GUIA DE EXCEL BSICO

Ingresando a Excel 1ra. Forma: Ubique el acceso directo en el escritorio y haga doble clic sobre l.

2da. Forma: Ubique el botn inicio en la parte inferior izquierda de la pantalla y haga un clic sobre l. Coloque el mouse en programas o todos los programas Desplace el mouse hacia la derecha y colquelo sobre la carpeta Microsoft office. Finalmente haga un clic en Microsoft Excel.

Reconociendo el terreno Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas. Por cada hoja, hay filas con numeros desde 1 hasta 65.536 filas y las columnas (hasta 256 columnas), con letras simples o dobles, que van desde la A hasta AZ y la ltima columna en nmero romano IV.

La Hoja de Clculo

Cuadro de nombres

Barra de frmulas

Cabecera de columna

Columna

Fila

Celda

Cabecera de fila

Etiquetas de hojas

Los archivos de Excel pueden tener varias hojas por eso se denominan Libros

Las Celdas La celda es una unidad en donde se almacena un dato. En la hoja de clculo siempre hay una celda activa, la celda activa es la que tiene el marcador de celdas.

Para modificar el contenido de una celda le debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta operacin se convertir en la celda activa, es decir la que Constituye el foco trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarn Activas, aunque no se podrn editar una por una.

Una celda puede contener: Texto. Nmero. Frmula. Funciones. Fechas.

Admas, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos letras, colores, alineacin o bordes que cambian el aspecto de cada celda. Referencia de Celdas Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Los tipos de referencias de celdas son. Referencias relativas Una referencia es relativa cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es =C1*2 y ahora arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila. Referencias absolutas Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera: =$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, an cuando se halla copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante.. Referencias mixtas No siempre necesitamos que el valor de referencia sea exactamente el mismo, es decir la misma celda, sino que necesitamos que la columna se mantenga fija pero no las filas, o viceversa.

Si queremos que la columna siempre se mantenga fija, anteponemos a la columna el signo $: =$A1*B1. En este caso, al copiar la formula a otras celdas, siempre se trabajara con los valores de la columna A pero con filas diferentes.

Pero si lo que queremos es que la fila quede fija y que la columna cambie, anteponemos el signo $ a la fila: =A$2*B5. En ese caso, la referencia siempre ser la fila 2 pero la columna variar segn sea necesario.

Formato de una Celda Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentacin en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el Comando Formato de Celdas.

Fuente: Los aspectos de tamao, fuente, color, efectos, etc. Son compresin fcil. Bordes: Todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un rea, si esta Seleccionada y no solo a una celda. Tramas: Es esta pestaa se rellena el fondo de cada celda. Alineacin: Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su contorno cambiando numerosos parmetros, Como: la alineacin horizontal y vertical, inclinacin del texto, la distancia a la cuadricula. Proteccin de celda: Las celdas de una hoja de clculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido. Combinar celdas: Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Formato de una Celda Debemos distinguir entre borrar celdas y borrar contenidos. En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita informacin sobre cules sern esas celdas que reemplazan las eliminadas.En el segundo caso, se debe concretar si se borra todo, o slo formatos, fechas, etc. Esta operacin se ejecuta mediante la tecla Supr. El Rango El rango es un conjunto de celdas. Para referirse a un rango es necesario indicar la primera y la ltima celda separadas por dos puntos. Como ejemplo, en la siguiente imagen esta seleccionado el rango B3:D9

Moviendo el marcador de celdas Mover el marcador de celdas es lo mismo que elegir una nueva celda activa, hay varias formas de hacerlo: 1 Haciendo un clic sobre la nueva celda activa. 2 Presionando las teclas de direccin (arriba, abajo, izquierda, derecha). 3 Escribiendo su direccin en el cuadro de nombres y presionando luego la tecla enter.

4 Presionando la tecla F5, para escribir la direccin o referencia de celda en la ventana Ir a y luego presionar enter.

Desplazamientos rpidos A veces es til desplazarse rpidamente hasta el final o principio de una columna o fila (con o sin datos). En la siguiente tabla encontrar algunas combinaciones de teclas que le ayudarn a conseguirlo: Combinacin de teclas CTRL + <FLECHA DERERECHA> CTRL + <FLECHA IZQUIERDA> CTRL + <FLECHA ARRIBA> CTRL + <FLECHA ABAJO CTRL + INICIO Avpg Repg Funcin Hacia el extremo derecho. Hacia el extremo izquierdo. Hacia el extremo superior. Hacia el extremo inferior. Hacia la celda A1. Una pgina hacia abajo. Una pgina hacia arriba.

Seleccionando conjuntos de celdas (rangos) Para seleccionar un rango presione el botn del mouse sobre la primera celda y desplcelo hasta la ltima celda del rango a seleccionar (en todo el trayecto el botn izquierdo del mouse debe estar presionado). Durante el proceso de seleccin de un rango es importante observar que el puntero del mouse tendr forma de cruz blanca.

Para seleccionar toda una columna o una fila, se hace un clic en la cabecera de la fila o columna a seleccionar, al hacerlo, el puntero del mouse tomar la forma de una flecha negra que apunta hacia la fila o columna correspondiente.

Ingresando datos Los datos en Excel pueden ser: Texto (alfanumricos), nmeros, fechas y horas o frmulas. El contenido de la celda es un dato, no puede haber dos o ms datos en una sola celda. Ejemplos de datos:

NUMRICOS

TEXTO

FECHA

HORA

Para ingresar un dato, basta con escribirlo en la celda y luego cambiar de celda activa. Para editar el contenido de una celda, se ubica el marcador de celdas en la celda correspondiente y se presiona la tecla F2.

Operaciones matemticas bsicas - FRMULAS Una de las principales ventajas al emplear Excel est en la posibilidad de realizar clculos.

 Operadores matemticos ordenados segn su orden de precedencia:

Prioridad 1 2 3 4 5 6 7 8 = <

Operador ( ) % ^ * + & > <= >= <> / -

Descripcin Signo de agrupacin Negativo (-1) Porcentaje Potenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Concatenacin Comparacin

Partes de una frmula:

OPERADORES SIGNO PARA COMENZAR

=25*A3^2
VALORES CONSTANTES REFERENCIAS O DIRECCIONES DE CELDAS

 Cmo se construye una frmula:

Despus de escribir la frmula presione enter y podr ver el resultado. Observe que si el contenido de las automticamente el resultado se actualiza. celdas de datos cambia,

Funciones Las funciones son frmulas predeterminadas. Para escribir una funcin es necesario conocer su sintaxis, veamos:
NOMBRE DE LA FUNCIN

ARGUMENTOS

=promedio(A1,B1,C1,D1)
SIGNO PARA COMENZAR PARENTESIS SEPARADOR DE ARGUMENTOS

NOTA IMPORTANTE: Cuando los argumentos de una funcin estn compuestos por conjuntos de celdas contiguas, estas se pueden escribir como un rango, entonces la funcin del ejemplo anterior puede escribirse de la siguiente manera:

=promedio(A1:D1)
Algunas funciones tiles SUMA devuelve la suma de los argumentos. PROMEDIO devuelve el promedio de los argumentos. MAX devuelve el nmero mayor incluido dentro de un rango. MIN devuelve el nmero menor incluido dentro de un rango. JERARQUA devuelve la jerarqua de un valor con respecto a los dems que conforman una lista. SI evala una condicin y devuelve un resultado que depende de la verdad o falsedad de la condicin.

Ejemplo: Aplicacin de la funcin MAX.

Para hallar el nmero mximo contenido en este conjunto de celdas habra que escribir en la celda G15 (o cualquier otra ubicada fuera del rango):

=MAX(B3:G13)
Uso del cuadro de nombres En algunos casos conviene asignarle un nombre al rango para luego utilizarlo como argumento de una funcin.

Seleccione el rango, luego escriba un nombre en el cuadro de nombres y presione la tecla enter.

Entonces la nueva versin de la frmula utilizada en el ejemplo anterior sera la siguiente:

=MAX(RANGOA)
Grficos Excel permite crear en forma sencilla grficos estadsticos, veamos: ALUMNOS HOMBRES MUJERES CANTIDAD 13 18

Seleccione el conjunto de datos a graficar. Presione el botn de asistente para grficos de la Barra de Herramientas Estndar

En el asistente para grficos, seleccione un tipo y un subtipo de grfico, luego presione el botn finalizar.

 Se pueden mejorar y modificar las caractersticas del grfico haciendo clic en el botn siguiente antes de finalizar. Si el grfico ya fue creado, se puede hacer un clic derecho sobre la zona del grfico que se desea modificar y elegir la opcin ms apropiada.