Cmo matricular un establecimiento de comercio Servicios delegados por el Estado

GUA 3

de Entidades sin nimo de Lucro

Cmo constituir una Entidad Sin nimo de Lucro ESAL
INFORMACIN GENERAL

Qu es una entidad sin nimo de lucro o ESAL? Las E.S.A.L son personas jurdicas que se constituyen por la voluntad de asociacin o creacin de otras personas (naturales o jurdicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. Cmo se constituye una entidad sin nimo de lucro o ESAL? Una entidad sin nimo de lucro o ESAL se puede constituir mediante los siguientes documentos: Por acta de constitucin junto con los estatutos: Los asociados pueden realizar una reunin donde se decide crear o reconstituir la ESAL. Se elaborar un acta denominada acta de la asamblea de constitucin, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunin. Una de estas firmas debe ser reconocida ante Notario, o con presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de Comercio al momento de radicar el documento. Por documento privado: Los asociados o fundadores o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, con los requisitos que ms adelante se sealan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentacin personal ante juez o ante el secretario la Cmara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes. Por escritura pblica: La entidad se puede constituir por escritura pblica ante una Notara. A ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento pblico que debe contener los estatutos con los requisitos que ms adelante sealan. La entidad sin nimo de lucro utilizar esta formalidad siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble.

GUA de entidades sin nimo de lucro

Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pblica donde se haga referencia a ellos. Ej. Comparecientes, firmas y nombramientos. Qu requisitos debe contener el documento de constitucin de la entidad sin nimo de lucro o ESAL? El nombre, identificacin y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Nombre de la E.S.A.L. Clase de persona jurdica. Domicilio (Con el fin de determinar la competencia de la Cmara de Comercio de Bogot). Objeto. Patrimonio y la forma de hacer los aportes.

Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, debe hacerse una descripcin clara de cada inmueble que incluye linderos y nmero de matrcula Inmobiliaria y acreditar el pago del impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Pblicos. En este caso la constitucin se debe elevar a escritura pblica. La forma de administracin con indicacin de las atribuciones y facultades de quien tenga a su cargo la administracin y representacin legal. No es obligatoria la composicin del rgano de administracin como junta directiva o consejo de administracin, bastar con el representante legal. La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habr de convocarse a reuniones extraordinarias. La duracin precisa de La entidad y las causales de disolucin. En el caso de las fundaciones y las entidades del sector solidario, se recomienda sealar que la vigencia es indefinida, de conformidad con lo dispuesto en el pargrafo primero del Articulo 1 del Decreto 427 de 1996. La forma de hacer la liquidacin una vez disuelta la corporacin o fundacin. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Este tema se revisar si el cargo est creado en los estatutos de cada entidad, no se puede exigir el nombramiento). Nombre e identificacin de los administradores y representantes legales. (Si el cargo de revisor fiscal est creado en los estatutos, tambin debe exigirse el nombre y la identificacin). Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales si estos se nombrasen. (Articulo 42 del Decreto- Ley 2150 de 1995). En el documento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores, representantes legales y revisores fiscales, si estos se nombrasen. Cuando las personas designadas no suscriben el documento de constitucin debe anexarse una carta donde se indique el cargo aceptado, el nmero de Identificacin, pas de origen si es pasaporte.

Le recomendamos Incluir, si es del caso las siguientes clusulas: Las facultades y obligaciones del revisor fiscal. Para las fundaciones y las entidades del sector solidario es de creacin legal. Para las dems es facultativo de la entidad crear el cargo y asignarle funciones.

Cmo matricular un establecimiento de comercio

Clusula compromisoria. La clusula compromisoria le permite solucionar conflictos eventuales entre socios a travs del arbitraje; mecanismo por medio del cual las partes involucradas en un conflicto de carcter transigible, defieren su solucin a un tribunal arbitral, el cual queda transitoriamente investido de la facultad de administrar justicia, profiriendo una decisin denominada laudo arbitral. Pactar la clusula compromisoria le da acceso a una solucin ms rpida, econmica, eficaz, reservada e idnea de sus conflictos.

SOLO PARA ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. Adems de los requisitos generales sealados anteriormente, se requiere la presentacin de una constancia suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de representante legal, segn el caso, donde manifieste haberse dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias que regulan a la entidad constituida. Cmo efectuar el registro del documento de constitucin de una ESAL? Presente el documento de constitucin

Allegue una copia original del documento, del acta de constitucin o la escritura pblica de constitucin (menos la primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario, con los requisitos antes enunciados. Verifique que los documentos de constitucin que presenta para inscripcin sean legibles. EN EL CASO DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO. El documento de constitucin de cualquier E.S.S. deber allegarse suscrito por todos los asociados fundadores y tener constancia de la aprobacin de los estatutos de La empresa asociativa. (Artculo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995). Formularios:

La ausencia en la presentacin de los formularios, o la presencia de errores en los mismos no impiden la inscripcin del documento de constitucin. Sin embargo la informacin no podr ser enviada a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN para efectos de asignacin del NIT: Formulario Registro nico Empresarial

El formulario Registro nico Empresarial lo puede adquirir en forma impresa en cualquiera de nuestros puntos de atencin o a travs de nuestra pgina web www.ccb.org.co - Servicios en lnea, Formularios en Lnea. Es de advertir que las ESAL deben llenar nicamente el formulario Registro nico Empresarial, o tambin, puede anexar una comunicacin firmada por el representante legal que contenga la direccin, municipio, telfono, fax y dems datos que permita la ubicacin exacta de la misma. Cuando diligencie el formulario Registro nico Empresarial, verifique: El formulario debe ser diligenciado conforme las instrucciones anexas al mismo. Que se haya diligenciado el nombre de la ESAL en forma correcta de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (El nombre o razn social debe ser igual al del documento de constitucin). Que est firmado por el Representante Legal o su apoderado que deber ser abogado titulado, anexando poder. (art. 35 Decreto - Ley 196 de 1971), debidamente reconocido ante notario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio. Que el nmero de telfono informado sea el mismo del formulario RUT. Que no contenga tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes de diligenciarlo).

GUA de entidades sin nimo de lucro

Formulario de Registro con Otras Entidades:

Este formulario debe ser diligenciado para suministrar la informacin que no se encuentra en el formulario Registro nico Empresarial y que es requerida para realizar su inscripcin en el Registro nico Tributario RUT y para la asignacin de su Nmero de Identificacin Tributaria NIT administrados por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN; as mismo, para realizar su inscripcin en el Registro de Informacin Tributaria RIT ante la Secretara de Hacienda Distrital (cuando la actividad a desarrollar sea gravada con ICA). Para el diligenciamiento del formulario es importante: Que se hayan diligenciado todas las casillas correctamente. Que est diligenciado el nmero de formulario DIAN. Indicar la fecha de inicio de actividades (la cual debe ser del mismo da en que se hace la solicitud o con fecha futura). Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado el cual deber ser abogado titulado, anexando poder (Art. 35 Decreto-Ley 196 de 1971). El formulario debe estar debidamente reconocido ante Notario o con presentacin personal ante el juez o el secretario de la Cmara de Comercio por el representante legal o su apoderado. Formulario RUT

Formulario del Registro nico Tributario RUT: Ingrese al portal www.dian.gov.co: Seleccione la opcin SOLICITUD INSCRIPCIN RUT y en la ventana TIPO INSCRIPCIN seleccione CAMARA DE COMERCIO. Si no tiene NIT y no ha guardado el borrador de un formulario pulse el botn continuar, se desplegar el formulario del Registro nico Tributario en blanco para que sea diligenciado. De igual forma podr realizar el trmite con ayuda de nuestros asesores en cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot. Imprima el formulario RUT que saldr con la leyenda Para trmite en Cmara el cual contiene el nmero de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el formulario Adicional de Registro con Otras Entidades, en la casilla correspondiente al Nmero de Formulario DIAN Personas autorizadas para realizar la solicitud: a) El representante legal de la entidad interesada en realizar la inscripcin.

b) Apoderado del interesado (poder otorgado por el representante legal) debidamente acreditado mediante poder. De conformidad con el artculo 35 del Decreto 196 de 1971, el apoderado debe ser abogado titulado. No se acepta documento de autorizacin a un tercero diferente al poder. El poder puede ser especial o general, ya sea por Escritura Pblica o Documento Privado, y decir expresamente que tiene facultad para realizar el trmite de matrcula y/o asignacin del NIT o con las ms amplias facultades de representacin. Documentos que debe allegar para asignacin del NIT: a) Fotocopia de documento de identidad de quin realiza el trmite con exhibicin del original.

b) Cuando el trmite se realice mediante poder la persona debe adjuntarlo en original o fotocopia.

Cmo matricular un establecimiento de comercio

c) Formulario borrador del Rut (Pre- RUT), el cual debe contener la anotacin Para Trmite en Cmara.

d) Fotocopia de un recibo de servicio pblico domiciliario (agua, luz, telefnico, gas y los dems cuya presentacin se encuentre sujeta a la vigilancia por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios) con exhibicin del original, que corresponda a la direccin informada en el formulario de Inscripcin en el nico Tributario o del Boletn de Nomenclatura Catastral informando como direccin, correspondiente al ao de la inscripcin o ltima declaracin o recibo del impuesto predial pagado. Pagos Realice los siguientes pagos: Cancele el valor de los derechos de inscripcin por el acta de constitucin, documento privado, la escritura pblica, segn el caso. La inscripcin de documento de constitucin causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del Departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot,, en una tarifa del 0,7% sobre el valor del patrimonio. Este rubro no se causar si se aportaron bienes inmuebles al patrimonio de la entidad, por lo que en este caso debe anexar documento que acredite la cancelacin del impuesto de registro en la Oficina de Instrumentos Pblicos.

Tenga en cuenta que el Decreto 650 de 1996 estableci que se tiene como mximo dos meses, a partir de la fecha de emisin del documento de constitucin para presentarlo a registro. De presentarse por fuera de ese trmino, se cobrar una sancin por mora, que liquidar el sistema de manera automtica, teniendo en cuenta la fecha del documento. Tenga en cuenta que La falta del documento de constitucin impide la radicacin de la solicitud. La falta de uno o ms de los requisitos del documento de constitucin, son causales que impiden, la inscripcin de la constitucin y ocasionan la devolucin de los documentos por parte de la Cmara de Comercio. La falta de pago de los derechos de inscripcin y/o del impuesto de registro correspondientes impiden el registro de la constitucin. La Cmara de Comercio de Bogot al efectuar la inscripcin, remitir a la DIAN la informacin para que le asignen el NIT, el cual quedar consignado en el certificado de inscripcin. Recuerde que para quedar formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad. Tambin lo podr solicitar en nuestras sedes por primera y nica vez el representante legal de la Entidad sin nimo de lucro o su apoderado, el cual deber ser abogado titulado anexando poder. Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal debe presentar el original del documento de identificacin o la contrasea certificada por la Registradura Nacional del Estado Civil. CONSULTAS Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la entidad sin nimo de lucro o ESAL. Aunque no son obligatorias, si son importantes para brindarle la informacin adecuada para el buen funcionamiento de su entidad y el correcto diligenciamiento de los documentos y formularios para evitar futuros problemas.

GUA de entidades sin nimo de lucro

Consulta de nombre: Valide que el nombre de la entidad que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le sugerimos consultar. En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot. La consulta de nombre tambin la puede realizar a travs de las Notaras de la ciudad.

Consulta de actividad econmica: Identifique el cdigo que le corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar, de acuerdo a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento de los formularlos, y puede ser consultado: En las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot. En nuestra pgina electrnica www.ccb. org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios en lnea - Clasificacin por actividad econmica En la direccin aplica.ccb.org.co/ccbintemet/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx

Consulta de marca: Si la entidad va a utilizar una marca para un servicio o un producto verifique que no est ya registrada. La consulta la puede realizar en: Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot Nuestra pgina electrnica www.ccb.org - Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresas o en la direccin electrnica www.cae.cbb.org.co/consultas/index.htm Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante la Superintendencia de Industria y Comercio, dicha consulta tiene un costo establecido por la mencionada Entidad.

Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer informacin sobre este tema. Consulta de uso de suelo: Verifique que la actividad econmica que va a ejercer pueda ser desarrollada en la ubicacin escogida (direccin) tanto para usted como para el establecimiento comercial, si lo tiene. La consulta la puede realizar en: Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot. Nuestra pgina electrnica www.ccb.org.co Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa, o digite la direccin electrnica www.cae.ccb.org.co/consultas/index/thm Por qu es importante registrar la ESAL Con el certificado expedido por la Cmara se acreditan la existencia de la entidad y los nombres de los administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, etc.). La inscripcin es una fuente de informacin a la que pueden acudir quienes deseen conocer datos de la entidad, como actividad econmica y patrimonio.

Cmo matricular un establecimiento de comercio

Evita que otras entidades con el mismo nombre puedan inscribirse en el registro de ESALES. Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes. Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de Bogot. Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero. Facilita la celebracin de convenios o negocios con los sectores pblico y privado. Lo acredita como una entidad cumplidora de sus deberes legales. Recuerde que una vez constituida la entidad debe: Inscribir los libros de actas y de contabilidad exigidos por la ley para las entidades sin nimo de lucro o ESAL Si la ESAL es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrcula de cada uno de ellos. Ver gua del registro mercantil. Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante: Entidades promotoras de Salud Cajas de compensacin familiar Ministerio de Trabajo Ministerio de Salud

Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente DAMA de Bogot o ante la Corporacin Autnoma Regional - CAR, si se va a desarrollar la actividad en otro municipio de Cundinamarca.

GUA de entidades sin nimo de lucro

Servicios
www.ccb.org.co

en lnea CCB

Bogot ha diseado un espacio donde puede consultar los servicios que prestamos, nuestra pgina de Internet. En la opcin de Servicios en Lnea encontrar los Servicios Virtuales, por medio de los cuales podr realizar: Renovacin de matrcula mercantil Inscripcin de escrituras pblicas a travs de notarias Solicitud de certificados Venta de publicaciones y Inscripcin a eventos

SUS CERTIFICADOS A DOMICILIO Ahora puede solicitar los certificados de matrcula o existencia y representacin legal en cualquier oficina de Servientrega de la ciudad o la regin. Solictelos y tendr sus certificados a domicilio en 48 horas.

Mayores informes 019003318383 - www.ccb.org.co

Este documento contiene informacin y orientaciones de carcter general sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico. El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicacin de la misma Fecha de publicacin noviembre de 2011.

Cdigo 827-1