Publipostage Word Excel

Le publipostage Word-Excel
par SilkyRoad (silkyroad.developpez.com)
Date de publication : 05/09/2006 Dernire mise jour : 02/07/2007
Ce document dcrit la fonction de publipostage Word. Vous y trouverez des informations sur les principales options disponibles.
Les exemples proposs ont t tests avec Office XP.
Le publipostage Word-Excel par SilkyRoad (silkyroad.developpez.com)
I - Introduction II - Crer un document de publipostage II-A - La base de donnes II-B - 1ere tape: Slectionner le type de document II-C - 2eme tape: Slectionner le type de document de base II-D - 3eme 5eme tape: Slectionner la base de donnes et appliquer une mise en page II-E - L'tape 6: Fusionner III - Le format des champs III-A - Informations sur la mise en forme III-B - 1ere mthode pour modifier un champ III-C - 2eme mthode pour modifier un champ IV - Ne pas utiliser la connexion OLE DB par dfaut V - Afficher les lettres types tries par ordre croissant VI - Description de la barre d'outils "Fusion et Publipostage" VII - Description du bouton "insrer un mot cl" VIII - Utiliser les messages lectroniques pour le publipostage IX - Utiliser la liste des contacts Outlook pour le publipostage X - Automatiser les tches de publipostage XI - Les ressources Microsoft XII - Tlchargement
-2Ce document est issu de http://www.developpez.com et reste la proprit exclusive de son auteur. La copie, modification et/ou distribution par quelque moyen que ce soit est soumise l'obtention pralable de l'autorisation de l'auteur.
http://silkyroad.developpez.com/Excel/PublipostageWordExcel/
I - Introduction
Le publipostage (aussi appel fusion ou mailing) permet d'envoyer un courrier un ensemble de destinataires. Le publipostage utilise un modle (le document principal Word) et une base de donnes constitue de champs (Nom, Description, Date, ...toute information de votre choix...) et d'enregistrements (La liste des destinataires). La technique consiste fusionner le document Word avec chacun des enregistrements. La destination de la fusion peut tre une lettre, une enveloppe, une tiquette, un fichier ou un message lectronique.
II - Crer un document de publipostage

Ce chapitre dcrit les tapes ncessaires la mise en place d'une fusion. La description est base sur le pas pas de l'assistant de publipostage Word, complte par des commentaires personnels.
II-A - La base de donnes

Ce tutoriel utilise un classeur Excel comme base de donnes mais il est aussi possible d'utiliser un tableau Word ou une table Access.
Il est important de bien structurer la base de donnes.
Lorsque vous crez le nom des champs, respectez les conseils suivants: Nom le plus court possible Pas d'espace Pas d'accent Pas de caractres spciaux
Evitez les vides entre les diffrentes colonnes. Evitez les lignes vides entre les diffrent enregistrements.
Quand la base de donnes Excel est cre, sauvegardez et fermez votre classeur.
II-B - 1ere tape: Slectionner le type de document

Ouvrez un nouveau document Word Utilisez le Menu Outils Slectionnez l'option "Lettres et Publipostage" Puis "Assistant de Fusion et Publipostage"
Le volet Office apparat droite de l'cran. Suivez les diffrentes tapes proposes par l'assistant.
Slectionnez le type de document (par exemple "Lettres") dans la liste de choix.
II-C - 2eme tape: Slectionner le type de document de base

Slectionnez l'option "Utiliser le document actuel" pour que le fichier Word actif devienne le document principal de fusion.
II-D - 3eme 5eme tape: Slectionner la base de donnes et appliquer une mise en page
Slectionnez l'option "Utilisation d'une liste existante", puis cliquez sur le bouton Parcourir.
Remarques: Il est aussi possible de crer un publipostage partir de la liste des contacts Outlook. L'option "Saisie d'une nouvelle liste" permet de crer une nouvelle base de donnes prformate (style carnet d'adresses). Cette base sera sauvegarde au format mdb aprs que vous ayez saisi vos donnes.
Recherchez et slectionnez la source de donnes (le classeur Excel) contenant les informations fusionner.
La liste des tables s'affiche dans une nouvelle bote de dialogue. Chaque feuille (ou plage nomme) est considre comme une table.
Consultez le chapitre IV pour obtenir plus de dtails sur les types de connexion.
Si le classeur contient plusieurs onglets, slectionnez celui qui vous interesse. Cliquez sur OK pour valider.
Si vous renommez ou dplacez ultrieurement la base de donnes, vous devrez recrer le lien dans le document principal.
La bote de dialogue suivante permet de trier et filtrer les destinataires. Chaque colonne (champ) contient un filtre avanc qui permet d'appliquer 5 critres de filtre ET / OU, et 3 critres de tri.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez mettre en page votre document Word. Prparez le texte que vous souhaitez envoyer. Vous ajouterez ensuite des champs qui permettront d'afficher les informations contenues dans la base de donnes. Pour insrer un champ dans le document Word, cliquez sur le bouton "Insrez les champs de fusion", dans la barre de menu "Fusion et Publipostage".
Si la barre de menu "Fusion et Publipostage n'apparat pas l'cran:
Utilisez le Menu Affichage Slectionnez l'option "Barre d'outils" Slectionnez "Fusion et Publipostage"
La fentre affiche la liste des champs contenus dans la base de donnes Excel. Choisissez un des Champs (par exemple "leNom").
Ensuite Cliquez sur le bouton "Insrer". Puis sur le bouton "Fermer"
Le champ est insr dans le document Word l'emplacement du curseur. Allez jusqu' la 5eme tape de l'assistant pour visualiser le rsultat.
L'assistant propose un outil pour faire dfiler les enregistrements et avoir un aperu des champs insrs.
Vous pouvez aussi utiliser les boutons de la barre de menu "Fusion et Publipostage"
Il existe une 2eme mthode pour insrer un champ dans le document Word:
Les 3 premires tapes de l'assistant doivent tre pralablement ralises, Puis utilisez le Menu Insertion. Slectionnez l'option "Champ".
Slectionnez MergeField (champFusion) dans la liste. Saisissez un des noms de champ contenu dans la base de donnes, par exemple "laDate" (L'entte de la colonne C dans le classeur Excel). Cliquez sur OK. Le champ "laDate" est ajout dans le document Word.
II-E - L'tape 6: Fusionner

La prparation est termine. Vous pouvez lancer la fusion.
Remarque: Pour ne pas gaspiller du papier inutilement, utilisez l'aperu (tape 5 de l'assistant) pour vrifier que le rsultat correspond votre attente. Revenez sur l'tape 4 pour modifier votre document si ncessaire.
Ensuite, cliquez sur le bouton "Imprimer".
Vous pouvez spcifier l'impression de tout ou partie des enregistrements lors de cette dernire tape.
III - Le format des champs III-A - Informations sur la mise en forme

Si vous utilisez Office XP ou une version ultrieure, il est parfois ncessaire de remettre en forme les champs car le rsultat ne correspond pas aux donnes contenues dans la base: Par exemple les dates qui s'affichent au format MM/JJ/AAAA au lieu de JJ/MM/AAAA. Par dfaut, Word utilise la connexion OLE DB pour la fusion, et les dates sont donc gres en anglais.
Vous devrez modifier manuellement tous les champs qui posent problme. Ci-dessous quelques exemples de mise en forme appliquer en fonction des types de donnes.
Format Dcimal: MERGEFIELD leChamp \# "#,00" MERGEFIELD leChamp \# "### ### ###,##"
Format Date: MERGEFIELD laDate \@ "dd/MM/yyyy" MERGEFIELD laDate \@ "dd dddd MMMM yyyy"
Format Montaire: MERGEFIELD Montant \# "# ###,00 #"
Format numro de Tlphone: MERGEFIELD \# "00' '00' '00' '00' '00"
Plus d'informations sur le site Microsoft
III-B - 1ere mthode pour modifier un champ

Dans le document Word, faites un clic droit sur un des champs afin d'afficher le menu contextuel.
- 10 Ce document est issu de http://www.developpez.com et reste la proprit exclusive de son auteur. La copie, modification et/ou distribution par quelque moyen que ce soit est soumise l'obtention pralable de l'autorisation de l'auteur.
Slectionnez "Basculer les codes de champs". Le rsultat est remplac par les proprits du champ.
Vous pouvez modifier le format directement dans le champ. Un exemple pour modifier le format Date:
Ensuite, pour revenir en mode normal, refaites un clic droit et slectionnez l'option "Basculer les codes de champs".
La mise jour n'est pas effectue automatiquement. Vous devez l'activer en utilisant la procdure suivante: Menu Edition / Slectionnez tout (Ctrl + A) Puis appuyez sur la touche F9 Le format du champ est maintenant mis jour.
III-C - 2eme mthode pour modifier un champ

Faites un clic droit sur un champ. Slectionnez "Modification du champ" dans le menu contextuel. Cliquez sur le bouton "Code de champ", en bas gauche dans la boite de dialogue.
Vous pouvez ensuite visualiser les proprits du champ.
Comme pour la premiere mthode, vous pouvez modifier le format du champ.
Cliquez sur OK pour valider.
IV - Ne pas utiliser la connexion OLE DB par dfaut

Par dfaut, Word utilise la connexion OLE DB pour la fusion. La procdure suivante modifie les paramtres pour que le choix du mode de connexion soit possible lors de l'ouverture.
Utilisez le Menu Outils. Slectionnez "Options" puis l'onglet "Gnral" Cochez l'option "Confirmation des conversions lors de l'ouverture". Cliquez sur OK pour valider.
Dsormais, lorsque vous slectionnez une base de donnes, la boite de dialogue "Confirmer la source de donnes" s'affiche et vous permet de choisir votre mode de connexion. Voici une description des diffrents types de connexions et les problmes possibles lors de l'utilisation des bases de donnes Excel:
Convertisseur Excel: Permet de choisir la feuille de calcul, mais il peut y avoir des problmes avec les calculs et les formats numriques.
OLE: Permet de choisir la feuille de calcul et des plages de cellules, mais il peut y avoir des problmes avec les calculs, les formats numriques et les formats Date.
DDE: Seule la 1ere feuille du classeur peut etre utilise comme base de donnes. Les calculs, les formats numriques et les formats Date sont respects. Utilisez ce type de connexion lorsque vous souhaitez utiliser des champs images (insertPicture).
ODBC: Fonctionne uniquement avec des plages de cellules. Il peut y d'avoir des problmes de formats numriques.
V - Afficher les lettres types tries par ordre croissant

L'outil de publipostage Word dispose d'une option de tri sur chaque champ de la base de donnes, permettant ainsi de dfinir l'ordre des lettres. A l'tape 3 de l'assistant, cliquez sur l'option "Modifier la liste des destinataires".
Cliquez par exemple sur l'entte "Montant" pour que le tri croissant soit appliqu.
Cliquez sur le bouton OK pour valider. Dsormais, l'aperu du publipostage affiche les lettres par ordre croissant du champ "Montant".
VI - Description de la barre d'outils "Fusion et Publipostage"
1. Prparation du document principal: Ce bouton permet de choisir le type de document pour le publipostage (Lettre, Message lectronique, Enveloppe ...)
2. Ouvrir la source de donnes: permet de choisir une base de donnes.
3. Fusion et publipostage: Destinataires. Permet d'afficher la bote de dialogue pour trier et filtrer les destinataires.
4. Insrer un bloc d'adresse.
5. Insrer une ligne de salutations.
6. Insrer les champs de fusion: La bote de dialogue liste tous les champs de la base de donnes. Slectionnez un nom dans la liste et cliquez sur le bouton "Insrez". Le champ est positionn l'emplacement du curseur.
7. Insrer un mot cl: Les options du bouton sont dcrites en dtail dans le chapitre VII.
8. Mode publipostage: Cliquez sur ce bouton pour visualiser le nom du champ dans la lettre type. Recliquez sur le bouton pour afficher la valeur de l'enregistrement.
9. Mettre les champs de fusion en surbrillance.
10. Faire correspondre les champs.
11. Propager les tiquettes.
12. Faire dfiler les enregistrements dans le document principal.
13. Rechercher une entre: Cette option permet de rechercher un enregistrement partir d'un mot cl. Il est possible de filtrer la recherche sur un champ spcifique. Si une entre est trouve, l'enregistrement s'affiche dans le document principal. Vous pouvez ensuite recliquer sur le bouton"Suivant" afin de contrler s'il existe un autre enregistrement rpondant la requte.
14. Vrifier la fusion: Cette option permet de simuler ou d'effectuer la fusion et de rcuprer un compte rendu des erreurs.
15. Fusionner vers un autre document.
16. Fusionner vers l'imprimante. Cette option permet d'imprimer tous les enregistrements, l'enregistrement actif ou une slection filtre par numro d'index.
17. Fusionner avec un message electronique: Consultez l'tape 6 du chapitre VIII.
18. Fusionner avec une tlcopie: Consultez le chapitre XII (Les ressources Microsoft) pour plus de dtails.
VII - Description du bouton "insrer un mot cl"
L'option Demander: Permet de paramtrer une bote de dialogue qui va s'afficher au moment de la fusion. Vous pourrez ainsi ajouter une information complmentaire dans chaque lettre, l'emplacement d'un signet que vous aurez pralablement cr. "Invite" correspond la description de la boite de dialogue. Le texte par dfaut est facultatif.
Si vous ne cochez pas l'option "Demander une seule fois", la bote de dialogue devra tre valide autant de fois qu'il y a d'enregistrements dans la fusion.
L'option Remplir: Le principe est identique l'option "Demander", mais l'information est ajoute l'emplacement du champ "Remplir" (FILLIN).
L'option Si ...Alors ...Sinon...: Permet d'insrer un texte conditionnel en fonction de la donne contenue dans un autre champ.
Par exemple, si vous basculez en mode de champ, vous obtenez:
{IF 18 < 0 "A crditer" "A facturer"}
18 est la valeur de l'enregistrement actif.
D'autres informations sur le site Microsoft pour personnaliser les champs conditionnels
L'option Numro enregistrement de fusion: Insre un champ pour afficher le numro d'enregistrment dans le document (Equivalent du champ MERGEREC). Le numro d'enregistrement correspond l'ordre dans la base de donnes. Le numro peut donc ne pas tre chronologique si vous avez tri ou filtr les enregistrements dans la fusion.
L'option Numro squence de fusion: Contrairement l'option prcdente, les numros sont attribus par ordre chronologique de fusion.
L'option Suivant: Permet de fusionner l'enregistrement suivant sur la meme feuille (Par dfaut il y a toujours un saut de page entre chaque enregistrement).
L'option Suivant Si: Il s'agit de la mme chose que l'option prcdente, mais de faon conditionnelle.
Si vous basculez ensuite en mode de champ vous obtenez :{NEXTIF 1 = 5} 1 est la valeur de l'enregistrement actif. = 5 est la condition dfinie.
L'option Dfinir Signet: Permet d'insrer un signet l'emplacement du curseur.
L'option Sauter l'enregistrement Si: Permet d'enlever des enregistrements en appliquant un filtre. Par exemple, ne pas afficher les enregistrements si le champ "leNom" est gal "mimi".
VIII - Utiliser les messages lectroniques pour le publipostage

Cela suppose d'avoir pralablement cr une base de donnes Excel, dont un des champs contient les adresses mail.
A l'tape 1 de l'assistant, slectionnez l'option "Message lectronique".
Ensuite allez jusqu' l'tape 3. Slectionnez "Utilisez une liste existante".
Cliquez sur le bouton "Parcourir" pour lier la base de donnes Excel au document principal Word.
Passez l'tape 4 pour mettre en forme votre document de publipostage. Insrez les champs de fusion , saisissez votre texte dans le document ...etc...
Passez l'tape 5 pour visualiser l'aperu de publipostage. Vous pouvez faire dfiler les enregistrements pour visualiser le rsultat. Utilisez le bouton "Exclure ce destinataire" si vous souhaitez enlever l'enregistrement actif.
A cette tape vous pouvez aussi effectuer un tri ou un filtre sur les destinataires. Dans ce cas, cliquez sur le bouton "Modifier la liste des destinataires".
Vous pouvez par exemple filtrer les enregistrements dont le champ "Relance" contient "Oui".
Passez l'tape 6: Cliquez sur le bouton "Message lectronique".
Dans la zone "A", slectionnez le champ contenant les adresses mail. Compltez la zone "Ligne Objet". Slectionnez le format des messages: le document de publipostage peut tre insr dans le corps du message ou plac en pice jointe. Cliquez sur OK pour lancer le publipostage.
IX - Utiliser la liste des contacts Outlook pour le publipostage

A l'tape 3 de l'assistant, choisissez l'option "Slection partir des contacts Outlook". Ensuite cliquez sur le bouton "Choisir le dossier contacts". Slectionnez le dossier des contacts dans la boite de dialogue, puis cliquez sur le bouton OK pour valider.
Pour le reste, la mthode de prparation du document principal reste similaire aux exemples prcdents. Vous pouvez utiliser la liste des contatcts outlook pour envoyer des messages lectroniques mais aussi pour crer des lettres, des enveloppes ou des tiquettes.
Si votre objectif est d'envoyer des mails: Lorsque vous aurez cliqu sur le bouton "Message lectronique" l'tape 6, Slectionnez le champ "Adresse_lectronique" Dans la zone "A". Ce champ correspond aux Adresses de messagerie saisies dans la base des contacts Oulook.
X - Automatiser les tches de publipostage

Il est possible d'automatiser le publipostage en pilotant la fusion par programmation (VB et VBA). Lorsque la mise en page du document est fige, et si la tche de publipostage doit tre rgulirement excute, vous pouvez crer une procdure que se chargera de lancer les impressions.
Cet exemple ouvre le document principal de publipostage Word depuis Excel. La procdure lance ensuite l'impression pour l'ensemble des enregistrements. Vba
Private Sub commandButton1_Click() 'Ncessite d'activer la rfrence "Microsoft Word xx.x Object Library" Dim docWord As Word.Document Dim appWord As Word.Application Dim NomBase As String NomBase = "C:\dossier\labase.xls" Application.ScreenUpdating = False Set appWord = New Word.Application appWord.Visible = True 'Ouverture du document principal Word Set docWord = appWord.Documents.Open("C:\leDocument.doc") 'fonctionnalit de publipostage pour le document spcifi With docWord.mailMerge 'Ouvre la base de donnes .OpenDataSource Name:= NomBase, _ Connection:="Driver={Microsoft Excel Driver (*.xls)};" & _ "DBQ=" & NomBase & "; ReadOnly=True;", _ SQLStatement:="SELECT * FROM [Feuil1$]" 'Spcifie la fusion vers l'imprimante .Destination = wdSendToPrinter .suppressBlankLines = True 'Prend en compte l'ensemble des enregistrements With .DataSource .firstRecord = wdDefaultFirstRecord .lastRecord = wdDefaultLastRecord End With 'Excute l'opration de publipostage .Execute Pause:=False End With Application.ScreenUpdating = True 'Fermeture du document Word docWord.Close False appWord.Quit End Sub
Consultez aussi la source de Xo pour crer une liste de publipostage, partir de Word et d'un fichier texte.
XI - Les ressources Microsoft

Modification du comportement des champs aprs l'installation d'une mise jour Word.
Mise jour des champs INCLUDETEXT et DATABASE
Mise jour des champs INCLUDETEXT et DATABASE aprs un dplacement
Insrer un champ image
Problme pour afficher une image dont le chemin est stock dans la base de donnes
Raliser un publipostage en utilisant Visual Basic
Raliser un publipostage en utilisant Visual Basic
Utiliser les vnements de publipostage
Utiliser les champs conditionnels IF
Automatiser la sauvegarde des sections de publipostage en fichiers indpendants
Effectuer un publipostage vers une tlcopie
Informations sur l'affichage du message d'alerte SQL lors de l'ouverture du document principal Word
XII - Tlchargement

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II - Crer un document de publipostage

II-A - La base de donnes

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Cliquez sur OK.

Si la barre de menu "Fusion et Publipostage n'apparat pas l'cran:

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III - Le format des champs III-A - Informations sur la mise en forme

Format Montaire: MERGEFIELD Montant \# "# ###,00 #"

Format numro de Tlphone: MERGEFIELD \# "00' '00' '00' '00' '00"

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Vous pouvez ensuite visualiser les proprits du champ.

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2. Ouvrir la source de donnes: permet de choisir une base de donnes.

4. Insrer un bloc d'adresse.

5. Insrer une ligne de salutations.

9. Mettre les champs de fusion en surbrillance.

10. Faire correspondre les champs.

11. Propager les tiquettes.

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15. Fusionner vers un autre document.

17. Fusionner avec un message electronique: Consultez l'tape 6 du chapitre VIII.

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Par exemple, si vous basculez en mode de champ, vous obtenez:

{IF 18 < 0 "A crditer" "A facturer"}

18 est la valeur de l'enregistrement actif.

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L'option Dfinir Signet: Permet d'insrer un signet l'emplacement du curseur.

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VIII - Utiliser les messages lectroniques pour le publipostage

A l'tape 1 de l'assistant, slectionnez l'option "Message lectronique".

Ensuite allez jusqu' l'tape 3. Slectionnez "Utilisez une liste existante".