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Banco de Previsin Social

Asesora Tributaria y Recaudacin

MANUAL DE RECTIFICATIVAS
INDUSTRIA Y COMERCIO, RURAL, SERVICIO DOMESTICO, CIVIL

CONCEPTOS GENERALES

Qu es rectificar?
Es un procedimiento para modificar o agregar informacin, tanto de seguridad social como de IRPF, que ya fuera presentada a travs de la Nmina correspondiente. Luego de validada la nmina, solamente mediante Rectificativa puede modificarse la informacin

Sr. Contribuyente: Es importante que tenga en cuenta que la informacin que intente modificar mediante una rectificativa, debe ser consistente con lo declarado en los distintos sistemas del BPS (Registro de Empresas, Exoneraciones, Gafi, etc.). Cmo se confecciona una Rectificativa? Puede realizarse a travs del programa ATYRO mediante el mdulo Rectificativas, donde la misma se genera, se guarda, y se exporta a un archivo, que ser enviado por la web. Tambin pueden generarse a travs de un programa propio de la empresa, en cuyo caso dicho archivo debe respetar el formato establecido por el BPS. Qu NO puedo rectificar a travs de la web? No se pueden restar montos de seguridad social (conceptos 21, 22 y 23). Si la empresa debe procesar una rectificativa restando montos, debe presentarse en las oficinas del BPS con la rectificativa, adjuntando la documentacin probatoria correspondiente (por ejemplo, el recibo de sueldo, etc.) Cmo proceder si la Rectificativa no valida y queda en ERROR? Al igual que con la nmina, se deben corregir los errores en el mismo archivo y volverlo a enviar, hasta que valide la informacin. A partir de ese momento, podr imprimirse la factura correspondiente. Toda la informacin contenida en la rectificativa debe validar, aunque sta involucre a varios trabajadores y algunos tengan la informacin consistente. Dos veces por mes, el sistema del BPS eliminar, en forma automtica, aquellos archivos de rectificativas que se encuentren en error MESA DE AYUDA RNOM El Sistema de Recaudacin Nominada (RNOM) cuenta con una mesa de ayuda para las empresas, que le brinda asesoramiento en el horario de 8:00 a 20:00 de lunes a viernes, a travs del mail consultasrnom@bps.gub.uy o del 0800-5556. Esta asistencia cubre dudas de Nminas, Deducciones y Rectificativas.

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DESCRIPCIONES DE LOS DISTINTOS CODIGOS QUE SE APLICAN EN UNA NMINA O EN UNA RECTIFICATIVA

Tipo de Aportacin: Se refiere al tipo de actividad que desarrolla la empresa. Valores posibles: 1- Industria y comercio 2- Civil 3- Rural 4- Construccin 6- Bancarios Tipo Contribuyente: Define la naturaleza jurdica de la empresa, y dentro de sta, sus distintas variantes. Ejemplo: 1 - Propietario Individual o Empresa Unipersonal. 26 - Unipersonal Con hasta un dependiente con cuota mutual. 31 - Unipersonal con hasta un dependiente sin cuota mutual. 3 - Sociedad Annima. Mes de cargo: Se ingresa el mes al cual se le quiere modificar algo. Si se desea modificar ms de un mes de una misma persona, se deber crear una lnea por cada mes. Acumulacin Laboral (AL): Por medio de la acumulacin laboral se identifica las distintas actividades de una persona dentro de una misma empresa, por las que recibe distintas remuneraciones o por las que tiene un tratamiento diferencial. Por ejemplo: un director sin remuneracin de una SA, que adems percibe un sueldo como empleado. En este caso, con acumulacin laboral 1 vendr como director sin remuneracin, y con la acumulacin laboral 2 como empleado. Para definir cual es la AL 1 y cual es la 2, depender de la fecha de ingreso en cada una de las actividades en la empresa. Cdigo Pas (CP): Indica el pas que expidi el documento de identidad. Tipo de Documento (TD): Existen dos tipos de documento: DO - Documento: cdula. PA - Pasaporte. Documento: Se ingresara el Nmero del documento del trabajador. Apellidos y Nombres: Indica los datos personales del trabajador

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Concepto: Se ingresa el cdigo que identifica el concepto y/o la operacin suma o resta, que involucran la rectificativa. Estos son los conceptos originales: 1. Monto Imponible mensual. 2. Aguinaldo. 3. Complemento de laudo / pago de haberes posteriores al cese. 5-Monto Imponible Adicional IRPF. 6-Retroactividad Monto Imponible Adicional IRPF. 8-Partidas exclusiva de Contribuciones Especiales de Seguridad Social. No gravadas para el IRPF A su vez, cuando se desea sumarle o restarle montos a dichos conceptos, se les agrega un numero adicional. El numero 1 delante del concepto original significa suma: 11. Rectificacin que suma Monto Imponible mensual. 12. Rectificacin que suma Aguinaldo. 13. Rectificacin que suma Complemento por Laudo. 15. Rectificacin que suma Monto Imponible adicional para IRPF. 16. Rectificacin que suma Retroactividad Monto Imponible adicional (IRPF) 18. Rectificacin que suma partidas exclusivas de Contribuciones especiales de seguridad social no gravadas para el IRPF En cambio, el numero 2 delante del concepto original, implica una resta al concepto original. Recordar que por la WEB slo se habilita a restar montos a partidas de IRPF (conceptos 25, 26 )

Das Trabajados (DT): Se ingresaran los das trabajados en dicho mes. En rectificativas se debe declarar los das verdaderamente trabajados, pues esta informacin sustituir a la informacin original. Horas Trabajadas (HT): Solo se completar en casos de trabajadores temporarios o zafrales, ambos en calidad de jornaleros y de personal a la orden. Deben anotarse una cifra entera de horas, redondeando medio hora o ms hacia arriba y menos de media hora, hacia abajo. Nunca puede ser mayor a 7 porque de serlo correspondera aumentar los das trabajados Remuneracin Imponible: En las rectificativa, se completa con la diferencia (entre lo declarado y lo que efectivamente percibi el trabajador) de las remuneraciones que constituyen materia gravada, conforme a la normativa reglamentaria vigente. Seguro de Salud (SS): Deben respetarse las codigueras establecidas por GAFI Fecha de Ingreso: Si debe modificar, se ingresa el da, mes y ao correctos correspondientes a la fecha en la cual el trabajador ingres (o reingres) a la empresa. Categora (Ca): Se utiliza nicamente para las aportaciones Rural y Construccin. A cada actividad (capataz, pen, sereno, etc.) le corresponde un cdigo de Categora que lo identifica. Dichos cdigos aparecen en el codificador nico.

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Tipo de Remuneracin (TR): Se indica la forma en que el trabajador percibe sus remuneraciones, codificada de acuerdo a: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mensual: cobra por mes. Jornalero: cobra por jornal. Se incluye a quien cobra por hora. Destajista: cobra por tarea realizada. A comisin: cobra exclusivamente por comisiones. Mixta: compuesto por un sueldo bsico mensual ms una comisin. Sin remuneracin.

Horas semanales (HS): Se registra el total de horas trabajadas semanalmente. Vinculo Funcional (VF): Es la constancia de la relacin de trabajo que tiene la persona con la empresa: Por ejemplo, para el tipo de aportacin I Industria y Comercio. 1. Patrn unipersonal. 2. Socio con actividad. 3. Socio sin actividad. 12. Empleado. Exoneracin (EX): Este cdigo determina si la empresa tiene algn tipo de exoneracin de aportes por el o los trabajadores. Si la empresa no tuviera exoneracin, debe informar en el alta del trabajador el cdigo 9. Computo Especiales (CE): Este cdigo determina que la tarea realizada por el trabajador tiene un clculo jubilatorio diferente, por ejemplo: docente, radilogo, etc. Si el trabajador no se encuentra comprendido en ninguna situacin especial, se asigna el cdigo 99 Causal Baja(CB): Las bajas permiten consignar a aquellos trabajadores que en el transcurso del mes de cargo objeto de la modificacin, egresaron de la empresa (desvinculacin funcional). En el causal de baja se indica el cdigo determinante de la baja, por ejemplo: 1. Voluntario. 2. Despido. 3. Fallecimiento. 4. Trmino de contrato. Da de Baja: (DB) Se ingresa el da en el que se produjo la baja.

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EJEMPLOS DE LOS CASOS MAS COMNES DE RECTIFICATIVAS


(se muestran las pantallas correspondientes al programa ATYRO)

1.

RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL ....................................................6 1.1. Si omit declarar un trabajador en la nmina cmo lo informo? ........................................................6 1.2. Cmo declaro un aguinaldo que se omiti en la nmina?.................................................................7 1.3. Cmo aumento los montos informados en la nmina? .....................................................................8 1.4. Cmo declaro un incremento retroactivo provocado por los Consejos de Salario? .........................9 1.5. Cmo modifico los das trabajados?................................................................................................10 1.6. Cmo modifico el seguro de salud? ................................................................................................10 1.7. Cmo elimino una baja informada en la nmina? ...........................................................................11 1.8. Cmo modifico vnculos funcionales y /o tipo de remuneracin? ...................................................11 1.9. Cmo modifico la exoneracin? ......................................................................................................11 1.10. Cmo modifico las horas semanales y los cmputos especiales? .................................................11

2.

Rectificativas relacionadas con el IRPF ...............................................................................................12 2.1. Qu significa el concepto 8? ............................................................................................................12 2.2. Cmo modifico el monto declarado de IRPF? .................................................................................12

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1.

RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON LA SEGURIDAD SOCIAL


1.1. Si omit declarar un trabajador en la nmina cmo lo informo?

Para declarar el alta de un trabajador, se deben completar todos los campos, utilizando los mismos cdigos que se utilizan en la nmina. Deben completarse obligatoriamente los campos de Das Trabajados (DT), Remuneracin Imponible (aunque esta sea cero), Seguro de Salud (SS), Fecha de Ingreso, Categora (solo para aportacin Rural y Construccin), Tipo de Remuneracin (TR), Horas Semanales (HS), Vnculo Funcional (VF), Exoneraciones (EX) y Cmputos Especiales (CE). En el caso que el trabajador haya egresado en el mes de alta se deben completar los campos de Causal de Baja (CB) y Da de Baja (DB). IMPORTANTE: Si se trata de un alta retroactiva, se deber declarar en la misma rectificativa, la informacin correspondiente a todos los meses, hasta la ltima nmina validada o hasta la fecha de baja en caso de que esta fuera anterior.

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1.2. Cmo declaro un aguinaldo que se omiti en la nmina?


Aunque el trabajador no perciba monto por concepto de Aguinaldo (esto puede ser consecuencia de una licencia sin goce de sueldos o por estar certificado en los meses asociados al clculo del aguinaldo) el mismo siempre debe declararse en los meses 06 y12 de cada ao y obviamente en el mes de egreso de la actividad. Para rectificar se debe utilizar el concepto original de aguinaldo (2) y junto con el monto (aunque el mismo sea 0), sern los nicos campos a informar.

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1.3. Cmo aumento los montos informados en la nmina?


(Se tratar en otro ejemplo las diferencias por Consejos de Salarios) Para aumentar el monto de la remuneracin en alguno de los conceptos declarados en la nmina (sueldo o aguinaldo) se deben utilizar los siguientes conceptos: 11 si quiero sumar sueldo y 12 si quiero sumar aguinaldo. En el campo de Remuneracin Imponible, se debe colocar solo la diferencia correspondiente (ste monto es la diferencia entre lo declarado originalmente en la nmina y lo que hubiera correspondido declarar)

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1.4. Cmo declaro un incremento retroactivo provocado por los Consejos de Salario?
Se debe tener especial cuidado al confeccionar esta rectificativa, ya que estas diferencias probablemente afecten el aporte a la Seguridad Social y al IRPF. En la rectificativa, slo debe informarse el concepto y el monto correspondiente. Seguridad Social: Debe utilizarse el concepto 3 y confeccionar una rectificativa por cada MES de CARGO involucrado, informndose el incremento para cada mes. IRPF: Si el aumento provocado por el Consejo de Salarios afecta tambin las partidas gravadas exclusivamente para el IRPF (en la nmina se haba informado concepto 5) se deber rectificar esta diferencia utilizando el concepto 6 (De verse tambin afectado el concepto 8, por favor ver pgina 12 de ste manual.) Los nicos casos en donde se permite declarar retroactividades en el mes de pago (es decir, que en la nmina del mes se informen concepto 1 y 3 para el mismo trabajador) son aquellos en donde no se puede determinar el mes al cual se debera imputar (sta nunca es la situacin de los Consejos de Salarios!) ya que la partida que se est abonando no tiene directa relacin con la actividad remunerada mensual que percibe normalmente el trabajador (por ejemplo una productividad que se abona al personal al cierre del ejercicio econmico de la empresa).

Respecto al vencimiento de stas rectificativas: El vencimiento de los Consejos de Salarios es en el mes siguiente al mes de publicacin del Decreto en el Diario Oficial, o de la firma del Acta de Homologacin correspondiente, salvo que el MTSS determine un vencimiento diferente. Por ejemplo, si el Acta se homolog el 08/08/2008, la retroactividad vence junto con el aporte del mes 08/2008 en el mes de setiembre.

IMPORTANTE: Es responsabilidad de la EMPRESA controlar cundo se homologa su grupo en el MTSS. Estas facturas se emiten sin multas y recargos, por lo tanto en caso de presentar o querer abonar la rectificativa fuera de fecha, es de responsabilidad exclusiva de la empresa solicitar a la Mesa de Ayuda RNOM, la emisin de una nueva factura con las multas y recargos correspondientes,

Situacin Especial que provoca multas y recargos: Al incrementarse el sueldo de la persona mediante el concepto 3, puede ocurrir que se pase de franja y deba aportar el Adicional al SNIS (cdigo 108) que corresponde legalmente. En la factura aparecer, entre otros, el cdigo 108 y el 85 (multas y recargos). En este caso, y siempre que la rectificativa haya sido presentada en fecha, la empresa debe comunicarse con la Mesa de Ayuda RNOM para que se le emita una nueva factura sin multas, para la fecha de vencimiento correspondiente.

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1.5. Cmo modifico los das trabajados?


A diferencia de los montos, este campo opera por sustitucin, por lo que se debe informar el dato REAL: si en la Nmina se haba informado 10 das, pero deban ser 30, en la rectificativa se declarar 30 das, para que sustituya (pise) la informacin que se encuentra validada en el sistema del BPS.

1.6. Cmo modifico el seguro de salud?


Si debe cambiar el seguro de salud, lo nico a completar en la rectificativa es el campo correspondiente (SS), colocando el cdigo que corresponda. Las rectificativas solo modifican el dato para l o los meses involucrados. Si corresponde que el trabajador mantenga el seguro de salud que se est cambiando, tambin se debe realizar la modificacin en GAFI, para que el mismo aplique en forma continua.

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1.7. Cmo elimino una baja informada en la nmina?


Si por error dio de baja a un trabajador, y el mismo contina vinculado a la empresa, lo que debe hacer es: 1) Ingresar, en el mes que se le dio de baja, el cdigo 98 en el campo Causal de Baja. 2) Agregar las lneas de los meses posteriores de corresponder (ejemplo: si se declar la baja en el mes 03/2008, se debe completar los montos correspondientes hasta la ltima nmina presentada, que en el ejemplo es mes 06/2008)

1.8. Cmo modifico vnculos funcionales y /o tipo de remuneracin?


Se debe completar solo el casillero de vnculo funcional en todos los meses que desea modificarlo (recordar que por rectificativas solo se modifican los meses involucrados), el cual tiene que ser coherente con el tipo de remuneracin. Por ejemplo, si la persona esta declarada con vnculo 7, que significa director / administrador sin remuneracin, el cdigo del tipo de remuneracin debe ser 6 Sin remuneracin.

1.9. Cmo modifico la exoneracin?


Es el mismo procedimiento que para el vnculo funcional, pero se debe tener en cuenta que para validar este cambio, la exoneracin debe esta otorgada por el BPS y cargada en el Registro de Exoneraciones del BPS.

1.10. Cmo modifico las horas semanales y los cmputos especiales?


Slo se debe completar el campo de lo que quiera modificar con el cdigo correcto, por ejemplo si tenia 40 horas semanales y eran 44, se ingresa en el casillero el nmero 44.
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2.

RECTIFICATIVAS RELACIONADAS CON EL IRPF

La gran diferencia con las rectificativas de Seguridad Social, es que para las partidas el IRPF no existen restricciones en cuanto a poder restar montos del impuesto. La nica restriccin que existe es la establecida por la DGI, en el sentido de no emitir ninguna factura de un ejercicio ya cerrado. Es decir, la empresa podr SIEMPRE modificar la informacin correspondiente a este impuesto, sin importar el mes o meses de cargo que involucren, pero no se emitirn las facturas correspondientes, si los meses corresponden a ejercicios fiscales cerrados. Si la rectificativa generara deuda o crdito para un ejercicio fiscal cerrado, el mismo debe ser tramitado en la propia DGI.

2.1. Qu significa el concepto 8?


Por regla general, todo lo que esta gravado para la Seguridad Social (sueldo, aguinaldo, complemento por laudo) lo est tambin para el IRPF. Sin embargo, una de las excepciones la constituyen las partidas que hubiesen sido generadas con anterioridad a la vigencia del IRPF (07/2007). Por ejemplo, licencia gozada generada antes de la aplicacin de la Reforma Tributaria. Para poder identificar estos montos y restarlos del clculo correspondiente al IRPF, los mismos deben ser informados en al nmina con el concepto 8.

2.2. Cmo modifico el monto declarado de IRPF?


En nmina se inform el concepto 5 por lo tanto si quiero SUMAR utilizo el concepto 15, si quiero RESTAR utilizo el concepto 25.

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Si inform incorrectamente el concepto 8 debo entender que ste concepto aplica al revs que todos los dems: si quiero RESTAR monto al clculo del IRPF utilizo el concepto 18 y si quiero SUMAR monto al IRPF utilizo el concepto 28

Recordar que ante cualquier duda en la confeccin de una Rectificativa cuenta con la MESA DE AYUDA RNOM para brindarle la asistencia necesaria, la forma de contactarnos la encuentra en la primer pgina de ste Manual.

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