Manual de Comunicao Oficial

A redao oficial consubstancia todo um mecanismo de comunicao oficial no campo administrativo. Essa comunicao se efetiva por meio dos atos administrativos que so praticados pelos agentes da administrao pblica investidos de poderes. Para melhor entender os atos administrativos transcrita sua definio e so apresentados seus principais elementos, de acordo com Hely Lopes Meirelles. "Ato administrativo toda manifestao unilateral da vontade da administrao pblica que, agindo nessa qualidade, tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes aos administrados ou a si prpria." O exame do ato administrativo revela nitidamente a existncia de cinco elementos na sua formao, a saber: competncia, finalidade, forma, motivo e objeto. 1. Competncia - a condio primeira para a validade do ato administrativo. Nenhum ato pode ser realizado validamente sem que o agente disponha de poder legal para pratic-lo. 2. Finalidade - o objetivo de interesse pblico a atingir. No se compreende ato administrativo sem fim pblico. 3. Forma - A forma em que se deve exteriorizar o ato administrativo constitui elemento vinculado e indispensvel sua perfeio. A inexistncia da forma induz inexistncia do ato administrativo. A forma normal do ato administrativo a escrita, embora atos existam consubstanciados em ordens verbais, e at mesmo em sinais convencionais, como ocorre com as instrues momentneas de superior a inferior hierrquico, com as determinaes da polcia em casos de urgncia e com a sinalizao do trnsito. No entanto, a rigor, o ato escrito em forma legal no se expor invalidade. 4. Motivo - O motivo ou a causa a situao de direito ou de fato que determina ou autoriza a realizao do ato administrativo. O motivo, como elemento integrante da perfeio do ato, pode vir expresso em lei, como pode ser deixado a critrio do administrador. Em se tratando de motivo vinculado pela lei, o agente da administrao, ao praticar o ato, fica na obrigao de justificar a existncia do motivo, sem o qual o ato ser invlido ou pelo menos invalidvel por ausncia da motivao. 5. Objeto - O objeto do ato administrativo a criao, a modificao ou a comprovao de situaes jurdicas concernentes a pessoas, coisas ou atividades sujeitas atuao do Poder Pblico. Neste sentido, o objeto identifica-se com o contedo do ato e por meio dele a administrao manifesta o seu poder e a sua vontade ou atesta simplesmente situaes pr-existentes. Os atos administrativos, neste manual, foram agrupados em seis captulos: I - Atos de Correspondncia; II - Atos Enunciativos; III - Atos Normativos; IV - Atos de Ajuste; V - Atos Comprobatrios; VI - Outros Atos. CAPTULO I - ATOS DE CORRESPONDNCIA INFORMAES BSICAS PARA ELABORAO DE ATOS DE CORRESPONDNCIA

1. Caractersticas e/ou Qualidades Impessoalidade - Uso de termos e expresses impessoais. O que se comunica sempre algum assunto relativo s competncias de um rgo pblico e o destinatrio dessa comunicao ou o pblico ou outro rgo pblico. O tratamento impessoal refere-se (ao): a) ausncia de impresses individuais de quem comunica; b) impessoalidade de quem recebe a comunicao; c) carter impessoal do prprio assunto tratado. Formalidade - Uso adequado de certas regras formais. A formalidade consiste na observncia das normas de tratamento usuais na correspondncia oficial e no prprio enfoque dado ao assunto da comunicao. Conciso - Uso de termos estritamente necessrios. Texto conciso aquele que transmite o mximo de informaes com o mnimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, fundamental que se tenha, alm de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessrio tempo para revisar o texto depois de pronto. nessa leitura que muitas vezes se percebem eventuais redundncias ou repeties desnecessrias de idias. Clareza - Uso de expresses simples e objetivas, de fcil entendimento, e utilizao de frases bem construdas que evitem interpretao dbia. Como escrever um texto claro: dirija-se diretamente ao receptor; escreva, sempre que possvel, na voz ativa; prefira oraes verbais s nominais; escolha cuidadosamente o vocabulrio, evitando o jargo, e seja consistente; evite sinnimos pelo simples prazer de variar; repita palavras, ser for preciso; use somente as palavras necessrias; ponha os componentes do perodo em ordem lgica (sujeito, verbo, complementos); evite construes complexas; destaque os vrios itens, se houver; evite perodos com negativas mltiplas; transforme as oraes negativas em positivas, sempre que puder; prefira os perodos curtos aos longos; evite expresses de afetividade ou mesmo populares. Preciso - Emprego de termos prprios e adequados integral expresso de uma idia. Correo - Emprego de termos de acordo com as normas gramaticais. A utilizao dos elementos citados resultar na objetividade, caracterstica bsica de uma comunicao oficial. 2. Estilo A escolha dos termos e expresses que comuniquem com seriedade e imparcialidade a mensagem fator de grande relevncia. Assim, os adjetivos devem ser evitados, principalmente os flexionados no grau superlativo. 3. Concordncia com os Pronomes de Tratamento

A concordncia verbal relativa s formas de tratamento utilizadas (Ex. V.Sa., V.Exa., etc.) feita na 3a pessoa do singular. Exemplos: V. Exa. solicitou ... V. Sa. informou... O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poder utilizar a 1a pessoa do singular ou a 1 do plural (o chamado plural de modstia). Exemplos Tenho a honra de comunicar a V.Sa. ... Cabe-me, ainda, esclarecer a V.Exa. ... ou Temos a honra de comunicar a V. Sa. ... Cabe-nos, ainda, esclarecer a V. Exa. ... Observao Feita a opo pelo tratamento no singular ou pela utilizao do plural de modstia, deve-se observar a a uniformidade, isto , ou se usar apenas a 1 pessoa do a singular ou apenas a 1 pessoa do plural. 4. Esttica Na esttica das correspondncias oficiais emitidas pela administrao pblica devem ser observados os seguintes aspectos, para efeito de padronizao: a) Margens Esquerda: 2,5 cm da borda do papel. Direita: 1,5 cm da borda do papel. Superior: 1,5 cm da borda do papel. Inferior: 1,5 cm da borda do papel. b) Denominao do ato escrita em caixa alta e por extenso. c) Numerao composta pelo nmero e ano do expediente, alm da sigla do rgo emitente, escrita em caixa alta. Deve vir no incio da margem esquerda, abaixo do logotipo ou cabealho. d) Data composta pelo nome da cidade (seguido da sigla da unidade da Federao, quando emitida para fora do DF) e a data (por extenso, separada por vrgula e encerrada com ponto final). Seu trmino deve coincidir com a margem direita e estar na mesma direo da numerao do ato. Na indicao do dia, em data grafada por extenso, no se utiliza o zero esquerda (Braslia-DF, 2 de outubro de 1998). Se a data coincidir com o primeiro dia do ms, o grafa-se da seguinte forma: Braslia-DF, 1 de outubro de 1998. Nas datas abreviadas devem ser utilizados, para efeito de o separao, o hfen ou a barra inclinada, (1 - 08 - 1999, 02/08/1999). e) Destinatrio (PARA:) - (Exclusivo para memorando) Deve vir no incio da margem esquerda e abaixo da numerao. f) Vocativo Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda do papel, abaixo do nmero do ato e seguido de vrgula.
Cargo ou Funo Presidente da Repblica e VicePresidente Forma de Tratamento Vossa Excelncia V. Exa.

g) Pargrafo Deve vir a 2,5 cm da margem esquerda. h) Fecho Deve vir centralizado e a 1 cm abaixo do texto. i) Identificao do signatrio (nome e cargo) Deve vir centralizado e abaixo do fecho. j) Identificao do destinatrio Forma de tratamento, nome, cargo/instituio e cidade/estado. Deve vir sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina. 5. Sigilo/Tramitao Os documentos oficiais, segundo a necessidade de sigilo e quanto extenso de sua divulgao no mbito administrativo, tm os seguintes graus e correspondentes categorias de classificao: Grau de sigilo a) Secreto Documento cujo trato requer alto grau de segurana e cujo teor s deve ser do conhecimento de agentes pblicos diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio. b) Confidencial Documento que enseja prejuzos a terceiros ou embaraos atividade administrativa, se tratado ou conhecido por agentes pblicos no autorizados. c) Reservado Documento cujo assunto no deve ser do conhecimento do pblico em geral. Prazo de tramitao a) Urgente Documento que, na sua tramitao, requer maior celeridade que a rotineira. b) Sujeito a prazo Documento cuja tramitao no pode ultrapassar o perodo de tempo determinado em lei, regulamento, regimento ou o fixado por autoridade competente. 6. Numerao de Pargrafos Os atos de correspondncia muito extensos devem ter seus pargrafos numerados, para facilitar a consulta. No devero ser numerados o primeiro pargrafo e o fecho. 7. Formas de Tratamento e Endereamento Nas comunicaes oficiais deve-se observar a utilizao adequada dos pronomes de tratamento, considerando-se no somente a rea de atuao da autoridade (civil, militar, etc.), mas tambm a posio hierrquica do cargo que ocupa. O quadro a seguir apresenta uma sntese das formas de tratamento:

Abreviatura Singular Plural Excelentssimo Senhor Cargo

Vocativo

Destinatrio

Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo

Presidente do Congresso Nacional

Vossa Excelncia

V. Exa.

Excelentssimo Senhor Cargo

Presidente do Supremo Tribunal Federal

Vossa Excelncia

V. Exa.

Excelentssimo Senhor Cargo

Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo

Presidentes e Membros dos Tribunais de Contas da Unio e dos Estados Presidentes e Membros dos Tribunais da Unio, Regionais e Municipais Presidentes das Assemblias Legislativas Estaduais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + Cargo

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + Cargo

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Presidente da Cmara dos Deputados e do Senado Federal

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Deputados Federais e Estaduais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Governadores de Estado

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Secretrios de Estado dos Governos Estaduais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Secretrios da Presidncia da Repblica

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Secretrios Nacionais dos Ministrios e Secretrios Executivos Secretrio-Geral

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Consultor-Geral da Repblica

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Prefeitos Municipais

Vossa Excelncia

V. Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Procurador-Geral da Repblica

Vossa Excelncia

V. Exa.

Senhor + cargo

Chefe do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica

Vossa Excelncia

V. Exa.

Senhor + cargo

Chefe do Estado-Maior das Foras Armadas

Vossa Excelncia

V. Exa.

Senhor + cargo

Chefes do Estado-Maior das Trs Armas

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Senhor + cargo

Oficiais Generais das Foras Armadas

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Senhor + cargo

Desembargadores

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Senhor + cargo

Senadores

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Excelentssimo Senhor Nome Cargo Endereo Sua Santidade Nome Endereo

Ministros de Estado

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Senhor + cargo

Auditores da Justia Militar

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Senhor + cargo

Presidentes das Cmaras Municipais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Membros do Supremo Tribunal Federal

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidentes e Membros dos Tribunais Regionais Federais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidente e Membros do Superior Tribunal de Justia

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidentes dos Tribunais de Justia dos Estados

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Excelentssimo Senhor + cargo

Embaixadores

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidente e Membros do Superior Tribunal Militar

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidente e Membros do Tribunal Superior Eleitoral

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidentes e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidente e Membros do Tribunal Superior do Trabalho

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Presidentes e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho

Vossa Excelncia

V.Exa.

V.Exas.

Senhor + cargo

Juiz de Direito

Vossa Excelncia

V. Exa.

V. Exas.

Meritssimo Senhor

Reitor de Universidade

Vossa Magnificncia

V.Maga.

V.Magas.

Magnfico Reitor

Papa

Vossa Santidade

V.S.

Santssimo Padre

Cardeal

Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima Vossa Reverendssima

V.Ema. V.Revma.

V.Emas. V. Revmas.

Eminentssimo Reverendssimo ou Sua Exa. Revma. Eminentssimo Senhor Cardeal Nome Cargo Endereo: Reverendo Padre Reverendssimo Padre ou (Revmo. Pe.) Nome Cargo Endereo

Sacerdotes em Geral

V.Revma.

V.Revmas

Rei/Rainha/ Imperador

Vossa Majestade

V.M.

VV. MM.

Majestade

Sua Majestade Nome Cargo Endereo Sua Alteza Real Nome Cargo Endereo Sua Exa.Revma. Nome Cargo Endereo

Prncipe/Princesa/ Duque e Arquiduque

Vossa Alteza

V.A.

VV.AA.

Serenssimo + titulo

Bispos e Arcebispos

Vossa Excelncia Reverendssima

V.Exa. Revma.

V.Exas. Revmas.

Excelentssimo Reverendssimo

Observaes Gerais - Nos altos escales devem ser evitadas as abreviaturas dos pronomes de tratamento. - As formas Ilustrssimo e Dignssimo ficam abolidas das comunicaes oficiais. - Doutor ttulo acadmico e no forma de tratamento, sendo empregado apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham concludo cursos de doutorado. - Com o objetivo de simplificar o fecho das correspondncias oficiais deve-se utilizar somente dois tipos para todas as modalidades de comunicao oficial: Respeitosamente - para o Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional, Presidente do Supremo Tribunal Federal e Governador do Distrito Federal. Atenciosamente - para as demais autoridades. - O tratamento, no texto da correspondncia e no destinatrio, deve ser coerente, vindo por extenso ou abreviado. - Na identificao do destinatrio, sempre na primeira pgina do documento, usa-se Excelentssimo (a) Senhor (a) quando se utilizar o tratamento Vossa Excelncia e Senhor (a), para o tratamento Vossa Senhoria.

Aviso Definio Aviso a comunicao pela qual os titulares de rgos, entidades e presidentes de comisses da Administrao do Distrito Federal comunicam ao pblico assunto de seu interesse e solicitam a sua participao. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - AVISO, com sua respectiva identificao; 3. objeto - resumo do assunto; 4. autor - autoridade investida de poderes legais para baixar o ato; 5. texto - pode ser desdobrado em itens; 6. local e data; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo. Observao O aviso dever ser publicado no Dirio Oficial do Distrito Federal.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE SEGURANA PBLICA AVISO DE ABERTURA DE PROPOSTAS o TOMADA DE PREOS N .............. Objeto: Aquisio, por itens, de equipamentos de softwares de informtica para o Conselho de Segurana Pblica do Entorno do Distrito Federal. | | | | | | | | | | | | | | 1*

A COMISSO PERMANENTE DE LICITAO - CPL torna pblico aos licitantes e demais interessados que realizar reunio para abertura das propostas de preos, no dia ................. s ......... horas, no auditrio ..............................................., situado no ........................................, Braslia - DF, telefones: ...........................

4,5

Braslia,.......... de...............de................. Assinatura Nome por extenso Cargo

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* A numerao colocada margem direita dos atos administrativos exemplificados neste documento corresponde encontrada em todas as estruturas apresentadas.

Carta Definio Carta a forma de correspondncia por meio da qual os dirigentes da Administrao do Distrito Federal se dirigem a personalidades e entidades pblicas e particulares para tratar de assunto oficial. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - CARTA; 10. cargo.

3. numerao/ano, local e data na mesma direo; 4. destinatrio: 4.1 nome; 4.2 cargo; 4.3 endereo; 5. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; 6. texto - exposio do assunto; 7. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 8. assinatura; 9. nome;

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS CARTA No ....... Braslia, ... de .................de ...... . | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Atenciosamente, Assinatura Nome por extenso Cargo Circular Definio Circular a correspondncia oficial de igual teor, expedida por dirigentes de rgos e entidades e chefes de unidades da Administrao do Distrito Federal a vrios destinatrios. Estrutura 1 designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2 denominao do ato - CIRCULAR; 3 numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4 vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; | | | | <- 7

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Nome por extenso Cargo Endereo Senhor Diretor, O GOVERNADOR DO DISTRITO FEDERAL, no desejo de racionalizar e elevar o padro das correspondncias oficiais, determinou ao Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos-IDR que editasse, em parceria com a Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa - SMOA, um Manual de Comunicao Oficial, baseado nas modernas tcnicas redacionais. Considerando ser Vossa Senhoria uma das pessoas que mais subsdios tem oferecido no campo da comunicao oficial, vimos submeter sua apreciao a minuta do referido Manual. Solicitamos que as sugestes que Vossa Senhoria houver por bem apresentar sejam reunidas no final do trabalho, fazendo constar a pgina e a linha a que se referem.

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<- 5

<- 6

<8,9,10

5 texto - exposio do assunto; 6 fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7 assinatura; 8 nome; 9 cargo; 10 destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado. Observaes 1 Se a circular tiver mais de uma folha, numerar as subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito, a partir da nmero dois. 2 O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS CIRCULAR No.............. - IDR Braslia,................de...................................de.................. . Senhor Secretrio, A misso do Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos dotar a Administrao Pblica de talentos humanos qualificados e comprometidos com a excelncia na prestao de servios sociedade. Estamos, neste momento, reorganizando e planejando nossas atividades para o quadrinio....... - ............ e para tanto, solicitamos a Vossa Excelncia a indicao de um servidor para atuar como Consultor Interno de Recursos Humanos desse rgo junto ao IDR. A proposta a de que esse profissional possa diagnosticar as reais necessidades de treinamento e auxiliar no planejamento de metas de Recursos Humanos, tornando-se um elo de ligao entre este Instituto e essa Secretaria. Tendo em vista a importncia do papel a ser representado por esse profissional, sugerimos que sejam observados alguns aspectos significativos para que haja uma melhor atuao, conforme documento anexo. Solicitamos que a indicao seja feita at o dia .................. e encaminhada mediante o preenchimento do formulrio anexo. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

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Atenciosamente,

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Assinatura Nome por extenso Cargo Excelentssimo Senhor Nome por extenso Cargo NESTA

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Exposio de Motivos Definio Exposio de Motivos a correspondncia por meio da qual os secretrios e autoridades de nvel hierrquico equivalente expem assuntos da Administrao do Distrito Federal para serem solucionados por atos do Governador. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - EXPOSIO DE MOTIVOS; 3. numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. vocativo - Excelentssimo Senhor Governador, seguido de vrgula; 5. texto: 5.1. apresentao do assunto; 5.2. alegaes e fundamentos; 5.3. parecer conclusivo sobre o assunto focalizado; 6. fecho - Respeitosamente, seguido de vrgula;

7. assinatura; 8. nome; 9. cargo; 10. destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado. Observaes 1. Se a exposio de motivos tiver mais de uma folha, numerar as subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito, a partir da nmero dois. 2. Entende-se por autoridade de nvel hierrquico equivalente: Vice-Governador, Secretrios, ProcuradorGeral e Chefe da Casa Militar. 3. Quando a exposio de motivos tratar de assuntos que envolvam mais de uma Secretaria, esta dever ser assinada pelos Secretrios envolvidos. 4. Alm do carter informativo, a exposio de motivos pode propor medidas ou submeter projeto de ato normativo apreciao da autoridade competente. 5. O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO EXPOSIO DE MOTIVOS No............. - GAB/SEA Braslia, .........de..................de........ . | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | <- 1

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Excelentssimo Senhor Governador, Submeto a Vossa Excelncia a minuta de Decreto, em anexo, que institui no mbito do Distrito Federal o Sistema Integrado de Controle de Processos - SICOP. O sistema, objeto da proposio, tem por finalidade assegurar o desenvolvimento das atividades a seguir elencadas: 1 Cadastro e controle das informaes de processos protocolados junto aos rgos integrantes do Complexo Administrativo do Distrito Federal. 2 Atualizao imediata da informao acerca do cadastramento e tramitao de processos. 3 Descentralizao do cadastramento e tramitao de processos em relao ao Sistema de Comunicao Administrativa/SEA, para os respectivos setoriais onde se encontrem. 4 Agilidade e preciso relativas s informaes sobre processos. Vale ressaltar que o Sistema Integrado de Controle de Processos, atravs da Subsecretaria de Modernizao e Organizao Administrativa desta Secretaria, j se encontra devidamente implantado e em pleno funcionamento, carecendo, todavia, do instrumento jurdico competente para que lhe seja conferida a legitimidade necessria. Releva observar que a presente minuta encontra-se em conformidade com os demais atos da espcie, no existindo bices legais que impeam sua edio. Destarte, submeto superior considerao de Vossa Excelncia a minuta de ato que consubstancia a proposta em epgrafe.

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Respeitosamente, Assinatura Nome por extenso Cargo Excelentssimo Senhor Nome por extenso Cargo NESTA

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Memorando Definio Memorando a correspondncia utilizada pelas chefias no mbito de um mesmo rgo ou entidade para expor assuntos referentes a situaes administrativas em geral. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - MEMORANDO; 3. numerao / ano, sigla do rgo emissor, local e data, na mesma direo do nmero;

4. destinatrio - PARA, seguido de dois pontos; 5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo. Observao O memorando pode ser usado no mesmo nvel hierrquico ou em nvel hierrquico diferente.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS MEMORANDO o N ...... - DESEP | | | | |

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Braslia, .... de ............ de ...... .

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PARA: ASTEC Comunicamos a Vossa Senhoria que, aps estudo e anlise do documento PLANEJAMENTO E EXECUO DE CONCURSO PBLICO elaborado por essa Assessoria, a nova sistemtica de trabalho ser aplicada em carter experimental, em atendimento sua solicitao. Cada unidade orgnica que compe este Departamento recebeu um exemplar do documento para acompanhar e avaliar sua aplicao. Este Departamento necessita de um prazo de trs meses, ou seja, agosto, setembro e outubro, para proceder validao do material e apresentar sugestes para sua reformulao e implantao definitiva. Atenciosamente, Assinatura Nome por extenso Cargo

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<- 6

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Mensagem Definio Mensagem o instrumento de comunicao oficial do Governador para o Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal, expondo sobre matrias que dependem de deliberao da Cmara. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - MENSAGEM; 3. numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. vocativo - Excelentssimo Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; 5. texto: 5.1. apresentao do assunto; 5.2. justificativa; 5.3. concluso;

6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo; 10. destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado. Observaes 1. A mensagem versa sobre os seguintes assuntos, entre outros: encaminhamento de projeto de lei complementar ou financeira; pedido de autorizao para o Governador do Distrito Federal e o Vice-Gover-nador se ausentarem do Pas por mais de 15 dias; encaminhamento das contas referentes ao exerccio anterior; abertura da sesso legislativa; comunicao de sano de veto. 2. O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL GABINETE DO GOVERNADOR MENSAGEM No....... - GAG Braslia, ....de.......................de.... . | | | | | | | | | | | | | | | Atenciosamente, Assinatura Nome por extenso | <- 6 <- 1

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Excelentssimo Senhor Presidente da Cmara Legislativa do Distrito Federal, Submeto elevada apreciao dessa Cmara Legislativa, para fins de homologao, o Convnio ICMS 8, de 16 de abril de 1999, aprovado pelo Conselho Nacional de Poltica Fazendria - CONFAZ. O mencionado Convnio autoriza o Distrito Federal, na forma e condies definidas em sua legislao, a conceder iseno do ICMS nas sadas internas de mercadorias constantes da cestas bsicas adquiridas pelo Governo do Distrito Federal e destinadas ao Programa de Fortalecimento s Famlias de Baixa Renda. Esclareo, por oportuno, que o referido Convnio est sendo submetido a essa Casa Legislativa por fora o do disposto no art. 135, 6 , da Lei Orgnica do Distrito Federal.

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Governador Excelentssimo Senhor Nome por extenso Cargo Nesta | | | |

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Ofcio Definio Ofcio o meio de comunicao utilizado entre dirigentes de rgos e entidades e titulares de unidades do Distrito Federal ou ainda destes para com a Administrao Federal e Empresas Privadas. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - OFCIO; 3. numerao/ano, sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula;

5. texto - exposio do assunto; 6. fecho - Atenciosamente, seguido de vrgula; 7. assinatura; 8. nome; 9. cargo; 10. destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado. Observaes 1. Se o ofcio tiver mais de uma folha, numerar as subseqentes com algarismos arbicos, no canto superior direito, a partir da nmero dois. 2. O destinatrio deve figurar sempre no canto inferior esquerdo da primeira pgina.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO OFCIO No ........ - GAB/SEA Senhora Superintendente, Esta Secretaria tem acompanhado e avaliado sistematicamente as necessidades de capacitao dos Recursos Humanos dos Quadros de Pessoal da Administrao Direta, Autrquica e Fundacional do Distrito Federal, constatando que imprescindvel neste momento a implementao de um programa que contribua significativamente para a valorizao do servidor, visando reestimul-lo para o exerccio de suas funes. Ao ensejo do incio das aes desse Instituto de Desenvolvimento de Recursos Humanos, especificamente no que se refere ao treinamento e aperfeioamento dos servidores, fazemos algumas sugestes visando colaborar para o pleno xito do projeto. Mediante avaliao situacional dos rgos e entidades da administrao, bem como o que consta dos relatrios de auditoria do controle interno e externo, conclui-se que existe uma grande necessidade de capacitao dos servidores dos diversos Quadros de Pessoal que compem a Administrao Pblica do Distrito Federal, uma vez que os treinamentos at ento realizados no obtiveram pleno xito por no estarem voltados diretamente para as atribuies dos servidores. Assim sendo, sugere-se que a Identificao das Necessidades de Treinamento, voltadas para a rea de Recursos Humanos, que est sendo realizada sob coordenao desse Instituto, considere as dificuldades inerentes ao desempenho de cada funo, no sentido de se obter subsdios para a capacitao dos servidores de todas as carreiras, conforme especificidade das atribuies. Alguns projetos de ordem prioritria, devido s mudanas ocorridas no mbito do Quadro de Pessoal do Governo do Distrito Federal, podero ser implantados de forma emergencial, como uma Poltica de Desenvolvimento Gerencial, atravs da definio e implementao de estratgias gerenciais, que busquem uma prtica de ao dinmica e eficaz entre as diversas reas das instituies, considerando os diferentes nveis hierrquicos. Sugere-se, ainda, a elaborao de um projeto para o treinamento introdutrio dos servidores recm-nomeados, com o objetivo de proporcionar a esses servidores um processo de ambientao, integrao e acesso s informaes necessrias ao bom desempenho de suas funes. Desta forma, gostaramos de contar com o apoio de Vossa Senhoria, no sentido de desenvolver, implantar e implementar os programas e projetos para a Administrao Pblica do Distrito Federal, conforme Programa de Valorizao do Servidor, estabelecido no Plano de Governo do Distrito Federal. Braslia, .......de................... de...... . | | | | | <- 1

<- 2 <- 3 <- 4

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<- 5

Atenciosamente, Assinatura Nome por extenso

<- 6

| <- 7,8,9 |

Cargo Senhora Nome por extenso Cargo NESTA

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<- 10

Telegrama Definio Telegrama a forma de correspondncia em que so transmitidas comunicaes de absoluta urgncia e com reduzido nmero de palavras, uma vez que a sua principal caracterstica a sntese. Estrutura 1. destinatrio: 1.1. nome; 1.2. endereo; 1.3. cidade; 1.4. estado, pas, CEP; 2. texto - em letras maisculas; 3. remetente: 3.1. nome e cargo; 3.2. endereo; 3.3. cidade, estado e CEP.

ATOS ENUNCIATIVOS Apostila Definio Apostila o documento que complementa um ato oficial, em geral ligado vida funcional dos servidores pblicos, fixando vantagens pecunirias, retificando ou alterando nomes ou ttulos. Estrutura 1. prembulo: 1.1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 1.2. denominao do ato - APOSTILA ou APOSTILAMENTO; 1.3. autor e fundamento legal; 1.4. ordem de execuo - AUTORIZO, DECLARO. 2. texto: 2.1. qualificao do interessado e objeto; 3. data; 4. assinatura; 5. nome. Observaes 1. O ato deve ser publicado e registrado no assentamento funcional. 2. A apostila sempre assinada pelo titular do rgo expedidor.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE SEGURANA PBLICA POLCIA CIVIL APOSTILA O DIRETOR DA DIVISO DE PESSOAL DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO-GERAL, DA POLCIA CIVIL DO DISTRITO FEDERAL, no uso das suas atribuies, AUTORIZA: | | | | | | | |

Nos valores percebidos a ttulo de penso instituda pelo ex-servidor ....................................., Agente de | Polcia, Classe Especial, Padro III, matrcula no ................ do Quadro de Pessoal do Distrito Federal, sejam | excludas como beneficirias de penso vitalcia, ............................, a partir de ......... de ............ de ..........., e |

de penso temporria, .........................................., a partir de ....... de .................. de ..........., por motivo de | falecimento e por ter adquirido maioridade, respectivamente. Processo no ............................................. . | |

Braslia,.....de.................de..................

Assinatura Nome por extenso

| |

4,5

Ato Declaratrio Definio Ato Declaratrio o instrumento pelo qual dirigentes de rgos e entidades da Administrao Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situao com base em dispositivo legal. Estrutura 1. prembulo: 1.1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica;

1.2. denominao do ato - ATO DECLARATRIO, nmero, ano e sigla; 1.3. ementa; 1.4. autor e fundamento legal; 1.5. ordem de execuo - DECLARA; 2. texto; 3. local e data; 4. assinatura; 5. nome.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DA FAZENDA SUBSECRETARIA DA RECEITA o ATO DECLARATRIO N ........... SR/SEF Imunidade quanto ao ISS para entidade de Assistncia Social. O SUBSECRETRIO DA RECEITA DA SECRETARIA DE FAZENDA DO DISTRITO FEDERAL, no uso da competncia que lhe confere o artigo 13, inciso III, do Regimento aprovado pelo Decreto no ................................, e fundamentado no artigo 150, inciso VI, alnea "c", da Constituio Federal, combinado com o artigo 14 da Lei no 5.172/66 - Cdigo Tributrio Nacional - e considerando ainda o que consta do o processo n ...................................., DECLARA: | | | | | | | | | | | | | |

A AO DO PLANALTO - ASP, CGC/MF no................................., imune quanto ao Imposto Sobre Servios ISS, no tocante aos servios por ela prestados em funo do cumprimento de suas finalidades essenciais (pargrafo 4o, artigo 150, CF), excludos os servios de terceiros prestados instituio, salvo se tambm forem detentores de ttulos de reconhecimento de imunidade, iseno ou no-incidncia do ISS.

| | | | | | | |

Braslia, ............de.............de.............. . Assinatura Nome por extenso

4,5

Despacho Definio Despacho a nota escrita pela qual uma autoridade d soluo a um pedido ou encaminha a outra autoridade pedido para que decida sobre o assunto. O despacho pode ser interlocutrio ou decisrio. DESPACHO INTERLOCUTRIO Estrutura 1. destinatrio; 2. texto; 3. data;

4. assinatura; 5. nome; 6 cargo. Observaes 1. breve e baseado em informaes ou parecer. 2. Consta do corpo do processo (quando houver). 3. geralmente manuscrito. 4. assinado pela autoridade competente, podendo, contudo, ser elaborado e assinado por outros servidores desde que lhes seja delegada competncia. Nesse caso, inicia-se pela expresso: "De ordem". 5. No publicado.

Exemplificaes 1 Assessoria Tcnica, para anlise e pronunciamento. Em............... Assinatura Nome por extenso Cargo De ordem. Ao Servio de Pessoal, para conhecimento e providncias. | | | 1 2 3

| | 4,5,6 | | | | | | Assinatura Nome por extenso Cargo 1

Em...............

| | 4,5,6 |

DESPACHO DECISRIO Estrutura 1. processo (quando houver); 2. interessado; 3. assunto; 4. texto;

5. data; 6. assinatura; 7. nome; 8. cargo. Observao O despacho decisrio defere ou indefere solicitaes. Exemplificao

o PROCESSO N : .............................................................

INTERESSADO: Centro de Ensino no ........ - Taguatinga. ASSUNTO: Aprova Plano de Funcionamento do Centro de Ensino no ....... de Taguatinga.

| | | | | | | | | | | | | | | |

Homologo o Parecer no .................. CEDF, de ............., aprovado por unanimidade pelo Conselho de Educao do Distrito Federal em sesso plenria da mesma data, cuja concluso do seguinte teor: "O Plano no desenvolve, satisfatoriamente, os aspectos relativos ministrao do ensino supletivo e no d uma viso global do processo de escolarizao. Estas restries no so impeditivas para que se considere a proposta em condies de merecer aprovao, no entanto, orientando-se o estabelecimento no sentido do cumprimento das normas j baixadas para essas reas especficas".

Em................. Assinatura Nome por extenso Cargo

| | 6,7,8 |

Parecer Definio Parecer a manifestao de rgos ou entidades sobre assuntos submetidos sua considerao. Estrutura 1. prembulo: 1.1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 1.2. denominao do ato - PARECER, seguido do nmero, ano e sigla do rgo; 1.3. nmero do processo (quando houver); 1.4. interessado; 1.5. ementa; 2. texto, constando de trs partes: 2.1. histrico;

2.2. anlise; 2.3. concluso; 3. local e data; 4. assinatura; 5. nome; 6. cargo; 7. homologao/aprovao pela autoridade superior; 8. data; 9. assinatura; 10 nome; 11 cargo. Observao O parecer um ato administrativo usado com mais freqncia por conselhos, comisses, assessorias e equivalentes.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE EDUCAO CONSELHO DE EDUCAO DO DISTRITO FEDERAL o PARECER N ........ - CEDF o Processo n ............................. Interessado: Empresa ............. Pela aprovao do novo Calendrio dos Exames Supletivos Profissionalizantes. | | | | | | | | | | I - HISTRICO - Em cumprimento ao determinado pelo Parecer .......-CEDF, que aprova a Estratgia de Matrcula e Calendrio Escolar e de Exames Supletivos, a Fundao Educacional do Distrito Federal encaminhou, em ..........., ao Senhor Secretrio de Educao (nome por extenso), a relao dos exames de suplncia profissionalizante, conforme o especificado no referido Parecer. II - ANLISE - A relao enviada vem com acrscimo de duas novas modalidades de oferta, em virtude do grande nmero de candidatos. Essas novas modalidades surgiram em conseqncia de consulta realizada junto comunidade e instituies governamentais e no-governamentais, que manisfestaram interesse pelos cursos de Contabilidade e Eletrnica, perfazendo assim uma oferta total de oito modalidades tcnicas de suplncia profissionalizante. As demais, so as seguintes: Eletrotcnica, Higiene Dental, Patologia Clnica, Secretrio Escolar, Telecomunicaes e Transaes Imobilirias. As datas de inscries para as provas tericas foram prolongadas devido ao acrscimo das novas modalidades. Inclui-se, tambm, perodo de inscrio para as provas prticas e alteram-se as datas para a realizao dessas provas, conforme calendrio em anexo. III - CONCLUSO - por aprovar as alteraes propostas para as inscries e provas dos exames o o supletivos de 1 e 2 Graus, conforme calendrio proposto para o ano de ........., o qual dever ser anexado ao presente parecer. o parecer,smj. | | | | | | | | | | | | | | | | | | || | |

Sala Helena Reis, Braslia, .......de........................de....... Assinatura Nome por extenso Cargo Aprovado no Conselho de Educao e em Plenrio Em .............................

| | 4,5,6 | | | 7,8 | | | 9,10,11 |

Assinatura Nome por extenso Cargo

Relatrio Definio Relatrio o documento em que se relata ao superior imediato a execuo de trabalhos concernentes a determinados servios ou a um perodo relativo ao exerccio de cargo, funo ou desempenho de atribuies. Estrutura 1. designao do rgo, dentro de sua respectiva ordem hierrquica; 2. denominao do ato - RELATRIO; 3. numerao/ano - sigla do rgo emissor, local e data na mesma direo do nmero; 4. assunto; 5. vocativo - Senhor e o cargo do destinatrio, seguido de vrgula; 6. texto - a exposio do assunto e consta de: 6.1. apresentao - refere-se finalidade do documento; 6.2. desenvolvimento - explanao dos fatos, de forma seqencial;

6.3. concluso - resultado lgico das informaes apresentadas; 7. fecho; 8. assinatura; 9. nome; 10. cargo; 11. destinatrio - tratamento, nome, cargo, instituio e cidade/ estado. Observaes 1. Se o relatrio tiver mais de uma folha, numerar as folhas subseqentes com algarismos arbicos. 2. H vrias modalidades de relatrio: roteiro, parcial, anual, eventual, de inqurito, de prestao de contas ou contbil, de gesto e administrativo. 3. O destinatrio deve figurar no canto inferior esquerdo da primeira pgina, quando no for encaminhado por um documento.

Exemplificao GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS RELATRIO o N ........ - IDR Braslia, ........de.......................de....... . Assunto: Apurao de Fatos | | |

| | 2,3,4 | | | | | | | | | | | | | | | | | | 5

Senhor Diretor, Vimos submeter apreciao de Vossa Excelncia o Relatrio das diligncias preliminares efetuadas no sentido de apurar denncias de irregularidades ocorridas no rgo X. Em 10 de setembro, com o conhecimento do dirigente do rgo X, foram interrogados os funcionrios A e B, acusados da violao do malote de correspondncia sigilosa destinada ao rgo Y. Ambos os funcionrios negaram a autoria da violao do malote, nos termos constantes das declaraes anexas. Na sindicncia efetuada, contudo, verifica-se indcios de culpa do funcionrio A, sobre o qual recaem as maiores acusaes, conforme depoimentos, em anexo. O funcionrio B, apesar de no poder ser considerado mancomunado com o primeiro, pode ter parte da responsabilidade por ter sido omisso e negligente no exerccio de suas funes. Como chefe, devia estar presente na hora do lacramento do malote, o que no ocorreu, conforme depoimentos constantes das folhas.............................. . A nosso ver, impe-se a necessidade de ser instaurado imediatamente o inqurito administrativo para que o caso seja estudado com a profundidade que merece.

Atenciosamente,

Assinatura Nome por extenso Cargo

| | 8,9,10 |

Senhor Nome por extenso Cargo NESTA

| | | |

11