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Governador Silval Barbosa Secretrio de Planejamento Jos Gonalves Botelho do Prado Secretria-Adjunta de Planejamento Regiane Berchielli Superintendente de Planejamento e Oramento Ivana Clia da Cruz Lobato Coordenador de Captao de Recursos Edmar Roberto Prandini Redao do Manual de Uso do SIGEP Edmar Roberto Prandini Paulo Rodrigues Fernandes Customizao do SIGEP e Desenvolvimento do Cdigo Fonte Edmar Roberto Prandini Paulo Rodrigues Fernandes Caio Lemos Duro Robson Karls Participantes do Processo de Implantao do SIGEP Edmar Roberto Prandini - Mestre em Sociologia e Licenciado em Filosofia Carlos Roberto Leon Leite - Gestor Governamental Ericnilson da Costa Lana - Tcnico da rea Instrumental do Governo Paulo Fernandes Rodrigues - Gestor Governamental Maurcio Souza Guimares - Secretrio Adjunto Executivo - SECOPA Maria Stella Okajima Conselvan - Adogada, ex-Superintendente de Planejamento e Oramento Marcel Kuniochi - Tcnico da rea Instrumental do Governo Edvaldo dos Santos Queiroz - Tcnico da rea Instrumental do Governo Caio Lemos Duro - Analista de Sistemas Robson Karls - Analista de Sistemas
Governo do Estado do Mato Grosso. Secretria de Estado de Planejamento e Coordenao Geral. Manual de Uso do SIGEP - Sistema de Gerenciamento de Projetos. Cuiab, 2012. 39 p.
ndice
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Introduo........................................................................................................................... 1. 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3. 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 6. 6.1 6.2 Gesto de Projetos na Administrao Pblica........................................................................ As fases de um projeto segundo o PMI.................................................................................. Iniciao do projeto.............................................................................................................. Fase de planejamento.......................................................................................................... Fase de execuo............................................................................................................... Fase de monitoramento e controle........................................................................................ Fase de finalizao (encerramento)....................................................................................... Acesso Pblico................................................................................................................... Usurios com Perfil de Operador........................................................................................... Agenda de Tarefas Dirias.................................................................................................... Incluso de Novas Tarefas.................................................................................................... Informar o andamento das tarefas.......................................................................................... Inserir arquivos e documentos sobre os projetos ou tarefas...................................................... Inserir informaes sobre execuo financeira........................................................................ Criao de uma proposta de novo projeto............................................................................... Roteiro de preenchimento do Termo de Abertura de Projeto..................................................... Usurios com perfil de Gerente de Projetos............................................................................ As habilidades do Gerente de Projetos.................................................................................. As atribuies do Gerente de Projetos................................................................................... O acompanhamento da execuo das atividades dos projetos................................................. Relatrios do SIGEP............................................................................................................ Usurios com Perfil de Gestor............................................................................................... Aprovao do Termo de Abertura........................................................................................... Acesso a Relatrios Gerenciais............................................................................................ Referncias Bibliogrficas.....................................................................................................
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Introduo
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A crescente democratizao da sociedade brasileira impe ao Estado e, de modo particular, ao Poder Executivo, a obrigao de aprimorar continuamente sua capacidade de prestao de servios populao, sem que isso imponha, entretanto, a elevao dos nus tributrios necessrios cobertura dos custos desses servios. Para que essa obrigao seja exequvel, o aumento da produtividade na utlizao dos recursos pblicos condio sine qua non. O que requer do poder pblico tanto a ampliao dos investimentos em novas tecnologias, pela implementao de novos projetos, quanto a melhoria da gesto sobre sua execuo. Tendo como pressupostos tais elementos, a Seplan - Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenao Geral, atravs da Coordenadoria de Captao de Recursos da Superintendncia de Planejamento e Oramento, implantou uma soluo corporativa de gesto de projetos, disponvel para utilizao por todas as demais secretarias, autarquias e empresas pblicas do Estado de Mato Grosso. O SIGEP - Sistema de Gerenciamento de Projetos do Estado de Mato Grosso uma soluo desenvolvida em software livre, resultado de customizaes e novas implementaes, que se basearam inicialmente na verso 2.1.5 do DotProject (http://www.dotproject.net). Esta opo representa o completo acesso aos cdigos fontes do sistema e a absoluta liberdade para desenvolv-lo segundo as demandas e necessidades identificadas pelo Estado, sem nenhum custo de aquisio ou obrigaes relativas ao pagamento de licenas de uso, independentemente do nmero de usurios que venham a utilizar a ferramenta. Apenas considerando o desenvolvimento inicial de software, a escolha do DotProject 2.1.5 significou agregar aos ativos de conhecimento do Estado de Mato Grosso mais de 660 mil linhas de cdigo j escritas e a maturidade no desenvolvimento compartilhado da soluo, em nvel internacional, com custos equivalentes a mais de US$ 6,5 milhes1. Este Manual de Uso do SIGEP est organizado em duas partes: a) Na primeira parte, encontram-se expressos, de forma sinttica, os aspectos conceituais essenciais acerca da gesto de projetos e de sua aplicao na administrao pblica; b) Na segunda parte, esto as orientaes especficas para utilizao do sistema, por tipos de usurios que trabalharo com o SIGEP ou extrairo dele informaes sobre quais tenham interesse. Didaticamente, o Manual est construdo de modo a oferecer primeiramente informaes para os usurios mais frequentes do sistema, os Operadores, que devero fazer uso mais intenso das funcionalidades e prestar ao sistema a maior parte das informaes sobre os projetos. A eles so oferecidas primeiramente a informao sobre os dados de gerenciamento cotidiano. Depois, o Manual dirige-se aos Gerentes de Projeto e aos Gestores de nvel estratgico de governo. Assim como a realidade dinmica, um sistema de uso corporativo tambm o , bem como seu Manual de Uso. Apesar disso, pretendemos que este Manual responda s necessidades dos usurios, ainda que aguardemos observaes, sugestes e crticas que o possam melhorar a cada dia.
A primeira dcada do sculo XXI, diferentemente, experimentou as primeiras iniciativas no sentido de implementar a gesto de projetos na administrao pblica brasileira. Tais esforos aconteceram no mbito de alguns estados, tais como o Rio de Janeiro, Minas Gerais e Esprito Santo, ou mesmo no mbito do governo federal, com os monitoramentos que foram adotados para controle das aes desenvolvidas no PAC - Programa de Acelerao do Crescimento, a partir de 2007. 6
No Mato Grosso, a Seplan patrocinou um trabalho de difuso dos conceitos bsicos da gesto de projetos, com a contratao da consultoria PM21, que incumbiu-se de promover um curso de qual participaram cerca de 40 pessoas. Tal iniciativa teve como consequncia o desenvolvimento de alguns modelos de gesto de projetos, como aquele implementado na Secretaria de Segurana, mas que no chegaram a se disseminar por toda a administrao. Com o SIGEP, pretende-se que os conceitos da gesto de projetos sejam apropriados por segmentos mais amplos da administrao pblica do Estado de Mato Grosso, bem como sejam gerados os ganhos de desempenho deles esperados.
2.1.
Iniciao do Projeto
a fase inicial do projeto, quando uma determinada necessidade identificada e transformada em um problema estruturado a ser resolvido por ele. Nessa fase, a misso e o objetivo do projeto so definidos.
2.2.
Fase de Planejamento
Nesta fase deve-se identificar e selecionar as melhores estratgias do projeto detalhando tudo aquilo que ser realizado, incluindo cronogramas, alocao de recursos envolvidos, custos, etc., para que, no final dessa fase, ele esteja suficientemente detalhado para ser executado. Nessa fase os planos auxiliares de comunicao, qualidade, riscos, suprimentos e recursos humanos tambm so desenvolvidos.
2.3.
Fase de Execuo
a fase em que se materializa tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores fica evidente durante essa fase, o que pode consumir grande parte do oramento e do esforo.
2.4.
Ocorre paralelamente ao planejamento e execuo do projeto. Tem como objetivo acompanhar e controlar aquilo que est sendo realizado pelo projeto, de modo a propor aes corretivas e preventivas no menor espao de tempo possvel aps a deteco da anomalia.
2.5.
a fase quando a execuo dos trabalhos avaliada atravs de uma auditoria interna ou externa (terceiros), os livros e documentos do projeto so encerrados e todas as falhas ocorridas durante so discutidas e analisadas para que erros similares no ocorram em novos projetos (aprendizados).
Iniciao
Planejamento
Execuo
Monitoramento e controle
Encerramento
Integrao
1.
2.
3.
4. Monitorar e controlar o trabalho do projeto 5. Realizar o controle integrado de mudanas 4. Verificar o escopo 5. Controlar o escopo
Escopo
1.
Coletar requisitos
os
2. Definir o escopo 3. Criar a EAP Tempo 1. 2. Definir atividades Sequenciar atividades as as 6. Controlar cronograma o
3. Estimar os recursos das atividades 4. Estimar duraes atividades Desenvolver cronograma as das o
5.
Custos
3. Controlar os custos
Qualidade
1.
2.
Recursos Humanos
1.
2.
3. Desenvolver a equipe de projeto 4. Gerenciar a equipe do projeto Distribuir as informae s 5. Reportar desempenho o
Comunicao
2.
Planejar as comunicaes
3.
4. Gerenciar as expectativa s das partes interessada s 1. Planejar o gerenciamento dos riscos 6. Monitorar e controlar os riscos
Riscos
qualitativa riscos
dos
4. Realizar a anlise quantitativa dos riscos 5. Planejar respostas riscos Planejar aquisies as aos
Aquisio
1.
as
2.
Conduzir as aquisies
3.
Administrar aquisies
as
4.
Encerrar as aquisies
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3. Acesso Pblico
A tela inicial do SIGEP bastante simples. 1. Na margem superior direita, encontram-se os campos para login dos usurios, onde devem ser inseridos o nome de usurio e a senha do mesmo.
2. Entretanto, mesmo sem entrar no sistema, as pessoas j podem utilizar o SIGEP para obter informaes dos projetos em execuo ou j finalizados realizados pelo Governo do Estado. 3. Para isto, no campo Consulta Pblica basta selecionar a Unidade Administrativa desejada, conforme a figura abaixo.
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4. O resultado ser a listagem com os projetos daquela unidade administrativa, informando o nome do projeto, as datas de incio e trmino, o valor previsto e a situao do projeto, em andamento e aqueles encerrados.
5. Alm disso, na margem direita, ficam disponveis dois botes, que permitem acesso ao mapa, que mostra o local onde o projeto est sendo executado, e as fotos disponibilizadas sobre sua execuo. 6. Ao clicar no boto Mapa, obtm-se o seguinte resultado:
7. Quando o usurio escolhe o boto das fotos, abre-se uma galeria com as fotos inseridas pela equipe de gerenciamento de cada um dos projetos, como se v na figura seguinte:
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8. Outra alternativa que o usurio tem a obteno de dados resumidos de todos os projetos em execuo ou finalizados em determinada unidade administrativa atravs do boto Slideshow.
9. Ao clicar no boto, o sistema ir comear a apresentar em modo tela cheia todas as fotos dos projetos daquela determinada unidade administrativa, em sistema de rotao automtica entre elas, trazendo, na parte inferior, dados resumidos dos projetos aos quais as fotos se referem.
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b) Imediatamente abaixo, do lado esquerdo, o sistema informa o nome da pessoa que est logada, o seu perfil e a unidade administrativa a que pertence. c) Do lado direito, encontra-se uma caixa de seleo com as unidades administrativas que possuem projetos com quais o usurio est relacionado e um boto para a incluso de novos eventos. Se o usurio possuir autorizao para operar em projetos de mais de uma unidade administrativa, ento a caixa de seleo vai mostrar-lhe vrias opes. Do contrrio, a caixa de seleo apenas exibir apenas uma unidade administrativa. d) Abaixo, predominando na tela, h uma rea central, formada por um campo para a seleo da data, que traz por padro a data do dia de acesso, seguida de trs botes: eventos, tarefas e projetos. O boto de tarefas o marcado por padro. e) Seguem-se aos trs botes, a listagem de tarefas de que o usurio participa. A cada uma das linhas, o usurio encontrar a opo para anotar as opes de marco para as tarefas e para efetuar registros, bem como percentuais de execuo, seguidas com o nome da tarefa, o projeto as quais se referem, as datas de incio, durao, concluso e o tempo remanescente para sua concluso.
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4. O sistema abrir uma tela para a adio de nova tarefa, como ao lado. 5. O usurio deve definir o nome da tarefa, a situao (ativa ou inativa), o grau de progresso na sua execuo, o nvel de prioridade e se a tarefa um marco na realizao do projeto.
a) o nome do responsvel pela tarefa; b) se a tarefa administrativa ou operacional; c) o tipo de acesso s tarefas; d) os nomes de contatos a quem importa acompanhar a tarefa ou dela participarem; e) a definio do nvel da tarefa (pai ou filho); f) o oramento previsto para a tarefa; g) a descrio da tarefa. a) a data inicial; b) a data de encerramento para a execuo da tarefa; c) o tempo de durao previsto, em horas ou dias. .
IMPORTANTE: Para o SIGEP, a definio do tempo de durao previsto para cada uma das tarefas o critrio central para o acompanhamento do ndice percentual de execuo dos projetos.
8. A Caixa seguinte, de Dependncias, permite definir as relaes entre as vrias tarefas. Tarefas consideradas dependentes so aquelas que s podem ser iniciadas aps a concluso de uma outra anterior. Selecione a tarefa na listagem do campo esquerdo e utilize os sinais > ou < para estabelecer as dependncias.
9. Na Caixa Recursos Humanos podem ser selecionadas as pessoas que ficaro incumbidas da execuo da tarefa.
Na lateral direita, encontra-se uma caixa para a redao de mensagem de e-mail. Aps redigir a mensagem, basta selecionar o campo de notificao abaixo: quando a tarefa for salva, a mensagem ser direcionada a todas as pessoas designadas a atuarem naquela referida tarefa.
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IMPORTANTE: Na definio das Tarefas, importante considerar que elas podem ser subdivididas, de tal modo que existem as tarefas-pai e que podem ser criadas tarefas-filho, que o SIGEP permite a insero em nveis. Evidentemente, quanto maior o nvel do detalhamento, maior a chance de um planejamento mais preciso, mas tambm incrementa-se o cuidado com a rotina de insero de dados sobre o andamento das tarefas.
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1. No Menu, clicar em Projetos; 2. Na lista dos projetos, clicar sobre o projeto escolhido 3. Na barra que se apresenta aps os detalhes do projeto, clicar no boto Arquivo 4. Clicar sobre Anexar um Arquivo 5. Abre-se a janela com o formulrio para a insero do arquivo
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1. Clicar no menu Projetos e selecionar o projeto em que sero lanados os dados de execuo financeira. 2. Na barra que fica no centro da tela, clicar sobre a opo Execuo Financeira, que vai exibir os registros j lanados.
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3. Na lateral direita, clicar sobre o boto Adicionar 4. O sistema abrir uma caixa para a informao dos novos dados a serem armazenados, como abaixo:
5. O formulrio apresentado requer que sejam lanados os dados do tipo de documento (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo), seu nmero, o cdigo do credor, o nome do favorecido, o nmero do CPF ou CNPJ do favorecido, a data do pagamento e o seu valor, bem como permite ainda que se registrem informaes descritivas sobre o pagamento. Aps o preenchimento, basta clicar em adicionar para armazenar os dados.
H uma primeira tela que devero ser preenchidos com os seguintes dados: : a) a identificao do projeto; b) o cronograma de execuo; c) os dados de escopo do projeto;
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4. Aps o registro destes campos, salvam-se estes primeiros dados e o sistema gera, a partir da, um nmero identificador para o projeto. Alm disso, o SIGEP salva o projeto no grupo de projetos propostos. 5. Em seguida, inicia-se a segunda etapa de formulao do Termo de Abertura de Projeto. Deve-se acessar no menu superior, o item Projetos, que abrir uma tela com os projetos da Unidade Administrativa em suas vrias fases. Ento, seleciona-se os o boto que d acessos aos projetos Propostos.
6. Abre-se ento a janela que traz os dados do Termo de Abertura escolhido. Inicia-se, neste momento, a segunda etapa do preenchimento do Termo de Abertura, onde detalham-se os seguintes gruos de informao: a) condicionantes de sucesso do projeto b) plano bsico de ao c) estimativas de custo d) equipe tcnica envolvida e) parceiros
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A data de incio de um projeto deve ser estimada de tal forma que se considerem:
a) as variveis burocrticas: tempo adequado para que todos os trmites internos unidade administrativa sejam realizados afim de que as aes possam iniciar-se b) as variveis oramentrias: por exemplo, pouco comum que no incio de um exerccio fiscal, j existam disponibilidades financeiras e oramentrias para a implementao de projetos de maior custo; c) variveis polticas: um bom projeto pode aguardar a convergncia com outras iniciativas do prprio governo estadual ou at de outros entes da Federao, de modo a ampliar sua efetividade e at visibilidade.
4.7.10. Data de Fim Estimada Um bom planejamento deve considerar possveis problemas que surgem com frequncia. Se isto acontecer, possvel estimar o tempo necessrio para sanar tais problemas e deste modo projetar uma data de concluso dos trabalhos mais prxima do real. O ideal seria que, considerando o risco dos problemas surgirem e atuando de forma preventiva para evit-los, desde o incio do projeto, se conseguisse concluir um projeto em data anterior estimada. frequente que os responsveis pelo planejamento dos projetos sejam pressionados a lanar o menor tempo necessrio para a execuo do projeto. Mas esta no uma boa poltica, porque em geral resulta em dilatao dos prazos e na sensao socialmente difundida de frustrao dos compromissos assumidos pelo governo. III - ESCOPO DO PROJETO 4.7.11. Problema / Oportunidade Todo projeto criado para oferecer soluo para algum problema ou para aproveitar uma oportunidade que se evidencia. importante que neste campo se descreva com a maior clareza o problema ou a oportunidade que motiva o referido projeto. Observe-se que neste campo no se deve fazer registro do objetivo do projeto, que ter campo apropriado para que se lance. Aqui, a preocupao ficar concentrada exclusivamente na descrio do problema ou da oportunidade. O texto deve ser sucinto, mas suficientemente claro, para evidenciar a motivao que justifica a mobilizao e o empenho de recursos humanos e financeiros na execuo do projeto.
4.7.12. Justificativa
O campo da justificativa deve ser aproveitado para oferecer informaes que permitam o convencimento do patrocinador de que a adoo do projeto relevante para alcanar a soluo do problema identificado ou a melhor opo para que se aproveite com o maior resultado as oportunidades que se apresentam. Podem-se elencar:
a) as caractersticas sociais, culturais, econmicas e polticas do pblico-alvo com o qual o projeto ir trabalhar; b) a breve descrio das aes que sero desenvolvidas; c) a comparao, mediante estudos, de que estas aes propostas so as que geram melhores resultados, demonstrando que a escolha dessas aes deram-se aps a avaliao minuciosa de outras alternativas; d) evidenciar, do melhor modo possvel, como a execuo do projeto aproveita as qualidades dos recursos humanos disponveis e incorpora os demais recursos j em uso, valorizando a
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economicidade e a ampliao dos benefcios gerados a partir dos investimentos anteriormente realizados; e) importante evidenciar, tambm, de que modo o projeto atende percepo da sociedade acerca do problema apontado, contribuindo para aumentar a satisfao das suas necessidades e, tambm, sua satisfao com a prpria ao de governo.
4.7.13. Objetivo do Projeto Neste campo, registram-se o objetivo geral e os objetivos especficos do projeto. Para que se garanta que a informao a ser inserida corresponde realmente aos objetivos de um projeto, pertinente prestar ateno aos verbos utilizados para formular as sentenas. Diferentemente de projetos de pesquisa acadmica ou de atividades educacionais, os projetos de governo devem ser formulados de tal modo que se evidenciem impactos a serem produzidos alterando a realidade observada.
Exemplo 1: reduzir o ndice de furtos na Regio Metropolitana de Cuiab; Exemplo 2: construir trs unidades de educao infantil em Sinop; Exemplo 3: aumentar o nmero de leitos em UTI no Estado;
Nestes casos, evidencia-se claramente que a efetivao do projeto adotado muda o quadro da realidade sobre qual ele incide. Seguem-se, para comparao, exemplos de objetivos muito importantes, mas que no configuram projetos de governo:
Exemplo 1: identificar as causas da poluio do Rio Tiet Exemplo 2: mensurar os ndices de violncia em Cuiab Exemplo 3: estimar os custos oramentrios da implantao de um hospital
Como se verifica, em todos estes casos o resultado das iniciativas adotadas so produtos de conhecimento. So informaes essenciais, inclusive, para que se possam formatar adequadamente os projetos de governo, mas no caracterizam em si mesmos, as transformaes da realidade que os projetos governamentais devem produzir. 4.7.14. Produtos / Resultados Esperados Os resultados e impactos esperados de um projeto esto relacionados, respectivamente com seus objetivos especficos e geral. Tudo o que programado e realizado na fase de execuo das aes de um projeto se traduz em produtos ou servios cujas dimenses se podem propor. Sempre positivo que sejam empregados nmeros neste campo.
Exemplo 1: Reduo da mortalidade infantil de 20% em 3 anos; Exemplo 2: Aumento do crdito para fomento de microempreendedores em 30% em 2 anos
Aes concretas realizadas geram produtos e servios que pode ser entendido como todo trabalho realizado durante a execuo do projeto: cursos ministrados, software desenvolvido, servios entregues. Defina os resultados esperados como sendo as conseqncias ou reflexos da execuo dessas aes e dos produtos gerados, tais como: melhoria de desempenho em x%, aumento no nmero de beneficirios, etc. 4.7.15. Abrangncia / Pblico Alvo Abrangncia de um projeto expressa o conjunto de caractersticas que definem o tamanho ou amplitude do projeto em termos de pblico alvo, pessoas envolvidas na sua execuo, e extenso da rea de atuao do projeto, que pode significar rea de atuao geogrfica ou amplitude das 25
realizaes pretendidas com o projeto. Defina a abrangncia e o pblico alvo respondendo as seguintes questes:
a) Qual o pblico e a quantidade de pessoas com as quais o projeto ir trabalhar? b) Qual o local de implementao do projeto e sua rea de influncia (Estado, regio, cidade, bairro, comunidade)?
IV - CONDICIONANTES
4.7.16 Premissas
Premissas so suposies dadas como certas sobre o ambiente externo ao projeto. algo que se assume como verdadeiro no incio do projeto por no ter informaes suficientes ou a certeza de que determinado fato ou condio importante para o projeto acontecer. Em geral, as premissas oferecem um grau de risco caso no sejam atendidas e influenciam todos os aspectos do planejamento de um projeto. Portanto, devem ser constantemente revisadas e atualizadas durante a fase de planejamento.
Exemplos: A economia permanecer estvel durante a execuo do projeto; O cmbio no sofrer oscilaes significativas; Ser dada continuidade atual poltica de governo.
4.7.17. Restries
Restries so limitaes impostas internamente ou externamente ao trabalho executado pela equipe de projeto. So os fatores que afetam diretamente o desempenho do projeto e a maneira com que uma atividade ser executada.
Exemplo 1: Somente podero participar da equipe do projeto servidores de carreira e com psgraduao.
V - PLANO DE AO
O plano de ao composto por uma srie de providncias/tarefas devidamente priorizadas e listadas numa ordem cronolgica, a partir de um planejamento. Deve constar tambm no plano de ao: quem o responsvel pela execuo; qual o prazo e/ou data limite para a sua concluso; quais os recursos necessrios. Contudo, tal detalhamento pode ser feito na fase de planejamento, fase seguinte iniciao do projeto.
4.7.19 Aes/Atividades
Aes so as atividades a serem desenvolvidas no projeto para se alcanar o objetivo geral. Devem ser elaboradas de forma a permitir sua mensurao, atravs de indicadores prestabelecidos e que possibilitem avaliar o desempenho e os resultados programados no projeto. No existe um nmero mnimo ou mximo de atividades, porm, devero ser formuladas para execuo numa ordem cronolgica, com prazos compreendidos na previso de execuo do projeto. 26
O detalhamento das aes/atividades, com as respectivas metas, responsveis e prazos pode ser efetuado na fase de Planejamento, aps a aprovao do Termo de Abertura e incio do projeto. Lembrando que as aes/atividades podero ser desdobradas em aes menores (tarefas), de forma que facilite seu acompanhamento mais detalhado, visando o alcance dos objetivos do projeto. IMPORTANTE: A mera aquisio de produtos ou contratao de servios no mbito do projeto no pode ser confundida com aes/atividades de execuo do objetivo. Na realidade so insumos necessrios para execuo das atividades, pois se adquirir os insumos e no cumprir a metas estabelecidas, o objetivo no ser alcanado.
Processo
Estimativa de custo Oramento de Custo Controle de Custo
Descrio
Trata-se de desenvolver uma aproximao dos recursos necessrios para execuo do projeto. Trata-se de agregar ao custo estimado todas as despesas com a execuo das atividades ou dos pacotes individuais de trabalho, para estabelecer uma base de custo. Trata-se de influenciar nos fatores que geram uma variao de custo e controlar as mudanas de oramento do projeto.
Na fase de elaborao do Termo de Abertura do Projeto realiza-se um esforo para a apresentao de dados contendo as principais estimativas de custo2. No Termo de Abertura de Projeto, a estimativa de custos registra os tipos de despesas nas classificaes mais comumente utilizadas nas aes da administrao pblica.
Tipos de Despesas Despesas com Pessoal, Dirias, Passagens, Material de Consumo, Consultoria, Servios de Terceiros Pessoa Fsica, Servios de Terceiros Pessoa Jurdica, Obras e Instalaes, Equipamentos e Material Permanente,
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A importncia da boa estimativa de custos para os projetos provm do fato de que por meio dela o patrocinador ter maiores condies de decidir sobre a sua execuo e seu mais adequado momento para faz-lo. Alm disso, com os dados registrados no sistema, possvel realizar estudos sobre a taxa de retorno dos investimentos pblicos. Obviamente que os investimentos pblicos no podem ser calculados de modo semelhante aos investimentos que tem por finalidade a obteno de rendimento financeiro. Mesmo assim, a adoo do conceito de taxa de retorno relevante para que o governo possa otimizar os recursos oramentrios disponveis e gerar com eles os mais relevantes resultados sociais possveis.
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Aquisio de Imveis.
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Abrir uma caixa de dilogo, com trs campos: tipo, descrio e valor, como abaixo:
Ressalta-se, como j informado anteriormente, os lanamentos das estimativas de despesas podem ser lanadas com os valores agregados por tipos de despesa ou de forma analtica, com a especificao de cada um dos tipos de despesa, de modo que o prprio SIGEP funcione como um ambiente para a formulao de uma memria de clculo dos gastos necessrios para a viabilizao do projeto. VII - Parceiros o momento de identificar aqui, alm dos rgos do governo, as entidades e demais organizaes que se prev que participem do projeto, na qualidade de parceiras. Devem ser registrados o nome da organizao parceira e a informao resumida da atividade que ela vai realizar no projeto.
VIII - Equipe Tcnica Nesta fase, de iniciao do projeto, a nfase recai sobre a definico do escopo e as estimativas de custos e prazos. No h, portanto, necessidade de informar todas as pessoas que atuaro no projeto, obviamente. Este campo existe para que registrem os nomes das pessoas, com seus dados de contato, que permitam evidenciar que a unidade administrativa sozinha ou unida s instituies parceiras possuem capacidade operacional e tcnica suficientemente apta execuo do projeto.
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IMPORTANTE: Os procedimentos de aprovao do projeto acontecem tanto pela assinatura do Termo de Abertura em sua verso impressa quanto pela insero da aprovao no SIGEP, o que se d pelo clique em um boto s vsvel aos usurios que estejam registrado em perfil de gestor.
Habilidades
Construo de Equipes Atribuio de Incumbncias Responsabilidades Capacidade de Dilogo e
Caractersticas
Capacidade de formar e gerenciar equipes de trabalho. Capacidade de delinear com preciso as tarefas e os resultados a serem obtidos Capacidade de explicitar a relevncia e a pertinncia das tarefas na consecuo da estratgia de execuo do projeto
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Liderana Resoluo de Conflito Competncia Tcnica Planejamento Organizao Esprito Empreendedor Administrao Suporte Gerencial Alocar recursos
Capacidade de influenciar a equipe e todos os envolvidos no projeto Capacidade de identificar e resolver os conflitos no mbito do projeto Capacidade de coordenar as aes tcnicas do projeto Capacidade de elaborar planos e execut-los Capacidade de estabelecer os critrios de trabalho no mbito do projeto Capacidade de gerar e gerenciar negcios para o projeto Capacidade de desenvolver tcnicas de controle, oramento, etc. Capacidade de gerenciar as interfaces com todos os envolvidos no projeto, principalmente com a alta administrao. Capacidade de estabelecer os recursos necessrios s fases do projeto.
Obviamente, difcil que uma mesma pessoa agregue todas essas habilidades ou as tenha desenvolvido todas na mesma intensidade. O importante que cada um dos gerentes de projetos rena o maior nmero possvel dessas habilidades possveis e que seja aberto contnua aprendizagem e melhoria.
No SIGEP, a criao das tarefas, definio de prazos e designao de usurios so atribuies compartilhadas com usurios Operadores, de modo que j encontram-se descritas no item 4.2 Incluso de Novas Tarefas.
atualizadas sobre as atividades executadas ou a executar, bem como dos problemas que impediram o cumprimento dos prazos das aes previstas ou sua postergao. O Gerente de Projeto deve sistematicamente acessar as informaes dos projetos que so de sua responsabilidade conduzir. Por essa razo, o SIGEP oferece as condies para que diariamente o Gerente de Projeto saiba o estgio presente de informaes sobre os projetos. Com isto, ele pode definir quando intervir, estabelecer o que priorizar, convocar os responsveis pelas tarefas ou comunicar-se com eles. Um dos desafios que deve ser enfrentado que as pessoas resistem a documentar suas atividades e aes. No so poucos os casos das pessoas que empenham-se fortemente em realizar os trabalhos que lhes so atribudos. Mas, grande parte delas, prefere esta dimenso operacional do trabalho, achando que no precisam cuidar de registrar o andamento da ao. Com a adoo do SIGEP, esse problema pode reduzir-se enormemente. Desde que o Gerente de Projeto ajude a difundir a cultura da manuteno da informao atualizada. O Gerente de Projeto passa a ter a obrigao de exigir no apenas que as pessoas executem as tarefas que receberam mas que tambm entendam a necessidade de alimentar o sistema, mantendo a informao sobre os projetos, sempre disponvel.
Acompanhe a sequncia dos itens que compe a tela, disponveis para propiciar que o Gerente de Projeto acompanhe sua execuo:
1 2 Nome do Projeto Resumo das informaes do projeto
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Sumrio da Execuo Nome das pessoas de contato Botes com as informaes complementares do projeto. Observe que selecionamos a aba de atividades Boto de edio das atividades de execuo Percentual de execuo da tarefa Lista das atividades do projeto, que podem estar organizadas em nveis hierrquicos, como atividades pai-filho Informao dos responsveis pela execuo das tarefas e dos demais usurios designados para sua operacionalizao Em vermelho, o sistema exibe aquelas atividades que esto em atraso Em verde, o sistema exibe as atividades j completas
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IMPORTANTE
No caso da designao de uma pessoa com o perfil de Gestor, a autoridade juridicamente constituda dever encaminhar ofcio Coordenadoria incumbida do gerenciamento do SIGEP com a especificao dos nomes e documentos de responsabilidade pelo acesso s informaes disponveis no sistema.
Para que o Gestor possa avaliar o ritmo de andamento dos projetos e o desempenho dos Gerentes de Projetos o SIGEP possui um mdulo de relatrios gerenciais. Neste mdulo, encontram-se disponveis seis tipos de relatrios:
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6.2.4 Quadro Analtico de Execuo Financeira O Quadro Analtico de Execuo Financeira informa os pagamentos realizados para cada um dos projetos, explicitando a data dos registros, o nome dos favorecidos, CNPJ ou CPF respectivos e os valores dos pagamentos efetuados.
6.2.5 Viso Consolidada da Execuo Financeira O relatrio Viso Consolidada da Execuo Financeira informa os pagamentos efetuados em determinado projeto para cada favorecido.
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Referncias Bibliogrficas
CARNEIRO, Margareth Fabola dos Santos (org.). Gesto Pblica: o papel do planejamento estratgico, gerenciamento de portflio, programas e projetos e dos escritrios de projetos na modernizao da gesto pblica. Rio de Janeiro: Brasport, 2010. JORDAN, Lee. Gerenciamento de Projetos com dotProject: guia de instalao, configurao, customizao e administrao do dotProject. So Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. Brasil. Tribunal de Contas da Unio (TCU). Manual de Gesto de Projetos. 2006. Disponvel em <http://portal2.tcu.gov.br/portal/pls/portal/docs/2058942. PDF>. Acesso em 10 nov 2011.
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