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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS, ARCHIVOS, MENSAJE DE DATOS Concepto 2007013121-002 del 14 de mayo de 2007.

Sntesis: Directrices que las instituciones financieras deben observar para la conservacin de sus archivos y documentos. Se prescribe un trmino perentorio no menor de cinco (5) aos desde la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, durante el cual la entidad debe mantener los libros y papeles relacionados con la actividad que desarrolla; transcurrido dicho lapso de tiempo, podr optar por reproducirlos en un medio tcnico adecuado, situacin que le permitira destruirlos o mantenerlos en el documento original. La reduccin a diez (10) aos para conservacin de documentos del comerciante, guarda conexidad con los nuevos trminos de prescripcin contemplados en la Ley 791 de 2002, que resulta aplicable a las instituciones financieras, sin que se pierda de vista la observancia de las reglas especiales que deben atender dichas entidades en relacin con la conservacin de libros y papeles referidos a sus negocios. Consideraciones sobre la conservacin fsica de documentos diferentes a los contables, como historias laborales, correspondencia administrativa de la entidad. El carcter probatorio de los medios tcnicos de conservacin de libros y papeles del comerciante y el reconocimiento jurdico de mensajes de datos.

() formula diversos interrogantes relacionados con el trmino mximo de conservacin de archivos y documentos que las entidades financieras deben observar, as como el procedimiento de reproduccin y destruccin definitiva, atendiendo la modificacin prevista en el artculo 28 de la Ley 962 de 2005. 1. Sobre el particular, debemos precisar que el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero consagra un rgimen especial para la conservacin de archivos y documentos de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia 1. En efecto, el artculo 96 del mencionado ordenamiento, modificado por el artculo 22 de la Ley 795 de 2003, dispone que los libros y papeles de dichas instituciones debern conservarse por un perodo no menor de cinco (5) aos, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los trminos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrn ser destruidos siempre que, por cualquier medio tcnico adecuado, se garantice su reproduccin exacta.

1 Es pertinente anotar que las normas de carcter especial que regulan la actividad de las entidades sujetas a la vigilancia de la entonces Superintendencia Bancaria de Colombia, no resultan aplicables a las entidades vigiladas por la antigua Superintendencia de Valores por el hecho de la fusin que oper con ocasin de la expedicin del Decreto 4327 de 2005, stas ultimas se rigen por el artculo 28 de la Ley 962 de 2005, como lo expuso este Organismo en pronunciamiento emitido mediante oficio 2006041569 del 27 de septiembre de 2006.

La norma transcrita seala las directrices que las instituciones financieras deben observar para la conservacin de sus archivos y documentos, prescribiendo un trmino perentorio no menor de cinco (5) aos desde la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, durante el cual la entidad debe mantener los libros y papeles relacionados con la actividad que desarrolla; transcurrido dicho lapso de tiempo, podr optar por reproducirlos en un medio tcnico adecuado, situacin que le permitira destruirlos o mantenerlos en el documento original 2. 2. Respecto de su segundo interrogante relativo a la eliminacin o destruccin definitiva, esto es, la suma, para la conservacin en tiempo total de los libros y papeles (...) entre su conservacin en papel y posteriormente en medio tcnico..., conviene resaltar que la norma especial en estudio no contiene previsin que regule tal situacin, por consiguiente, resultan aplicables a las entidades financieras las normas vigentes de carcter general que regulan ese aspecto de manera especfica, por virtud del principio de remisin establecido en el artculo 2034 del Cdigo de Comercio. Veamos: La Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos, consagr en su artculo 28 una previsin referida a la racionalizacin de la conservacin de libros de comercio, prescribiendo que Los libros y papeles del comerciante debern ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta. Del texto de la norma trascrita se infiere que el legislador consagr un rgimen general de libros y papeles de comercio, disponiendo que su conservacin deber prolongarse por un trmino de diez (10) aos a partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, independientemente de que el comerciante decida mantener tales documentos en papel o utilizar cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta. De la confrontacin de la norma en estudio con los artculos 60 del Cdigo de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, reguladores de aspectos generales relativos a la conservacin de documentos del comerciante, se concluye que dichas disposiciones no se pueden conciliar con los preceptos de la citada ley y, en consecuencia, se predica la derogatoria tcita de estos ltimos, en aplicacin del mandato contenido en el artculo 86 de la prenombrada Ley 962, en concordancia con lo sealado en el artculo 71 del Cdigo Civil.

2 Las entidades financieras igualmente deben atender en materia de conservacin de documentos las normas relacionada con la prevencin de lavado de activos, (Ttulo I, Captulo Decimoprimero, numeral 4 de la Circular Bsica Jurdica) proferidas por la entonces Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia.

La anterior interpretacin guarda correspondencia con las posiciones jurisprudencial y doctrinal que sobre la materia se encuentran consignadas en la Sentencia C-832 de 2006 proferida por la Corte Constitucional 3, a travs de la cual se adelant el estudio de inconstitucionalidad de algunas disposiciones de la Ley 962 de 2005, entre stas el artculo 28. Ahora, en punto de la destruccin definitiva de archivos procede destacar que la reduccin a diez (10) aos para conservacin de documentos del comerciante, guarda conexidad con los nuevos trminos de prescripcin contemplados en la Ley 791 de 2002 4, aspecto que, como se anot, resulta aplicable a las instituciones financieras, sin que se pierda de vista, en todo caso, la observancia de las reglas especiales que deben atender dichas entidades en relacin con la conservacin de libros y papeles referidos a sus negocios, como se expuso anteriormente. 3. En cuanto al perodo de conservacin fsica de ...documentos diferentes a los contables como son historias laborales y la correspondencia administrativa de la entidad, se precisa anotar que en el ordenamiento jurdico que rige las entidades financieras no se consagra norma que regule de manera especfica los asuntos sealados. Dicha circunstancia supondra la aplicacin de los parmetros antes examinados; sin embargo, en relacin con las historias laborales hara imperativa la revisin de las normas que regulen los derechos derivados de estos documentos, en orden a establecer la existencia de trminos especiales que deban observarse. Por otro lado, en punto a la correspondencia administrativa debe atenderse el criterio impartido por la jurisprudencia nacional 5 en el sentido de que todo lo que es traducible en cifras es objeto de registro contable y, por ende, estara sujeto en su conservacin a los directrices analizadas en forma precedente. 4. De otra parte, en relacin con el interrogante consignado en el numeral 6 de su comunicacin referido al carcter probatorio de los medios tcnicos de conservacin de libros y papeles del comerciante, el artculo 5 del Decreto 2527 de 1950 prescribe que ...la copia de un documento que haya sido microfilmado tendr el mismo valor probatorio que la ley otorga al original as copiado, siempre que la microfilmacin se haya hecho de acuerdo con las normas (...) 6.

3 Magistrado Ponente Doctor Jaime Crdoba Trivio. 4 Mediante la cual se reduce a diez (10) aos el trmino de todas las prescripciones establecidas en el Cdigo Civil, tales como la extraordinaria adquisitiva de dominio, la extintiva, la de peticin de herencia, la de saneamiento de nulidades absolutas. 5 Sentencia del Consejo de Estado, Seccin Cuarta, magistrado ponente Dr. Daniel Manrique Guzmn, del 9 de octubre de 1998, expediente 9069. 6 El artculo 1 del Decreto 2620 de 1993, seala que puede utilizarse cualquier medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de documentos, tales como microfilmacin, la micrografa y los discos pticos entre otros.

Con la misma orientacin, en lo atinente con el reconocimiento jurdico de mensajes de datos, el artculo 5 de la Ley 527 de 1999 dispone que No se negarn efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de informacin por la sola razn de que est en forma de mensajes de datos. Por tanto, los libros y papeles del comerciante conservados a travs de medios electrnicos en tanto asumen la condicin de mensaje de datos, tienen efectos jurdicos, siempre que cumplan con las condiciones sealadas en el artculo 12 de la precitada Ley 527. 5. Finalmente, con referencia a las consideraciones antes expuestas, en relacin con su ltimo cuestionamiento, se concluye que el trmino de conservacin de cinco (5) aos que debe ser atendido por parte de las instituciones financieras se cuenta a partir de fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, de manera independiente de cualquier fenmeno jurdico o proceso de organizacin empresarial adelantado por tales entidades.

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