Sistemas de Informacin

Avance 1
Por

Ricardo Arrellano Rodrguez Pablo Soto Garcia Raymundo Garcia Gonzalez Erick Snchez Hernndez

Octavo Cuatrimestre

Grupo 08ISC081

Marzo 4, 2012

Mapa de proceso del sistema de almacenaje. Misin Almacenar los materiales y recursos garantizando el suministro oportuno de los productos requeridos para asegurar las actividades productivas y de servicios adems de lograr la calidad en el servicio, para satisfacer las necesidades del cliente. IV- Relacin de procesos del servicio almacn Cdigo Procesos 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Gestin de pedidos Gestin de inventario Recepcin de mercancas Almacenaje Consolidacin y desconsolidacin Cross docking (*) Predespacho Despacho Tratamiento y control de envases y embalaje Evacuacin de desechos

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Auditoria

Las interrelaciones que se pueden establecer entre los diferentes procesos pueden verse en la figura No.1 * Cross docking: Mercanca que no forma parte del inventario del almacn, sino que entra y vuelve a salir del almacn inmediatamente que se preparan los despachos de los clientes.

Figura No 1 Mapa del proceso de almacenaje

En cada uno de estos procesos se deben establecer la relacin de actividades fundamentales que se realizan, determinando la informacin de entrada y de salida necesaria para implementar el control interno. El control interno comprende el plan de organizacin, as como los mtodos debidamente clasificados y coordinados, adems de las medidas adoptadas

en una entidad para proteger sus recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la informacin contable, apoyar y medir la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, as como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. La implantacin de las medidas de control interno y la realizacin sistemtica de los controles conllevan a erradicar las deficiencias en el sistema de almacenaje, que redundarn en un incremento de la eficiencia econmica y en la calidad. Gestin de riesgos en el proceso de almacenes Es importante conocer cuales son los riesgos fundamentales a que puede estar expuesto el proceso de almacenaje sino se cumplen con las medidas de control interno para la actividad que se realiza (4), en la siguiente tabla hay un ejemplo, en el cual, el no cumplimiento de los controles establecidos puede conllevar a afectaciones en el proceso con los consiguientes riesgos al mismo. Riesgos Ocurrencias de robos Gestin de Riesgos Cuando el encargado de almacn detecta un robo o hurto, debe comunicarlo de inmediato al Jefe de seccin, que a su vez avisar al Director del almacn y a Proteccin Fsica, para que garantice la preservacin del lugar y determine medidas a seguir ante el hecho. Cuando se trate de mermas, deterioros, derrame, el Encargado de almacn comunicar de inmediato al Jefe de seccin el cual confeccionar el correspondiente Acta que entregar en el trmino de 24 horas en Contabilidad, la que de inmediato abrir el expediente, que debe ser resuelto por

Mermas Faltantes Sobrantes Deterioros

el Jefe de seccin en el trmino de 30 das, adems, deber comunicar al jefe de la comisin de investigacin de faltantes y sobrantes, compuesta por: Jefe de seccin. Director del almacn. Jefe del departamento de control de inventario. Encargado del contabilidad. Submayor en el departamento de

Mximo representante del rea que utiliza este producto almacenado. La mercanca se debe mantener para ser revisada por la comisin, que al examinarla emitir un acta con las causas investigadas y la recomendacin sobre el destino de la misma. La mercanca ser destinada de acuerdo a la aprobacin dada por la comisin, y le entregar su veredicto a Contabilidad para incorporarlo al expediente. En cualquier caso, el Director del almacn deber determinar la responsabilidad en el caso y enviar a Contabilidad un acta con las conclusiones logradas y las medidas tomadas. nota: La comisin debe acudir al lugar del hecho en un trmino de 24h despus de ser notificado. Productos ociosos El Director del Almacn realiza el trmite correspondiente, donde se declara sus inventarios ociosos y de lento movimiento, manteniendo la propiedad, posesin y custodia, garantizando su conservacin y disponibilidad para la venta. La firma de autorizo para este trmite esta dada por el

Director de Economa. Incendios Se toman todas las medidas que sean necesarias para extinguir el incendio, conjuntamente se realiza la denuncia al rgano competente el cual se encarga de determinar las causas que originaron el siniestro y llegar a conclusiones ante el hecho.

Perdida o El Encargado del almacn se responsabiliza con notificar al deterioro de Tcnico en productos, para que este realice un listado con el la tarjeta de submayor existente en el Ordenador (listado de existencias) estiba y confeccione una nueva tarjeta de estiba, verificando con el fsico en el almacn. Las cantidades Deber separase y solicitar la presencia de la Comisin de y/o pesos Baja Tcnica para le correspondiente verificacin y dictamen difieren de la al respecto de acuerdo a las normas establecidas. Sin este cantidad requisito no podr entregar ninguna mercanca. grabada en el embalaje en la Recepcin. Deterioro de El Encargado de almacn se responsabiliza con notificar al la mercanca Tcnico en producto del suceso ocurrido, este se encarga de en su determinar las causas e informarle al Director del almacn. manipulacin. Cuando ocurre el hecho se preserva el lugar, en caso de que el dao sea mayor se avisar a la comisin de investigacin de faltantes y sobrantes que determinar el destino del producto deteriorado. Deterioro de Ante la ocurrencia de este riesgo, se preserva el lugar y se le

la mercanca notifica al Jefe de seccin y a su vez, este avisar al Director, en su para tomar las medidas que sean pertinentes segn el caso transportacin dado. Si son daos mayores, se le comunicar a la Comisin de Faltantes y Sobrantes, para que determine el destino del producto. Diferencia en Si no existe plena coincidencia entre ambos documentos el las existencias Tcnico en Productos de inmediato confeccionar un acta de del Acta de reclamacin al proveedor y lo entregar al jefe de compra, el Recepcin y la que debe discutirlo con el correspondiente comprador y si Factura del determina que ste no tiene responsabilidad lo har llegar al comprador. proveedor, el que deber entregarle una copia firmada haciendo constar su recepcin. Esta copia del acta de reclamacin se entregar en el trmino de 24 horas en Contabilidad para abrir el correspondiente expediente. El jefe de compra o al jefe del rea que ejecut la compra, se responsabiliza con resolver la discrepancia con el proveedor en el trmino de 30 das. A partir de esta fecha, de no resolverse la discrepancia, el jefe de compra asume la responsabilidad por el expediente abierto en Contabilidad. Mala Si se realiza por exceso, el producto quedar en inventario planificacin hasta tanto se decida su destino. del inventario. Si se realiza por defecto, se solicita al proveedor la cantidad faltante. En caso que este suministrador no pueda satisfacer la demanda, se buscaran nuevas vas para satisfacer las necesidades. Tabla n 1 Riesgos que pueden estar presentes en el proceso de almacenaje. Establecimiento de los indicadores de control

Mediante la ejecucin de los indicadores definidos, se pueden visualizar y tener un control de los porcientos de cumplimiento tales como: Porciento de pedidos entregados en tiempo. Porciento de errores en facturacin. Porciento de solicitudes rechazadas. Porciento de incumplimiento de las normas por defecto. Porciento de incumplimiento de las normas por exceso. Porciento de pedidos entregados completo. Porciento de mermas. Porciento de prdidas. Rotacin del inventario.

Estos indicadores son vlidos para medir el nivel de servicio que los almacenes brindan a los diferentes clientes con los cuales se mantienen relaciones comerciales. El nivel de deficiencias del servicio se puede determinar por la siguiente frmula: Nivel de deficiencias del servicio (NDS)= errores en facturacin* solicitudes rechazadas* normas por defecto* normas por exceso* mermas* prdidas Tambin se determin el nivel del servicio en cuanto a los pedidos que influye directamente en la satisfaccin del cliente. Nivel de servicio por pedidos (NSP) = pedidos entregados en tiempo* pedidos entregados completos Para poder realizar la medicin de los indicadores anteriores es necesario contar con determinada informacin de entrada y salida, los mismos se relaciona en las tablas 2 y 3.:

Cdigo 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Indicadores Pedidos entregados en tiempo Errores en facturacin Total de facturas Cantidad de solicitudes rechazadas Total de pedidos realizados Ventas($) Valor de las existencias($) Cantidad de surtidos en defecto Cantidad de surtidos normados Cantidad de surtidos en exceso Total de pedidos entregados completos Mermas($) Prdidas($)

Tabla n 2 Informacin de entrada.

Cdigo 14 15 16

Indicador Porciento de pedidos entregados en tiempo (>90%) Porciento de errores en facturacin (<5%). Porciento de solicitudes rechazadas (<5%). Porciento de incumplimiento de las normas por defecto (<5%). Porciento de incumplimiento de las normas por exceso (<5%). Porciento de pedidos entregados completo (>90%) Porciento de mermas (<5%). Porciento de prdidas (<5%). Rotacin del inventario Nivel de deficiencias del servicio de almacenes (<5%) Nivel de servicio en cuanto a los pedidos (>90%)

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18 19 20 21 22 NDS NSP

Diagramas de entrada en inventario

La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de mercancas, descarga y verificacin tal y como se solicitaron actualizando los registros de inventario. Se trata de un proceso de altsima importancia dentro de las actividades de almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto final. El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto.

Las inspecciones son imprescindibles pero no aaden valor, por lo que es factor clave una adecuada seleccin de proveedores para tender hacia una recepcin segura y eliminar pasos de las inspecciones.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin. El registro y trazabilidad electrnicos de las existencias por ubicacin es otro factor que favorece la efectividad y eficiencia de la gestin del almacn y, en concreto, del proceso de recepcin y por ello, la empresa debe tomar las medidas oportunas para conseguirlo.

Conviene distinguir entre las llegadas de mercanca interna de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son

significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca. Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn.

Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor, con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn. Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien fijo en su ubicacin definitiva.