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28 Abril 2004
Objectivo
Apresentar os principais dados sobre o projecto de implementao da soluo SAP. Descrever os proncipais beneficios alcanados. Apresentar o sistema SAP implementado na OPCA a partir de uma perspectiva focada nos processos.
Agenda
Apresentao da OPCA Enquadramento do projecto Processo de seleco Factores de escolha O Projecto Benefcios Atingidos Aplicao Instalada Arquitectura Funcional do Sistema Principais Processos Sistema de Controlo de Obra
Apresentao da OPCA
Mais de 70 anos de existncia Entre as 10 maiores empresas portuguesas do sector da construo Volume de negcios aproximadamente de 170 Milhes de Euros em 2003 Aproximadamente 500 empregados em Portugal Actuao em Portugal, Angola e Moambique Em 2002 iniciou-se um profundo processo de redefinio estratgica, reorganizao interna e reestruturao de processos A partir da nova estratgia da actividade, em 2004 implementou-se uma nova estrutura orgnica
Apresentao da OPCA
Posicionamento
Posicionamento como Facilitador de Construo
Evoluo de construtores para Gestores do Ciclo de Vida do Projecto Participao na montagem de negcios Parcerias estratgicas
Diversificao para Concesses de infra-estruturas de transportes, Sade, Prises, Ensino, Manuteno de Edifcios Orientao para a satisfao e fidelizao dos Clientes Mercados
Infra-estruturas de Transportes Turismo e Lazer Construo Civil Residencial Construo Civil No Residencial (Sade, Ensino, Prises, Edifcios Pblicos) Imobilirio e Real Estate Ambiente
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Mercados Geogrficos
Pennsula Ibrica Angola frica Lusfona
Apresentao da OPCA
Modelo de Organizao
reas de suporte Tecnologias de Informao Contabilidade Recursos Humanos Aprovisionamentos Marketing e Comunicao Construo Civil oramentao produo compras
Desenvolvimento de Negcios
Cliente
Geotecnia
Internacional
Enquadramento do projecto
O projecto de implementao do SAP aparece como consequncia de um projecto alargado de reorganizao interna e reestruturao de processos Projecto OPCA 21 e em particular da necessidade critica de implementar um sistema de controlo de custos, que permitisse um eficaz acompanhamento dos custos de produo da empresa Para alm desta razo chave, outras razes da deciso de implementar um ERP foram:
Necessidade de modernizar a aplicao de suporte s reas de back-office (Compras, Pessoal, Contabilidade e Financeira) Necessidade de automatizar e integrar os processos de negcio e a informao da empresa Baixa confiana na segurana dos sistemas existentes (garantia de integridade) Dificuldade de acesso a dados estatsticos (pessoal, financeiros, etc) Necessidade de auditar os processos Modernizar e rejuvenescer a organizao
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Processo de seleco
Previamente, a partir de uma pr-seleco de 14 hipteses, escolheu-se uma short-list de 6 com base nos seguintes critrios de anlise: Critrio Forma de avaliao
Abrangncia funcional Abrangncia aparente dos mdulos disponibilizados pelo sistema relativamente s necessidades funcionais da OPCA, nomeadamente cobertura das reas produtivas como a gesto dos equipamentos Cumprimento de requisitos legais nacionais, nomeadamente, processamento de salrios, valorizao do imobilizado, relatrios legais; Traduo para portugus dos crans de utilizador da aplicao, bem como dos respectivos manuais Adequao do sistema ao volume de informao tratada na OPCA (solues para Medias-Grandes Empresas) Existncia de uma soluo especifica para o mercado da engenharia e construo Especificaes para Portugal
Desempenho
Especialidade (Verticalidade)
Referncias
Factores de escolha
Razes tcnicas
multi-moeda e multi-lingua capacidades de rastreabilidade garantia de integrao de informao cumprimento de requisitos legais nacionais existncia de uma soluo especifica para o mercado da engenharia e construo sistema aberto soluo integrada
Suporte em Portugal Oferta de empresas de consultoria creditadas para fazer a implementao Maior oferta de tcnicos com conhecimentos da aplicao Referncias do sector em Portugal O significativo nmero de clientes da SAP na rea da engenharia e construo permite estimar um investimento da empresa em I&D com a consequente evoluo e melhoria da soluo A penetrao que a soluo est a encontrar no mercado em Portugal permite garantir um conjunto de know-how local tanto na SAP como no mercado da consultoria e nas prprias empresas de construo
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O Projecto
Projecto realizado com o apoio da SAP e ACCENTURE 7 meses de prazo de implementao Utilizao da metodologia ASAP Equipa de projecto conjunta SAP/Accenture-OPCA Investimento global (sw, hw, consultoria, formao) deste tipo de projectos entre 700.000 e 1.000.000
Realizao Realizao
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Benefcios Atingidos
Verificao da situao da obra em tempo real, com controlo por actividades e identificao clara dos desvios (realizado-produzidofacturado) que permite ... TO KEEP UNDER CONTROL em relao aos resultados com que cada obra se comprometeu Automatizao da generalidade dos processos da empresa Deslocalizao das tarefas administrativas para o local da origem da informao/necessidade Lanamento no sistema de todos os elementos para clculo de custos de obra (requisies, guias de remessa, autos de medio, folhas de ponto,...) Acesso ao sistema a partir dos centros produtivos (obra) Eliminao de duplicao e descontinuidades de processos Reduo de riscos de perda de informao e maior segurana dos dados Rastreabilidade dos processos Evoluo da cultura tecnolgica da empresa
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Aplicao instalada
reas implementadas: Recrutamento e Formao Processamento de Salrios Garantias Bancrias Imobilizado Tesouraria Facturao Contabilidade Geral Contabilidade Analtica Compras Gesto de Armazns Controlo e Gesto de Obra
Sales & Distribution
SD
Production Planning
PP
Materials Mgmt.
MM
FI
CO
QM
R/3 Enterprise
Industry Solutions
AM
HR Human Resources
IS
Workflow
WF
Project System
PS
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CO
PS
HR
Custos Incorridos
Horas Trabalhadas
SD
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Principais processos
Compras de materiais e gesto de armazns Compras de Servios (subempreitadas, equipamentos) Compras e Expedio para a rea Internacional Processamento de salrios Processos contabilidade Garantias Bancrias Gesto de Bancos Tesouraria Acompanhamento de execuo de obra Controlo de Custos (desempenho da obra)
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Principais processos
Compras / Utilizao de Materiais
Benefcios
Criao Manual ou Automtica da Requisio (via planeamento de Projectos) Dados do Pedido so copiados da Requisio
Registo dos Consumos
Obra
Elaborao da Requisio
Recepo de Materiais
Posio de Stocks
Facilidade de pedido para vrios Fornecedores Consulta do recebido e do facturado, em qualquer momento
Aprovisionament os
Solicitao de Cotao
Contabilida de
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Principais processos
Compras / Utilizao de Servios
Benefcios
Elaborao da Requisio
Solicitao de Cotao
Mapa comparativo
Adjud. Subemp.
Contabiliz. Facturas
Articulado vem associado com a Requisio Consulta do medido e do facturado, em qualquer momento Registo de Auto de Medio com referncia ao Pedido Desvio de medies face ao comprado obriga a um Aditamento Criao automtica da Requisio (via planeamento de Projectos) Dados do Pedido so copiados da Requisio Facilidade de pedido para vrios Fornecedores Mapa Comparativo automtico
Contabilidade
Consultas
Obra
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Principais processos
Processamento de Salrios
Benefcios
Encarregado SAP
Envio de Informao Registo de Ponto (CATs) Liberao / Alterao
Responsabilidade de lanamento de informao descentralizada Encarregado SAP Lanamento de informao em qualquer altura do ms
Recursos Humanos
Rubricas Salariais
Integrao CATs em HR
Processamento de Salrios
Validao Processamento
Mapa de Salrios
Recibos de Vencimento
Fecho do Ms
Folha de Remuneraes
Impresso de Listagens
Aps integrao contabilstica conhecimento dos custos reais de MO nos Centros de Custo e Obras Reflexo automtico e imediato de necessidades de tesouraria aps fecho do processamento
Recibos
Folha de Remuneraes
Comtabilidade
Tesouraria
Integrao Financeira
Ordem de Pagamento
Cheques Transferncia Bancria
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Principais processos
Gesto de Garantias Bancrias
Benefcios
Garantia Bancria Bordereaux Banco Bordereaux Banco
Documento Contbil
Documento Contbil
Relatrios de Controlo
Notificao do Beneficirio
Listagens de alertas para cancelamento de garantias Cobertura de trs vertentes de controlo: Histrico de custos com uma determinada garantia Referenciao entre garantia e facturao de obra a cliente (beneficirio) Garantias de adiantamento de clientes Validao dos dados do Borderaux emitido pelo Banco com os dados registados no Sistema
Contabilidade/Tesouraria
Bancos
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Principais processos
Medio de Obra
Benefcios
Elaborao Medio das Quantidades Produzidas Do Auto de Medio do Cliente
Actualizao dos Preos Unitrios e Quantidades a Produzir Registo das Quantidades Produzidas Registo das Quantidades a Facturar
Valorizao da produo realizada atravs do registo das quantidades produzidas para cada linha de articulado Rpida e fivel justificao dos desvios entre os valores oramentados e os valores reais incorridos Obteno do Valor Estimado no Final da Obra atravs da constante actualizao dos preos de custo e quantidades a produzir Viso da Sobre e Subfacturao de Subempreiteiros com a ligao entre as quantidades produzidas pelos Subempreiteiros e os respectivos autos de medio Viso da Sobre e Subfacturao ao Cliente pelo registo das quantidades produzidas e facturadas ao Cliente Uniformizao do mtodo de valorizao da produo, registo da produo dos Subempreiteiros e clculo de desvios e correces
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Principais processos
Facturao de Obra
Benefcios
Inexistncia de papel a circular entre obra e rea financeira
Aprovao do Auto de Medio
Cliente
Obra
Reconhecimento imediato do proveito nas contas da obra (facturao e/ou correces) Reflexo imediato nas previses de Tesouraria
Contabilidade
Emisso Factura
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mbito SAP
Viso
Hierrquica
Viso Viso
Sinttica Suporte
Viso
Desempenho
Operacional
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Desempenho
mbito SAP
Viso
Hierrquica
Viso
Sinttica
Viso
Desempenho
Sntese das actividades em elementos PEP Custos agrupados em grandes rubricas (materiais, mo de obra, subempreitadas, equipamentos e gastos gerais) Custos contabilizados Vs Custos Oramentados
Reoramento Medio Mensal de quantidades produzidas e de quantidades facturadas Percepo dos atrasos e avanos Valores de subfacturao e sobrefacturao Custos contabilizados Vs Custos de Produo
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Desempenho
mbito SAP
Viso
Suporte
Recepo de materiais em obra Registo de Autos de Medio de Subempreitadas e aluguer de equipamento Registo de custos de mo de obra interna Registo de gastos gerais Contabilizao de facturas de fornecedores Emisso de facturas de venda a clientes Registo de movimentos de caixa e necessidades de reforo
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Desempenho
Operacional
Planeamento das actividades (efectuado em MS Project, CCS, Orgware) Alteraes de planeamento operacional e os seus reflexos no oramento inicial Gesto de equipamento internos (detalhe de utilizao dos equipamentos) Gesto de capacidades (recursos humanos ou equipamentos) Gesto de documentao
Adjudicao Oramentao Oramentao da Obra Direco de Obra Direco de Obra DO/C.Gesto DO/C.Gesto
Reoramento da Produo
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PEPs
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