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CAPITULO 1

INTRODUCCIN
Qu es una Planilla de Clculo? Las planillas de clculo u hojas de clculo tambin podemos encontrarlas con la siguiente denominacin: spreadsheet o worksheet. En una planilla de clculo se pueden ingresar valores, rtulos, frmulas matemticas, estadsticas, financieras, clculos de ingeniera, etc. Al aplicar las frmulas sobre los datos de entrada nos devolver los resultados. La principal ventaja de una planilla de clculo es que una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos de entrada podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de produccin y en base a esto tomar las decisiones correspondientes. Los programas dedicados a las planillas de clculo fueron evolucionando, el primero se llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensin .WK1, el segundo se llama Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensin .WQ1, cabe destacar que estos dos programas corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el EXCEL, que le pone a sus archivos la extensin .XLS y corre bajo entorno Windows.

EXCEL para WINDOWS


1.1

Comenzamos enumerando algunas de las facilidades que nos ofrece:

Gran rea de trabajo. Facilidades para el formato de planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.) Barras de herramientas y paletas porttiles. Confeccionar grficos. Manejo de tablas y de bases de datos. Importacin de Datos. Corrector ortogrfico. Visualizacin previa a la impresin de una planilla Imprimir la planilla. Uso de Asistentes como: Asistente de Ideas, de funciones y de grficos. Ayuda al usuario.

1.2

Carga del programa


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Por tratarse de un programa que trabaja en entorno WINDOWS debemos cargar primero este ltimo. Una vez en WINDOWS, clickeando dos veces sobre el icono de EXCEL, entraremos al mismo (en adelante llamaremos a esta accin doble click). Dentro del programa, nos encontramos con la pantalla de trabajo de EXCEL (figura 1.1).

figura 1.1: la pantalla de trabajo de excel

1.3

El rea de trabajo de Excel

Vemos en la pantalla una grilla o cuadrcula, en el borde superior una serie de rtulos con letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rtulos con nmeros que nos indican las Filas. La interseccin de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la llamamos por la interseccin de los rtulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc. En cada celda podemos almacenar: un nmero, un texto o una frmula. La planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total de aprox. 4.200.000 celdas. Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro, este libro es almacenado en un archivo. De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la direccin de la celda , separadas por el smbolo: !, por ejemplo: Hoja2!A5. Si observamos la figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados. 1.4 Como movernos por la planilla

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http://www.microshopnet.net Durante nuestro trabajo vamos a tener que poner datos en determinadas celdas, veamos como llegar a ellas. Para movernos entre celdas contiguas podemos utilizar las teclas de cursor, repetidas veces y en forma alternada. Para ubicarnos en la ultima celda hacia abajo pulsemos END y luego Flecha abajo, de forma similar podemos ubicarnos en la ltima columna pulsando END y luego Flecha derecha , y de esta forma nos habremos ubicado en la ltima celda de la hoja, sea que la celda activa es la IV16384. Ahora volveremos al punto de partida pulsando END, Flecha Izq. y END, Flecha Arriba o bien CTRL + HOME (las dos teclas simultneamente). El siguiente cuadro muestra todas las variantes de movimientos, realizar cada uno para ver las diferencias.

Teclas de Movimiento Una Celda a derecha/izquierda Una Celda arriba/abajo Al comienzo de la Fila Al fin de la Fila Al comienzo/fin de la Columna Al comienzo de la Columna Al Fin de la Columna A la Hoja anterior A la Hoja siguiente Al comienzo de la Hoja Pantalla abajo/arriba Avanza Columnas Izquierda/derecha Flecha derecha/izquierda Flecha arriba/abajo HOME o CTRL + Flecha izquierda END o CTRL + Flecha derecha END + Flecha arriba/abajo CTRL + Flecha arriba CTRL + Flecha abajo CTRL + PgUp CTRL + PgDn CTRL + HOME PAGE Down/up ALT + PAGE Down/up

Tenemos d formas de ir a una celda determinada en forma rpida: si pulsamos F5 nos os aparece un cuadro de dilogo que dice Ir a , en el lugar donde dice referencia indicamos a que celda queremos ir, por ejemplo G14 o AB23 o Hoja2!B7 y luego ACEPTAR. La otra forma es mas simple. Observemos que arriba de la celda A1 hay un indicador que nos dice en que celda estamos en ese momento, si llevamos el puntero del Mouse hasta ese lugar vemos que este se transforma en cursor, en ese momento al presionar podemos borrar la direccin que dice y escribirles nosotros la direccin de la celda a la que queremos ir, luego pulsamos ENTER.

1.5

El tamao de la pantalla

Como observamos en la Figura 1.1 vemos que la planilla se llama Libro1 y que esta compuesto por hojas: Hoja1, Hoja2, Hoja 3 ..., estos son nombres provisorios que les pone el

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http://www.microshopnet.net EXCEL, nosotros tenemos la posibilidad de cambirselos y ponerles nombres afines a lo que estemos haciendo. Tambin vemos que, como en cualquier otra aplicacin Windows, estn los botones de Maximizar, Minimizar y reducir a un cono. Si presionamos en el de reducir a un icono vemos que se forma otra ventana interna a la que tenamos denominada Libro1, esta ventana podemos moverla por la pantalla indicando con el puntero del Mouse sobre su nombre y manteniendo presionado el botn Izquierdo, podemos modificar su ancho o altura pulsando con el puntero del Mouse sobre sus laterales. Esto nos indica que en la pantalla de EXCEL podemos ver mas de un libro a la vez cosa que en muchos casos resulta muy cmodo. Si presionamos Minimizar de la ventana de Libro1 la planilla quedara reducida a un icono y para reactivarla ubiquemos el puntero de Mouse sobre este icono y efectuemos un doble clic. De esta forma podramos tener varios libros abiertos y sin que nos ocupen mucho lugar. Si presionamos Maximizar de la ventana de Libro1 la planilla ocupara todo en ancho de la pantalla dejndola de la forma original.

1.6

El Men de Comandos

Debajo de la barra de ttulos encontramos el Men de Comandos de EXCEL, similar al de cualquier otra aplicacin Windows, pulsando con el puntero del Mouse sobre cualquiera de sus opciones se descolgara hacia abajo un men de tipo persiana con una serie de comandos y funciones relacionadas con dicha opcin. (figura 1.2)

figura 1.2 : Men

Pulsemos por ejemplo sobre ARCHIVO y observemos que pasa. Estando el men desplegado con las teclas Flecha abajo/arriba nos movemos entre las opciones, con las teclas Flecha derecha/izquierda nos movemos entre los menes, con la tecla ENTER se elige una opcin y con la tecla ESC dos veces se sale del men. Tambin podemos acceder al men presionando ALT + Primer letra del men deseado.

1.7

Las Barras de Botones

En EXCEL, como en otras aplicaciones aparecen las Barras de Botones (figura 1.3) que agilizan el trabajo. Cada botn representa un comando y en estas barras de botones estn los comandos mas utilizados. Para conocer la funcin que cumple dicho botn ubicamos el puntero del Mouse sobre el mismo y esperamos unos segundos a que aparezca la leyenda.
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figura 1.3 : Barra de botones Estandart y Formato

Adems de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su funcin. Veamos como se activan estas Barras: Ubiquemos el puntero del Mouse sobre la barra de botones u pulsemos el botn derecho, aparecer un cuadro con las barras de botones disponibles, vemos que estn tildadas las opciones de Estandart y Formato que son las que en realidad estn activas actualmente. Pulsemos sobre alguna otra opcin, como por ejemplo DIBUJO y veremos aparecer en pantalla la barra correspondiente. Para desactivarla tenemos dos formas: una forma es pulsando con el puntero del Mouse sobre su botn de control ubicado en el ngulo superior izquierdo de la barra o la otra forma es tal cual como cuando la activamos pero en este caso le sacamos el tilde. Tambin podemos tener en cuenta que presionando con el puntero del Mouse sobre el nombre de la barra y manteniendo apretado podemos ubicar dicha barra de Botones en el lugar que nos quede cmoda.

1.8

Las paletas porttiles

En el borde derecho de la barra de botones Formato aparece uno que si presionamos con el puntero del Mouse sobre la flecha despliega una paleta de la cual podemos elegir un color, ese color queda seleccionado y si lo llegramos a necesitar posteriormente se presiona directamente sobre el botn. Si una vez desplegada la paleta la arrastramos con el puntero del Mouse y manteniendo presionado el botn Izquierdo, podemos ubic arla en algn lugar de la pantalla para tenerla a mano. Existen otras paletas porttiles que estn en otras barras de botones que ahora no estn visibles como galera de grficos, diseo de objetos, etc.

1.9

El Men Contextual

Existe otra posibilidad de seleccionar comandos y es mediante el Men Contextual o segn el contexto, esto significa que segn el trabajo que estemos realizando, EXCEL nos muestra (y nos da la posibilidad de elegir) solo aquellos comandos que son aplicables en ese momento, de esta forma se simplifican los menes. El Men Contextual se activa, estando con el puntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botn derecho.
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1. Ubiquemos el puntero del Mouse dentro de la ventana del documento. 2. Presionemos el Botn derecho. Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, grfico, dibujo) tendremos una serie de comandos usuales para ese modo.

1.10

Ayuda al Usuario

Si tenemos alguna duda en algn momento podemos obtener un texto explicativo accediendo a la pantalla de Ayuda. Para ello abramos el men ? (Ayuda) y del mismo seleccionemos Contenido Aparecer el ndice de temas a los cuales podemos acceder; estos temas se encuentran subrayados y en color verde, y cuando el puntero del Mouse pasa por sobre ellos se transforma en una manito, lo que nos indica que pulsando accederemos a la explicacin correspondiente. Otra forma de acceder a la ayuda es buscar un determinado tema, por ejemplo: Abramos nuevamente el men ? (Ayuda) y del mismo seleccionamos Buscar ayuda a cerca de: entonces en donde se queda el cursor esperando ah escribimos la palabra referida al tema que estamos buscando o bien buscamos algo referido a ese tema en la lista que figura a continuacin, una vez encontrado lo seleccionamos, si es algo que elegimos de la lista presionamos dos veces el botn izquierdo sobre la palabra y luego presionamos Mostrar temas , luego de esto vemos que mas abajo aparecen los temas referidos a lo que estamos buscando, seleccionamos uno y luego presionamos Ir a , al hacer esto aparece una explicacin bien detallada sobre dicho tema. Para salir de la ayuda presionamos sobre FILE/ARCHIVO y elegimos EXIT/SALIR . Tambin contamos dentro del men ? (Ayuda) con la opcin ndice, la cual nos muestra una lista ordenada alfabticamente de todos los temas en los que tenemos una explicacin de los mismos. Existe tambin la posibilidad contar con una ayuda a medida que vamos trabajando, esto se logra con el Asistente de ideas. El Asistente de ideas esta representado por el botn con forma de una lamparita en la barra de herramientas. Cuando la lamparita se enciende, es decir, toma el color amarillo, significa que nos puede dar una sugerencia de como realizar la ultima tarea que realizamos de una forma mucho ms fcil. Por ejemplo: 1. Coloquemos un texto en una celda, presionamos Enter y la seleccionamos posicionandonos con el puntero del Mouse sobre ella.. 2. Pulsemos con el botn derecho sobre la misma, este men que aparece se denomina Men Contextual y es muy utilizado en EXCEL. 3. Elijamos el comando Formato de celdas y la solapa Fuentes. 4. Activemos el formato cursiva y demos Aceptar 5. E1 asistente de ideas se enciende 6. Pulsemos en la lanparita y se nos sugerir lo que muestra la figura 1.4.

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Figura 1.4 : Sugerencia del Asistente de ideas.

E1 numero 1) indica que es la 1 sugerencia. En el caso que tengamos ms de una sugerencia podemos ver las sugerencias para acciones anteriores pulsando en el botn que seala hacia arriba y para ver las sugerencias siguientes pulsamos el botn que seala hacia abajo . Como esta sugerencia implica que se puede emplear un botn, el mismo se nos muestra a la derecha de la ventana de sugerencias. En el caso de necesitar mayores explicaciones sobre la sugerencia pulsaremos en la Lamparita que tiene un signo de pregunta de esa misma ventana. E1 cuadro del Asistente de ideas queda activo, y aparecer una sugerencia cada vez que EXCEL detecte la posibilidad de mejorar nuestra forma de trabajar. Para desactivar el Asistente de ideas, pulsamos en la lamparita en la barra de herramientas, sea que de esta forma podemos dejarlo siempre activo o activarlo cuando queramos.

1.11

Salida del Programa

Cuando terminamos de trabajar salimos del programa... Abrimos el men ARCHIVO y pulsamos sobre SALIR Si no hicimos ningn cambio en la planilla salimos directamente del programa En el caso que hubiramos hecho alguna modificacin sobre los datos contenidos en la planilla aparecera el mensaje de confirmacin (figura 1.5) al cual por ahora contestamos NO.

figura 1.5: Confirmacin de salida

Capitulo 2

CONFECCIN DE UNA PLANILLA


Para confeccionar una planilla primero tenemos que ver como se seleccionan celdas, filas y columnas. 2.1 Seleccin de un grupo de celdas Adyacentes
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Como vimos anteriormente un comando puede aplicarse a la celda activa, pero tambin podemos aplicar ese mismo comando u otros sobre varias celdas a la vez. Se denomina Rango a un conjunto formado por una o mas celdas. En base a esto podemos definir distintos tipos de rangos, como por ejemplo: - Una sola celda - Fila de dos o ms celdas adyacentes - Columna de celdas adyacentes - Bloque que contenga filas y columnas adyacentes - Y tambin EXCEL nos permite seleccionar un rango de celdas no adyacentes. Seleccionemos un rango: 1. Ubiquemos el cursor en la celda B3 2. Pulsemos y mantengamos presionado el botn izquierdo del Mouse 3. Desplacemos el Mouse, dirigindonos hacia la celda D8 4. Liberemos el botn del Mouse 5. Ha quedado seleccionado un rango, este rango queda denominado B3:D8, y queda resaltado de negro en la planilla. Cada vez que especifiquemos un rango por su direccin, lo haremos mencionando la direccin de la celda de su extremo superior izquierdo, : (dos puntos), la celda de su extremo inferior derecho. Si queremos sacarle la seleccin a un rango, simplemente pulsaremos con el botn izquierdo en cualquier parte fuera del rango seleccionado.

2.2

Seleccin de un grupo de celdas no Adyacentes

Tambin podemos realizar una seleccin mltiple, es decir, combinar en una sola, varias selecciones de celdas adyacentes: 1. Seleccionemos el rango B3:D8 como hicimos anteriormente. 2. Ubiquemos el cursor en C12. 3. Presionemos CTRL y el botn izquierdo del Mouse, y manteniendo presionado nos desplazamos hasta C15. De esta forma al rango que seleccionamos primero B3:D8 se le agrega ahora el rango C12:C15, y por medio de esto podemos hacer que un solo comando se aplique a todo ese rango.
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2.3

Seleccin de Filas, Columnas y toda la planilla 1. Para seleccionar una Fila : Ubiquemos el cursor sobre

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y pulsemos el botn izquierdo.

2. Para seleccionar una Columna : Ubiquemos el cursor sobre el encabezado de la columna, en su letra identificatoria, por ejemplo: y pulsemos el botn izquierdo. D 3. Para seleccionar toda la planilla: Pulsemos sobre el botn la planilla.

que se encuentra en el ngulo superior izquierdo de

2.4 Como ingresar texto Crearemos una hoja de calculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos elementos y mejoras mediante ejercicios que haremos a lo largo de este Capitulo. Estando con la planilla vaca como si recin hubisemos ingresado a EXCEL vamos a empezar a ingresar textos. EXCEL alinea los textos a la izquierda. 1. Pulsemos sobre la celda A2. 2. Escribamos all Liquidacin de Sueldos y pulsemos ENTER. 3. En A4 escribamos Legajo. 4. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Nombre. 5. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Bsico. 6. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Premio 7. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Total y pulsemos ENTER.

2.5 Como ingresar nmeros A la inversa que con los textos, los nmeros quedan alineados hacia la derecha. 1. Pulsemos sobre la celda A5 y escribamos: 324. 2. De forma similar completemos nuestra planilla colocando los datos que vemos en la figura 2.1 en las celdas correspondientes.

2.6 Como grabar la planilla A medida que trabajamos es conveniente grabar cada tanto, para evitar que por un corte de luz repentino perdamos todo nuestro trabajo.
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Figura 2.1: Ingreso de textos

1. Abramos el men ARCHIVO y optemos por Guardar o pulsemos CTRL + G o pulsemos sobre el Disquete de la barra de herramientas. Todas estas son distintas formas de ejecutar el mismo comando y llegar al cuadro de la figura 2.2. 2. Escribamos el nombre SUELDOS y con TAB nos movemos a los otros campos, en esta figura estamos grabando en A:, su profesor les dir en que Drive van a grabar la planilla, luego al terminar pulsemos Aceptar.

Figura 2.2. Asignar un nombre de archivo al Libro

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http://www.microshopnet.net Tambin puede aparecer una ventana para ingresar informacin adicional del trabajo. Completamos los recuadros pulsando TAB para pasar de uno a otro y luego damos ACEPTAR. Observemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol, sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS

2.7 Como cambiar el ancho de la columna Como vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los nombres, pero EXCEL nos permite variar el ancho de las columnas con mucha facilidad: 1. Estando el cursor ubicado en la columna B abramos el men FORMATO. 2. Optemos por Columna y luego Ancho. 3. Escribamos 25 y pulsemos ENTER. Otra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el sealador del Mouse entre los botones del encabezado de la columna hasta que el cursor se B C transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado desplazamos el Mouse agrandando o achicando el ancho de la columna. Luego de ajustar al ancho ideal completamos los dems valores que nos faltan como indica la figura 2.3

Figura 2.3: Ingreso de valores

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http://www.microshopnet.net 2.8 Barra de frmulas

Figura 2.4: La Barra de frmulas

En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una lnea a la que llamamos barra de frmulas , a la que ingresamos con la tecla de edicin F2. En la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc. Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo, Precio, en vez de A4. En la parte central aparecen, durante la modificacin de una celda, los botones de aceptar = l V y rechazar = X los que pueden ser seleccionados con e mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas ENTER y ESC. Luego aparece el botn fx que ayuda el ingreso de funciones. 2.9 Modifiquemos nuestros datos

Lgicamente, EXCEL debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para elo l disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el texto de la barra de frmulas, editaremos el texto en ella. Si en cambio hacemos <doble click> sobre la celda o pulsamos F2 modificaremos el dato directamente dentro de 1a celda. Obviamente, para editar en la barra de frmulas o pulsando F2 primero debemos ubicarnos en la celda, accin que no es necesaria utilizando el mtodo de <doble click>.

1. Ubiquemos el cursor sobre B7 y pulsemos <doble click> 2. Pulsemos END para ubicarnos al final. 3. Pulsemos BACKSPACE para borrar Pedro. 4. Escribamos Diego. 5. Pulsemos HOME y 2 veces la tecla CURSOR DER. 6. Pulsemos DELETE 2 veces y escribamos a. 7. Aceptamos pulsando ENTER.

2.10 Ingreso de Frmulas La caracterstica mas destacable en una planilla de calculo es su facilidad para manejar frmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemticamente celdas y formar as un esquema de calculo que puede llegar a ser muy complejo. 1. Ubiqumonos en E5 y pulsemos = . 2. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda C5. 3. Pulsemos * (multiplicar). 4. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda D5.
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http://www.microshopnet.net 5. Pulsemos Enter. Observemos la formula que acabamos de ingresar en la barra de frmulas. Las frmulas relacionan celdas y podemos escribirlas directamente como a cualquier texto o seleccionando las celdas con los cursores como lo hemos hecho en este caso. A la derecha aparece el contenido de la celda. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el mismo podremos modificarlo en la barra de frmulas.

2.11

Copiemos un rango de datos

Sera conveniente que coloquemos la formula en toda la columna, pero para no tipearla en cada celda vamos a copiar el contenido de la celda E5 al rango E6:E9 1. 2. 3. 4. 5. Estando ubicados en E5 abramos el men EDICIN. Optemos por Copiar. Seleccionemos con el Mouse el rango E6:E9 quedando indicado como en la figura 2.5. Abramos el men EDICIN y optemos por Pegar. Pulsemos ESC

Observemos que todas las frmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada frmula para que tome los datos del mismo rengln en donde esta ubicada.

figura 2.5: Copiar datos

A este mtodo de relacionar celdas se lo denomina "Direccionamiento relativo" porque la formula depende de la posicin en donde se encuentra. Como copiar datos es una operacin frecuente, disponemos del botn Copiar y del botn Pegar para agilizar el trabajo.

2.12

Direccionamiento absoluto
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Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualizacin; para ello pondremos el valor del coeficiente en la celda F2. 1. Ubiqumonos en F2 , escribamos 2 y pulsemos ENTER 2. Ubiqumonos en F5 y pulsemos = 3. Pulsemos CURSOR IZQ. hasta llegar a la celda E5. 4. Pulsemos * 5. Pulsemos CURSOR ARRIBA hasta llegar a la celda F2. 6. Pulsemos F4 para convertir el direccionamiento relativo en absoluto. 7. Pulsemos Enter para que la formula quede colocada. Copiemos ahora la formula hacia las restantes celdas, pero esta vez usando el Mouse. 1. Estando ubicados en F5 desplacemos el Mouse hasta colocar al apuntador sealando exactamente sobre el cuadradito que aparece abajo a la derecha del recuadro de la celda activa. E1 apuntador se convierte as en una cruz. A este cudradito se lo denomina "Manejador" de la celda. 2. Pulsemos entonces sobre el manejador y, manteniendo presionado, desplacmonos hasta llegar a la celda F9. 3. Liberemos el botn del Mouse para efectivizar la copia. Si revisamos el contenido de las celdas de la columna F y notaremos que cuando hablamos de Direccionamiento absoluto nos referimos exactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse. En nuestro caso hemos establecido direccionamiento absoluto para la celda F2.

figura 2.6: Direccionamiento absoluto

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http://www.microshopnet.net El aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estn siempre actualizados Fijmonos como cambian los datos con los siguientes valores: 1. Ubiqumonos en la celda F2 , escribamos 3 y pulsemos ENTER 2. Luego en la misma celda escribamos 1,5 y pulsemos ENTER 3. Ubiqumonos en la celda C6, escribamos 800 y pulsemos ENTER 2.13 Utilicemos la funcin Suma

Para saber el monto total a pagar en sueldos debemos sumar la columna E, para lo cual utilizaremos una funcin de suma, que por ser muy comn se encuentra en un botn. 1. Ubiqumonos en la celda E10 2. Pulsemos sobre el icono de sumatoria 3. Automticamente se seleccionan todas las celdas que contienen nmeros por encima de la celda activa. 4. Pulsemos ENTER y obtenemos el total. 5. Guardemos la planilla pulsando sobre el icono con forma de disquette. de esta manera se guarda con el nombre original que le pusimos. 2.14 Planilla Nueva

En el caso en que queramos hacer otra planilla nueva, EXCEL nos permite cerrar la planilla que estamos usando y abrir una nueva. 1. Nos aseguramos de haber guardado la planilla que estamos usando. 2. Abramos el Men ARCHIVO y optemos por Cerrar. 3. Luego pulsemos sobre el icono con forma de hoja en blanco. De esta forma estamos listos para empezar a cargar los datos correspondientes a esa planilla nueva, sin haber salido del EXCEL ni de WINDOWS.

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Capitulo 3

APLIQUEMOS FORMATOS
3.1 Accedamos a una planilla existente

Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en este caso SUELDOS.XLS) tenemos tres posibilidades: 1) Utilizando opciones de men: 1. Abramos el men ARCHIVO y optemos por Abrir 2. Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS) en la lista, pulsemos sobre el mismo y luego sobre el botn Aceptar. 2) Utilizando la barra de herramientas: 1. Pulsemos sobre el icono con forma de fichero. 2. dem paso 2 anterior. 3) Utilizando los ltimos cuatro archivos en que trabajamos: 1. Abramos el men ARCHIVO
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http://www.microshopnet.net 2. Al final de este men aparecen listados, por orden, los ltimos 4 archivos en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos simplemente pulsemos sobre el nombre, para abrirlo.

3.2

Vamos a darle forma a nuestra Planilla

Para dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades de formatos de carcter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita, cursiva y subrayado: 1. Seleccionemos el rango A4:E4 2. Pulsemos N para resaltar la letra con negritas. 3. Pulsemos sobre K para inclinar la letra, itlica 4. Pulsemos sobre S para que las palabras queden subrayadas. 5. Pulsamos CURSOR ARRIBA para deseleccionar el rango.

3.3

Cambiemos el tipo de letra de una columna 1. Seleccionamos el rango B5:B9, sea la columna de los nombres de los empleados. 2. Luego vamos con el puntero del Mouse hasta donde esta la lista de los tipos de letra y de ah elegimos una que nos agrade. 3. Elijamos tamao 12. 4. Tambin le aplicamos el efecto de letra cursiva, presionando sobre K.

3.4

Centremos un titulo entre varias columnas 1. Seleccionamos el rango A2:E2 2. Pulsamos sobre el icono con que tiene una a en el centro. 3. Pulsemos CURSOR ABAJO y el titulo queda centrado entre las columnas A y E. Quedara como muestra la figura 3.1.

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figura 3.1: Planilla obtenida

3.5

Como controlar la grilla 1. Abrimos el men HERRAMIENTAS, y optamos por Opciones 2. Elegimos la solapa VER 3. Elegimos un color en el recuadro Color Automtico y damos Aceptar. 4. Para eliminar la grilla quitamos la marca de la opcin Lneas de divisin.

3.6

Como suprimir los encabezados de fila y columna

Si para una presentacin deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesarios podemos simplificar la planilla suprimiendo los encabezados de las filas y columnas. 1. Abramos el men HERRAMIENTAS, y optemos por Opciones 2. Elegimos la solapa VER 3. Quitamos la marca de la opcin Encabezados filas y columnas y damos Aceptar. Vemos la diferencia y si no nos gusta podemos Volver a encender los encabezados.

3.7

Apliquemos color de fondo a las celdas De la misma forma que con los bordes: 1. Seleccionamos el rango B2:D2 2. Pulsamos sobre la Paleta porttil Colores: 3. Elegimos el color deseado

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http://www.microshopnet.net La prxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsamos directamente en el botn de la paleta porttil de colores. Pulsando las teclas CTRL + 1 accedemos al cuadro de formatos de celda y seleccionando la solapa Diseo tambin podremos definir el color de las celdas.

3.8

Cambiemos el color del texto Nos queda una Paleta porttil para probar y es la de Color del texto. 1. Seleccionamos el rango E5:E10 y le asignamos color rojo de texto. 2. Grabemos el documento con todas las reformas que se le hicieron.

Hemos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos apreciar en la figura 3.2

figura 3.2 :planilla obtenida

3.9

Insertemos textos rotados

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http://www.microshopnet.net Suele ser necesario alterar la orientacin de los textos de las celdas, como por ejemplo para colocar un titulo o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma vertical. Veamos: 1. Ubiqumonos en la celda A14, escribamos Nota: y pulsemos ENTER 2. Abramos el men FORMATO y optemos por Celdas y la solapa Alineacin. 3. Elijamos Texto vertical y pulsemos sobre Aceptar.

3.10

Como acomodar mucho texto e n una sola celda

Podemos incluir todo tipo de notas y comentarios dentro de una celda, y distribuir dichos textos en una o mas lneas: 1. Ubiqumonos en B14 y escribamos: La presente liquidacin se ajusta a las normas establecidas por los convenios actualmente en vigencia. y damos ENTER. 2. Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin. 3. Activemos la opcin retorno automtico y pulsemos sobre Aceptar.

3.11

Ajuste de textos verticales

As como disponemos de opciones para el alineamiento horizontal, tambin podemos alinear los textos en forma vertical: 1. Pulsemos Cursor Izq. para ubicarnos en A14 2. Pulsamos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin 3. En el recuadro Vertical, elijamos Superior y damos Aceptar.

3.12

Justificacin de un texto

Todos los que conocemos algn procesador de textos sabemos lo que este termino significa: se trata de ajustar el texto a ambos mrgenes, es decir que siempre comenzara en el margen izquierdo (como en el caso de alineaci n a izquierda) pero, a la vez, terminara tambin en el margen derecho (como en el caso de alineacin a derecha); esto se logra variando las distancias entre las palabras. 1. Ubiqumonos en la celda B14 2. Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Alineacin. 3. Del recuadro Horizontal elijamos Justifcar 4. Pulsemos sobre Aceptar y obtendremos el resultado que vemos en la figura 3.3

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Figura 3.3: Texto justificado

3.13

Como asignar formatos a los nmeros

Es imprescindible en casi toda presentacin de hojas de calculo que los valores numricos sean exhibidos con el formato adecuado. De esta forma podremos distinguir fcilmente los valores numricos (puntos cada tres dgitos, coma y dos decimales) de los monetarios (que llevan smbolo monetario) colocar barras o guiones en las fechas, etc. Mejoraremos el aspecto de nuestro ejemplo aplicando formato a los valores.

1. Seleccionemos el rango C5:C9 2. Pulsemos CTRL y manteniendo presionadas... 3. Seleccionemos el rango E5:F10 (que se agrega al anterior) 4. Pulsemos CTRL + 1 y en la solapa Numero. 5. Cambiemos la Categora a Numero 6. Elijamos #.##0,00 y observemos el resultado de aplicar ese formato en Muestra. 7. Pulsemos Aceptar y observemos el cambio.

3.14

Formato de porcentaje

La columna titulada Premio nos esta mostrando un coeficiente que se vera mejor si se lo expresara como porcentaje (%).

1. Seleccionemos entonces el rango D5:D9. 2. Pulsemos sobre el botn %.


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La planilla quedara como muestra la figura 3.4

figura 3.4: formatos aplicados a la planilla

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Capitulo 4

CONFECCIN DE GRFICOS
Los grficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variacin de un valor a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un grfico vale mas que mil nmeros". De ello se desprende que, para crear un grfico, primero debemos tener una tabla de nmeros. 1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo.

Figura 4.1: Planilla de datos

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2. Pulsemos con el botn derecho del Mouse sobre la barra de botones. 3. Aparecer, el men de las barras disponibles; optaremos por Grfico. 4. Reubiquemos la barra de botones de grfico de modo de dejar libre el rango B10:F20 Esta barra se puede dejar a un costado por si hay que usarla en otro momento. 5. Seleccionemos el rango A3:B7 6. Pulsemos sobre la paleta porttil Galera de grficos 7. A1 desplegarse la galera de grficos elegimos el tipo de grfico de barras verticales (tercero de la primera columna). 8. Ubiquemos el cursor en la celda B10 9. Pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta F20, lugar donde liberaremos el botn del Mouse. Aparecer el grfico de la figura 4.2.

figura 4.2: grfico obtenido

4.1 Reubicacin de un grfico Con un simple movimiento del Mouse, podemos ubicar el grfico en cualquier parte de la planilla. 1. Ubiquemos el cursor en el centro del grfico. 2. Pulsemos y manteniendo presionado movamos el Mouse hasta el lugar deseado, donde liberamos el Mouse. 3. Para que el grfico se adapte a la grilla, es decir que su ngulo superior izquierdo coincida con una esquina de celda, mientras movemos el Mouse debemos mantener pulsada la tecla ALT.

4.2

Modificacin del tamao de un grfico

Tambin podemos darle al grfico el tamao necesario para adaptarlo al resto de los elementos que lo acompaan en la hoja de calculo, de una manera tan sencilla como en el caso anterior. Habremos notado que cuando pulsamos para mover el grfico aparecieron ocho cuadraditos alrededor del mismo; se trata de los manejadores de grfico.

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http://www.microshopnet.net 1. Ubiquemos el sealador del Mouse sobre cualquiera de estos manejadores, pulsemos y, manteniendo presionado, desplacemos hacia afuera o hacia adentro del recuadro. Modificaremos as el tamao y las proporciones del mismo. 2. Si utilizamos los manejadores que estn en las esquinas, alteraremos a la vez el ancho y la altura de la figura, en cambio, con los que se encuentran en el centro de los lados, modificaremos solo la altura o el ancho. 3. Para escalar el grfico, es decir modificar su tamao sin alterar las proporciones mantendremos pulsada la tecla SHIFT mientras desplazamos cualquiera de los manejadores que estn en las esquinas.

4.3

Modificacin del grfico

Tal como esta ubicado en la hoja de calculo podremos hacerle a este grfico solo algunas modificaciones elementales en el tamao, color de fondo, y tipo de grfico Para poder aplicar al mismo todas las posibilidades que nos brinda Excel respecto de los grficos debemos colocarlo en una ventana de edicin de grfico: 1. Ubiquemos el cursor sobre el grfico y pulsemos un doble clic. 2. Aparece un recuadro rayado alrededor del grfico. (tambin se modifica el men). Tambin si se toman mas filas y columnas en nuestro ejemplo el grfico va a ser mas completo. Por ejemplo la figura 4.3

figura 4.3: grfico con mas series de datos

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CAPITULO 5

IMPRESIN DE LA PLANILLA
5.1 Como imprimir rpidamente 1. Carguemos la planilla SUELDOS.XLS. Al pulsar el botn de la impresora Excel realizara una impresin de todas las celdas con algn contenido, incluyendo tambin los grficos y dibujos existentes. Se tomaran los mrgenes y tamaos de pagina segn los parmetros por omisin de la impresora declarada en el panel de Control de Windows . Tambin se adjunta un encabezado y un pie de pagina estndar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.

5.2

Como controlar la impresin

No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botn, podemos ajustar cada uno de los tems individualmente para que la impresin que obtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo. 1. Abramos el men ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina ; aparecer el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas. 5.3 Como definir el tipo de papel En la solapa Pagina encontramos los parmetros del papel. Aqu podemos controlar:

La orientacin del impreso: En el recuadro Orientacin podemos imprimir con la orientacin corriente (opcin Vertical) o bien en forma apaisada (opcin Horizontal ).

El porcentaje de escalado:
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http://www.microshopnet.net Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequea que lo normal. Esto es muy til cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opcin Encajar en:

El tamao del papel: En el recuadro Tamao del Papel podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamao de la pagina: carta, oficio, A4, etc.

La calidad de impresin: En el recuadro Calidad de impresin podemos pulsar el botn Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolucin de impresin a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definicin depende exclusivamente de la impresora seleccionada.

Numeracin: En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es til cuando deseamos incluir una cartula y la numeracin de las hojas del informe debe comenzar en dos.

5.4

Como definir el rango de impresin

E1 rango de impresin indica la parte de la planilla que deseamos imprimir. La seleccin de este rango no puede ser mltiple. 1. Activemos la solapa Hoja 2. Pulsamos en el recuadro rea de impresin para que aparezca all el cursor 3. Corremos la ventana a un costado, pulsando en la barra de titulo de la misma. 4. Pulsamos en la planilla para activarla. 5. Seleccionamos el rango A2:G15

Podemos adems controlar ciertas opciones:


E1 recuadro Ttulos a imprimir.

Lneas de divisin: Si esta casilla esta activada ser impresa una lnea tenue entre las celdas, de f rma de obtener o impreso un cuadriculado similar al que vemos en el monitor.

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Notas: Con esta opcin las notas incorporadas saldrn impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas.

Calidad de borrador: Activando esta opcin la calidad de la impresin se vera afectada, pero es mas rpida.

Blanco y negro: Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecer en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en blanco y negro se reduce el tiempo de impresin

Encabezados de filas y columnas: Activando esta opcin, aparecern en la impresin, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. Tambin sirve para que al imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que estn ubicadas.

Orden de las paginas: Permite establecer el orden en que se imprimirn las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por columnas o por bandas horizontales.

5.5

Como definir los mrgenes

Pulsando en la solapa Mrgenes accedemos a un cuadro donde se define lo siguiente:

Superior: se define el margen superior en Cms. Inferior: se define el margen inferior en Cms. Izquierdo: se define el margen Izquierdo en Cms. Derecho: se define el margen derecho en Cms. Encabezado: se define a que distancia va a estar desde el extremo, tambin en Cms. Pie de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, tambin en Cms. Tambin ac podemos decirle si queremos centrar la pagina Horizontalmente o Verticalmente. A medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicacin parmetro que vamos a modificar.
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Y en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los mrgenes establecidos.

5.6

Como obtener una prevista

La prevista o vista preliminar nos muestra la hoja tal como quedara impresa en las condicione actuales. Esta funcin nos permite ajustar muchos detalles de aspecto o de contenido de nuestro trabajo antes de imprimir. Veamos como utilizarla: 1. Estando ubicados en la pantalla principal de impresin... 2. Pulsamos el botn Preliminar Y ah vemos la planilla o la seleccin que elegimos para imprimir y vemos como quedara impresa. Dentro de la prevista tenemos opciones para poder arreglar los mrgenes antes de la impresin por si no estaban bien. Tambin poseemos la opcin de utilizar un Zoom para ver nuestra planilla mas grande o mas chica. Si elegimos la opcin Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla. Estando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando men ARCHlVO y optando por el comando Presentacin

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