Sistemas integrados de gesto

A integrao dos sistemas direciona esforos e cria sinergia na organizao, otimizando processos e potencializando os resultados.
Motivadas por diversos fatores como reduo de gastos, preocupao com o meio ambiente, responsabilidade social, maior produtividade, vantagem competitiva, presso do mercado, entre outras coisas, as organizaes esto buscando cada vez mais a integrao dos seus sistemas. Aquelas que j tem implementado o sistema de gesto da qualidade baseado na ISO 9001 conseguem visualizar mais facilmente as vantagens de se agregar outros sistemas e ferramentas ao modelo de gesto vigente. Normalmente, a partir da ISO 9001, as outras normas e especificaes mais requisitadas so a ISO 14001 para sistemas de gesto de meio ambiente, a OHSAS 18001 para sistemas de gesto de sade e segurana do trabalho e a SA 8000 de responsabilidade social. Outras ferramentas como planejamento estratgico, Balanced Scorecard (BSC) e polticas de governana corporativa tambm podem ser adotados como forma de estratgia de gesto. Quando implantados separadamente, todos esses sistemas e ferramentas so bastante eficazes e produzem resultados significativos. No entanto, quando os sistemas so implementados de maneira integrada e dentro de uma viso estratgica e sistmica, o poder de eficcia se eleva e os benefcios em todos os sentidos so muito maiores, pois os processos so otimizados, criando-se sinergia por toda a organizao. Integrando o potencial dos sistemas possvel suprir necessidades e superar os desafios na gesto das empresas. Os sistemas integrados de gesto constituem uma tima maneira de conciliar todas as exigncias e melhores prticas com custos reduzidos numa viso no longo prazo, ao invs da manuteno de sistemas separados e gastos com solues temporrias. Alm disso, a reduo de custos tambm se torna evidente com processos otimizados e consequentemente maior eficincia e produtividade com ganhos substanciais e envolvimento maior das partes interessadas. O diretor da MDJ Assessoria e Engenharia Consultiva, Eduardo Daniel, acredita que a empresa precisa ter uma viso mais integrada e que os quatro sistemas s tm um objetivo que gerenciar os riscos. A questo da qualidade trata do risco do cliente, e levam em conta as outras partes interessadas, tipos acionistas. A parte ambiental trata dos riscos ambientais, at que ponto a empresa est exposta a algum tipo de autuao ou de indenizao que ela seja obrigada por no cumprir requisitos legais. As empresas tm que ter uma postura socioambiental, que englobe todas as questes, no s meio ambiente, no s sade e segurana ocupacional, e nem responsabilidade social. Cada uma dessas questes tem uma viso bem especifica. Sade e segurana do trabalho cuida da figura do trabalhador, o colaborador de maneira geral, a pessoa que est visitante dentro da empresa, o contratado, o terceirizado, quem estiver naquele site est sujeito ao controle de sistema. Responsabilidade social, dentro da perspectiva da SA 8000, uma norma de desempenho, que comparada s outras normas muito pobre em ferramentas de sistemas de gesto, porm ela conta com uma coleo de itens ligados a cumprimento de requisitos legais e de acordos internacionais que as outras no tm, essa a diferena. Os requisitos so complementares no sentido de atender exatamente a todas essas partes interessadas, tanto de responsabilidade socioambiental da empresa quanto cumprir essa obrigao com os seus clientes e acionistas. Ele explica que o modo de gesto dos quatros normas muito similar. Com exceo da SA 8000 que tem alguns requisitos diferentes, as normas so muito condizentes. Em todas h uma fase de planejamento, uma de execuo, uma de verificao e uma de ao, que seguem o conceito de melhoria. Ento, a parte de meio ambiente trata do meio ambiente, sade e segurana so os perigos e riscos, responsabilidade social cumprimento de legislao trabalhista, e tambm de sade e segurana (nesse ponto elas convergem), e a qualidade o grande catalisador disso tudo. como se os requisitos da ISO 9001 verso 2000 fossem um cabideiro e os sistemas so os cabides: tem sempre lugar ali para pendurar mais um. Uma empresa no precisa implementar esses sistemas dessa forma, mas muito mais fcil se ela tiver a base da ISO 9000 e depois for pendurando os outros cabides, muito mais simples.

Sistema de Gesto Integrado

PLANEJAMENTO

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Responsabilidade Autoridades

SISTEMA DE GESTO INTEGRADO

RECURSOS Mo-de-Obra Mquina

DOCUMENTAO Procedimentos Instrues

IMPLANTANDO E MANTIDO

PROCESSOS Mtodos Prticas

Alguns modelos de sistemas sos to parecidos que s vezes at convergem. No caso da ISO 14001 e a OHSAS 18001 a similaridade tanta, conta Eduardo, que o objetivo muda, mas existe uma zona cinzenta entre elas que no possvel saber se um assunto sade, segurana ou meio ambiente. Alguns dizem que se na ISO 14001 o funcionrio ou trabalhador for considerado uma parte interessada, encontra-se certamente a mesma norma. E verdade! So dois requisitos que j foram revisados na 14001 e no foram na OHSAS 18001. ou seja, uma norma veste a outra. Se o objeto fosse mudado, seria possvel obter praticamente a mesma norma.

Segundo o diretor, quando montado no arcabouo que a ISO 9000, processo de integrao muito mais simples A possibilidade de integrao muito grande, principalmente se a empresa tiver uma viso holstica, pensando no sistema possvel montar cada um desses sistemas separadamente, em cada departamento, mas o trabalho maior e a organizao poder ter sistemas totalmente desagregados. A idia de sistema integrado de criar sinergia. Com o tempo, os sistemas foram sendo revisados de acordo com modelos que facilitaram a integrao. Em relao ao modelo da ISO 9001, a primeira verso da norma que saiu foi em 1987. Eduardo relata que esse primeiro modelo tinha muito mais requisitos descritivos do que a parte filosofia de gesto. O modelo nasceu com cara de fbrica, o que era necessrio naquela ocasio. Os sistemas de qualidade antigamente chamavam sistemas de qualidade, do psguerra. O conceito de sistema era o que se algum no sabe fazer um determinado negcio, recebe de algum uma serie de procedimentos e a saber como fazer. Dessa origem muito industrial nasceram quelas falcias, como exemplo: voc faz tudo que escreve tudo que escreve e escreve tudo que voc faz. Isso era sinnimo de sistema da qualidade, e no verdade.

Integrao de sistemas

SGQ
PQ2 PA1 PQ1 PQn PQ3 PA3 Eun PAn PA2

SGI Sistema de Gesto Integrado

Eun Elemento Unificados Poltica Planejamento Implementao e Operao Verificao e Ao Corretiva Anlise Crtica

SST/RS
PS1

PS2

SGA

PSn PS3

Pq - Planos da Qualidade PA Programas de Gesto Ambiental PS Programas de Segurana e Sade no Trabalho SGQ Sistema de Gesto e Garantia da Qualidade SGA - Sistema de Gesto Ambiental SST Sistema de Gesto da Segurana e Sade no Trabalho/ Responsabilidade Social Na opinio do diretor, a verso 2000 mudou essa condio e foi um divisor de guas, pois passou a ser uma norma de sistema de gesto. A evoluo se deu dessa maneira: de repente

o que a sociedade precisava no modelo de gesto era muito mais do que tinha nas mos na verso de 1994. A verso de 1994 mudou pouca coisa em relao de 1987. A grande reviso, a mudana de conceito mesmo foi verso 2000, que tambm facilitou bastante a integrao com os demais sistemas e ficou mais adequado s necessidades das organizaes. A grande vantagem que a norma no tem mais aquela cara industrial. Qualquer empresa que quiser montar o sistema de gesto, a norma responde de maneira adequada. A ISO 14001 foi revisada em 2004 com alguns pontos no de filosofia, mas a edio de alguns requisitos que se mostraram importantes ao longo do tempo. Entre eles, a obrigatoriedade de se fazer uma avaliao do cumprimento dos requisitos legais. A OHSAS 18001 est acabando de passar por um processo de reviso, mas no uma norma da ISO, uma especificao inglesa feita por um grupo de ingleses de organizaes que se ocupavam com questes sade e segurana do trabalho. A SA 8000 nasceu de uma ONG. Foi uma organizao nogovernamental que criou essa especificao, que tem credibilidade no mundo, mantm o sistema de acreditao de entidades e esse sistema funciona como os outros, mas tambm uma norma, uma especificao de uma organizao. Daniel explica que essa adaptao um processo natural. Cada vez que uma comea a puxar algo, as outras tendem a ir atrs para que haja convergncia a essa integrao seja cada vez mais fcil. No existe uma norma geral com todos os requisitos, mas o que tem que ser feito quando se implanta normas na organizao ter essa viso: so requisitos diferentes definindo interesses diferentes com objetivos diferentes, mas todas elas entram no mesmo arcabouo, dentro dos processos da organizao. Os requisitos comuns entre os sistemas so praticamente aqueles de gesto, todos eles exigem que a empresa tenha uma poltica de atuao dentro de cada campo: qualidade, meio ambiente, sade e segurana. Entre os pontos comuns entres os sistemas esto: estabelecimento e divulgao de poltica, definio de objetivos e metas; criao de um sistema de controle e elaborao de documentos; competncia de pessoal; auditorias do sistema; revises e anlises crticas do sistema; melhoria contnua. O diretor da MDJ ressalta que essa poltica tem uns requisitos bsicos de declarao que a empresa tem que fazer. Todas definem que necessrio criar indicadores de desempenho, definir os objetivos e metas que se estar cumprindo em determinado prazo e maneira atravs da qual sero atendidos esses objetivos, que so programas, como chamados na 14000. Conforme ressalta Eduardo, para atender a um requisito, as empresas devem estabelecer um planejamento de aes. Se a inteno diminuir a emisso de poluentes na atmosfera, a empresa tem que ter um programa de aes: instalar equipamentos, tratar das fontes de emisso etc. Existe uma srie de aes a serem planejadas e dentro dessas aes colocar o planejamento: definir prazos e metas especificas para atender aquele objetivo de reduzir emisses. Esse o conceito de melhoria contnua que permeia todo o sistema, esse um ponto comum. Existe uma srie de itens mais administrativos na gesto, que so os documentos e registros. Todos esses sistemas definem documentao, clusulas obrigatrias e os correspondentes registros, que constituem uma prova de que a empresa est refazendo o sistema funcionar. E existe um controle que critico para isso, para que no se trabalhe com documentos obsoletos, assinala. Outros itens comuns na questo de gesto so os de monitoramento. Na qualidade, monitora-se os processos e os produtos; no meio ambiente monitora-se a parte de aspectos de impactos significativos e cumprimentos de legislao; em sade e segurana do trabalho faz-se a gesto dos perigos e riscos que a empresa est correndo e os correspondentes planos de ao, e em responsabilidade social segue-se a mesma linha. Quanto integrao na prtica. Daniel acredita que quando a empresa no tem nada, obter mais resultados se comear pelos itens de qualidade, que ajudar a definir qual o perfil da empresa, como a empresa trabalha. O primeiro ponto mapear os processos, pode ser uma escola, hospital ou indstria. Mapear processo significa medir entrada e sada em cada processo, como a relao entre eles, definir os recursos que preciso para olhar cada processo, de pessoas, estrutura e ambiente de trabalho. Depois o como fazer que normalmente seja associado documentao: como se faz determinado procedimento, como atender um cliente no call center, como inspecionar um produto, como receber uma visita, isso tudo faz parte desse mapeamento.

Ele explica que, a partir desse mapa, possvel comear a implantar os requisitos. Se a empresa no tiver nada, analisa-se uma determinada caixinha de processos: quais so as entradas dela, qual requisito alimenta aqueles processos etc. Por exemplo, se vou tirar uma cpia, recebo o original com uma requisio e vou tirar x cpias, isso a entrada do meu processo, a sada so as cpias, e o eu executo tirar cpia. Ento, comeo a ver com outros olhos: se a primeira coisa tiara a cpia, o que significa isso? Significa que a pessoa tem que estar capacitada para fazer, saber o melhor tipo de equipamento, e quando se pensa em meio ambiente, o que tem que se levado em conta? Qual a entrada desse processo? Existem muitas coisas envolvidas: energia eltrica, tenho papel que no vai servir para nada e ser jogado fora, consumo de papel bom que ser transformado em cpia, tinta, resduos que sairo desse processo etc. O passarinho que sair assustado quando a mquina fizer barulho um impacto ambiental, assim como outros ligados aos aspectos ambientais de minha atividade. Com essa mesma caixinha, ele diz, analise-se a parte de sade e segurana de trabalho, onde necessrio saber se a pessoa no sofrer algum perigo. O conceito que a copiadora um perigo, ento quais os riscos aos quais essas pessoas esto sujeita? Podem ser, por exemplo, prender o dedo na hora de trocar o papel ou tomar um choque quando colocar o fio na tomada. Ento mapeio quais so os perigos e riscos ligados a esse mesmo processo. Ressalta que o processo com a SA 8000 um pouco mais difcil, pois uma norma mais genrica e trata da organizao como um todo. A organizao toda tem que ser analisada, como a relao de trabalho com as pessoas e os requisitos bsicos que a norma pede como no-discriminao de sexo, cor ou religio, horrio de trabalho, folgas etc. Em relao responsabilidade social, como que a organizao trata, por exemplo, o pessoal que mora em favela ao lado? Isso no requisito da SA 8000, mas passa a ser nessas outras normas que esto surgindo agora. A SA 8000 no uma norma externa. J essas outras normas que esto surgindo, inclusive a NBR 16000, que fruto de acordo internacional, esto tratando da parte tica da empresa. Para ilustrar o caso, Eduardo usa como exemplo o combate pirataria. Se uma empresa usa um software pirata no computador da organizao significa que ela no responsvel socialmente. Se a empresa no der assistncia ao cliente, levando em conta a ISO 9000, tambm no socialmente correta. A governana corporativa no um requisito da SA 8000, mas o mercado est aparecendo com essa necessidade. Ainda sobre a integrao, o diretor comenta que o grande lance no precisar montar quatro sistemas e que se a empresa quiser no um processo demorado. Para ele, o gargalo de tudo isso no a parte tcnica, no so as normas e sim as pessoas. Normalmente, em meio ambiente existem alguns impactos como gerao de resduos e de efluentes, emisses na atmosfera, consumo de materiais-primas geralmente no - renovveis que so aspectos com os quais toda organizao precisa se preocupar. Em relao responsabilidade social, explica Daniel, normalmente no existem instrues de trabalho, mas so procedimento as definidos como, por exemplo, quadro de recursos humanos, com departamento de pessoal, como o pessoal de produo, pensando numa fbrica, num programa de horas extras. O responsvel por essas coisas precisa conhecer quais so as limitaes dos funcionrios e at que ponto ele pode dar bronca. A empresa que faz responsabilidade social define um cdigo de tica, que s vezes no tinha, contava apenas com o senso comum, e s vezes um cdigo de conduta tambm, que uma parte operacional do cdigo de tica. Por exemplo, se a empresa d um presente ao funcionrio no final do ano, ele pode aceitar ou no? So essas coisas devem ser definidas, complementa. Os benefcios advindos dos sistemas integrados de gesto so muitos: otimizao de atividades; conscientizao e treinamento; melhoria na gesto de processos: anlises crticas pela direo mais eficazes; maior comprometimento da direo; reduo de documentos, de custos de produo e de tempo de implementao; aumento da produtividade; facilita a certificao, diferencial no mercado; vantagem competitiva; modernizao do sistema da qualidade; sofisticao do processo produtivo; aumento da conscientizao ambiental e social;

preocupao com as geraes futuras; possuir um sistema nico simplificado; direcionar continuamente a melhoria do desempenho; otimizar a utilizao de recursos disponveis; acesso a financiamento preferenciais, conquista de novos mercados; eliminao de multas e penalidades, minimizao dos acidentes e passivos ambientais; melhoria da imagem; relacionamento de parceria com a comunidade. Para Eduardo, o principal beneficio da integrao dos sistemas a sinergia de aproveitar esses pontos em comum de gesto e utilizar os poucos recursos que as empresas tm, de maneira geral, como os recursos humanos e financeiros, para se atender determinado objetivo. Quando h integrao, existe uma equipe para remar, no barquinhos diferentes remando. No mbito operacional essa a grande vantagem. Em termos de reconhecimento do mercado, bom porque a empresa consegue mostrar para o mercado que est atuando com essa viso socioambiental muito completa. Implantar os sistemas tambm no garantia de que o negocio no quebre, so apenas grandes ferramentas. Na fase de implantao no depende s da parte tcnica, o gargalo so as pessoas, a comear pela diretoria da empresa at todo mundo que trabalha naquela empresa. Ele acrescenta que muitas vezes o dono da empresa no sabe que possvel ganhar dinheiro com a implementao desses sistemas, mas pondera que isso foi eito para se ganhar dinheiro. Quando as matrias-primas so substitudas, at por requisito ambiental, o empresrio pega o papel e comea a fazer conta e a ele chega concluso de que dinheiro. Atualmente, por exemplo, resduos so comercializados e se tornaram produtos com valor comercial. Quanto certificao, o diretor acredita que ela no um fim e sim um meio, um jeito de se mostrar ao mercado, inclusive o de exportao, que a empresa atende a algumas coisas. Em relao aos aspectos e impactos ambientais e de riscos sade e segurana, necessrio avaliar todas as atividades que se tem na empresa. Eduardo reitera que na parte de meio ambiente necessrio analisar inclusive aquela exercida por terceiros que tambm responsabilidade da organizao, por exemplo, fornecedores. Ento, tem que se levantar tanto aspectos diretos das atividades como jogar papel no lixo assim como os aspectos indiretos da atividade de organizao. Se vazar leo do caminho da transportadora, ambientalmente a empresa tambm responsvel. Se visto uma organizao e cai um negcio na minha cabea, do ponto de vista do sistema, a empresa que visitei a responsvel. Depois de levantar aspectos, perigos e riscos, a empresa tem que fazer uma classificao, como conta o consultor. A chance de ocorrer um acidente numa usina nuclear, por exemplo, muito pequena, mas se acontece pode matar muita gente, contaminar ar, alimentos etc. sendo assim, na classificao, tem que ser analisada no s a probabilidade como tambm a severidade, ou seja, quo severa a conseqncia. A classificao fornece uma idia daquilo que a organizao tem que considerar primeiro. Depois de feito levantamento, Eduardo revela que necessrio fazer uma correlao com a legislao, de tudo aquilo que regulamentado. Na verdade, um filtro, pois so eleitos os aspectos significativos, que tenham requisitos legais aplicveis e a so tomadas aes de controle. Posteriormente, a organizao medir a eficcia das aes. Dessa maneira a organizao avalia todos os aspectos e riscos ambientais em funo da gravidade, da probabilidade, da severidade das conseqncias (se elas sero somente no site da organizao, se ocorrer conseqncia na vizinhana etc.). E o dono da empresa que classifica a significncia dos aspectos das atividades dele. Essa metodologia encontra-se na literatura, a norma no diz como fazer. Quanto s auditorias internas possvel fazer a auditoria de maneira integrada das quatro normas, mas a empresa ter que investir para no gastar demais. Nesse processo de integrao, o papel da auditoria fundamental. Para Daniel, a auditoria interna a hora que a empresa poder ver como est se comportando. A ISO 9000 cria quatro tipos de monitoramento. obrigatrio monitorar o prprio sistema, se ele como ferramenta est funcionando, verificar se ele esta adequado aos requisitos, se est conforme e se esta dando resultados, satisfao de cliente, e as normas e regulamentos de processos e produtos. Auditoria uma ferramenta de melhoria para mostrar os pontos onde organizao esta frgil, onde ela errou, e se j aconteceram problemas, vai orient-la a tomar aes corretivas para eliminar essas causa.

Mesmo que a inteno seja a integrao dos sistemas, no existe certificao integrada. No existe apenas um documento de certificao. Se so quatro normas ou sistemas a serem implementados, sero quatro documentos ou certificados. O diretor esclarece que o que existe compartilhar as auditorias, mas a certificao continua sendo um documento nico. E, no caso, a auditoria de meio ambiente apresenta uma diferena em relao s outras que a visita inicial que no opcional, obrigatria e vai verificar principalmente papel: procedimentos, controle e cumprimento da legislao, documento gerais e registros, mas no verifica a rea, e chama auditoria de adequao. Depois de 30 dias a empresa marca a auditoria principal que vai para a rea verificar se est tudo conforme. Apesar da integrao dos sistemas j fazer parte da realidade de algumas organizaes e ser uma tendncia, tambm evidente que cada vez mais os setores definem normas mais especficas conforme sentem necessidade de atender determinados requisitos. O que existe como tendncia so normas setoriais. A segurana de dados, por exemplo, um caso particular do sistema de gesto da qualidade. Assim, so criadas mais ferramentas para o pessoal se preparar. Existem outras normas que podem ser integradas e que so complementares, como a ISO TS da indstria automotiva, que uma complementao da ISO 9000. No acho possvel consolidar todas essas normas numa s, na verdade as normas esto ficando ricas em detalhes setoriais. Ele acrescenta que, alm das normas setoriais, existe uma parte muito mais interna e voluntria da empresa que agregar os seus itens internos como planejamento estratgico e utilizar ferramentas que auxiliam os sistemas nas praticas de gesto. Para uma empresa que quer certificar, partimos do planejamento estratgico e incorporamos os itens do sistema. Ento, existe essa tendncia de colocar governana corporativa, agregar o planejamento estratgico, com ferramentas como o BSC, participao dos resultados. Agregar tudo isso ao sistema uma coisa comum. O diretor conclui dizendo que necessrio haver uma mudana de mentalidade entre uma parcela de empresrios gestores, que costumam visualizar ganhos mais imediatos do que investimentos de longo prazo. Comparando investimentos, se perguntassem a um empresrio se ele prefere investir 100 mil reais numa mquina ou 80 mil reais num sistema, a ele no conhece nada sobre sistemas, provavelmente preferir a maquina que aumentara a produtividade, reduzir o custo. Esse empresrio no consegue enxergar que os sistemas so para a vida inteira, eles mexem com a organizao inteira: processos, pessoas, com processos obsoletos etc. ento, qualquer alterao que houver com sistemas implementados j nascer do jeito certo. a minoria que existir, do pessoal passar a enxergar esse aspecto. Os poucos que enxergam dessa forma esto na frente do mercado.