Apuntes de Contabilidad- F15

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CONTABILIDAD F-15/E-14

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TEMA 1. - EL MARCO CONCEPTUAL CONTABILIDAD FINANCIERA.

1.1. - El concepto de Contabilidad. Contabilidad desde dos aspectos:

DE

LA

Ciencia del Patrimonio -> En la ciencia que estudia el patrimonio de una empresa en su dinmica desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo, con el fin de conocer en cualquier momento la verdadera situacin de la empresa y los resultados obtenidos en su gestin. Como sistema de informacin -> Conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboracin de la informacin relevante sobre una unidad econmica para proporcionar informacin para la toma de decisiones con relacin a la misma. Sistema de informacin destinado a transformar datos en informacin til para los distintos usuarios de la misma. Para producir informacin en primer lugar identifica los datos, 2 los cuantifica en trminos monetarios, 3 los clasifica, y en 4 lugar los registra para posteriormente comunicar la informacin elaborada, y todo ello lo hace de acuerdo con unas tcnicas determinadas y con la finalidad de transmitir informacin econmico-financiera til a los distintos destinatarios que la utilizarn en sus tomas de decisin.

Adems la contabilidad nos permite, por un lado, dejar constancia de las transacciones realizadas, por otro lado, ayudar al control interno y externo de la empresa y por ltimo ser un soporte para la toma de decisiones. 1.2. - Objetivos de la Contabilidad. Dependiendo del tipo de empresa los objetivos de la contabilidad pueden ser distintos. Podemos decir que el objetivo de la contabilidad financiera es proporcionar informacin sobre la imagen fiel de la situacin patrimonial y financiera de la empresa y de los resultados obtenidos y sta informacin la proporciona a travs de las cuentas anuales.

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Cuentas Anuales

Balance (riqueza)

Cuenta de P y G Renta: Bos o prdidas

Memoria

Balance -> Refleja los derechos y obligaciones que tiene la empresa. Informacin sobre inversiones y fuentes de financiacin. Cuenta de P y G -> Ingresos y gastos del periodo. Memoria -> Aclaraciones y explicaciones sobre la elaboracin del balance y la cuenta de P y G. 1.3. - Los Usuarios de la Informacin Contable y sus Necesidades. Hemos hablado de contabilidad como sistema de informacin pero hemos de destacar que sta informacin no se elabora para quedar oculta sino para ser comunicada a los distintos usuarios. Externos. (Precisan informacin puntual y peridica). Relacionados con la empresa. Accionista. Prestamista. Empleado. Cliente. Proveedor. Sin relacin con la empresa. Administracin. Competencia. Pblico en general. Internos. (necesitan informacin continua) Directores. Mandos intermedios.

Accionistas: Posee acciones de la empresa. Prestamista: Presta dinero. Para saber si es solvente o no. Empleados:

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Para saber si va a continuar la actividad empresarial o no, planes de pensiones, capacidad para hacer frente a sus compromisos en un futuro, negociar aumentos salariales. Clientes: Saber si se le entregar el producto en las condiciones pactadas, garantas postventa, asegurarse suministro continuado. Proveedores: Suministra las materias primas. Su continuidad es vital para el proveedor (si es uno de sus clientes principales). Solvencia para hacer frente a los pagos de las compras a crdito. Competencia: Para mejorar su propia eficiencia. Adm. Pblica: Determina el importe de los impuestos a pagar. Pblico en general: La actividad que desarrollan las empresas tiene una trascendencia social y econmica importante y por lo tanto tienen que informar de todo aquello que puede tener repercusin inmediata o no sobre la sociedad. Directores y Mandos Intermedios: Fabricacin o no de un producto, vender directamente o a travs de mayoristas, fijar precios de venta en el mercado. Son responsables de la informacin que se proporciona a los usuarios externos. Disponen de informacin ms detallada y especfica. 1.4. - Caractersticas Cualitativas de la Informacin Contable. Para que la informacin contable sea de utilidad a los distintos usuarios deber reunir una serie de requisitos y elaborarse de acuerdo con una serie de normas emitidas por los organismos encargados de las mismas. Segn el Plan General Contable toda la informacin contable debe ser: Comprensible. Relevante: Debe contener la informacin verdaderamente significativa para los usuarios. Fiable: ausencia de errores significativos. Comparable: debe ser consistente y uniforme en el tiempo entre las distintas empresas. Oportuna: debe producirse en el momento que sea til para los usuarios y no con un desfase temporal significativo.

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1.5. - Los Estados Financieros. Balance: Representacin del patrimonio que nos indica la riqueza que se posee y la situacin econmica de la empresa. Cta. de P y G: Representacin de los resultados obtenidos que nos indica la variacin de la riqueza habida en el perodo. Memoria: Nos dice como se han elaborado los estados econmicos anteriores y nos facilita datos adicionales, algunos en unidades monetarias y otros no. Son el resultado final del proceso contable. Han de ser claros e informativos, tienen dos objetivos bsicos: Proporcionar a los usuarios los datos que necesitan. Ofrecer una imagen fiel del patrimonio de la situacin financiera y de los resultados obtenidos. Aunque pueden presentarse estados contables referidos en periodos ms reducidos, la informacin semestral que presentan las empresas que cotizan en bolsa. Estados financieros -> Son documentos a travs de los cuales se presenta la informacin econmico-financiera de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas. Las partes que contienen los estados financieros estn interelacionadas ya que reflejan distintos aspectos de la actividad de la empresa, es decir, forman una unidad y no se pueden interpretar aisladamente. Tampoco hemos de olvidar que la informacin que proporcionan es de dominio pblico y cualquiera la puede solicitar en el registro mercantil.

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TEMA 2. - LA ESTRUCTURA PATRIMONIAL DE LA EMPRESA.

2.1. - Concepto de Patrimonio. La contabilidad centra su atencin en los medios econmicos a travs de los cuales puede la empresa realizar su actividad y stos medios los podemos definir o bien como riqueza (si utilizamos un concepto econmico) o bien como patrimonio (concepto contable). Entendemos por riqueza el conjunto de bienes y derechos que permiten a una unidad econmica satisfacer sus necesidades o realizar una actividad productiva. Contablemente a sta riqueza se la llama patrimonio. Cuando nos referimos al patrimonio hay que hacer mencin de la fecha a la que se refiere. 2.2. - Patrimonio, Riqueza Empresarial y Resultado. Renta: hace referencia a la produccin de bienes y servicios, para generar renta, la empresa se sirve de los medios econmicos que posee con la ayuda de los RRHH. El valor de los bienes y servicios generados menos aquellos que han sido consumidos en el proceso productivo nos miden la renta obtenida, y sta magnitud se refiera a un perodo de tiempo. Riqueza: tiene carcter esttico (expresa lo que se tiene en un momento dado). Renta: tiene carcter dinmico(lo que se produce en un periodo de tiempo). Venta de bienes y servicios

EMPRESA

MUNDO EXTERIOR

Compra de bienes y servicios Cobro de dinero C Pago de dinero o Corriente monetaria. Corriente econmica Como resultado de estos flujos se producen variaciones positivas o negativas del patrimonio empresarial. La contabilidad refleja estos flujos o corrientes y podemos decir que el resultado es igual a la diferencia entre ingresos por ventas o servicios prestados menos los gastos por compras o servicios adquiridos en un periodo determinado. Ingreso: Incremento experimentado por el patrimonio neto de una empresa, distinto a las derivadas de nuevas aportaciones de los propietarios y como corriente real o econmica de bienes o servicios.

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Gasto: Es la reduccin experimentada por el patrimonio neto de la distinta a los importes retirados por los propietarios y derivado de la corriente real o econmica de bienes y servicios. Pago y Cobro: Hacen referencia al flujo financiero de entrada y salida de dinero. 2.3. - Ecuaciones Fundamentales del Patrimonio. El patrimonio empresarial est formado por bienes, derechos y obligaciones cuando son susceptibles de ser valorados monetariamente. Bienes: Elementos que la empresa posee destinados al uso, a la transformacin o venta en el mercado. Derechos: Son situaciones jurdicas a favor de la empresa en virtud de las cuales se encuentra en disposicin de usar elementos (como es el caso de las patentes marcas), o recibir dinero ya sea de deudores, clientes, bancos, etc. . Obligaciones: Son deudas contradas con terceros (proveedores, hacienda, bancos,...). La suma de todos estos elementos constituye el patrimonio o la riqueza de la empresa. Patrimonio Neto = B + D O Ecuacin fundamental del patrimonio que se representa as: A = P + N 2.4. - Conceptos de Activo, Pasivo y Neto. Activo: Conjunto de recursos econmicos de la empresa mediante los cules sta desarrolla su actividad, son los bienes y derechos, y es probable que contribuyan a que la empresa genere beneficios en el futuro. Pasivo: Comprende las deudas que la empresa ha contrado y stas deudas deben ser canceladas en una fecha determinada. La empresa a travs del endeudamiento obtiene financiacin para desarrollar su actividad. Neto: Es el activo residual que quedara tras cancelar todas las deudas. Diferencia entre activo y pasivo. A medida que la empresa desarrolla su actividad se obtienen beneficios y prdidas que varan el neto. Tambin los propietarios pueden alterar el neto si aportan o retiran ms capital a la empresa o se deciden que se distribuya todo o parte del beneficio obtenido por su empresa, por lo que el Neto se compone de dos partes (aportacin de los propietarios -> capital, beneficio no distribuidos -> reservas).

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ACTIVO

PASIVO

Terrenos 25 M Construcciones 10 M El. de transporte 7 M Maquinaria 3 M Mobiliario 08 M EPI 1 M Prop. Industrial 05 M Clientes 3 M Mercaderas 2 M Caja y Bancos 02 M

Deudas a L/P Deudas a C/P Proveedores

5 M 3 M 2 M

Capital -> 20 M

ACTIVO -> Estructura econmica o inversiones. PASIVO -> Estructura financiera o fuentes de financiacin.

2.5. - Elementos y Masas Patrimoniales. Llamaremos masas patrimoniales a cada una de las agrupaciones de ciertos elementos patrimoniales. Podemos diferenciar el activo fijo y el activo circulante, y dentro del pasivo hemos de diferenciar entre: Recursos propios. Recursos ajenos a L/P Recursos ajenos a C/P Activo fijo: Son aquellos elementos que permanecen en la empresa durante un periodo de tiempo prolongado (ms de un ao) y han sido adquiridos para ser utilizados. Tambin se le llama inmovilizado. Pueden ser tangibles, intangibles. Activo circulante: Son los activos que se adquieren para transformarlos, por ejemplo, las materias primas o para su venta (mercaderas), los derechos de cobro y el lquido o disponible (menos 1 ao). Pasivo: El pasivo en sentido amplio est constituido por el neto y el pasivo en sentido estricto. Indica las fuentes de financiacin. Neto (no exigible): formado por los fondos propios de la empresa, no es exigible por los propietarios mientras la empresa est en funcionamiento, y est formado por el capital inicial, por las variaciones de capital y por las reservas que son los beneficios no distribuidos. Pasivo estricto: Constituye las deudas de la empresa, es decir, los recursos ajenos (a L/P y C/P). L/P -> ms de 1 ao C/P -> menos de 1 ao

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Deudas a L/P vencen ms de 1 ao, stas deudas se cesan para financiar el activo fijo. Deudas a C/P vencen menos de 1 ao, adquiridos con proveedores y con acreedores comerciales. 2.6. - El Fondo de Maniobra. Diferencia entre el activo circulante menos el exigible a corto plazo; su estudio permite conocer la estructura patrimonial que ms conviene a una empresa en concreto.

Fijo

Rec. Propios

Circulante

Fondo de Maniobra

Rec. ajenos a L/P Rec. ajenos a C/P

Los recursos propios y los recursos ajenos a L/P forman los recursos permanentes. El fondo de maniobra positivo es una garanta para la estabilidad de la empresa ya que dado el punto de vista de la financiacin es la parte del circulante que se financia con recursos permanentes. FM = Rec. propios + exigible a L/P Activo Fijo FM = Rec. permanentes Activo Fijo Ha de ser positivo ya que si no, se dara la circunstancia de que el activo fijo estara financiado por exigible a corto, lo cual llevara una suspensin de pagos; adems, hemos de tener en cuenta que hay una parte del activo circulante que es fija (como el stock de seguridad) o el saldo mnimo necesario de disponible, por lo tanto debe financiarse con recursos permanentes.

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TEMA 3. - EL PROCESO DE REGISTRO DE LOS HECHOS CONTABLES.

3.1. - Variaciones Patrimoniales: los Hechos Contables. Compramos al contado un ordenador por 1 milln de pesetas. EPI -> +A 1 milln Bancos -> -A 1 milln Compramos mercaderas a crdito por 200.000 pts, a pagar dentro de 3 meses. Mercaderas -> +A 200.000 Proveedores -> +P 200.000 Vendemos mercaderas a crdito por 100.000 pts, con vencimiento a 30 das. Mercaderas -> -A 100.000 Clientes -> +A 100.000 Un banco nos concede un prstamo por 10M de pesetas, a devolver en 5 aos. Bancos -> +A 10M Deudas a L/P con E. de crdito -> +P 10M Hecho contable: los podemos definir como actos o transacciones que teniendo consecuencias econmicas afectan a la empresa porque afectan a su patrimonio de una forma directa y concreta. Tambin podemos decir un hecho contable es todo suceso que se puede captar contablemente porque afecta o puede afectar al patrimonio. 3.2. - Tipos de Hechos Contables. Permutativos -> Son los que slo afectan a la composicin del patrimonio varindolo cualitativamente pero sin variar la cuanta del neto patrimonial. Si cobramos 50.000 pts que nos deba un cliente. Caja o Bancos -> +A Clientes -> -A El Activo se mantiene igual. nicamente han cambiado de cuenta. Modificativos -> Son los que alteran la cuanta del neto patrimonial y de paso la composicin del patrimonio. Si un acreedor nos comunica que nos rebaja 10.000 pts de un crdito. P 10.000 =A N 10.000 Son aquellos que en parte son modificativos y en parte permutativos. Si un comerciante vende al contado por 200.000 pts unos gneros que tena valorados en 150.000.

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Mercaderas 150.000 A Caja o Bancos 200.000 +A Neto +50.000 PERMUTATIVOS Activo. A + A - A = P + N Compra de una mquina al contado. Pasivo. A = P + P - P + N Un proveedor que nos gira una letra de cambio. De activo y pasivo por aumento. A + A = P + P + N Compra de mercaderas a crdito. De activo y pasivo por disminucin. A - A = P - P + N Pagamos una letra que debemos a los proveedores. De neto. A = P - N + N Aumento de capital con cargo a reservas.

MODIFICATIVOS Hay dos fuentes fundamentales de variacin del neto: Aportacin o retirada de fondos por los propietarios. Resultados obtenidos por las operaciones realizadas por la empresa (ingresos y gastos). De aumento de activo y de neto. A + A = P + N + N Aumento de capital con desembolso de las acciones. De disminucin de activo y de neto. A - A = P - N + N Reduccin de capital con devolucin de aportaciones de socios. De aumento de pasivo y disminucin de neto. A = P + P + N + N Accin tributaria por la que debemos satisfacer unas deudas con hacienda. De disminucin de pasivo y aumento de neto. A = P - P + N + N Un proveedor que nos concede un descuento.

3.3. - Principio de Dualidad y el Mtodo de la Partida Doble. Si los hechos contables afectan tan slo a dos elementos patrimoniales, se les llama hechos contables simples (una compra de mercaderas al contado por 100.000 pts).

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Si afectan a ms de 2 elementos patrimoniales se les llama hechos contables compuestos. Compra de mercaderas al contado y a crdito. Principio de dualidad: En cada hecho contable hay al menos dos partes dos aspectos contrapuestos que varan en igual cuanta. Por eso siempre se verifica la ecuacin del patrimonio, porque sea cual sea el hecho contable que afecta a la empresa siempre variarn al menos dos elementos. Todo ste procedimiento de registro da lugar al mtodo contable de la partida doble, en donde siempre se cumple el principio de la dualidad.

3.4. - La Cuenta como Instrumento de Representacin Contable: Tipos de Cuentas y Principal Terminologa. Cada elemento se representa por una cuenta. Cuenta: Instrumento contable que se utiliza para la representacin de los elementos patrimoniales. En ella se recoge la valoracin inicial del elemento que se representa y sus variaciones como consecuencia de hechos contables, reflejando de ste modo el valor del mismo en todo momento. La cuenta tiene una doble funcin de representacin y de valoracin, son pues registros que recogen las variaciones experimentadas por un elemento patrimonial y ponen de manifiesto su situacin en una fecha determinada. La cuenta de bancos recoge variaciones de ste elemento patrimonial. Hay diversos niveles de detalle de las cuentas, por ejemplo: clientes. Cuntos clientes tiene una empresa?. Acadmicamente una sola cuenta. Se puede decir que las cuentas representan el instrumento de control de cada elemento y sus variaciones (valor inicial, variaciones y valor final). TITULO DEBE HABER

SALDO Saldo: Diferencia entre el total de las anotaciones del debe y el total de las anotaciones del haber. Hablaremos de saldo deudor cuando el total de anotaciones del debe sea mayor que el total de anotaciones del haber. Saldo acreedor cuando el total de anotaciones del haber sea mayor que el total del debe. Abrir una cuenta: Cada vez que aparece un elemento patrimonial nuevo hay que crear una cuenta que lo recoja.

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Cargar una cuenta: Realizar una anotacin en el debe de la cuenta. Abonar una cuenta o acreditar: Hacer una anotacin en el haber de la misma. Sumas deudoras: Total del debe. Sumas acreedoras: Total del haber. Saldar una cuenta: Hacer una anotacin en una cuenta de manera que quede con saldo igual a cero (sumas deudoras = sumas acreedoras). Determinar el saldo: Diferencia entre sumas deudoras y sumas acreedoras. Cerrar una cuenta: Operar en la cuenta de manera que ya no se pueda escribir ms en ella. Reapertura de una cuenta: Abrir al principio del ejercicio econmico una cuenta para cada elemento patrimonial, con su valor correspondiente (a fin de ao se cierran todas las cuentas). Clasificacin de las cuentas segn su naturaleza. De activo De pasivo De neto De gastos De ingresos

Activo

Pasivo

Neto

Deudor

Acreedor

Acreedor

Gastos +

Ingresos +

Deudor

Acreedor

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Ej: Una empresa vende una mquina al contado por 300.000 pts que es lo que le haba costado a ella. Las dos activo. Maquinaria 300000 Bancos 300000

Ej: Pagamos a un proveedor 100000 que le debamos (si no se dice nada se suele pagar a travs del banco). Si se compra es a crdito, aunque no se diga nada.

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Proveedores 100000

Bancos 100000

Pasivo

Activo

Ej: Una S.A. amplia su capital en 1M de pts, cantidad que los socios ingresan en la cuenta corriente de la empresa. Bancos 1M Capital Social 1M

Activo

Neto

Ej: Pagamos un recibo de la luz a travs de la cuenta corriente del banco por 25000 pts. Bancos 25000 Suministros 25000

Ej: El banco nos abona en la cuenta corriente 4000 pts en concepto de intereses. Banco 4000 Ing. Financieros 4000

3.5. Libro Diario y sus Anotaciones. Para registrar los hechos contables la contabilidad se sirve de unas hojas o registro donde se escriben por orden cronolgico, da a da, las anotaciones a que dan lugar los diferentes hechos contables. Es un libro obligatorio para todas las empresas y el cdigo de comercio en el artculo 28 apartado 2 se refiere al contenido y funcionamiento de dicho libro. A cada anotacin que se realiza en el diario se le denomina asiento en el cual debemos distinguir cuatro elementos, la fecha, las cuentas implicadas, las

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cantidades y una breve explicacin de la operacin. Ejemplo: el da 2 de Enero la empresa compra al contado una mesa para la oficina por 20000 pts.

20000

1) 2 de Enero Mobiliario a 10 Enero

Bancos

20000

1 M

2) El. transporte a Bancos 1 M

El 10 de Enero se compra un vehculo para la empresa por 1000000 pts, pagando con un cheque. El diario nos refleja la vida econmico-financiera de la empresa a lo largo del ejercicio econmico; y todos los asientos realizados en el Libro Diario se trasladan posteriormente al Libro Mayor. El Libro Mayor es el instrumento material que contiene todas las cuentas, las operaciones una vez se han registrado en el Libro Diario por orden cronolgico deben trasladarse a otras hojas cada una de las cuales est dedicada a un elemento patrimonial distinto (en cada hoja se representa una cuenta). Segn la legislacin mercantil el Libro Mayor no el obligatorio, en ninguno de sus artculos aparece citado, sin embargo, segn el Reglamento del Impuesto de Sociedades s es obligatorio (artculo 280.2). No obstante prescindiendo de su obligatoriedad o no lo que es indudable es que es totalmente necesario para conocer en cualquier momento la evolucin y situacin de un elemento patrimonial. El rayado del Libro Mayor tiene bsicamente seis columnas, fecha, concepto, referencia del asiento, debe, haber, saldo. Hay un tercer libro: Inventario y Cuentas Anuales (es obligatorio).

3.6. Procesos a seguir para el Registro de las Operaciones. 1) Seleccin de fuentes de informacin contable (facturas, resguardos, notas de abono,...) 2) Anlisis precontable Qu cuentas intervienen? Qu cuenta va al debe y cul al haber? 3) Anotacin en el Libro Diario. 4) Anotacin en el Libro Mayor. Nos proporciona datos para confeccionar el Balance de Situacin y la Cuenta de Prdidas y Ganancias. 5) Anotaciones del Balance de Situacin y la Cta. de P y G en el Libro de Inventario y Cuentas Anuales. Antes de redactar la Cta. de P y G y el Balance hay que hacer un inventario.

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Inventario: Relacin detallada y valorada de los elementos patrimoniales de una empresa y debe contener relacin de los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio, adems dentro de cada elemento patrimonial se detallarn las unidades (Kg, metros,...) que lo componen, y tambin la valoracin de dichos elementos detallando el precio unitario, las cantidades parciales y el total del valor de cada elemento. Es la pieza fundamental y necesaria para poner en marcha una contabilidad o para ponerla al da en el caso de estar mal llevada, adems podemos decir que es imprescindible ya que es imposible llevar una contabilidad si no se conoce cualitativa y cuantitativamente la composicin del patrimonio empresarial. La fase ms delicada de su elaboracin es la valoracin de los elementos patrimoniales que lo componen, la cual se har siguiendo unos criterios contables y respetando normas legales y fiscales de valoracin. Un inventario tiene tres partes: Encabezamiento (fecha de elaboracin, datos del comerciante o razn social). Cuerpo (cuentas con detalle de unidades, precio por unidad). Pie (diligencia firmada por el comerciante o gerente, en la que se certifica el neto patrimonial expresndolo en letra).

Aunque el empresario est obligado a presentar las cuentas anuales al cierre del ejercicio, en el libro de inventario y cuentas anuales debe constar tambin obligatoriamente el inventario inicial (al comenzar la actividad o el ejercicio econmico) y el inventario final (al cesar la actividad o cerrar el ejercicio econmico). Para hacer un inventario obtenemos los datos de la realidad extracontable. Tanto los balances como los inventarios nos reflejan el estado de la empresa, pero de forma distinta. Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos: Es un estado demostrativo de la situacin en que se presentan las sumas deudoras o acreedoras as como los saldos deudores o acreedores de todas las cuentas en un momento determinado. Tiene dos finalidades, una tcnica para detectar los posibles errores al pasar las cantidades del diario al mayor, y otra informativa porque proporciona una sntesis del mayor con un destacado valor informativo aunque no sea una representacin ajustada de la situacin patrimonial. Es obligatorio uno por lo menos al trimestre. Los que se redacten sin que tenga carcter obligatorio no ser necesario transcribirlos al libro de inventarios y cuentas anuales, pero s ser obligatorio transcribir los que se redactan trimestralmente, y los datos los obtenemos del libro mayor.

N CTA.

CUENTAS

SUMAS

SALDO

Deudor

Acreedor

Deudor

Acreedor

TOTAL

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Las X y las Y han de ser iguales. 3.7. Obligaciones Legales en Materia de Registro. Lo conforman los artculos 25, 26, 28 y 34 del Cdigo de Comercio. Todos los empresarios han de llevar una contabilidad ordenada y adecuada de la actividad de la empresa. La contabilidad ha de permitir el seguimiento cronolgico de las operaciones, se han de llevar necesariamente el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Comenzar con el inventario inicial, balance trimestral, cuentas anuales, inventario final o de cierre. El Libro Mayor slo es obligatorio para las sociedades y adems las sociedades mercantiles han de llevar un libro de actas en el que constarn todos los acuerdos tomados en las juntas, adems todos stos documentos han de pasar por el registro mercantil. Registro Mercantil: Es un instrumento jurdico mediante el cual el comerciante da publicidad a su trfico frente a terceras personas que se relacionan con l y tiene entre otras la misin de legalizar los libros de los empresarios y el depsito y la publicidad de los documentos contables respecto al ejercicio anterior. PLAZOS: 31-Marzo -> Elaboracin de las cuentas anuales por los administradores. 30-Abril -> Legalizar los libros en el Registro Mercantil. 30-Junio -> Aprobacin de las cuentas anuales por los accionistas. 30-Julio -> Depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales.

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TEMA 4. - EL CICLO CONTABLE DE LA EMPRESA.

1. - Concepto de Ejercicio Contable. Las empresas cuya duracin es indeterminada tienen obligacin peridica de establecer su situacin patrimonial (balance) y sus resultados (Cuenta de Perdidas y Ganancias), as como de las causas que han originado el resultado (memoria). Adems desde el punto de vista de la conveniencia informativa las empresas necesitan saber cul es la situacin econmico-financiera y sus resultados para poder mejorar su gestin. Tambin hemos de mencionar que a efectos fiscales, para poder liquidar sus impuestos anuales con la administracin, las empresas necesitan conocer los resultados que constituirn la base imponible del impuesto sobre sociedades, as como la obligatoriedad de presentar en el registro mercantil las cuentas anuales. Ciclo Contable: Lo podemos definir como el proceso regular y continuado que tiene lugar en la contabilidad de empresas a lo largo de cada ejercicio econmico anual cuyo objeto es poder determinar al final de dicho periodo un resultado que sirva para enjuiciar la marcha de la empresa y al mismo tiempo cumplir con las obligaciones legales. 2. - Fases del Ejercicio Contable. 1Etapa: Empieza con los asientos en el Libro Diario y en el Mayor en primer lugar del asiento de apertura y en 2 lugar de los asientos de los hechos contables que tienen lugar a lo largo del ejercicio. 2Etapa: Balance de Sumas y Saldos previo a la regularizacin. 3Etapa: Operaciones de final del ejercicio: asientos de regularizacin y liquidacin. 4Etapa: Balance de Sumas y Saldos posterior a la regularizacin. 5Etapa: Cierre de la contabilidad con el asiento de cierre en el Diario y su pase al Mayor. 6Etapa: Elaboracin de los documentos contables de sntesis (balance de situacin, cuenta de prdidas y ganancias, memoria).

3. - Apertura de la Contabilidad y el Inventario Inicial. Se realiza con el asiento de apertura en el Diario, el cual, toma los datos del balance final del ejercicio anterior. ste asiento es necesario, pues al cerrar las cuentas al final del ejercicio anterior quedan todas con saldo cero despus del asiento de cierre, y hay que proceder a su reapertura con el valor que figura en el balance; de este modo tendremos los elementos patrimoniales de la empresa con su valor correspondiente al pasar dicho asiento al libro mayor con los saldos iniciales. (Ejemplo S.4.2). 4. - Operaciones durante el Ejercicio. Para hacer una anotacin en el Diario se necesita un documento que lo justifique. Compras del Inmovilizado:

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(A)

Inmovilizado a Tesorera (Contado)(A) a Prov. de Inm. a L/P (P) a Prov. de Inm. a C/P (P) a Efectos a Pagar a L/P a Efectos a Pagar a C/P

Compras de Mercadera: (G) Compras de Mercaderas a Tesorera (Contado) (A) a Proveedores (Crdito) (P) a Prov. Ef. Com. a Pagar (Crdito/Letra) (P)

Ventas de Mercadera: (A) Tesorera (al contado) (A) Clientes (a crdito) (A) Clientes, ef. com.a pagar (crdito con letra) A (I) Ventas de mercaderas

Gastos (G) Cta. de gasto a (A) Tesorera (contado) a (P) Acreedores por prestacin de servicios (a crdito) a (P) Acreedores, ef. comerciales a pagar (letra) Ingresos (A) Tesorera (A) Deudores (A) Deudores, ef. comerciales a cobrar a (I) cta. de ingresos

Inversiones (A) Inversiones financieras en capital (acciones) (A) Valores de Renta Fija (obligaciones) (A) Crditos comerciales a (A) Bancos

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5. - Operaciones de Fin del Ejercicio: Liquidacin, Periodificacin, Regularizacin. Comprende las operaciones que se realizan al final del ejercicio econmico, es decir, cuando ya se han contabilizado todos los hechos contables que han acaecido durante el perodo contable regulacin. Antes de llevar a cabo las operaciones de regularizacin y liquidacin que nos servirn para determinar el resultado hay que llevar a cabo un inventario fsico y un balance de comprobacin de sumas y saldos. Dicho balance de comprobacin de sumas y saldos no nos refleja la autntica situacin patrimonial ni nos indica cual ha sido el resultado del ejercicio, simplemente nos da una relacin de todas las cuentas que tenemos con saldo y nos dice adems cul es ese saldo. Para determinar el resultado del ejercicio es necesario llevar a cabo el proceso de regularizacin y liquidacin. Este proceso puede ser dividido en varias fases: 1. Contabilizacin de las operaciones pendientes de formalizar (no hay documentos que las acrediten por el momento). 2. Clasificacin correcta del corto y largo plazo. 3. Periodificacin: asignacin correcta de los gastos e ingresos del ejercicio. 4. Correcciones valorativas: amortizaciones y provisiones. 5. Adecuacin de saldos de todas las cuentas al inventario: eliminacin de las diferencias entre el saldo de las cuentas y los valores derivados del inventario. 6. Adecuacin de las cuentas de existencias: iniciales y finales. 7. Liquidacin y determinacin del resultado trasladando todas las cuentas de gestin a prdidas y ganancias (asientos de liquidacin). 8. Determinacin del impuesto de sociedades (se incluye como un gasto ms del ejercicio una vez se ha determinado).

Contabilizacin de las operaciones pendientes de formalizar. En el momento del cierre hay algunos hechos contables que aunque ya se han producido no estn formalizados en documentos formales de pago o facturas y no por ello hay que dejarlos de registrar ya que pertenecen al ejercicio econmico que estamos cerrando. Por ejemplo, una compra cuyas mercaderas han entrado en almacn pero todava no ha llegado la factura; el recibo de la luz o del telfono del mes de diciembre el da 31 no ha llegado todava, aunque el gasto s se ha producido y pertenece a ste ejercicio. Hay unas cuentas que nos ayudan a registrar stos hechos contables de forma provisional para que quede constancia de ello, aunque cuando llegue el documento formal haya que hacer alguna modificacin. Utilizaremos cuatro cuentas: Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar. Acreedores por prestacin de servicios, facturas pendientes de recibir Clientes facturas pendientes de formalizar. Deudores facturas pendientes de formalizar.

E.4.1. 1M Compras de mercaderas a Prov. facturas pendientes de recibir o formalizar 1M

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Clasificacin correcta respecto del corto y largo plazo. Las deudas que tenemos contabilizadas a L/P con el transcurso del tiempo pasan a ser a C/P. E.4.4. 2M Deudas a L/P a Deudas a C/P 2M

Periodificacin. Consiste bsicamente en la asignacin correcta de los gastos e ingresos del ejercicio. 1. Respecto a los gastos: a) Porque hay una serie de gastos que se han producido en un ejercicio econmico pero no son imputables a l. Ej: si pagamos trimestralmente y por adelantado el arrendamiento de un local comercial el 1/12/92 por 300000 pts correspondientes a diciembre, enero y febrero. 1-12-92 300000 (G) Arrendamientos y cnones a Bancos (A) 31-12-92 200000 (A) Gastos anticipados a Arrendamientos y cnones (G) 1-1-93 200000 (G) Arrendamientos y cnones a Gastos anticipados (A) E.4.3. 1-7-01 80000 (G) Primas de Seguros a Bancos (A) 31-12-01 40000 (A) Gastos anticipados a Primas de Seguros 80000

300000

200000

200000

40000

b) Tambin es necesaria la periodificacin porque no se han producido o registrado gastos que son imputables al ejercicio que estamos cerrando. Ej: los recibos de la luz siempre llegan con posterioridad a las fechas en las que se ha consumido. 2. Respecto a los ingresos. a) Al igual que ocurra con los gastos hay ingresos que no son imputables totalmente al ejercicio en que se han contabilizado. Ej: ingresos de arrendamientos que no son todos de ste ao. b) Porque no se han registrado algunos ingresos correspondientes a ste ejercicio, por no haber formalizado la operacin en un documento

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acreditativo de los mismos. Ej: ventas por las que todava no se ha extendido la factura correspondiente. Gastos anticipados (tendrn saldo deudor): registra gastos realizados en el ejercicio actual que corresponden al siguiente. Ingresos anticipados (tendrn saldo acreedor): registra ingresos contabilizados en el ejercicio actual y que corresponden al siguiente. Intereses pagados por anticipado (tendr saldo deudor): registra intereses pagados por la empresa, que corresponden a ejercicios siguientes. Intereses cobrados por anticipado (tendr saldo acreedor): registra intereses cobrados por la empresa en el ejercicio actual y que corresponden a ejercicios siguientes. Remuneraciones pendientes de pago (de personal): son sueldos devengados y no pagados. Sueldos y salarios a remuneraciones pendientes de pago(tendr saldo acreedor). Anticipos de remuneraciones: cuando se conceden anticipos a cuenta de la nmina. Asiento: anticipos de remuneraciones a bancos.

Todos stos ajustes por periodificacin son consecuencia de la aplicacin del principio de devengo que establece que la imputacin de ingresos al ejercicio se haga cuando nazca el derecho de su percepcin, y la asignacin de gastos al periodo cuando surja la obligacin de satisfacerlos con independencia de la fecha del pago o el cobro. El objetivo de la periodificacin contable sirve para aclarar qu informacin pertenece al ejercicio contable para que el balance resulte el correcto. E.4.8. 60000 Intereses de deudas a C/P (G) a intereses a pagar a C/P de deudas 60000 E.4.9. Ingresos por arrendamientos a ingresos anticipados

Las correcciones valorativas. Provisiones: prdidas de carcter reversible (una prdida de hoy se puede recuperar en un futuro). Amortizaciones: registran la prdida de valor del inmovilizado ya sea por: - El transcurso del tiempo (coche, mquinas,...) - El uso - La obsolescencia (aparece tecnologa ms avanzada). Adems de ser carcter irreversible se dice que son de carcter sistemtico. Podemos definir la amortizacin como la expresin contable de la depreciacin experimentada por los elementos del inmovilizado. A todos los gastos que tienen lugar en el ejercicio hay que aadir la amortizacin como uno ms, y es una forma de periodificar el gasto que se hace al comprar un elemento de inmovilizado ya que repartimos lo que nos cost en varios ejercicios.

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Existen dos mtodos para contabilizar la amortizacin: 1. Mtodo directo: consiste en disminuir directamente la cuenta del elemento que se deprecia por el importe de esa depreciacin. (G) Amortizacin del inmovilizado a cuenta de inmovilizado correspondiente (A) Ej: si amortizamos una mquina en 15000 pts que habamos comprado por 100000 pts a principio del ejercicio. 15000 (G) Amortizacin de la maquinaria a Maquinaria (A) 15000 Maquinaria Activo Pasivo Balance inicial 100000 15000 100000

SD = 85000 Activo 85000 Pasivo Balance final

La caracterstica ms importante es que la empresa mirando el balance sabe en todo momento cual es el valor de la maquinaria, pero no sabe cunto le cost ni cunto ha amortizado a lo largo del tiempo. 2. Mtodo indirecto: la cuenta del inmovilizado que vamos a amortizar no se mueve, sino que la amortizacin se lleva a una cuenta llamada amortizacin acumulada del inmovilizado. (G) Amort. del Inmovilizado a (A-) Amortizacin acum. del inmov. PyG (G) Amort. de la maquinaria a (A-) Amortizacin acum. de la maq.

Balance 31-12 Maq. 100000 Am. Acum. maq. -15000

ACTIVO

PASIVO

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ste mtodo nos da ms informacin que el anterior pues sabemos mirando al balance por un lado lo que nos cost el bien y por otro lo que tenemos amortizado. El Plan General Contable obliga a utilizar el mtodo directo para los gastos de establecimiento (gastos de constitucin, gastos de primer establecimiento y gastos de ampliacin de capital), y el mtodo indirecto para el resto del Inmovilizado (material e inmaterial).

Adecuacin de saldos de todas las cuentas al inventario. Algunas veces hay pequeas discrepancias entre los que nos dice la contabilidad y la realidad que conocemos a travs del inventario, por lo tanto ser necesario hacer ajustes para que desaparezcan.

Adecuacin del saldo de la cuenta de mercaderas.

Compras de mercaderas. Ventas de mercaderas.

Ej:

Variacin de existencias de mercaderas a mercaderas

Mercaderas a variacin de existencias de mercaderas

Efinales

3M Compras Ventas Var. Ex. Merc. 5 Ei 3 Ef

Mercaderas 5 3 5

En el balance del 1-1-98 tenamos: Activo Merc. 5 Pasivo

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Balance 31-12-98:

Activo Merc. 3

Pasivo

El 31-12 hay que adecuar la cuenta de mercaderas para que su saldo coincida con el valor de las existencias finales que hemos obtenido a travs del inventario fsico, y lo haremos utilizando la cuenta variacin de existencias de mercaderas. S. deudor S. acreedor Ei > Ef (Gasto) Ei < Ef (Ingreso)

Coste de las ventas = Ei + compras Ef

Ei a) b) 100 100 + +

Compras 500 500 -

Ef 80 120

Coste ventas 520 480

Resultado = I G = Importe ventas Coste ventas Si la cifra de ventas es 2000 para a) y b): a) Resultado = 2000 520 = 1480 b) Resultado = 2000 480 = 1520

Liquidacin y determinacin del resultado. Una vez se han adecuado todas las cuentas al saldo que les corresponde al ejercicio que vamos a cerrar, ya se puede determinar el resultado de dicho ejercicio (antes de impuestos). Y antes de hacer los asientos de liquidacin hay que redactar un balance de comprobacin de sumas y saldos. Para determinar el resultado procederemos a efectuar los asientos de liquidacin de gastos e ingresos con cargo y abono respectivamente a la cuenta de prdidas y ganancias. Gastos X Ingresos PyG

S. deudor

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P yG a Cuenta gastos a variacin existencias de mercaderas (si tiene saldo deudor) Cuentas de ingresos Variacin exist. mercaderas (si tiene saldo acreedor)

P y G

P y G Gastos (total) Ingresos (total)

S. Deudor si gastos > ingresos S. Acreedor si ingresos > gastos Una vez se pasan al mayor estos dos asientos (llamados de liquidacin), las cuentas de gastos e ingresos quedan con saldo cero y aparece la cuenta de prdidas y ganancias cuyo saldo nos dir cul es el resultado del ejercicio antes de impuestos. Determinacin del impuesto sobre sociedades. Todas las sociedades han de pagar un impuesto que grava sus beneficios de manera que a fin de ao han de presentar la oportuna declaracin a hacienda y hacer el ingreso correspondiente (segn clculos internos que haga la empresa). El importe de dicho impuesto es del 35% sobre los beneficios, es decir, un 35% sobre el saldo de P y G. Por lo tanto, una vez ya se han liquidado los gastos e ingresos y conocemos el resultado del ejercicio necesario para determinar el importe del impuesto sobre sociedades hacemos el siguiente asiento: (G) Impuesto s/bos a (P) HP acreedor c. f. Impuesto sobre beneficios es una cuenta de gastos que tiene un tratamiento especial que se llevar directamente a la cuenta de P y G. P y G a (G) Impuestos s/bos Cuando traslademos este asiento al mayor la cuenta de impuesto sobre beneficios quedar con saldo cero y el saldo de la cuenta de P y G nos dar el resultado del ejercicio neto de impuestos. Las empresas individuales no estn sujetas a ste impuesto si no al impuesto sobre la renta de las personas fsicas de su propietario, por lo que la empresa no contabilizar como gasto el pago de ste impuesto.

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Cierre de la contabilidad. Una vez se ha determinado el resultado del ejercicio econmico es conveniente realizar otro balance de comprobacin de sumas y saldos para detectar posibles errores en los asientos de regularizacin y liquidacin, en dicho balance de comprobacin ya no aparecern cuentas de gestin (gastos e ingresos) o aparecern con saldo, tan slo aparecern de activo, pasivo y neto, con sus respectivos saldos, as como la cuenta de prdidas y ganancias cuyo saldo nos mostrar el resultado del ejercicio. Con los saldos de stas cuentas se elaborar el balance final. Llegado a sta etapa del ciclo ya se han alcanzado los dos objetivos bsicos que perseguamos con todo el proceso, por un lado conocer el resultado del ejercicio y por otro disponer de informacin sobre el patrimonio final del ejercicio. Procede pues el cierre de las cuentas mediante el asiento de cierre y su pase al mayor para cerrar la contabilidad del ejercicio econmico. El asiento de cierre cosiste en hacer un asiento abonndo todas las cuentas con saldo deudor y cargando todas las cuentas con saldo acreedor. De sta manera al pasar este asiento al libro mayor quedarn saldadas todas las cuentas. A continuacin se elaborarn los documentos contables de sntesis (balance de situacin debidamente recoge resultados de explotacin ordenado y estructurado, cuenta de P y G (financieros y extraordinarios), y la memoria nos da explicacin complementaria y aclarativa del balance y de la cuenta de P y G).