1.1 Descrio do Cargo 1.2 Inicio da Gesto 1.3 Calendrio de Atividades 1.4 Relatrios da Gesto 1.

5 Relaes Externas 1.6 Seqncia de Trabalhos 1.7 Administrao de Comisses 1.8 Integrao

1.1 Descrio do Cargo O cargo de Mestre Conselheiro de extrema importncia, pois este oficial que comanda praticamente todo o trabalho do Captulo. Talvez por isso, muitos podem imaginar que administrar um Captulo com eficincia uma tarefa de extrema dificuldade, destinada apenas queles que possuem alguma "vocao" para o cargo. No trataremos do lado ritualstico, portanto ficar claro que se o Mestre Conselheiro for organizado em sua administrao principalmente no incio da gesto, no lhe ser exigido nada alm de alguns princpios bsicos, os quais veremos a seguir. claro que alm de saber administrar, so necessrias outras qualidades a um bom Mestre Conselheiro, e no entraremos no mrito das questes humanas e ritualsticas, mas lembre-se: a base da eficincia a prvia organizao.

1.2 Inicio da Gesto Assim que um DeMolay se candidata a este cargo, deve ter conhecimento que ter muito trabalho, principalmente no incio da gesto. Se for eleito, dever de imediato, articular as prioridades de sua administrao, mas dever passar por uma "via crucis" administrativa, antes mesmo de ser empossado e assumir os trabalhos. Alm de esquematizar sua plataforma de trabalho j definindo o aspecto da sua gesto, o Mestre Conselheiro tem obrigaes a cumprir imediatamente aps a sua eleio; vejamos as principais: Elaborar juntamente com o Conselho e Corpo Administrativo eleitos, o Calendrio de Atividades da gesto, do qual trataremos posteriormente; Elaborar a Nominata completa, nomeando os cargos que estiverem em aberto; Elaborar o Fluxograma de Comunicao para a gesto e distribui-lo aos integrantes do Captulo; Entregar cpia do Calendrio de Atividades e da Nominata ao Escrivo em exerccio, para que este possa solicitar o ato do Oficial Executivo ratificando a eleio e autorizando a Cerimnia de Posse; Providenciar o mais breve possvel cpias do Calendrio de Atividades e da Nominata para as Lojas Manicas que prestigiam o Captulo (juntamente com o convite para a Cerimnia de Posse), para a zeladora da Loja e para os integrantes do Captulo; Estabelecer em reunio com o Conselho e com o Corpo Administrativo, TODAS as metas e objetivos que cada oficial deve alcanar no perodo da gesto;

 Confeccionar e distribuir os impressos de relatrios mensais dos cargos do Corpo Administrativo e das Comisses, indicando as datas limites para entrega. Deixar bem claras aos oficiais TODAS as metas e objetivos que o Mestre Conselheiro pretende alcanar no perodo da gesto.

1.3 Calendrio da Gesto O Calendrio de Atividades do Captulo a fotografia do trabalho dos oficiais previsto pelos prprios. conveniente portanto, que seja elaborado com o mximo primor, pois este ser praticamente o "carto de apresentao" da nova administrao, e um trabalho bem feito sempre ser percebido. Lembre-se: a primeira impresso a que fica. Assim que as Lojas e outros Captulos receberem o Calendrio (deve ser remetido assim que confeccionado), devero tomar por base o seu contedo e sua aparncia. Seria at ridculo, se no fosse necessrio, frisar que NO DEVEM em hiptese alguma haver erros ortogrficos, de acentuao, grias, nem mesmo erros de impresso. Pode-se adotar o modelo de Calendrio de Atividades da gesto anterior, a ttulo de sugesto de layout. Mas lembre-se: o Calendrio de Atividades deve conter todas as informaes necessrias (datas, horrios, atividades, locais etc.) para que os leitores jamais possam critic-lo por omisso de dados. Concomitantemente, deve-se procurar segui-lo com rigor absoluto, ou, em caso de mudana que possa se fazer necessria, avisar a todos os possveis freqentadores que podem inadvertidamente perder seu tempo comparecendo a alguma atividade cuja data fora modificada. Aqui seguem algumas sugestes quanto tcnica de confeco, passo a passo: Anote numa folha todos os sbados da gesto a ser programada; Hachure os dias que sero precedidos ou seguidos de feriados prolongados; J para a primeira reunio marque a Cerimnia de Posse da nova gesto; Para a segunda reunio, marque uma reunio administrativa para se planejar as perspectivas da gesto que se inicia; Para a penltima reunio, marque uma reunio ritualstica em grau inicitico para eleio da prxima gesto; Para a ltima reunio, marque uma reunio administrativa para balano da gesto; Verifique com o Assessor Regional e j marque para os dias necessrios, o Encontro de Dirigentes e talvez o Congresso Estadual que haver durante sua administrao;

 Numa data conveniente (que no seja prxima a algum feriado prolongado), marque a Cerimnia de Iniciao; para a reunio aps a Cerimnia de Iniciao, marque uma reunio ritualstica em grau inicitico para instruo de grau; uma reunio antes da Cerimnia de Iniciao, marque uma reunio ritualstica em grau inicitico para ensaio da referida cerimnia, e duas reunies antes da Cerimnia de Iniciao, marque uma reunio ritualstica em grau inicitico para o escrutnio secreto; Noutra data conveniente, marque a Cerimnia de Elevao de Grau, seguindo os mesmos passos do item anterior (escrutnio, ensaio, cerimnia e instruo de grau), porm, se trabalhando em grau DeMolay; Distribua as atividades dos dias obrigatrios nos dias convenientes, dando preferncia a cerimnias especiais; caso no seja possvel encaixar a celebrao do dia obrigatrio em alguma cerimnia especial j marcada, pode-se marcar uma cerimnia pblica exclusiva para este fim, ou celebrar o dia obrigatrio em uma reunio ordinria. Os dias obrigatrios previstos pela Constituio DeMolay so: Dia em Memria de Jacques DeMolay - 18 de maro; Dia das Mes - 2 sbado de maio; Dia dos Pais - 2 sbado de agosto; Dia da Ptria - 7 de setembro; Dia Educacional - 15 de outubro; Dia em Memria de Frank S. Land - em 8 de novembro; Dia do Meu Governo - em novembro; Dia do Conforto - prximo ao Natal. D-se flexibilidade para se antecipar ou adiar a celebrao de um dia obrigatrio para que os mesmos se adeqem ao calendrio, porm bom consider-los no momento de se decidir as datas das cerimnias de iniciao e elevao de grau. Marque pelo menos em duas reunies, palestras aos DeMolays ou palestras pblicas, que podero ser agendadas posteriormente, e podero ser ministradas no salo da loja ou no templo, por exemplo, numa cerimnia pblica onde no hajam cerimnias magnas especiais (posse, iniciao ou elevao); Verifique a necessidade e distribua outras cerimnias especiais facultativas, para as cerimnias pblicas ou no: Cerimnia das Flores; Cerimnia das Luzes; Cerimnia de Maioridade; Cerimnia "In Memorian";

Cerimnia de Recepo Visitante Ilustre; Cerimnia de Confirmao de Casamento; Outras cerimnias produzidas pelo Captulo. Para os sbados que faro parte de feriados prolongados podero ser

programadas atividades de integrao, esportivas, de lazer, etc., que no exigem a participao de todos os membros do Captulo; interessante que se faa o calendrio em conjunto com os Captulos mais prximos, afim de no se marcar cerimnias magnas especiais nas mesmas datas, e assim impossibilitar a visita de comitivas de Captulos visitantes. Para isso, pode-se contar com o auxlio do Mestre Conselheiro Regional.

1.4 Relatrios da Gesto No final da gesto administrativa, dever ser remetido ao Mestre Conselheiro Estadual, um relatrio da gesto administrativa. necessrio portanto, que todas as atividades do Captulo sejam documentadas devidamente, afim de se comprovar todos os eventos.

1.5 Relaes Externas Deve-se manter constantemente atravs do Conselho Consultivo e da

administrao estadual, intercmbio de informaes com o maior nmero de lojas manicas e Captulos, com objetivos de se integrar todos os Captulos da regio e de se demonstrar os trabalhos da Ordem DeMolay nas lojas manicas, para possveis fundaes e instalaes de Captulos. importante ressaltar que em qualquer contato com lojas manicas, o Conselho Consultivo deve estar a par da situao, se j no estiver tratando diretamente com a loja.

1.6 Seqncia de Trabalho Um Mestre Conselheiro deve ser, como j foi dito, organizado administrativamente. Para que possa estar sempre tranqilo em sua gesto, deve ter programado bem seu calendrio de atividades e segui-lo risca. Mas para poder controlar corretamente todas

as suas reunies, dever contar com uma agenda, onde anotar todos os lembretes e decises importantes que tomar em suas reunies, assim como cobranas administrativas, contatos, etc. Pode se fazer uso de uma Pauta de Reunio, que, em substituio a uma agenda, conter todo o expediente do Mestre Conselheiro. Aqui vo algumas dicas para a utilizao eficiente de uma Pauta de Reunio: Separe uma folha da Pauta de Reunio para cada dia programado no calendrio; anote antecipadamente o dia e a Ordem do Dia em cada folha (isto deve ser feito antes da cerimnia de posse, assim que o Calendrio de Atividades estiver pronto); Em um espao conveniente, marque todos os assuntos, cobranas e eventos a serem tratados em cada reunio, assim que possvel. Quando estiver dirigindo o Captulo e tratando do assunto da Pauta de Reunio, proceda da seguinte maneira: se o assunto for definitivamente resolvido, risque-o; se no for, anote imediatamente na folha da prxima reunio, afim de no se esquecer de tratar deste assunto. Lembre-se que TODOS os assuntos tratados devem estar anotados nas pautas. Isso implica na anotao imediata de todos os assuntos novos que surgirem durante a reunio. Aps a reunio, proceda da seguinte maneira: transcreva os assuntos no resolvidos para a prxima pauta e risque-os da pauta da reunio que se findou. Aps ter toda a Pauta de Reunio riscada, marque-a sua maneira, indicando que est liquidada (risque toda a folha com dois traos grandes, por exemplo). Na pauta de reunio conveniente j estar escrita a ordem dos trabalhos conforme o ritual DeMolay; As Pauta de Reunio, podem ser alteradas e adequadas de acordo com a SUA necessidade pessoal. Junte todas as folhas em um bloco e lembre-se: este ser seu instrumento e maior aliado no trabalho.

1.7 Administrao das Comisses Compete ao Mestre Conselheiro de um Captulo a nomeao e controle administrativo de todas as comisses de trabalho. Apesar de ser uma tarefa relativamente fcil, alguns pontos devem ser sempre lembrados: Observar as normas especficas para nomeao de cada comisso, em sua formao (nmero mximo de integrantes e qualificaes - DeMolay's, sniores e maons);

 Conferir o relatrio de todas as comisses, dar um parecer e sugestes justos e devolv-lo ao Presidente da Comisso, sempre na data estipulada; No esperar que a gesto termine para perceber se uma comisso no est trabalhando corretamente; interferir ou substituir seus integrantes assim que necessrio, baseado no relatrio mensal apresentado.

1.8 Integrao O Mestre Conselheiro deve estar sempre integrado aos cargos administrativos, de forma a ter cincia de seus trabalhos. Isso implica na obrigao de se assinar todos os documentos de importncia que possam ser elaborados por estes oficias. Ou seja, todos os livros administrativos, correspondncias, convites e relatrios que se referirem ao Captulo, devem conter a assinatura ciente do Mestre Conselheiro, incondicionalmente. Lembre-se: o Mestre Conselheiro o lder do grupo, e a imagem do Captulo depende dele, j que o seu representante oficial e legtimo; portanto todos os oficiais devem sempre estar integrados num propsito nico e, para que isto se torne possvel, todos os membros devem conhecer o mtodo de trabalho do Captulo. Compete ento ao Mestre Conselheiro fazer uma gesto com administrao transparente e aberta para especulao de qualquer cidado.

2.1Descrio do Cargo 2.2 Integrao Administrativa 2.3 Instruo Administrativa 2.4 Conferncia dos Relatrios 2.5 Comisso de Auditoria 2.6 Relatrios Mensais

2.1 Descrio do Cargo O cargo de 1 Conselheiro o segundo em importncia em um Captulo, e vale lembrar que na impossibilidade do Mestre Conselheiro executar suas funes, o 1 Conselheiro que assume sua posio. necessrio ento, que este oficial esteja sempre preparado para assumir o comando do Captulo, numa eventual ausncia do Mestre Conselheiro. Tambm para exercer as funes do seu cargo, o 1 Conselheiro no precisa ter nenhuma espcie de vocao; basta que tenha vontade de trabalhar, pois seu servio determinante do sucesso administrativo da gesto. Quando um oficial deste porte no realiza corretamente seu trabalho, outras partes do Captulo ficam certamente mais sobrecarregados em suas funes, prejudicando assim um correto andamento administrativo. Conforme dita nosso Regimento Interno, a funo principal do 1 Conselheiro conduzir o Corpo Administrativo do Captulo. Isto deve ser feito com a maior seriedade possvel, e este oficial tem flexibilidade e poder de deciso suficientes para manipular o trabalho do Corpo Administrativo, alm de deter o controle da Comisso de Auditoria, da qual trataremos posteriormente.

2.2 Integrao Administrativa O Mestre Conselheiro, provavelmente no incio da gesto, far uma reunio com os oficiais do Corpo Administrativo, para explanao de objetivos a serem alcanados. O 1 Conselheiro deve adotar procedimento semelhante, porm periodicamente, ou seja, deve convocar reunies com o Corpo Administrativo de tempos em tempos (de 2 em 2 meses, por exemplo). Na primeira destas reunies, deve deixar bem claro e especificado todo o trabalho que espera de cada oficial, sem no entanto, interferir na forma com que o oficial chegar a este resultado. Em outras palavras, deve-se pedir resultados, e no impor mtodos de trabalho, pois o oficial que tm liberdade para trabalhar a seu modo, faz o servio com prazer. Nas demais reunies, deve-se comentar o trabalho at ento desenvolvido e analis-lo, para poder se melhorar eventuais falhas. 2.3 Instruo Administrativa dever tambm do 1 Conselheiro instruir todos os membros do Captulo quanto ao mtodo de administrao. Deve-se dedicar principalmente, tempo extra para instruir os

irmos de grau inicitico, os quais devem assimilar todo o sistema. Neste aprendizado, devem estar includos os seguintes itens: Regimento Interno e Constituio; Direitos e deveres; Carto de Eficincia e de Obrigao; Contribuio Mensal e taxas obrigatrias; Importncia da freqncia; Qualquer outro assunto relativo administrao.

2.4 Conferncia de Relatrios Outra obrigao do 1 Conselheiro conferir e dar parecer aos relatrios mensais do Corpo Administrativo. Isto deve ser feito sempre na data estipulada, quer dizer, devese analisar e dar o parecer ao relatrio na mesma data de entrega, e devolv-lo ao oficial que o entregou. atravs dos relatrios que o 1 Conselheiro ter condies de avaliar se os objetivos traados esto sendo cumpridos, portanto, se os relatrios no estiverem sendo entregues nas datas estipuladas, no deve-se hesitar em tomar medidas para sanar esta falha imediatamente. No espere sua gesto acabar para interferir no trabalho ou at providenciar a substituio de um oficial que no esteja desempenhado suas funes corretamente, baseado nos objetivos traados e no relatrio mensal.

2.5 Comisso de Auditoria Tambm compete ao 1 Conselheiro presidir a Comisso de Auditoria do Captulo. Esta comisso tm fundamental importncia para se ter garantia do andamento dos trabalhos na sua essncia. Seus trabalhos consistem na conferncia profunda e minuciosa de todas as atividades de um oficial do Corpo Administrativo. No deve-se apenas verificar se o oficial est cumprindo com suas obrigaes, mas conferir se estas obrigaes esto seguindo um padro correto, e se esto de acordo com as disposies lgicas e legais. Deve-se conferir todos os clculos matemticos, as assinaturas nos livros, a autenticidade dos comprovantes, etc. Para se saber quais itens devem ser observados, deve-se basear na relao de atividades que cada oficial deve possuir ao traar os objetivos no incio da gesto. Pode-se utilizar tambm, dos dados deste mesmo manual.

Para cada auditoria realizada, deve-se fazer um relatrio minucioso e apresent-lo ao Mestre Conselheiro, para que tome cincia; aps o Mestre Conselheiro cientificar-se, este relatrio deve ser lido em reunio oficial e arquivado devidamente. Este relatrio deve conter a data da auditoria, os membros da comisso que dela participaram, os dados conferidos, as irregularidades e os pontos positivos encontrados. Aps uma semana da apresentao, dever do 1 Conselheiro conferir se as irrgularidades j foram solucionadas e informar o Mestre Conselheiro.

2.6 Relatrios Mensais Alm dos relatrios especficos de cada auditoria realizada, dever do 1 Conselheiro preencher o Relatrio Mensal da Comisso de Auditoria. Deve-se observar o maior rigor possvel nos prazos de entrega deste relatrio ao Mestre Conselheiro, e preench-lo sucintamente conforme cada item sugere. Todas as atividades da comisso devem ser anotadas nele. Concluindo, o cargo de 1 Conselheiro, para ser bem executado, carece principalmente de rapidez na tomada de decises, evitando que o processo administrativo se deteriore.

3.1 Descrio do Cargo 3.2 Comisso de Ritualstica 3.3 Relatrios Mensais 3.4 Administrao dos Rituais e Cerimnias Especiais

3.1 Descrio do Cargo O cargo de 2 Conselheiro voltado, principalmente, para a ritualstica e liturgia DeMolay, todavia, um bom oficial deve possuir algumas noes administrativas importantes para o bom desempenho de sua funo. O 2 Conselheiro fica numa posio isolada no organograma do Captulo, ou seja, no possui subordinados administrativos. Quando no desempenha corretamente suas funes, no prejudica outros setores administrativos, portanto cabe ao Mestre Conselheiro detectar possveis falhas em seus servios e na Comisso de Ritualstica, de sua responsabilidade.

3.2 Comisso de Ritualstica Compete ao 2 Conselheiro presidir a Comisso de Ritualstica do Captulo. Esta comisso tem por objetivo organizar debates, palestras, trabalhos e etc., sempre voltados ritualstica e liturgia, e tambm a arrumao do templo para as cerimnias. O trabalho do 2 Conselheiro na comisso coorden-la para que suas tarefas sejam executadas de maneira correta, e documentar todas as atividades organizadas atravs de relatrios especficos. necessrio portanto, que o 2 Conselheiro faa, logo no incio de sua gesto, uma reunio com os membros desta comisso, para que se trace os objetivos e esclarea-os a todos, de forma que ningum fique com dvidas; s desta forma haver como cobrar as atividades, caso estas no estejam sendo realizadas de acordo com a programao. Quando se fizer um relatrio sobre alguma atividade realizada, deve-se sempre anotar as datas, horrios, participantes, o que foi realizado, as perspectivas e as concluses. Deve-se assinar estes relatrios e apresent-los ao Captulo, e o Mestre Conselheiro dever vist-lo. Tambm se faz necessrio um arquivamento correto destes relatrios, em local apropriado. Outra tarefa que provavelmente solicitar um controle administrativo mais rigoroso por parte do 2 Conselheiro a arrumao e desarrumao da Sala Capitular. Para se ter um controle absoluto sobre este item, fundamental que toda a Comisso esteja ciente da importncia de seu trabalho. Isto deve ser exposto na primeira reunio da comisso, e nesta mesma reunio, deve-se deixar claro a todos os integrantes quais so especificamente suas obrigaes na arrumao do templo. conveniente que se faa uma lista das obrigaes de cada um, e que cada um tenha sempre em mo esta lista, para evitar gafes. Pode-se adotar o critrio de arquivar estas listas em um fichrio ou uma pasta, e, aps serem usadas, devem ser guardadas sempre no mesmo local. As listas de paramentos e tarefas devem ser diferentes para cada tipo de reunio, a saber:

Reunio Ordinria de Grau Inicitico Reunio Ordinria de Grau DeMolay Cerimnia de Iniciao Cerimnia de Elevao Cerimnia Pblica Escrutnio Secreto Cerimnia In Memorian Outras cerimnias especiais que se fizerem necessrias. No tocante s atribuies individuais de cada DeMolay na arrumao e

desarrumao do templo, pode-se por exemplo, compor uma comisso formada por quatro pessoas e atribuir-lhes: 1) Baseado em SUA prpria lista de tarefas, arrumar fisicamente o templo, movendo as cadeiras, o altar, a bandeira e o suporte do estandarte, posicionando os candelabros e desobstruindo as passagens na Sala Capitular, de acordo com o tipo de Cerimnia a se realizar, e tornar tudo sua posio original, ao fim dos trabalhos na Sala Capitular; 2)Baseado em SUA prpria lista de tarefas, distribuir os rituais nos postos dos oficiais, controlando sempre se todos os rituais usados foram devidamente devolvidos, e zelar pela sua manuteno e conservao, guardando-os em local apropriado organizadamente; 3)Baseado em SUA prpria lista de tarefas, controlar e zelar pela manuteno das capas, jias e roupas do Grau DeMolay, verificando sempre se TODAS as capas esto devidamente acomodadas nos cabides do armrio do Captulo. 4)Baseado em SUA prpria lista de tarefas, distribuir os paramentos litrgicos na Sala Capitular, ou seja, Bblia Fechada com o Marcador, Livros Escolares no seu posto de acordo com o tipo de Cerimnia a se realizar, Estandarte do Captulo, Velas nos candelabros, fsforos e abafador, Carta Constitutiva, Coroa DeMolay, Jias da Coroa, Basto do Mestre de Cerimnias, Esferas e Urnas para Escrutnio, Gongo, e quaisquer outros materiais que se fizerem necessrios de acordo com a Cerimnia a se realizar. Da deve-se a importncia de se ter uma lista de paramentos separada para cada tipo de Cerimnia. claro que esta apenas uma das vrias formas de se administrar a arrumao do templo, e pode-se revezar as pessoas que realizam tais tarefas, por um critrio

pessoal. Outra sugesto a participao dos membros de Grau Inicitico na comisso, o que facilitaria sua instruo e integrao ritualstica. Porm, deve-se evitar de qualquer forma que o templo e o armrio no fiquem devidamente organizados por exemplo, pela ausncia de um membro da comisso. Vale salientar que a comisso, representada pelo 2 Conselheiro, responder por tudo o que se referir aos materiais ritualsticos e ao templo.

3.3 Relatrios Mensais Alm dos relatrios especficos de cada atividade realizada, dever do 2 Conselheiro preencher o Relatrio Mensal da Comisso de Ritualstica. Deve-se observar o maior rigor possvel nos prazos de entrega deste relatrio ao Mestre Conselheiro, e preench-lo sucintamente conforme cada item sugere. Todas as atividades da comisso devem ser anotadas nele.

3.4 Administrao dos Rituais e Cerimnias Compete ao 2 Conselheiro o zelo e administrao dos Rituais dos Trabalhos Secretos, e de todas as Cerimnias Especiais. necessrio que o Captulo possua-os sempre em nmero suficiente e no melhor estado de conservao possvel. Este oficial deve ter o controle do nmero de rituais e cerimnias especiais que o Captulo possui e saber sempre onde se encontram, guardando-os em local apropriado. Quando algum destes materiais sarem do Captulo, se faz necessrio um controle de quem est levando o ritual ou cerimnia para casa, como numa biblioteca, anotando num carto ou planilha a data do emprstimo, e estipulando uma data para devoluo. Podese adotar o carto mostrado no anexo n 13, utilizando um carto para cada ritual ou cerimnia especial. O cargo de 2 Conselheiro s poder ser avaliado por seu desempenho no decorrer da gesto, com seu trabalho instrutivo e ritualstico, pois as falhas administrativas so fceis de serem controladas, e a principal funo deste oficial a integrao dos DeMolays com o ritual. Mas, como em todos os outros cargos, no se deve desmerecer a parte administrativa em funo de melhorias em outras reas, o que torna o trabalho deste oficial de vital importncia para o progresso do Captulo.

4.1Descrio do Cargo 4.2 Atividades Semanais 4.3 Atividades Mensais 4.4 Incio da Gesto 4.5 Antes de Cerimnias Especiais 4.6 Aps Escrutnios Secretos 4.7 Aps Iniciaes 4.8 Aps Elevaes e Cerimnias Especiais 4.9 Final de Gesto

4.1 Descrio do Cargo O posto do Escrivo um dos mais trabalhosos de um Captulo; sendo basicamente administrativo, a alma da secretaria, e dele depende as informaes que os outros oficiais administrativos precisaro para operacionalizar suas tarefas. Nem seria necessrio insistir em dizer que um cargo de extrema responsabilidade e dedicao. O Escrivo frente da secretaria, o arquivo do Captulo, e a histria do mesmo registrada atravs deste oficial. De sua organizao depender a integridade de todas as informaes referentes ao Captulo. Se faz necessrio que saiba todas as suas tarefas de memria, e as atualize e repasse sempre ao seu sucessor. Frisamos a seguir os principais pontos que devem ser observados, e, insisto, revistos e atualizados sempre que for possvel a melhoria de resultados. As obrigaes do oficial Escrivo so muitas, porm, para se ter um controle mais eficiente sobre o que deve ser feito, separamos as atividades em grupos de periodicidade: semanais, mensais, incio de gesto, antes de cerimnias especiais, aps Escrutnios Secretos, aps Iniciaes, aps Elevaes e cerimnias especiais, e fim de gesto.

4.2 Atividades Semanais

4.2.1 Ata de Reunio 4.2.2 Livro de Presena 4.2.3 Expediente Recebido 4.2.4 Emisso de Carta aos Visitantes 4.2.5 Processo de Apresentao de Candidatos 4.2.6 Manuteno de Cadastros 4.2.7 Manuteno de Impressos

4.2.1 Atas de Reunio

As atas de reunies oficiais do Captulo so um dos pontos mais importantes nas funes de um Escrivo eficiente; sua correta confeco uma arte que o Escrivo tem obrigao de dominar. Citaremos os pontos mais elementares para sua correta confeco: * Devem existir dois livros de atas: um para as reunies de grau inicitico e cerimnias pblicas, e outro para as reunies em grau DeMolay; * aconselhvel que os livros tenham no mximo 50 folhas, para que no se deteriorem devido ao constante manuseio; * Todos os livros devem conter Termo de Abertura, conforme o anexo n 3, na primeira folha do livro (que no possui nmero nem linha), denominando a finalidade do livro e seu nmero seqencial. Este termo deve ser assinado pelo Escrivo, pelo Mestre Conselheiro e pelo Conselho Consultivo, bem como o Termo de Encerramento, conforme o anexo n 4, que deve constar da ltima pgina do livro. Nos respectivos anexos, inserir a ttulo de finalidade:"... transcrever as atas de reunies oficiais do Captulo em grau Inicitico (ou DeMolay, conforme o caso)". No termo de encerramento, aps a finalidade, registrar o perodo em que o livro foi utilizado. Ex: "... de 29 de outubro de 1987 a 04 de setembro de 1988"; * interessante afixar uma etiqueta na capa de cada livro, identificando sua finalidade, seu nmero de registro e o perodo ao qual se refere. * Todas as atas de reunio devem ser assinadas pelo Mestre Conselheiro, Escrivo e Conselho Consultivo, imediatamente aps sua aprovao; * A ata de reunio um resumo dos fatos ocorridos durante a mesma, portanto, deve-se relatar fielmente todos os fatos que tiverem alguma relevncia de forma que possa ser facilmente entendido posteriormente atravs da leitura da ata. Na sua redao, tudo deve ser escrito por extenso (inclusive numerais) sem abreviaes de qualquer espcie, e nem so permitidos, obviamente, erros ortogrficos ou de acentuao. Toda a ata deve ser escrita seqencialmente, sem nenhum pargrafo. Os oficiais devem ser citados pelos seus respectivos cargos, e no caso de um oficial estiver ocupando o posto de outro, a ttulo de substituio, deve constar este fato em ata. Os irmos do Grau Inicitico, Sniores, autoridades, visitantes e tios devem ser qualificados antes de se escreverem seus nomes, pelo menos na primeira vez em que seus nomes aparecerem na ata. Deve-

se usar uma linguagem formal. Ao se escreverem nmeros, deve-se faz-los por escrito, e, opcionalmente, coloc-los em algarismos entre parnteses, aps sua grafia corrida. As retificaes da ata, inclusive a correo de seus erros pode ser feita durante ou aps a sua redao. Para isso, deve-se utilizar dos argumentos de palavra que se seguem nos exemplos abaixo: Durante a redao: - ... o irmo Orador, digo, o irmo Hospitaleiro fez uso da palavra sobre a reunio anterior... Aps a redao: - EM TEMPO: Onde se l o irmo Orador fez uso da palavra sobre a reunio anterior, leiase: o irmo Hospitaleiro fez uso da palavra sobre a reunio anterior.

* Pode-se adotar um modelo padro para se rascunhar e redigir a ata, conforme sua preferncia e necessidade. Para isto, deve-se estabelecer sempre com o Mestre Conselheiro uma "ordem padro" de conduo dos trabalhos. * Ao escrever-se a ata no livro, como ttulo deve constar a data da reunio e seu ttulo principal; pula-se uma linha e, sem pargrafos, inicia-se a redao da ata. Ex.: DATA: 29/10/91 Reunio Ritualstica em Grau Inicitico * Lembre-se que a ata a histria do Captulo, e que, talvez daqui a muitos anos, o redator poder no estar mais presente para elucidar pontos obscuros na sua redao, e talvez nem mais se lembre do que ocorreu naquela data. * Todos os participantes da reunio, DeMolays e maons, devem assinar os livros de presena, mas se porventura algum destes no assinou, seu nome deve constar no incio da ata de reunio.

4.2.2 Livro de Presena O Captulo deve possuir livros de presena distintos para DeMolays, maons e visitantes, os quais devem ser assinados pelos correspondentes em todas as reunies em que estiverem presentes. importante a observncia desta obrigao para um controle

apurado da freqncia de todos s reunies. Faz-se necessria a adoo de alguns critrios bsicos, os quais veremos a seguir: * Com relao ao nmero de folhas, etiqueta e Termos de Abertura e Encerramento, devem ser seguidos os respectivos dispostos do item "Ata de Reunio". No item "finalidade" indicado no anexo n 4, deve-se anotar: "marcar a presena em reunies oficiais. * Em toda reunio deve-se iniciar a pgina do Livro de Presenas com um cabealho indicando a data da reunio e seu ttulo resumido. Ex.: DATA: 27/08/03 Cerimnia de Iniciao * Abaixo deste ttulo resumido, deve-se indicar os dados que cada pessoa presente na reunio dever escrever, dependendo do livro, conforme se segue: DeMolay's: n, nome, cargo, assinatura. Maons: n, nome, loja, oriente, assinatura. Visitantes: n, nome, endereo, cidade, assinatura. * Para cada reunio deve-se utilizar uma pgina do livro, para um controle mais eficiente. * Caso uma pgina no seja suficiente para as anotaes, comea-se uma nova, porm sem o cabealho com a data de reunio e seu ttulo resumido. * Aps todos terem assinado o livro de presenas, o Escrivo deve inutilizar a primeira linha subseqente ltima assinatura com um trao, e assinar imediatamente aps, evitando assim possveis assinaturas posteriores. * Lembre-se que, de acordo com o Regimento Interno, o livro de presenas s pode ser assinado pelos DeMolay's que estiverem presentes ou chegarem atrasados at o Mestre Conselheiro declarar que passou Ordem do Dia. Aps o Mestre Conselheiro iniciar a Ordem do Dia, mesmo que algum irmo chegue atrasado, no dever assinar o livro de presenas e no ter sua presena confirmada nesta data. * Pode-se tambm, imediatamente aps a reunio, facilitar o clculo da freqncia acumulada, j lanando as presenas da reunio que se findou no devido relatrio, explicado posteriormente.

4.2.3 Expediente Recebido Assim que chegar reunio, dever do Escrivo verificar a existncia de correspondncias recebidas pelo Captulo, para se efetuar a leitura na reunio. aconselhvel que se faa uma leitura prvia de cada correspondncia, para se explanar apenas seu contedo na reunio, dependendo do caso, claro. Os atos do Grande Mestre devem der lidos em sua totalidade e com todos em p. Os atos da Oficialaria Executiva tambm devem ser lidos em sua totalidade. O recebimento de boletins informativos devem apenas ser comunicados e deixados disposio de todos os irmo que solicitarem cpias. necessrio ateno para os seguintes itens: * Assim que retirar toda a correspondncia do envelope, jogue-o fora, evitando acmulo de papel. * Aps a leitura na reunio, providencie anotao na ata de reunio sobre o contedo da correspondncia. * Aps a reunio, arquive a correspondncia na seo apropriada da pasta respectiva. Esta pasta dever ter separadas por seo as seguintes correspondncias recebidas: de Captulos, de lojas, da Oficialaria Executiva, do Supremo Conselho, boletins informativos, correspondncias emitidas pelo Captulo e circulares internas. Arquiva-se em ordem de data de leitura na reunio, portanto, se faz necessrio este procedimento imediatamente aps cada reunio.

4.2.4 Emisso de Cartas aos Visitantes Este procedimento deve ser observado sempre que algum visitante ilustre ou irmos de outros Captulos estiverem presentes na reunio; deve-se enviar um ofcio agradecendo a visita, cordialmente, externando o desejo do Captulo em receber novamente tais visitantes.

4.2.5 Apresentao de Candidatos

Este item est expresso detalhadamente no Regimento Interno do Captulo, mas cabe aqui ressaltar as obrigaes do Escrivo para operacionalizar este processo: * Nunca deixe que as fichas de inscrio acabem; providencie cpias quando tiver menos que quatro fichas no estoque. * Confira todos os itens anotados na ficha como "INSTRUES" no momento de recebimento e preencha de imediato o protocolo. No receba em hiptese alguma uma ficha de inscrio na qual no se tenha observado rigorosamente todas as instrues. * Cuide para que as peties sejam afixadas no Quadro de Avisos assim como dita o Regimento Interno.

4.2.6 Manuteno de Cadastros Uma das obrigaes mais importantes do Escrivo manter um arquivo atualizado das informaes que utilizar. Se faz necessria a existncia de um arquivo fsico (fichas ou relatrios) alm do arquivo informatizado, para segurana e consulta de todos. Devese proceder alteraes nos arquivos sempre que forem necessrias e no mnimo prazo possvel. Deve-se manter no mnimo cinco arquivos cadastrais diferentes, os quais detalharemos a seguir: * Cadastro de Membros: onde estaro as informaes de todos os irmos que faam parte do Captulo. Os itens para este cadastro esto impressos todos nas fichas de inscrio de registro, e devem ser periodicamente atualizados, conforme trataremos posteriormente. * Cadastro de Captulos: onde sero anotados os seguintes dados de todos os Captulos do Brasil: nmero, nome, endereo, bairro, cidade, estado, CEP, nome do Mestre Conselheiro, telefone do Mestre Conselheiro, nmero de ordem da gesto e perodo ao qual se refere (exemplo: VII-1/93 - stima gesto - 1 semestre do ano de 1993). * Cadastro de Lojas Manicas: onde constaro dados do maior nmero de Lojas possvel, principalmente aquelas cujos maons freqentam as reunies do Captulo. necessrio que conste nmero, nome, endereo, bairro, cidade, estado, CEP e o nome do maom que estabelea contato com o Captulo.

* Cadastro de Autoridades: o maior nmero de autoridades DeMolay, manicas e civis devem ser cadastrados. No cadastro deve constar nome, endereo, bairro, cidade, estado, CEP e ttulo (exemplo: Delegado para a sua regio). Estes ttulos devem ser sempre atualizados, quando a pessoa cadastrada deixar de exercer a atividade, com o prefixo "ex-" ou "past-". * Cadastro de Visitantes: as pessoas que costumam freqentar as atividades do Captulo devem ser cadastradas num arquivo separado: nome, endereo, bairro, cidade, estado, CEP e vnculo (exemplo: amigo do Sr. Fulano).

4.2.7 Manuteno de Impressos O Escrivo deve manter sempre no Captulo, um controle de estoque e atualizao dos impressos necessrios ao seu trabalho. Alguns modelos de impressos do prprio captulo devem ser conferidos com certa freqncia para que o estoque no diminua e devem ser alterados e renovados de acordo com sua necessidade. Outros devem ser adquiridos junto ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil, por serem padronizados (FORM 10, Nomeao a Honrarias, Pedido de Materiais entre outros). A forma de preenchimento e a responsabilidade devida deve estar anotada juntamente de cada impresso.

4.3 Atividades Mensais

4.3.1 Relatrios Mensais 4.3.2 Clculo de Freqncia Acumulada 4.3.3 Carto de Obrigao 4.3.4 Compra de suprimento

4.3.1 Relatrios Mensais

O Escrivo, como os outros cargos tratados neste manual, deve observar com rigor a entrega de seu relatrio mensal ao 1 Conselheiro nas datas previamente estipuladas. No relatrio dever constar todas as atividades executadas pelo Escrivo, inclusive aquelas consideradas "normais", como leitura da ata de reunio, recebimento de expedientes, etc. Recomenda-se o preenchimento deste no final de cada reunio, para um controle mais fcil.

4.3.2 Cculo de Freqncia Acumulada Compete ao Escrivo controlar a freqncia de todos os DeMolay's ativos, para atender as determinaes legais do Regimento Interno no tocante a Carto de Obrigao e Condies para Elevao. Para um controle apurado e efetivo deste item, o oficial deve dispor de alguns artifcios elementares: * No incio da gesto, confecciona-se uma planilha com os nomes de todos os DeMolays ativos numa coluna, e as colunas seguintes devem ser reservadas, uma coluna para cada uma das reunies programadas no calendrio; aps a srie de colunas reservadas a um mesmo ms, reserva-se mais uma para a anotao da porcentagem de freqncia acumulada, da qual trataremos a seguir. * O clculo deve ser referente, conforme o Regimento Interno, aos ltimos cinco meses. Por exemplo, a porcentagem de agosto deve ser referente aos meses de agosto, julho, junho, maio e abril. Deve-se considerar os meses de janeiro e dezembro quando se fizer necessrio. Para efetuar o clculo, deve-se considerar o nmero de reunies que o DeMolay freqentou efetivamente no perodo, em relao ao nmero de reunies que o mesmo deveria ter freqentado. Calcula-se a porcentagem de reunies freqentadas e arredonda-se para cima, caso as casas decimais sejam iguais ou maiores que 0.5, ou para baixo, caso as casas decimais sejam inferiores a 0.5 . Pode-se utilizar de uma tabela j calculada, para evitar erros de clculo. * Deve-se calcular ou consultar a tabela individualmente para cada irmo, pois se algum no esteve presente na reunio por motivos de proibio (irmo de grau inicitico em reunio de grau DeMolay), estas no devem ser computadas como reunies que deveria freqentar. * Quando um irmo no tiver cinco meses de Captulo, deve-se considerar todas as reunies desde sua admisso.

4.3.3 Carto de Obrigao Afim de operacionalizar o Carto de Obrigao de acordo com o Regimento Interno, o Escrivo deve anotar no verso do carto de cada irmo, mensalmente, a porcentagem de freqncia acumulada no local correspondente. Na verdade, esta anotao no deve ser efetuada literalmente "no verso" do carto, e sim, na tabela que vem anexa a este. Quando um irmo apresenta o Carto de Obrigao para atualizao, o Escrivo deve consultar a planilha de clculo j devidamente calculada, e transcrever a porcentagem do final do ms para o seu correspondente na tabela apresentada. Esta tabela deve ser renovada todo semestre. Antes de proceder a anotao, convm conferir se est escrito o nome do irmo e o ano de referncia da tabela. Se estes dados no estiverem preenchidos, deve-se pedir que o irmo os preencham de prprio punho, e s aps deve-se proceder a anotao.

4.3.4 Compra de Suprimentos da competncia do Escrivo administrar a compra de suprimentos no Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil. Assim que receber a listagem com os preos, deve afix-la no quadro de avisos e instruir os irmos sobre como adquirir os suprimentos. Pode-se utilizar de um modelo de Requisio de Suprimentos conforme o anexo n 12. Deve-se administrar as comprar com o mximo cuidado, especificando-se sempre a quantidade, cor, tamanho, valor e datas de pagamento, para evitar confuses posteriores.

4.4 Incio da Gesto ENVIO DE NOMINATA E CALENDRIO Assim que o Mestre Conselheiro eleito confecciona a nominata e o calendrio da gesto que se iniciar, deve entreg-los ao Escrivo, para que possa envi-los a todos os convenientes. De posse destes documentos, o Escrivo deve proceder da seguinte maneira: * Anotar o nmero de cadastro do Supremo Conselho ao lado de cada nome na nominata;

* Confeccionar um ofcio convidando todos os convenientes (Captulos, lojas, autoridades etc. cadastrados) a prestigiar a Cerimnia de Posse da nova gesto, informando data, horrio, local e endereo (deste ofcio deve se ter uma cpia para arquivo de correspondncias emitidas, informando os respectivos destinatrios); * Enviar uma cpia da nominata, calendrio e convite para todos os convenientes, assim que possvel. Tambm deve ser enviada igual correspondncia ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil, acompanhado de cheque nominal ou comprovante de depsito, referente renovao dos DeMolay Cards; o valor de cada renovao deve ser consultado na tabela de preos expedida pelo Supremo Conselho. LANAMENTO DA NOMINATA NO ARQUIVO O Escrivo deve providenciar a anotao devida nas Fichas de Registro individuais, quanto aos cargos ocupados por cada membro na gesto. No local correspondente deve-se escrever o nmero seqencial da gesto em algarismos romanos e a sigla do cargo ocupado por cada oficial. Para os irmos que no desempenharem cargo na gesto, deve-se anotar "DM" (DeMolay). Esta anotao deve ser feita semestralmente, at que o irmo se torne um Snior DeMolay. Na primeira gesto em que estiver assim qualificado, deve-se anotar "Snior". Deve-se tambm atualizar o campo "cargo" do arquivo de membros informatizado. CONFECO DE CALENDRIO DE ANIVERSARIANTES Um dos deveres do Hospitaleiro enviar correspondncia aos irmos, pais e mes aniversariantes da gesto, felicitando-os. Para que o Hospitaleiro possa faz-lo, precisa de uma listagem de nomes, endereos e as respectivas datas; esta lista deve ser fornecida pelo Escrivo.

4.5 Antes de Cerimnias Especiais Antes das Cerimnias Especiais programadas no calendrio da gesto, deve-se enviar correspondncia convidando os convenientes. Entre estes convenientes devem estar as pessoas que porventura iro passar pela cerimnia, por exemplo, os Sniores que devero passar pela Cerimnia de Maioridade, se esta estiver programada. Deve-se observar cada caso, individualmente.

4.6 Aps Escrutnio Secreto Aps a realizao de um Escrutnio Secreto para iniciao ou elevao de grau, dever do Escrivo enviar correspondncia aos escrutinados, informando o resultado da votao (aprovado ou reprovado), data e horrio da cerimnia, horrio que deve estar disponvel para ser buscado ou horrio que deve estar no Captulo, traje obrigatrio, se haver Cerimnia Pblica e em que horrio seus pais podero comparecer. Outros itens podem ser acrescentados, como por exemplo, uma alimentao reforada antes da cerimnia e a importncia da calma e a garantia de sua integridade durante a cerimnia.

4.7 Aps Iniciaes CADASTRO DOS NOVOS IRMOS Aps o ingresso de novos irmos no Captulo, deve-se providenciar o mais depressa possvel, seu cadastramento geral. Isto implica em confeccionar as Fichas de Registro, os pronturios individuais e o cadastro informatizado. Deve-se tomar o cuidado de preencher rigorosamente todos os dados, para um controle apurado, e o pronturio individual deve conter, obrigatoriamente, a Ficha de Inscrio, e o Relatrio de Sindicncia. Alm disso, neste pronturio deve ser arquivada toda a documentao do irmo referente Ordem DeMolay: redaes, advertncias, registro de candidaturas, trabalhos, ocorrncias, enfim, tudo o que for necessrio para consulta. Vale lembrar que estes pronturios devem permanecer no Captulo e todos os membros podero consultlo. CADASTRO DO SUPREMO CONSELHO Assim que os novos irmos pagarem as taxas de cadastramento do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil, o Escrivo deve preencher o FORM 10 e envi-lo, juntamente com as respectivas taxas. Algumas observaes importantes devem ser lembradas: * O Form 10 deve ser preenchido em 3 vias: a 1 deve ser enviada ao Supremo Conselho, a 2 ao Oficial Executivo, e a 3 deve ficar no arquivo do Captulo. * Na via do Supremo Conselho, deve constar no espao para o valor das taxas, somente o devido ao Supremo Conselho; na via do Oficial Executivo, somente o valor pago

Oficialaria dever ser anotado; na via do Captulo, dever constar a soma das duas taxas, j que o Captulo no cobra sua porcentagem. * Deve-se preench-lo em letra de forma, preferencialmente mquina. * O pagamento poder ser feito atravs de cheque nominal ou depsito em conta corrente (no caso da parcela do Supremo Conselho). Em ambos os casos, o formulrio dever ser remetido em correspondncia registrada. * A via do Captulo deve ser arquivada em pasta separada, exclusiva para este fim. * Se o novo irmo no tiver sido iniciado no Captulo, apenas estiver sendo transferido, todos estes procedimentos devem ser ignorados, e apenas deve-se solicitar do Captulo ao qual o novo membro pertencia o Certificado de Transferncia, e arquiv-lo no seu pronturio individual. EMISSO DE LISTAGENS ATUALIZADAS Imediatamente aps o cadastro dos irmos, deve-se providenciar listagens para uso prprio e do Mestre Conselheiro, atualizadas com as novas informaes, como por exemplo: membros em ordem de data de iniciao, em ordem de nascimento (para verificao dos que se tornaro Sniores), em ordem alfabtica com telefones e endereos, etc. Deve-se tambm incluir os novos nomes no controle de freqncia acumulada. Tambm se faz necessria a entrega das seguintes listagens aos novos irmos: Nominata da Gesto; Calendrio de Atividades; Listagem com nomes, endereos e telefones.

4.8 Aps Elevaes e Cerimnias Especiais Quando ocorrerem Elevaes de Grau, ou Cerimnias Especiais, o cadastro de membros do Captulo (tanto a Ficha de Registro quanto o arquivo informatizado) deve ser atualizado nos seguintes itens: Elevao de Grau: Cadastrar a data da cerimnia nos arquivos dos irmos que foram elevados;

 Cadastrar abreviadamente os papis representativos ocupados por cada irmo em seus respectivos arquivos, no campo de observaes. Cerimnia de Maioridade e Visitante Ilustre: Cadastrar a data da cerimnia nos arquivos dos irmos que passaram por ela; Cerimnias das Flores e das Luzes: Cadastrar a data da realizao da cerimnia no campo de observaes do arquivo do irmo que a apresentou. Aps a atualizao cadastral, nos casos de Elevao de Grau e Cerimnia de Maioridade, deve-se enviar uma carta ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil, indicando os irmos que passaram pelas cerimnias. No caso da Elevao, apenas com o envio da carta sero emitidos novos DeMolay Cards, e no caso da Cerimnia de Maioridade, deve-se pagar a taxa respectiva e enviar comprovante de pagamento, afim de serem remetidos ao Captulo os Certificados de Snior DeMolay. Esta taxa de responsabilidade do irmo que passou pela cerimnia, isentando o Captulo de qualquer pagamento.

4.9 Fim de Gesto ATUALIZAES CADASTRAIS Durante a gesto administrativa, qualquer alterao cadastral deve ser efetuada assim que possvel, e todos os irmos devem colaborar para isso. Mesmo assim, se faz necessrio que, no fim da gesto, se faa uma conferncia dos dados cadastrais, afim de que as informaes sempre estejam atualizadas. Dados como escolaridade, profisso, endereo e telefone so alterados constantemente, e nem sempre o Escrivo notificado. Se faz necessrio portando um processo prtico para viabilizar estas atualizaes: para cada membro ativo ou ativo com faltas, deve-se preencher uma ficha com todos os dados cadastrados e entreg-la ao irmo, solicitando que altere os dados que porventura estejam errados ou desatualizados. De posse destas fichas, aps conferir se todos devolveram as fichas, procede-se a atualizao. Utilizando-se do cadastro informatizado, este procedimento se torna bastante simples. TRANSFERNCIAS

Se um membro do Captulo for transferido de um Captulo a outro, dever do Escrivo preencher o Certificado de Transferncia, aps o irmo solicitar sua transferncia em reunio oficial, afim de se constar na ata de reunio sua inteno. Este formulrio deve ser adquirido junto ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil.

5.1 Descrio do Cargo 5.2 Carto de Juramento e Carto de Obrigao 5.3 Regimento Interno 5.4 Constituio 5.5 Apresentao de Emendas Regulamentares 5.6 Livro de Emendas Regulamentares 5.7 Relatrios Mensais 5.8 Oratria

5.1 Descrio do Cargo O cargo de Orador de importncia fundamental na administrao eficaz do Captulo. Ele que detm o controle da administrao do Carto de Obrigao, e tambm ele quem verifica a legalidade de todas as atividades do Captulo, fazendo serem cumpridas as determinaes da Constituio DeMolay e do Regimento Interno. Tambm a ele compete manifestar a opinio do Captulo oralmente, nas consideraes finais das reunies. V-se portanto, que alm da parte laborativa, a responsabilidade do Orador alta, e sabendo disso, ele deve se esforar ao extremo para que sua palavra sempre tenha valor, estudando as normas e regulamentos que regem a Ordem DeMolay e o Captulo . Este um cargo de funes que se atualizam com muita rapidez, portanto outras tarefas devero ser incorporadas a este manual, alm das que trataremos a seguir.

5.2 Cartes de Juramento e Obrigao CARTO DE JURAMENTO O Carto de Juramento deve ser confeccionado pelo Orador e entregue a todos os membros do Grau Inicitico que fizerem o Exame de Proficincia (questionrio) deste grau. Sua utilidade apenas a de controlar os Exames que j foram realizados. O ideal confeccion-lo e entreg-lo ao irmo na primeira reunio aps a sua Iniciao, porm, sem a assinatura do Orador. Desta forma, o carto funcionar como um "lembrete" ao novo irmo, quanto sua obrigao de prestar o Exame de Proficincia. Quando este for realizado, o Orador faz as devidas anotaes (data de emisso e assinatura). CARTO DE OBRIGAO O Carto de Obrigao uma das tarefas mais importantes na administrao da Oratria. Sua funo demonstrar que o irmo est quite com o Captulo. Aps confeccion-lo, o carto s ser entregue aos irmos que realizaram o Exame de Proficincia do Grau DeMolay. No ato da entrega, o Orador deve assin-lo, colar uma foto 3x4 (adquirida com o Escrivo), e solicitar que o irmo assine no local correspondente. Tambm dever anexar a tabela para anotaes de freqncia e contribuio mensal. interessante o Orador ter uma lista de irmos que j possuem o Carto de Obrigao, e atualiz-la sempre que necessrio.

5.3 Regimento Interno Um Regimento Interno Provisrio deve ser adotado pelo Captulo e seguido risca, at a elaborao de seu texto final (Regimento Interno Definitivo). dever do Orador conhec-lo de memria e cuidar para que todos os irmos e tios que freqentam as reunies do Captulo possuam uma cpia do Regimento Interno Provisrio, e uma cpia de todas as emendas que forem acrescidas a ele. Aps iniciaes, se faz necessria a providncia de entregar cpias aos novos irmos e sanar possveis dvidas. Lembre-se que o texto do Regimento Interno Provisrio no pode ser alterado em hiptese alguma, a no ser que seja por meio de emenda devidamente aprovada pelos membros do captulo em escrutnio secreto e pelo Conselho Consultivo. Outro ponto importante que o Orador deve sempre ter em mos o Regimento Interno Provisrio, principalmente durante as reunies, afim de sanar quaisquer dvidas que possam ocorrer durante estas.

5.4 Constituio O Captulo e seus membros esto sujeitos Constituio DeMolay, promulgada pelo Supremo Conselho da Ordem DeMolay para o Brasil. O dever do Orador estud-la e fazer com que suas determinaes sejam seguidas. O Captulo deve possuir pelo menos um exemplar da Constituio DeMolay, e todos os membros tem o direito de consult-la quando quiserem. A Constituio, assim como o Regimento Interno Provisrio, deve ser sempre levada pelo Orador para as reunies, afim de se sanar qualquer dvida que possa aparecer. Da mesma forma, necessita de cuidado no seu manuseio, para que no se deteriore. Junto da Constituio, o Orador deve anexar cpia de todos os atos do Supremo Conselho que venham a alterar, suprimir ou complement-la.

5.5 Apresentao de Emendas Regulamentares Conforme o Regimento Interno, qualquer membro do Captulo pode apresentar emendas ao Regimento Interno Provisrio. No prprio Regimento j consta o processo administrativo para a apresentao. necessrio porm, que alguns pontos sejam esclarecidos:

* O Orador deve sempre ter consigo estoque suficiente de formulrios de apresentao de emendas; * Assim que receb-la, dever dar seu parecer, e numerar a Proposta de Emenda por nmero seqencial. Este nmero deve ser seguido do ano de apresentao da proposta (ex: 1/03, 2/03, 3/03 etc). * Aps a votao da proposta de emenda, uma via deve ser arquivada em ordem numrica num arquivo prprio para este fim.

5.6 Livro de Emendas Uma das tarefas que talvez requeira maior cuidado do Orador a correta manuteno do Livro de Emendas Regulamentares do Captulo. A funo deste livro registrar todas as emendas aprovadas pelo Captulo ao Regimento Interno Provisrio, junto ao Conselho Consultivo. Sua correta utilizao pode ser observada atravs de alguns tpicos: * aconselhvel que o livro tenha no mximo 50 folhas, para que no se deteriore devido ao constante manuseio; * O livro deve conter Termo de Abertura, conforme o anexo n 3, na primeira folha do livro (que no possui nmero nem linha), denominando a finalidade do livro e seu nmero seqencial. Este termo deve ser assinado pelo Orador, pelo Mestre Conselheiro e pelo Conselho Consultivo, bem como o Termo de Encerramento, conforme o anexo n 4, que deve constar da ltima pgina do livro. Nos respectivos anexos, inserir a ttulo de finalidade: "...transcrever as emendas regulamentares ao Regimento Interno Provisrio do Captulo."; no Termo de Encerramento, aps a finalidade, registrar o intervalo dos nmeros seqenciais das emendas s quais o livro se refere: "... da emenda 1/02 emenda 20/03.". * interessante afixar uma etiqueta na capa de cada livro, identificando sua finalidade, seu nmero de registro e o intervalo ao qual se refere. * Todas as emendas regulamentares devem ser assinadas pelo Mestre Conselheiro, Orador e Conselho Consultivo, imediatamente aps sua transcrio.

* A emenda regulamentar aquela que j foi aprovada pelo Captulo conforme prev o Regimento Interno Provisrio, e deve ser transcrita fielmente conforme o texto aprovado. Nada deve ser modificado. A caligrafia deve ser a melhor possvel, e cada emenda regulamentar deve se iniciar pelo topo de cada pgina do livro. * Para cada emenda regulamentar aprovada, deve-se atribuir um nmero seqencial. Este nmero dever ser sucedido do ano de aprovao da emenda (ex: 1/03, 2/03, 3/03 etc). importante salientar que este nmero pode no ser o mesmo nmero seqencial da proposta de emenda; o nmero imediatamente aps o da ltima emenda aprovada. Esta diferena acontecer sempre que uma proposta de emenda no for aprovada (ex: proposta de emenda 1/93 reprovada, ser arquivada; a proposta de emenda 2/03, se aprovada, ser a emenda 1/93, e assim sucessivamente). Ao transcrev-la para o livro, deve-se iniciar um cabealho no topo da primeira pgina em branco aps a transcrio da ltima emenda e anotar, linha aps linha, os seguintes itens: - EMENDA REGULAMENTAR N 000/00 - DATA DE APROVAO: 00/00/00 - PROPONENTE: XXXXXXXXXXXXXXXXX

5.7 Relatrios Mensais O Orador tambm deve observar com o mximo rigor a entrega de seu relatrio mensal ao 1 Conselheiro nas datas previamente estipuladas. Todas as atividades realizadas pelo Orador devero constar no relatrio. Recomenda-se o preenchimento deste relatrio no final de cada reunio, para um controle mais fcil.

5.8 Oratria Outra funo do Orador manifestar oralmente a opinio do Captulo, ao fazer as consideraes finais de cada reunio. Para isto, dever usar da maior desenvoltura possvel em suas palavras, e ter sempre um rascunho com os tpicos principais do qual tratar.

Dever falar em alto e bom som, sem jamais cometer algum erro de concordncia verbal ou nominal, e evitar vcios de linguagem em geral. Este ponto mais individual, e o Orador quem deve desenvolver suas tcnicas.

6.1 Descrio do Cargo 6.2 Livro Caixa 6.3 Arquivo 6.4 Reembolso de Valores 6.5 Contribuio Mensal 6.6 Carto de Obrigao 6.7 Intercmbio com a Hospitalaria e Comisses 6.8 Relatrios Mensais

6.1 Descrio do Cargo O cargo de Tesoureiro um cargo de muita responsabilidade e confiana. ele quem cuida do patrimnio financeiro do Captulo, no devendo jamais deixar que este seja desatualizado ou mal utilizado. O Tesoureiro, em virtude de suas funes, talvez o cargo que mais necessite uma correta e transparente administrao, para evitar possveis mal-entendidos que possam pr em questo sua idoneidade. Tudo deve ser documentado e devidamente assinado pelas partes envolvidas. Dever ter noes de controle de caixa e ter sempre condies de informar corretamente a situao das finanas do Captulo, quando solicitado. Seguem a seguir alguns pontos principais que viabilizam o servio deste oficial.

6.2 Livro Caixa O Livro Caixa do Captulo deve estar sempre atualizado e deve permanecer no Captulo, para a consulta de qualquer membro. Nele dever constar todas as operaes de entrada e sada de dinheiro da conta do Captulo, indicando as principais informaes da operao realizada. A seguir vo os principais tpicos para uma correta utilizao do livro: * aconselhvel que o livro tenha no mximo 50 folhas, para que no se deteriorem devido ao constante manuseio; * O Livro Caixa deve conter Termo de Abertura, conforme o anexo n 3, na primeira folha do livro (que no possui nmero nem linha), denominando a finalidade do livro e seu nmero seqencial. Este termo deve ser assinado pelo Tesoureiro, pelo Mestre Conselheiro e pelo Conselho Consultivo, bem como o Termo de Encerramento, conforme o anexo n 4, que deve constar da ltima pgina do livro. Nos respectivos anexos, inserir a ttulo de finalidade: "registrar o movimento de caixa do Captulo ". No termo de encerramento, aps a finalidade, registrar o perodo em que o livro foi utilizado. Ex: "... de 27 de setembro de 1989 a 04 de outubro de 2003". * interessante afixar uma etiqueta na capa do livro, identificando sua finalidade, seu nmero seqencial e o perodo ao qual se refere. * Ao final de cada ms, o livro deve ser assinado pelo Mestre Conselheiro, Tesoureiro e

Conselho Consultivo, na linha imediatamente posterior ao ltimo lanamento, e para o ms seguinte, deve-se iniciar uma nova pgina. * No topo de cada pgina que inicia um ms deve constar um cabealho discriminando o ms de referncia. * O Livro Caixa no pode apresentar rasuras em espcie alguma, portanto, aconselha-se fazer as contas em uma planilha separada, e aps certificar-se de que tudo est correto, transcrever as operaes da semana para o livro. Caso algum lanamento for lanado erroneamente no livro, deve-se inutilizar a linha errada com um trao e rubricar-se ao lado, cancelando-a. * O Livro Caixa dever conter na primeira linha de cada pgina, um cabealho indicando os ttulos das colunas lanadas. Se o livro adquirido for comprado especificamente para ser um Livro Caixa, provavelmente j tenha este cabealho impresso. Mesmo assim, importante indicar os dados essenciais que cada linha deve comportar por lanamento: Data da Operao; Histrico: descrio resumida do lanamento. Ex: Contribuies Mensais pagas; Nmero do Documento: a numerao da localizao da documentao referente ao lanamento no arquivo da tesouraria; Crdito: valor da operao, quando se referir entrada de dinheiro em caixa; Dbito: valor da operao quando se referir sada de dinheiro do caixa; Saldo: valor do montante de fundos do Captulo aps a entrada ou sada de dinheiro referente operao lanada. * Quando se obter lucros referentes aplicaes financeiras, estes devem ser lanados quando da movimentao da aplicao, j descontados os impostos que vierem a ser pagos. * O dinheiro do Captulo dever estar centralizado em apenas uma conta corrente, preferencialmente conjunta com o Mestre Conselheiro. * Os fundos da hospitalaria tambm devero ser incorporados ao patrimnio financeiro do Captulo, mas o tesoureiro no dever utiliz-lo para fins que no sejam autorizados pelo Hospitaleiro.

6.3 Arquivo O Tesoureiro dever manter organizado um arquivo com toda a documentao necessria para comprovao dos lanamentos do Livro Caixa. A documentao de cada lanamento , por exemplo, uma nota fiscal, um recibo, um relatrio, uma solicitao de reembolso, ou qualquer documentao que efetivamente comprove que o lanamento foi necessrio. Este arquivo dever estar em ordem de data, e para cada lanamento dever haver um documento comprobatrio. Deve-se numerar este documento seqencialmente e arquiv-lo devidamente. Estes documentos ficaro disposio dos que quiserem consult-los, em uma pasta que dever permanecer no Captulo. Pode-se prefixar a numerao de acordo com o tipo de documento, de forma a organizar melhor o arquivo, separando os dbitos dos crditos (ex: seqncia de documentos de crdito - C001, C002, C003 etc, e de dbitos - D001, D002, D003 etc.). Desta forma, a pasta de arquivo destes documentos ser dividida em documentos de crdito e de dbito. A necessidade de organizao do Tesoureiro que vai determinar se sero necessrias outras subdivises, como por exemplo, relatrios de contribuies mensais, solicitaes de reembolso, etc.

6.4 Reembolso de Valores Uma das tarefas do Tesoureiro reembolsar os gastos que outros irmos tiveram com despesas em funo dos trabalhos do Captulo. Para uma correta administrao deste procedimento, o Tesoureiro dever tomar alguns cuidados: * Verificar a necessidade da despesa. Os irmos devem sempre consultar o Tesoureiro antes de gastar quaisquer quantias com o Captulo. Se houver alguma despesa que o tesoureiro ache desnecessria, o caso deve ser tratado em reunio do Captulo, e o Mestre Conselheiro dever autorizar ou no o devido reembolso. * Solicitar ao requisitante que preencha um documento de solicitao de reembolso, para documentar a operao. Ver o anexo n 16. * Verificar se a nota fiscal apresentada tem valores coerentes com o que foi adquirido, e se o material comprado efetivamente est no Captulo. Caso tudo estiver conferindo, efetue o reembolso. No lanamento, citar a ttulo de

histrico "COMPRA DE: (citar o material)", e arquive a nota fiscal como comprovante do dbito. A solicitao de reembolso deve ser arquivada separadamente.

6.5 Contribuio Mensal Uma das mais importantes tarefas do Tesoureiro administrar corretamente o recebimento da Contribuio Mensal. Para isto, se faz necessrio um controle rigoroso e srio. A seguir vo os cuidados principais que precisam ser tomados: * No incio da gesto, o Tesoureiro deve confeccionar os carns da Contribuio Mensal para todo o perodo da gesto. Todos os DeMolays ativos do Captulo devero receber o carn. Aps iniciaes, necessrio que se confeccione carns para os novos irmos. O carn deve conter o ms de referncia, a data de vencimento (data da ltima reunio programada para o ms de referncia), nome do irmo, local para se anotar o valor da mensalidade no ms, local para se anotar o valor das multas por atraso, local para se anotar o valor total pago e local para se anotar a data de pagamento da Contribuio Mensal e visto do Tesoureiro. * O valor da Contribuio Mensal simblico, e deve ser estipulado pelo Tesoureiro em concordncia com o Mestre Conselheiro; este valor deve ser anunciado em reunio oficial to logo o Tesoureiro j o tenha estipulado. Tambm deve ser anunciado na ocasio, o valor da multa por semana de atraso no pagamento. conveniente que o Tesoureiro faa isto na primeira reunio do ms. * O Tesoureiro jamais deve receber a Contribuio de um ms sem que os meses anteriores estejam devidamente quitados. Nesta observao tambm est incluso o primeiro ms da gesto; somente deve ser recebida a primeira Contribuio Mensal do carn aps o irmo apresentar o carn anterior com todas as contribuies quitadas. Esta observao s no vlida para os irmos que estiveram inativos na gesto anterior. * O Tesoureiro deve ter um relatrio para controle das contribuies, contendo seqencialmente todos os dados do carn, para uma visualizao mais clara e verificao dos irmos que ainda no quitaram seus dbitos. Este relatrio pode ser feito para a gesto inteira ou mensalmente, e deve ser arquivado quando totalmente preenchido. * Quando for receber a Contribuio Mensal, o Tesoureiro deve seguir a seguinte rotina: Verificar se no h contribuies anteriores no pagas.

 Verificar se a contribuio que est se pagando est dentro do prazo, ou seja, antes da data de vencimento; caso esteja atrasada, calcular o valor da multa, baseado na ltima multa da mensalidade do ms corrente. Anotar nos dois canhotos do carn o valor da Contribuio Mensal, da multa (se houver), o valor total pago, a data de pagamento e passe um visto no local correspondente. Destaque o canhoto direito do carn para seu controle e devolva o carn ao irmo. No final do dia, rena todos os canhotos das contribuies recebidas, some seus valores e lance no Livro Caixa. Lance tambm cada contribuio no relatrio de controle, e aps isto, jogue fora os canhotos. * Quando for cobrar de algum irmo o pagamento em atraso, seja sutil e trate primeiro com o irmo, antes de colocar o assunto na reunio.

6.6 Carto de Obrigao Na administrao do Carto de Obrigao, o Tesoureiro tambm tem um papel fundamental; compete a ele fazer a anotao do pagamento da Contribuio Mensal na tabela que fica anexa ao carto. O Tesoureiro deve proceder a anotao sempre antes da reunio. Os portadores do carto devem procurar o Tesoureiro para atualizao do Carto de Obrigao, e o Tesoureiro anota a data do pagamento no espao correspondente ao ms de referncia, e d um visto ao lado, indicando que o irmo est quite com a tesouraria do Captulo.

6.7 Intercmbio com a Hospitalaria O Tesoureiro no deve interferir nos trabalhos da Hospitalaria e das Comisses que fazem transaes envolvendo dinheiro. Sua nica funo receber os relatrios e o dinheiro. Nestes casos, os relatrios recebidos sero os comprovantes do crdito, e o Tesoureiro no dever questionar sobre as notas fiscais, gastos, etc. No lanamento no Livro Caixa, deve-se mencionar o relatrio e arquiv-lo devidamente.

6.8 Relatrios Mensais

O Tesoureiro deve observar tambm a entrega de seu relatrio mensal ao 1 Conselheiro nas datas estipuladas. Dever anotar todas as atividades que realizar, preferencialmente no final da reunio, para facilitar esta tarefa.

7.1 Descrio do Cargo 7.2 Calendrio 7.3 Campanhas, Divulgao e Documentao 7.4 Arrecadaes e Livro Caixa 7.5 Aniversariantes e Irmos Afastados 7.6 Relatrios Mensais

7.1 Descrio do Cargo A funo principal do Hospitaleiro administrar as campanhas sociais do Captulo, porm, compete a este oficial toda a parte social, e no s as campanhas. o Hospitaleiro quem deve promover atividades filantrpicas e document-las, e toda a parte de relaes humanas est sob seu encargo. Estes fatos fazem do Hospitaleiro um oficial que deve desenvolver e acentuar cada vez mais o lado fraternal da Ordem DeMolay, objetivando uma integrao de toda a sociedade DeMolay: pais, irmos, oficiais, tios, tias, lojas e outros Captulos. As tarefas que trataremos a seguir esto mais voltadas para a parte administrativa da hospitalaria, sendo que a parte humana deve ser desenvolvida por interesse do oficial. Vejamos as mais importantes

7.2 Calendrio Um dos artifcios que o Hospitaleiro pode utilizar na sua administrao a adoo de um Calendrio de Atividades. Este calendrio dever ser planejado logo no incio de sua gesto, e distribudo toda sociedade DeMolay. Uma cpia do calendrio deve ficar no quadro de avisos do Captulo, e a loja dever tambm receber o calendrio. O calendrio deve conter todas as informaes necessrias para que todas as pessoas que o consultem possam participar das atividades planejadas. Destacamos a seguir as informaes essenciais para um calendrio eficiente: * Nome da Ordem DeMolay e do Captulo, com o endereo do Captulo, identificando a entidade que est promovendo os eventos; * Data de cada evento: incio de campanha, trmino de campanha, entrega de arrecadaes, promoes, visitas, e qualquer outro evento que possa ser planejado; * Horrio e local da realizao de cada evento (citando o endereo, se no for no Captulo). * Horrio e local de partida para que todos possam ir juntos. * Descrio do evento, citando qual vai ser a atividade realizada, e detalhes como vestimenta adequada, o que levar, etc.

Qualquer alterao no calendrio deve ser comunicada a todos que eventualmente receberam o calendrio. As atividades devem ser programadas juntamente com o Mestre Conselheiro, para que as datas possam se adequar ao calendrio de atividades do Captulo. Deve-se evitar uma programao muito extensa ou cansativa, mas pode-se marcar atividades para alguns domingos ou feriados prolongados, dependendo, claro, das peculiaridades do evento a ser realizado. O calendrio deve ser redigido de forma clara, para uma fcil visualizao das datas e eventos, e no devem ocorrer erros ortogrficos.

7.3 Campanhas Divulgao e Documentao DIVULGAO DE CAMPANHAS Para que o Hospitaleiro obtenha sucesso na realizao das campanhas programadas, convm que seja feita, principalmente nos trs dias que antecederem a campanha, uma ampla divulgao da mesma. Isto pode ser feito atravs de telefonemas, distribuio de panfletos e lembretes, ou mesmo confirmando individualmente o nome de todos que se puserem disposio. Desta maneira, nenhum irmo poder alegar falta de conhecimento da campanha, mesmo que o calendrio j tenha sido previamente distribudo. CAMPANHAS E DOCUMENTAES As campanhas organizadas pelo Hospitaleiro devem ser todas devidamente documentadas atravs de relatrios especficos. Alm disso, quando se tratar de visitas ou doaes a outras entidades, deve-se providenciar um ofcio a ser protocolado pela entidade beneficiada, comprovando a visita ou doao formalmente, para arquivo do Captulo. Isto significa que, para cada evento programado no calendrio dever existir um relatrio, que dever ser lido em reunio oficial e arquivado numa pasta especfica para a Hospitalaria. Nesta pasta devero ficar toda a documentao da Hospitalaria, em ordem de data, podendo-se separar os documentos arquivados de acordo com a vontade e necessidade do Hospitaleiro. Para que um relatrio seja bem redigido, ele deve conter a data, horrio, participantes, o que foi realizado, as perspectivas e as concluses. Deve-se assinar estes relatrios a apresent-los ao Captulo, e o Mestre Conselheiro dever vistlo, para posterior arquivamento.

7.4 Arrecadaes e Livro Caixa da Hospitalaria ADMINISTRAO DE ARRECADAES Sempre que o Captulo promover arrecadaes, o Hospitaleiro deve tomar alguns cuidados particulares quanto ao controle do que estiver sendo arrecadado. As arrecadaes devem ser controladas, anotadas e acondicionadas em local apropriado at a data da entrega. Este procedimento se faz necessrio para evitar que desapaream arrecadaes e se alegue que as mesmas no estavam em local apropriado, ou que no havia controle, etc. O total das arrecadaes deve constar do relatrio especfico da campanha. LIVRO CAIXA Assim como o Tesoureiro, o Hospitaleiro deve controlar o movimento de dinheiro no caixa da hospitalaria. A diferena que o dinheiro no ficar com o Hospitaleiro, mas ser incorporado ao montante da tesouraria, mas ficar disposio do Hospitaleiro quando solicitado, para suprir campanhas ou qualquer atividade beneficente do Captulo. Basicamente, os movimentos de caixa da hospitalaria s se referem ao Tronco de Solidariedade arrecadado nas reunies, mas mesmo assim carecem de ateno no manuseio do livro. Para as anotaes, deve-se seguir os itens observados no ttulo "Livro Caixa", no Captulo "Tesoureiro". Aps a leitura do texto deste ttulo, atentar para as seguintes notas: * A ttulo de finalidade, inserir nos respectivos anexos: "registrar o movimento de caixa da Hospitalaria do Captulo ". * No final de cada ms, devem assinar na primeira linha posterior ao ltimo lanamento, o Hospitaleiro, o Mestre Conselheiro e o Conselho Consultivo. Devido ao baixo nmero de movimentos, pode-se traar uma linha abaixo das assinaturas e iniciar os lanamentos do prximos ms logo abaixo, sem esquecer de transcrever o respectivo cabealho.

7.5 Aniversariantes e Irmos Afastados ANIVERSARIANTES Para incrementar as atividades da hospitalaria, o Hospitaleiro pode enviar uma carta de felicitao na data de aniversrio de cada membro da sociedade DeMolay. Para

que isto se torne possvel, ele deve solicitar do irmo Escrivo, logo no incio de sua gesto, uma relao de nomes e datas de aniversrios de todos os irmos, pais, mes e pessoas ligadas Ordem DeMolay, e, de preferncia, confeccionar previamente todas as cartas de felicitao. Desta forma, deixando-as em ordem de data de aniversrio, basta post-las alguns dias antes da data de aniversrio da pessoa. IRMOS AFASTADOS Outra tarefa do Hospitaleiro estar informado dos motivos que um irmo possa ter para no freqentar as reunies do Captulo. Se um irmo faltar por duas reunies seguidas (isto pode ser verificado pelo livro de presenas), e nenhum outro irmo tiver notcias do motivo de suas faltas, convm ao Hospitaleiro procurar se informar do que est efetivamente ocorrendo. Isto pode ser feito atravs de um telefonema, carta ou visita. Sempre que se faa este contato, o Captulo deve ser comunicado em reunio oficial. interessante que o Hospitaleiro tenha sempre uma listagem de endereos dos irmos, que pode ser adquirida com o Escrivo.

7.6 Relatrio Mensal O Hospitaleiro dever anotar todas as tarefas realizadas em seu relatrio mensal, e entreg-lo ao 1 Conselheiro na data estipulada. Pode-se realizar este procedimento logo aps o trmino da reunio, para evitar esquecimentos.