Professional Documents
Culture Documents
الرجوع إلى :مهارات إدراة المشروع دكتور مهندس /إبراهيم الغنام .مستشار تطوير المشروعات
المحتويات
.1مفهوم الدارة
.2إدارة الوقت
.3مهارات القيادة
الدارة
هي عملية إنسانية اجتماعية تتناسق فيها جهود العاملين في المنظمة أو المؤسسة ،كأفراد وجماعات لتحقيق
الهداف التي أنشئت المؤسسة من أجل تحقيقها ،متوخين في ذلك أفضل استخدام ممكن للمكانات المادية
والبشرية والفنية المتاحة للمنظمة
الداري
هو النسان الذي يوجه جهوده وجهود الخرين معه لتحقيق الهداف المتفق عليها ،مستعملً العمليات الدارية
والمهارات الدارية مع التوظيف المثل للقدارات والمكانات
وفي سبيل تحقيق الهداف تتفاعل أنماط مختلفة من سلوك الفراد والجماعات في داخل المؤسسة ،في نسيج
متشابك موجه نحو الهدف ،ويقوم فيه العاملون حسب وظائفهم بأدوار معينة لهم في اطار موقع كل منهم من
الهيكل التنظيمي ،والواجبات الوظيفية المحددة له في المؤسسة .
ويمكننا أن نلخص مجموعة تعريفات للدارة ،فيما يسمى ( بأبعاد العملية الدارية ) التي تمثل كل منها
مجموعة من أنماط السلوك المطلوبة في الدارة .
وهي أنماط من السلوك يمارسها المدير أو الرئيس العلى في جميع المؤسسات بغض النظر عن نوعيتها وحجمها
،ويشمل ذلك عمليات :التخطيط ،التنظيم ،والتوجيه والشراف ،والرقابة والتنفيذ ،وتقويم الداء ،وغالباً
مايطلق على هذه العمليات اسم " عموميات الدارة " .
وهي أنماط متخصصة من السلوك تمارس بصورة مختلفة في المؤسسات المختلفة حسب نوعيتها وحجمها
وتشمل في المؤسسات الصناعية بشكل خاص :النتاج ،والتسويق ،والتمويل ،والمشتريات ،وشؤون الفراد ،
وفي هذه الوظائف أو بعضها قد تمارس في المنظمات الخدمية الحكومية في صورة تقديم خدمات وعلقات
عامة ،وتوفير الموارد المالية ،وكثيراً ما تسمى أنماط السلوك هذه بـ " خصوصيات الدارة” .
الخلصة :
الدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خلل الفراد وموارد أخرى .وبتعريف أكثر تفصيل للدارة يتضح أنها
أيضا إنجاز الهداف من خلل القيام بالعمليات الدارية الخمسة الساسية (التخطيط ،التنظيم ،التوظيف ،التوجيه،
الرقابة).
سنقوم الن بشرح كل عملية من هذه العمليات الخمسة بشكل مبسط ،فهذا يساعد على فهم ما هي الدارة
وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك.
العمليات الخمسة:
التخطيط:
هذه الوظيفة الدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لنجاز الهداف التنظيمية.
التنظيم:
باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة .يعرف التنظيم على أنه
الوظيفة الدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلل تصميم هيكل أساسي للمهام والصلحيات.
التوظيف:
التوجيه:
الرقابة:
الوظيفة الدارية الخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم ل.
يجيب على أربعة أسئلة هي :ماذا نريد أن نفعل؟ أين نحن من ذلك الهدف الن؟ ما هي العوامل التي ستساعدنا أو
ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟ ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الفضل؟
من خلل التخطيط ستحدد طرق سير المور التي سيقوم بها الفراد ،والدارات ،والمنظمة ككل لمدة أيام،
وشهور ،وحتى سنوات قادمة .التخطيط يحقق هذه النتائج من خلل :تحديد الموارد المطلوبة .تحديد عدد ونوع
الموظفين (فنيين ،مشرفين ،مدراء) المطلوبين .تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب العمال التي يجب أن تنجز
(الهيكل التنظيمي).
تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للهداف مما يمكننا من إجراء
التعديلت اللزمة في الوقت المناسب.
التنظيم
التنظيم يبين العلقات و بين النشطة والسلطات
وهو عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلل هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الهداف بكفاءة وفاعلية.
العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقا في عملية التخطيط أمرا ممكنا .بالضافة إلى ذلك،
فهي تضيف مزايا أخرى.
كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل .فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد ،وإدارة ،والتقسيم التنظيمي العام
يجب أن يكون واضحا .ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.
الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات .والروابط بين وحدات العمل
المختلفة يجب أن تنمى وتطور .كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.
التوظيف
الناس المنتمين لشركتك هم المورد الكثر أهمية من جميع الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلل
التوظيف.
المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلل
التوظيف .التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.
يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالشخاص المناسبين في
المناصب المناسبة .هذه الخطوات الثمانية تتضمن :تخطيط الموارد البشرية ،توفير الموظفين ،الختيار ،التعريف
بالمنظمة ،التدريب والتطوير ،تقييم الداء ،المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل ،وإنهاء الخدمة.
التوجيه
بمجرد النتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها ،تكون الخطوة التالية في
العملية الدارية هي توجيه الناس باتجاه تحقيق الهداف التنظيمية .في هذه الوظيفة الدارية يكون من واجب
المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلل إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.
وظيفة التوجيه
يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز ،أو القيادة ،أو الرشاد ،أو العلقات النسانية .لهذه السباب يعتبر التوجيه
الوظيفة الكثر أهمية في المستوى الداري الدنى لنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة .وبالعودة
لتعريفنا للقيادة "إنجاز العمال من خلل الخرين" ،إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعال عليه أن
يكون قياديا
الرقابة
التّخطيط ،والتنظيم ،والتّوظيف ،والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم .لذلك فالرقابة آخر
ل من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيقالوظائف الخمسة للدارة ،وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة ك ّ
أهدافها.
في الوظيفة الرقابية للدارة ،سوف تنشئ معايير الداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الهداف .مقاييس
الداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو
الهداف المخطط تحقيقها.
-3قياس الداء:
في هذه الخطوة ،يقيس المديرين الداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة .إذا كانت نتائج المقارنة أو
القياسات مقبولة -خلل الحدود المفترضة -فل حاجة لتخاذ أي إجراء .إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو
متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الجراء اللزم.
ضع في العتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدّا أو صارمة جدّا .القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة
استخدام آلت القياس أو بسبب وجود عيوب في اللت نفسها .وأخيرًا ،من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما
رديئة عند تحديد الجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
إدارة الوقت
كيف تدير وقتك بفعالية ؟
الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل ،وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في
الستفادة منه لتحقيق هذه الهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات
وأجور ومزايا نقدية وعينية .
مضيعات الوقت
بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :
.1ضع ،صباح ،كل يوم ،قائمة بالعمال التي يجب القيام بها خلل اليوم ،وذلك من واقع خطـة
العمل السبوعية ،ومن المواعيد والجتماعات المتفق عليها سابقاً .
.2حدد أولويات إنجاز العمال مبتدءاً بالهم فالمهم ثم القل أهمية ،واعمل على اللتزام ما أمكن .
.3ل تعطي الولويات لنجاز المور الكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز المور الهامة .
.4حدد العمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمساعدين ،وأحرص على تحديد مواعيد
إنجازها ،وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب .
.5خصص وقتاً لنجاز المور التي تتطلب التركيز الشديد ،واحرص على عدم مقاطعتك خللها ،
ويمكنك أن تحتجب خللها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة .
.6احصر المور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت ،مثل اغتنم فرصة
تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ،أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد
انعقاد أحد الجتماعات لنجاز هذه المهام ،ل تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي ل تحتاج لوقت
طويل لدراستها لن العودة للتفكير فيها لحقاً سيستغرق وقتاً أطول .
.7ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ،وخصص وقتاً محدداً كل يوم لجراء المكالمات
تباعاً .
.8جامل الخرين ولكن ل تسمح لهم بالسترسال في الحاديث الشخصية خلل المكالمات الهاتفية أو
الجتماعات الثنائية ،اوضح للشخص الخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة
الراحة لمناقشة الموضوع .
.9أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلل اليوم بحيث يساعدك على تنظيم
وقتك وتحسين إدارته .
.10حدد أهدافك ،وراجعها بصفة مستمرة.
.11خطط عملك ،ثم اعمل خططك.
.12تجميع المهام المتشابهة.
.13اعرف نفسك.
.14كافئ نفسك.
.15احتفظ دائما بقائمة المهام .To-do List
.16ل تكن مثاليا.
.17ارتد ساعة (واستعملها في متابعة كل ما تقوم به).
.18حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للنتهاء من أي مهمة.
.19أكمل مهامك للنهاية.
.20تعلم كيف تقول ل.
.21التليفون .إبدأ المكالمة بلهجة عملية وقاطعة.
مهارات القيادة
يبدي علم الدارة الحديث اهتما ًم كبيراً بمفاهيم العمل الجماعي ودور القيادة وآثارهما في رفع مستويات النتاج
والنوعية الجيدة 0ولقد ظهرت في الونة الخيرة نظريات وأساليب في إدارة العمال أدت بالعديد من المؤسسات
الكبيرة أن تعيد النظر في اسلوب إدارتها ومن هذه النتائج إلغاء العمل بالسلوب المعتاد وإبداله بأسلوب المجاميع
الصغيرة ذات الهدف الواحد 0ومنها أن الصلحيات تتناسب مع الخبرات والعطاء ل مع المركز الوظيفي .
الصفات القيادية
بعد هذه المقدمة القصيرة حول أهمية القيادة ودورها وضرورة الستفادة من الدراسات الدارية نلخص إلى ذكر
أهم الصفات التي تتميز بها الشخصية القيادية كما جاءت بها الدراسات الحديثة لعلم الدارة 0على أننا سوف
نحاول اليجاز على افتراض أن القاريء على درايـة ببعض ما سوف نقول إن لم يكن كله .
لبد للشخصية القيادية من هدف تتمحور حوله حياتها ،فالداري الجيد عنده تصور محدد لوضع المؤسسة وما
يجب أن تكون عليه في مستقبلها القريب والبعيد ،إن التفاعل الذي يحصل بين الشخصية القيادية والهدف أمر
يصعب جداً أن يصور بالكلمات ،إنها حالة فريدة يعرفها كل من تفحص في سلوك الناس أو مر بها في نفسه ،
إنها من التجارب والحالت النفسية التي يصعب وصفها ،ل يعرف الشرق إل من يكابده ول الصبابة إل من
يعانيها .
إن الكثير من الفكار العظيمة -لشك -بقيت حبيسة عقول مفكريها وذلك لفشل أولئك في نقل صورة واضحة
إلى الخرين عن أفكارهم ،إن الهداف العظيمة تحتاج إلى من يؤمن بها ويطبقها في عالم الواقع 0والشخصية
القيادية تحتاج إلى وسلية تنقل بها أفكارها وتصوراتها للناس ،فإذا آمن ما آمن الناس بها أصبحت منهجاً عملياً
وصورة حية أمام الخرية .
والشخصية القيادية الناجحة تحتاج إلى صفتين مهتمين في هذه الناحية ،الولى هي القدرة الفائقة على نقل الفكار
والتصورات والصفة الثانية هي القدرة على تبسيط الفكار المعقدة وعرضها بالصورة التي يمكن أن يفهمها
التباع 0
إن اليمان بأي هدف وإن كان صادقًا ل يكفي ليصال ذلك إلى الناس ،بل لبد من إيجاد الجو العام الذي ينسجم
مع الهدف ،فمثلً إذا كان الشعار الذي ترفعه المؤسسة هو ضغط المصروفات فإنه من غير المناسب أن ترى
مكتب رئيس المؤسسـة مؤثثاً بأفخم الثاث أو أن يمنح الرئيس نفسه مكافأة سـنوية كبيرة 0إن المقصود بهذه
الصفة هو أن ل يكون القائد قائداً بالتنظير وإنما يقود التباع في التطبيق ويجعل من سلوكه مثالً للواقع الذي يريد
الخرين أن يكونوا عليه .
عناصر القيادة
تتعلق القيادة أساسا بثلثة عناصر :الفراد ،و التأثير ،و الهداف .و من التعريفات الشائعة لفن القيادة أنه
المقدرة على التأثير في الفراد نحو تحقيق الهداف .و التأثير في الفراد يتضمن استخدام القائد لقدراته لتوجيههم
نحو هدف أو فكرة معينة ،و هذه القدرات غالبا ما تكون أحد خمسة أنواع :القدرة الوظيفية (النفوذ الوظيفي)،
القدرة على المكافأة ،و القدرة على العقاب ،الخبرة و المعرفة ،و الكاريزما أو قوة التأثير الذاتية.
ســلوك القــائد:
في حين لم تثبت الدراسات علقة بين سمات القائد و قدراته القيادية ،أثبتت دراسات أخرى أن هناك علقة قوية
بين سلوك القائد و قدراته القيادية و من أنواع السلوك التي تم دراستها موازنة القائد بين اهتمامه بأعضاء الفريق
و اهتمامه بأداء مهام العمل.
هـو القائد الذي يميل إلى الهتمام بأعضاء فريقه ،و يحترم أفكارهم و مشاعرهم .
و لكن هل هناك تعارض بين عناية القائد بأعضاء الفريق و عنايته بمهام العمل؟ أثبتت الدراسات انه ل يوجد
تعارض بينهما و بهذا يمكن أن يوجد 4أنواع من القيادة :القيادة التي تعنى بالفريق و بمهام العمل ،القيادة التي
تعنى كثيرا بالفريق و تعنى اقل بالعمل ،القيادة التي تعنى كثيرا بالعمل و تعنى اقل بالفرق ،القيادة التي تعنى قليل
بالعمل و بالفريق.
و قد وجدت الدراسات أن أداء الفضل لفرق العمل التي تتصف قيادتها بالعناية بالفريق و بمهام العمل في آن
واحد.
وهكذا أثبتت الدراسات أن للقائد الناجح ليست له صفات محددة ،ولكن نجاح القائد يقدر بمدي قدرته علي التعامل
مع المواقف المختلفة و الفراد المختلفة