NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE RENDICIN DE CUENTAS No. HOJAS DE CONTROL FINANCIERO No.

FACTURAS Y RECIBOS 1 Dentro de las normas de control financiero interno de CIET, est 1 Toda compra deber estar soportada por una factura o recibo establecido que todos los fondos que se desembolsan para la membretados y oficiales a nombre de CIET, conteniendo claramente la realizacin de actividades de un proyecto, debe hacerse a nombre de fecha, descripcin y cantidad de la compra o gasto y el monto de la personas jurdicas (instituciones u organismos) o naturales misma. Estas facturas o recibos, no deben contener manchones, (individuos), de acuerdo a como estan registrados legalmente. En el borrones, ni correcciones. Adems, estas facturas o recibos deben caso de las personas naturales, igual como aparecen en su cdula corresponder a las fechas reales de ejecucin del gasto. de identidad. 2 Los fondos desembolsados a nombre de personas naturales sujetos a rendicin de cuentas, deben registrarse en la Hoja de Control Financiero de CIET (HCF), anotando la fuente de donde recibi el recurso, el # de cheque, la fecha de recibo y el monto recibido, este registro se hace en la hoja resumen de dicha hoja en su primer bloque. Las rediciones de cuenta deben registrarse cronolgicamente (en el orden en que se realiza el gasto) en las Hojas de Control Financiero, de acuerdo al tipo y fecha del gasto (refrigerios y almuerzos en la Hoja de Capacitacin, tarjetas y recargas telefnicas en Comunicacin, movilizacin en la Hoja de Transporte, materiales y papelera en Material de Campo y aquellos gastos que estan fuera de estos rubros deben registrase en la Hoja de Otros Gastos. Las facturas y recibos se separan por tipo de rubro (capacitacin, transporte, comunicacin, material de campo y otros gastos) y se numeran en la parte superior derecha en el orden de fecha del gasto (en orden cronolgico, iniciando con el nmero uno....) 2 En el caso de facturas comerciales, estas deben contener la firma y nmero de cdula del vendedor, adems de cumplir con los otros requisitos de una factura o recibo oficial, como son escritura clara, cantidad de la compra o gasto, fecha correspondiente, sin manchones, borrones ni correcciones. Al igual que la factura comercial, el recibo no formal, (por lo general proveniente de pulperas o pequeos negocios), deber contener la firma y nmero de cdula del vendedor, cumpliendo con los otros requisitos de una factura o recibo oficial, como son escritura clara, cantidad de la compra o gasto, fecha correspondiente, sin manchones, borrones ni correcciones.

En el caso de tarjetas o recargas telefnicas, deben realizarse en Centro Autorizados, tales como supermercados, gasolineras, centros comerciales, u otros, que extienden una factura membretada. En el caso de gasolineras y supermercados, tomar nota que con el tiket que extiende la caja, hay que solicitar una factura membretada.

Una vez separadas y numeradas las facturas, se van registrando en su hoja correspondiente, describiendo el # de factura o recibo, la fecha, el concepto o descripcin del gasto (anotando la actividad y nmero de personas involucradas en esta), as como el monto del gasto, una vez registradas las facturas, se suma el total de gastos por cada rubro (capacitacin, transporte, comunicacin, etc), anotando en la parte superior de la hoja, el nmero de facturas y/o recibos, el monto de la rendicin por cada rubro, al final de esta hoja poner la fecha y firma de la persona que esta riendiendo. Efectuado el registro de las facturas, previamente numeradas, segn rubro que corresponda, en ese mismo orden se pegan en hojas en blanco, las cuales puden ser recicladas (hojas que una de sus caras ya fue utilizada). Para este fin las pegamos en la parte que est en blanco, trazando rayas en X de la parte usada. Una vez realizado el registro y pegado las facturas y/o recibos por cada rubro, se procede al registro de los gastos en la hoja resumen, anotando en el bloque de gastos, el # y monto total de facturas por cada rubro, realizando la suma total de gastos de la rendicin.

Respecto a los gastos de movilizacin, ya sea en transporte urbano colectivo (buses) o selectivo (taxis) u otro, debe hacerse un recibo que contenga la firma de recibido y nmero de cdula de la persona que hizo uso del servicio, en el caso de varios usuarios, uno de ellos debe firmar el mismo en nombre del grupo de usuarios.

En relacin a aquellos gastos no contemplados en las categoras de rubros de Capacitacin, Transporte, Comunicacin y Materiales de Campo, y que deben registrarse en Otros Gastos deben relizarse contando con el concenso de la brigada SEPA. Si la compra es superior a los un mil crdobas, debe hacerse la correspondiente retencin por compra de bienes o servicios, que de acuerdo a lo que establece la ley fiscal es el 1% sobre compra.

Para concluir la rendicin, en el bloque de conciliacin se anota el monto recibido, menos el monto rendido y la diferencia que va a reclamo en el caso de que los gastos excedan los fondos recibidos y a devolucin si los gastos son menores al monto recibido.

El Facillitador o Delegado SEPA, deber guardar cuidadosamente todas las facturas y recibos objeto de la ejecucin de recursos financieros para las actividades SEPA en el Barrio, para evitar el deterioro (que se mojen, ensucien, se manchen o se pierdan) antes de presentar las rendiciones correspondientes.

En el caso de las devoluciones de efectivo, estas deberan ser depositadas en Bancentro, a la Cuenta CIETinternational Inc., No. 100-200-444, haciendo referencia en la minuta de depsito, del cheque correspondiente (Ejemplo: remanente de cheque No. XXXX) y adjuntarlo a la rendicin.

10 El cumplimiento de los principios de transparencia en el manejo de recursos, como parte inherente de la tica profesional que caracteriza a nuestra organizacin, asi como el estricto cumplimiento de normas y procedimientos fiscales y de nuestra contabilidad sede, de cara hacia los procesos de rendicin de cuentas claras a nuestros donantes, exige que cada facilitador CIET o delegado de Barrio, sea reproductor de estos principios en la comunidad. Es importante que antes de entregar la rendicin a la Administracin de CIET, se haga una fotocopia, primero para obtener la firma de recib conforme de CIET, requisito para prximos desembolsos, adems que es de suma importancia, que estas rendiciones esten disponibles para que haya conocimiento colectivo de la brigada SEPA, de los lderes del Barrio, de los gastos y los procesos de rendicin de cuenta, lo que permite consolidar la confianza comunitaria, elemento fundamental para el desarrollo de la Estrategia SEPA en el Barrio.

CIET Hoja de Control Financiero (HCF)

Proyecto : "EAC-SEPA-PBE"

Cdigo personal HCF:

FACILITADOR O DELEGADO:_____________________________________

BARRIO:_____________________________________

CANTIDADES RECIBIDAS

Fuente

Cheque/giro #

Fecha recibido

Dolares

Crdobas

GASTOS

# de recibos/fact/planillas CAPACITACION TRANSPORTE COMUNICACIN MATERIALES DE CAMPO OTROS GASTOS

Concepto

Crdobas

Total gastado

CONCILIACION Recibido - Gastos = Balance: ( Fecha: Firma: ( ) ) A reclamo A devolucin

Visto Bueno Coordinador Territorial:_____________________________________

Rubro: Capacitacin Total facturas/recibos: Monto Rendido: Factura/ Recibo No. Fecha

Descripcin del gasto

Monto

Total

Fecha:

Firma:

Rubro: Transporte Total facturas/recibos: Monto Rendido: Factura/ Recibo No.

Fecha

Descripcin del gasto

Monto

Total

Fecha:

Firma:

Proyecto: "EAC-SEPA-PBE"

Rubro: Comunicacin Total facturas/recibos: Monto Rendido: Factura/ Recibo No. Fecha

Descripcin del gasto

Monto

Total

Fecha:

Firma:

Proyecto "EAC-SEPA-PBE"
Rubro: Materiales Trabajo de campo. Total facturas/recibos: Monto Rendido: Factura/ Recibo No.

Fecha

Descripcin del gasto

Monto

Total

Fecha:

Firma:

Proyecto "EAC-SEPA-PBE"
Rubro: Otros Gastos

Total facturas/recibos: Monto Rendido: Factura/ Recibo No. Fecha

Descripcin del gasto

Monto

Total

Fecha:

Firma: