GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

Administracin de Archivos Operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una institucin. Coleccin documental Definida como un conjunto de documentos reunidos por una persona segn criterios subjetivos y que, por lo tanto, no conserva ni responde a una estructura orgnica, o responde al principio de procedencia. Documento de archivo Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultura y deber ser objeto de conservacin. Elementos de descripcin Son los elementos que se utilizarn para las partes integrantes de una unidad documental simple o compuesta que tienen identidad por s mismas pero que van asociadas (sellos, fotografas, etc.) Gestin de Documentos Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin. Repografa La reprografa es simplemente el proceso de obtener una o ms copias de un documento original. Tipo documental Unidad documental cuyo formato y contenido informativo son homogneos. Tipologa documental Clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. Ej. Documentos contables, Documentos normativos, Documentos legales, etc.

Trmite Forma de actuacin concreta del procedimiento administrativo./ Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de sus funciones administrativas. Unidad documental Simple Elemento indivisible constituido por un solo documento Unidad documental compuesta Unidad organizada de documentos reunidos en funcin del mismo asunto. Conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto (expediente). Valoracin documental La valoracin est estrechamente ligada a la operacin de la identificacin de series documentales, y consiste en asignar en cada una de ellas VALORES que poseen en funcin de los efectos que causa, de la informacin que contienen o de su importancia como fuente primaria para la investigacin. La fijacin de estos valores y de sus plazos de vigencia debe ser realizada por los mismos responsables de la creacin de documentos, en estrecha colaboracin con la responsable de Archivo. La decisin que se tome al respecto, tiene como resultado la destruccin de los documentos o la permanencia en el tiempo. Valor Administrativo: Los documentos tienen un valor administrativo, representado por el de testimonio de sus procedimientos o actividades tanto de la Administracin de origen como de aquella que le sucede. Este valor se mantiene en los documentos, desde su origen hasta el momento en que se considera concluida y sin efectos la accin administrativa. Valor Legal: Los documentos de valor legan son aquellos que contiene derechos de la Administracin, o de los particulares, que pueden ser efectivos ante los tribunales. Este tipo de valor puede coincidir con el administrativo o bien continuar al finalizar ste. Valor fiscal: Es el valor que tienen los documentos, cuya funcin es justificar el dinero que la administracin ha recaudado, distribuido, controlado o gastado. Valor informativo:

Puede definirse como la capacidad que el contenido de un documento posee para ayudar a reconstruir las actividades de un organismo o situacin actual o pasada, de hecho o incluso jurdica. Valor histrico: Es el valor que posee un documento como fuente primaria para la historia, por lo tanto ningn documento con valor histrico podr ser destuido.