UM NOVO PROJETO PARA A COMUNICAO NO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARAN Tas Furmann1 Resumo O Tribunal Regional Eleitoral do Paran,

tendo em vista o atual avano tecnolgico e a demanda social, necessita de novos procedimentos para comunicao interna e externa. Objetivando a construo de critrios de implementao de tais procedimentos o estudo pretende apresentar um projeto fundamentado em padres tcnicos e acadmicos adequados para tal objetivo. Assim, buscou-se fundamentar a partir de referenciais tericos como sendo a comunicao integrada e a gesto da informao os elementos primordiais para a efetivao de um novo sistema de comunicao do TRE-PR, concluindo-se que so necessrias, em especial, as medidas de melhorias na internet e intranet bem como a implantao do portal corporativo para atingir uma adequada implementao de tal projeto. Palavras-chave : comunicao - comunicao interna - Tribunal Regional Eleitoral. 1. Introduo Com os inmeros avanos tecnolgicos e a larga utilizao das redes sociais e da Internet, muitas instituies tem sofrido com o excesso de informaes e a dificuldade de administr-las, por esta razo cada vez mais necessria a aplicao da Gesto da Informao. Muitas vezes as informaes esto armazenadas de maneira no integrada, e muitos dos arquivos produzidos pelos funcionrios individualmente, sem terem a finalidade de serem compartilhados, acabam se perdendo e a instituio fica isolada de seus prprios dados e informaes. A humanidade est entrando na era da socializao da informao e da facilidade de seu acesso, portanto, investir em informao cria as condies adequadas para gerao do conhecimento. A citao de DAVENPORT e PRUSAK (FREITAS, QUINTANILLA e NOGUEIRA, 2004), ilustra esse conceito a nica vantagem sustentvel que uma empresa tem aquilo que ela coletivamente sabe, aliado eficincia com que ela usa esse conhecimento e a prontido com que ela o adquire. Neste artigo pretende-se estabelecer a situao em que se encontra a atual comunicao interna e externa do Tribunal Regional Eleitoral do Paran, bem como
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Formada em Desenho Industrial pela Universidade Federal do Paran, aluno do curso de psgraduao em Planejamento e Gesto Pblica da Faculdade Padre Joo Bagozzi;

sugerir novos meios de tornar a gesto da comunicao mais eficaz e eficiente tanto para o pblico interno como para o pblico externo. 2. Panorama Atual As transformaes por que passa o mundo alteram completamente o comportamento da sociedade e, em conseqncia, das organizaes que nela esto inseridas. A existncia da chamada sociedade da informao faz com que a comunicao assuma grande relevncia nas organizaes e mais do que nunca necessrio repens-la. Para Manuel Castells (2003) estamos vivendo numa sociedade em rede e dominada pelo poder da internet. Uma sociedade construda e estruturada na internet, o que para ele, torna a internet no somente uma simples tecnologia, mas um meio de comunicao. A internet passa a ser o corao de um novo modelo de sociedade, onde se torna a base material da vida, das formas de relao, de trabalho e de comunicao. inserida no panorama dessa nova sociedade e de cenrios mutantes e complexos, que as organizaes esto lutando para se manterem e cumprirem sua misso e viso. A comunicao neste contexto passa a ser um agente essencialmente estratgico. Para adaptar-se a esta nova realidade a comunicao deve ser considerada no somente como instrumento ou mera transmisso de informao, mas como processo social bsico e fenmeno nas organizaes. A comunicao nas organizaes, assim como na sociedade, sofre com todos os impactos produzidos pela revoluo digital. Sendo assim, o modo de produzir e veicular as mensagens organizacionais tambm transformado. Os agentes envolvidos com a comunicao organizacional, hoje, se deparam com novas ferramentas, jarges, siglas e palavras do mundo digital, como: e-mail, internet, blogs, blogosfera, sala de imprensa, chats, wikis, Wikipdia, links, interatividade, conectividade, redes sociais, entre tantos outros. Todos estes suportes so, de alguma maneira, utilizados pelas organizaes e pelo pblico. Neste sentido a comunicao nas organizaes funciona com base em novos paradigmas e com certeza a comunicao digital ocupa um espao de destaque.

Nessa realidade complexa e que se altera de forma muito rpida a Comunicao Integrada uma arma estratgica para a sobrevivncia e o desempenho de uma organizao. O conceito de comunicao organizacional integrada tem sido trabalhado por alguns autores nos ltimos anos, mas de forma pioneira no Brasil por Margarida Krohling Kunsch. Para a autora a comunicao integrada rene a comunicao institucional, a comunicao mercadolgica, a comunicao interna e a comunicao administrativa. Ainda segundo a autora duas reas fundamentais devem direcionar a comunicao organizacional: relaes pblicas e marketing. A primeira rea seria responsvel pela comunicao institucional, a comunicao interna e a comunicao administrativa, j o marketing seria responsvel por toda a comunicao mercadolgica. Sendo assim, para a busca e o alcance da eficcia, da eficincia e da efetividade organizacional, deve haver total integrao entre comunicao interna, a comunicao institucional e a comunicao de negcios. Podemos concluir que a Comunicao Integrada requer no apenas um dilogo produtivo, mas um planejamento conjunto, onde os esforos, aes, estratgias desenvolvidos por uma empresa ou organizao tenham por objetivo agregar valor a sua marca ou consolidar a sua imagem junto a pblicos especficos ou a sociedade como um todo. Tomando por base estas informaes, este projeto pretende modificar o panorama atual construdo dentro desta Instituio. Inserindo as prticas da Comunicao Integrada podemos melhorar no s a comunicao, mas toda uma estrutura e tcnicas de trabalho defasadas e que no contemplam todas as necessidades encontradas na Instituio.

3. Justificativa do Projeto A partir da dcada de 1980 a Gesto da Informao inicia uma trajetria de crescente importncia na vida das organizaes; importncia que a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e processos, como a Gesto de Recursos Humanos, Gesto de Processos, Gesto de Negcios. Assim a Gesto da

Informao passou a ser considerada mais uma atividade essencial, como qualquer outro tipo de trabalho desenvolvido nas organizaes. Priorizar a organizao da informao dentro das instituies deve ser uma meta a ser alcanada por todas elas, j que esta atitude alinha no apenas os processos de organizao, mas tambm as necessidades de informao, os seus fluxos e aes. Aliada a essa organizao da informao, cria-se o espao para a gerao, crescimento e difuso do conhecimento, pois o objetivo capturar, organizar, armazenar, proteger e, sobretudo, compartilhar o conhecimento das pessoas, sob suas duas formas: conhecimento explcito (dados e informaes) e conhecimento tcito (habilidades e experincia). Com a implantao do Projeto de Comunicao, apresentado neste documento, pretende-se em primeiro lugar definir os objetivos de comunicao da Instituio, para que, efetivamente, seja possvel planejar, elaborar e implantar polticas de comunicao, alm de avaliarem-se os resultados desta poltica. Os procedimentos utilizados para tal implantao iniciam-se com a identificao e definio de pblicos-alvos para a comunicao interna e externa, bem como a interao com os mesmos, partindo-se ento para o desenvolvimento das estratgias de comunicao em diferentes meios tanto para o pblico interno (funcionrios e colaboradores) como para o pblico externo como, por exemplo: jornais, revistas, informativos, murais, manuais, folders, home pages etc. O trabalho realizado aplicar um contedo multidisciplinar e ter como principal objetivo o gerenciamento da comunicao interna da instituio, para ter a garantia de que as atividades desenvolvidas possam alcanar seu mais alto grau de eficincia e eficcia. Um dos principais benefcios para a Instituio ser a disseminao do conhecimento que, desta maneira, levar a uma melhor administrao de suas informaes e conseqentemente facilitar a tomada de decises. Sero atendidas as expectativas funcionais dos usurios, que tero, neste novo sistema implantado, um ambiente estratgico e essencial para uma efetiva comunicao e interao interna e externa da instituio. Sabendo que a maioria dos problemas encontrados dentro das organizaes est relacionada com a comunicao, ou ainda, com a falta dela, devemos informar que ao se estabelecer uma boa comunicao dentro da instituio, inmeras

vantagens so destacadas, tais como: o aumento da qualidade do desempenho do colaborador/funcionrio, que se sente motivado; participao de todos os membros da instituio proporcionando assim integrao entre as diversas reas; incentiva a comunicao entre as vrias hierarquias da empresa; assegura um maior comprometimento dos cargos de chefia com seus colaboradores e vice-versa alm de proporcionar confiabilidade e estabilidade entre os colegas de trabalho. Portanto, no podemos falar em comunicao na organizao sem antes pensar na comunicao entre pessoas e que os seres humanos no vivem sem se comunicar. Pensar em um plano de comunicao que realmente faa sentido para a melhoria do servio pblico investir no funcionrio como pea chave no processo de gesto. Para isso necessrio investir na implantao de comunidades de prtica, no desenvolvimento da comunicao cooperativa com vistas ao crescimento dos profissionais, como membros importantes do processo. Na realidade o ponto forte so as mudanas de paradigmas no diz respeito evoluo da maneira de relacionamento entre membros de uma instituio. Muitos so os desafios para os gestores de comunicao nas instituies que vo desde o educar para a comunicao, passando por equilibrar os campos da informao e da persuaso, superar as barreiras de entendimento, acesso e ao, induzir a participao em redes sociais at mudar o foco da gesto. Introduzir todas estas mudanas na instituio traz avanos e melhorias inestimveis para o seu bom funcionamento. A proposta deste projeto realizar uma mudana no s nas ferramentas, mas tambm na estrutura e na cultura da organizao. No basta disponibilizar as ferramentas sem que haja uma profunda mudana nos padres estabelecidos para o seu uso. As vantagens institudas com to mudana beneficiam todo o processo comunicativo e enxugam os meios de acesso as informaes tanto internas como externas da instituio.

4. Objetivos Como objetivo maior deste projeto, propomos a instaurao da eficincia e eficcia da comunicao, tanto interna como externa, no Tribunal Regional Eleitoral do Paran sendo, para isso, necessrio romper determinadas barreiras e definir meios e processos de comunicao para o subconjunto das demandas de comunicao que mais geram feedback negativo.

Neste sentido relevante verificar a diferena desses dois importantes termos: eficincia e eficcia:
Eficcia Organizacional (...) uma medida de sucesso de uma organizao na consecuo de suas metas e objetivos (...). Eficincia Organizacional significa minimizao das quantidades de matrias-primas e energia consumida pela produo de bens e servios. (...). Eficincia significa fazer direito o trabalho, ao passo que eficcia significa fazer o trabalho certo (...). (WAGNER III; HOLLENBECK, P. 333-334)

Vale, ento, observar que quanto mais informados estiverem os funcionrios, mas eles contribuiro para o crescimento da instituio. O objetivo que eles tenham total conhecimento das aes e procedimentos utilizados neste Tribunal. Uma forma de garantir que este ambiente seja produtivo o desenvolvimento de uma comunicao eficiente e dinmica, com publicaes internas, intranet, chats campanhas motivacionais e outros veculos de comunicao interna. Para a criao desta comunicao eficiente eficaz tambm necessrio que as barreiras existentes sejam rompidas. Vencer todas as barreiras no tarefa fcil mas, com este projeto pretendemos identificar e conscientizar os funcionrios que, seguindo algumas orientaes muitos problemas de comunicao podem ser sanados. Desta maneira situaremos a contribuio de cada indivduo no funcionamento da instituio e criaremos um clima de confiana e respeito entre os mesmos. Entre as orientaes algumas podem ser introduzidas de maneira simplificada como, por exemplo, definir exatamente que tipo de informao deve ser enviada para cada parte interessada ou, o uso de um estilo de redao claro e objetivo em toda a comunicao escrita, e evitando-se o uso de termos tcnicos em excesso, de siglas ou jarges fora do contexto. So atitudes simples que podem fazer uma enorme diferena na transmisso final da informao. Para a realizao de toda esta modificao na comunicao deste Tribunal algumas novas ferramentas sero introduzidas e outras j conhecidas do pblico sero modificadas, para que se possa alcanar o correto funcionamento e maximizao de suas utilidades. Pretende-se com isso: 1) Definir claramente o papel de cada uma das ferramentas de comunicao. 2) Reduzir a concorrncia e redundncia entre ferramentas de comunicao. 3) Promover coordenao entre as fontes de orientaes e determinaes. 4) Impedir o fenmeno descrito como avalanche de e-mails

5) Definir um ponto central para a obteno de informaes oficiais. 6) Manter a organizao, como um todo, atualizada sobre os principais eventos da Instituio.

Desta maneira haver a possibilidade de se associar as ferramentas de comunicaes disponveis s categorias de contedo, e com isso definir e adotar diretrizes para a distribuio da informao.

5. Pblicos Estratgicos Nenhuma instituio ou organizao fica isolada do ambiente e do mundo em que est inserida. de suma importncia ter um relacionamento bom com seus diversos pblicos, sejam funcionrios, fornecedores, ou clientes, e neste momento que um profissional de comunicao faz toda a diferena. Portanto, devemos conhecer muito bem as diferenas existentes entre os diversos pblicos ligados uma organizao. O conceito de pblicos essencial para a criao de um plano de comunicao, entretanto, os conceitos so bastante divergentes entre os renomados autores. Segundo Gilbert A. Churchill e J. Paul Peter (2000, p.441), pblico consiste em qualquer grupo que tenha interesse ou impacto, reais ou em potencial, sobre a capacidade da organizao atingir seus objetivos. De acordo a definio de Fortes (2003, p. 63), grupos so denominados pblicos, mas so verdadeiramente pblicos somente aps o efetivo trabalho de relaes pblicas. Andrade (apud FRANA 2008, p. 21) afirma que:
Cabe s Relaes Pblicas a importante tarefa da formao de pblicos junto s empresas ou instituies, levantando as controvrsias, fornecendo todas as informaes e facilitando a discusso procura de uma opinio ou deciso coletivas, tendo em vista o interesse social.

Para desenvolver um plano de comunicao necessrio conhecer as caractersticas de cada pblico, sua classificao e a diferena entre cada um deles, pois na realidade so os pblicos que fazem com que a organizao exista. Comunicar-se com estes pblicos de maneira eficaz, torna a instituio conhecedora

de suas prprias necessidades alm de permitir que esteja sempre a frente na definio de suas aes. O primeiro pblico a ser abordado o interno. Para Fortes (2003, p.72) o pblico interno o:
Agrupamento espontneo, com ou sem contiguidade fsica, perfeitamente identificvel, originrio das pessoas e dos grupos ligados empresa por relaes funcionais oficializadas, que caracterizem um empregador e o empregado. Mesmo que o contato cotidiano seja insignificante, todo e qualquer contratado ser enquadrado como pblico interno.

Para Andrade (2003, p.95) a classificao do pblico interno abrange:

Os funcionrios das empresas, seus familiares e dependentes. No importa se todos os colaboradores da organizao esto ou no sob um mesmo teto; existindo o vnculo da venda do trabalho por algum tipo de remunerao, ser estabelecida a relao que caracteriza o pblico interno.

Frana (2008, p. 39) conceitua o pblico interno como aquele que apresenta claras ligaes socioeconmicas e jurdicas com a empresa onde trabalha, vivenciando suas rotinas e ocupando espao fsico da instituio. Para ele, o pblico interno basicamente constitudo pelos empregados. Ferreira (apud FRANA 2008, p.39) acrescenta que o pblico interno o segmento do pblico constitudo essencialmente dos diretores e empregados de uma empresa ou organizao, incluindo, eventualmente, acionistas, conselheiros e vendedores. Diante de todos estes conceitos podemos relacionar, a seguir, o pblico interno a que se destina este projeto de comunicao no Tribunal Regional Eleitoral. Podemos ainda dividir este pblico interno em pblico diretamente envolvido (como emissores ou receptores) e pblico indiretamente envolvido, cuja participao ocorre por via indireta. Como pblicos diretos temos as Zonas Eleitorais, que abrangem o conjunto de servidores, tcnicos, estagirios e requisitados em atividade nas respectivas zonas, e as Unidades da Sede, das quais fazem parte o conjunto de servidores, requisitados, tcnicos e estagirios em atividade nas unidades da sede do Tribunal. Como pblicos indiretos temos os Juzes Eleitorais, os quais recebem comunicados por intermdio do pblico das zonas eleitorais, e os promotores eleitorais, que tambm recebem comunicados por intermdio do pblico das zonas eleitorais.

Passando a analisar o pblico externo, passamos por um extenso campo. Esto inclusos neste pblico os clientes (no caso do Tribunal os eleitores), a comunidade, a imprensa, o poder pblico, entre outros que tambm poderiam ser citados. Segundo Fortes (2003, p.77) o pblico externo seria agregado perfeitamente identificvel proveniente dos grupos que tm expectativas em uma instituio, com o qual estabelecida uma rede de relacionamentos dependente dos interesses mais ou menos prementes. Podemos incluir nesta classificao: escolas, comunidades, governo, imprensa em geral, concorrentes e competidores, consumidores e pases e grupos internacionais. Segundo Marston (apud FRANA 2008, p. 42) os pblicos externos so compostos por pessoas que no se encontram necessariamente ligadas de perto a uma organizao privada. Por exemplo, jornalistas, educadores, autoridades governamentais podem ou no serem do interesse de uma indstria. Notamos ento que realmente difcil identificar quem o pblico externo, j que de maneira geral as definies no permitem a caracterizao exata do tipo de relacionamento de cada pblico com a organizao. Embora realizar esta anlise seja difcil, apresentaremos alguns dos componentes mais freqentes do pblico externo ligado a este Tribunal. Em primeiro lugar temos os eleitores, cidados que procuram informaes a respeito de sua situao eleitoral, ou de servios prestados pelo Tribunal. A imprensa, jornalistas que buscam informaes para divulgarem a seus pblicos os servios prestados pelo Tribunal. Advogados tambm fazem parte deste grupo buscando informaes referentes a processos, direitos e deveres dos cidados em relao a Justia Eleitoral. E por fim a populao em geral, as pessoas que ainda no so eleitores mas que procuram informaes a respeito de seus direitos e deveres perante a Justia Eleitoral Diante do exposto podemos afirmar que duas diferentes ferramentas de comunicao devem ser usadas (ou talvez, melhoradas) para o aprimoramento da comunicao neste Tribunal Regional Eleitoral. A primeira relativa ao pblico interno seria a Intranet e para melhor atender o pblico externo buscaramos o aperfeioamento da Internet.

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6. Diagnstico No ms de novembro de 2010 foi realizada, no Tribunal Regional Eleitoral do Paran, uma pesquisa sobre o Clima Organizacional. A pesquisa foi realizada pelo Instituto Datacenso em parceria com a FAE. Entre as muitas questes levantadas, abordou-se o tema: Comunicao. Os resultados mostram a insatisfao dos servidores em relao aos mtodos, ferramentas e tratamento dado a comunicao dentro da Instituio. De acordo com a pesquisa 61,7% do pblico pesquisado est de acordo com o que realizado em relao ao tema Comunicao dentro do Tribunal. 72,2% concordam que os gestores comunicam equipe o que importante para o desempenho das atividades de sua rea, 70,4% concordam que a comunicao que ocorre em sua rea de trabalho representa a realidade dos fatos e apenas 42,4% concordam que existem trocas de informaes entre as reas de trabalho da Justia Eleitoral do Paran de forma contnua. A mdia de concordncia de 61,7% considerada baixa de acordo com os padres da pesquisa, que considerou que a comunicao deve ser melhorada dentro da Instituio. A referida pesquisa de Clima Organizacional de maneira conclusiva, sugeriu que fossem fortalecidos os paradigmas compartilhados pelos colaboradores para se obter mudanas ao nvel do clima organizacional. Dentre os fatores enumerados o primeiro foi a Comunicao. Aps a concluso da pesquisa algumas aes foram implementadas no Tribunal Regional Eleitoral do Paran, dentre elas a que esta descrita no PAD n 003781/2011. Algumas informaes de extrema relevncia para configurar o diagnstico deste projeto de comunicao podem ser retiradas deste PAD. Por este motivo vamos transcrev-las a seguir: No documento n 105744/2011 so descritos os aspectos relevantes da pesquisa do clima organizacional em relao s dimenses, deste documento retiramos o seguinte trecho:
Comunicao entre as reas Existem trocas de informaes entre as reas de trabalho da Justia Eleitoral do Paran de forma contnua. Capital 32,4% (concordncia) Interior 52,4% (concordncia) Geral: 42,4%

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Concluso da pesquisa: Os resultados demonstram que a comunicao utilizada no ambiente especfico de trabalho no que diz respeito s trocas de informaes entre as reas de trabalho, devem ser aprimoradas, pois, no ocorrem de forma contnua. A necessidade maior principalmente na regio de Curitiba. (COMUNICAO) Concluso da pesquisa: Observa-se pelos ndices apresentados que o trabalho, em alguns momentos, fica restrito as reas, sem receber uma valorizao adequada por parte da instituio. (OBJETIVOS, METAS E RESULTADOS) Por que este fator importante? - possibilita a integrao dos diferentes departamentos, permitindo a ajuda e a cooperao interdepartamental. - compartilhamento de decises, planos, polticas, procedimentos e regras com todos os membros da organizao, possibilitando a participao de membros em todos os nveis hierrquicos.

O plano de ao formulado por uma equipe de servidores do Tribunal, tanto da capital como do interior, exps quais so as impresses dos servidores em relao a comunicao, e quais so seus desejos e expectativas para que a comunicao na instituio seja realmente eficiente e eficaz. Do documento n 104975/2011 referente ao plano de ao para a comunicao retiramos as seguintes informaes:
JUSTIFICATIVA (razo pela qual a ao deve ser implementada) 1. As deficincias na comunicao entre setores resultam em retrabalho, desencontro de informaes, estresse, atrasos na execuo das tarefas, falta de transparncia, descontentamento, insatisfao geral e clima de hostilidade entre os servidores. Tratar os problemas de comunicao institucional poder promover a harmonia entre os servidores, a agilidade da informao, atravs de uma fonte segura e confivel. COMO? (PROPOSTA) 1. Aprimoramento das ferramentas j existentes: 1.1. Intranet reestruturao da pgina da intranet: design, leiaute, forma de busca das informaes mais geis (legislao, downloads), postagem de notcias de interesse geral diretamente pela fonte Secretaria responsvel; 2. Criao de novas ferramentas: 2.1. frum de discusses (com mediadores em cada tema) 2.2. chats 2.3. postit eletrnico no PAD (recados ou lembretes no registrados no PAD de um setor a outro) 2.4 voip 2.5. Campo para sugestes e reclamaes na intranet, mantendo um histrico de todas as sugestes e reclamaes. COMO? (PROPOSTA)

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3. Campanha de esclarecimento e motivao a respeito da comunicao institucional como um todo e com destaque de informaes sobre os planos de comunicao que esto sendo desenvolvidos pelas reas afins e a instituio de regras para uma boa comunicao construdas por todos (ex.: os 10 mandamentos da boa comunicao). QUEM? Secretaria da Tecnologia da Informao STI Coordenadoria de Comunicao Social CCS Secretaria de Gesto de Pessoas SECGP QUANDO? A necessidade de aprimoramento e a criao de novas ferramentas imediata, mas a implementao dever atender a disponibilidade das Secretarias envolvidas. A campanha de educao poder ser implantada imediatamente.

Diante do exposto fica claro qual a situao, referente a comunicao, encontrada no Tribunal Regional Eleitoral do Paran. O pblico interno no esta satisfeito com a comunicao exercida entre reas de atividade, por este motivo uma mudana deve acontecer, e o que propomos com este projeto de comunicao. 8. Consideraes Finais 8.1. Estratgias e Aes Sugeridas Para solucionar de forma efetiva os problemas de comunicao encontrados no Tribunal Regional Eleitoral do Paran, este projeto de comunicao prope a criao de um Portal Corporativo, que funcionaria de maneira semelhante a Intranet. Vamos entender melhor o que um Portal Corporativo. Segundo FREITAS, QUINTANILLA E NOGUEIRA (2004), pode-se definir um portal corporativo como sendo uma plataforma tecnolgica que rene um conjunto de ferramentas de comunicao, colaborao, conhecimentos e produtividade, e que capaz de: proporcionar s empresas a infra-estrutura necessria para dar apoio nas transformaes de seus modelos de negcios: prover dados, informaes, conhecimentos, e: promover a interao entre profissionais, clientes, parceiros e fornecedores que compartilham de interesses comuns, em uma nica interface Web. Os portais corporativos podem ter dois tipos de abrangncia: a vertical, que so os portais destinados a um tema especfico ou uma comunidade de usurios; ou a horizontal, cujos portais servem a uma larga e diversa populao de usurios, com vrios assuntos e servios.

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O que pretendemos desenvolver dentro deste projeto um portal corporativo vertical, destinado ao pblico interno do Tribunal Regional Eleitoral, mas com a vantagem de, diferente da atual intranet, desobstruir o canal da informao armazenada na instituio, disponibilizando-a aos utilizadores atravs de um nico ponto de acesso. Observando alguns dos requisitos aqui pesquisados o objetivo fazer um portal corporativo que atenda as necessidades especficas deste Tribunal Regional Eleitoral. Para que as informaes sejam mais coerentes com a realidade de trabalho, hoje existentes, alguns ajustes devem ser feitos e pretendemos neste captulo descrever quais foram as solues encontradas e aqui propostas. Em primeiro lugar devemos destacar quais os tipos de comunicaes coletivas, mediadas pela Intranet, faro parte deste projeto. Em primeiro lugar as Notcias, que usualmente partem das unidades da sede para as zonas eleitorais e correspondem as informaes publicadas a respeito de novas instrues, normas, acontecimentos, avisos, calendrio, etc. Em seguida temos a Documentao e Material de apoio, tambm partindo das unidades da sede para as zonas eleitorais abrangendo material para consulta e aprendizado, contendo descrio instrucional de procedimentos e atividades da justia eleitoral, manuais, guias rpidos, modelos de preenchimento, sequncia de operaes, check-lists, formulrios etc. E finalmente a Lista de discusses cujas informaes partem das zonas eleitorais e so direcionadas a todos os pblicos referindo-se a comunicao multilateral (e frequentemente horizontal), buscando obter esclarecimentos ou disseminar informaes sobre solues ou prticas adotadas nos diversos mbitos dos trabalhos eleitorais Alm das comunicaes internas o projeto busca a melhoria da comunicao feita com o pblico externo atravs da Internet. Tal pblico ter acesso as informaes com facilidade devido ao redesenho do layout da pgina e a melhor organizao e distribuio das informaes a ele pertinentes. Para que todas estas informaes possam ser gerenciadas de maneira a envi-las ao destino correto, a primeira ao ser a criao da UNIDADE DE COMUNICAO INTEGRADA (UCI). Esta unidade ser formada por dois funcionrios, especializados na rea de Informtica, dentro da Seo de Comunicao Institucional. Esta unidade ser responsvel pelo layout e alimentao

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das informaes da Intranet (portal corporativo) e Internet. Alm destas atribuies a UCI tambm ser responsvel pela moderao dos Fruns de Discusso. Para entender melhor como a UNIDADE DE COMUNICAO INTEGRADA ir funcionar, vamos agora descrever quais as ferramentas de comunicao sero utilizadas. A primeira ferramenta ser o portal Intranet, ou portal corporativo, que ser responsvel pelo contedo referente s noticias e os links para as demais ferramentas e elementos de informao associados ao trabalho eleitoral. nesta pgina que estaro concentradas todas as informaes necessrias ao bom andamento do trabalho dentro do Tribunal. A segunda ferramenta ser a Base de Conhecimento, uma pgina na intranet, acessada pelo portal corporativo, na forma de enciclopdia on-line reunindo e referenciando todos os itens de documentao e material de apoio. Nessa base podero ser pesquisadas as dvidas existentes antes que seja necessrio ao funcionrio partir para a terceira ferramenta. A terceira ferramenta ser o Frum de Discusso, um ambiente on-line para discusso e postagem de dvidas. O Frum ter um tratamento diferenciado e ter sua moderao feita pela UCI. Cada unidade da Sede do Tribunal possuir uma pgina, onde as questes relativas sua rea sero postadas para resposta. Ento, alm da rea para discusso, cada unidade ter uma rea onde sero deixados os questionamentos existentes sobre os trabalhos relativos ao setor/rea e cada unidade designar dois funcionrios (um fixo e um substituto) para responder as postagens encaminhadas pela moderao. O chat e o e-mail passariam ento a serem utilizados de maneira mais individual, quando o indivduo A precisa obter informaes do indivduo B, sem ser essa informao comum a nenhuma outra pessoa ou setor. Essas duas ferramentas teriam seu uso restringido o que diminuiria a multiplicao desordenada de canais de comunicao e faria dos canais oficiais objetos freqentes de consulta, j que o email no seria mais usado para avisar, reforar ou relembrar sobre comunicaes enviadas a canais oficiais.

8.2. Aes para melhor utilizao das ferramentas: Portal Corporativo:

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Periodicidade e horrios de acesso: Considerando a sua importncia e a potencial urgncia das informaes nele publicadas, e j que o portal corporativo ser a nica via de acesso as informaes, todos os pblicos devero ordinariamente passar a consultar o Portal ao menos duas vezes por perodo de expediente, sendo a primeira entre 13 e 14 horas e a segunda entre 18:30hs e 19:30hs. Especificar os horrios serve para que os responsveis pela publicao de noticias os usem como referncia criando responsabilidade recproca: as informaes devem ser disponibilizadas a tempo pelos emissores, e devem ser lidas a tempo pelos receptores. Filtragem de contedo A capa do Portal exibir sempre o conjunto das notcias mais recentes, exibindo para cada uma delas o ttulo completo, a data da publicao e os pblicos a que se destina. Cpias de Contedo Nenhuma notcia vai reproduzir na integra publicaes feitas em outros meios disponveis na intranet, para evitar redundncia e acmulo de informaes. Para se fazer meno a uma noticia publicada em outro meio que no o portal isto se far atravs de links. Base de Conhecimento: Iniciativa de incluso e atualizao A incluso e a atualizao na Base de Conhecimento deve ser vista como prioridade por todas as unidades que disponibilizam material e orientaes sobre os procedimentos relativos aos trabalhos da justia eleitoral. Dissociao do canal de noticias Esse tipo de documentao deve ter tratamento diferenciado do dado s noticias. Ela ser publicada na Base de Conhecimento, e associada a essa publicao ser lanada uma noticia fazendo referencia a necessidade de realizar determinado procedimento e de sua publicao na pgina da Base de Conhecimento. Carter perene A construo e estruturao da Base de Conhecimento devem considerar que o contedo estar disponvel para futuras consultas e adaptaes, servindo como referencial para novos servidores.

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Frum Responsabilidade pela moderao Como j explicamos a primeira moderao ser feita pela UNIDADE DE COMUNICAO INTEGRADA (UCI) que ser a responsvel por direcionar as questes de discusso e as dvidas unidade responsvel pelo assunto. Na unidade responsvel ser feita a segunda moderao e se possvel encaminhada resposta ou dado direcionamento de onde encontr-la (Base de Conhecimento, por exemplo). Dissociao dos demais canais No devero ser publicadas no frum noticias ou qualquer tipo de documentao e material de apoio destinados Base de Conhecimento, para evitar a multiplicao desordenada de canais de comunicao e conservar a funo e a relevncia dos canais oficiais. Da mesma maneira o e-mail, e as listas de e-mail no devem ser utilizados para discusses sobre dvidas e questionamentos relativos aos trabalhos prestados a justia eleitoral.

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9. Referncias ANDRADE, Cndido Teobaldo de Souza. Curso de Relaes Pblica. 5 ed., So Paulo: Atlas, 1994. ANDRADE, Cndido Teobaldo de Souza. Curso de Relaes Pblicas; relaes com os diversos pblicos. 6 edio rev. e ampl. So Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003 CASTELLS, Manuel: A sociedade em Rede. So Paulo: Editora Paz e Terra, 1994. DAVENPORT, Thomas and Prusak, L. Conhecimento empresarial - como as organizaes gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998. DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informao: por que s a tecnologia no basta para o sucesso na era da informao. So Paulo: Futura, 2000. DUARTE, Jorge (Org.). Comunicao Pblica: Estado, Mercado, Sociedade e Interesse Pblico. So Paulo: Atlas, 2007. FLEURY, M. Tereza, OLIVEIRA JR., Moacir (2001) Gesto estratgica do conhecimento. So Paulo: Editora Atlas. FORTES, Waldyr G. Relaes pblicas: processos, funes, tecnologia e estratgias. 2. ed. rev. e aum. So Paulo: Summus, 2003. FRANA, Fbio. Pblicos: como identific-los em uma nova viso estratgica. 2. ed. So Caetano do Sul: Yendis, 2008. FRANA, Fbio. Relaes Pbicas: viso 2000.So Paulo: Pioneira, 1997. FREITAS, Sidnia G.; FRANA, Fbio. Manual de qualidade em projeto de comunicao. So Paulo, Pioneira, 1997. FREITAS, R. A.; QUINTANILLA, L. W.; NOGUEIRA, A.S., 2004 Portais Corporativos: Uma ferramenta estratgica para gesto do conhecimento. Ed. Brasport Livros e Multimdia. Brasil. KUNSCH, Margarida M. Krohling. Gesto estratgica em comunicao organizacional e relaes pblicas. In: ENDECOM Frum Nacional em Defesa da Qualidade do Ensino de Comunicao, 2006, Universidade de So Paulo. KUNSCH, Margarida M.K. Planejamento de Relaes Pblicas na Comunicao Integrada. 3 ed. So Paulo: Summus Editorial, 1995. PINHO,J.B. Comunicao em marketing. 5 ed.revista e atualizada Campinas,SP: ed., Papirus, 2001. TORQUATO, Gaudncio. Tratado de Comunicao Organizacional e Poltica. So Paulo: Pioneira Thomson, 2002. TORQUATO, Gaudncio. Comunicao Empresarial Comunicao Institucional. So Paulo: Summus, 1984. WAGNER III, J. A. Comportamento organizacional: criando vantagem competitiva. So Paulo:Saraiva, 2000.