Estndares para gestionar la informacin

Juan Carlos Gutirrez Ayala En estos aos recientes en que nos hemos dedicado a actividades de consultora, hemos atestiguado enfoques diversos en cuanto a las soluciones informticas pertinentes para las organizaciones modernas. Algunos dicho con toda franqueza, estuvieron totalmente equivocados. Por ejemplo, en muchos casos se asume que la simple entrada en la empresa del equipo que se adquiri es ya una solucin en s. Contemplan la descarga del equipo y su conexin a los sistemas locales como si ya se hubiera logrado la mejora, como si con eso bastara para que la solucin informtica iniciara a operar, y de inmediato fuese una herramienta ms para la productividad del negocio.

prcticas a nivel mundial que han alcanzado el estatus de normas de facto, y se han adoptado ampliamente. De hecho, las recomendaciones ms exitosas llevadas a la prctica son aquellas que se han podido convalidar y revisar en varios mbitos, as como en varios pases, y han demostrado ser efectivas a causa de los resultados exitosos que demuestran tras su implantacin. Por ejemplo, la biblioteca ITIL (Information Technology Infrastructure Library, Biblioteca de Infraestructura de Tecnologas de Informacin) se comenz a escribir en el Reino Unido en los aos ochentas. Promovida inicialmente por la Agencia Central de Cmputo y Telecomunicaciones, y luego promovida bajo el registro de marca hecho por la Oficina de Comercio Gubernamental (OCG), su objetivo era sistematizar en un solo cuerpo de conocimiento el conjunto de buenas prcticas y estilos de hacer las tareas de gestin de los servicios de informacin que fueron descubriendo en la misma prctica, dentro de las tecnologas de informacin (TI). La revisin constante de pares (inicialmente al interior de instancias de la misma dependencia, posteriormente en el gobierno federal y despus en varias organizaciones donde su adopcin) caus que la biblioteca lograra xitos claros, al grado tal que la convirti en la base del estndar ISO 20000. As, sus aportes se extendieron hacia otras organizaciones o empresas que tenan relacin directa con la Oficina de Comercio, y eventualmente se divulg a nivel mundial. En la actualidad se ha adoptado de manera amplia entre las organizaciones que sustentan sus operaciones en tecnologas de informacin, ya sea en mbito gubernamental, privado, militar, mdico y muchos otros.

Nada ms lejos de la realidad: si bien las herramientas de administracin de la informacin necesariamente pasan por la incorporacin de instrumentos tecnolgicos, su adecuada implantacin necesita un conjunto ms amplio de elementos que deben actuar de manera compaginada, a fin de que dichas soluciones vayan siendo efectivas. Actualmente, siguiendo el ritmo de desarrollo que encontramos dentro de las tecnologas de informtica, se han ido creando y maduran conjuntos de buenas prcticas, estndares y formas de hacer -de la mejor manera posible- la gestin efectiva de los servicios de informacin. Gracias a la labor tanto de gobiernos como de organismos internacionales y grupos de profesionales del la informtica y la computacin, se dispone de un cuerpo de conocimientos no nicamente consolidado, sino en constante mejora. Esto permite desarrollar estrategias efectivas en la administracin de las gerencias de informacin. En dcadas recientes se han consolidano diversos conjuntos de buenas

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology, Objetivos de control para la informacin y tecnologas relacionadas) creado por la Asociacin para la Auditora y Control de Sistemas de Informacin, (ISACA,Information

Systems Audit and Control Association), y el Instituto de Administracin de las Tecnologas de la Informacin (ITGI, IT Governance Institute) en 1992. Este es otro conjunto de buenas prcticas en gestin servicios, enfocadas en el gobierno de las Tecnologas de Informacin, en tanto estas son herramientas efectivas para el desarrollo estratgico de la empresa.

conjuntos de normativas aparecen herramientas como: diagramas de causa-efecto, anlisis FODA, tcnicas para la resolucin de problemas, mapeos de procesos, matrices de asignacin de responsabilidades y muchas ms. COBIT por ejemplo, seala la necesidad de contar con un nmero y tipos claros de procesos de gestin informtica, que han demostrado ser exitosos en las organizaciones, cuando se trata de lograr mayores probabilidades de xito en las estrategias de informacin. En ltimas, el xito de las mismas depende de que los servicios de TI sean entregados de manera precisa, consistente y sistemtica. Como se indic al inicio, la simple adquisicin de equipos y programas no es suficiente. Al interior del negocio se requiere organizar los roles y formalizar las tareas del rea informtica, as como dotarla de la autonoma requerida para que pueda realizar sus funciones a la manera de un aliado estratgico para la alta direccin. Muchas veces me preguntan que cundo es el momento para poner en marcha estas ideas: si cuando ya la empresa ha alcanzado un cierto grado de maduracin y se ha consolidado en sus operaciones, o bien en algn momento durante las etapas de formalizacin de las reas de TI. En nuestro caso, la recomendacin es que se puede iniciar en cualquier momento, sin importar el tamao de las operaciones ni las dimensiones del negocio. Se puede comenzar implantando aquellas prcticas y estndares esenciales que sienten precedente y sean la base para ulteriores mejoras e instauracin de normas ms complejas o que requieran el concurso de ms gerencias. Aunque la organizacin sea pequea se pueden ir implantando elementos prcticos que provienen de las recomendaciones de estos cuerpos de conocimiento, por ejemplo: documentar todos los procesos/procedimientos, establecer bitcoras en varios mbitos como mantenimiento, operaciones, soporte y atencin de clientes, definir documentos donde se expliciten claramente las funciones del rea y los roles responsables de llevarlos a cabo, etc. De igual forma recomendamos de forma invariable que el director del rea de TI se integre en las juntas de Consejo Directivo (o instancia equivalente), que se promulgue adems un planteamiento de las polticas de calidad de los servicios de

El Gobierno de TI se aboca a la operacin de los servicios de informacin desde un enfoque estratgico, de tal forma que estos apoyen de manera frontal los objetivos de largo plazo, las estrategias y metas de la organizacin. De esta forma se logran alinear todas las funciones del rea de TI con la Direccin del negocio, lo cual la convierte en un elemento central para apoyar la consecucin del crecimiento y expansin en el mediano y largo plazos. Se mejoran por supuesto, las operaciones de servicios de informacin. A manera de broma pero hablando muy en serio, comentamos frecuentemente que hasta el presionar una tecla de la computadora deber hacerse tomando en cuenta el aporte que esto implica para la supervivencia y expansin del negocio en el largo plazo.

Estos conjuntos de prcticas que reseamos no son elaboraciones puras en el sentido de haber desarrollado los elementos que abarcan y las herramientas de que se sirven. Por lo contrario toman prestados elementos de otros campos como la administracin, la teora de sistemas, la gestin de proyectos, teora y praxis de la Calidad, etc. La organizacin interna de cada biblioteca brinda coherencia y les da un enfoque claro en el campo particular de Gestin de la Informacin. As, encontramos que en ambos

informacin, y otras ms.

de accin para llevar a cabo a la brevedad. Solamente de esta forma se podrn mejorar consistentemente el repertorio de servicios que ofrece una organizacin y de sus recursos informticos, tal como lo requieren los niveles de calidad y respuesta que se exigen actualmente. Nos seguimos leyendo. El tango de hoy: El incendio de Arturo de Bassi. Con la interpretacin de Rodolfo Biagi y su orquesta tpica (1938).

El principal sustento para la operacin de los servicios de informacin son las personas que los llevan a la prctica. Establecer un plan de formacin que permita mejorar sus competencias y prepararlos para los retos que supone implantar un conjunto de normativas deber ser una lnea

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