UNIVERSITE DE DROIT, D'ECONOMIE ET DES SCIENCES D'AIX MARSEILLE

INSTITUT D'ADMINISTRATION DES ENTREPRISES CENTRE DETUDES ET DE RECHERCHE SUR LES ORGANISATIONS ET LA GESTION

ETUDES ET DOCUMENTS
Srie "Recherche"

ANALYSE FONCTIONNELLE ET EVALUATION DE LA PERFORMANCE DE SYSTEMES OUVERTS. UTILISATION DU MODELE ABSTRAIT DOSSAD. Proposition dune technique de regroupement homogne des fonctions et dune dmarche dvaluation.

Jean-Claude COHEN*

W.P. n 556

Septembre 1999

*Professeur Associ, Institut dAdministration des Entreprises, Universit Aix-Marseille III, Clos Guiot 13540 PUYRICARD Toute reproduction interdite L'institut n'entend donner aucune approbation, ni improbation aux opinions mises dans ces publications : ces opinions doivent tre considres comme propres leurs auteurs. Institut dAdministration des Entreprises, Clos Guiot, 13540 Puyricard, France Tel. : +33 (0)4 42 28 08 08.- Fax : +33 (04 42 28 08 00.

I
I II

Sommaire
SOMMAIRE ........................................................................................................................................... 1 RSUM................................................................................................................................................. 2 II-1 II-2 II-3 II-4 RSUM EN FRANAIS ........................................................................................................................ 2 MOTS CLS ........................................................................................................................................ 2 ENGLISH SUMMARY............................................................................................................................ 2 KEYWORDS ........................................................................................................................................ 2 INTRODUCTION : OBJET DU DOCUMENT ................................................................................. 3 PROBLMATIQUE ET PRINCIPES................................................................................................ 3

III IV IV-1

UNE DESCRIPTION FONCTIONNELLE PRIVILGIANT LA RELATION ENTRE LE SYSTME ET SON ENVIRONNEMENT........................................................................................................................................... 3 IV-2 LE CHOIX D' UNE APPROCHE ASCENDANTE ( BOTTOM UP ) PLUTT QUE DESCENDANTE ( TOP DOWN ) IV-3 V 3 CRITRES ET INDICATEURS D'VALUATION .......................................................................................... 4

LA DMARCHE DE MODLISATION............................................................................................... 5 LA MTHODE OSSAD.................................................................................................................................... 5 V-2 LISTER LES ACTEURS .......................................................................................................................... 5 V-3 LISTER LES FONCTIONS ....................................................................................................................... 6 3.1 Formuler les fonctions ................................................................................................................... 6 3.2 Caractriser les paquets sortants et entrants (intrants et extrants) ............................................ 6 3.3 Analyser "l'valuabilit" des fonctions ........................................................................................... 6 3.4 Ajuster les niveaux des fonctions.................................................................................................... 6 V-4 CONSTRUIRE LE MODLE ABSTRAIT .................................................................................................... 7 V-5 REGROUPER LES FONCTIONS / ENVIRONNEMENT .................................................................................. 7 V-6 IDENTIFIER LES INDICATEURS D'VALUATION ...................................................................................... 9

VI

BIBLIOGRAPHIE SUCCINCTE ET SOURCES............................................................................ 10

Institut dAdministration des Entreprises, Clos Guiot, 13540 Puyricard, France Tel. : +33 (0)4 42 28 08 08.- Fax : +33 (04 42 28 08 00.

Analyse fonctionnelle et valuation de la performance de systmes ouverts

Utilisation du Modle Abstrait d'OSSAD Proposition d'une technique de regroupement homogne et d'une dmarche d'valuation

II

Rsum
II-1 Rsum en franais
La plupart des dmarches d'audit, d'valuation, de contrle qualit, de systmes ouverts entreprises, processus industriels, projets, programmes ou politiques publiques s'appuient sur une reprsentation modlise des fonctions du systme et la recherche d'indicateurs associs ces fonctions, par rfrence des critres de niveau suprieurs, et qui sont destins mesurer l'efficacit de la fonction concerne. Une des difficults est de construire un modle fonctionnel pertinent, un niveau d'analyse adapt l'valuation des performances. Le prsent document propose une technique simple, s'appuyant sur le formalisme du Modle Abstrait d'OSSAD (graphe fonctionnel en rseau) enrichi par une technique originale de regroupement des fonctions.

II-2

Mots Cls
Systmes ouverts; Analyse performance de systmes fonctionnelle; OSSAD; Modlisation; Evaluation de

II-3

English summary
Most audit, assessment or quality control techniques applied to open systems -whether it concerns business enterprises, industrial processes, projects, programs, public policies,rely on a functional model of the system, and the search for appropriate indicators, with reference to upper level (strategic) criteria, and aiming at a relevant measure of the effectiveness of each concerned function. One key issue is the building of a relevant functional model, and above all, at an appropriate level for a performance assessment. This document suggests a simple technique for building such model, using the formal models of the OSSAD method (functional network graph), together with a functionsgrouping technique.

II-4

Keywords
Open systems; Functional analysis; OSSAD; Models; Systems performance assessment

Le prsent document est dpos en tant que Working Paper de l'Institut d'Administration des Entreprises d'Aixen-Provence (Universit d'Aix Marseille III). Les lments qu'il contient sont utilisables par un tiers sous rserve 1 de faire apparatre le nom de l'auteur du prsent document et celui de l'IAE d'Aix en Provence. Le contenu du document n'engage que son auteur, et non l'IAE d'Aix-en-Provence.

Jean-claude Cohen Polytechnique (X67) - Sciences Po Paris est Professeur Associ l'Universit d'Aix Marseille (iae) o il enseigne la prospective, l'audit oprationnel. Il est spcialis dans les stratgies publiques, le management des collectivits publiques, l'organisation et les systmes d'information.

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III

Introduction : objet du document

L'objet du prsent document est de proposer une technique de modlisation fonctionnelle utilisable dans les processus d'valuation de performance de systmes ouverts. Cette technique s'appuie sur le Modle Abstrait d'OSSAD, complt par une technique originale de regroupement fonctionnels, visant obtenir un niveau de fonctions pertinent pour l'valuation, et par une dmarche mthodologique simple pour construire un rfrentiel d'valuation. Ces recherches sont bases sur un travail conduit au sein d'une institution franaise "complexe", dans le cadre d'une rflexion stratgique et prospective. Les exemples et schmas prsents ci-aprs ont t simplifis et modifis aux fins de confidentialit, d'une part, et de lisibilit. Ce document se veut une simple contribution et une base de rflexion et de discussion entre les thoriciens et praticiens de la modlisation fonctionnelle, de l'valuation et de l'audit.

IV

Problmatique et principes
IV-1 Une description fonctionnelle privilgiant la relation entre le systme et son environnement

Les descriptions fonctionnelles existantes pour les systmes reposent sur des arborescences plusieurs niveaux, -systmes, sous-systmes- couvrant de faon exhaustive et souvent trs dtaille les diffrentes fonctions, sous-fonctions et tches assures par le systme tudi. Mais si ces descriptions permettent de rendre compte de la varit et de la complexit des fonctions et tches englobes dans les systmes et/ou sous-systmes, elles ne constituent pas des bases utilisables en l'tat pour construire un rfrentiel d'valuation de l'efficacit du systme sur son environnement. Nous retenons comme postulats que l'environnement d'un sous-systme est constitu d'autres sous-systmes avec lesquels il coopre , et de l'environnement du systme global - qui agissent sur lui ou sur lequel il agit -. que l'utilit des fonctions d'un sous-systme, autant que leur efficience, s'apprcie par rapport leur utilit ou leur effet sur l'environnement du sous-systme considr, c'est dire, sur les autres sous-systmes et sur l'environnement du systme global. Ceci nous conduit privilgier une description fonctionnelle qui mettra en vidence les fonctions du systme en relation directe avec l'environnement de ce systme. Comme on le verra, il existe des formalismes d'analyse fonctionnelle, plus riches que la description arborescente traditionnelle, qui rendent possible la construction de cette modlisation. Le choix de ce type de modlisation conduira vraisemblablement regrouper des fonctions, et privilgier les fonctions en relation avec l'environnement au dtriment des fonctions plus internes. Ceci signifie seulement que l'valuation de performance prendra en compte l'effet terminal sur l'environnement du systme, et non l'effet sur son organisation interne.

IV-2

Le choix d'une approche ascendante ( bottom up ) plutt que descendante ( top down )

Les analyses fonctionnelles disponibles actuellement sur les systmes semblent avoir t construites par une dmarche descendante, arborescente, depuis une dcomposition a priori des missions du systme, (dmarche de l'abstrait vers le concret). D'une certaine faon, la dcomposition des missions induit: le dcoupage des fonctions prises en compte dans la dcomposition.
3

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Nous proposons ici de choisir une approche exactement inverse, consistant partir d'une liste de fonctions lmentaires assures par le systme, et procder par regroupements (du concret vers l'abstrait), la technique de regroupement tant mcanique, et donc neutre. Le risque existe toutefois que, mme centre sur l'interface avec l'environnement du systme, la description fonctionnelle ne dcompose la relation avec l'environnement en tches lmentaires rendant l'valuation d'impact impossible (techniquement et matriellement). Il n'est pas facile de dfinir de faon absolue un niveau appropri de description fonctionnelle. Le bon niveau pourrait tre dfini comme le niveau pertinent pour l'valuation , c'est dire que le niveau de finesse appropri pour une fonction serait celui auquel on soit capable de dfinir un indicateur d'valuation de son efficacit cohrent avec le niveau de proccupation de l'valuateur ou du "client" de l'valuation. Pour rendre cette dfinition opratoire, il faut prciser le questionnement qui permettra de dcider si une fonction est trop dtaille , auquel cas il conviendra de passer au niveau suprieur , ou si au contraire, elle est trop globale, auquel cas il conviendra de passer au niveau infrieur .. Le questionnement sera fond sur le caractre "valuable" de la fonction, c'est dire sur la possibilit d'identifier un indicateur permettant d'valuer l'ensemble de la fonction de faon homogne (c'est dire qu'une dcomposition de la fonction en sous-fonctions ne conduirait pas des valuations diffrentes selon les sous-fonctions). Par ailleurs, la technique utilise pour passer d'un niveau de fonction un niveau plus lev ou infrieur s'appuiera sur la Mthode FAST (Functional Analysis System Technique).

IV-3

Critres et indicateurs d'valuation

Une autre difficult de cette phase est la dfinition de critres et d'indicateurs d'valuation pour chaque fonction. Plus prcisment, il convient de dcider d'une batterie de critres d'valuation, pour l'ensemble du systme global, critres qui devront tre dclins, pour chaque fonction, afin d'identifier pour chaque fonction l'indicateur le plus pertinent pour le critre considr. Ainsi pourra-t-on retenir des critres d'efficacit oprationnelle de qualit de service de cot ou de rentabilit conomique de faisabilit politique de prservation de l'environnement d'effet sur l'emploi etc..

L'valuation sera conduite sur un ou plusieurs critres. Dcliner chaque critre en indicateur(s) au niveau de chaque fonction revient identifier, pour un critre donn, pour une fonction donne, l'indicateur qui permettra au mieux d'apprcier comment la fonction considre rpond au critre dfini.

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La dmarche de modlisation
Nous donnons ci-aprs la dmarche de modlisation fonctionnelle prconise. Cette dmarche est essentiellement collective, et si possible associant des participants de culture et de mtiers diffrents. L'un des objectifs, travers la modlisation, est la cration d'un langage commun aux participants, et une vision commune de l'objet de leur tude.

V-1
Paquet

La mthode OSSAD
La modlisation utilise le formalisme de la mthode OSSAD2. Celui-ci prsente les caractristiques suivantes: a) Il s'appuie sur trois formes de base
Acteur ou Rle

Fonction

La fonction Le paquet, qui dsigne un entrant ou un extrant d'une fonction L'acteur ou le rle

b) Les modles qui en rsultent, par combinaison de rles (modle de rle) ou par combinaison de fonctions et de paquets (modle abstrait) sont en rseau, et non simplement hirarchiques.
Fonction externe 1

Paquet

Acteur ou Rle

Acteur ou Rle

Paquet

Fonction

On voit apparatre sur l'exemple ci-contre des fonctions externes , qui dsignent ici l'ensemble des fonctions assures par un acteur ou rle externe au systme considr .
Paquet Fonction externe 2

Paquet

Fonction

Ces fonctions externes sont essentielles, car c'est par rapport elles que sera ralis le regroupement des fonctions, dans une des phases du processus de modlisation.

V-2

Lister les acteurs

Cette premire phase est indispensable pour ancrer les fonctions de base dans la ralit. En effet, on approchera les fonctions travers les acteurs ou rles qui les assurent. On commencera donc par lister les acteurs -internes ou externes - qui participent la ralisation de la mission du systme.

OSSAD : Office Support System Analysis and Design est une mthode conue avec l'appui de l'Union Europenne (projet ESPRIT) initialement dans le but d'offrir une mthode approprie la mise en place de "systmes d'information de bureau" (ou bureautiques). En dfinitive, la mthode et les outils mis au point par leurs concepteurs ont largement dpass cet objectif, et constituent vritablement une mthode adaptable et facile d'accs pour l'organisation en gnral, et pour l'autoorganisation en particulier. On trouvera en Annexe Bibliographique les rfrences de documents et de site Internet consulter

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Utilisation du Modle Abstrait d'OSSAD Proposition d'une technique de regroupement homogne et d'une dmarche d'valuation

L'acteur peut tre une institution, une unit, une personne, un groupe d'individus organis.... On ne distinguera pas plusieurs acteurs jouant exactement le mme rle. En dfinitive, la liste des acteurs ou rles n'a pas d'utilit en soi dans la modlisation : elle sert de relais pour identifier les fonctions.

V-3

Lister les fonctions

Pour chaque acteur, ou pour chaque rle, on se pose la question quelles fonctions cet acteur, ou ce rle assure-t-il ? . 3.1 Formuler les fonctions

Les fonctions doivent tre formules comme suit Un VERBE d'action l'infinitif + une GROUPE NOMINAL COMPLEMENT Le VERBE doit dcrire une performance (un acte observable ou mesurable), et la groupe nominal doit complter ou prciser la performance (ce qu'elle produit, ce quoi elle s'applique, le contexte dans lequel elle est mise en uvre). Ex. RECUEILLIR l'information sur l'objectif PREPARER la frappe L'exigence, pour le VERBE, de caractriser une performance observable, interdit l'utilisation de termes flous tels que Grer, Suivre, Assurer, etc. ... Par ailleurs, on prfrera des verbes d'action (Rechercher, Recueillir, Analyser, Traiter, etc. .... ) des verbes d'tat (Connatre, Savoir,....). 3.2 Caractriser les paquets sortants et entrants (intrants et extrants)

Une fonction n'est rpute non ambigu que si l'on est capable de dcrire les produits entrants et sortants de la fonction. Les paquets entrants peuvent provenir d'autres fonctions du mme systme, ou de fonctions externes (extrieur, ou autres systmes). De mme chaque paquet sortant va constituer un paquet entrant pour une autre fonction interne ou une fonction externe. 3.3 Analyser "l'valuabilit" des fonctions

A ce stade, et si on a pu identifier une fonction et ses paquets entrants et sortants, il est possible de vrifier si le niveau de la fonction est suffisant (suffisamment fin, et pas trop fin) pour la rendre valuable. Pour ce faire, on peut utiliser le questionnement ci-aprs : 1 2 3 3.4 Peut-on trouver un indicateur d'valuation de l'efficacit de la fonction ? La fonction peut-elle tre dcompose en sous-fonctions pour lesquelles il est possible de mettre en vidence des indicateurs d'valuation ? La fonction rsulte-t-elle de la dcomposition d'une fonction plus globale et pour laquelle il est possible d'identifier un indicateur d'valuation ? Ajuster les niveaux des fonctions

Si la fonction est juge non valuable, parce que trop fine, trop dtaille, on cherche remonter au niveau d'une fonction plus globale en posant la question POURQUOI (fait on cette fonction) ? . Si la fonction est juge non valuable parce que trop abstraite, trop gnrale, englobant des dimensions trop diffrentes, on cherche redescendre au niveau de fonctions plus prcises, en posant la question COMMENT (ralise-t-on cette fonction) ? . Cette technique de balayage par questions COMMENT et POURQUOI permet de dboucher sur un ensemble de fonctions de niveau relativement homogne et valuables.

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V-4

Construire le modle abstrait

A partir des fonctions et des paquets, on construit le modle abstrait, comme un rseau de fonctions relies par des paquets. On fait galement apparatre les fonctions externes. Exemple: Systme d'armes
Identifier les objectifs Objectifs identifis Hirarchiser les objectifs Objectifs hirarchiss Informations Spcifier et concevoir la frappe Moyens mis en oeuvre Prparer la frappe Besoins humains et matriels Ss systme Formation Matriel Moyens humains et matriels

Ss systme CDT Effets attendus

Evaluation

Besoins logistisques Ss systme Logistique Transport

valuer les effets de la frappe Effets de la frappe Plan

Vecteur

Moyens logistiques

Objectif

Frappe

Excuter la frappe

V-5

Regrouper les fonctions / environnement

La rgle de visibilit externe nous permet de procder des regroupements. Cette rgle conduit bien identifier les fonctions qui sont directement en relation avec l'environnement (soit en entre soit en sortie) et regrouper les autres fonctions avec ces fonctions interface . Pour ce faire, on marque, sur le graphe, les frontires avec les fonctions externes. La technique de "marquage" vise privilgier les interfaces avec lextrieur : on "marque" les fonctions qui ont des interfaces extrieures en entre ou en sortie chaque fois qu une fonction reoit quelque chose de l extrieur, on matrialise la frontire par une barre (un page l entre) chaque fois qu une fonction envoie quelque chose l extrieur, on matrialise la frontire par une barre (un page en sortie)

Pratiquement, le marquage des fonctions consiste les affecter d'une "marque" qui traduit la nature de son (ou ses) interface(s) avec l'environnement: les fonctions ayant une interface extrieure en amont (en entre) sont marques E les fonctions ayant une interface extrieure en aval marques S (en sortie) sont

les fonctions ayant la fois une interface extrieure en amont et en aval sont marques ES les fonctions n ayant aucune interface avec l extrieur sont marques I

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"Pages" et "marquages"
Identifier les objectifs Objectifs identifis Hirarchiser les objectifs

E
Informations

Objectifs hirarchiss Spcifier et concevoir la frappe Moyens mis en oeuvre Prparer la frappe

Ss systme CDT Effets attendus

Evaluation

Besoins logistisques Ss systme Logistique Transport

I ES
valuer les effets de la frappe Effets de la frappe Plan

Besoins humains et matriels Ss systme Formation Matriel Moyens humains et matriels

Vecteur

Moyens logistiques

Objectif

Frappe

Excuter la frappe

ES

On regroupe ensuite les fonctions ds lors qu'elle ne sont pas interface direct avec l'extrieur : on procde de la faon suivante : On conserve telles quelles les fonctions ES (interfaces amont et aval) On regroupe les fonctions I avec les fonctions S et/ou E Ne jamais regrouper 2 fonctions S ensemble Ne jamais regrouper 2 fonctions E ensemble

Attention

Regroupements
Identifier les objectifs Objectifs identifis Hirarchiser les objectifs

E
Informations

Objectifs hirarchiss Spcifier et concevoir la frappe Moyens mis en oeuvre Prparer la frappe

Ss systme CDT Effets attendus

Evaluation

Besoins logistisques Ss systme Logistique Transport

I ES
valuer les effets de la frappe Effets de la frappe Plan

Besoins humains et matriels Ss systme Formation Matriel Moyens humains et matriels

Vecteur

Moyens logistiques

Objectif

Frappe

Excuter la frappe

ES

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Modle abstrait rduit

Informations Identifier et hirarchiser les objectifs Objectifs hirarchiss Besoins logistisques Besoins humains et matriels Ss systme Formation Matriel Moyens humains et matriels Ss systme Logistique Transport Moyens logistiques Objectif Frappe

Ss systme CDT

Effets attendus Evaluation

Spcifier et concevoir la frappe

Plan

Vecteur

valuer les effets de la frappe Effets de la frappe

Excuter la frappe

Nota : on remarque qu'il y a plusieurs modes de regroupement possibles. Par exemple, la fonction "hirarchiser les objectifs" aurait pu tre regroupe avec la "spcifier / concevoir la frappe"

V-6

Identifier les indicateurs d'valuation

La dernire phase consiste dfinir, pour chaque fonction, et pour chacun des critres retenus pour l'valuation, les indicateurs d'valuation de la fonction considre. Par souci de simplicit, il est prfrable de se limiter un seul indicateur par critre et par fonction, en vitant les indicateurs composites. On pourra utiliser un tableau du type suivant Fonction Critre Indicateur Mthode de mesure Seuil
<8 h

Identifier et hirarchiser Efficacit Dlai les objectifs oprationnelle d'obtention Efficience conomique Cot d'obtention

moyen Statistiques sur test moyen Calcul du conomique moyens mis oeuvre

cot <150 MF des en <40%

Politique

Part des informations Comptage en volume dpendant de des sources sources externes d'information

En procdant ainsi pour chacune des fonctions du modle abstrait rduit, on construit un rfrentiel d'valuation.

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Bibliographie succincte et sources

Auteur Titre Edition Anne 1990 1990 1997 et

P. Dumas - G.Charbonnel

La mthode OSSAD Tome I Editions d'organisation Principes

G. Charbonnel, F.Calmes, P. La mthode OSSAD Tome II Editions d'organisation Dumas Guide pratique J-L Chappelet - J-J Snella Un langage pour l'organisation - Presses L'approche OSSAD Polytechniques Universitaires Romandes Thorie des Graphes et ses Dunod applications www.ossad.org

C Berge Site internet

1967

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