O sistema de comunicao deve-se verificar at que ponto a forma estrutural atende s necessidades da comunicao da empresa sendo que comunicao

o processo interativo em que dados, informaes, consultas e orientaes so transacionadas entre pessoas, unidades organizacionais e agentes externos empresa. No sistema de comunicaes, deve ser considerado: o que deve ser comunicado; como deve ser comunicado; quando deve ser comunicado; de quem deve ir informao; por que deve ser comunicado; e quando deve ser comunicado.

A capacidade para exercer influncia em uma empresa depende, em parte, da eficcia de seus processos de comunicao. Por conseguinte, no surpreendente a constatao de que influncia tem uma relao com o desempenho, comparvel da comunicao. Como numa empresa se lida com pessoas, devem-se considerar os aspectos de dramaturgia que levam situao em que as discrepncias entre aquilo que se deve espera das funes e as necessidades tcnicas correlacionadas com a conquista dos objetos e metas so geralmente escondidas ou, pelo menos, dissimuladas com estratagemas, artifcios e conduta fingida, que so to comuns em todas as organizaes burocrticas. Thompson afirma que o fato de aqueles indivduos que so, tradicionalmente, encarregados de tomar todas as decises j no possurem a bagagem de conhecimento necessrios para tom-las, cria uma boa aurola de aparncia fictcia nas atividades das empresas. E isso leva a uma situao em que a realidade escondida por meio de conversa fiada, que pode provocar a transmisso de informaes entre pessoas que no altura de suas funes. Num caso desse, o rudo das comunicaes pode alcanar uma situao bastante desagradvel. Na transmisso de informao, deve-se considerar a interferncia denominada rudo, que compreende qualquer coisa que se mova no canal que no sejam os sinais ou mensagens reais desejados pelo emissor. Portanto, nesse momento deve-se verificar at que ponto a forma de estrutura organizacional atende s necessidades de comunicao na empresa. Para tanto, so apresentados alguns aspectos bsicos do sistema de comunicao nas empresas.

Esquema da comunicao

De maneira genrica, existem dois tipos diferentes de esquema da comunicao, So eles: o formal - conscientemente planejado, facilitando e controlando. Ele segue a corrente de comando numa escala hierrquica; o informal que surge espontaneamente na empresa, em reao s necessidades de seus membros.

As relaes informais no devem ser combatidas. Isso, porm, no implica que o formal deva ceder ao informal. Dois pontos devem ser salientados: a oposio ao informal no destruir a informalidade; isso servir apenas para forar o informalismo a uma posio mais afastada do formalismo; por meio do estudo do informal, em que a informalidade existente eficaz, as lies podem ser aplicadas para fortalecer o formal e julgar, mais eficientemente, o que e o que no foral.

Na realidade , a comunicao informal pode ser ruim para a empresa, quando, por exemplo, propaga muitos boatos, ou ser na boa, quando facilita a ajuda entre seus membros. Uma boa estratgia para amortizar os efeitos negativos da comunicao informal cada chefe fazer parte do seu fluxo. Deve-se considerar que a alta administrao da empresa pode aumentar ou diminuir a comunicao informal, com o uso de determinados artifcios entre os quais so citados: alterao de arranjo fsico; utilizao de pequenas salas de reunio ou caf; prtica de competio esportivas,

Fluxo da comunicao

As comunicaes na empresa podem ser realizadas por intermedirio dos seguintes fluxos: horizontal, realizado entre unidades organizacionais diferentes, mas do mesmo nvel hierrquico; diagonal ou transversal, realizado entre unidades organizacionais e nveis diferentes; vertical, realizado entre nveis hierrquico deferentes, mas de mesma rea de atuao.

As principais vantagens das comunicaes horizontas e diagonal so: proporcionam maior rapidez no processo de comunicao; apresentam menor distoro no processo de comunicao entre as pessoas; aproximam pessoas por meio da comunicao direta; proporcionam viso mais integrada da empresa, pois cada indivduo passa a conhecer, de maneira mais adequada, as vrias atividades desenvolvidas e quais os responsveis; evitam sobrecarga nas chefias, pois determinados problemas so resolvidos, diretamente, pelas pessoas envolvidas.

As principais desvantagens das comunicaes horizontal e diagonal so: apresentam informao menos confivel; podem reduzir a autoridade da chefia; podem prejudicar o planejamento, a coordenao e o controle, porque o chefe tem menos informaes; podem provocar conflitos e antagonismo.

Em muitas empresas, as comunicaes horizontal e diagonal so uma necessidade e no devem ser eliminada. No devem ser estimuladas, mas o importante que sejam administradas.

Custo da comunicao

No estudo das comunicaes entre pessoas ou unidades organizacionais, deve-se levar em considerao o aspecto custo para empresa, pois a anlise da transmisso das informaes mostra que esta muito mais custosa do que poderia pensar, no tanto devido s despesas de apoio necessria, mas principalmente em funo do tempo que ela absorve e das demoras que acarreta. Lodi analisa esse aspecto, informando que numa empresa h comunicaes que utilizam elementos codificados e no codificados. As maneiras referem-se formulao de polticas, planejamento, organizao. Uma estrutura eficaz deve minimizar as comunicaes no codificveis trocadas entre grupos separados. Outro aspecto a ser analisado referente lei N. C. Parkinson: todo o trabalho se dilata de maneira a ocupar todo tempo disponvel. E, finalmente, deve-se lembrar o fato de alguns empresrios terem a idolatria da dimenso. Apresentado de maneira resumida o que Parkinson considerou como causas do aumento de custos estrutura organizacional, temos: demasiado numero de nveis hierrquicos envolvidos na superviso de atividades correntes a curto prazo; demasiado nmero de estgios na elaborao das decises; existncia de grandes servios funcionais ou de assessoria; complexidade da estrutura, reponsabilidades diludas, comisses de coordenao etc.; unidades organizacionais sem objetivo mensurveis, existncia de funo vaga qualitativa, chefia sem agressividade; unidades organizacionais sem meios completos e autnomos para alcanar seus objetivos; unidades organizacionais que trabalham abaixo da dimenso necessria.

Um aspecto importante que, normalmente, se consideram somente as comunicaes que levam a aes. Nesse ponto, deve-se verificar que tipo de ao a comunicao est provocando. Portanto, fundamental a administrao de comunicao.

Bibliografia
Sistemas, Organizao & Mtodos Uma Abordagem Gerencial (16 Edio Reestruturada e Atualizada) Djalma de Pinho Rebouas de Oliveira