MICROSOFT OFFICE

CAPACITACIN EMPRESARIAL

MICROSOFT EXCEL
EXCEL, DEFINICIN....................................................................................................................................................................3 TIPOS DE DATOS Y FORMATO DE CELDAS EN EXCEL...................................................................................................3 LA BARRA DE MENS..................................................................................................................................................................4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR.......................................................................................................................4 LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO........................................................................................................................5 LA BARRA DE FRMULAS.........................................................................................................................................................5 SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS.....................................................................................................................................5 SELECCIONAR FILAS..................................................................................................................................................................5 SELECCIONAR COLUMNAS......................................................................................................................................................6 SELECCIONAR VARIAS COLUMNAS......................................................................................................................................6 TIPOS DE DATOS QUE MANEJA EXCEL................................................................................................................................6 CONSTANTES..............................................................................................................................................................................6 DATOS ALFANUMRICOS..............................................................................................................................................................6 DATOS NUMRICOS.....................................................................................................................................................................6 DATOS TIPO FECHA Y HORA.........................................................................................................................................................6 VALORES LGICOS Y DE ERROR .....................................................................................................................................................6 FRMULAS O FUNCIONES..............................................................................................................................................................6 INTRODUCIR NMEROS.............................................................................................................................................................7 INTRODUCIR FECHAS Y HORAS......................................................................................................................................................7 INTRODUCCIN DE FRMULAS.......................................................................................................................................................8 INTRODUCIR TEXTO...................................................................................................................................................................8 APLICAR FORMATO....................................................................................................................................................................8 LOS PRINCIPALES FORMATOS NUMRICOS :........................................................................................................................................8 Formato General...............................................................................................................................................................8 Formato Numrico.............................................................................................................................................................9 Formato Porcentaje (%)..................................................................................................................................................10 Formato Cientfico...........................................................................................................................................................11 Formato de Fraccin ......................................................................................................................................................11 CELDAS ..................................................................................................................................................................................11 FUENTES .................................................................................................................................................................................11 BORDES Y DISEO DE CELDAS ...................................................................................................................................................12 ALINEACIN ............................................................................................................................................................................12 EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMTICAS.........................................................12 PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES..............................................................................................................................................13 REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS.....................................................................................................13 REFERENCIAS RELATIVAS...........................................................................................................................................................13 REFERENCIAS ABSOLUTAS..........................................................................................................................................................13 REFERENCIAS MIXTAS...............................................................................................................................................................13

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MENSAJES DE ERROR MS FRECUENTES AL REALIZAR CLCULOS ..................................................................13 #VALOR!............................................................................................................................................................................14 #DIV/0!...............................................................................................................................................................................14 #REF! .................................................................................................................................................................................14 #### .....................................................................................................................................................................................14 #NOMBRE? ......................................................................................................................................................................14 #NULO!..............................................................................................................................................................................14 #N/A.....................................................................................................................................................................................14 #NUM!................................................................................................................................................................................14 COPIAR...........................................................................................................................................................................................14 COPIAR FRMULAS ..................................................................................................................................................................15 CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA................................................................................................................................17 ASIGNAR A CELDAS Y RANGOS DE DATOS.......................................................................................................................17 Y POR QUE ES TAN IMPORTANTE EL HECHO DE PODER DAR NOMBRE A LOS RANGOS?..........................17 INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN BLANCO................................................................................................18 INSERTAR NUEVAS CELDAS EN BLANCO.........................................................................................................................................18 INSERTAR UNA NICA FILA..........................................................................................................................................................18 INSERTAR VARIAS FILAS..............................................................................................................................................................18 INSERTAR UNA NICA COLUMNA..................................................................................................................................................18 INSERTAR VARIAS COLUMNAS......................................................................................................................................................18

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EXCEL, Definicin Es un programa que permite trabajar fcil e intuitivamente con nmeros, realizar clculos y operaciones matemticas que pueden incluso permitir datos no numricos (texto o fechas) y que por su casi "ilimitadas" posibilidades, se entiende como el programa ms potente de las aplicaciones de uso general. Una de las bondades ms importantes del programa es que al cambiar datos iniciales, actualiza inmediatamente los clculos mostrando los nuevos resultados permitiendo procesos de simulacin de y anlisis de situaciones. Excel es una hoja de clculo electrnico y como tal forma parte de la suite Office de Microsoft, que es un conjunto integrado de programas para la creacin y edicin de documentos. En Excel, se trabaja sobre Libros de Excel, y cada libro de manera intuitiva presenta varias hojas que son conformadas por Celdas, formadas por el cruce o interseccin de filas y columnas sobre una cuadrcula. Haremos una descripcin de estos elementos para apreciar la capacidad de "espacios de trabajo" y de almacenamiento que permite el programa. Cada hoja de trabajo cuenta con aproximadamente, 16.7 millones de celdas y cada libro cuenta con 256 hojas. Cada celda se puede trabajar como un documento independiente, donde se puede manejar diversos tamaos y tipos de celda para la entrada de datos. Tipos de Datos y Formato de Celdas en Excel. Los tipos de datos que permite manejar Excel, estn definidos por el tipo de informacin que se puede introducir en las celdas (nmeros, textos, fechas, etc.). A las celdas, independientemente se seleccione una o Hernn Solano, e-mail: herymon@une.net.co Instructor de Informtica

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Para abrir el programa Microsoft Excel, siga las siguientes instrucciones:

1. 2. varias, se les puede aplicar diversos formatos, tanto para 3. modificar la presentacin de su contenido como la forma general de las tablas, esto sin modificar las operaciones que se realizan sobre ellas. Haga un clic en el botn "Inicio", de la Barra de Tareas en la esquina inferior izquierda de su pantalla. Ahora en el Men, Inicio, abra la opcin "Programas"

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Y en el submen desplegado ubique el icono Microsoft Excel, seleccinela y haga

En Excel, las operaciones y clculos, se hacen referenciando las celdas donde se ubican los datos involucrados. Por defecto, NO se deben plantear operaciones con cifras o valores escritos, se deben realizar con la referencia de la posicin de los datos. Excel es un programa de gran potencial, y por ello es importante tener el manejo de las ayudas, tema ya visto en los mdulos de Windows y Word, aunque de todas maneras en el desarrollo de los ejercicios paso a paso aqu desarrollados, se explicar lo necesario para una comprensin total de los procedimientos en Excel para obtener un mejor provecho de las posibilidades del programa. En sntesis, una hoja electrnica es un programa para solucionar problemas que involucran el manejo de operaciones matemticas y clculos, permitiendo obtener resultados de una manera gil y precisa, llevada fcilmente a presentaciones grficas de varios tipos. Barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de dilogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el men Ver y haga clic en Personalizar). Para ver ms botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas. La Barra de Mens En la que aparecen los mens con todas las rdenes fundamentales. La Barra de Herramientas Estndar Nos permite realizar rpidamente algunas de las operaciones ms comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

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La Barra de Herramientas Formato

Puede aparecer a continuacin de la Barra estndar o en una fila independiente.

Este es el aspecto general de Excel una vez lo abrimos

La Barra de Frmulas La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar frmulas en la celda activa. Seleccionar Filas y Columnas Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato. Seleccionar Filas Para seleccionar una fila damos un clic sobre el nmero que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos presionado el botn y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

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Seleccionar columnas Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y presionamos el botn izquierdo del ratn. Seleccionar varias columnas Para ello hacemos un clic sostenido sobre al rea de nombres de columnas y nos desplazamos con el puntero del mouse hacia la derecha de manera que selecciones las columnas deseadas. Tipos de datos que maneja Excel En Excel se pueden manejar bsicamente dos tipos de datos: Constantes Los denominados valores constantes, es decir aquellos que se introducen directamente en la hoja de clculo y que no dependen de ningn otro valor. Como constantes podemos definir los siguientes tipos bsicos de datos: Datos Alfanumricos Permite introducir caracteres, para crear encabezados o rtulos de datos numricos y el detalle o descripcin de la informacin a manipular como tal. Datos Numricos Representan valores numricos en el sentido estricto de la palabra. Datos tipo Fecha y Hora Permiten manipular y operar con en datos con formato de horas y/o fechas. Valores lgicos y de error. Estos ltimos se utilizan para trabajar con las funciones lgicas que incorpora Excel. Los nicos valores lgicos posibles son Verdadero y Falso. Mientras que el valor de err or slo aparece cuando se realiza una operacin no definida, como por ejemplo la divisin por cero. Frmulas o Funciones Son ellos, un conjunto de valores, operaciones y referencias a celdas con las que debe operar. Son operaciones que dependen exclusivamente de los valores de otras celdas y no tienen sentido por s solas. Las funciones o frmulas pueden ser la que tiene predefinidas Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.

En esta grfica se aprecia que la celda activa es B3, y se diferencia de las dems porque sus bordes estn resaltados en negrita.

Para activar la ventana Formato de celdas, abra el men Formato y all abra esta ventana. Otra manera: Clic derecho en la celda activa y en el men contextual, que se despliega, elige Formato de celdas. La manera ms fcil es utilizando la secuencia de teclas: CTRL + F1

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La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas:

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;).

Ejemplos: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7 +C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Las constantes, se reconocen por s solas porque si su celda, es la celda activa, aparecer en la Barra de Frmulas el mismo valor que en la celda. Por el contrario las frmulas se distinguen porque al tener como celda activa una frmula, en la celda se ve el resultado, pero en la Barra de Frmulas se visualiza la frmula como tal. Introducir nmeros Para introducir un nmero cualquiera lo primero es definir en que celda se van a ingresar los datos, hacer un clic en ella o desplazar el cursor con el teclado hacia ella; esto la convertir en la celda activa. Existen diferentes formatos numricos y es muy importante que se introduzcan correctamente los datos para indicarle a Excel exactamente lo que quiere. Excel tiene formatos predefinidos para cada tipo de datos, pero adems permite al usuario personalizar y crear sus propios formatos de manera que satisfaga necesidades especficas. Introducir Fechas y Horas El formato que utilizar Excel para darle formato a una fecha o a una hora depender bsicamente de la manera como se introduzcan los datos. Hernn Solano, e-mail: herymon@une.net.co Instructor de Informtica

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Por ejemplo, el formato ms usual para una fecha es dd/mm/aa. Si quiere introducir una fecha en este formato tendr que hacerlo siguiendo el modelo deseado. Si quisiera ingresar 27 de febrero de 2005 tendra que digitar 27/02/05. Existen otros formatos con fecha e incluso uno con fecha y hora: dd-mm-aa, mm-aa, dd/mm/aa hh:mm AM/PM. Los formatos horarios tambin se disponen de distintas maneras. Por ejemplo, si quiere utilizar el formato de 12 horas, tiene que escribir AM o PM segn corresponda a la a la hora deseada. Bsicamente los formatos horarios son los siguientes hh:mm:ss AM o PM (formato de horas, hh:mm:ss

Debe tener un especial cuidado con el ingreso de fecha y horas, ya que en el caso de introducirlas incorrectamente, Excel las interpretar como texto y al intentar realizar una operacin con ellas se producir un error. En estos casos aparece en la celda del resultado el mensaje #!VALOR.
Introduccin de Frmulas La informacin introducida ser interpretada como una frmula siempre que el primer carcter introducido sea un signo igual (=). En otro caso, ser interpretada como dato, que puede ser numrico o de texto. Se pueden realizar clculos con los datos de una hoja de electrnica, empleando funciones, la cules estn formadas por operadores de datos y con frecuencia, adems por otras funciones. Excel contiene cientos de funciones que pueden utilizarse en frmulas, incluyendo las funciones automticas, como Autosuma (), que suma los valores de las celdas en las filas o columnas indicadas. El Asistente para funciones facilita la introduccin de frmulas para nuestros clculos. Introducir Texto Para introducir texto en una celda determinada, slo hay que seleccionarla y digitar el texto. Es posible ingresar texto y nmeros en una misma celda, pero si lo que desea es introducir un valor numrico y que este sea tratado como un texto, en la pestaa Nmero, de la venta Formato de celda, elija la categora Texto. Aplicar formato Para dar mayor vistosidad a la informacin de nuestra hoja electrnica, Excel cuenta con herramientas que adems nos facilitan la captura de la informacin. En el men Formato, est la opcin Formato de celda, mediante la cul podemos asignar un formato especfico a los datos de una celda o rango de datos, a los bordes de una o mas celdas, la alineacin de los datos en la celda, el tipo de fuente a utilizar, las tramas y adicionalmente, podemos proteger una celda o rango de celdas. Los principales formatos numricos: Formato General Se utiliza por ejemplo para nmeros telefnicos. Es el formato predeterminado y ara escribir bajo ese formato, simplemente digite los nmeros.

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Formato Numrico

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Maneja nmeros negativos y decimales. En este formato se digitan los nmeros negativos antecedidos del signo menos (-) y los decimales separados por un punto, o la coma, segn se haya definido en el panel de control como carcter separador de decimales. Seleccione la pestaa Nmero haciendo clic en ella. Puede emplearse uno de los formatos de nmero incorporados o crear formatos personalizados. En el cuadro de dilogo podr elegir Categora. Si elige Todas ver todos los formatos posibles en cuadro Tipo, para un formato ms concreto como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecern las opciones ms especficas. En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar un formato personalizado, escriba ah uno nuevo. Este se agregar al tipo de valor que est seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar. Formato Porcentaje (%) Usado para indicar cantidades porcentuales. Para insertar un nmero en formato porcentual, digite el caracter % al final del nmero. Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor de la

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celda automticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los nmeros y tambin en las frmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por uno para que la aplicacin del formato sea correcta. Formato Cientfico Permite ampliar el rango numrico disponible. Para insertar nmeros en notacin cientfica, digite primero la base seguido de una e y el exponente en base diez. Por ejemplo para introducir 2.387x1023, digitar 2.387e1023 (dependiendo del formato predefinido). Formato de Fraccin Para insertar nmeros de fraccin, digtelos como si se tratase de una fraccin mixta, por ejemplo para obtener escriba 0 (seguido de un espacio) . Celdas En el men Formato Celdas aparecer un cuadro de dilogo donde se encuentran todas las posibilidades para formatear el contenido de las celdas, de esa forma conseguir presentaciones de alta calidad. Todas las celdas en una hoja de clculo nueva tienen formato estndar. Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios y elegir el men Formato, Celdas. Fuentes Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del tipo de valor que contenga.

Por ejemplo, la fuente, el tamao o el color. La opcin Formato, Celdas en la pestaa Fuentes es donde se podr elegir el formato de los caracteres previamente seleccionados. Dentro del formato de carcter hay distintos componentes: la fuente, que es el tipo de letra, el estilo: si el texto ir en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los efectos de tachado, superndice y subndice. Todas estas modificaciones ayudan a poner ttulos, destacar, subrayar, y seleccionar color. Los cambios que se haya efectuando se vern reflejados dentro del cuadro Muestra.

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Bordes y Diseo de celdas Excel ofrece la posibilidad de crear fcilmente lneas y tramas para organizar y presentar de forma ms clara la informacin de la hoja de clculo. Con la seccin Bordes del men Formato, Celdas se puede personalizar; elegir el borde que se desee para las celdas, el estilo y tambin su color. En el cuadro Diseo se elegirn las tramas y sombreados que permitirn modificar la presentacin. Alineacin

La informacin tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se diferencia de la numrica porque esta aparece alineada a la derecha. Por defecto la orientacin Horizontal es la general que diferencia texto y nmeros. Se puede cambiar y alinear nmeros a la izquierda. Para hacerlo bastara con seleccionar el rango de celdas a que se desea aplicar, elegir Formato, Alineacin y hacer un clic en el botn Izquierdo y Aceptar. La orientacin Vertical se refiere a la situacin del texto en la celda considerado de arriba a abajo. Tendr importancia en celdas muy anchas o cuando se quiere buena presentacin en tablas, etc... Podr elegir superior, cerca del borde superior de la celda, media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del borde inferior de la celda. El sentido de la informacin en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de dilogo orientacin ver reflejados los cambios que realice en la orientacin del texto que haya seleccionado. La orientacin del texto se puede cambiar tanto en una celda, como en un ttulo de un grfico, en un rtulo de un eje, etc... Para que el texto de una celda se divida en varias lneas se marca la opcin Retorno Automtico de este cuadro de dilogo. El orden en el que se efectuan las operaciones matemticas En matemticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. Excel realiza los clculos en el siguiente orden: Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.

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Precedencia de los operadores Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.

Operador
: (dos puntos) (un solo espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <>

Descripcin
Operadores de referencia

Negacin (como en -1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin

Primero las operaciones entre parntesis. Las potencias Las multiplicaciones y divisiones Sumas y restas. Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas Referencias Relativas

Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2. Frmula copiada con referencia relativa Referencias Absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. Frmula copiada con referencia absoluta Referencias Mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. Mensajes de error ms frecuentes al realizar clculos Cuando una frmula no se introduce incorrectamente, Excel presenta un mensaje de error que indica el tipo de error cometido:

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#VALOR! En el primer caso (#VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la frmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numrico sino de texto. Por ejemplo, suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de un nmero, de la decimal, que dependen de la versin en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicacin lea como texto lo que debera ser un nmero. Para solucionar este problema hay que asegurarse de cul es la formula correcta para la versin en uso, y asegurarse de que, en las opciones, est especificado el idioma correcto para formatos numricos, teclado, etc. #DIV/0! El segundo caso (error del tipo #DIV/0!) se corrige cambiando la frmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco. #REF! El error del tipo #REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una frmula con referencias relativas, se estn tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de clculo. #### Si despus de una operacin aparecen los smbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar el ancho de la columna para conseguir ver bien los resultados. #NOMBRE? Este error quiere decir que hay algn error en el enunciado de la frmula, algn espacio o alguna letra incorrecta. #NULO! Este error se genera cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan. El operador de interseccin es un espacio entre referencias. #N/A Se produce cuando un valor no est disponible para una funcin o una frmula. #NUM! Se produce cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o una funcin. Copiar La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informacin ya esta introducida y reproducirlas en otras:

1. 2.

3. 4. 5.

Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar (origen). Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar (destino). Emplear el comando Partiendo del Comando Edicin de Presionado el Botn DERECHO del Copiar. Disponemos de la Barra de men ratn. varias opciones para llegar al comando copiar. Seleccionar el rea donde se copiara el contenido (destino). Seleccionamos Edicin en la Barra de men. Damos un clic en Pegar.

Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato o las secuencias de teclas abreviadas. EJEMPLO

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Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6. Escribimos gastos en la celda A2 y presionamos Enter. Clic con el ratn sobre la celda A2 y la marcamos. Clic en el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. En la celda A4, damos un clic para marcarla como lugar de destino de la copia. Damos un clic en el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos pegar. Marcamos la celda A5 y presionamos el botn DERECHO del ratn, en el men que aparece, seleccionamos Pegar. Repetimos la operacin en la celda A6. Presionamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda. Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido. Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es: Marcar la celda Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra o punto de insercin. Hacemos un clic sostenido sobre el punto de insercin y arrastramos hacia las siguientes celdas donde se reproduce la informacin. EJEMPLO Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y presionamos Enter Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn nos movemos hasta C6. Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.

Copiar Frmulas Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo. Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto: Hernn Solano, e-mail: herymon@une.net.co Instructor de Informtica

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Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar. Pulsamos el comando Edicin y Copiar Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula Pulsamos Edicin y Pegar

EJEMPLO Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la columna B. Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y as con todas las filas de nmeros. Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.

En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una frmula. A

continuacin escribimos la operacin matemtica que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre las que se realiza la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos. Presionando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1. Damos un clic sobre la celda C1 Y con el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. Seleccionamos desde la celda C2 a la C6 y dando un clic en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Pegar. Y presionamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente (abajo a la derecha). Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1 sino la frmula que estaba en esa celda. Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2). Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los nmeros que queremos sumar son tambin de la fila siguiente.

Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo de moneda "$" antes de las letras y los nmeros que corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa. La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1). Consulte Referencia de celdas absolutas y relativas.

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Cambiar el nombre de una hoja

1.
2.

Para cambiar el nombre de la hoja activa, en el men Formato elija Hoja y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre sobre el nombre actual.

Asignar a celdas y rangos de datos

Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a travs de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente. Pero Excel tambin tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de informacin. La principal caracterstica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda. Y por que es tan

importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fcil reconocer el rango situndolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande Podramos recordar exactamente la posicin de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas? Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37 Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que est marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla Enter. Ya tenemos nuestro primer rango.

Hernn Solano, e-mail: herymon@une.net.co Instructor de Informtica

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Curso Bsico de Excel

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si

ahora quisiramos ir de nuevo a la posicin de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5 Aqu se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que Excel nos lleve de a la posicin deseada Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando Insertar celdas, filas o columnas en blanco 1. Siga uno de estos procedimientos:

Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango (dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes) de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. Insertar una nica fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5. Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar. Insertar una nica columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B. Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar.

2. 3.

En el men Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas. Si mueve o copia un rango de celdas, no una fila o una columna, en el cuadro de dilogo Insertar datos a pegar, haga clic en la direccin en que desea desplazar las celdas vecinas.

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Creacin de Grficos C:\Documents and Settings\HDSolano\Escritorio\Excel -Grficos-.doc

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