Manual de Procedimientos de Ofilinea del Sureste SA de CV

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIN DE FACTURA EN VENTAS DE CONTADO 1

CLIENTE

Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2011 ltima Revisin: 27-feb-12

Seccin: PROCEDIMIENTOS SISTEM ALMA Pg. CONTA

4
ADMON

PROCEDIMIENTO (EFECTIVO, TARJETA DE CRDITO, FICHA DE DEPSITO/TRANSFERENCIA) Inicio del Proceso 1. EV elabora factura en el sistema. 2. EV imprime 2 copias de factura.
a) b) Una copia para cliente. Una copia donde firme el cliente de recibido, nombre, fecha y firma.

VENTAS
INICIO

COMPR

3. EV entrega factura al cliente y solicita firma de recepcin. 4. Cliente firma copias al EV (leyenda RECIB ORIGINAL, nombre, fecha y firma).
a) En caso de no contar con la firma, se deber imprimir en el reverso de la copia de factura el correo del envo de la Factura al Cliente por parte de Administracin.
4

5. EV notifica a Administracin para envo de archivos de factura. 6. Administracin enva factura electrnica por e-mail a Cliente con copia oculta a EV (Administracin solicita notificacin de recibido).
a) b) Enviar archivo .PDF Enviar archivo .XML

7. EV entrega al Encargado de Ventas Piso la factura firmada por el cliente (o con impresin del correo) para el archivo de consecutivos
a) En caso de requerir soporte sacar una copia y se quedar con sta el EV.
7 7

8. Encargado Ventas Piso (EVP) archiva factura para control de Consecutivo de Facturas por mes. Fin del Proceso
NOTA: El envo de las Facturas Electrnicas y archivos .xml son exclusivos del rea de Administracin as como el acceso a la ubicacin de stos en el Servidor (Dacaspel (\\servidor)(Z)). Si se detecta o sorprende a algn EVC o EVP obteniendo /enviando /utilizando, etc. alguno de los anteriores no se le pagar la comisin de esas facturas.
8

FIN

EV. Imprime Factura: Admon. Enva PDF: Admon. Enva XML:

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SI SI SI
Conector pg

Inicio/termino

Decisi n

multidocumento

Proceso

Envi/ Transporte

Almacenar papel

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIN DE FACTURA EN VENTAS DE CONTADO 2

CLIENTE

Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2011 ltima Revisin: 27-feb-12

Seccin: PROCEDIMIENTOS SISTEM ALMA Pg. CONTA

5
ADMON

PROCEDIMIENTO
(PAGO CON CHEQUE, TRANSFERENCIA ELECTRNICA) Inicio del Proceso 1. EV pasa a Administracin para entrega de cheque o acuse de transferencia electrnica. 2. Administracin recibe pago. 3. Administracin deposita cheque en el banco y/o confirma depsito en firme de la transferencia 4. Administracin verifica en el banco que el cobro haya sido realizado satisfactoriamente.
a) Cobro realizado satisfactoriamente, Proceso Contina. b) Cobro no realizado satisfactoriamente: 1) EV notifica a Cliente. 2) Cliente realiza pago nuevamente (repite punto 1-4).

VENTAS

COMPR

INICIO 2 1 3

6, b), 2)

4, b), 1)

5. 6. 7. 8. 9.

Administracin notifica a EV que pago de cliente es correcto. EV elabora factura en el sistema. EV imprime factura.
a) b) Una copia para cliente. Una copia donde firme el cliente de recibido, nombre, fecha y firma.
9

No

EV entrega factura al cliente y solicita firma de recepcin. Cliente firma copias al EV (leyenda RECIB ORIGINAL, nombre, fecha y firma).
a) En caso de no contar con la firma, se deber imprimir en el reverso de la copia de factura el correo del envo de la Factura al Cliente por parte de Administracin.

Cobro realizad o

Si 7

10. EV notifica a Administracin para envo de archivos de factura 11. Administracin enva factura electrnica por e-mail a Cliente con copia oculta a EV. a) Enviar archivo .PDF b) Enviar archivo .XML 12. EV entrega al Encargado de Ventas Piso la factura firmada por el cliente (o con impresin del correo) para el archivo de consecutivos (en caso de requerir soporte sacar una copia y se quedar con sta el EV) 13. Encargado Ventas Piso (EVP) archiva factura para control de Consecutivo de Facturas por mes. Fin del Proceso NOTA: El envo de las Facturas Electrnicas y archivos .xml son exclusivos del rea de Administracin as como el acceso a la ubicacin de stos en el Servidor (Dacaspel (\\servidor)(Z)). Si se detecta o sorprende a algn EVC o EVP obteniendo /enviando /utilizando, etc. alguno de los anteriores no se le pagar la comisin de esas facturas.

5 8

10

11

12

13

FIN

EV. Imprime Factura: Admon. Enva PDF: Admon. Enva XML:

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SI SI SI
Conector pg

Inicio/termino

Decisi n

multidocumento

Proceso

Envi/ Transporte

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIN DE FACTURA EN VENTAS A CRDITO

CLIENTE

Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2011 ltima Revisin: 27-feb-12

Seccin: PROCEDIMIENTOS SISTEM ALMA Pg. CONTA

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ADMON

PROCEDIMIENTO Fin del Proceso 1. EV elabora facturas en el sistema. 2. EV notifica a Administracin la elaboracin de facturas. 3. Administracin imprime 4 copias. (1 Cliente, 1 EV, 1 Administracin, 1 consecutivo) 4. Administracin entrega copias al EV para realizar trmite de cobranza. 5. EV sella 3 copias de facturas (RECIB FACTURA ORIGINAL PARA TRMITE DE PAGO) 6. EV entrega factura original al cliente. 7. Cliente firma copias selladas al EV. 8. EV entrega una copia firmada a Administracin (Acuse de Recibo). 9. Administracin archiva copia de factura firmada. 10. EV archiva copia firmada. 11. EV entrega al Encargado de Ventas Piso la factura firmada por el cliente para el archivo de consecutivos. 12. Encargado de piso de ventas (EVP) archiva copia de factura para control. 13. EV anota en su agenda electrnica (Ipad) la cobranza de esa factura, anotando: nde factura, Fecha de entrega de factura , nombre de empresa, fecha de vencimiento del crdito. Fin del Proceso
NOTAS: **NOTA: El envo de las Facturas Electrnicas y archivos .xml son exclusivos del rea de Administracin as como el acceso a la ubicacin de stos en el Servidor (Dacaspel (\\servidor)(Z)). Si se detecta o sorprende a algn EVC o EVP obteniendo /enviando /utilizando, etc. alguno de los anteriores no se le pagar la comisin de esas facturas. **Una vez liquidada las facturas, Administracin procede al envo del archivo XML por correo electrnico.

VENTAS
INICIO

COMPR

10

11

12

13

FIN

EV. Imprime Factura: Admon. Enva PDF: Admon. Enva XML:

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NO SI NO
Conector pg

Inicio/termino

Decisi n

multidocumento

Proceso

Envi/ Transporte

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIN DE FACTURA DE ANTICIPO

CLIENTE

Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2011 ltima Revisin: 27-feb-12

Seccin: PROCEDIMIENTOS SISTEM ALMA Pg. CONTA

7
ADMON

PROCEDIMIENTO Fin del Proceso

VENTAS
INICIO

COMPR

1. EV captura factura en el sistema.

a) b) EV elimina las partidas a excepcin de la partida 1, ANTICIPO. EV anota en la columna de PRECIO el monto total pagado por el cliente sin IVA (debe ser mayor o igual al 50% del monto total del pedido) (se divide el monto total pagado por el cliente entre 1.16). EV guarda factura. Una copia para cliente. Una copia donde firme el cliente de recibido, nombre, fecha y firma.
1, b) 1

c) a) b)

2. EV imprime 2 copias de factura

1, a)

3. EV entrega factura al cliente y solicita firma de recepcin. 4. Cliente firma copias al EV (leyenda RECIB ORIGINAL, nombre, fecha y firma).
a) En caso de no contar con la firma, se deber imprimir en el reverso de la copia de factura el correo del envo de la Factura al Cliente por parte de Administracin.

1, c) 4 2

5. EV notifica a Administracin para envo de archivos de factura. 6. Administracin enva factura electrnica por e-mail a Cliente con copia oculta a EV. a) Enviar archivo .PDF b) Enviar archivo .XML 7. EV entrega al Encargado de Ventas Piso la factura firmada por el cliente (o con impresin del correo) para el archivo de consecutivos (en caso de requerir soporte sacar una copia y se quedar con sta el EV) 8. Encargado Ventas Piso (EVP) archiva factura para control de Consecutivo de Facturas por mes. Fin del Proceso NOTA: El envo de las Facturas Electrnicas y archivos .xml son exclusivos del rea de Administracin as como el acceso a la ubicacin de stos en el Servidor (Dacaspel (\\servidor)(Z)). Si se detecta o sorprende a algn EVC o EVP obteniendo /enviando /utilizando, etc. alguno de los anteriores no se le pagar la comisin de esas facturas.
Inicio/termino Decisi n multidocumento Proceso

6 3

FIN

EV. Imprime Factura: Admon. Enva PDF: Admon. Enva XML:

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SI SI SI
Conector pg

Envi/ Transporte

Almacenar papel

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIN DE FACTURA DE LIQUIDACIN PARA VENTAS CON ANTICIPO

CLIENTE

Fecha de Elaboracin: Septiembre de 2011 ltima Revisin: 27-feb-12

Seccin: PROCEDIMIENTOS SISTEM ALMA Pg. CONTA

8
ADMON

PROCEDIMIENTO
Fin del Proceso 1. EV notifica a Cliente que realice pago de liquidacin de su compra (menor o igual al 50%) para que le pueda ser entregado su mercanca (una semana antes de la llegada de su mercanca).
a) b) Cliente realiza pago: Continua Proceso. Cliente no realiza pago: repite punto 1.

VENTAS
INICIO

COMPR

1, a) Si Pago Realiza do No

2. 3.

EV recibe pago realizado por el Cliente el cual debe ser mayor o igual al 50% del monto total del pedido. EV captura factura en el sistema.
a) EV anota en Desc. Financiero el porcentaje pagado por el cliente (pago de anticipo) el cual debe ser mayor o igual al 50% del monto total del pedido.

4.

EV imprime 2 copias de factura

a) b) Una copia para cliente. Una copia donde firme el cliente de recibido, nombre, fecha y firma.

5. 6.

EV entrega factura al cliente y solicita firma de recepcin. Cliente firma copias al EV (leyenda RECIB ORIGINAL, nombre, fecha y firma).
a) En caso de no contar con la firma, se deber imprimir en el reverso de la copia de factura el correo del envo de la Factura al Cliente por parte de Administracin.
6

7. 8.

EV notifica a Administracin para envo de archivos de factura. Administracin enva factura electrnica por e-mail a Cliente con copia oculta a EV. a) Enviar archivo .PDF b) Enviar archivo .XML 9. EV entrega al Encargado de Ventas Piso la factura firmada por el cliente (o con impresin del correo) para el archivo de consecutivos (en caso de requerir soporte sacar una copia y se quedar con sta el EV) 10. Encargado Ventas Piso (EVP) archiva factura para control de Consecutivo de Facturas por mes. Fin del Proceso
NOTA: El envo de las Facturas Electrnicas y archivos .xml son exclusivos del rea de Administracin as como el acceso a la ubicacin de stos en el Servidor (Dacaspel (\\servidor)(Z)). Si se detecta o sorprende a algn EVC o EVP obteniendo /enviando /utilizando, etc. alguno de los anteriores no se le pagar la comisin de esas facturas.

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FIN

EV. Imprime Factura: Admon. Enva PDF: Admon. Enva XML:

Almacenar en Sistema Imprimir

SI SI SI
Conector pg

Inicio/termino

Decisi n

multidocumento

Proceso

Envi/ Transporte

Almacenar papel