Implantacin de los sistemas de informacin en las empresas

En el marco de competencia actual y con los retos que implican una economa global, es necesario que las empresas vean en los sistemas de informacin una herramienta que les permitir adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones. Una de las soluciones mas viables para las empresas son las soluciones ERP, las cuales les permitirn el grado de optimizacin deseado, pero es importante conocer qu es una solucin de este tipo y por qu es importante contar con un sistema ERP en la compaa. La determinacin de adquirir un sistema ERP debe ser sumamente estudiada, ya que no slo implica el hecho de adquirir el software, implica sobre todo un cambio en la cultura, en la forma de realizar las operaciones, implica la trasformacin de los procesos, todo con el fin de lograr el avance y liderazgo de la compaa. Es importante que la alta direccin preste toda su atencin en el proceso, dado que el reto para la empresa es el hecho de implementar el sistema de manera exitosa dentro del tiempo y del presupuesto. Despus viene la parte ms complicada del caso. Durante los siguiente 6 meses o inclusive un ao, se tendr el proceso de capacitacin, despus de ese tiempo se podr saber a ciencia cierta los resultado de la implantacin. Una vez implementado el ERP, se puede todava extender el alcance implementando otras aplicaciones tales como CRM y SCM. De esta manera, al tener la herramientas tecnolgicas integradas al ERP, se puede llegar al e-business. Los ERP estn estructurados integralmente para importar y exportar informacin de manera flexible. Posteriormente, ya con las herramientas trabajando a un mismo ritmo, se puede decidir a cerca de la factibilidad sobre el ingreso al e-business. Introduccin Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su informacin. Competitividad Las empresas requieren para mantenerse, por un lado, de continuas optimizaciones de sus costos de produccin, comercializacin o administracin y, por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. Control Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos departamentos y requieren de una solucin global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. Integracin Es importante integrar la informacin en la reas vitales de la empresa como finanzas, distribucin y manufactura. La seleccin de un sistema ERP es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura informtica que tenga la organizacin y que puede verse afectado por la resistencia al cambio o por la idea errnea de que este tipo de proyectos consumen grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo.

Desarrollo Los sistemas ERP estn diseados para incrementar la eficiencia en las operaciones de la compaa que lo utilice. Adems, tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada negocio y se puede aprovechar al mximo el trabajo de consultora durante la implantacin para mejorar los procesos actuales de trabajo. Si el cliente desea organizarse mejor estos sistemas son un aliado excelente, ya que le permite aumentar la productividad de la compaa de forma considerable. Un poco de historia El origen del ERP se encuentra en el rea de la tecnologa militar. Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utiliz sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas MRP Systems (Material Requirements Planning Systems). A principios de la dcada de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, principalmente en EE.UU. Durante los 60 y 70 tuvieron un desarrollo importante ya que permitan reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real, "dice Andrs Piedragil". En los 80 evolucionaron completamente, lo que dio lugar a los MPR II, aunque el acrnimo cambi de manera radical a Manufacturing Resource Planning. Estos nuevos sistemas permitan cuidar factores relacionados con las capacidades de manufactura. En la dcada de los 90, se vea una panorama disperso: por un lado los sistemas especializados en factores de requerimientos y en el otro extremo los sistemas orientados hacia la planeacin de procesos de manufactura. Dado el contexto de negocios que se empez a vivir, regido por un marco de competencia global que exige mayores niveles de eficiencia y productividad dentro de los procesos y operaciones de la empresa para poder alcanzar los niveles ptimos de servicio, las empresas necesitaban soluciones de tecnologa integrales que les permitieran alcanzar estos niveles. Debido a los requerimientos, la industria del software desarroll varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso. Poco despus, la simple conexin (MRP / aplicaciones para corporativos) se transform en una sistema empresarial integrado: los ERP haban nacido. Qu es un ERP? Un ERP, de sus siglas en ingls Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos Empresariales , se refiere a un paquete informtico que cubre de forma parcial o total las reas funcionales de la empresa. En una entrevista con los principales oferentes de soluciones ERP en Mxico, dice Aldaco (2000), que todos acordaron en definirlo como un sistema de gestin de informacin estructurado, diseado para satisfacer de soluciones de gestin empresarial. Se caracterizan bsicamente por su capacidad de modelar y automatizar la mayora de los procesos bsicos de una organizacin, desde la orden de venta, hasta la distribucin del producto; la gama de funciones que cubren los ERP son: contabilidad, finanzas, administracin de ordenes de venta, logstica, produccin y recursos humanos.

Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han especializado por segmentos de industria, lo que implica que la lgica para optimizar procesos est basada en modelos de operacin especficos. Por qu utilizar un ERP? Debido al proceso que se est viviendo de globalizacin, se est gestando un cambio en la forma en que las empresas hacen sus negocios, adems de exigir mayores niveles de eficiencia en las operaciones y procesos causada por la competencia. En este sentido, las empresas que deseen sobrevivir requerirn de sistemas de informacin empresarial que les permitan aumentar su competitividad. De acuerdo con McDaniel (1998), en la actualidad es necesario establecer que el manejo de la informacin para una organizacin es el lquido vital para que sta se mantenga en franca competencia. El sistema de informacin debe ser flexible, interactivo, que permita a los gerentes y directivos obtener y manipular informacin. Debe considerarse que la decisin de incorporar un sistema de informacin cambiar incluso la visin del negocio, y al hacerlo de una forma correcta y con clara visin del proceso se ganar una ventaja competitiva muy importante. Existen tres razones fundamentales por las cuales una empresa se interesa en implantar una solucin ERP: aumentar su competitividad, controlar mejor sus operaciones e integrar su informacin. Competitividad Las empresas requieren continuas optimizaciones de sus costos, ya se de produccin, comercializacin o administracin; por otro lado, deben incrementar constantemente su productividad. Control Varias empresas tienen un manejo aislado de la informacin generada en los distintos departamentos y requieren de una solucin global que integre y organice los datos para que en forma accesible apoye la toma de decisiones. Integracin Es importante integrar la informacin en la reas vitales de la empresa como finanzas, distribucin y manufactura. En este sentido, una de las principales integraciones es la que se produce entre el back-office y el front-office, es decir, aquellas aplicaciones que apoyan la fuerza de ventas, comercializacin y servicio al cliente con las aplicaciones de permiten a las empresas comprar, monitorear, administrar y distribuir productos . El reducir la incertidumbre sobre la veracidad de la informacin, mejorar la comunicacin entre reas, reducir la duplicidad de la informacin y hacer ms eficiente la integracin de los procesos son otras de la razones para llevar a cabo la implantacin de un sistema ERP. Es indispensable considerar lo beneficios que traer la implantacin de un sistema ERP:

Integracin de los procesos de informacin entre las diferentes reas Informacin disponible e inmediata para la toma de decisiones Incremento en la productividad Mejora en los tiempos de respuesta Rpida adaptacin a los cambios Escalabilidad del sistema Integridad de los datos Seguridad definida por el usuario. Reduccin en los costos

Seleccin e implantacin de un ERP Se debe poner especial nfasis en el proceso de seleccin de las empresas capaces de proporcionar los servicios de soluciones integradas. Comenta Cerezo (2000), en relacin al especial cuidado que se debe tener con respecto a la seleccin de la soluciones: -Los directivos deben seleccionar soluciones que les permitan integrar las aplicaciones tradicionales con otras aplicaciones claves para la empresa y totalmente capaces de operar en un entorno de negocios electrnicos. -La seleccin de este tipo de soluciones debe tener en cuenta que la tecnologa esta cambiando -El procesos de implantacin debe ser corto y no requerir gran inversin de recursos. Adems, establece lo que ella considera seran los pasos para que se haga una correcta seleccin de una sistema de este tipo para la organizacin: Tener muy claro qu es lo que se quiere hacer, el objetivo que se persigue. Involucrar a todas la reas de la empresa con el fin de establecer las necesidades y requerimientos reales de los usuarios. Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden de prioridades Buscar a los proveedores, y la mejor manera de buscarlos es indagando en el mercado los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las necesidades. Una vez realizada la seleccin, el mayor reto que enfrentan las empresas para implantar sistemas de informacin empresariales modernos es poner en funcionamiento stos de forma exitosa, dentro del tiempo y del presupuesto, dice "Steven E. Reyes". La implantacin de un sistema de informacin no slo es el hecho de instalar el software y listo, como por arte de magia se tendrn resultados instantneos como una formula mgica que incrementar la eficiencia de la empresa. Es de considerarse que el costo total de las soluciones ERP no slo incluye el software, mantenimiento y soporte tcnico, sino tambin el costo de implantacin Claudia Cerezo, en su articulo "Mas all de los procesos internos de su empresa: ERP's en el Web", comenta sobre los diez factores para la exitosa implantacin de un ERP: 1. La visin de un proyecto de negocio Es de vital de importancia que el proyecto ERP sea designado a un equipo multidisciplinario para evitar la prdida de visin del negocio.

2. Formacin del un comit de proyecto Es necesario crear un comit que represente cada rea de la compaa, debido a que este tipo de tecnologa tendr repercusin en toda la organizacin. El comit deber reunirse con periodicidad para revisar progresos, definir estrategias, asignar prioridades y resolver conflictos. El compromiso y participacin de la alta direccin son indispensables. 3. Designacin de un lder de proyecto Este lder funcional debe conocer perfectamente la organizacin y al negocio como tal, debe contar con la capacidad de tomar decisiones y resolver conflictos, as mismo debe coordinar esfuerzos y tareas de diferentes reas. 4. Involucrar a los usuarios Existen empleados claves en el proceso de implantacin, la capacitacin de estos es muy importante debido a que si participacin en el nuevo sistema de informacin ser parte del da a da. 5. Capacitacin que va mas all de los conceptos tecnolgicos Existen nuevos modelos que estn revolucionando la forma de hacer negocios, los cuales pueden ser aplicables para hacer de la tecnologa un recurso ms rentable. Las nuevas herramientas como Internet, ocupan actualmente un papel muy importante en el campo empresarial, por lo que es primordial que el personal se mantenga capacitado, no slo en el sistema ERP, sino en conceptos de planeacin, nueva terminologa, procedimientos y tcnicas operativas, entre otros. 6. Adaptacin a los programas existentes Cada empresa requiere satisfacer sus necesidades especficas; sin embargo, los programas y paquetes existentes estn construidos bajo estndares o prcticas de calidad mundial. De esta forma se puede encontrar en el mercado la herramienta ideal, dirigida para cada tipo de industria, a la cual se le realizan unas pequeas adaptaciones para que quede a la medida de cada empresa. Es recomendable no crear programas o adaptaciones que vayan en contra de la filosofa del paquete adquirido, debido a que puede ocasionar un gran costo en el momento de migrar a futuras versiones. 7. Elaboracin de un programa detallado Es recomendable elaborar un programa detallado con tiempos y responsables de forma recurrente, con el fin de observar los avances del proyecto, verificar las tareas efectuadas y las prximas a realizar, as como identificar problemas potenciales. En la elaboracin del programa de trabajo deben participar los usuarios clave para precisar los tiempos que les llevar ciertas actividades tales como: carga de datos, depuracin de informacin, tiempo disponible para capacitacin, etctera. 8. Recurrir a los expertos El punto de vista de un externo es indispensable en este tipo de proyectos. Actualmente existen diferentes alternativas de consultora que proporcionan la orientacin necesaria para poner en marcha la solucin. Es importante verificar la experiencia de estas fuentes en cuentas de su mismo tamao y giro. Asimismo, es indispensable asegurarse de que tengan una cultura cercana a su empresa y que cuenten con una metodologa similar.

9. Una nueva visin El xito en la implantacin de tecnologa ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo debido a que a partir de la liberacin del ERP, los datos ingresados por un usuario sern utilizados por otro de un rea completamente diferente. Lo importante es que todas las reas de la empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo. 10. El seguimiento Es necesario tomar conciencia de que la implementacin de una sistema ERP es un proceso de mejora continua. El proyecto requiere de mantenimiento, ya que constantemente surgen nuevas opciones que incrementan las posibilidades de operacin, como nuevas versiones, capacitaciones y revisiones peridicas con su consultor, para obtener el mayor provecho de la solucin.

Soluciones CRM y SCM

Desde hace unos 20 aos se ha demostrado que la parte de comercio electrnico entre empresas funciona adecuadamente. Sin embargo, con la aparicin de Internet se puede acceder a la totalidad de las empresas. (Trincado 2000) Actualmente hay muchas empresas que, gracias al uso de herramientas tecnolgicas con soporte en Internet, han obtenido ventajas sobre sus competidores y colocado en la punta de la carrera empresarial. Menciona Manuel Trincado (2000), entre las aplicaciones mas conocidas destacan las soluciones CRM, las cuales permiten administrar la relacin directa con el cliente, de forma tal que se puede dar una atencin personalizada, un servicio directo on line o a travs de Call Centers, se puede hacer un seguimiento de la situacin de sus pedidos, construir una comunidad de valor enfocada y personalizada. Tambin existen las soluciones SCM. En este caso es la parte que maneja el backoffice, con la cual podemos administrar toda la cadena de suministro, incluso trabajar con los proveedores de los proveedores, manejar los inventarios, security stock, conocer y pronosticar la demanda y la variabilidad, as como la distribucin.

e-business

Pero lo que s es verdad, es el hecho de que algunas empresas estn considerando utilizar Internet como un canal ms de ventas; otras sin embargo estn considerando utilizar Internet simplemente como un apoyo para su canal de ventas actual; existen otras que consideran la venta por Internet nicamente. La transicin de la empresa tradicional a un negocio electrnico o utilizar Internet como apoyo para sus operaciones presenta ventajas que deben ser tomadas en cuenta por los altos directivos, como una manera de poder sobresalir y desarrollar ventajas competitivas sostenibles, (Rivera 2000) pero cabe mencionar que una

solucin efectiva es aquella que le permita realizar transacciones con sus socios de negocios, as como con sus clientes y mantener la relacin con los mismos. Para incursionar en el e-business o e-commerce, es necesario que las empresas tengan en cuenta que esto es un cambio ms cultural que tecnolgico, adems de requerir cierta infraestructura. Las opciones para completar la parte -e- en la compaa son dos: los ISP y los ASP. Para comenzar la aventura dentro de la jungla electrnica es necesario establecer una estrategia de mercadotecnia, crear un catalogo de productos, definicin de costos y precios de venta, el mercado objetivo y los medios de entrega. Se puede comenzar por seleccionar a un proveedor de servicios de Internet, adems puede emplearse un desarrollo propio o una solucin ya hecha, que cuente bsicamente con el catalogo de productos, carritos de compras, formas de pagos con transacciones seguras, procesamiento de pedidos y anlisis de la informacin de los clientes. Es indispensable contar con dos elementos bsicos: un proveedor de hosting confiable y un sistema confiable de distribucin. Posteriormente debemos enfocarnos en la ubicacin de la tienda virtual, se puede acudir a una oferta especifica para el hosting de tiendas virtuales. Es indispensable considerar la parte de seguridad dentro de la tienda y en las transacciones, existen dos estndares de seguridad diseados para el comercio electrnico: SSL (Secure Socket Layer) y SET (Secure Electronic Trasaction). El primero de ellos se caracteriza por no permitir la descodificacin del documento por terceros, para lo cual hace uso de llaves aleatorias, con un certificado y una firma digital, cuya funcin es asegurar que slo el usuario interesado podr descifrar el mensaje. SET, por su parte, constituye un estndar de pago seguro basado en tcnicas de encripcin avanzada, cuya finalidad es elaborar transacciones en Internet. Funciona con base en llaves pblicas y privadas las cuales, a su vez, estn protegidas por SSL, que en conjunto encriptan las transacciones para mantenerlas a salvo de miradas indiscretas. En cuanto al equipo que se necesita para montar estas aplicaciones, en el mercado existe un vasta oferta. Sin embargo, todo el equipo, como servidores, ruteadores, switches, etctera, se puede adquirir directamente con los fabricantes, o bien, por medio de un ISP o ASP. En el caso de los ASP, stos han tomado el papel de integradores en todo lo concerniente al comercio electrnico, ya que su propuesta abarca lineamientos de software empresarial, venta y renta de equipo, enlaces dedicados y hospedaje de sitios Web, entre otros. De cualquier modo, sea grande o pequeo el proyecto de comercio electrnico, siempre ser necesario contar con la ayuda de los expertos y la oferta en ese sentido en el pas es amplia; slo depender de cada uno contratar los servicios adecuados. Lo ejecutivos de las Tecnologas de la Informacin (TI) de la industria en general, muchos de los cuales han tenido oportunidad de ver durante aos la implantacin de un sistema ERP, estn descubriendo las nuevas reglas del negocio, las velocidades trepidantes y la creciente demanda de sus clientes gracias a la nueva era de Internet.

Estos usuarios de ERP o sistemas de planeacin han mejorado sus operaciones a travs de la integracin de sus sistemas de produccin y administracin con los de las dems tecnologas de la informacin, y estn extendiendo estas herramientas hacia sus cadena de suministro o hacia sus clientes. Los E-business o negocios electrnicos llegaron para darle celeridad y eficiencia a los negocios. Los clientes estn listos para recibir un servicio bastante mejor que el que se ofreca en el pasado. Expertos en la materia aseguran que llevar a una empresa al siguiente nivel del ERP, es decir, al e-business, requiere ms que implantacin en los sistemas internos. Trabajar con socios en la cadena de suministros que estn lidiando con la adopcin de procesos en la empresa y que estn fijando el flujo va Internet, ah es donde esta la clave del proceso. Una cadena de suministro integrada es prerrequisito para responder a la demanda de productos hechos a la medida. De, hecho esta medida se est convirtiendo en una norma para los fabricantes. El contemplar a las empresas dentro del comercio electrnico permitir hacer ms eficientes las operaciones de las mismas, y del mismo modo establecer nuevas formas de cooperacin. La optimizacin en la operaciones reducir los costos tanto de operacin, administracin y transporte. En este sentido, se lograr alcanzar una ventaja competitiva sostenible. Se tienen mejores canales de acceso a los mercados actuales, y los clientes pueden acceder de manera simple y amigable a los productos y servicios de lo oferentes. Finalmente , la orientacin de las implantaciones de estos sistemas debe estar dirigida hacia la optimizacin de las operaciones de la empresa, enfocndose en sobre todo en la satisfaccin de los clientes. Referencias Bibliogrficas Annimo, (2001, Marzo 5), "Una gua para hacer comercio electrnico", Net @, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001. Balsollier, D. (2000, Septiembre 1), "Anlisis de las ventajas de la implantacin de una Intranet", Revista Red, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001. Bernal, S. (2000, Diciembre 1), " Las 7 profecas del e-business", Revista Red, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001. Cerezo, C. (2000, Julio 1), "Ms all de la integracin de los procesos internos de su empresa: ERPs en el Web", Revista Red, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001. Aldaco, Y. (2000, Julio 1), "ERPs: el espejo de la imagen de su empresa", Revista Red, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001. Annimo, (2001, Mayo 2), "La juventud del ERP", PC Semanal, Extrado de Infolatina de la Biblioteca Digital del Sistema ITESM, 13 de Mayo de 2001.

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