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FLUXOGRAMA

*NILSON ZEFERINO RIBEIRO

1 - INTRODUO

Implantar melhorias exige um grau de organizao apurado, para que as modificaes no causem complicaes no momento em que forem introduzidas no processo. Um plano suficientemente detalhado para garantir que todos os cuidados tomados estejam sendo cumpridos e que todas as etapas da implantao tenham a segurana que esse comportamento exige. Estarei mostrando como o fluxograma uma importante ferramenta que ajudar o profissional a conhecer e a entender como determinadas tarefas, processos ou atividades so realizados para que se possam propor quaisquer mudanas e ou intervenes no sentido de trazer melhorias e benefcios aos mesmos. Demonstrarei atravs do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz (1997, pg 114) que ainda hoje sem dvida uma das maneiras mais usadas para se descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ou entre o funcionamento interno e os clientes todo o processo, procedimentos e normatizao desenvolvidos juntos aos mesmos. Mostrarei, tambm, atravs de um fluxograma, um caso real de implantao de um processo de carteira de emprstimos em um fundo de penso que contratou um profissional formado em administrao de empresas, para criar todo o processo da carteira de emprstimos para atender aos seus participantes, aposentados e funcionrios.

2 . O FLUXOGRAMA COMO FORMA DE INFORMAO E COMUNICAO NAS EMPRESAS

Fluxograma uma tcnica de representao grfica, em que so utilizados smbolos que permitem a descrio clara e precisa da seqncia de um processo, bem como sua anlise e redesenho. muito importante no processo de comunicao tanto para processos internos e externos empresa. O p i f e d t d r e p d r r o o r e e x o e e e p t d e r u r s p s p o s c a a o s o b c n i v m a o i o n s e u l a i b o s n h i o d a c s e i s . c u s t o p a r o b l o e , m i l i d a d e s d a d e e s e e s s a b a l p h e d a r e l s m n h t a i i s t f ; a r o p o ; r c e i m c a v i e m e d s r o s e f i r o i o f i a s n i c m a e n d t d f l u x o g r a m a s a e o o e o

2.1 - Etapas para criao de um fluxograma: Escolher a rotina a ser trabalhada Coletar os dados Desenhar a rotina Todo fluxo deve ter incio e fim. Nenhuma simbologia pode ficar solta, sem indicao da continuidade do processo ou com a simbologia de fim. Nunca esquecer das setas no fluxograma e do processo. Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de "documento". Antes do "arquivo", obrigatoriamente tem que haver a simbologia de "documento", j que s se arquivam documentos.

2.2 - Smbolos utilizados para a construo do fluxograma: T u r i u p o n e e t e n m a u s r t o t u i p r l r c p a r o s d e o i r m i e o o r c e p j . f r a i z s n a e o e e o a d n u s r c o s i e b l o t a o o r s j s e : p r f o s o t o a r o i m u e q a u d e e d e a

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2.3 - Simbologia dos Fluxogramas O u f l t i u s l x i o z g a r d a o m s a s t m s m b o l n p o o o s s r

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Existe uma tendncia cada vez mais generalizada para a padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos ou situaes correntes. A utilizao desses smbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir uma linguagem corrente entre os usurios. possvel utilizar smbolos diferentes dos convencionais desde que no ofeream dificuldade de compreenso para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Esta situao decorrente de caractersticas especficas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade. Para elaborar um fluxograma, existem alguns softwares indicados, tais como: Aris; Visio; Flow Charting; Word; Excel; Power Point.

3. VANTAGENS DO USO DE FLUXOGRAMAS Viso de conjunto e integrada de todo o processo; visualizao dos detalhes crticos do processo; identificao dos pontos de controle potenciais; verificao e aprimoramento do processo decisrio; identificao das inconsistncias e pontos frgeis, como falhas processuais, problemas de comunicao e retrabalho; verificao de etapas burocratizadas em excesso; deteco da utilizao incorreta de recursos; insero de metodologia para melhoria contnua nos processos; integrao dos objetivos da organizao com os objetivos individuais de cada rea; identificao das responsabilidades individuais; desenvolvimento de sistemas informatizados para integrao de todas as reas da empresa; gerao de instrumentos de formao para todos os colaboradores da organizao.

Representam, ainda, um eficaz sistema de Gesto de Documentao, de fcil utilizao e necessrio Certificao ISO e de Sistemas de Gesto da Qualidade. 4. FLUXOGRAMA DENTRO DE UMA ORGANIZAO

Mostrarei, a seguir, atravs de um fluxograma, como ficou a implantao de um processo da Carteira de Emprstimos Pessoais em um fundo de penso. Estamos falando de um caso real em que foi contratado um profissional da rea de OSM, formado em administrao de empresas, e que partiu de um ponto zero, ou seja, esta organizao, um fundo de previdncia privada, estava criando uma carteira de emprstimos para atender aos seus participantes, beneficirios aposentados e aos funcionrios da mesma. O objetivo era, dentro da abertura legal e incentivos proporcionados pelo governo Lula s diversas empresas do ramo financeiro, de competir fazendo presso para baixar as taxas de emprstimos aos aposentados de maneira geral com desconto em folha de pagamento. Atravs do fluxograma, conforme descrito por Tadeu Cruz (1997, pg. 114) que ainda hoje sem dvida uma das maneiras mais usadas para se descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro da empresa, ou entre o funcionamento interno e os clientes todo o processo, procedimentos e normatizao desenvolvidos juntos dos mesmos.

PARTICIPANTE

PATROCINADORA

BANCO

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Participante solicita emprstimos Verifica as condies do emprstimo Verifica as condies do emprstimo

Prepara a Autorizao Desconto Preenche Solicitao de Emprstimo Assistido

Prepara a Autorizao Desconto

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Coerncia nas aes e transparncia nas comunicaes internas como lastro para qualquer ao de organizao, sistemas e mtodos so essenciais. H a d e u f t i e l e m s e e n x p o r c f i r n o s a i a t r c d r e a a o r t o r a a s d m l m e b a e e o a n q n g t i e j i e a a l a u t , t i c h t a a a o s . o v a o r d s s a o e d e i p q d a d v u a c a d s a s d o e d i e d a d e v a l e

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N c d v i p o p t i a r a e o o e n a r o e m t e t x r r g s m p i o i i v r v s N g e p f c d q n m a d f m v d s a o s i e e b s e u s r a t n e m o a r e u e e c e u e s a c l o s n l l e h m e c h i o o s p d c i i a t r e l c i s o i t i m a a s p l i g n a f e r r e

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6 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS Cruz, Tadeu Sistemas, Organizao & Mtodos Estudo Integrado das Novas Tecnologias de Informao. Ed Atlas, So Paulo, 1997. Oliveira, Djalma de Pinho Rebouas Sistemas, Organizao e Mtodos: uma abordagem sistmica. Ed Atlas, So Paulo, 1992. Ballestero Alvarez, Maria Esmeralda Manual de OSM: abordagem terica e prtica da engenharia da informao. Ed Atlas, So Paulo, 1997.

*Trabalho apresentado no 4 perodo de Administrao de Empresas.

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