheros Auxiliares Impuestos el recargo de equivalencia a cada tipo de impuesto que utilice. Facturar sin impuestos: Las facturas que correspondan al cliente que tenga indicada esta opcin, no tendrn calculado ni incluido el impuesto. Esta opcin ser adecuada en el caso de ventas realizadas a clientes de fuera del pas.
Tarifas de cliente En la parte derecha se visualizan las quiere asignar una tarifa, deber Seleccionar. En pantalla aparecern definidas en el programa, pulse dos
Tarifas de cliente, si pulsar el botn de todas aquellas tarifas veces, con el botn Pgina 121
ICGSoftware
Men Ficheros
izquierdo del ratn, encima de la deseada y pasar a formar parte de la ficha del cliente. Cuando realice una venta, automticamente se asignar la tarifa que se le haya asignado en la ficha. Si desea acceder al mantenimiento de tarifas pulse el botn de Tarifas (para crear nuevas tarifas ver Men Ficheros Tarifas / Precios). NOTA: Si no se asigna ninguna tarifa al cliente se aplicar la tarifa de venta por defecto definida en Configuracin Empresa Costes y Precios.
Cargos/Dtos En este apartado aparecen los cargos y descuentos definidos como Tipo: Descuento Por Cliente. Consulte Configuracin Empresa Cargos/Dtos.
Por defecto aparece el Descuento Comercial en el que podr indicar el descuento a aplicar al realizar una venta a este cliente. Datos de envo Datos Envo: En este apartado se indica la direccin de envo de mercanca para este cliente. Al crear un cliente, la direccin indicada en Datos Comerciales se introduce automticamente como primera direccin de envo de manera que solamente deba indicar la empresa de transporte y si los portes sern debidos, pagados o pagados a partir de un importe de venta. En cada direccin del cliente podr, adems, indicar una empresa de transporte diferente para cada una de las direcciones, ya que es comn tener mejores precios en una empresa de transporte u otra en funcin de la zona o la distancia. Esta gestin de clientes multidireccin est Pgina 122 ICGSoftware
Men Ficheros
complementada en la creacin de documentos de venta y compra, donde es posible indicar en el documento la empresa de transporte, el nmero de bultos y el nmero de documento del transportista. Ver Men Almacn Expedir. Para crear o borrar direcciones de envo utilice los botones Aadir y Borrar. Envo por defecto: Marque esta casilla en la pestaa de direccin de envo que se deba utilizar siempre que no se indique expresamente otra direccin. Portes: Indique si son debidos siempre, pagados siempre o pagados a partir de un importe. Al realizar un envo a este cliente, en la expedicin, se indicar automticamente si son debidos o pagados. Intercambio de datos
Puntos Operacionales E.D.I. Existe un mdulo accesorio a ICGManager para enviar los documentos de venta a travs de una estacin EDI (Electronic Data Interchange). Para ms informacin pngase en contacto con el Departamento Comercial de ICG. B2B Business To Business (Negocios Para Empresas), indique el nombre de usuario y password del cliente para acceso a la compra-venta y suministro de los bienes o servicios de su empresa a los clientes mediante el programa Central de Compras de ICG.
Serie Documento: Si desea que los documentos generados mediante la Central de Compras de ICG para este cliente tengan una serie en concreto debe asignarla en este apartado.
ICGSoftware
Pgina 123
Men Ficheros
Almacn Documento: Al realizar documentos para este cliente mediante la Central de Compras de ICG, automticamente se le asignar este almacn.
Otros datos Tipo Documento: Asigne un tipo de documento cuando, para este cliente, desee utilizar un tipo de documento especial como, por ejemplo, un albarn no valorado o que sea un documento de entrega. (Ver Configuracin Documentos Tipos de Documentos).
Vendedor: Indique el vendedor al que pertenece el cliente, al hacer la venta se guardar con el vendedor asignado para poder despus calcular las comisiones de cada uno (Ver Ficheros Vendedores). Idioma: En los documentos de venta aparecer la descripcin de los artculos en el idioma asignado al cliente. Consulte Ficheros Artculos Pestaa Comentarios / Asociado. Grupo diseos de impresin: Permite asignar el grupo de diseos de impresin que estarn disponibles para ese cliente desde FrontCS. Ver Configuracin Documentos Diseo de documentos botn Grupo. N Copias Factura: Sirve para que al imprimir un documento de venta a este cliente se imprima el nmero de copias indicado. Condiciones de entrega: Puede seleccionar entre las opciones Recogido por el Cliente y Entregado al Cliente. En los diseos de documentos puede aadir este campo para que se enve la mercanca o se aparte hasta que le cliente la venga a buscar. Esta informacin tambin aparece cuando se introducen pedidos de venta en la pestaa Envo / Adicional.
Pgina 124
ICGSoftware
Men Ficheros
Condiciones de pedido: Esta propiedad est especialmente indicada para la opcin Servir Pedidos del Men Ventas. Puede escoger entre las siguientes opciones:
Entrega Completa: Solamente se podr servir el pedido si se dispone de toda la mercanca. Si envo parcial, cancelar el resto: Si se enva el pedido parcialmente, el resto de unidades dejarn de estar pendientes, se eliminarn del pedido. Si envo parcial, entregar el resto: Al enviar un pedido parcialmente, el resto de unidades pendientes continuarn pendientes de enviar.
Nmero de das para recepcin de pedidos: Es el nmero de das de recepcin por parte del cliente de los pedidos, los cuales quedarn reflejados en el campo a servir situado en la cabecera de entrada del pedido de venta. De esta manera podr tener constancia de la necesidad urgente de envo de un pedido o no. Facturacin Peridica ICGManager incorpora tambin un mdulo de facturacin peridica, imprescindible para todas aquellas empresas que prestan servicios (informticos, seguridad, mantenimiento, extintores, asesores, alquileres, etc.) y facturan cuotas fijas de forma peridica. Podr definir para cada concepto de facturacin peridica la serie de factura, el da de factura, la periodicidad, el precio y las fechas de alta y baja del concepto. Por ltimo, el campo Da Mes indica el da del mes en que se ha de facturar. Si indica el da 1, se facturar si la facturacin
ICGSoftware
Pgina 125
Men Ficheros
automtica se realiza el da 1 o posterior. La fecha concreta aparece en el campo Siguiente. Cuando se facture, se facturarn solamente los artculos de la serie indicada en el campo rea de negocio. Si no se indica ninguna se entender: Facturar todas las series. En el ejemplo de la imagen puede ver un cliente que tiene un equipo alquilado por lo que se le facturar una cuota de alquiler mensual pero, adems, tiene contratado un servicio de mantenimiento con cuota anual. Toda la parametrizacin se realiza desde la misma ficha del cliente.
Fidelizacin En este apartado se muestran los datos de las tarjetas de fidelizacin de clientes. Para ms informacin consulte el anexo 3 Tarjetas Consumicin, Prepago y Fidelizacin del Manual de Fronts de Hostelera C/S que se suministra con FrontRest, FrontCaf, FrontDisco, etc.
Pgina 126
ICGSoftware
Men Ficheros
Proveedores
Seleccin de Proveedores Desde esta seleccin podr localizar cualquier proveedor, por defecto la bsqueda es por Nombre. Para seleccionar un proveedor siga los siguientes pasos: 1. Introducir en el campo filtro lo que desee buscar, ya sea el nombre, telfono, poblacin, etc. 2. Seleccionar el botn o pulsar la tecla de funcin correspondiente al filtro que desee aplicar (Poblacin (F3), Cuenta Contable (F5), Telfono (F7), Nombre (F8) o CIF (F10)). Filtro Parcial (F2): Utilice esta opcin cuando por ejemplo quiera buscar por cualquier parte de la descripcin, si introduce por ejemplo Manu buscar por cualquier parte de la descripcin y se mostrarn todos aquellos que contengan esa palabra. Si quiere ver la pantalla de seleccin de proveedores ordenada por otro campo que no sea el nombre, simplemente pulse en la cabecera de la columna, reordenndose los proveedores por dicha columna. Para indicar la columna por la que est ordenando, sta se muestra de color amarillo. Quitar Filtros (Ctrl+Supr): Desactiva los filtros aplicados. Todos los filtros que se apliquen son acumulativos, es decir, si se filtra primero por poblacin y despus por tipo, se reducirn las posibilidades haciendo ms fcil la localizacin del proveedor.
ICGSoftware
Pgina 127
Men Ficheros
Refrescar: Si se trabaja con varios terminales de ICGManager y desde cualquiera se pueden crear proveedores, este botn servir para ver los ltimos cambios realizados por otros terminales. Imprimir: Este botn, situado en la parte inferior de la pantalla, permite imprimir los datos que se muestran en pantalla de los proveedores que se estn visualizando en ese momento. Si por ejemplo, filtra por poblacin, puede obtener un listado de todos los proveedores de esa poblacin. Ficha de Proveedores
Para crear un proveedor nuevo, desde dentro de la ficha de un proveedor, seleccione el botn Nuevo y aparecer la ficha en blanco para empezar a introducir la informacin que quiera guardar de ese proveedor. El programa automticamente Pgina 128 ICGSoftware
Men Ficheros
asignar el siguiente cdigo interno y contable al ltimo que haya creado.
Botn Rappels: ICGManager registra los rappels por volmenes de compra acordados con el proveedor, para calcularlos despus de finalizado el perodo de vigencia del rappel y facturar el importe calculado al proveedor en una nota de cargo.
Con este botn Rappels de la ficha del proveedor, se introducen el importe o el porcentaje, los escalados de compra y los departamentos, marcas o artculos que incluye el rappel, as como la fecha de cobro en el caso de alcanzarlo. Con el botn Calcular se comprueba la evolucin de la cifra de compras en funcin del rappel, y cuando se ha finalizado el perodo, se emite una nota de cargo al proveedor por el importe calculado.
Botn Facturacin: ICGManager realiza un seguimiento de las notas de cargo que deben realizarse contra el proveedor. Las notas de cargo contra el proveedor se puede originar en tres apartados diferentes del programa: 1. Manualmente desde la ficha del proveedor. Se utiliza para introducir conceptos fijos acordados con el proveedor: por publicidad, por ubicacin en gndola, etc. Se introduce el importe a facturar, la fecha de cobro y un comentario explicativo. 2. Automticamente desde el apartado de Rappels de compra. Los rappels alcanzados generan notas de cargo automticas que pueden ser consultadas en la ficha del proveedor.
ICGSoftware Pgina 129
Men Ficheros
3. Automticamente para saldar descuadres de facturas. Si el departamento de compras recibe una factura del proveedor, cuyos importes descuadran respecto de la suma de albaranes calculada por el programa, se acepta la factura de compra del proveedor para que repercuta tal cual en tesorera y en contabilidad, y se genera una nota de cargo contra el proveedor por valor de la diferencia.
Nota: Para poder facturar un rappel ha de configurarse el artculo que se utilizar en el detalle de la nota de cargo. Para ello debe rellenar el campo Artculo Nota de Cargo a Proveedor por Rappels Obtenidos situado Configuracin Empresa Pestaa Contabilidad.
Datos Comerciales Introduzca aqu todos los datos personales del proveedor as como, los datos bancarios. Tarifas y Formas de Pago En la parte izquierda podr ver qu formas de pago tiene asociadas al proveedor. La forma de pago por defecto, ser aquella que se asignar cuando se haga una compra a un proveedor, todas las que ponga debajo de sta (Cantidad mnima y otras), son simplemente informativas y las podr seleccionar o consultar desde la compra.
Para asignar una forma de pago al proveedor, pulse el botn Seleccionar, en pantalla se mostrarn todas aquellas formas de pago que se tengan creadas, seleccione la deseada, pulse Aceptar y pasar a formar parte de la ficha del proveedor. Si el proveedor tiene un descuento por pronto pago deber asignar el porcentaje en su casilla, al hacer la compra automticamente se aplicar dicho descuento.
Pgina 130
ICGSoftware
Men Ficheros
Si quiere acceder al fichero de Formas de Pago pulse en el botn al que hace referencia (ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago).
Tarifas Asociadas al Proveedor En la parte inferior izquierda se visualizan las Tarifas de proveedor, En esta opcin debe introducir aquellas tarifas u ofertas de precios especficas del proveedor indicando los artculos, el precio, si existe promocin, el descuento y el precio neto.
Ser de utilidad a la hora de realizar la compra de un artculo, ya que tendr a su disposicin todas aquellas tarifas, u ofertas, de proveedores que le ofrezcan el mismo artculo. Estas tarifas debern tener incluidos artculos que ya estn definidos en Men Ficheros - Artculos. Al realizar una compra el programa automticamente crea una tarifa de compra que la relaciona con el proveedor al que se est realizando la compra. Dicha tarifa tiene asociado, como cdigo, el mismo cdigo del proveedor pero con un signo delante. Cuando realice una compra, ICGManager comparar automticamente si el artculo ya existe en la tarifa, la fecha de ltima introduccin del artculo y, si la fecha de la compra es superior a la que se guarda en la tarifa, modifica el precio de coste para que en prximas compras asigne el ltimo precio introducido. Si desea acceder al experto de tarifas pulse el botn Tarifas de este apartado. La pantalla que aparece es equivalente a la del experto de tarifas de venta pero con algunos detalles distintos:
ICGSoftware
Pgina 131
Men Ficheros
Botn Seleccionar: Permite seleccionar los artculos de la tarifa, para editarlos, borrarlos, etc., mediante un filtro. Se considera que una lnea est seleccionada cuando la casilla de la primera columna de esa lnea est marcada ( ). Condiciones de compra A partir de la versin 4027 de ICGManager, se permite configurar plantillas de compra complejas para contemplar todas y cada una de las situaciones diferentes que se pueden encontrar en la negociacin con los proveedores. Hay que distinguir entre cargos y descuentos por lnea de compra, por volumen de compra, y cargos y descuentos en el pie del documento.
Cargos y descuentos por lnea de compra: Para definir cualquier tipo de condicin de compra sobre el precio bruto de compra, ICGManager permite introducir dichas condiciones en una cadena de caracteres cuya sintaxis define la forma de calcular el precio neto.
La sintaxis se basa en una serie de cifras numricas, cuyo clculo difiere en funcin del prefijo y/o del sufijo de las mismas. Sintaxis: [Prefijo] Cifra [Sufijo] [Siglas] A continuacin se indican los distintos valores que pueden indicarse como Prefijo, Sufijo o Siglas. Valores posibles:
Sin prefijo Indica que la cifra numrica debe aplicarse como descuento.
Pgina 132
ICGSoftware
Men Ficheros
Prefijo Prefijo +
Indica que la cifra numrica debe aplicarse como descuento. Indica que la cifra numrica debe aplicarse como cargo.
Sin sufijo Indica que el cargo o descuento es en importe. Sufijo %

Indica que el cargo o descuento es un porcentaje y que debe aplicarse en cascada sobre los otros cargos y/o descuentos que lo preceden en la cadena de condiciones. Indica que el cargo o descuento es un porcentaje y que debe aplicarse sobre el precio bruto, independientemente de los cargos y/o descuentos que lo precedan en la cadena de condiciones. Indica que el cargo o descuento es del tipo 3 x 2. Las siglas son dos letras opcionales para identificar el tipo de cargo o descuento (comercial, por publicidad, por gndola...)
Sufijo #
Sufijo * Siglas
Ejemplos: en todos los ejemplos se toma un precio bruto de 10. Sintaxis 10 -10% ICGSoftware Interpretacin = 10 * 0,90 = 9,00 = 10 * 0,90 = 9,00 Pgina 133
Men Ficheros +10% -10%-5% -10%-5# -1,50 +1,50 -3*2 -10%-3*2+0,12
Manual de ICGManager = 10 * 1,10 = 11,00 = 10 * 0,90 * 0,95 = 8,55 = 10 * 0,85 = 8,50 = 10 - 1,50 = 8,50 = 10 + 1,50 = 11,50 = 10 * 0,666 = 6,67 = 10 * 0,90 * 0,666 + 0,12 = 6,12
Si se indican las siglas del tipo de cargo o descuento, la sintaxis de este ltimo ejemplo podra ser: -10%DC3*2PR+0,12PV; siendo la interpretacin la misma que sin siglas. La cadena de condiciones puede introducirse directamente en las lneas de la tarifa de compra de cada proveedor. En la tarifa de compra de un proveedor, se ha aadido tambin un nuevo botn: Condiciones. Esta funcin nos permite recordar y consultar en todo momento las condiciones aplicadas por el proveedor, ya que registra la cadena de condiciones en funcin de los criterios de aplicacin (por departamentos, por marcas, por referencias...)
Condiciones diferentes por volmenes: Con frecuencia los proveedores ofrecen precios y condiciones diferentes en funcin de las unidades de compra. Para ello, ICGManager dispone de la columna Compra mnima, que permite definir en una tarifa de compra varias lneas para el mismo artculo, con la columna Compra mnima diferente.
Nota: El campo Compra mnima se refiere a la columna Uds. de esta pantalla. Pgina 134 ICGSoftware
Men Ficheros
Ejemplo: Artculo COCACOLA COCACOLA Compra mnima 1 100 Precio 1,25 1,25 Condiciones -2% -2%-1%
Cargos y descuentos en el pie: ICGManager permite definir todo tipo de cargos y descuentos que deban aplicarse en el pie de un documento de compra para que los importes de bases imponibles y total neto calculados por el programa cuadren exactamente con los importes de los documentos enviados por los proveedores. Consulte Configuracin Empresa Cargos/Descuentos.
Moneda: Seleccione pulsando el botn o F6 para escoger la moneda con la que trabaja el proveedor. Rgimen de Facturacin: dependiendo de si el proveedor es de otro pas deber asignar un rgimen u otro. Por defecto es el Interior IVA deducible. Idioma: Indique el idioma asociado al proveedor, al introducir la referencia de un artculo en un documento de pre-compra o compra, si en la ficha del artculo, en el apartado de comentarios, se indica una descripcin para ese idioma, aparecer sta de manera que el proveedor reciba el pedido en su mismo idioma. Das de Pago: Indique los das de pago que utiliza el proveedor. Es decir, al realizar una factura de este proveedor, prevalecer en finanzas el vencimiento ms prximo y acorde con uno de los das de pago que haya indicado en su ficha, aunque este tambin tenga asociada una forma de pago.
ICGSoftware
Pgina 135
Men Ficheros
Facturar sin impuestos: Las facturas que correspondan al proveedor que tenga indicada esta opcin, no tendrn calculado ni incluido el impuesto. Esta opcin ser adecuada en el caso de compras realizadas a proveedores de fuera del pas. Precios con Impuestos incluidos: Activando esta opcin todas aquellas compras que realice a dicho proveedor sern a precios con impuestos incluidos, es decir, se extraer el impuesto del total de la compra.
Datos de envo y Observaciones En este apartado se indica la empresa de transporte y los datos de destino de los artculos adquiridos por el proveedor, as como el nmero de das de recepcin por parte del proveedor de los pedidos, los cuales quedarn reflejados en el campo Fecha Recepcin situado en la cabecera de entrada del pedido de compra. De esta manera podr tener constancia de la necesidad urgente de envo de un pedido o no. Facturacin Indirecta Indique las series que se utilizarn para la generacin de los albaranes y facturas de compra realizadas mediante la Facturacin Indirecta. Ver Men Ventas Facturacin Indirecta.
Pgina 136
ICGSoftware
Men Ficheros
Vendedores
Cree una ficha por cada vendedor con todos sus datos personales. Cuando realiza un documento de venta, ICGManager le permite asignar un vendedor a dicho documento. Para establecer las opciones disponibles dentro de un Front de venta para un vendedor, debe asignar al vendedor un Tipo de usuario. Password: Contrasea que se utiliza en el Front de venta para iniciar una venta de un vendedor. Si este campo est vaco, para iniciar la venta en el Front slo es necesario seleccionar con el dedo (sistemas tctiles) o con el ratn encima de la foto del vendedor. Password registro: Los Fronts punto de venta de ICG incorporan un sistema de control de presencia de los empleados. Con el Password registro un vendedor puede registrar la entrada o la salida en el sistema de control de presencia. Botn Informes: Da acceso a una serie de informes de artculos, de clientes, de acumulados de ventas por departamentos, de documentos de ventas, de artculos, ventas y stocks con tallas en columnas, de temporadas, de tesorera y en referencia a los vendedores.
ICGSoftware
Pgina 137
Men Ficheros
reas de Negocio, Centros de Coste y de Inventario

En funcin de la dimensin de la empresa y del nmero de tiendas o puntos de venta que dispone, hay que determinar las diferentes reas de negocio, centros de coste y de inventario. Las reas de negocio permiten crear diferentes series de numeracin para los documentos de venta y de compra. ICGManager permite distribuir las reas de negocio en una estructura en forma de rbol de tres niveles. Ejemplo de estructuracin de las reas de negocio: 1 - Zona 1 11 - Tienda 1 111 - Caja 1 2 - Zona 2 21 - Tienda 1 211 - Caja 1 211T Tquets 211A Albaranes 211F Facturas 211P Pedidos 212 - Caja 2 213 - Caja 3 22 Tienda 2 221 Caja 1 222 Caja 2
(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4)
NOTA: Esta codificacin es nicamente orientativa a modo de ejemplo. Las reas de negocio tambin pueden utilizarse para dividir las diferentes tipologas de negocio o los diferentes canales de distribucin. Pgina 138 ICGSoftware
Men Ficheros
Todos los informes y estadsticas de ventas de ICGManager permiten filtrar por rea de Negocio (Serie), no siendo necesario introducir todos los dgitos: - Si el filtro de serie se deja en blanco: Estadstica consolidada de todas las reas de negocio. - Si slo se introduce un dgito, se presentar informacin correspondiente a todas las reas de negocio cuyo primer dgito se corresponda. ICG recomienda asignar los mismos dgitos para los almacenes (centros de inventario) y para las reas de negocio. Para disponer de forma automtica de una CONTABILIDAD ANALTICA, pueden asignarse a las reas de negocio diferentes empresas contables y a los almacenes diferentes centros de coste. Barra superior de botones Nivel: Pulsando este botn o la tecla Insert se crea un rea de negocio del mismo nivel, es decir, si est situado en un rea de negocio formada por dos caracteres, por ejemplo A1, al pulsar Nivel se solicitan dos caracteres para la nueva rea generada. SubNivel: Crea un rea de negocio con un carcter ms que el seleccionado. Por ejemplo, si est sobre el rea A1 podr introducir A11. Nota: El nivel mximo es de 4 caracteres. Ver ejemplo de la pgina anterior. Modificar la descripcin: Si desea cambiar el nombre de un rea de negocio sitese encima de ste y pulse la tecla Intro. En la ventana que aparece podr modificar su descripcin. ICGSoftware Pgina 139
Men Ficheros
Borrar: Borra el rea de negocio seleccionada y todos los de nivel superior, por ejemplo, si borra el rea A1, se borraran tambin la A11, A11T, A11F, A12, etc. Abrir: Expande todos los niveles de todas las reas de negocio. Para expandir un nivel solamente en el rea de negocio en que est situado pulse el cursor derecho . Cerrar: Contrae todas las reas de negocio mostrndose nicamente las de nivel 1. Para contraer un nivel solamente en el rea de negocio en que est situado pulse el cursor izquierdo . Cambio: Permite cambiar el rea de negocio de los documentos de compra y venta en la gestin y en la contabilidad entre fechas. Por ejemplo, si cada ao utiliza series distintas y ha generado documentos con la serie equivocada puede cambiarles la serie. La serie se cambiar pero la numeracin que ya tenan los documentos continuar siendo la misma. Ejemplo: Suponga que desea cambiar la serie a los documentos que tienen serie C02 y fecha del ao 2003 por la serie C03. Si el primer documento que se encuentre tiene numeracin C02 2531, al cambiarle la serie pasara ser el documento C03 2531, es decir, no se renumera.
Pgina 140
ICGSoftware
Men Ficheros
Imagen del experto de cambio de serie.
Columnas en reas de negocio En la columna Gastos Mensuales se puede indicar el importe de los gastos mensuales por rea de negocio para el clculo de los rendimientos. Ver Men Estadstica Estadstica Analtica Analtica de Ventas Margen y Beneficio. Columna Recargo: Para que se aplique el recargo de equivalencia para las compras se debe marcar este check. Por lo tanto, los documentos de compra, realizados a proveedores que trabajan con recargo de equivalencia, deben tener asignada esta rea de negocio u otra que tenga marcada tambin esta propiedad.
ICGSoftware
Pgina 141
Men Ficheros
Las columnas: Ventas y Clientes Varios sirven para que la contabilizacin, por defecto, de las ventas y de los apuntes a clientes varios se contabilicen en las cuentas aqu indicadas. De esta mantera es posible indicar cuentas distintas para reas de negocio distintas. La columna Fecha Bloqueo informa de la fecha de bloqueo indicada en Contabilidad. Para acceder a sta se debe ir, estando en contabilidad, al Men Contabilidad Impuestos Libro IVA, pulsar el botn Liquidacin y en la parte superior derecha aparece el campo FECHA BLOQUEO. Para modificarla introdzcala directamente o seleccinela mediante el calendario pulsando el botn .
Pgina 142
ICGSoftware
Men Ficheros
Almacenes
Para crear un almacn pulse Nuevo e introduzca los datos del almacn. Centro de coste: ICGManager permite disponer de una completa analtica contable por centro de coste. Para facilitar la parametrizacin de ICGManager, los centros de coste se asignan directamente a los almacenes definidos en la gestin, de forma que al contabilizar automticamente las facturas, en el diario de apuntes de contabilidad se asigna un centro de coste a todos los apuntes que incluyen una subcuenta de ingresosventas o gastoscompras. Posteriormente, la asignacin de centros de coste permite realizar un estado de explotacin por centro de coste. Stock mnimo y mximo: Indique cul es el stock mnimo y mximo a aplicar por almacn, esto ser muy til a la hora de hacer previsin de compras (ver Men Compras Previsin), cuando cree un artculo nuevo y le asigne un stock inicial o cuando realice una primera compra, el stock mnimo y mximo que haya marcado al almacn de compra ser el que se pondr en el artculo. Si trabaja con varios almacenes y sabe que hay unos que tienen ms movimiento que otros utilice la casilla de factor para definir qu cantidad de ms tiene con respecto a otro (Ej. Almacn 1, stock mnimo 1 y mximo 3, si en el Almacn 2 se aplica un factor 2, entonces el stock mnimo ser 2 y el mximo 6). El stock mnimo y mximo tambin lo puede personalizar para cada artculo (ver Men Ficheros Artculos - Stocks). Serie Traspasos: Este campo permite asignar un rea de negocio (serie) a todos los traspasos realizados desde un almacn, de esta forma, la numeracin de los traspasos es correlativa pero independiente para cada uno de los ICGSoftware Pgina 143
Men Ficheros
almacenes. Es posible tambin, que dos reas de negocio de una misma empresa de gestin estn asociadas a dos empresas contables diferentes, de esta forma, los traspasos entre dos almacenes que pertenecen a empresas contables diferentes, deben generar una factura de compra venta entre empresas contables (razones sociales) diferentes. (Consultar Anexo 3 Contabilidad analtica). Tarifa etiquetas traspaso: Desde la opcin de traspasos, del men almacn, se pueden imprimir las etiquetas de los artculos traspasados, en esta casilla debe marcar con qu tarifa quiere imprimir las etiquetas, esta opcin es muy til cuando para cada tienda se vende con diferentes precios. Valoracin Traspasos: marque cmo desea valorar los traspasos, si a precio de coste o a alguna tarifa de venta. Al realizar el traspaso se asignar el precio que previamente se haya asignado en este cuadro.
Pgina 144
ICGSoftware
Men Ficheros
Ficheros Auxiliares
Impuestos Defina aqu los diferentes impuestos con los que debe trabajar la base de datos. ICGManager permite configurar el clculo de impuestos en funcin de la fiscalidad especfica del pas donde se instala. En Espaa, el recargo de equivalencia debe configurarse con la opcin Aplicar por cliente / serie. Por defecto, las cuentas de IVA Soportado son 47200000 y las de IVA Repercutido 47700000. Pueden configurarse diferentes cuentas contables de IVA para cada uno de los impuestos definidos. Monedas ICGManager es una aplicacin multimoneda. Por defecto, se crea la moneda euro. Una moneda puede variar su cotizacin respecto de la moneda principal diariamente o bien mantenerla constante. Los documentos se guardan internamente en la moneda en que se han generado. Para trabajar con euros, basta con guardar los documentos en euros, pero no hay que recalcular el valor de todos los documentos confeccionados en el pasado. La visualizacin e impresin de informes y estadsticas puede realizarse en cualquiera de las monedas definidas en ICGManager. Adems, un documento puede saldarse en tesorera con importes expresados en una o varias monedas diferentes de la del documento. Si la cotizacin de una moneda es diferente entre la fecha factura y la fecha en que salda dicha factura, ICGManager genera automticamente en contabilidad el asiento correspondiente a prdidas / ganancias por diferencias ICGSoftware Pgina 145
Men Ficheros
de cambio. Si la contabilizacin de un documento provoca diferencias por redondeo, ICGManager tambin genera en contabilidad el asiento correspondiente a prdidas / ganancias por redondeos. Puede parametrizar las cuentas contables utilizadas para registrar las prdidas y ganancias por diferencias de cambio y por redondeo en el apartado del Men Ficheros Ficheros Auxiliares - Empresas Contabilidad, en la pestaa Cuentas. Medios de Pago El medio de pago define el tipo de efecto utilizado para saldar un cobro o un pago. Ejemplos de medios de pago son efectivo, tarjeta de crdito, recibo domiciliado, cheque, pagar, letra de crdito, transferencia bancaria, etc. Los medios de pago tienen dos utilidades principales en ICGManager: El arqueo de caja Z en el Front se totaliza por medio de pago y por moneda. El medio de pago sirve de filtro adicional en el mdulo de Finanzas. Ejemplo: Seleccin de todos los apuntes de finanzas que hay que cobrar mediante recibo domiciliado. Metlico: Es el medio de pago utilizado en el arqueo de caja Z en el Front para compararlo con la declaracin de efectivo introducida por el vendedor que realiza el arqueo. Solamente puede existir un medio de pago Metlico por moneda. Nm. Das Efectivo: Campo informativo que indica el nmero de das que deben pasar para que el tipo de efecto sea irrevocable.
Pgina 146
ICGSoftware
Men Ficheros
Raz cobros: ICGManager puede contabilizar o no los estados intermedios de tesorera entre Pendiente y Saldado en funcin del medio de pago: En Cartera y Remesa. Ejemplo: Contabilizacin de una factura de venta del cliente 1 por importe de 69,60 , con forma de pago pendiente. En contabilidad se genera un asiento contable del tipo: 43000001 47700001 70000000 CLIENTE 1 69,60 IVA REPERCUTIDO 16% VENTAS DE MERCADERIAS 9,60 60,00
En tesorera se genera un apunte de 69,60 con estado PENDIENTE. Cambio de estado en tesorera de PENDIENTE a EN CARTERA. Supuesto 1: El cambio de estado lo provoca la recepcin de un cheque emitido. Para que no afecte a contabilidad el cambio de estado de PENDIENTE a EN CARTERA de este apunte en tesorera, el campo Raz cobros debe estar vaco. Supuesto 2: El cambio de estado lo provoca la recepcin de una letra de crdito con vencimiento a 90 das. Para introducir un asiento en contabilidad automticamente que refleje la recepcin de la letra de crdito, hay que configurar en Raz cobros la raz de la subcuenta puente (Por ejemplo 431 Efectos comerciales en cartera).
El asiento en contabilidad quedar de la siguiente forma: ICGSoftware Pgina 147
Men Ficheros
Manual de ICGManager 69,60 69,60
43100001 EFECTOS COMERCIALES EN CARTERA DEL CLIENTE 1 40000001 CLIENTE 1
Cambio de estado en tesorera de EN CARTERA a SALDADO. El asiento en contabilidad que se generar automticamente es diferente en funcin de la configuracin de la Raz cobros en la ficha del medio de pago. Supuesto 1: 57200001 BANCO NUMERO 1 43000001 CLIENTE 1 Supuesto 2: 57200001 BANCO NUMERO 1 43100001 EFECTOS COMERC. EN CARTERA DEL CLIENTE 1 Raz Pagos: Explicacin anloga que Raz cobros. Formas de Pago ICGManager calcula de forma automtica la tesorera asociada a un documento as como la contabilizacin de la misma. Una buena configuracin de las formas de pago agilizar los procesos de cobros y pagos, y la contabilizacin de los mismos. 69,60 69,60 69,60 69,60
Pgina 148
ICGSoftware
Men Ficheros
Defina las formas de pago, cumplimentando los siguientes campos:

Plazos: Define el nmero de das que hay que sumar a la fecha del documento para calcular la fecha de cobro / pago de un vencimiento de dicho documento. Si el nmero de vencimientos es slo uno, bastar con completar el recuadro que ya aparece en la pantalla.
Si existe ms de un plazo deber pulsar la opcin Generar Vencimientos, la cual mostrar una serie de parmetros a completar:
N de vencimientos: Nmero de vencimientos o plazos que definen la forma de pago. Das entre vencimientos: Indique el NMERO DE DAS de separacin entre vencimientos para el clculo automtico de los plazos. El porcentaje del importe a asignar a cada vencimiento se asignar proporcionalmente. Efecto: Medio de pago asignado a los vencimientos (Ver Men Ficheros Ficheros Auxiliares Medios de Pago). Con F6 puede seleccionarse de la lista.
Esta opcin permite definir la clase de EFECTO COMERCIAL utilizada en la forma de pago indicada. Dando la posibilidad de seleccionarlo directamente pulsando F6.
Apunte de Tesorera (Gen. Apunte): Con F6 puede escoger entre uno de los apuntes ya definidos en la aplicacin, los cuales estn estrechamente relacionados
ICGSoftware
Pgina 149
Men Ficheros
con el vencimiento que deber generarse en el momento de su aplicacin en algn documento. Los apuntes de tesorera son los siguientes: Saldado F/ F: Este apunte de la forma de pago entra con estado Saldado en Finanzas. Si el documento debe generar un asiento contable, tambin se generar automticamente el asiento correspondiente al cobro / pago del mismo. NOTA: Los documentos generados en una aplicacin de punto de venta ICG (Front) no se contabilizan hasta que se realiza el cierre de caja (Z) en dicho Front. Vencimiento: Este apunte de la forma de pago entra con estado Pendiente en Finanzas. La fecha de cobro / pago se calcula a partir de la fecha del documento en funcin del nmero de das definido en plazos. A cuenta: Este tipo de apunte slo debe utilizarse en documentos que no generan contabilidad, como pedidos o albaranes pendientes de facturar. Sirve para asignar un anticipo o entrega a cuenta a un documento que todava no se ha convertido en factura. Reposicin: Este concepto estaba disponible en versiones anteriores de ICGManager. Debe sustituirse por el tipo de apunte Vencimiento.
Raz Cobros Si el documento es un cobro, este campo es la contrapartida contable que debe asignarse al contabilizar automticamente el cobro de dicho vencimiento. Con F6 aparece la seleccin de cuentas contables.
Normalmente se asigna una cuenta de caja o bancos.
Pgina 150
ICGSoftware
Men Ficheros
Raz Pagos Si el documento es un pago, este campo es la contrapartida contable que debe asignarse al contabilizar automticamente el pago de dicho vencimiento. Con F6 aparece la seleccin de cuentas contables.
Normalmente se asigna una cuenta de caja o bancos. NOTA: Slo es obligatorio indicar la cuenta de cobro y pago en vencimientos de tipo SALDADO F/F, que se contabilizan automticamente. En vencimientos pendientes puede asignarse la contrapartida al saldar dicho vencimiento en la tesorera. Botn Informes: Visualiza un listado con la configuracin de todas las formas de pago. Empresas Contabilidad NOTA: Esta opcin no est disponible en la versin Basic de ICGManager, consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario.
Datos Empresa: Introduzca aqu los datos de empresa.
Normalmente, por cada empresa de gestin existe una empresa de contabilidad, pero ICGManager permite contabilizar en diferentes empresas contables diferentes reas de negocio de una misma empresa de gestin (Ver Contabilidad Analtica). Vendedor EDI Cobrador EDI: Existe un mdulo accesorio a ICGManager para enviar los documentos de venta a travs de una estacin EDI (Electronic Data Interchange). Pngase en contacto con ICG para ms informacin.
ICGSoftware
Pgina 151
Men Ficheros
Cuentas: ICGManager utiliza de forma automtica un plan general de contabilidad estndar. Si desea parametrizar el enlace contable con otras subcuentas diferentes, cambie aqu las subcuentas contables por defecto.
Por defecto, estos son los valores que se aplican en caso de estar vacos los campos: Prdidas y ganancias: 12900000. Se utiliza en el cierre de un ejercicio contable. Existencias: 30000000. No se utiliza. Ingresos por diferencias de cambio: 76800000. Se generan automticamente cuando se salda un vencimiento en tesorera con una cotizacin diferente a la del documento que lo ha originado. Prdidas por diferencias de cambio: 66800000. Se generan automticamente cuando se salda un vencimiento en tesorera con una cotizacin diferente a la del documento que lo ha originado. Ingresos por redondeos: 76800000. Se generan automticamente al realizar el asiento de contabilizacin de una factura en la moneda de la contabilidad. Prdidas por redondeos: 66800000. Se generan automticamente al realizar el asiento de contabilizacin de una factura en la moneda de la contabilidad. IVA Repercutido: 47700000. Se utiliza si el tipo de impuesto de un documento contable de venta no tiene asignada una subcuenta contable.
Pgina 152
ICGSoftware
Men Ficheros
IVA Soportado: 47200000. Se utiliza si el tipo de impuesto de un documento contable de compra no tiene asignada una subcuenta contable. Proveedores: 40000000. No se utiliza. Clientes: 43000000. En las ventas a clientes varios se utiliza esta subcuenta de cliente si el rea de negocio no tiene asignada la cuenta contable de clientes varios. Raz anticipos clientes: 437. En la contabilizacin de un cierre de caja Z realizado desde un Front de venta, todas las entregas a cuenta se asignan a una subcuenta contable generada automticamente concatenando este prefijo de anticipos de cliente y el cdigo de cliente que ha realizado el anticipo. Raz anticipos proveedores: No se utiliza. Grupo de Gastos: 6. La contabilizacin de documentos contables de compra asignan por defecto la subcuenta 60000000, en el caso de no especificar una subcuenta especfica en la ficha del artculo (ver la propiedad Definir subcuenta contable de ventas y compras por artculo del apartado Configuracin Empresa Contabilidad). Tambin se utiliza en el cierre contable. Grupo de Ventas: 7. La contabilizacin de documentos contables de venta asignan por defecto la subcuenta 70000000, en el caso de no especificar una subcuenta especfica en la ficha del artculo (ver la propiedad Definir subcuenta contable de ventas y compras por artculo del apartado Configuracin Empresa Contabilidad). Tambin se utiliza en el cierre contable.
Configuracin: Para cambiar los colores del diario de apuntes.
ICGSoftware
Pgina 153
Men Ficheros
Traspasos entre almacenes: Normalmente, por cada empresa de gestin existe una empresa de contabilidad, pero ICGManager permite contabilizar en diferentes empresas contables diferentes reas de negocio de una misma empresa de gestin. En estos tipos de configuracin de empresas, los traspasos entre almacenes deben contabilizarse como facturas de compra y de venta entre empresas contables (Ver Anexo 3 - Contabilidad Analtica).
Tallas Accede a la pantalla de creacin de tallas. Colores Accede a la pantalla de creacin de colores. Cambio Usuario / Empresa Muestra la pantalla de entrada de usuarios permitiendo, de una manera rpida, cambiar de usuario o de empresa de trabajo.
Apagar el equipo Cierra el programa y apaga el ordenador. Salir a Windows Cierra el programa. Pgina 154 ICGSoftware
Men Ventas
ICGSoftware
Pgina 155
Men Ventas
Men Ventas
Pgina 156
ICGSoftware
Men Ventas
Men Ventas
ICGManager permite la creacin de diferentes tipos de documentos configurables por el propio usuario ya que, segn la actividad a la que se dedique el usuario, este puede utilizar un tipo de documento que no esta referido estrictamente a los que facilita ICGManager por defecto: Pedido, albarn, factura o tquet. (Para crear nuevos tipos de documentos, ver Configuracin Documentos Tipos de Documentos).
Notas sobre ICGManager Basic
ICGManager Basic no permite la creacin de presupuestos ni de documentos de venta ya que se deben realizar desde el Front. Sin embargo s se permite modificar los documentos de venta: Albaranes, facturas y tquets. Al acceder a stos aparecer directamente la pantalla equivalente al botn Lista (explicado en el apartado Barra superior de botones de Pedidos de Venta) desde la que podr consultarlos y modificarlos. Adems podr generar la facturacin de albaranes realizados desde Front (Men Ventas - Facturacin, equivalente al botn Manual explicado en el apartado Seleccin de documentos de venta pendientes de facturar de Facturas de Venta). Para ms informacin sobre las diferencias sobre ICGManager Basic e ICGManager consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario.
ICGSoftware
Pgina 157
Men Ventas
Presupuestos
A partir de la versin 4005, ICGManager dispone de una nueva gestin de presupuestos con tratamiento de partidas y mantenimiento de revisiones.
1 2 3
- Se ha incluido en la configuracin de la plantilla el campo Partida (1) la cual podr asignarse lnea por lnea. - En la cabecera del presupuesto se visualiza el nmero de Revisin (2). Para generar una nueva revisin del presupuesto pulse el botn Nueva Revisin (3) y automticamente ICGManager crear un nuevo presupuesto idntico al inicial para realizar sobre l las modificaciones deseadas. En el pie de la pantalla dispone de los botones de Pgina 158 ICGSoftware
Men Ventas
desplazamiento (4) para visualizar las diferentes revisiones de un mismo presupuesto. - Tal y como vaya introduciendo lneas de detalle asignadas a cada una de las partidas, en el pie del documento podr visualizar el subtotal de cada partida (5), adems de escribir la descripcin de cada una de ellas.
Detalle
- Si lo desea, puede visualizar el total de las partidas detallando por cada uno de los tipos de artculo (artculo, mano de obra, desplazamiento, ...). Para ello, tan solo tiene que activar el check Detallar pedidos por tipo de artculo (6). - Tambin se ha aadido a la configuracin de la plantilla el campo Estado (7) para poder gestionar en qu situacin (pendiente, aceptado, rechazado,...) del presupuesto lnea por lnea, partida por partida. ICGSoftware Pgina 159
Men Ventas
- Si desea pasar a pedido parte de un presupuesto deber seleccionar las lneas deseadas (Tecla Ctrl presionada para selecciones mltiples) y pulsar el botn A Pedido (8). Si pasa a pedido una lnea con estado en EN ESPERA, ICGManager cambiar automticamente el estado de la lnea por el estado ACEPTADO. Para seleccionar lneas hacer click con el ratn sobre la primera columna (9). Las lneas seleccionadas se visualizan en color azul.
8
- La seleccin de lneas se ha aadido a todos los tipos de documento de ICGManager y se ha habilitado la posibilidad de copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V) sobre cualquier documento. De esta forma, podr, por ejemplo, copiar lneas de un presupuesto aceptado y pegarlas en un pedido de compra o incluso sobre la pantalla de previsin de compras. Cuando realice un pegado sobre un documento de venta, Pgina 160 ICGSoftware
Men Ventas
ICGManager le preguntar si desea aplicar los precios del cliente, los de una tarifa determinada o los existentes en las lneas origen. Nota: En este apartado se han explicado las caractersticas principales de los presupuestos. Los detalles de cmo introducir los datos son semejantes a los del pedido de venta. stos se explican a continuacin.
ICGSoftware
Pgina 161
Men Ventas
Pedidos de Venta
Esta opcin no est disponible en la versin Basic de ICGManager. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Introduccin de la cabecera del pedido: Para generar un pedido desde ICGManager es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el cdigo del Cliente del que ha recibido el pedido. En caso de ser un nuevo cliente o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al pedido. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. 3. Introducir en el campo Su pedido el nmero de documento asignado por el cliente. Este campo ser de gran utilidad para hacer una consulta posterior del pedido. 4. Indicar el cdigo del almacn desde donde se servirn los artculos introducidos en el pedido de venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. 5. A continuacin seleccionar la fecha del pedido y la fecha prevista de entrega. Para clientes que realizan programacin de pedidos, en su correspondiente ficha puede definir el nmero de das que se tardar en servir los pedidos para que se calcule la fecha prevista de entrega de forma automtica. Pgina 162 ICGSoftware
Men Ventas
6. En el campo Vendedor, introducir el cdigo de vendedor asignado a la venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo vendedor, pulsar la opcin de filtro o F6. Por defecto, aparecer el vendedor asignado en la ficha del cliente. Una vez definida la cabecera del documento el usuario ya puede insertar las lneas de artculos del pedido de venta. Introduccin de lneas de pedido: NOTA: La nomenclatura y distribucin de las columnas donde se introducen las lneas del pedido son configurables en ICGManager (Ver Configuracin Documentos Plantillas de documentos). Situado el usuario en el campo Referencia, indicar, o seleccionar mediante F6, la Referencia o Cdigo Barras del artculo a pedir. De forma automtica se completan el resto de columnas: descripcin del artculo, unidades de venta por defecto, precio, total, tipo de impuesto, almacn, etc. NOTA: ICGManager determina el precio de venta para el cliente seleccionado, en funcin de las tarifas asignadas en la ficha del mismo. Si el cliente no tiene ninguna tarifa asignada, se aplicar la tarifa asignada al tipo de usuario (Ver Configuracin Usuarios Valores por defecto - Ventas). Si tampoco el tipo de usuario tiene asignada una tarifa por defecto, se aplicar la definida en Configuracin Sistema Terminal Pestaa Ventas Tarifa por Defecto. NOTA: Por defecto, al introducir el artculo, el almacn que se asigna a la lnea es el asignado en la cabecera del documento, pero el usuario puede asignar un almacn diferente para cada una de las lneas. ICGSoftware Pgina 163
Men Ventas
En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles aparecer el siguiente mensaje: Referencia no encontrada. Desea crear un artculo con esta referencia?. Si la respuesta es afirmativa, la aplicacin mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo, como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulsar Guardar. Si previamente ha introducido otras lneas de artculos en el pedido, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de pedido anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente debe cambiar las propiedades diferentes. Una vez el artculo de nueva creacin se ha cargado en el pedido, es aqu donde hay que completar el resto de columnas. Barra superior de botones
A continuacin se comenta el uso para el que est destinado cada uno de los botones que aparecen en la parte superior de un pedido: Nuevo: Muestra un pedido en blanco, para que el usuario pueda crear un nuevo pedido sin tener necesidad de salir de esta opcin. Borrar: Elimina aquel pedido que est cargado en pantalla. Guardar: Guarda el documento. Pgina 164 ICGSoftware
Men Ventas
Lista: Mediante esta opcin el usuario podr localizar, como si de un fichero se tratara, cualquier pedido realizado en la aplicacin. Una vez localizado, si lo selecciona en la lista de la izquierda y pulsa Aceptar se cargar pudiendo modificarlo. Esta opcin contiene a su vez otra barra de botones que se comenta a continuacin:
o Aceptar: Sirve para cargar en la pantalla principal del pedido aquel documento que tenga seleccionado en la lista de documentos. o Cancelar: No realiza ninguna seleccin de documento, volviendo la pantalla inicial de insercin de documento. o Filtro: Tal y como dice la descripcin, esta opcin permite realizar una serie de filtros para facilitar la localizacin ms rpida del pedido o documento causante de la bsqueda. A continuacin se enumeran: Tipo Documento: Permite al usuario seleccionar cualquier tipo de documento que tenga accesible el usuario, permitiendo cargarlo en la misma opcin de Pedido. Serie: Efecta un filtro de aquellos documentos que pertenecen a dicha serie. Pulsando el botn de seleccin o F6, podr seleccionar la serie por la que desee filtrar. Fecha inicio / Fin: Puede acotar los documentos entre un rango de fechas. Cod. Cliente: Realiza un filtro de aquellos documentos que correspondan por cdigo al cliente ICGSoftware Pgina 165
Men Ventas
seleccionado. Se puede buscar dicho cliente mediante el botn de filtro o F6. Estado: Podr ver aquellos documentos en los cuales se haya fijado un tipo de estado bajo criterio del usuario. Estos estados son creados para cada uno de los tipos de documentos disponibles. (Ver Configuracin Documentos Tipos de Documento). Vendedor: Realiza un filtro de aquellos documentos realizados por el vendedor que aqu se indique. Se puede buscar dicho vendedor mediante el botn de filtro o F6. Ver solo pendientes de recepcin: En el caso de tipos de documentos como el pedido, este filtro le permitir saber qu documentos de los que tiene en la lista todava no han sido servidos total o parcialmente. o Buscar: Este filtro permite localizar el documento por los campos Serie y Nmero. o Imprimir: Permite imprimir el documento seleccionado de la lista. El diseo del documento a imprimir ser el definido por defecto para el usuario con el que haya accedido. o Anular pedido: Marca el pedido como recibido con nmero de albarn -1. NOTA: Una forma rpida de recuperar un pedido de venta es introducir en la cabecera del pedido la serie y el nmero del pedido a recuperar. Automticamente se cargarn las lneas del pedido en pantalla. Pgina 166 ICGSoftware
Men Ventas
Preliminar: Muestra en pantalla el documento que tenga cargado para obtener una visin de ste antes de proceder a su impresin. Esta opcin no permite visualizar aquellos documentos que estn diseados en modo texto. Imprimir: Imprime directamente, en la impresora asociada al terminal, el documento cargado en pantalla. E-mail: Otra alternativa a la impresin del documento es enviar ste va E-mail. ICGManager permite enviar el documento como Documento adjunto o directamente como mensaje, marcando o no el check enviar como fichero de texto. Para definir el diseo del e-mail, hay que crear un documento de texto. (Ver Configuracin Documentos Diseo de Documentos). El campo Para se completa automticamente con el e-mail introducido en la ficha de cliente. Ya puede pulsar el botn Enviar. Para enviar e-mails, es necesario completar los parmetros de conexin que solicita la aplicacin. (Ver Configuracin Usuarios). Moneda: Muestra todos los tipos de monedas definidas en ICGManager, de manera que al seleccionar la moneda deseada los precios sern interpretados por ICGManager con la moneda que se haya seleccionado. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas). En caso de no existir la moneda deseada, el usuario podr crear esta pulsando el botn Fichero. Tipo Doc.: Esta opcin permite utilizar cualquier tipo de documento asociado al usuario que est activo en dicho momento, insertando incluso en la barra de botones ICGSoftware Pgina 167
Men Ventas
aquellas opciones necesarias para una correcta gestin del tipo de documento seleccionado. Clearing: Esta opcin es de mucha utilidad para analizar el riesgo de un cliente ya que visualiza un extracto de facturas del cliente, indicando la fecha de la factura, el importe de la misma, el importe ya cobrado, el nmero de vencimientos y el nmero de vencimientos cobrados, el importe pendiente y el retraso en das si ya se ha alcanzado la fecha de vencimiento y todava est pendiente. De cada una de estas facturas, con el botn Detalle, se puede visualizar un extracto de todos y cada uno de los vencimientos.
Entrega a cuenta: Desde esta pantalla se introducen los datos correspondientes, por defecto aparecen los configurados (ver Configuracin Empresa Reservas), generndose as los apuntes correspondientes en tesorera.
Pgina 168
ICGSoftware
Manual de ICGManager Pestaa Totales:
Men Ventas
En esta pestaa podr visualizar el cuadro de totales adems del desglose por bases para cada tipo de IVA usado en dicho documento. El Dto. Comercial y Dto. Pronto Pago ser indicado por el usuario en dichos campos o, por defecto en el caso de que el cliente tenga indicado alguno de estos descuentos en su ficha. Pestaa Envo / Adicional: Este apartado contiene informacin relativa a los Datos de Envo como el nmero del documento del transportista (n expedicin), nmero de bultos, la descripcin de la agencia de transportes, la direccin del cliente en ese destino (ver Ficheros Clientes Datos de envo), y si los portes estn pagados o debidos. Estos datos pueden ser indicados directamente por el usuario en esta pestaa o completados automticamente si stos previamente ya haban sido insertados en la ficha del cliente.
En cuanto a los Datos Adicionales, se refieren los siguientes aspectos: Cotizacin: Indica el valor de la moneda del documento, respecto a la principal. Dicha cotizacin se introduce por el ICGSoftware Pgina 169
Men Ventas
usuario en el apartado de Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas, Opcin Cotizaciones. Estado: En este campo se puede insertar alguno de los estados definidos por el usuario para dicho tipo de documento, los cuales seran de gran utilidad en el momento de filtrar dichos documentos por su estado. La seleccin de stos se realizar pulsando el botn de filtro y en el caso de eliminar este pulsar el botn de borrar. Para crear o modificar los estados deber hacerlo desde Configuracin Documentos Tipos de Documento Botn Estados. Documento Word: Permite asociar al documento otro documento en formato Word en el caso de desear ampliar en contenido ste. Por ejemplo: Un presupuesto adems de la valoracin de ste podra tener asociado un documento Word con explicaciones detalladas o grficas de lo que se debe realizar. Condiciones de entrega: Consulte Ficheros Clientes Intercambio de Datos Otros Datos. Condiciones de pedido: Consulte Ficheros Clientes Intercambio de Datos Otros Datos. Pestaa Opciones: Este apartado contiene una serie de utilidades que variarn dependiendo del tipo de documento que est utilizando. Tambin puede presentarse una lista con estas opciones, haciendo click con el botn derecho del ratn en las lneas del documento. Estas opciones son las siguientes:
Pgina 170
ICGSoftware
Men Ventas
Cambio Cliente: Le permite seleccionar o crear un cliente diferente al que tenga asociado actualmente en el documento para su posterior sustitucin en ste. Datos artculo: Muestra la ficha del artculo que tenga seleccionado dentro de las lneas del documento. Cdigo de Barras: Pulsando este botn el usuario podr insertar el(los) cdigo(s) de barra(s) correspondiente(s) al artculo de la lnea seleccionada. En caso de ser un artculo con tallas y colores asociados, esta opcin le presentar solamente las tallas y colores adquiridos en dicho documento, pudiendo adems indicar la ubicacin de este dentro del almacn. Si el usuario quisiera ya introducir todos los cdigos de barras para todas las tallas y colores asociadas al artculo debera pulsar el botn Cdigos de barra artculo. Extracto de Tesorera: Visualiza una pantalla con el extracto de cobros pendientes del cliente. Copiar Lnea: Copia la lnea anterior del pedido. Ventas Cliente: Visualiza un extracto de todas las ventas realizadas al cliente, detallando el artculo, la fecha de venta, las unidades, el importe, el descuento, el total lnea y la moneda de venta. Formas de pago: Esta opcin ofrece la posibilidad de consultar la forma de pago aplicada en el documento, as ICGSoftware Pgina 171
Men Ventas como efectuar disponibles son: modificaciones de
Manual de ICGManager sta. Las opciones
Botones Opcin Formas de Pago Nueva forma de pago: Pulsando esta opcin el usuario podr seleccionar la forma de pago por defecto asignada al proveedor o seleccionar una de las que tenga creadas. En caso de que el usuario quisiera crear una nueva forma de pago deber pulsar el botn Fichero.
Nuevo Vencimiento: Esta opcin permite crear una forma de pago excepcional para dicho documento en cuestin. Con esto se indica que esta forma de pago no va a ser guardada como tal para ser utilizada en otros documentos. Borrar Vencimiento: Elimina el apunte de tesorera que est seleccionado. Pgina 172 ICGSoftware
Men Ventas
Saldar / Pendiente: La aplicacin mostrar una u otra opcin dependiendo de si el apunte de tesorera seleccionado est Saldado o Pendiente. F5 Calculadora: Muestra la calculadora, ofreciendo la posibilidad de cargar el importe resultante de la operacin directamente en el campo Importe. Vencimientos: Permite consultar los vencimientos creados en el documento. Costes: Permite consultar las ltimas compras del artculo adems de las tarifas de compra existentes de proveedores para dicho artculo. La pantalla se divide en dos zonas: o Zona superior: Extracto de todas las compras realizadas de este artculo, indicando fecha de compra, proveedor, unidades y precio. o Zona inferior: Precios ofertados por los diferentes proveedores que comercializan dicho producto, indicando si la oferta est vigente o caducada. (Para introducir un nuevo precio ofertado por un proveedor, ver Men Ficheros Proveedores, pestaa Tarifas y Formas de pago). NOTA: Si un artculo no se ha comprado nunca, la zona inferior ocupar toda la pantalla.
Botones Opcin Costes Imprimir: Extrae un documento con todos los precios ofertados por los proveedores para ese artculo.
Gastos: Muestra la lista de gastos asignados a la lnea de compra seleccionada. ICGSoftware Pgina 173
Men Ventas
Stocks: Muestra el stock actual en todos los almacenes de del artculo seleccionado. En tallas y colores la visualizacin de stock vara a medida que cambie de posicin en la matriz de la parte superior de la pantalla.
Botones Opcin Stocks Editar Stocks: Esta opcin va a permitir modificar el stock del artculo como si de una regularizacin se tratara. El mtodo de regularizacin vara en aquellos artculos que tienen asignados tallas y colores, ya que para realizar regularizaciones ser necesario marcar la opcin Permitir Regularizacin.
ICG recomienda modificar el stock de los artculos a travs de inventarios fsicos introducidos (Ver Almacn Regularizacin) y no a travs de esta opcin. Borrar Lnea: Elimina la lnea seleccionada. Esta accin tambin es posible efectuarla pulsando la combinacin de teclas Ctrl. + Supr. Ventas Artculo: Visualiza un extracto completo de todas las ventas del artculo, detallando el cliente, la fecha de venta, las unidades, el precio, el descuento, el total lnea y la moneda de venta. Impresora: Mediante esta opcin el usuario podr seleccionar de entre las impresoras disponibles en Windows. Diseo impresin: Al igual que la opcin anterior el usuario podr seleccionar un diseo de impresin del documento diferente al asociado por defecto en la opcin Configuracin Sistema Diseos de Impresin. Este quedar inactivo en el momento que haya impreso dicho documento, a no ser que se marque la opcin de Mantener Pgina 174 ICGSoftware
Men Ventas
por defecto este diseo, ya que entonces quedar activo mientras no salga de la aplicacin. Precios: En este apartado podr modificar, insertar o simplemente consultar precios de venta asignados al artculo correspondiente a la lnea que se tenga activa.
En caso de artculos con tallas y colores, el usuario podr asignar el mismo precio de venta a todas las tallas y colores marcando la opcin Asociar a toda Talla y Color.
Botones Opcin Precios Aadir Tarifa: Pulsando este botn la aplicacin mostrar todas las tarifas disponibles ofreciendo la posibilidad de aadir dicho artculo a la tarifa o en su caso tambin podr crear una nueva tarifa mediante el botn Fichero.
Borrar Precio: Elimina de la tarifa seleccionada el artculo activo. Guardar Cambios: Una vez realizadas las modificaciones pertinentes el usuario deber validar estos cambios pulsando este botn.
ICGSoftware
Pgina 175
Men Ventas
Cancelar Cambios: Esta opcin ser utilizada en caso de rechazar las modificaciones efectuadas sin haber pulsado todava el botn de Guardar Cambios. Calculadora: Muestra una calculadora. Copiar Lnea: Inserta una lnea idntica a su anterior. Borrar Lnea: Borra la lnea en la que se encuentre situado. Mrgenes: Visualiza un extracto de las lneas de venta del documento indicando el coste unitario de cada uno de los artculos, el coste total del pedido, el beneficio, el margen sobre la venta (%Venta) y el margen sobre el coste (%Compra). Asociar Tarifa: Permite cambiar el precio de la lnea seleccionada seleccionando una tarifa de venta. Pestaa Tarifas Permite cambiar la tarifa del documento. Si el documento ya tiene lneas introducidas, tambin permite cambiar el precio de dichas lneas en funcin de la tarifa seleccionada. Pestaa Obs. Muestra las observaciones introducidas en la ficha del cliente. Pestaa Riesgo Esta pantalla se divide en tres secciones:
Pgina 176
ICGSoftware
A B C
Men Ventas
Seccin A: Se obtienen los datos exclusivamente de documentos contables (facturas de venta):
No vencidas: Importe de facturas de venta a crdito que an no han vencido. Vencidas: Importe de facturas de venta que ya han vencido y an no se han cobrado. En Cartera: Importe de recibos en cartera.
Seccin B: Es un resumen de cada concepto:
Documentos contables: Importe de facturas a crdito. Devueltos: Importe de recibos devueltos. Documentos no contables: Importe de albaranes no facturados con forma de pago pendiente. Importe de los artculos pedidos: Es el importe a que asciende la suma de todos los pedidos pendientes de servir de este cliente.
Seccin C: Est formada por la suma total de los importes de la seccin B. ICGSoftware Pgina 177
Men Ventas
En esta pestaa, adems, se muestran unos chivatos que avisan, mostrndose en color, si en el cliente seleccionado se da una situacin. Los chivatos disponibles son: Riesgo, Pendiente, Anticipos y Pedidos. Por ejemplo, el cliente de la imagen anterior ha superado el riesgo concedido, tiene facturas pendientes y pedidos pendientes de servir. Sin embargo no ha realizado ningn anticipo. Men Contextual en Pedidos de Venta Pulsando el botn derecho (secundario) del ratn sobre una lnea de detalle de un pedido, albarn o factura de venta se muestran una serie de opciones que a continuacin se detallan:
Seleccionar Todo: Selecciona todas las lneas del documento. Seleccionar Lnea: Selecciona la lnea sobre la que se encuentra situado en este momento. Si deseaba seleccionar otra lnea, en vez de la que se ha seleccionado, pulse en la primera casilla de la primera columna de esa lnea. Copiar: Permite copiar la(s) lnea(s) seleccionada(s) para pegarlas en otro documento de manera que pueda copiar el contenido de un documento a otro de una manera rpida y fcil. Pegar: Pega la(s) lnea(s) copiada(s) mediante la opcin anterior Copiar. Ordenar por almacn y referencia: Ordena las lneas por orden alfabtico de almacn y referencia de los artculos.
Men Ventas
Ordenar por almacn y ubicacin: Permite ordenar las lneas por estos campos de manera que se facilite la recogida, de los artculos vendidos, de los almacenes. Expandir/Agrupar por tallas: Muestra una lnea por cada talla y color cuando se expande o una lnea por color mostrando una columna para cada talla cuando se agrupa. Desglosar componentes lnea: Si el artculo de la lnea es un Kit sustituye el artculo por sus componentes. Capturar lneas compra: Permite capturar las lneas de pedidos de compra. Esto es muy til cuando se han realizado pedidos de compra para una venta en concreto. Mediante esta opcin se traspasa la informacin de estas lneas de compra pero aplicando los precios segn las opciones siguientes: o Buscar precios en la tarifa de venta actual: Aplica los precios de los artculos en la tarifa de venta que se est aplicando en el pedido de venta. o Asignar los mismos precios de compra sin descuentos: Aplica los precios de compra pero sin los descuentos. Permite vender los artculos a precio de coste quedando como beneficio los descuentos obtenidos del proveedor. Las siguientes opciones equivalen a su respectivo botn en la Pestaa Opciones:
o Cambiar Cliente. o Ventas Cliente. o Extracto Tesorera. o Datos Artculo. ICGSoftware o Stocks. o Mrgenes. o Costes. o Asociar Tarifa. Pgina 179
Men Ventas o Precios. o Impresora. o Diseo Impresin. o Formas de Pago.
Manual de ICGManager o Vencimientos. o Copiar Lnea. o Borrar Lnea. o Calculadora
Datos Cliente: Accede a la ficha del cliente asignado al documento. Cambiar Cdigo de Barras: Visualiza los campos de cdigos de barras de cada artculo del documento permitiendo editarlos. o F9: Calcula el dgito de control del cdigo de barras. Slo sirve si el cdigo de barras es EAN13.
Nota: EAN 13 es el cdigo de barras que se utiliza en Europa para la identificacin de productos en la comercializacin de los mismos. Este cdigo consta de 13 dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo que identifica al artculo y el 13 es un digito de control que sirve para detectar lecturas errneas.
ltimas Ventas Artculo: Compara los datos del ltimo albarn realizado, para este cliente, con el actual.
Qu sucede al guardar un documento de pedido de venta? Al guardar un documento de pedido de venta, se aumenta el valor del campo A Servir de todos aquellos artculos que en su correspondiente ficha tienen marcada la opcin El artculo tiene stock. Si bien normalmente el almacn de un documento de pedido de venta se asigna en la cabecera del documento y afecta a todas las lneas del documento, ICGManager permite asignar diferentes almacenes por cada una de las lneas de detalle del documento. Pgina 180 ICGSoftware
Men Ventas
ICGManager permite realizar una previsin de cobros en funcin de los documentos de pedidos y de ventas. Esta caracterstica es de gran utilidad para el departamento financiero de una empresa, ya que muchas veces se realizan los pedidos de venta con mucha anterioridad respecto a las correspondientes facturas de venta que generarn. En funcin de la forma de pago establecida para el documento de pedido de venta, se generan los correspondientes apuntes en Finanzas Cobros. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si el campo Generar Apunte es Saldado F/F, tambin se inserta con estado Pendiente, pero se saldar de forma automtica tan pronto como se genere la factura de venta. Por ltimo, si el campo Generar Apunte es A cuenta, el apunte se inserta con estado Saldado aunque no se haya generado todava la correspondiente factura de venta y adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio).
ICGSoftware
Pgina 181
Men Ventas
Albaranes de Venta
NOTA: Si dispone de ICGManager Basic consulte las notas del apartado Men Ventas. Introduccin de la cabecera del documento de venta: Para entrar un documento de venta es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el cdigo del Cliente. En caso de ser un nuevo cliente o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de Filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al documento. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios Valores por defecto Series). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. 3. Si en el campo Nmero se deja el valor [Auto], se crear un nuevo documento de venta y se asignar el nmero de documento al guardarlo. Si en el campo Nmero se introduce un nmero de documento existente, se visualizar dicho documento de venta inmediatamente en pantalla. 4. A continuacin seleccionar la fecha del albarn. Por defecto se asigna la fecha actual del sistema. 5. Indicar el cdigo del almacn desde donde se sirven los artculos del documento de venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. Pgina 182 ICGSoftware
Men Ventas
6. En el campo Vendedor, introducir el cdigo de vendedor asignado a la venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo vendedor, pulsar la opcin de filtro o F6. Por defecto, aparecer el vendedor asignado en la ficha del cliente. Una vez definida la cabecera del documento el usuario puede insertar las lneas de producto manualmente, o bien, seleccionar uno a varios pedidos pendientes de servir. Introduccin de lneas de venta: Situado el usuario en el campo Referencia indicar o seleccionar mediante F6, la referencia o cdigo de barras del artculo. En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles aparecer el siguiente mensaje: Referencia no encontrada. Desea crear un artculo con esta referencia?. Si la respuesta es afirmativa, la aplicacin mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo, como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulsar Guardar. Si previamente se han introducido otras lneas de artculos en el documento de venta, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de venta anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente deber cambiar las propiedades diferentes.
ICGSoftware
Pgina 183
Men Ventas
Seleccin de pedidos de venta pendientes de servir: Una vez completados los campos de la cabecera del documento de venta, el usuario puede consultar los pedidos de venta del cliente pendientes de servir pulsando el botn Servir. A continuacin, el usuario debe indicar lnea a lnea aquellas unidades que quiere servir de cada producto pudiendo introducir, si se da el caso, ms o menos unidades de las que previamente haba pendientes. En caso de no servir todos los artculos pendientes, ICGManager, en el momento de guardar el documento, preguntar si desea conservar las unidades no servidas como pendientes de servir o, por el contrario, desea dejar dichas unidades como no pendientes de servir. NOTA: Las columnas de la plantilla de seleccin de pedidos tambin son configurables en ICGManager (Ver Configuracin Documentos Plantillas de documentos). NOTA: Al recepcionar el(los) pedido(s), la forma de pago que se asocia en el documento de venta es la que est asociada en la ficha del cliente por defecto (ver Men Ficheros Clientes). Barra superior de botones La barra superior de botones tiene prcticamente los mismos botones que el documento de pedido (ver Pedidos de Venta Barra superior de botones), excepto tres: Lista: Su funcionamiento es el mismo que para los pedidos de venta pero si selecciona un albarn y pulsa el botn Aceptar es posible que no pueda modificarlo (excepto algunos campos) segn el estado asignado al albarn. Pgina 184 ICGSoftware
Men Ventas
Consulte Configuracin Usuarios Valores por Defecto Ventas botn Estados. Servir: (Ver Seleccin de Pedidos de Venta pendientes de servir). Facturar: Sirve para facturar el documento de venta seleccionado en pantalla. Los campos a introducir son: Tipo Documento: Permite al usuario seleccionar el tipo de documento factura que hay que generar. Los documentos de tipo factura son aquellos que deben asentarse a contabilidad. Serie: rea de negocio o serie de la factura que hay que generar. Pulsando el botn de seleccin o F6, podr seleccionar la serie que desee filtrar. Nmero: Por defecto, el nmero de calcular automticamente en funcin nmero de factura generado de seleccionada. El usuario puede forzar un factura introducindolo en este campo. factura se del ltimo la serie nmero de
Fecha: Fecha de la factura. El asiento contable correspondiente a la factura que se va a generar, se realizar en esta fecha. Por tanto, muchas veces no se introduce aqu la fecha de la factura del proveedor, sino la fecha con la que quiere que se realice el asiento contable y el correspondiente apunte en el libro de IVA. Cotizacin: Si los importes de la factura estn en una moneda diferente a la principal, por defecto se utilizar la cotizacin de la moneda introducida para ICGSoftware Pgina 185
Men Ventas
esta fecha en Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas. No obstante, aqu puede forzar la cotizacin de la moneda del documento respecto de la moneda principal. Clearing: Visualiza un extracto de facturas del cliente indicando la fecha de la factura, el importe de la misma, el importe ya cobrado, el nmero de vencimientos y el nmero de vencimientos cobrados, el importe pendiente y el retraso en das si ya se ha alcanzado la fecha de vencimiento y todava est pendiente. De cada una de estas facturas, con el botn Detalle, puede visualizar un extracto de todos y cada uno de los vencimientos. Pestaa Totales: (Ver Pedidos de Venta Pestaa Totales). Pestaa Envo / Adicional: (Ver Pedidos de Venta Pestaa Envo / Adicional). Pestaa Opciones: Las opciones son prcticamente las mismas que las descritas en el pedido de venta, (Ver Pedidos de Venta Pestaa Opciones), excepto: Modificar Totales: Opcin para modificar las bases imponibles y los importes de los impuestos manualmente. Quitar Uds. Prstamo: Esta opcin slo puede aplicarse en un documento de prstamo, para pasar a venta los artculos prestados.
Pgina 186
ICGSoftware
Men Ventas
Etiquetas: Permite imprimir las etiquetas de envo, indicando el nmero de bultos, el peso total, la agencia de transporte y las condiciones de envo. (Para crear un diseo de etiqueta de envo, ver Configuracin Documentos Diseo de Etiquetas). Ms botones: Ctrl. + F7 - Oculta: Este botn permite la no impresin de una lnea de un documento. Dicha lnea afectar al stock igualmente, aunque no se visualice en la impresin. F7 - Recibos: Esta opcin permite la impresin de recibos desde el mismo documento de venta. Adems, si se tiene configurado un diseo de cheque, pulsando el botn Recibo y seleccionado el diseo oportuno, se podr imprimir un cheque ya completado para que el cliente solamente tenga que firmarlo y as efectuar el pago. F4 Prstamo: Mediante este botn se marca la lnea seleccionada como artculos prestados. Al guardar el documento, las lneas prestadas se guardarn en un documento tipo prstamo. Para facturar una lnea de prstamo utilice el botn Quitar ud. Prstamo de la pestaa de Opciones. Men contextual en Albaranes de Venta La mayora de opciones son comunes a pedidos de venta. Consulte Men Contextual en Pedidos de Venta. La nica opcin que no coincide se explica a continuacin:
Quitar Comisin Lnea: Marca internamente la lnea para que no se tenga en cuenta en el clculo de comisiones.
ICGSoftware
Pgina 187
Men Ventas
Qu sucede al guardar un documento de venta? Al guardar un documento de venta, se disminuye el stock de todos aquellos artculos que en su correspondiente ficha tienen marcada la opcin El artculo tiene stock. Si bien normalmente el almacn de un documento de venta se asigna en la cabecera del documento y afecta a todas las lneas del documento, ICGManager permite asignar diferentes almacenes por cada una de las lneas de detalle del documento. Si el documento de venta se ha generado a partir de la seleccin de documentos de pedidos de venta, el campo A Servir de la ficha de stock de estos artculos tambin se actualiza para que no consten como pendientes de servir. ICGManager permite realizar una previsin de cobros en funcin de los documentos de pedidos y de ventas. Esta caracterstica es de gran utilidad para el departamento financiero de una empresa, ya que muchas veces las facturas de venta se reciben por correo con retraso. En funcin de la forma de pago establecida para el documento de venta, se generan los correspondientes apuntes en Finanzas Cobros. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si el campo Generar Apunte es Saldado F/F, tambin se inserta con estado Pendiente, pero se saldar de forma automtica tan pronto como se genere la factura de venta. Por ltimo, si el campo Generar Apunte es A cuenta, el apunte se inserta con estado Saldado aunque no se haya generado todava la correspondiente factura de venta y adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio). Pgina 188 ICGSoftware
Men Ventas
Facturas de Venta
Nota: Si dispone de ICGManager Basic consulte las notas del apartado Men Ventas. Una factura de venta puede generarse de cuatro formas diferentes: Desde el documento de venta, con el botn Facturar (Ver Albaranes de Venta - Botn Facturar). Introduciendo manualmente las lneas de la factura desde Men Ventas Facturas. Seleccionando uno o varios documentos de ventas desde Men Ventas Facturas. Introduccin de la cabecera de la factura de venta: Para entrar un documento de venta es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el cdigo del Cliente. En caso de ser un nuevo cliente o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de Filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al documento. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios Valores por defecto Series). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. Nota: La serie para facturas directas debe ser distinta de la serie de albaranes y de facturas de albaranes. 3. Si en el campo Nmero se deja el valor [Auto], se crear una nueva factura de venta y se asignar el nmero de factura al guardarla. ICGSoftware Pgina 189
Men Ventas
Si en el campo Nmero se introduce un nmero de factura existente, se visualizar dicho documento de venta inmediatamente en pantalla. 4. Introducir la Fecha de la factura. El asiento contable correspondiente a la factura que se va a generar, se realizar en esta fecha. Por tanto, muchas veces no se introduce aqu la fecha de la factura del proveedor, sino la fecha con la que se quiere que se realice el asiento contable y el correspondiente apunte en el Libro de IVA. 5. Indicar el cdigo del almacn desde donde se sirven los artculos del documento de venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. 6. En el campo Vendedor, introducir el cdigo de vendedor asignado a la venta. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo vendedor, pulsar la opcin de filtro o F6. Por defecto, aparecer el vendedor asignado en la ficha del cliente. Una vez definida la cabecera de la factura el usuario puede insertar las lneas de la factura manualmente, o bien, seleccionar documentos de ventas pendientes de facturar. Introduccin de lneas de facturas: Situado el usuario en el campo Referencia, indicar, o seleccionar mediante F6, la referencia o cdigo de barras del artculo. En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles aparecer el siguiente mensaje: Referencia no encontrada. Desea crear un artculo con esta referencia?. Si la respuesta es afirmativa, la aplicacin Pgina 190 ICGSoftware
Men Ventas
mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo, como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulse Guardar. Si previamente se han introducido otras lneas de artculos en la factura de venta, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de venta anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente deber cambiar las propiedades diferentes. Seleccin de documentos de venta pendientes de facturar: Para ello, seleccione el botn Manual de la barra superior de botones de la pantalla de facturacin de ventas. (Para conocer el funcionamiento del resto de botones, ver Pedidos de Venta Barra superior de botones). Una vez seleccionado el botn Manual, aparece una pantalla para seleccionar los documentos de venta pendientes de facturar que se desean incluir en la factura de venta. Pulse el botn izquierdo del ratn o la tecla barra espaciadora para seleccionar un documento en la lista de la izquierda. En la parte de la derecha se visualizan uno a uno los documentos de venta pendientes. Por defecto, en esta pantalla se visualizan todos los documentos de venta pendientes de facturar. Con el botn Filtro, puede seleccionar nicamente los de una Serie o rea de negocio y acotar entre fechas. ICGSoftware Pgina 191
Men Ventas
Men contextual en Facturas de Venta La mayora de opciones son comunes a pedidos de venta. Consulte Men Contextual en Pedidos de Venta. Muchas de ellas coinciden con sus respectivos botones en la Pestaa Opciones. Qu sucede al guardar una factura de venta? Al guardar una factura de venta se genera automticamente el asiento contable relacionado con la misma en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio), y el apunte o apuntes correspondientes en el Libro de IVA. ICGManager permite configurar la estructura del asiento que se genera automticamente al contabilizar una factura de venta. (Ver Configuracin Empresas Opciones Traspaso). Asimismo, en funcin de la forma de pago establecida para la factura, se generan los correspondientes apuntes en Finanzas Cobros. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si por el contrario es Saldado F/F, el apunte se inserta con estado Saldado y, adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio).
Pgina 192
ICGSoftware
Men Ventas
Facturacin Peridica
Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. La facturacin peridica resulta imprescindible para todas aquellas empresas que prestan servicios (informticos, de seguridad, mantenimiento, extintores, asesores, alquileres, etc.) y facturan cuotas fijas de forma peridica. Toda la configuracin de facturacin peridica se realiza desde la ficha del artculo. Ver Ficheros Clientes Facturacin Peridica. Desde esta pantalla solamente deber indicar el tipo de documento a generar, por defecto Factura de Venta, la fecha de la factura. Se facturarn los artculos que en el campo Siguiente de Facturacin peridica de la ficha del cliente tenga la misma fecha o anterior y no estn facturados. En el campo rea de negocio puede indicar si desea facturar de una determinada serie de artculos de facturacin automtica. Consulte la ficha del cliente.
ICGSoftware
Pgina 193
Men Ventas
Facturacin Automtica
Opcin no disponible en ICGManager Basic. Ver Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. La facturacin automtica es un proceso para facturar un conjunto de documentos de venta pendientes de facturar de diferentes clientes. Para acceder al cuadro de dilogo de este proceso, seleccione el botn Automtica de la barra de botones superior de Men Ventas Facturas, o bien, directamente desde el Men Ventas Facturacin Automtica.
Pgina 194
ICGSoftware
Men Ventas
Opciones de filtro Desde cliente ... a cliente: Filtra un rango de clientes.
Documento inicial ... documento final: Filtra un rango de documentos. Filtrar por tipo de cliente: Filtra los documentos de aquellos clientes de los tipos seleccionados.
Fecha inicio ... Fecha fin: Filtra todos los documentos pendientes de facturar creados entre la fecha de inicio y la fecha fin. Documento destino positivo: Si el importe total de la factura resultante es positivo, crear una factura de este tipo. Documento destino negativo: Si el importe total de la factura resultante es negativo, crear una factura de este tipo.
Opciones de facturacin Agrupacin documentos:
o Sin agrupar: Se crear una factura documento de venta pendiente de facturar.
por cada
o Cliente: Se crear una factura agrupada de todos los documentos de venta pendientes de facturar por cada cliente. o Cdigo contable: Un mismo cliente, con un nico domicilio social, puede tener diferentes centros. En estos casos, se crea una ficha de cliente por cada uno de los centros, pero a todos ellos se les establece el mismo cdigo contable en la ficha. Esta opcin permite agrupar en una nica factura todos los documentos ICGSoftware Pgina 195
Men Ventas
pendientes de facturar de todos los clientes que tienen el mismo cdigo contable. Serie documento destino: Para poder tener una buena estadstica por rea de negocio (ver Ficheros reas de negocio), se recomienda crear la factura con el mismo rea de negocio que el documento de venta sin facturar. No obstante, si la propiedad Serie documento destino igual a serie origen no est seleccionada, se puede seleccionar un nico rea de negocio para las facturas resultantes, independientemente de los reas de negocio asignados a los documentos pendientes de facturar. Imprimir documentos: Opcin para imprimir las facturas resultantes a medida que se van generando. Tambin se puede establecer el nmero de copias a imprimir de cada factura. Fecha documento: Fecha que tendrn todas las facturas resultantes. Actualizar la cotizacin del documento origen con la cotizacin del documento destino: Si los documentos de venta estn introducidos en una moneda diferente de la principal que adems sufre variaciones de cotizacin, esta opcin guarda la cotizacin de la fecha de la factura en todos los documentos relacionados.
Pgina 196
ICGSoftware
Men Ventas
Reimprimir
Desde esta opcin es posible reimprimir los pedidos, albaranes, facturas y etiquetas de envo. Para las tres primeras opciones aparece un filtro comn de seleccin de documentos a imprimir, mientras que para las etiquetas de envo, el filtro, es diferente. En el filtro de los documentos, a la derecha se mostrarn la serie y nmero de los documentos que se imprimirn. La serie del documento que se est imprimiendo actualmente tendr fondo azul y, en la parte inferior, la barra de progreso ayudar a hacerse a la idea de la cantidad de tiempo que falta para finalizar la impresin de los documentos.
Nota: Las etiquetas de envo, solamente se podrn reimprimir si han sido impresas al menos una vez. ICGSoftware Pgina 197
Men Ventas
Servir Pedidos
Este apartado no est disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. ICGManager dispone de esta potentsima herramienta que le ayudar a gestionar sus pedidos de venta. Primeramente se describirn las pantallas que forman esta opcin y a continuacin el modo de empleo: Descripcin del Entorno La primera ventana que aparece es el filtro para seleccionar los pedidos a gestionar. Rellene los datos que considere oportunos. Recuerde que si no indica nada se entiende Todos.
A continuacin se muestra la pantalla de gestin de pedidos en la que se muestra, en la parte superior los botones que permiten la gestin. Justo debajo se muestra un listado de todos los pedidos que cumplen los requisitos del filtrado de la Pgina 198 ICGSoftware
Men Ventas
ventana anterior. Finalmente, en la parte inferior se muestra el detalle del contenido del pedido seleccionado. Ver imagen siguiente:
Botones de funcin Todos: Selecciona ( ) todos los pedidos de la lista.
Ninguno: Deselecciona ( ) todos los pedidos de la lista. Cambiar Filtro: Muestra de nuevo la pantalla inicial para modificar los filtros indicados. A destacar el campo Estado que se asigna a los pedidos en la pestaa Envo / Adicional, en el apartado: Datos Adicionales. Disponibilidad: Permite averiguar la disponibilidad de artculos a servir. Al pulsar este botn, aparece un cuadro de dilogo que pregunta si desea consultar la disponibilidad en el ICGSoftware Pgina 199
Men Ventas
almacn al que se refiere cada pedido o en un almacn determinado. Una vez haya escogido la opcin que desee pulse Aceptar y, en la parte media de la pantalla, en la columna Disponible se indicar para cada pedido:
Todo: Podra servirse el pedido al completo. Nada: No podra servir ningn artculo del pedido. Aunque se disponga de parte del pedido, si en el pedido se ha indicado Entrega total, se indicar disponibilidad Nada. 3 / 10: Indica cuntas unidades podra servir del total del pedido, en este caso seran 3 de las 10 totales del pedido.
En el campo Importe se indica el importe de venta que implica servir las unidades posibles de cada pedido.
Pgina 200
ICGSoftware
Men Ventas
Riesgo: En la ficha de los clientes se puede indicar el importe de riesgo concedido, es decir, el importe mximo a acumular de ventas a crdito. Si pulsa este botn, en la columna Riesgo, se indicar el importe que est superando el riesgo concedido. En la imagen anterior, el cliente YOLANDA est superando el riesgo concedido en su ficha por un importe de 261,51. Ver Riesgo: Seleccione un pedido y pulse este botn para ver todos los datos del cliente correspondientes a las ventas a crdito. Para informacin detallada de esta pantalla consulte Ventas Pedidos de Venta Pestaa Riesgo. Cliente: Accede a la ficha del cliente asociado al pedido seleccionado. Slo Marcados: Oculta los pedidos deseleccionados habiendo desmarcando la casilla de la primera columna. Generar: Crea los albaranes de venta a partir de los pedidos seleccionados (tienen la casilla de la primera columna marcada ). Previamente deber indicar algunos parmetros necesarios para la creacin de los albaranes.
ICGSoftware
Pgina 201
Men Ventas Modo de empleo
Esta opcin permite una rpida gestin de los pedidos a servir. Los pasos para gestionarlos dependen exclusivamente del usuario pero para que se pueda hacer una idea se sugieren los siguientes.
1.- Rellene los campos, de la pantalla Filtro Servir Pedidos, que considere oportunos para que aparezcan solamente los pedidos que le interese gestionar y pulse Aceptar. 2.- A continuacin pulse el botn Riesgo para ver los clientes que han superado el riesgo que se les ha concedido en su ficha. Si existe riesgo seguramente no interesar servir a estos clientes. Desmarque la casilla de la primera columna de los pedidos que no quiera servir y pulse el botn Slo Marcados. 3.- El paso siguiente es averiguar los pedidos que podra servir y los no segn el stock actual. Para ello pulse el botn Disponibilidad. Recuerde que en los pedidos de clientes que tienen indicado Entrega Total se indicar Nada si no se puede entregar el pedido al completo. 4.- Seguramente algunos clientes tendrn preferencia respecto a los dems. En ese caso desmarque la casilla de la primera columna de los de menor preferencia y calcule de nuevo la disponibilidad. 5.- Por ltimo, para crear los albaranes a partir de los pedidos que queden seleccionados, pulse Generar e indique los datos que le solicita el programa. Nota: Los comentarios de las lneas de los pedidos tambin aparecern en el albarn generado si estn asociados con un artculo del pedido o si sus unidades son diferentes de 0.
Pgina 202
ICGSoftware
Men Ventas
Control Entregas
Este apartado no est disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. NOTA: Para que el usuario tenga visible esta opcin debe tener activada la propiedad Control Entregas en Configuracin Usuarios Apartado Configuracin Men. Esta opcin permite asignar estados a uno o varios albaranes de venta as como una empresa de transporte. ICGManager permite definir distintos estados para cada tipo de documento (ver Configuracin Documentos Tipos de Documentos botn Estados). Desde esta opcin puede asignar un estado y/o una empresa de transporte a un albarn de venta o a un grupo de ellos. Al acceder a la opcin de Control de Entregas aparece una pantalla donde es posible seleccionar diferentes albaranes. Por defecto aparecen los de la fecha actual. Utilice el botn Filtro para indicar qu albaranes se deben visualizar. Utilice el botn Todos, para seleccionar todos los albaranes que se estn visualizando, o Ninguno para deseleccionarlos. Para seleccionar unos cuantos mantenga pulsada la tecla Ctrl. y vaya haciendo clic en cada uno de ellos. Una vez seleccionados los albaranes deseados pulse el botn Modificar:
ICGSoftware
Pgina 203
Men Ventas
En esta ventana que aparece active las propiedades que desee cambiar haciendo clic en la casilla correspondiente al estado y/o a la empresa de transporte, esto le permitir modificar el estado el estado y/o la empresa de transporte, segn corresponda.
Pgina 204
ICGSoftware
Men Ventas
Facturacin Indirecta
Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Nota: Esta opcin slo es visible si est marcada la propiedad Utilizar Facturacin Indirecta (imprimir facturas en nombre del proveedor) en Configuracin Empresa Pestaa Ventas. La facturacin indirecta consiste, a grandes trazos, en realizar ventas a clientes en nombre de proveedores. Por ejemplo, si se distribuyen artculos de Marca X, se pueden hacer facturas en nombre de Marca X, pero siendo solamente Intermediario. Para trabajar con facturacin indirecta deber primero crear una tarifa de venta en ICGManager a la que pondr un nombre identificativo, por ejemplo: Tarifa Marca X. En esta tarifa deber incluir todos los productos que vaya a vender en nombre de Marca X. Seguidamente deber asignar, a cada cliente al que pretenda vender productos de este proveedor, la tarifa en cuestin en la ficha del cliente, en la pestaa de Tarifas y Formas de Pago, apartado Tarifas de Cliente. Una vez asignada la tarifa del proveedor al cliente, deber completar las columnas de la rejilla de Tarifas del Cliente que son: El cdigo del proveedor asignado a la tarifa de venta y el cdigo del cliente que tiene el proveedor para ese cliente (cdigo externo). Deber hacer lo mismo por cada proveedor que quiera asignar a ese cliente. Ver imagen siguiente:
ICGSoftware
Pgina 205
Men Ventas
La facturacin indirecta la puede realizar desde el software AutoVenta ICG o desde ICGManager. Mediante esta opcin: Ventas Facturacin Indirecta convierte los albaranes de venta (facturas de venta para el cliente) en albaranes de compra de abono convirtiendo as las ventas en albaranes de abono de compras. Ejemplo: Se han comprado 100 cajas de galletas. Stock 100 cajas. Se han vendido, en nombre del proveedor, 25 cajas de galletas. Stock 100 25 (cajas vendidas al cliente) = 75 cajas. Pgina 206 ICGSoftware
Men Ventas
Se accede a Ventas Facturacin Indirecta y se facturan los albaranes de venta generndose as los albaranes de compra a partir de los de venta pero en negativo. Stock 75 25 (abonadas por el proveedor) = 50 cajas. Se borran los albaranes de venta de manera que las unidades vendidas se vuelven a estocar. Stock 50+25 (de albaranes de venta borrados) = 75 cajas. Se facturan los albaranes de compra: El stock queda igual. Los pasos para convertir los albaranes de venta en abonos sobre compras son los siguientes:
1.- Acceda al men Ventas Facturacin Indirecta. 2.- Seleccione el Proveedor a Facturar. 3.- Aparece una pantalla similar a la facturacin Manual, es decir, a la izquierda se muestra la lista de albaranes de venta, realizados a clientes en nombre del proveedor seleccionado, pendientes de facturar.
Nota: Por defecto se muestran los albaranes de todos los clientes con fecha del da actual, para escoger los albaranes de una serie, entre fechas y/o de un cliente en concreto pulse el botn Filtro.
ICGSoftware
Pgina 207
Men Ventas
4.- Debe indicar el nmero de factura del proveedor en el campo Su Factura situado debajo del cdigo de proveedor. 5.- Seleccione los albaranes a facturar. Para seleccionarlos pulse la tecla Ctrl. y vaya haciendo clic en cada uno de ellos en la lista que aparece a la izquierda de la pantalla.
6.- Una vez seleccionados pulse el botn Facturar.

Por cada albarn seleccionado se generar 1 albarn de compra con unidades negativas borrndose los albaranes de venta. Adems, los albaranes de compra generados se facturarn en una nica factura de compra tambin en negativo. De esta manera el stock disminuye, no como ms venta sino como menos compra. Pgina 208 ICGSoftware
Manual de ICGManager Notas:
Men Ventas
En la ficha de Proveedor se ha aadido una nueva pestaa "Facturacin Indirecta" donde se pueden configurar las series de los albaranes y facturas de compra creadas en el proceso de Facturacin Indirecta. Esta pestaa slo es visible si est marcada la propiedad Utilizar Facturacin Indirecta (imprimir facturas en nombre del proveedor) en Configuracin Empresa - Pestaa Ventas. Los albaranes de venta tendrn en el remite de la factura los datos del proveedor. Por defecto el nombre que aparece como ttulo de la empresa es el campo Nombre Comercial del proveedor. Normalmente es el proveedor quien da la orden de entregar cierta mercanca a un cliente. Cuando se entrega se adjuntan los albaranes de venta. De estos albaranes de venta se debe dar constancia al proveedor (mediante su pgina web, mediante fax, etc.) para que ste facture directamente al cliente. Como se ha hecho de intermediario no se facturan las ventas sino que se traducen en abonos de las compras realizadas al proveedor.
ICGSoftware
Pgina 209
Men Ventas
Contabilizar
Esta opcin del men de ventas, sirve principalmente para dos funciones: Para volver a generar la contabilidad de un grupo de facturas de compra y venta: Para realizar esta operacin, entre en la opcin de contabilizar, introduzca el rango de fechas, y pulse el comando contabilizar. Para la contabilizacin de las facturas y tquets de venta emitidas desde un Front, siempre que ICGConnect no est configurado automticamente para hacerlo: Para ello importe los datos a ICGManager, luego acceda al apartado de Ventas - Contabilizar, e introduzca el rango de fechas de dichos documentos y pulse el comando contabilizar.
Pgina 210
ICGSoftware
Men Compras
ICGSoftware
Pgina 211
Men Compras
Men Compras
Pgina 212
ICGSoftware
Men Compras
ICGManager permite la creacin de diferentes tipos de documentos configurables por el propio usuario, ya que segn la actividad a la que se dedique el usuario este puede utilizar un tipo de documento que no est referido estrictamente a los que facilita ICGManager por defecto: Pedido, albaran o factura (Para crear nuevos tipos de documentos ver Configuracin Documentos Tipos de Documento). Bsicamente, el proceso de compras completo sera el siguiente: Previsin de compra. (Para regenerar los pedidos automticamente). Pedido de compra. Albarn de compra. Factura de compra
Si bien puede generarse directamente el albarn o incluso la factura de compra. A continuacin se explicar el proceso completo pero si solamente va a realizar facturas directas remtase al apartado Facturacin de Compras.
ICGSoftware
Pgina 213
Men Compras
Previsin de Compras
Esta opcin no est disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. El mdulo de Previsin de Stocks de ICGManager es un asistente para la generacin de nuevos pedidos de compra, que permite tomar decisiones de compra visualizando en una misma pantalla las existencias y los mejores precios de compra ofertados por los proveedores. Por ello, ICG recomienda utilizar este mdulo de Previsin de Stocks para generar nuevos pedidos de compra de artculos que ya han sido comprados alguna vez, en lugar de introducir manualmente un pedido de compra a un proveedor desde Men Compras Pedidos. Esta previsin se puede realizar para un solo almacn o para varios almacenes: Previsin de stocks para un almacn Existen tres formas diferentes de utilizar la previsin de stocks para un almacn: 1. Introduciendo artculos manualmente. 2. Importando una lista de artculos a travs de TeleStock. 3. Realizando una previsin de compras automtica en funcin de los stocks bajo mnimos.
Introduciendo artculos manualmente Para ello, seleccionar el botn Aadir Artculo, y posteriormente, el almacn del que se desea hacer la previsin de stocks.
Pgina 214
ICGSoftware
Men Compras
A continuacin, aparece la pantalla de seleccin de artculos, donde deber seleccionar el artculo que quiere pedir. Una vez seleccionado, el artculo se carga en la pantalla con la siguiente informacin en columnas: Referencia del artculo. Descripcin del artculo. Talla y color si el artculo tiene. Stock: Stock seleccionado. actual del artculo en el almacn
Stock futuro: Stock que tendr el artculo una vez que se reciban los pedidos de compra pendientes de recibir y que se finalicen las rdenes de fabricacin en curso sin finalizar (si el artculo es un kit o compuesto). NOTA: Es importante visualizar el stock futuro aqu para no duplicar pedidos de compra, porque si se entra en la previsin de stocks despus de haber generado un pedido de compra, el stock actual contina siendo el mismo hasta que no se produzca la recepcin del pedido. Uds.: Aqu se pueden entrar manualmente las unidades que se desean comprar. Por defecto, ICGManager propone comprar slo los artculos cuyo stock en este almacn est por debajo del nivel de stock mnimo. Proveedor (F8): ICGManager propone automticamente el proveedor que oferta un mejor precio de compra del artculo en cuestin. Para ello tiene en cuenta, el histrico de compras realizadas del artculo y las tarifas de compra ofertadas por los diferentes proveedores, incluso si nunca se ha comprado el artculo en cuestin a estos ICGSoftware Pgina 215
Men Compras
proveedores. Con la tecla de funcin F8, puede seleccionar un proveedor diferente de la lista de proveedores introducidos en ICGManager. NOTA: Si la previsin de stocks no le propone ningn proveedor, es porque nunca se ha comprado el artculo, no se ha entrado ninguna tarifa de compras en la ficha de un proveedor que incluya el artculo o la tarifa de compra del proveedor que contiene ese artculo est caducada. Precio (F7): Aqu se visualiza el mejor precio de compra ofertado por un proveedor. Con la tecla de funcin F7 se visualiza un extracto de compras del artculo y un listado de precios de compra ofertados por los proveedores. Para seleccionar un proveedor del extracto de compra o de la lista de precios de compra ofertados, nicamente hay que hacer doble click con el botn izquierdo del ratn sobre la lnea cuyas condiciones quiera aplicar. Si lo desea, puede introducir manualmente el precio de compra directamente en la columna Precio (F7). Moneda: Moneda en la que se desea realizar el pedido. Por defecto, propone la de ltima compra o la de la tarifa de compra del proveedor. A continuacin, repetir el mismo proceso (botn Aadir Artculo) para cada uno de los artculos que se desee comprar. Una vez seleccionados todos los artculos, con el botn Generar Pedidos se genera un pedido por cada uno de los proveedores que aparecen en la lista de artculos (Ver Men Compras - Pedido de Compra).
Importando una lista de artculos con TeleStock Para ello, seleccionar el botn Importacin, y posteriormente, el almacn del que se desea hacer la previsin de compras.
Pgina 216
ICGSoftware
Men Compras
A continuacin seleccione el puerto de comunicaciones donde est conectada la cuna soporte del TeleStock y pulse el botn Importar. Todos los artculos y sus unidades de compra introducidos en TeleStock se cargan automticamente en la pantalla de Previsin de Stocks, visualizando los campos descritos en el apartado anterior (referencia, descripcin, talla, color, stock, stock futuro, Uds., proveedor, precio y moneda). NOTA: El campo Uds. no se propone en funcin del nivel de stocks, sino que el valor introducido en el TeleStock. Esta forma de trabajo de la Previsin de Stocks es de gran utilidad para moverse libremente por el almacn con TeleStock (sistema porttil de captura de inventarios), seleccionando las unidades de cada artculo que se desean comprar. Aunque la seleccin de artculos y sus unidades es manual, la propuesta de mejor precio de compra la realiza automticamente ICGManager. El usuario, no obstante, puede modificar cualquiera de los valores (unidades, proveedor y precio) y finalmente, confirmar los pedidos a los diferentes proveedores con el botn Generar Pedidos.
Previsin automtica de compras en funcin de los stocks bajo mnimos A diferencia de las dos formas descritas anteriormente, donde el usuario selecciona manualmente qu artculos desea comprar, ICGManager tambin puede indicarle qu artculos debe comprar en funcin de los stocks bajo mnimos, cuntas unidades y por supuesto, a qu proveedor hay que comprarlos.
Para ello, seleccionar el botn Nuevo, y posteriormente, el almacn del que se desea hacer la previsin de compras. ICGManager permite hacer una previsin de compras de ICGSoftware Pgina 217
Men Compras
todos los artculos o filtrar todos los de un departamento (seccin, familia y/o subfamilia) o marca (y/o lnea). Despus de pulsar el botn automticamente todos los artculos visualizando los campos descritos (referencia, descripcin, talla, color, proveedor, precio y moneda). Aceptar se cargarn seleccionados en el filtro, en el apartado anterior stock, stock futuro, Uds.,
El campo Uds. se calcula automticamente si el stock futuro es menor que el stock mnimo definido para el almacn seleccionado y su valor es la diferencia entre el stock mximo y el stock futuro. De la misma forma que en los mtodos anteriores, para cada uno de los artculos se calcula el proveedor y el mejor precio de compra. Dado que la seleccin de artculos ha podido cargar una lista muy numerosa, con el botn Bajo Mnimos se visualizarn nicamente aquellos artculos que ICGManager propone comprar porque su stock se encuentra bajo mnimos. Con el botn Proveedor pueden visualizarse slo los artculos que se proponen comprar a un proveedor determinado. El usuario, adems, puede modificar cualquiera de los valores (unidades, proveedor y precio) y finalmente, confirmar los pedidos a los diferentes proveedores con el botn Generar Pedidos. NOTA: Para realizar un clculo automtico de los stocks mnimos y mximos de un almacn, en funcin de las ventas, ver Men Estadstica Clculo de Stocks mnimos.
Pgina 218
ICGSoftware
Manual de ICGManager Previsin de stocks para varios almacenes
Men Compras
Existen dos formas diferentes de utilizar la previsin de stocks para varios almacenes, las cuales estn explicadas en el apartado de previsin para un almacn. 1. Introduciendo artculos manualmente. 2. Realizando una previsin de compras automtica en funcin de los stocks bajo mnimos.
ICGSoftware
Pgina 219
Men Compras
Pedidos de Compra
Introduccin de la cabecera del pedido: Para generar un pedido desde ICGManager es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el cdigo del Proveedor al que va a efectuar el pedido. En caso de ser un nuevo proveedor o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al pedido. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios Valores por defecto Series ). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. 3. A continuacin seleccionar la fecha del pedido y la fecha prevista de recepcin. En la ficha de proveedor puede definir el nmero de das que tarda el proveedor en servir un pedido para que se calcule esta fecha de forma automtica. 4. Indicar el cdigo del almacn donde ser recibida la mercanca solicitada. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. 5. En el campo de Su pedido, introducir el nmero de pedido que tenga referenciado el proveedor. Ya definida la cabecera del documento el usuario ya puede insertar las lneas de producto que desea recepcionar. La introduccin de estas vara dependiendo del tipo de actividad Pgina 220 ICGSoftware
Men Compras
de la empresa, por lo que se va a diferenciar esta en dos supuestos: Introduccin de lneas de pedido con Tallas y Colores: Situado el usuario en el campo Referencia, indicar, o seleccionar mediante F6, la Referencia o Cdigo Barras del artculo a pedir. En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles ICGManager va proponer dos opciones, las cuales son: Artculo Nuevo: Pulsando esta opcin, la aplicacin mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo, como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulsar Guardar. Si previamente se han introducido otras lneas de artculos en el pedido, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de pedido anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente deber cambiar las propiedades diferentes. ICG recomienda no completar los datos de costes de la ficha rpida de creacin de artculos ni utilizar el botn F11 - Tallas y Colores para asignar tallas y colores al artculo de nueva creacin. Es preferible guardar la ficha rpida del artculo sin asignar tallas y colores. NOTA: No es necesario entrar el precio de compra ni los diferentes costes porque estos campos sern actualizados automticamente una vez se haya recibido el pedido.
ICGSoftware
Pgina 221
Men Compras
Una vez el artculo de nueva creacin se ha cargado en el pedido, es aqu donde hay que: o Entrar el color en la columna para tal efecto. Seleccionar la tabla de tallas asignada al artculo con la tecla de funcin F6 desde la primera columna de tallas. Si la tabla de tallas no existiera pulsar el botn Fichero del cuadro de seleccin de tallas para poder crear un nuevo grupo. o Entrar el precio de coste. o Si se desea asignar precios de venta al artculo desde la misma pantalla de pedido, pulse la tecla de funcin F1 para visualizar en la parte inferior la pestaa Tarifas Venta. Asociar a otro artculo: Como indica la descripcin, la referencia introducida puede estar asociada a un artculo que ya se tena creado pero con distinta referencia, ya que ICGManager permite insertar tantas referencias de proveedor como crea necesarias a un mismo artculo. Introduccin de lneas de pedido sin Tallas y Colores: La introduccin de pedidos de compra relacionados con artculos sin tallas y colores tiene las mismas opciones de crear un artculo o asociar referencias con la nica diferencia de que no es necesario generar un color ni una tabla de tallas. Barra superior de botones
A continuacin se comenta el uso para el que est destinado cada uno de los botones que aparecen en la parte superior de un pedido: Pgina 222 ICGSoftware
Men Compras
Nuevo: Muestra un pedido en blanco, para que el usuario pueda crear un nuevo pedido sin tener necesidad de salir de esta opcin. Borrar: Elimina aquel pedido que est cargado en pantalla. Lista: Mediante esta opcin el usuario podr localizar, como si de un fichero se tratara, cualquier pedido realizado en la aplicacin. Esta opcin contiene a su vez otra barra de botones que se comenta a continuacin:
o Aceptar: Sirve para cargar en la pantalla principal del pedido aquel documento que tenga seleccionado en la lista de documentos. o Cancelar: No realiza ninguna seleccin de documento, volviendo la pantalla inicial de insercin de documento. o Filtro: Tal y como dice la descripcin, esta opcin permite realizar una serie de filtros para facilitar la localizacin ms rpida del pedido o documento causante de la bsqueda. Se enumeran a continuacin: Tipo Documento: Permite al usuario seleccionar cualquier tipo de documento que tenga accesible el usuario, permitiendo cargarlo en la misma opcin de pedido. Serie: Efecta un filtro de aquellos documentos que pertenecen a dicha serie. Pulsando el botn de seleccin o F6, podr seleccionar la serie que desee filtrar.
ICGSoftware
Pgina 223
Men Compras
Fecha inicio / Fin: Permite acotar las facturas entre un rango de fechas. Cod. Proveedor: Realiza un filtro de aquellos documentos que correspondan por cdigo al proveedor seleccionado. Puede buscar dicho proveedor mediante el botn de filtro o F6. Estado: Permite ver aquellos documentos en los cuales se haya fijado un tipo de estado bajo criterio del usuario. Estos estados son creados para cada uno de los tipos de documentos disponibles. (Ver Configuracin Documentos Tipos de Documento). Ver solo pendientes de recepcin: En el caso de tipos de documentos como el pedido, este filtro le permitir saber qu documentos de los que tiene en la lista todava no han sido recibidos o parcialmente se han recibido. o Buscar: Este filtro permite localizar el documento por el nmero interno de pedido que proporciona el proveedor. o Imprimir: Permite imprimir el documento seleccionado de la lista. El diseo del documento a imprimir ser el definido por defecto para el usuario con el que se haya accedido. Preliminar: Muestra en pantalla el documento cargado para que el usuario tenga una visin de ste antes de proceder a su impresin. Esta opcin no permite visualizar aquellos documentos que estn diseados en modo texto. Imprimir: Imprime directamente, en la impresora asociada al terminal, el documento cargado en pantalla. Pgina 224 ICGSoftware
Men Compras
E-mail: Otra alternativa a la impresin del documento es enviar ste va E-mail. ICGManager permite enviar el documento como Documento adjunto o directamente como mensaje, marcando o no el check enviar como fichero de texto. Para definir el diseo del e-mail, hay que crear un documento de texto (ver Configuracin Documentos Diseo de Documentos). El campo Para se completa automticamente con el e-mail introducido en la ficha de proveedor. Ya puede pulsar el botn Enviar. Para enviar e-mails, es necesario completar los parmetros de conexin que solicita la aplicacin. (Ver Configuracin Usuarios). Moneda: Muestra todos los tipos de monedas definidas en ICGManager, de manera que al seleccionar la moneda deseada los precios sern interpretados por ICGManager con la moneda que se haya seleccionado. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas). En caso de no existir la moneda deseada, el usuario podr crear esta pulsando el botn Fichero. Tipo Doc: Esta opcin permite utilizar cualquier tipo de documento asociado al usuario que est activo en dicho momento, insertando incluso en la barra de botones aquellas opciones necesarias para una correcta gestin del tipo de documento seleccionado
ICGSoftware
Pgina 225
Men Compras Pestaa Totales:
En esta pestaa podr visualizar el cuadro de totales adems del desglose por bases para cada tipo de IVA usado en dicho documento. El Dto. Comercial y Dto. Pronto Pago ser indicado por el usuario en dichos campos o, por defecto en el caso de que el proveedor tenga indicado alguno de estos descuentos en su ficha. Pestaa Tarifas Venta: El usuario podr completar directamente desde el pedido de compra una parte esencial del artculo como es el precio de venta. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Marcada la lnea del artculo a insertar el precio de venta, pulsar F1 o seleccionar pestaa de Tarifas Venta.
2. En caso de que el precio a insertar no interese en ninguna de las tarifas que aparecen por defecto, el usuario deber pulsar el botn de Aadir Tarifa. 3. Introducir el precio de venta del artculo insertndolo en el campo Neto. Pgina 226 ICGSoftware
Men Compras
Cabe destacar algunos campos que le podrn orientar en el momento de aplicar precios del artculo, siendo los siguientes: X e Y: Completando estos campos el usuario obtendr un precio neto resultante de haber aplicado un porcentaje de descuento equivalente a la divisin entre los valores introducidos en Y e X. Por ejemplo: Promocin 3 x 2 (llvese 3 y pague 2). %S/C: Margen sobre el coste. Es el resultado de dividir el beneficio o margen comercial entre el precio de coste. %S/V: Margen sobre la venta. Es el resultado de dividir el beneficio o margen comercial entre el precio de venta. lt. %S/C: Establece el precio de venta a partir de un margen sobre el coste. lt. %S/V: Establece el precio de venta a partir de un margen sobre la venta. El %S/C y %S/V son campos fijos que visualizan los mrgenes reales sobre el coste y sobre la venta respectivamente, en funcin del coste actual del artculo. Los campos lt.%S/C y lt.%S/V guardan los ltimos mrgenes aplicados. Si se produce una variacin de precios de compra y, por consiguiente, de los costes del artculo, los valores %S/C y lt.%S/C no coincidirn. (Ver Men Ficheros Tarifas Precios para recalcular nuevamente los precios de venta de una tarifa en funcin de los mrgenes establecidos en lt.%S/C). Para el %S/V la explicacin es anloga. En caso de que los artculos tengan tallas y colores existen dos opciones que le permitirn aplicar el mismo precio a todas las tallas o las de la lnea marcada.
ICGSoftware
Pgina 227
Men Compras Pestaa Envo / Adicional:
Este apartado contiene informacin relativa a los Datos de Envo como la descripcin de la Agencia o si los portes estn pagados o debidos. Seleccione la empresa de transporte mediante el botn de seleccin (lupa), si no le aparece la empresa que desea puede crearla pulsando el botn Fichero. En cuanto a los Datos Adicionales, se refieren los siguientes aspectos: Cotizacin: Indica el valor de la moneda del documento, respecto a la principal. Dicha cotizacin se introduce por el usuario en el apartado de Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas, Opcin Cotizaciones. Estado: En este campo podr insertar alguno de los estados definidos por el usuario para dicho tipo de documento, los cuales seran de gran utilidad en el momento de filtrar dichos documentos por su estado. La seleccin de stos se realizar pulsando el botn de filtro y en el caso de eliminar este pulsar el botn de borrar. Documento Word: Permite asociar al documento otro documento en formato Word en el caso de desear ampliar en contenido ste. Por ejemplo: Un presupuesto adems de la valoracin de ste podra tener asociado un Pgina 228 ICGSoftware
Men Compras
documento Word con explicaciones detalladas o grficas de lo que se debe realizar. Pestaa Opciones:
Este apartado contiene una serie de utilidades que variarn dependiendo del tipo de documento que est utilizando. Tambin puede presentarse una lista con estas opciones, haciendo click con el botn derecho del ratn en las lneas del documento. Estas opciones son las siguientes: Cambio Proveedor: Permite seleccionar o crear un proveedor diferente al que tenga asociado actualmente en el documento para su posterior sustitucin en este. Datos artculo: Muestra la ficha del artculo que tenga seleccionado dentro de las lneas del documento. Cdigo de Barras: Pulsando este botn el usuario podr insertar el(los) cdigo(s) de barra(s) correspondiente/s al artculo de la lnea seleccionada. En caso de ser un artculo con tallas y colores asociados, esta opcin presentar solamente las tallas y colores adquiridos en dicho documento, pudiendo adems indicar la ubicacin de este dentro del almacn. ICGSoftware Pgina 229
Men Compras
Si el usuario quisiera ya introducir todos los cdigos de barras para todas las tallas y colores asociadas al artculo deber pulsar el botn Cdigos de barra artculo. Buscar artculo: Muestra el listado de artculos para poder localizar aquel que haya seleccionado dentro del documento. Repetir Buscar artculo: Pulsando este botn, se repite la bsqueda del mismo artculo en las dems lneas restantes del documento. Formas de pago: Esta opcin ofrece la posibilidad de consultar la forma de pago aplicada en el documento, as como efectuar modificaciones de sta. Las opciones disponibles son: o Vencimientos: Muestra las lneas de vencimientos generados, con la nica finalidad que la consulta. o Modificar: Pulsando esta opcin al usuario se le ofrece la posibilidad de modificar o cambiar la forma de pago.
Botones Opcin Formas de Pago Nueva Forma de Pago: Pulsando esta opcin el usuario podr seleccionar la forma de pago por defecto asignada al proveedor o seleccionar una de las que tenga creadas pulsando el botn Todas. En caso de que el usuario quisiera crear una nueva forma de pago deber pulsar el botn Fichero.
Nuevo Vencimiento: Esta opcin permite crear una forma de pago excepcional para dicho documento en Pgina 230 ICGSoftware
Men Compras
cuestin. Con esto se quiere decir que esta forma de pago no va a ser guardada como tal para ser utilizada en otros documentos. Borrar Vencimiento: Elimina el apunte de tesorera que tenga seleccionado. Saldar / Pendiente: La aplicacin mostrar una u otra opcin dependiendo de si el apunte de tesorera seleccionado esta Saldado o Pendiente. F5 Calculadora: Muestra la calculadora, ofreciendo la posibilidad de cargar el importe resultante de la operacin directamente en el campo Importe. Si el documento todava no ha sido guardado, las opciones de Formas de Pago sern: o Aadir: Permite aadir adems de la forma de pago existente otra forma de pago diferente a la existente. o Quitar: Elimina la forma de pago seleccionada.
Vencimientos: Permite consultar los vencimientos creados en el documento. Costes: Permite consultar las ltimas compras del artculo adems de las tarifas de compra existentes de proveedores para dicho artculo. La pantalla se divide en dos zonas: o Zona superior: Extracto de todas las compras realizadas de este artculo, indicando fecha de compra, proveedor, unidades y precio. o Zona inferior: Precios ofertados por los diferentes proveedores que comercializan dicho producto, indicando si la oferta est vigente o caducada. (Para introducir un ICGSoftware Pgina 231
Men Compras
nuevo precio ofertado por un proveedor, ver Men Ficheros Proveedores, pestaa Tarifas y Formas de pago). NOTA: Si un artculo no se ha comprado nunca, la zona inferior ocupar toda la pantalla.
Botones Opcin Costes Imprimir: Extrae un documento con todos los precios ofertados por los proveedores para ese artculo.
Gastos: Muestra la lista de gastos asignados a la lnea de compra seleccionada. Stocks: Muestra el stock actual en todos los almacenes de del artculo seleccionado. En tallas y colores la visualizacin de stock vara a medida que se cambie de posicin en la matriz de la parte superior de la pantalla.
Botones Opcin Stocks Editar Stocks: Esta opcin va a permitir modificar el stock del artculo como si de una regularizacin se tratara. El mtodo de regularizacin vara en aquellos artculos que tienen asignados tallas y colores, ya que para realizar regularizaciones ser necesario marcar la opcin Permitir Regularizacin.
ICG recomienda modificar el stock de los artculos a travs de inventarios fsicos introducidos (Ver Almacn Regularizacin) y no a travs de esta opcin. Borrar Lnea: Elimina la lnea seleccionada. Esta accin tambin es posible efectuarla pulsando la combinacin de teclas Ctrl. + Supr.
Pgina 232
ICGSoftware
Men Compras
Impresora: Mediante esta opcin el usuario podr seleccionar de entre las impresoras disponibles en Windows. Diseo impresin: Al igual que la opcin anterior el usuario podr seleccionar un diseo de impresin del documento diferente al asociado por defecto en la opcin Configuracin Sistema Diseos de Impresin. Este quedar inactivo en el momento que se haya impreso dicho documento, a no ser que se marque la opcin de Mantener por defecto este diseo, ya que entonces quedar activo mientras no se salga de la aplicacin. Precios: En este apartado podr modificar, insertar o simplemente consultar precios de venta asignados al artculo correspondiente a la lnea que tenga activa. Ver imagen en pgina siguiente:
En caso de artculos con tallas y colores, el usuario podr asignar el mismo precio de venta a todas las tallas y colores marcando la opcin Asignar a toda Talla y Color.
Botones Opcin Precios Aadir Tarifa: Pulsando este botn la aplicacin mostrar todas las tarifas disponibles ofreciendo la posibilidad de aadir dicho artculo a la tarifa o en su caso tambin podr crear una nueva tarifa mediante el botn Fichero.
ICGSoftware
Pgina 233
Men Compras
Precio: Elimina de la tarifa seleccionada el artculo que tenga activo. Guardar Cambios: Una vez realizadas las modificaciones pertinentes el usuario deber validar estos cambios pulsando este botn. Cancelar Cambios: Esta opcin ser utilizada en caso de rechazar las modificaciones efectuadas sin haber pulsado todava el botn de Guardar Cambios. Calculadora: Activa la calculadora. Etiquetas: Permite imprimir etiquetas de los artculos incluidos en el documento. Para que estas puedan ser impresas hay que tener en cuenta que el artculo deber tener activa la opcin Generar etiquetas al recibir en su ficha. Las opciones de impresin disponibles son: o Orden: Dependiendo de la opcin seleccionada el orden de impresin de estas podr ser: Sin Orden: Imprime las etiquetas bajo orden del cdigo interno del artculo. Por Ubicacin Referencia: El orden de impresin est definido en primer lugar por la ubicacin del artculo (Ver la pestaa Stocks de Men Ficheros Artculos) y en segundo trmino por Referencia. Por Ubicacin Descripcin: El orden es igual al anterior, exceptuando que en segundo trmino prevalecer la descripcin antes que la referencia del artculo.
Pgina 234
ICGSoftware
Men Compras
Por Marca Descripcin: Primero ordena por la descripcin de la marca y a continuacin por la descripcin del artculo. Por lnea de documento: Imprime las etiquetas bajo el mismo orden de introduccin de las lneas del documento. o Parmetros Etiquetas: Una vez indicado el orden de impresin el usuario deber indicar una serie de parmetros: Tarifa de Venta: Seleccione aquella tarifa de venta de la cual quiera extraer los precios para que sean insertados en cada una de las etiquetas. Posicin: Permite indicar en qu fila y columna de la hoja de etiquetas quiere empezar a imprimir. Esta opcin permite aprovechar aquellas hojas de etiquetas inacabadas en otras impresiones. Imprimir: Aqu se delimita el nmero de etiquetas a imprimir para cada artculo. Las opciones son: o 1 Etiqueta por unidad: Imprimir por cada artculo tantas etiquetas como unidades hayan sido indicadas en el campo de unidades total del documento. o 1 Etiqueta por cdigo de artculo: Imprime una etiqueta para cada uno de los artculos que haya con diferente cdigo. El uso de esta opcin sera para el caso de impresin de etiquetas de estantera. Diseo: El usuario deber seleccionar uno de los diseos de etiqueta disponibles para posteriormente iniciar su impresin.
Botones
ICGSoftware
Pgina 235
Men Compras
o Imprimir: Imprime las etiquetas en la impresora por defecto seleccionada para dicho fin, la cual queda asociada desde la opcin Configuracin Sistema, botn Diseos de Impresin, o en la predeterminada de Windows, en el caso de no tener ninguna definida. o Fichero Texto: Guarda en un fichero texto los datos referentes a estas etiquetas para ser este fichero posteriormente importado por una impresora especial que traduzca dicho fichero ASCII en etiqueta. Men Contextual Pedidos de Compra Pulsando el botn derecho (secundario) del ratn sobre una lnea de detalle de un pedido, albarn o factura de compra se muestran una serie de opciones que a continuacin se detallan:
Seleccionar Todo: Selecciona todas las lneas del documento. Seleccionar Lnea: Selecciona la lnea sobre la que se encuentra situado en este momento. Si deseaba seleccionar otra lnea, en vez de la que se ha seleccionado, pulse en la primera casilla de la primera columna de esa lnea. Copiar: Permite copiar la(s) lnea(s) seleccionada(s) para pegarlas en otro documento de manera que pueda copiar el contenido de un documento a otro de una manera rpida y fcil. Pegar: Pega la(s) lnea(s) copiada(s) mediante la opcin anterior Copiar. Ordenar por almacn y referencia: Ordena las lneas por orden alfabtico de almacn y referencia de los artculos.
Men Compras
Ordenar por almacn y ubicacin: Permite ordenar las lneas por estos campos de manera que se facilite la colocacin de los artculos comprados en los almacenes. Expandir/Agrupar por tallas: Muestra una lnea por cada talla y color cuando se expande o una lnea por color mostrando una columna para cada talla cuando se agrupa. Desglosar componentes lnea: Si el artculo de la lnea es un Kit sustituye el artculo por sus componentes. Las siguientes opciones equivalen a su respectivo botn en la Pestaa Opciones:
Cambio Proveedor. Extracto Tesorera. Datos artculo. Stocks. Costes. Precios. Impresora. Etiquetas. Diseos Impresin. Formas de Pago. Vencimientos. Copiar Lnea. Borrar Lnea. Calculadora.
ICGSoftware
Pgina 237
Men Compras
Datos Proveedor: Muestra los datos del proveedor asignado al documento. Cambiar Cdigo de Barras: Visualiza los campos de cdigos de barras de cada artculo del documento permitiendo editarlos.
o F9: Calcula el dgito de control del cdigo de barras. Slo sirve si el cdigo de barras es EAN13. Nota: EAN 13 es el cdigo de barras que se utiliza en Europa para la identificacin de productos en la comercializacin de los mismos. Este cdigo consta de 13 dgitos de los cuales 12 son realmente el cdigo que identifica al artculo y el 13 es un digito de control que sirve para detectar lecturas errneas.
Pasar a otro pedido: Permite traspasar artculos de un pedido de compra a otro a nombre de otro proveedor. Esta opcin es til si se consultan los costes de un artculo y resulta que en la tarifa de compra de otro proveedor resulta ms barato. Puede, entonces, traspasar este artculo mediante esta opcin seleccionando despus &Nuevo en la ventana que aparece y seleccionando el proveedor que desee. De esta manera puede generar dos o ms pedidos al mismo tiempo. Para cambiar de un pedido a otro deber hacerlo mediante las flechas que hay situadas en la parte inferior izquierda de la pantalla: .
Qu sucede al guardar un documento de pedido de compra? Al guardar un documento de pedido de compra, se aumenta el valor del campo Pedido de todos aquellos artculos que en su correspondiente ficha tienen marcada la opcin El artculo tiene stock. Si bien normalmente el almacn de un documento de pedido de compra se asigna en la cabecera del Pgina 238 ICGSoftware
Men Compras
documento y afecta a todas las lneas del documento, ICGManager permite asignar diferentes almacenes por cada una de las lneas de detalle del documento. ICGManager permite realizar una previsin de pagos en funcin de los documentos de pedido y de recepcin de compras. Esta caracterstica es de gran utilidad para el departamento financiero de una empresa, ya que muchas veces se realizan los pedidos de compra con mucha anterioridad respecto las correspondientes facturas de compra que generarn. En funcin de la forma de pago establecida para el documento de pedido de compra, se generan los correspondientes apuntes en Tesorera Pagos. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si el campo Generar Apunte es Saldado F/F, tambin se inserta con estado Pendiente, pero se saldar de forma automtica tan pronto como se genere la factura de compra. Por ltimo, si el campo Generar Apunte es A cuenta, el apunte se inserta con estado Saldado aunque no se haya generado todava la correspondiente factura de compra y adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio).
ICGSoftware
Pgina 239
Men Compras
Recepcin de Compras
Para recepcionar compras existen varias posibilidades: I. II. III. IV. Recepcionar pedidos de compra creando un albarn. Introducir el albarn directamente sin haber creado ningn pedido de compra. Introducir y contabilizar facturas de compra sin haber entrado previamente albaranes. Facturas Directas. Recepcin Facturas. Consulte en el ndice la opcin del men Compras Recepcin Facturas.
Notas: a) Los puntos I y II se realizan accediendo a la opcin Compras Albaranes y siguiendo los pasos explicados a continuacin segn corresponda. El punto III se comenta en el apartado Facturacin de Compras. b) En los puntos I, II y III intervienen directamente los artculos haciendo incrementar el stock segn corresponda, sin embargo, el punto IV es exclusivamente de inters contable ya que sustituye al botn Facturas de la contabilidad. Sirve para la contabilizacin del gasto a partir de la factura recibida sin haber introducido los albaranes correspondientes. Una vez introducidos podrn casarse para comprobar que la suma de importes de albaranes cuadra con el total de la factura. Ver men Compras Recepcin Facturas. Para rellenar un albarn de compra es necesario seguir los siguientes pasos: Pgina 240 ICGSoftware
Men Compras
1. Indicar el cdigo del Proveedor. En caso de ser un nuevo proveedor o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al documento. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios Valores por Defecto Series). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. 3. En el campo de Su albarn, introducir el nmero de documento asignado por el proveedor. 4. A continuacin seleccionar la fecha del albarn. Es interesante muchas veces introducir como fecha del albarn la fecha de entrada en el almacn, para poder hacer un mejor seguimiento de entradas y salidas de almacn, as como de inventario fsicos en una fecha determinada. 5. Indicar el cdigo del almacn donde se est realizando la recepcin. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. Una vez definida la cabecera del documento el usuario puede hacer: A) Recepcionar un pedido (evio, punto I) B) Insertar las lneas de producto manualmente en un albarn (recepcin sin pedido previo, punto II). A) Recepcin de pedidos de compra: Una vez completados los campos de la cabecera del documento de recepcin de compra, el usuario puede ICGSoftware Pgina 241
Men Compras
recepcionar los productos solicitados anteriormente bajo pedido pulsando el botn Recibir, apareciendo un cuadro de consulta que permitir elegir entre los siguientes filtros: Todos: Cargar en el documento todas aquellos artculos pendientes de recibir del proveedor seleccionado en la cabecera del documento. Serie y Nmero: Permite cargar las lneas de un solo pedido comprendido en la lista de pedidos pendientes de recibir del proveedor. A continuacin, el usuario debe indicar lnea a lnea aquellas unidades que ha recibido de cada producto pudiendo recepcionar, si se da el caso, ms o menos unidades de las que previamente haba solicitado. En caso de no haber recepcionado toda la mercanca, ICGManager, en el momento de guardar el documento, preguntar si desea conservar las unidades no recepcionadas como pendientes de recibir o, por el contrario, desea dejar dichas unidades como no pendientes de recibir. NOTA: Las columnas de la plantilla de recepcin de pedidos tambin son configurables en ICGManager (Ver Configuracin Documentos Plantillas de Documentos). Para los artculos con tallas y colores, la plantilla de recepcin tiene todas las tallas del artculo en columnas y la recepcin de cada una de las lneas se realiza en la lnea inferior. NOTA: Al recepcionar el(los) pedido(s) la forma de pago que se asocia en el documento de compra es la que est asociada en la ficha del proveedor por defecto (ver Men Ficheros Proveedores).
Pgina 242
ICGSoftware
Men Compras
NOTA: ICGManager no permite aadir a un albarn ya creado, lneas de pedidos pendientes de recibir, de manera que antes de guardar dicho albarn de recepcin el usuario debera cerciorarse de que todas las lneas de producto se corresponden al propio albarn enviado por el proveedor. B) Introduccin manual de lneas en albarn. La introduccin de lneas manualmente, sin pedido previo, vara dependiendo del tipo de actividad de la empresa, por lo que se va a diferenciar esta en dos supuestos: b.1) Lneas de recepcin de artculos con talla y color. b.2) Lneas de recepcin de artculos sin talla ni color. B.1) Lneas de recepcin de artculos con Talla y Color Situado el usuario en el campo Referencia, indique, o seleccione mediante F6, la Referencia o Cdigo de Barras del artculo a recepcionar. En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles ICGManager va proponer dos opciones, las cuales son: Artculo Nuevo: Pulsando esta opcin, la aplicacin mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo, como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulsar Guardar. Si previamente se han introducido otras lneas de artculos en el documento, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de pedido anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, ICGSoftware Pgina 243
Men Compras nicamente diferentes. se debern
Manual de ICGManager cambiar las propiedades
ICG recomienda no completar los datos de costes de la ficha rpida de creacin de artculos ni utilizar el botn F11 - Tallas y Colores para asignar tallas y colores al artculo de nueva creacin. Es preferible guardar la ficha rpida del artculo sin asignar tallas y colores. NOTA: No es necesario entrar el precio de compra ni los diferentes costes porque estos campos sern actualizados automticamente una vez se haya guardado el documento que se est introduciendo. Una vez el artculo de nueva creacin se ha cargado en el documento, es aqu donde hay que: o Entrar el color en la columna para tal efecto. Seleccionar la tabla de tallas asignada al artculo con la tecla de funcin F6 desde la primera columna de tallas. Si la tabla de tallas no existiera pulsar el botn Fichero del cuadro de seleccin de tallas para poder crear un nuevo grupo. o Entrar el precio de coste. o Si se desea asignar precios de venta al artculo desde la misma pantalla de recepcin, pulse la tecla de funcin F1 para visualizar en la parte inferior la pestaa Tarifas Venta. Asociar a otro artculo: Como indica la descripcin, la referencia introducida puede estar asociada a un artculo que ya estaba creado pero con distinta referencia, ya que ICGManager permite insertar tantas referencias de
Pgina 244
ICGSoftware
Men Compras
proveedor como se crean necesarias para un mismo artculo. B.2) Lneas de recepcin de artculos sin Talla ni Color La introduccin de documentos de compra relacionados con artculos sin talla ni colore tiene las mismas opciones de crear un artculo o asociar referencias con la nica diferencia que no es necesario generar un color ni una tabla de tallas. Los dems apartados: botones de la parte superior de la pantalla y apartados situados en pestaas en la parte inferior del albarn de compra se explican a continuacin. Barra superior de botones La barra superior de botones tiene prcticamente los mismos botones que el documento de pedido (Ver Pedidos de Compra Barras superior de botones), excepto dos: Recibir: (Ver Recepcin de Pedidos de Compra). Facturar: Sirve para facturar el documento de compra seleccionado en pantalla. Los campos a introducir son: Tipo Documento: Permite al usuario seleccionar el tipo de documento factura que hay que generar. Los documentos de tipo factura son aquellos que deben asentarse a contabilidad. Serie: rea de negocio o serie de la factura que hay que generar. Pulsando el botn de seleccin o F6, podr seleccionar la serie que desee filtrar. Nmero: Por defecto, el nmero de factura se calcular automticamente en funcin del ltimo nmero de ICGSoftware Pgina 245
Men Compras
factura generado de la serie seleccionada. El usuario puede forzar un nmero de factura introducindolo en este campo. Fecha: Fecha de la factura. El asiento contable correspondiente a la factura que se va a generar, se realizar en esta fecha. Por tanto, muchas veces no se introduce aqu la fecha de la factura del proveedor, sino la fecha con la que quiere que se realice el asiento contable y el correspondiente apunte en el libro de IVA. Cotizacin: Si los importes de la factura estn en una moneda diferente a la principal, por defecto se utilizar la cotizacin de la moneda introducida para esta fecha en Ficheros Ficheros Auxiliares Monedas. No obstante, aqu puede forzar la cotizacin de la moneda del documento respecto de la moneda principal. Su Factura: Nmero de factura asignado por el proveedor. Pestaa Totales: (Ver Pedidos de Compra ). Pestaa Tarifas Venta: (Ver Pedidos de Compra ). Pestaa Envo / Adicional: (Ver Pedidos de Compra ). Pestaa Opciones: (Ver Pedidos de Compra ).
Pgina 246
ICGSoftware
Men Compras
Men Contextual Albaranes (Recepcin) de Compra La mayora de opciones son comunes a pedidos de compra. Consulte Men Contextual en Pedidos de Compra. Muchas de ellas coinciden con sus respectivos botones en la Pestaa Opciones de recepcin de compras. Qu sucede al guardar un documento de recepcin de compra? Al guardar un documento de recepcin de compra, se aumenta el stock de todos aquellos artculos que en su correspondiente ficha tienen marcada la opcin El artculo tiene stock. Si bien normalmente el almacn de un documento de recepcin de compra se asigna en la cabecera del documento y afecta a todas las lneas del documento, ICGManager permite asignar diferentes almacenes por cada una de las lneas de detalle del documento. Si el documento de recepcin de compras se ha generado a partir de la seleccin de documentos de pedidos de compra, el campo Pedido de la ficha de stock de estos artculos tambin se actualiza para que no consten como pendientes de recibir. ICGManager permite realizar una previsin de pagos en funcin de los documentos de pedido y de recepcin de compras. Esta caracterstica es de gran utilidad para el departamento financiero de una empresa, ya que muchas veces las facturas de compra se reciben por correo con retraso. En funcin de la forma de pago establecida para el documento de recepcin de compra, se generan los correspondientes apuntes en Tesorera Pagos. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si el campo Generar Apunte es Saldado F/F, tambin se ICGSoftware Pgina 247
Men Compras
inserta con estado Pendiente, pero se saldar de forma automtica tan pronto como se genere la factura de compra. Por ltimo, si el campo Generar Apunte es A cuenta, el apunte se inserta con estado Saldado aunque no se haya generado todava la correspondiente factura de compra y adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros reas de negocio).
Pgina 248
ICGSoftware
Men Compras
Facturacin de Compras
Una factura de compra puede generarse de tres formas diferentes: Desde el albarn de compra, con el botn Facturar (Ver Recepcin de Compras Barra superior de botones Botn Facturar). Introduciendo manualmente las lneas de la factura desde Men Compras Facturas. Seleccionando uno o varios documentos de recepcin de compras desde Men Compras Facturas. Introduccin de la cabecera de la factura de compras: Para entrar un documento de compra es necesario seguir los siguientes pasos: 1. Indicar el cdigo del Proveedor. En caso de ser un nuevo proveedor o no saber el cdigo de ste, pulsar el botn de filtro o tecla de funcin F6. 2. Seleccionar el rea de negocio o serie asignada al documento. Por defecto, un usuario tiene una asignada (Ver Configuracin Usuarios Valores por Defecto Series). En caso de que la que aparece por defecto no sea la deseada el usuario podr seleccionar o crear una nueva pulsando la tecla de funcin F6. 3. Introducir la Fecha de la factura. El asiento contable correspondiente a la factura que se va a generar, se realizar en esta fecha. Por tanto, muchas veces no se introduce aqu la fecha de la factura del proveedor, sino la fecha con la que quiere que se realice el asiento contable y el correspondiente apunte en el libro de IVA. ICGSoftware Pgina 249
Men Compras
4. En el campo de Su Factura, introducir el nmero de documento asignado por el proveedor. 5. Indicar el cdigo del almacn donde se est realizando la recepcin. En caso de no saber el cdigo de ste o tener la intencin de crear un nuevo almacn, pulsar la opcin de filtro o F6. Una vez definida la cabecera del documento el usuario puede insertar las lneas de la factura manualmente, o bien, seleccionar documentos de recepcin de compras a facturar. La introduccin de lneas manualmente vara dependiendo del tipo de actividad de la empresa, por lo que se va a diferenciar esta en dos supuestos: Introduccin de lneas de facturas con Tallas y Colores: Situado el usuario en el campo Referencia, indicar, o seleccionar mediante F6, la Referencia o Cdigo de Barras del artculo a recepcionar. En caso de que el artculo no coincida en cdigo dentro de la lista de artculos disponibles ICGManager propondr dos opciones, las cuales son: Artculo Nuevo: Pulsando esta opcin, la aplicacin mostrar un cuadro de creacin rpida de artculos en la cual se indicarn aquellos datos necesarios para una correcta creacin del artculo como la descripcin, el departamento, seccin, familia y subfamilia, la marca y lnea y la temporada. Ya completado pulsar Guardar. Si previamente se han introducido otras lneas de artculos en el documento, el cuadro de creacin rpida de artculos visualizar todas las propiedades del artculo existente en la lnea de pedido anterior. Como las probabilidades que coincidan parte de las caractersticas del nuevo artculo Pgina 250 ICGSoftware
Men Compras
con el artculo de la lnea anterior del documento son altas, nicamente deber cambiar las propiedades diferentes. ICG recomienda no completar los datos de costes de la ficha rpida de creacin de artculos ni utilizar el botn F11 - Tallas y Colores para asignar tallas y colores al artculo de nueva creacin. Es preferible guardar la ficha rpida del artculo sin asignar tallas y colores. NOTA: No es necesario entrar el precio de compra ni los diferentes costes porque estos campos sern actualizados automticamente una vez se haya guardado el documento que se est introduciendo. Una vez el artculo de nueva creacin se ha cargado en el documento, es aqu donde hay que: o Entrar el color en la columna para tal efecto. Seleccionar la tabla de tallas asignada al artculo con la tecla de funcin F6 desde la primera columna de tallas. Si la tabla de tallas no existiera pulsar el botn Fichero del cuadro de seleccin de tallas para poder crear un nuevo grupo. o Entrar el precio de coste. o Si se desea asignar precios de venta al artculo desde la misma pantalla de recepcin, pulse la tecla de funcin F1 para visualizar en la parte inferior la pestaa Tarifas Venta. Asociar a otro artculo: Como ya indica la descripcin, la referencia introducida puede estar asociada a un artculo que ya se tena creado pero con distinta referencia, ya que ICGManager permite insertar tantas referencias de
ICGSoftware
Pgina 251
Men Compras
proveedor como se crean necesarias para un mismo artculo. Introduccin de lneas de factura sin Tallas y Colores: La introduccin de documentos de compra relacionados con artculos sin tallas y colores tiene las mismas opciones de crear un artculo o asociar referencias con la nica diferencia de que no es necesario generar un color ni una tabla de tallas. Seleccin de documentos de recepcin de compra a facturar: Para ello, seleccionar el botn Manual de la barra superior de botones de la pantalla de facturacin de compras. (Para conocer el funcionamiento del resto de botones, ver Pedidos de Compra Barra superior de botones). Una vez seleccionado el botn Manual, aparece una pantalla para seleccionar los documentos de recepcin de compra que se desean incluir en la factura de compra. Pulse el botn izquierdo del ratn o la tecla barra espaciadora para seleccionar un documento en la lista de la izquierda. En la parte de la derecha se visualizan uno a uno los documentos de recepcin de compra. Por defecto, en esta pantalla se visualizan todos los documentos de compra pendientes de facturar. Con el botn Filtro, puede seleccionar nicamente los de una Serie o rea de negocio y acotar entre fechas. Pestaa Totales: (Ver Pedidos de Compra Pestaa Totales).
Pgina 252
ICGSoftware
Manual de ICGManager Pestaa Tarifas Venta:
Men Compras
(Ver Pedidos de Compra Pestaa TarifasVenta). Pestaa Envo / Adicional: (Ver Pedidos de Compra Pestaa Envo / Adicional). Pestaa Opciones: Muchas de las opciones disponibles se comentan en los pedidos de compra (Ver Pedidos de Compra Pestaa Opciones), pero algunas no: Quitar ud. Depsito: Cuando se dejan reciben artculos en depsito, la lnea se muestra en color Azul. Si desea adquirir alguno de los artculos en depsito utilice este botn de manera que se genera una lnea para los artculos adquiridos distinta de los en depsito.
Modificar Totales: Es posible que, por los decimales, se pueda producir algn pequeo descuadre en los totales respecto al documento del proveedor. Para cuadrar estas diferencias puede hacerlo mediante este botn. ICGSoftware Pgina 253
Men Compras
Importar: Permite importar artculos desde TeleStock. Si utiliza el TeleStock, por ejemplo al recibir la mercanca, puede entrar los artculos automticamente desde ste. Anular Pedidos: Accede a una pantalla en la que aparecen todos los albaranes del proveedor seleccionado que an tienen unidades pendientes de recibir. En esta pantalla, si pulsa este mismo botn se anulan las unidades pendientes de recibir. Es til esta opcin cuando la persona que recibe las compras no tiene autoridad para rechazar el resto de unidades pendientes. La persona que s tiene esta autoridad puede consultar de una manera rpida las compras pendientes de recibir y anular las unidades pendientes quedando los albaranes como totalmente recibidos. Botn Exportar Pedidos: En la pantalla de seleccin de pedidos de compra aparece este botn que permite exportar el pedido a un fichero tipo XML til para realizar pedidos desde Internet mediante el programa Central de Compras de ICG. Para ms informacin consulte nuestra pgina web http://www.icg.es. Men Contextual en Facturas de Compra Se accede a ellas pulsando el botn derecho (secundario) en una de las lneas de una factura de compra. La mayora de opciones son comunes a pedidos de compra. Consulte Men Contextual en Pedidos de Compra. Muchas de ellas coinciden con sus respectivos botones en la Pestaa Opciones de Facturas de Compra. Qu sucede al guardar una factura de compra? Al guardar una factura de compra se genera automticamente el asiento contable relacionado con la misma en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de Pgina 254 ICGSoftware
Men Compras
negocio (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares reas de negocio), y el apunte o apuntes correspondientes en el libro de IVA. ICGManager permite configurar la estructura del asiento que se genera automticamente al contabilizar una factura de compra. (Ver Configuracin Empresa Botn Opciones Traspaso). Asimismo, en funcin de la forma de pago establecida para la factura, se generan los correspondientes apuntes en Tesorera Pagos. (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares Formas de Pago). El apunte en tesorera se inserta con estado Pendiente si el campo Generar Apunte en la forma de pago es Vencimiento. Si por el contrario es Saldado F/F, el apunte se inserta con estado Saldado y adems, se genera el correspondiente asiento contable de pago en el diario de apuntes de la empresa contable asignada a la serie o rea de negocio (Ver Ficheros Ficheros Auxiliares reas de negocio).
ICGSoftware
Pgina 255
Men Compras
Notas de Cargo
Mantenimiento de las notas de cargo contra el proveedor. Como se ha citado con anterioridad, stas se pueden originar en tres apartados diferentes del programa:
1. Manualmente desde la ficha del proveedor. Se utiliza para introducir conceptos fijos acordados con el proveedor: por publicidad, por ubicacin en gndola, etc. Se introduce el importe a facturar, la fecha de cobro y un comentario explicativo. 2. Automticamente desde el apartado de Rappels de compra. Los rappels alcanzados generan notas de cargo automticas que pueden ser consultadas en la ficha del proveedor. 3. Automticamente para saldar descuadres de facturas. Si el departamento de compras recibe una factura del proveedor, cuyos importes descuadran respecto de la suma de albaranes calculada por el programa, se acepta la factura de compra del proveedor para que repercuta tal cual en tesorera y en contabilidad, y se genera una nota de cargo contra el proveedor por valor de la diferencia. Ver Men Compras Recepcin Facturas.
Nota: Para poder facturar un rappel ha de configurarse el artculo que se utilizar en el detalle de la nota de cargo. Para ello debe rellenar el campo Artculo Nota de Cargo a Proveedor por Rappels Obtenidos situado Configuracin Empresa Pestaa Contabilidad.
Pgina 256
ICGSoftware
Men Compras
Recepcin Facturas
Esta opcin est pensada para la introduccin y contabilizacin de facturas de compra sin haber entrado previamente los albaranes. Posteriormente se puede realizar un cuadre entre facturas y albaranes sin que afecte a la contabilizacin hecha anteriormente. Adems se permite la introduccin de facturas con ms de una base de IVA, cambiar las contrapartidas por defecto e imputar el centro de coste de cada una de las contrapartidas y de los cargos/descuentos en el pie de factura. En un futuro prximo esta opcin sustituir el botn Facturas que existe actualmente en la contabilidad. Nota: Esta opcin no afecta al stock puesto que en ningn momento se indica la recepcin de artculos. El stock se ver afectado por la introduccin de los albaranes de compra que se realizar mediante el Men Compras Albaranes. La introduccin de facturas recibidas consiste bsicamente en cuatro procesos:
I.
Introduccin de la factura.
II. Introduccin de los albaranes de compra III. Relacin de la factura con sus albaranes IV. Comprobar descuadres.
ICGSoftware
Pgina 257
Men Compras I.- Introduccin de la factura
1.- Pulse el botn Nuevo. 2.- Introduzca el cdigo del proveedor o seleccinelo mediante el botn de la lupa. 3.- Seleccione la fecha contable (la fecha en la que se contabilizar la factura), la Fecha Su Factura (la que consta en el documento), el nmero de factura del proveedor y, si lo desea, clasifique el estado de la factura: Comprobada, no comprobada, etc. Estos estados pueden configurarse en Configuracin Documentos Tipos de Documentos Botn Estados.
Pgina 258
ICGSoftware
Men Compras
4.- Bases: A continuacin se introducir la primera base imponible, el cdigo de impuesto, si no lo conoce puede utilizar el botn para seleccionarlo, y la cuenta contable que se utilizar para contabilizar el importe del impuesto. 5.- Descuentos: Acto seguido podr introducir el descuento comercial o por pronto pago. 6.- Contrapartidas: La primera se asociar al importe bruto y la segunda al descuento por pronto pago. Si desea cambiar estos datos escrbalos directamente, pulse la lupa o F6 para seleccionarlos o bien pulse F2. 7.- Centros de Coste: Al igual que las contrapartidas, el primero se asociar al importe bruto y el segundo al descuento por pronto pago. Si desea cambiar estos datos escrbalos directamente o bien pulse F2. 8.- Si en la factura existen varias bases imponibles pulse el botn Insertar Base y repita los pasos del 4 al 7 hasta que haya introducido todas. 9.- A continuacin deber escoger la(s) forma(s) de pago correspondientes, para ello puede pulsar el botn de la lupa o F3. 10.- Finalmente pulse el botn Guardar para conservar esta factura.
II.- Introduccin de los albaranes de compra Consulte en el ndice Men Compras Recepcin de Compras.
ICGSoftware
Pgina 259
Men Compras
III. Relacin de la factura con sus albaranes En este proceso se asocian los albaranes de compra de un proveedor con la factura introducida mediante Recepcin Facturas. Puede realizarse tanto si se han introducido todos los albaranes o solamente algunos de ellos, una vez estn todos asociados deber pasarse al siguiente apartado: Comprobar descuadres. Para asociar uno o ms albaranes deben seguirse los siguientes pasos:
1.- Primeramente debe acceder a la opcin Compras Recepcin Facturas. 2.- A continuacin pulsar el botn Lista para localizar la factura del proveedor y, una vez seleccionada, Aceptar para cargar su contenido. 3.- Seguidamente pulse sobre la pestaa Albaranes. 4.- Seleccione los albaranes que pertenecen a la factura en cuestin y compare los totales por si hay algn descuadre.
Pgina 260
ICGSoftware
Men Compras
5.- Si an no se han introducido todos los albaranes pertenecientes a la factura pulse Guardar, si ya dispone de todos los albaranes pasaremos al siguiente apartado.
IV. Comprobar descuadres En ocasiones puede suceder que el importe final de la factura no se corresponda con el de la suma de los albaranes, en este caso disponemos de varias posibilidades: a) Revisar los importes de los albaranes y de la factura: Si todos estn introducidos correctamente contine con una de las dos opciones restantes. b) Aceptar el descuadre: ICGManager genera un nuevo albarn de compra con nmero de Su Albarn igual al de la factura de compra por los importes correspondientes al descuadre y forma de pago idntica a la de la factura. c) Facturar el descuadre: Generar una nota de cargo por el importe del descuadre y con la misma forma de pago y vencimiento que la factura de la que proviene el descuadre. Ver Men Compras Notas de Cargo.
ICGSoftware
Pgina 261
Men Almacn
Men Almacn
Pgina 262
ICGSoftware
Men Almacn
Inventario
Un control exhaustivo del stock requiere la realizacin peridica de inventarios que permitan comparar el stock real con el calculado a partir de las operaciones de compra, venta, traspasos, etc. Al acceder a la opcin Almacn Inventario lo primero que se pregunta es el almacn y la fecha:
Almacn: Indique el almacn al que se refiere el inventario fsico, si no sabe el cdigo del almacn, pulse encima de la lupa o F6 para seleccionar uno. Fecha: Fecha del inventario fsico.
Por cada almacn y da puede realizarse un nico inventario. Si indica un almacn y da en el que ya existe un inventario se ofrece la posibilidad de cargarlo para poder consultarlo, aadir artculos o quitar artculos del inventario.
Opciones Configurables Respecto al inventario las opciones configurables son:
- Por Usuario, consulte Configuracin Usuarios Permisos.
Descuadres inventario: Permite o no que el usuario tenga disponible el botn Descuadres. Borrar inventario.
- Por Terminal: Podr configurar por terminal o base de datos una plantilla de insercin de inventario aadiendo o suprimiendo aquellos campos que crea necesarios o no. Consulte Configuracin Documentos Plantilla Inventario. ICGSoftware Pgina 263
Men Almacn
Existen tres formas de entrar un inventario fsico: 1. Introduccin de un inventario fsico manual 2. Importacin de un inventario realizado con TeleStock 3. Importacin de un inventario a partir de un fichero ASCII (de texto) - Reclculo de stocks. Ver opcin Almacn Reclculo Stocks. Introduccin de un inventario fsico manual Este mtodo es utilizado cuando se realiza un recuento manual de los artculos en stock de un almacn. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Introducir el almacn y la fecha del inventario. Si el recuento se realiza a primera hora del da, hay que poner la fecha del da. ICGManager interpretar que las compras, ventas y movimientos del mismo da son posteriores. Si por el contrario, se realiza el recuento a ltima hora del da, debe introducir como fecha la del da siguiente, para que las compras, ventas y movimientos del mismo da se interpreten como anteriores al recuento. 2. Introducir los artculos a inventariar:
Uno a uno: Introduciendo, en la casilla Ref/Cod.Barras, manualmente la referencia o cdigo de barras del artculo o pulsando F6 para seleccionar el artculo (ver Ficheros Seleccin de Artculos).
Cada vez que se introduzca un artculo el cursor se situar sobre la misma lnea en la casilla Unidades situada a la derecha, donde podr introducir las unidades contadas en Pgina 264 ICGSoftware
Men Almacn
este momento o pulsar Intro para que aparezca en la lista e indicarlas despus. Si el stock de un artculo est distribuido en diferentes ubicaciones dentro del almacn, cada vez que introduzca el artculo aparecer una lnea nueva pero al buscar los posibles descuadres se tendr en cuenta la cantidad acumulada de todas las lneas.
Un grupo de artculos: Pulsando el botn Aadir Artculos aparecer la pantalla de filtros de artculos:
Una vez haya indicado las caractersticas que han de coincidir en todos los artculos a aadir, por ejemplo una familia o una marca, pulse Aceptar y se aadirn a la lista del inventario. Puede repetir esta operacin cuantas veces desee pues se irn aadiendo los artculos a la lista. ICGSoftware Pgina 265
Men Almacn
Todos los artculos aparecern con valor 0 en la columna Recuento. El nmero definitivo lo podr introducir posteriormente. Nota: Para que se incluyan los artculos con stock negativo debe marcar la propiedad Artculos con stock negativo en la pantalla de filtros de artculos. 3. Una vez haya introducido todos los artculos del inventario fsico, puede imprimirlo para que el personal de almacn disponga del listado y proceda al recuento de unidades. Para imprimir el inventario utilice el botn Imprimir. Si lo desea puede filtrar los artculos de la lista antes de imprimir, mediante el botn Filtros, o despus pudiendo incluso agrupar por ubicacin, referencia, etc. tal y como se hace en los informes de estadsticas. Consulte en el tomo II Men Estadsticas Tipos y Funcionamiento.
Otra posibilidad es agrupar por un campo. En la imagen se puede apreciar como, en la pantalla que aparece despus de pulsar Imprimir, se ha arrastrado el encabezado del campo Ubicacin a la franja de color gris oscuro. De esta forma se genera el grupo ubicacin desglosndose los artculos por ubicacin. Para ver los artculos contenidos Pgina 266 ICGSoftware
Men Almacn
en cada ubicacin pulse el botn Contraer, ste contrae y expande los grupos existentes. En este momento puede decidir si introducir las unidades contadas ahora o en otro momento. Si desea hacerlo ms tarde u otro da cierre la ventana de inventarios pulsando el botn situado en la parte superior izquierda. Podr volver a cargar este inventario accediendo a Men Almacn Inventario e introduciendo el almacn y la fecha correspondiente a este inventario. 4. El siguiente paso es introducir las unidades contadas en el campo Recuento. Para ordenar la lista por algn campo en concreto, ubicacin, referencia, descripcin, etc., pulse en su encabezado.
5. Una vez introducidas la unidades contadas. A continuacin pulse el botn Descuadres para visualizar, como su propio nombre indica, los descuadres entre le inventario fsico y el stock existente en la ficha del artculo de ICGManager. Para evitar posibles errores de recuento, los descuadres no son definitivos. Todava se est a tiempo, desde esta pantalla, de determinar cul es el stock correcto. Si el almacn no est a la vista, ICGManager permite imprimir la lista de descuadres para comprobar fsicamente ICGSoftware Pgina 267
Men Almacn
el stock real de los artculos descuadrados antes de regularizar. Nota: Si el programa detecta que faltan artculos que tienen registro de stock en el almacn y no estn cargados en la lista de recuento de stock, se le har la siguiente pregunta: Hay artculos con stock que no se han aadido en el inventario: a) Aadir al inventario estos artculos: Si selecciona esta opcin se aadir en la lista de descuadres todos los artculos que faltan indicndose, en la columna Recuento, el valor 0 para que posteriormente se genere en ellos un registro de regularizacin. b) No modificar el stock de estos artculos: Mediante esta opcin no se aadirn los artculos que faltan y tampoco se regularizar su stock a 0. Si solamente desea regularizar los artculos incluidos en lista seleccione esta opcin. 6. Una vez haya introducido el valor correcto del stock en la columna Recuento, seleccione el botn Regularizar para confirmar definitivamente el recuento. Al pulsar este botn el programa calcula el stock resultante teniendo en cuenta los posibles traspasos, compras o ventas posteriores al da del inventario o durante ste respecto a la fecha del sistema. Este informe visualiza las diferencias de stock as como las diferencias en valoracin a costes e incluso a PVP segn la tarifa seleccionada en la ficha del almacn. Consulte Ficheros Almacn. Una vez se ha regularizado, para volver atrs nicamente es posible borrando el inventario. Pgina 268 ICGSoftware
Men Almacn
Importacin de un inventario realizado con TeleStock Si se dispone de un terminal TeleStock, el proceso a seguir para introducir todos los artculos inventariados con dicho terminal es el siguiente: 1. Introducir la fecha de regularizacin. 2. Introducir el almacn objeto del inventario. 3. Una vez conectado el terminal al puerto, pulsar el botn de Importacin. 4. Deber seleccionar el puerto donde tenga conectada la cuna.
5. Una vez conectado el terminal a la cuna, pulse Importar. Si dispone de varios movimientos, el programa preguntar qu movimiento quiere importar o todos los movimientos. TeleStock puede descargar varios inventarios en un mismo proceso de importacin. Por tanto, con la opcin Repetir ltima Importacin no tiene que volver a ICGSoftware Pgina 269
Men Almacn
importar artculos, sino nicamente seleccionar un inventario ya importado. 6. Una vez capturados los artculos, se visualizarn en la lista, pulse Descuadres y Regularizar. Si hubiera alguna referencia que no existiera, en la base de datos, aparecera una lista con aquellos registros que no se han podido cargar. Importacin de un inventario a partir de un fichero ASCII (de texto) Para importar un inventario guardado en un fichero ASCII, hay que crear una estructura de datos idntica a la que utiliza TeleStock. El fichero ASCII debe llamarse StockMov.txt. Cada lnea de este fichero debe contener un registro y la separacin entre campos debe ser el carcter |. Este carcter corresponde a la pulsacin simultnea de las teclas Alt Gr + 1 (cdigo ASCII 124). Ejemplo: StockMov.txt 2|18|.|.|1|0|0|0|101200| 2|1738|.|.|1|0|0|0|aa| 2|2|.|.|1|0|0|0|002002| 2|0|.|.|1|0|0|0|439| 2|0|.|.|1|0|0|0|4011231895439| 2|18|.|.|1|0|0|0|101200|
Los campos de este fichero son: Nombre Pgina 270 TipoCampo Tamao mximo ICGSoftware
Manual de ICGManager IDMov CodArticulo Talla Color Unidades Precio Dto Total CodBarras Entero Entero Texto Texto Nmero flotante Nmero flotante Nmero flotante Nmero flotante Texto
Men Almacn 8 Identificador de la regularizacin 8 Cdigo interno artculo 10 Talla 10 Color 0 10 10 10 15 Cdigo de barras
Al importar una regularizacin los campos Precio / Dto y Total pueden ponerse a 0. Los campos del tipo Nmero flotante pueden contener un nmero entero o decimal. Para importar este fichero los pasos a seguir son: 1. Introducir el almacn objeto del inventario. 2. Introducir la fecha del inventario. 3. Seleccionar el botn de Importacin. 4. Seleccionar la opcin Repetir ltima Importacin para que lea el fichero ASCII. 5. Una vez capturados los artculos aparecern en la lista de la pantalla, seguidamente pulse Descuadres y Regularizar. Si hubiera alguna referencia que no existiera, en la base de datos, aparecera una lista con aquellos registros que no se han podido cargar.
ICGSoftware
Pgina 271
Men Almacn
Reclculo de Stocks
La introduccin de un inventario en ICGManager actualiza automticamente el stock actual teniendo en cuenta los posibles traspasos, compras o ventas posteriores al da del inventario o durante ste respecto a la fecha del sistema. Este proceso se realiza al pulsar el botn Regularizar. La opcin Almacn Reclculo de Stocks permite recalcular el stock actual a partir de la ltima regularizacin de stock de cada artculo. Nota: Cuando se realiza un inventario o se modifica el stock directamente en la ficha del artculo se genera una regularizacin. Las regularizaciones se guardan en la tabla MOVIMENTS y generan un registro indicando en el campo Tipo el valor REG. Se entiende pues que la fecha de la ltima regularizacin se refiere a la del ltimo registro de tipo REG de cada artculo a recalcular. ICGManager calcular el stock correcto de todos los artculos a partir de la ltima regularizacin segn la siguiente frmula: Stock introducido en la regularizacin - Ventas con fecha igual o posterior a la regularizacin + Traspasos recibidos de otro almacn + Fabricaciones como producto en rdenes de fabricacin + Compras con fecha igual o posterior a la regularizacin - Traspasos enviados a otro almacn - Consumos como componente en rdenes de fabricacin = Stock calculado para actualizar la ficha del artculo En cuanto a los otros stocks: pedido, a servir, en depsito, prestado, en fabricacin, en reparacin y en trnsito, es posible recalcular su stock a partir de la fecha que desee.
Pgina 272
ICGSoftware
Men Almacn
Sobre estos otros stocks consulte Configuracin Empresa Stocks. Funcionamiento
1.- Cuando se accede a la opcin Almacn Reclculo de Stocks primeramente debe indicar el almacn sobre el que desea recalcular los stocks. 2.- A continuacin aparece el filtro de artculos:
Una vez haya indicado las caractersticas que han de coincidir en todos los artculos sobre los que desea recalcular el stock, por ejemplo una familia, una marca, etc., pulse Aceptar. Si no indica nada se entiende que desea recalcular el stock de todos los artculos. Una opcin especial es la de Tipo a Excluir, que recalculara el stock de todos los artculos excepto los del tipo indicado en este campo (se refiere al campo Tipo de la ficha de artculos, no confundir con el campo Tipo Artculo).
3.- A continuacin aparece un cuadro de dilogo en el que deber escoger si desea recalcular el stock actual a partir de la ltima regularizacin.
ICGSoftware
Pgina 273
Men Almacn
Adems podr escoger si se han de recalcular el resto de tipos de stocks e incluso, para stos, escoger la fecha a partir de la que se han de recalcular:
Marque las casillas que considere convenientes.
4.- Pulse Aceptar para iniciar el proceso.

Nota importante: Dada la delicadeza del proceso es necesario que ningn otro equipo est trabajando con la base de datos en la que se vaya a realizar este reclculo.
Pgina 274
ICGSoftware
Men Almacn
Traspasos
De los distintos almacenes creados en ICGManager con anterioridad (ver Men Ficheros-Almacenes), es posible realizar traspasos de material de un almacn a otro. Existen cinco maneras distintas de realizar traspasos entre almacenes: 1. Realizando traspasos manualmente. 2. Realizando traspasos sobre un albarn de compra existente. 3. Reponiendo los stocks mnimos de un almacn. 4. Reponiendo las ventas de un almacn. 5. Importando una lista de artculos a travs del TeleStock o el Scanpal.
1. Realizando traspasos manualmente Para ello, ser necesario en primer lugar introducir el almacn de origen, y el almacn destino. Alm. Origen: Pulsando este comando, aparecer la pantalla de seleccin de almacn, en la cual se marcar el ICGSoftware Pgina 275
Men Almacn
centro de coste de origen, desde donde se realizar la salida del material. Alm. Destino: Pulsando este comando aparecer la pantalla de seleccin de almacn, en la que se indicar el lugar de recepcin del material antes mencionado. Una vez hecho esto, se introducirn los artculos causantes de dicho traspaso. Existen varias maneras de introducir los artculos en las lneas de detalle. La primera es situarse en el campo referencia, y pulsar F6, haciendo esto aparecer la pantalla de seleccin de artculos (ver Men FicherosSeleccin de artculos), donde deber ir escogiendo uno a uno los artculos que quiera. La segunda manera es introduciendo directamente la referencia del artculo en cuestin, luego se puede tambin introducir el nmero de serie del artculo, o bien el cdigo de barras (dependiendo si se trabaja con una numeracin u otra). Con las lneas de detalle ya completadas, se proceder a guardar el documento, con el comando Guardar y automticamente quedar registrado en ICGManager. 2. Realizando traspasos sobre un albarn de compra existente Existe una opcin, que permite traspasar todos los artculos de un albarn de compra ya existente, de un almacn a otro. El procedimiento es el siguiente, en primer lugar se pulsar el comando De compra, situado en la parte superior derecha de pantalla. Hecho esto, aparecer una pantalla en la cual se deber indicar: el almacn de destino del material, el porcentaje de incremento de los precios de los artculos que aparecen en el traspaso, y la fecha de dicho traspaso; se acepta, y el programa preguntar si se desea imprimir el Pgina 276 ICGSoftware
Men Almacn
traspaso (el documento no se cargar en pantalla, pero se podr visualizar a travs de la opcin Ver traspasos). 3. Reponiendo los stocks mnimos de un almacn NOTA: Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Esta opcin permite la reposicin de material de un almacn teniendo en cuenta los stocks mnimos, indicados en la ficha del almacn de destino del material, o bien en las fichas de los artculos. (Accediendo a la pestaa de stocks, en la ficha del artculo, se pueden introducir los valores mnimos y mximos, mediante el comando ver/editar stocks) Adems, se pueden definir los stocks mnimos, realizando una estadstica de estos y actualizndolos (ver Men Estadsticas- Analtica de Artculos - Clculo de stocks mnimos). En primer lugar introduzca el almacn origen y el almacn destino, luego pulse el comando Reponer mnimos. Al hacer esto aparecer una pantalla de filtro donde se indicar la fecha de la ltima venta, los artculos a traspasar, es decir, todos o los que en el almacn de origen haya la misma cantidad o mayor que en el almacn de destino; adems podr indicarse que el programa no tenga en cuenta el stock a servir, es decir, los pedidos de venta u otros documentos de preventa, que modifican el stock, que se hayan podido crear en ICGManager por el usuario. Una vez que se ha aceptado aparecern en pantalla todos los artculos, bajo mnimos (segn filtrado), y, adems, los artculos que en el almacn destino se encuentran en negativo. ICGManager propondr las unidades necesarias para cubrir tanto los stocks negativos como los mnimos, pero la decisin final es del usuario del programa que podr optar, por lo que el programa propone, o bien modificarlo segn su ICGSoftware Pgina 277
Men Almacn
criterio. El procedimiento final, ser guardar el documento, una vez guardado, no se podr modificar. 4. Reponiendo las ventas de un almacn NOTA: Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. ICGManager permite reponer artculos de un almacn a otro, teniendo en cuenta los artculos que figuran en pedidos de venta o documentos homlogos, del almacn destino. Para ello debe introducir el almacn origen y el almacn destino, luego pulse el botn Reponer Ventas, haciendo esto, ICGManager mostrar una pantalla de filtro donde se indicar el rango de fechas, los artculos a traspasar (como en el apartado de reponer mnimos), y el orden en que se desea que aparezcan los artculos. Como en el apartado anterior, el programa le propondr los artculos y unidades a traspasar de cada uno, teniendo en cuenta los artculos a servir. Pero una vez ms la decisin final es del usuario quin a su criterio decidir, qu y cunto va a comprar. 5. Importando artculos a travs del TeleStock o el Scanpal Para importar datos desde un TeleStock o un Scanpal es necesario, en primer lugar, depositar el aparato en una cuna conectada a un puerto del ordenador, una vez hecho esto, se introducirn como en los apartados anteriores los almacenes de origen y destino del material, acto seguido se pulsar el comando Importar, esto har que aparezca una pantalla donde se deber indicar el puerto de comunicaciones, donde se encuentra el TeleStock, luego pulse el botn Importar, en ese momento aparecern en pantalla los artculos que se hayan ido introduciendo en el aparato. Los datos que figurarn Pgina 278 ICGSoftware
Men Almacn
en la pantalla son modificables, al acabar se deber guardar el documento. Ver Traspasos: Pulsando este comando, aparecer una pantalla donde se presenta un listado de todos los traspasos realizados hasta el momento, con la posibilidad de filtrar por serie, rango de fechas, y almacn. En esta pantalla, adems, se permite imprimir uno o ms traspasos pudiendo elegir la secuencia de impresin desde una serie y un nmero determinado en adelante, y al mismo tiempo, mostrar la ubicacin y el stock de cada un de los artculos. Otras funciones que se pueden realizar desde la pantalla de lista de traspasos son, filtrar por serie, rango de fechas, y almacn, imprimir, borrar traspasos, vista preliminar de los traspasos existentes, creacin de etiquetas. Otros botones a los que se puede acceder en la pantalla de traspasos son: Nuevo: Esta funcin sirve para emitir otro documento sin tener que salir de la pantalla de traspasos. Contabilizar: Este comando permite la contabilizacin de uno o ms traspasos. Es necesario para ello indicar la fecha del traspaso y la serie correspondiente, automticamente se realizar el asiento contable de dichos traspasos. Esta opcin no est disponible en ICGManager Basic puesto que no dispone de contabilidad (consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario). Etiquetas: Comando de creacin de etiquetas, para los artculos que figuran en el traspaso que se esta realizando. Pedir unidades: Si esta opcin NO esta marcada, cada vez que se introduzca un artculo, el programa pondr una unidad en la casilla correspondiente, y situar el cursor en la casilla de referencia de la lnea posterior, para facilitar la ICGSoftware Pgina 279
Men Almacn
introduccin de otro artculo. Esta opcin esta pensada para trabajar con nmeros de serie, ya que en cada lnea de detalle solamente se introducir una unidad, a la cual le corresponder un nmero de serie. Si marca dicha opcin, al introducir un artculo el cursor se situar en el campo unidades, para as poder modificar la unidad que aparece por defecto.
Pgina 280
ICGSoftware
Men Almacn
rdenes de Fabricacin
NOTA: Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Las rdenes de fabricacin van relacionadas con los artculos compuestos o kits (ver Men Ficheros - Artculos). Para llevar a cabo un proceso de fabricacin es necesario primero pulsar el botn Nueva. Haciendo esto aparecer una pantalla donde deber indicar, en primer lugar, el artculo a fabricar. Si se pulsa la lupa el programa mostrar un listado de todos los artculos compuestos o kits. Seguidamente seleccione la serie destinada para las rdenes de fabricacin (previamente definida en Ficheros - reas de negocio), ms abajo introduzca el almacn origen de los componentes para la fabricacin, y el almacn destino del producto fabricado ya terminado. En el campo creacin deber indicar la fecha en que se cursa la orden. En los campos inicio y fin seale las fechas pertinentes de inicio (da que se activa la fabricacin) y finalizacin del proceso de fabricacin. En el campo unidades se deben indicar las unidades a fabricar. En la parte inferior existe una opcin donde se puede especificar, en Nmero de rdenes a fabricar: Una orden independientemente de las unidades a fabricar, o bien tantas rdenes como unidades se hayan indicado en el campo unidades, mencionado con anterioridad. Una vez completados estos datos, pulse el comando Aceptar. ICGSoftware Pgina 281
Men Almacn
NOTA: La opcin Nmero de rdenes a generar est pensada por si se quiere llevar el control de los nmeros de serie de los artculos que forman un kit en concreto, ya que se diferencia cada kit a fabricar, con los correspondientes artculos que forman ste especificando los nmeros de serie. En cambio, si se genera una sola orden para ms de un kit, se desconocer qu componente en concreto esta incluido en cada kit. Cuando se desea utilizar nmero de lote se genera una nica orden indicando el nmero de lote que ser el mismo para cada artculo fabricado por esta orden. Si desea cambiar la descripcin del campo Nmero de Serie1 por Lote puede hacerlo accediendo a Configuracin Empresa Artculo y cambiando la descripcin correspondiente. Con los datos mencionados ICGManager completar la cabecera del documento, donde, adems, existe un campo de observaciones que aparece en el diseo de impresin del documento realizado. Debajo de la cabecera existen dos pestaas donde se figuran los productos fabricados y los componentes de los mismos. Productos fabricados: En esta pestaa aparece la referencia y descripcin de los productos a fabricar, las unidades que se van a fabricar en esta orden (configurado en el campo unidades a fabricar), y el coste de dichas unidades (el coste total tambin aparece en la parte inferior de la pantalla y ambos irn variando en funcin de los componentes que se van aadiendo). Componentes: En este apartado se introducen los artculos que forman parte del kit, para ello pulse el botn Aadir lnea. Al hacer esto aparecer una pantalla de introduccin de artculos donde se especificar el artculo y Pgina 282 ICGSoftware
Men Almacn
las unidades del mismo. Cabe la posibilidad tambin de introducir comentarios en las lneas de detalle, para ello pulse el comando Aadir comentarios. Para borrar una de las lneas creadas con anterioridad, site el cursor en la lnea que desee borrar y pulse el botn Quitar lnea. Una vez introducidos todos los componentes, cuando se quiera poner en marcha el proceso de fabricacin, se pulsar el comando Activar, y en el estado del proceso de fabricacin (situado en la parte inferior de la pantalla) mostrar la expresin En fabricacin. En el supuesto de que se tuviera que paralizar el proceso de fabricacin, se debera pulsar el botn Detener, cambiando el estado de la orden de fabricacin a Parada. Una vez que el proceso ha concluido se pulsar el comando Finalizar, que a su vez modificar el estado a Fabricacin Finalizada. Cuando se finaliza una orden de fabricacin, desaparece el botn Finalizar, y en su lugar aparece el comando Cancelar Finalizacin, en caso de querer reactivar la orden, pulse este comando, cambiando as el estado del documento a En fabricacin. En la barra superior de la pantalla principal existen otras funciones que son: Borrar: Pulsando este comando el programa elimina el documento que esta en pantalla. Lista: Pulsando este botn se accede al listado de las rdenes de fabricacin existentes. En la parte izquierda de la pantalla figuran las rdenes de fabricacin ordenadas cronolgicamente, las lneas que contengan procesos de fabricacin que estn finalizados aparecen en color verde. En la parte derecha de la pantalla se muestran detallados de los componentes que forman la orden de fabricacin ICGSoftware Pgina 283
Men Almacn
seleccionada en la parte izquierda de la pantalla. Existe la posibilidad de filtrar (a travs del botn Filtro situado en la parte superior de la pantalla), por serie, artculo, estado de la orden (en las rdenes sin empezar, adems, se puede filtrar por las que tienen los componentes en stock), rangos de fecha de creacin, inicio y fin (el botn Quitar en la pantalla de filtro desmarca todos los filtros por fecha). La opcin Buscar situada en la parte superior de la pantalla de seleccin, permite seleccionar un documento en concreto, especificando la serie y el nmero del mismo. Si trabaja con varios terminales, sin restricciones para crear rdenes de fabricacin (ver Configuracin Usuarios Accesos a ICGManager Configuracin Men Apartado Almacn Propiedad Facturacin), pulsando el comando Refrescar se visualizarn aquellas que han sido creadas en otro terminal distinto y an no se han mostrado. Imprimir: El programa imprime la orden de la pantalla principal, pudiendo elegir imprimir una sola orden, o una orden por unidad, hacer dos copias de la orden por pgina, e incluso existe la posibilidad de introducir observaciones. Preliminar: Vista previa del documento a imprimir. Etiquetas: Mediante este comando cabe la posibilidad de imprimir etiquetas de los productos fabricados.
Pgina 284
ICGSoftware
Men Almacn
Expedir y Expedir y Facturar

NOTA: Estas opciones no estn disponibles en la versin Basic de ICGManager. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Estas opciones permiten definir cmo se va a enviar la mercanca comprobando que sta es la mercanca correcta. Podr definir qu artculos van a ir en cada embalaje, pudiendo indicar de cada uno de ellos: El nmero de bultos, el peso neto, el peso bruto, la altura, la anchura y la longitud. A su vez, los embalajes pueden clasificarse por partidas pudiendo indicar los datos para el transporte tales como el nmero de expedicin, la fecha y direccin de envo, el tipo de embalaje e instrucciones de manipulacin definibles por el usuario, la empresa de transporte, el tipo de portes y si generar una etiqueta de envo por bulto o por embalaje. Para entender mejor a qu se refieren los conceptos de embalaje, bultos y partidas, un posible ejemplo podra ser el siguiente: Embalajes
Bultos
Partida ICGSoftware Pgina 285
Men Almacn Expedicin de Material
Este apartado cobra mayor sentido cuando se trabaja con nmeros de serie. Su principal utilidad es la de minimizar los errores de envo de material. Cuando se realiza un albarn de venta, si se quiere sacar partido de esta opcin, no se debe introducir los nmeros de serie. Una vez que el albarn esta guardado, se entra en esta opcin y se introduce la serie y el nmero de dicho albarn. Hecho esto aparecer la pantalla de introduccin de artculos para el primer embalaje: Si los artculos que vaya a incluir en este primer embalaje tienen nmeros de serie deber indicarlos en la columna Referencia, automticamente el programa mostrar en la lnea los datos de este artculo. Por defecto, cada vez que introduce una referencia o un nmero de serie, el programa indica 1 unidad y salta a la siguiente lnea. Si desea que el programa solicite el nmero de unidades en cada lnea que introduzca marque la propiedad Pedir unidades, situada en la parte superior derecha de la pantalla. En caso de ser correcto, (que el nmero de serie corresponda a un artculo que figure en el albarn, y que adems este nmero de serie est en stock) lo indicar en la columna de estado, de no ser as, aparecer la expresin incorrecto, y en la columna de causa el motivo de tal incorreccin. Los avisos ms frecuentes son: Desconocido porque el nmero de serie no existe, y Sobra por necesidades cubiertas. Para aadir o quitar embalajes a la partida pulse el botn + Embalajes o Embalajes respectivamente, y para agregar o quitar partidas en una misma expedicin puede hacerlo Pgina 286 ICGSoftware
Manual de ICGManager mediante los botones respectivamente. + partidas y
Men Almacn partidas
Cuando ya haya introducido todos los nmeros de serie de los artculos del albarn, pulse el botn Salir, si hay algn error en los nmeros de serie aparecer la pantalla Nmeros de serie incorrectos donde se detallar el/los artculos que faltan o sobran. Si el error es debido a una falta del artculo en el stock, aparecer el mensaje nmeros de serie sin stock, detallando la descripcin del artculo errneo, las unidades pedidas, y el stock disponible de dicho artculo en el almacn solicitado. NOTA: Cuando se introduce un nmero de serie que no esta en el stock, el programa lo reconoce e indica: Los siguientes artculos no pertenecen a ningn artculo del documento por lo que se borrarn de la lista. Una vez que se introducen todos los artculos correctamente, a continuacin aparece la pantalla de etiquetas de envo. En dicha pantalla deber seleccionar la direccin de envo del cliente, introducidos previamente en su ficha (ver Men Ficheros Clientes Datos Envo), adems de los datos del cliente se deber cumplimentar: el nmero de bultos, el peso neto, el peso bruto, la altura, la anchura y longitud de la partida, el nmero de expedicin (opcional), la persona de contacto y, si se desea, se pueden introducir observaciones en la etiqueta de envo. Tambin habr que especificar si se quiere o no una etiqueta por bulto (el tipo de portes viene dado por defecto, pero es modificable al igual que los dems datos). En la parte superior de esta pantalla aparecen los botones que se comentan a continuacin: Guardar: Guarda los cambios realizados en esta expedicin. ICGSoftware Pgina 287
Men Almacn
Etiquetas: Primeramente se le preguntar si desea imprimir, aprovechando la ocasin, las etiquetas de otros albaranes que an no se hayan impreso, conteste la opcin correspondiente. A continuacin se muestra una pantalla llamada parmetros de etiquetas, donde debe indicar la impresora, el diseo, y la posicin. Parking List: Imprime una lista de todos los artculos incluidos en cada embalaje. Se debe imprimir un Parking List de cada partida. Nota: Si no tiene ningn diseo de Parking List puede generarlo desde Configuracin Documentos Diseo de Documentos. Apartado Parking List. Exportar a Fichero: Esta opcin se utiliza para enviar los datos en modo de texto, ya que algunas impresoras no imprimen, sino se exporta. Embalajes: Permite modificar los embalajes definidos en la partida actual. Expedir y Facturar Exactamente igual que Expedir pero generando en ese momento la factura del albarn que se est expidiendo. Nota: Al ejecutar esta opcin se cierran todas las pestaas de documentos abiertas para evitar que una modificacin en la venta posterior a Expedir y Facturar, provoque que se pierda la posible factura generada con esta opcin.
Pgina 288
ICGSoftware
Men Almacn
Ensamblaje
Nota: Opcin no disponible en ICGManager Basic. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. ICGManager dispone de un mdulo de ensamblaje dinmico, ideal para el control de costes y de stocks en empresas que realizan procesos de fabricacin o ensamblaje. Sin tener necesidad de crear kits para todos los artculos, es muy rpido aadir o quitar un componente de un equipo, con la correspondiente repercusin sobre el stock y los costes, tanto del equipo como de los componentes. Posteriormente, podr realizar el seguimiento de un equipo, conociendo en qu fechas se han aadido o cambiado cada uno de sus componentes, as como sus nmeros de serie. En el siguiente ejemplo se observa el histrico de un equipo:
ICGSoftware
Pgina 289
Men Almacn
En la imagen anterior se puede ver como al ordenador se le cambi el disco duro por otro de mayor capacidad y el monitor de 15 por uno de 17. Al realizar estos cambios, automticamente el coste del ordenador completo vara, por eso aparece un mensaje advirtiendo esta circunstancia.
Si indica S se recalcularn los precios de venta segn el %S/C indicado en la ficha del equipo. Adems, el disco duro que se ha retirado entrar en stock con su nmero de serie correspondiente si se indica. Con este mdulo se evita tener que crear ms kits o realizar continuamente rdenes de fabricacin para estocar y desestocar todos los componentes que se implementan y se retiran de los equipos. Modo de empleo Para explicar el funcionamiento se explica a continuacin los pasos que se han realizado para la modificacin de los componentes del equipo informtico que aparece en la primera imagen de este apartado.
1.- Introducir el nmero de serie o de Lote del kit a modificar. (Previamente debe haberse generado la orden de fabricacin correspondiente).
Pgina 290
ICGSoftware
Men Almacn
2.- En estos momentos debe decidir qu desea hacer: En el ejemplo se han sustituido el monitor de 15 por uno de 17 y el disco duro de 40 GB por uno de 100 GB.
a) El primer paso es indicar los artculos que se han de sustraer al kit. Para ello pulse el botn del signo situado en la parte media derecha, cuando est pulsado seleccione el artculo a sustraer de la lista de componentes del kit, en este caso, primero el monitor de 15 y pulse la flecha que apunta hacia abajo . El artculo Monitor 15 aparecer en la lista inferior indicando, en el campo unidades, el nmero de unidades en negativo.
Para extraer el disco duro solamente ser necesario seleccionarlo en la lista de componentes y pulsar la flecha hacia abajo (el botn permanece pulsado).
ICGSoftware
Pgina 291
Men Almacn
NOTA: Si los artculos sustrados o aadidos tienen nmeros de serie puede asignarlos pulsando las teclas Ctrl.+F8 o el botn (Ctrl+F8) N de Serie que aparecer. b) El segundo paso es aadir los artculos que sustituirn a los anteriores (en este caso se sustituyen productos pero puede ser que en su caso simplemente desee extraer o aadir artculos no sustituirlos). Para ello primero debe pulsar el botn + conforme desea Aadir artculos y despus ir introduciendo uno a uno los artculos indicando sus referencias. Si lo desea puede seleccionarlos pulsando F6 una vez est situado en la casilla Referencia. Para borrar un artculo de la lista inferior pulse el botn de las aspas rojas de la parte inferior.
c) Cuando haya realizado todos los cambios que desee pulse Guardar. Automticamente se generar una orden de fabricacin ligada a este nmero de serie o lote. Pgina 292 ICGSoftware
Men Almacn
Puede realizar tantas operaciones como desee. Si el coste de los componentes vara, el precio de venta del artculo kit se recalcula de manera automtica segn el %S/C indicado en su ficha. Como puede comprobar, cada vez que modifique el ensamblaje y guarde los cambios, se genera una orden de fabricacin nueva. De esta manera podr saber qu cambios se han realizado y en qu fechas actuando de histrico. Este histrico tambin puede consultarlo, desde la pantalla de seleccin de artculos, pulsando el botn Seguimiento Artculo e indicando el nmero de serie o lote.
ICGSoftware
Pgina 293
Men Almacn
Etiquetas
ICGManager permite la realizacin de etiquetas desde esta opcin del men, a travs de una serie de filtros. Al entrar en la opcin de etiquetas, se muestra una pantalla de impresin de etiquetas, en la parte superior izquierda de la misma, existe un recuadro en el que se debe indicar el tipo de etiquetas a realizar, ya que en funcin de esta eleccin variar, tanto la pantalla de impresin de etiquetas, como las pantallas de filtro posteriores. En dicho recuadro se puede escoger entre imprimir etiquetas de: pedidos, albaranes, artculos, a travs de una seleccin, clientes, y proveedores. La parte derecha, e inferior de la pantalla variar en funcin de la seleccin establecida con anterioridad.
Pgina 294
ICGSoftware
Men Almacn
NOTA: para que el programa pueda realizar etiquetas de artculos es necesario que se encuentre marcada la propiedad Generar etiquetas al recibir situada en la pestaa de datos adicionales, en las fichas de los artculos. Si quiere que dicha opcin est marcada por defecto cuando se crea un artculo nuevo, tendr que acudir a Configuracin Empresas Artculo, y activar la propiedad Marcar automticamente la propiedad Generar etiquetas al recibir al crear un artculo. Etiquetas de pedidos, o albaranes En la parte derecha de la pantalla de impresin de etiquetas, aparece un filtrado por serie y nmeros de documentos (es obligatorio introducir la serie y la numeracin deseada). En la parte inferior de la pantalla, cabe la posibilidad de definir el orden en que se imprimirn las etiquetas. Una vez completado pulse el botn de Aceptar. La siguiente pantalla que se muestra es la de parmetros de etiquetas, donde se deber indicar la posicin, y el nmero de etiquetas a imprimir: - Posicin: Permite indicar en qu fila y columna de la hoja de etiquetas quiere empezar a imprimir. Esta opcin le va a permitir aprovechar aquellas hojas de etiquetas inacabadas en otras impresiones. - Imprimir: Aqu se delimita el nmero de etiquetas a imprimir para cada artculo. Las opciones son: - 1 Etiqueta por unidad: Imprimir por cada artculo, tantas etiquetas como unidades hayan sido indicadas en el campo de unidades del documento o documentos seleccionados.
ICGSoftware
Pgina 295
Men Almacn
- 1 Etiqueta por cdigo de artculo: Imprime una etiqueta para cada uno de los artculos que haya con diferente cdigo. El uso de esta opcin sera para el caso de impresin de etiquetas de estantera. En la barra superior de la pantalla se muestran los comandos Imprimir, Fichero Texto, y Visualizar. Al acabar pulse el comando Aceptar. NOTA: Pulsando el comando Fichero Texto se crear un documento de texto con nombre etiquetas.txt, ubicndose en C:\Icg, adems, existe la posibilidad de configurar el carcter de separacin dentro de la estructura del fichero de texto. Cada lnea de este fichero corresponde a una de las etiquetas a generar. NOTA: Para definir el nmero de filas y columnas en que esta dividida la hoja en la que se imprimen las etiquetas, habr que acceder a Configuracin Documentos Diseo de Etiquetas, donde aparecer una pantalla con los distintos tipos de etiquetas, seleccione el diseo que quiera configurar, hecho esto pulse el botn de Diseo. Dentro de pantalla de diseo, entre en el apartado opciones - configuracin (o bien pulsando en el comando donde aparece una varita mgica), hecho esto surgir la pantalla de configuracin de etiqueta. En dicha pantalla se podr definir las dimensiones de la pgina y de la etiqueta, el nmero de etiquetas en una pgina, mrgenes, distancia entre filas y columnas, y orientacin. Etiquetas de artculos Al elegir esta opcin, en la parte derecha de la pantalla de Impresin de etiquetas, el programa permite hacer un filtro de los artculos modificados despus de una fecha determinada, igualmente cabe la posibilidad de filtrar por almacn, y tarifa. Adems de poder definir tambin el orden de impresin. El Pgina 296 ICGSoftware
Men Almacn
programa solamente generar etiquetas de los artculos que estn en stock en el almacn previamente seleccionado. Una vez haya definido todos los conceptos pulse Aceptar. La segunda pantalla que aparecer ser la de Parmetros de etiquetas, el funcionamiento de dicha pantalla es el mismo pero con una salvedad, la opcin de Imprimir una etiqueta por unidad generar una etiqueta por cada unidad en stock (si hay 20 unidades de un artculo en el almacn, generar 20 etiquetas). Etiquetas a travs de una seleccin Al escoger esta opcin, no habr ms opciones en el resto de la pantalla de impresin de etiquetas. La siguiente pantalla que se visualizar ser la pantalla de Seleccin de Artculos donde deber especificar los artculos que quiera etiquetar, para filtrar y que solamente aparezcan ciertos artculos, dispone del botn Filtrar artculos que abre la pantalla de filtro de artculos, adems, dispone de un botn de Orden, este orden se determinar en la modificacin rpida de artculos (ver Men Ficheros Artculos Seleccin de artculos), tambin cabe la posibilidad de poder ordenar por referencia y descripcin pulsando los botones correspondientes. Oprimiendo el comando Cdigo de barras permite realizar una bsqueda por este concepto, situando el cursor en el artculo correspondiente. Con el botn Nmero etiquetas podr definir la cantidad de etiquetas por artculo a imprimir (de todos los artculos que estn en pantalla). Para finalizar, la ltima pantalla que aparecer ser la de Parmetros de etiquetas, explicada con anterioridad.
ICGSoftware
Pgina 297
Men Almacn
Etiquetas de clientes, o proveedores Una de las utilidades de esta opcin es la asistencia para la fidelizacin de clientes, es decir, si por ejemplo quiere enviar una carta de promocin a todos los clientes que han comprado unas zapatillas deportivas, de la marca Nike, y que se han gastado entre 90 y 150 , introduzca en el campo desde importe, la cantidad de 90, y en el campo hasta importe, 150, y acepte. En la pantalla de filtro de artculos en los campos descripcin, y marca, introduzca zapatillas deportivas y Nike respectivamente. Al realizar esta operacin el programa imprimir etiquetas (por ejemplo de envo postal), para cada cliente que haya comprado zapatillas deportivas Nike y se haya gastado entre 90 y 150 . Al optar por la opcin de clientes, o proveedores, la presentacin de la parte derecha de la pantalla de Impresin de etiquetas contendr los siguientes filtros: rango de fecha de clientes, serie, almacn, vendedor (solamente en la opcin de clientes), rango de importe. Una vez filtrado acepte. La segunda pantalla que mostrar el programa, es la de Filtro de artculos. La tercera pantalla es la de Filtro de clientes, o Filtro de proveedores, dependiendo de la opcin tomada en la pantalla de impresin de etiquetas. Los campos incluidos en dichas pantallas sern: cdigo, nombre, poblacin, provincia, y tipo (ya sea de clientes, o proveedores). Para finalizar, como en las opciones anteriores, el programa mostrar la pantalla de parmetros de etiquetas.
Pgina 298
ICGSoftware
Men Internet
ICGSoftware
Pgina 299
Men Internet
Men Internet
Pgina 300
ICGSoftware
Men Internet
Pginas Web
ICGManager integra un navegador para la conexin a Internet, sin tener que salir de la aplicacin. Adems, contempla la opcin de poder vender a travs de la red, mediante una tienda virtual gestionada desde el mismo programa. Para poner en funcionamiento la tienda virtual es necesario ponerse en contacto con ICG. Al darse de alta, no se pagar cuota de activacin, solamente se deber pagar una cuota de mantenimiento mensual. Vea el apartado Tienda Virtual En esta opcin del men principal, ICGManager permite definir accesos automticos a sitios Web en Internet, que sern presentados en el navegador de ICGManager. Para definir qu sitios Web puede consultar un perfil de usuario, ver Configuracin Usuarios Direcciones Internet.
ICGSoftware
Pgina 301
Men Internet
Mensajes
NOTA: Esta opcin no est disponible para la versin Basic de ICGManager. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Permite enviar mensajes a las tiendas para que al entrar al programa o pulsar el botn de funcin Mensajes se vean stos. Los mensajes se envan automticamente con los ficheros de comunicacin a la tienda o tiendas seleccionadas (por almacn) y se mostrarn durante el rango de fechas indicado al crear el mensaje. Crear Nuevos Mensajes: Al pulsar este botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo en el que deber escoger el almacn origen, el almacn o almacenes destino, el rango de fechas durante las cuales se debe mostrar el mensaje y el contenido del mensaje.
Para modificar o borrar un mensaje utilice los botones correspondientes de la opcin Mensajes. Pgina 302 ICGSoftware
Men Internet
Tienda Virtual
NOTA: Esta opcin no est disponible en la versin Basic de ICGManager. Consulte el Anexo 6 en el Tomo II de este Manual de Usuario. Configuracin Tienda
Al ponerse en contacto con ICG, le sern proporcionados los datos para configurar la tienda virtual. En primer lugar, ICG le facilitar el nombre de la tienda virtual (que ser la direccin de Internet que deber facilitar a sus clientes), esta ser la ruta de acceso desde cualquier lugar del mundo (por ejemplo: shop.icg.es). Adems, le informar de la direccin del servidor FTP para intercambio de ficheros, y del nombre de usuario y ICGSoftware Pgina 303
Men Internet
password para el acceso a la configuracin de la tienda y del servidor FTP. En este apartado de configuracin el usuario tendr que indicar tambin, la tarifa por defecto a aplicar en la tienda virtual (para crear una tarifa nueva, ver Ficheros Tarifas / Precios). Hecho esto, deber definir una serie para los pedidos de la tienda virtual (para crear una serie, ver Ficheros reas de negocio). Sobre un esquema general, se puede personalizar el diseo de la web (pudiendo incluir el logotipo de la empresa, los colores corporativos, etc.). Una vez completados y guardados todos estos datos, se deber pulsar el comando enviar, para que ICG reserve un espacio y un nombre en su servidor.
Imgenes En esta pestaa, existe la posibilidad de enviar imgenes de los artculos configurados en ICGManager. Para ello se tendr que indicar la carpeta local donde se encuentran las imgenes a enviar, ser necesario que estas estn en formato JPG, en caso de no ser as, el programa permite la conversin de los ficheros en formato bitmap a JPG. Estas imgenes sern enviadas cuando se enven los artculos respectivos (explicacin en el prximo punto). Enviar Artculos Esta pestaa permite enviar artculos a la tienda virtual desde ICGManager. Al acceder a este apartado, podr elegir borrar los artculos que se encuentran en ese momento en la tienda virtual, sustituyndolos por los nuevos, o incluir los artculos nuevos, junto con los ya existentes. Adems, podr definir qu tarifa tendrn los artculos a enviar (para crear una tarifa nueva, ver Ficheros Tarifas / Precios). En la parte inferior de esta pestaa, cabe la posibilidad de enviar imgenes
Pgina 304
ICGSoftware
Men Internet
junto con los artculos (siempre que se haya configurado la pestaa de imgenes con anterioridad), para ello marque dicha opcin. Una vez definidos los conceptos mencionados, pulse el botn Enviar.
Enviar Ofertas Al entrar en al tienda virtual aparecen en la pantalla de presentacin, un grupo de artculos en oferta (mximo 4). Desde esta pestaa aada y quite dichos artculos mediante los comandos pertinentes. Al pulsar el botn Aadir aparecer la pantalla de seleccin de artculos, desde donde deber seleccionar los artculos en oferta. Una vez escogidos, marque o no la opcin de enviar imgenes, y pulse el comando Enviar. Enviar Clientes Cuando se desea realizar un pedido en la tienda virtual como cliente, es necesario introducir un nombre de usuario y un password, que previamente otorgar la empresa. Esta opcin esta pensada para la actualizacin de clientes de la tienda virtual. Existe la posibilidad de poder borrar los clientes ya existentes, con el botn Borrar. Los clientes que se aadirn en la tienda virtual, sern solamente aquellos que tengan definido un usuario, y un password en su ficha (en la pestaa Intercambio de datos).
Capturar Ventas Tienda Este apartado permite la visualizacin y la emisin de pedidos de las ventas realizadas en la tienda virtual. Slo podrn tener acceso a este apartado aquellos usuarios que hayan dado de alta el servicio de la tienda virtual (si se intenta acceder sin darse de alta, aparecer al siguiente error Null Remote Address). Al entrar en esta opcin, el programa muestra una pantalla con todos los pedidos recibidos por Internet. Existen tres botones ICGSoftware Pgina 305
Men Internet
para la seleccin y desestimacin de los pedidos recibidos, estos son: Descartar actual: Elimina el pedido seleccionado. Recibir actual: Genera un pedido de venta en ICGManager, con la serie indicada en el panel de control para las ventas de la tienda virtual. Recibir todo: la funcin es la misma que la del apartado anterior, pero ICGManager generar pedidos de todos los avisos recibidos en Internet. Diseo Tienda Accede como administrador al fichero Index.php para que pueda modificar el diseo de la tienda virtual.
Pgina 306
ICGSoftware
Men Internet
Central de Compras
La Central de Compras ICG es la herramienta ms completa para todas aquellas centrales de compra que desean ofrecer una interaccin, a sus clientes, ms gil, intuitiva y completa. Permite realizar todas las gestiones y procesos administrativos de forma automatizada de forma tanto para el cliente como para la central de compras. Para ms informacin consulte nuestra pgina web (www.icg.es) o bien pngase en contacto con su distribuidor. Importacin Captura los pedidos realizados por los clientes mediante el programa Central de Compras ICG.
v.4031r5
ICGSoftware
Pgina 307

ICGManager Manual Usuario I

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

ICGManager Manual Usuario I

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Presentacin

INSTALACIN DE ICGMANAGER ...................................................... 12 REGISTRAR LICENCIA DE ICGMANAGER .......................................... 14

ENTRADA PROGRAMA .................................................................... 73

MEN FICHEROS .....................................................................76

TARIFAS / PRECIOS...................................................................... 111 DESCUENTOS .............................................................................. 116 CLIENTES.................................................................................... 117

PROVEEDORES ............................................................................ 127

Barra superior de botones...................................................................139 Columnas en reas de negocio ..........................................................141

MEN VENTAS ..................................................................... 156

ALBARANES DE VENTA ................................................................. 182

FACTURAS DE VENTA ................................................................... 189

Descripcin del Entorno ......................................................................198 Modo de empleo..................................................................................202

MEN COMPRAS ...................................................................212

RECEPCIN DE COMPRAS ............................................................ 240

FACTURACIN DE COMPRAS......................................................... 249

NOTAS DE CARGO ....................................................................... 256 RECEPCIN FACTURAS ................................................................ 257

MEN ALMACN................................................................... 262

RECLCULO DE STOCKS .............................................................. 272 TRASPASOS ................................................................................ 275

5. Importando artculos a travs del TeleStock o el Scanpal..............278

CENTRAL DE COMPRAS ................................................................ 307

Instalacin y Actualizacin SQL

Instalacin y Actualizacin de ICGManager

Instalacin y Actualizacin SQL

Registrar licencia de ICGManager

Botones Guardar: Guarda los cambios realizados.

Como propiedades correspondientes:

Uds1: Corresponde a la agrupacin ms alta, por ejemplo: Cajas.

Uds2: Corresponde a la agrupacin ms baja, por ejemplo: Unidades x Caja.

Manual de ICGManager Proveedores

Financieros: Se asignan en la ficha de cada proveedor en funcin de la forma de pago.

Secuencia Existen distintos tipos que a continuacin se detallan:

Exento: El importe del cargo no se tiene en cuenta en el clculo de los impuestos.

Nuevo: Permite documentos.

Manual de ICGManager Ejemplo: COCA-COLA LIGHT 2 L.

Manual de ICGManager Impresoras

Manual de ICGManager Configuracin del Terminal

Los parmetros de esta configuracin son:

Informacin de la Ficha del Artculo

Manual de ICGManager Costes / Precios (F2):

Creacin de Nuevos Artculos

Artculos Compuestos o Kits

FAMILIAS (Departamento, Seccin, Familia y Subfamilia)

Manual de ICGManager Datos Comerciales

asignar el siguiente cdigo interno y contable al ltimo que haya creado.

Sin sufijo Indica que el cargo o descuento es en importe. Sufijo %

Men Ficheros +10% -10%-5% -10%-5# -1,50 +1,50 -3*2 -10%-3*2+0,12

reas de Negocio, Centros de Coste y de Inventario

(Nivel 1) (Nivel 2) (Nivel 3) (Nivel 4)

Imagen del experto de cambio de serie.

El asiento en contabilidad quedar de la siguiente forma: ICGSoftware Pgina 147

Manual de ICGManager 69,60 69,60

43100001 EFECTOS COMERCIALES EN CARTERA DEL CLIENTE 1 40000001 CLIENTE 1

Defina las formas de pago, cumplimentando los siguientes campos:

Normalmente se asigna una cuenta de caja o bancos.

Manual de ICGManager Pestaa Totales:

Men Ventas como efectuar disponibles son: modificaciones de

Manual de ICGManager sta. Las opciones

Seccin A: Se obtienen los datos exclusivamente de documentos contables (facturas de venta):

Men Ventas o Precios. o Impresora. o Diseo Impresin. o Formas de Pago.

Manual de ICGManager o Vencimientos. o Copiar Lnea. o Borrar Lnea. o Calculadora

Opciones de filtro Desde cliente ... a cliente: Filtra un rango de clientes.

o Sin agrupar: Se crear una factura documento de venta pendiente de facturar.

Botones de funcin Todos: Selecciona ( ) todos los pedidos de la lista.

Men Ventas Modo de empleo

6.- Una vez seleccionados pulse el botn Facturar.

Men Ficheros +10% -10%-5% -10%-5# -1,50 +1,50 -32 -10%-32+0,12