MANUAL DE HERRAMIENTAS JRE 2012

MANUAL DE HERRAMIENTAS JRE 2012

1. ACTAS
Para generar el cdigo de las actas se debe usar este link que es el mismo que se estaba trabajando el ao pasado. http://yep.it/jre2011

Al hacer clic en el mismo o copiarlo a la barra de direccin del navegador nos mostrar la interface que aparece en la siguiente pgina.

Donde dice FECHA DEL ACTA colocamos la fecha del acta que vamos a registrar. Por ningn motivo debe ser la fecha correspondiente al da en que estamos haciendo el registro. En INSTRUCTOR PROYECTO DE VIDA O MERCADEO elegimos a cualquiera de los instructores asignados si se realiz una sesin conjunta, de no haber sido as simplemente se deja en No aplica. En MUNICIPIO elegimos el municipio en el cual se realiz el encuentro al cual est asociada el Acta. En INSTRUCTOR se selecciona el nombre de quien est realizando el registro del acta. En CORREO se selecciona si se desea o no que le llegue un correo con los datos del acta que quiere registrar. Tenga en cuenta que en el caso de haberse realizado una sesin conjunta, este correo estar llegando tanto al instructor tcnico como al correspondiente al componente de proyecto de vida o mercadeo segn sea el caso. Finalmente se hace clic en Enviar, con lo que aparece la siguiente informacin: Para visualizar el cdigo del acta hacemos clic en el link Ver respuestas anteriores, con lo que nos va a enviar a la pantalla que se muestra en la figura de la pgina 4.

ACTAS

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ACTAS

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El nmero que se encuentra encerrado en el crculo Rojo corresponde al nmero del acta que acabamos de registrar y es el que debemos colocar en la misma.

Si se selecciona que si se desea recibir un correo con el cdigo del acta, estar llegando uno como el que aparece en la imagen superior y cuyo contenido corresponde al que hayamos consignado para el registro de la misma. Nota: Si desea ingresar varias actas; tras obtener el cdigo de la primera puede hacer clic en el botn atrs del navegador para devolverse al formulario y poder usar parte de la informacin que ya haba digitado. Si hace clic en el link para acceder al formulario deber digitar toda la informacin nuevamente.

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2. EVIDENCIAS
Para Enviar las evidencias correspondientes a las actas escaneadas, evidencias fotogrficas y entrega de materiales debemos tener en cuenta el correo que se envi a cada instructor para tener acceso a su carpeta en SkyDrive.

En este correo debe hacer clic en la carpeta marcada con su nombre. Tras hacer esto aparecer lo siguiente:

Este es el espacio donde se va a subir la informacin. Para empezar a usar el mismo debemos iniciar Sesin haciendo clic en la parte superior derecha. Para esto debemos tener una cuenta

EVIDENCIAS

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en Hotmail o live, si no la tenemos en el mismo correo se envan los datos de una cuenta en Hotmail que pueden ser usados para iniciar sesin sin necesidad de que creen una cuenta nueva. Estos son: Usuario: jrecba2012@hotmail.com Contrasea: jrurales2012 Hacemos clic en Iniciar Sesin e introducimos los datos anteriores.

Al hacer esto ya podemos ingresar al mismo entorno que se mostraba anteriormente pero ahora con la posibilidad de usar todas las funciones disponibles para el mismo. Vamos a ver: Como crear carpetas. Como subir archivos. Cmo eliminar archivos y carpetas. Nota: Recuerde que se Acord para los instructores tcnicos crear una carpeta por ficha, dentro de esta crear una para fotos, otra para actas de reuniones y otra para actas de entrega de capital semilla. Para los instructores del componente de proyecto de vida y mercadeo se debe crear una carpeta por municipio y dentro de esta una por cada grupo que est atendiendo.

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Como crear carpetas

Al iniciar sesin aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior derecha se observa que aparece el nombre del usuario que inici sesin, esto quiere decir que ya podemos empezar a trabajar sobre nuestra carpeta. Para crear la carpeta hacemos clic en Nueva carpeta, le asignamos un nombre y oprimimos enter.

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En el caso anterior colocamos un nmero que correspondera a una ficha que estara asignada a un curso del instructor tcnico. Para crear las carpetas dentro de esta hacemos clic en la que acabamos de crear y nuevamente hacemos clic en Nueva carpeta.

Si observa el recuadro rojo podr observar la jerarqua de las carpetas de acuerdo a donde estemos ubicados. Por ejemplo en este momento estamos viendo que nos encontramos en la carpeta 38798 que a su vez se encuentra en la carpeta WILMER HERNN GUTIRREZ RAMOS.

Como subir archivos

Para subir un archivo lo primero que debemos hacer es situarnos en la carpeta donde se va a agregar el archivo; en este caso vamos a agregar una imagen a la carpeta de fotos por lo que debemos entra a esta.

Luego hacemos clic en Agregar archivos y buscamos el archivo que vayamos a agregar.

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Seleccionamos el archivo y hacemos clic en Abrir.

Luego de un momento aparecer el archivo dentro de la carpeta, (El tiempo que se demore en subir el archivo depende del tamao del mismo). Como se observa en la imagen al hacer clic derecho en el archivo se puede Abrir, Descargar, Ver original o Eliminar.

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Como eliminar archivos o carpetas

Al hacer clic derecho sobre cualquier archivo o carpeta podemos eliminarlos como se muestra en el siguiente ejemplo:

En este caso vamos a eliminar la carpeta 38798 que creamos inicialmente para lo cual debemos hacer clic derecho y luego hacer clic en Eliminar.

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3. SOLICITUD DE CURSOS
Para realizar la solicitud de los cursos y poder iniciar su creacin en la plataforma se debe hacer clic en el siguiente link o colocarlo en la barra de direccin del navegador para abrirlo desde all: http://tinyurl.com/jrecba

Tras haber hecho esto va a aparecer el siguiente formulario donde deben llenar la informacin que se solicita ya que es absolutamente necesario contar con esta para crear la ficha de caracterizacin asociada al curso en SOFIA.

Cuando se haya terminado de llenar cada uno de los campos exigidos en el formulario se hace clic en el botn enviar que aparece en la parte inferior del formulario.

SOLICITUD DE CURSOS

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Luego de haber hecho clic en Enviar, el sistema automticamente enviar un correo electrnico a la direccin que haya colocado en el formulario y tan pronto se cree la ficha se le estar haciendo llegar un correo con los datos de la misma. Es bueno que verifique en el correo que los datos correspondan a los que envi ya que como se hayan enviado estos se programarn en la plataforma. De encontrar incongruencias debe informar inmediatamente para realizar los cambios respectivos. Es posible que en algunos casos puedan haber desfases en las fechas de hasta un da puesto que el servidor de correo podra cambiar la zona horaria. En este lapso de tiempo puede ir registrando los aprendices como se muestra ms adelante.

SOLICITUD DE CURSOS

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4. REGISTRO E INSCRIPCIN DE APRENDICES

Teniendo en cuenta los acuerdos a los que se llegaron; el instructor debe registrar todos los aprendices al curso y llenar el formato de inscripcin masiva que debe remitir nuevamente por correo y esperar el listado de preinscritos para verificar que todos los aprendices se encuentren en el curso.

Cmo registrar los aprendices?

Para registrar los aprendices debe ingresar a la siguiente direccin: http://www.senasofiaplus.edu.co

Luego hacer clic en Ingresar. Seguidamente hacer clic en Regstrese.

REGISTRO E INSCRIPCIN DE APRENDICES

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Luego seleccionar el tipo de identificacin y digitar el nmero de documento. Seguidamente hacer clic en continuar registro.

Si aparece un mensaje indicando que el usuario ya se encuentra registrado en el sistema simplemente se contina registrando otro aprendiz.

REGISTRO E INSCRIPCIN DE APRENDICES

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Si el aprendiz no se encuentra registrado se debe llenar el formulario que vemos en la imagen anterior y luego se hace clic en Guardar.

REGISTRO E INSCRIPCIN DE APRENDICES

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Cmo inscribir los aprendices?

Para realizar la inscripcin de los aprendices se debe enviar los datos de los mismos en el siguiente formato el cual se adjunta con este manual.

En l se debe colocar el tipo de identificacin y nmero de identificacin del aprendiz, el Cdigo de la ficha el cual se enva tan pronto sea programada la misma, el Tipo de poblacin Aspirante; la cual se debe seleccionar del mismo archivo y el cdigo Empresa o cdigo de solicitud el cual tambin estar llegando junto con el cdigo de la ficha. Recuerde que este formato debe hacerse llegar lo ms pronto posible despus de haber llegado la informacin de la ficha ya que la inscripcin al curso debe hacerse antes de dar inicio al mismo. Tenga en cuenta que para poder realizar la inscripcin el aprendiz debe estar registrado.

Nota: Por favor tenga en cuenta que debe limitarse a llenar la informacin que se le pide en el formato sin cambiar absolutamente nada en el mismo o enviar otro tipo de formato, ya que el objetivo es agilizar el proceso y poder verificar la duplicidad de documentos desde el momento de la inscripcin.

REGISTRO E INSCRIPCIN DE APRENDICES

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5. SOLICITUD DE EVENTOS (APLICA SLO PARA INSTRUCTORES DE MERCADEO Y PROYECTO DE VIDA)

VER RESUMEN DE LA INFORMACIN DE LOS CURSOS PROGRAMADOS EN PLATAFORMA
Para poder observar un resumen de la informacin programada en SOFIA deben tener en cuenta el siguiente correo donde se les comparti un archivo de Google Docs.

Al hacer clic en resumen debe aparecer el siguiente archivo.

En l se presenta un resumen de la informacin programada en SOFIA. Sin embargo es necesario actualizar el mismo con el propsito de tener acceso a los ltimos cursos

SOLICITUD DE EVENTOS

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programados en la plataforma. Para esto debemos hacer clic en Actualizar y luego en informacin de fichas como se muestra en la siguiente imagen.

Es posible que para poder acceder al archivo por primera vez le pida autorizacin, lo nico que debera hacer es darle clic en Aceptar.

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Tras haber actualizado la informacin deber aparecer algo como lo siguiente. Que es trado directamente de la base de datos de las solicitudes de los cursos por parte de los instructores del componente tcnico.

PROGRAMAR LOS EVENTOS PARA SER LLEVADOS A SOFIA Y QUE CADA INSTRUCTOR TCNICO TENGA CONOCIMIENTO DE ELLOS
Para realizar la programacin de los eventos se usar un archivo de Google Docs, el cual fue compartido por correo electrnico y se llama PROGRAMADOR MERCADEO PROYECTO DE VIDA.

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Luego de abrir el correo hacemos clic en PROGRAMADOR MERCADEO PROYECTO DE VIDA, con lo que aparecer la siguiente pantalla:

En la parte de abajo donde se encuentra el cuadro rojo se observa que por cada mes hay una hoja en la cual se debe hacer la programacin respectiva. En QUIEN PROGRAMA se debe seleccionar el nombre del instructor/a que va a programar el evento. En HORA se debe colocar la hora del evento de acuerdo a los datos obtenidos con el documentos anterior. Hay que tener en cuenta que esta hora se debe colocar como intervalo; por ejemplo 13:00 17:00. En INSTRUCTOR se debe seleccionar el instructor tcnico a quien se va a hacer el acompaamiento. Es importante tener en cuenta que si se necesita introducir una fila ms se debe usar la funcin de autocompletar en la celda para que aparezca todo el listado de instructores. En PROGRAMA, MUNICIPIO Y FICHA DE CARACTERIZACIN se colocan los datos respectivos de acuerdo a la informacin del formato anterior. En OBSERVACIONES se puede colocar algn tipo de observacin que llegara al instructor tcnico, de no tener observaciones se debe colocar al menos ok, ya que la existencia de contenido en esta celda determina que ya se puede enviar la informacin al instructor tcnico. En ENVIADO AL INSTRUCTOR aparece la fecha en que fue enviado el correo al instructor tcnico indicndole que fue programada una sesin conjunta.

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CMO AGREGO UNA FILA ADICIONAL PARA PROGRAMAR UNA ACTIVIDAD EN UNA FECHA EN LA CUAL NO HAY ESPACIO PARA LA PROGRAMACIN?

En este caso vemos que para el 2 de Marzo ya no hay filas disponibles por lo que es necesario agregar una fila adicional. Para esto Hacemos clic derecho sobre el nmero de la fila en cualquiera de las filas correspondientes a esa fecha y luego hacemos clic en Insertar 1 encima o Insertar 1 debajo.

Luego debemos digitar la fecha en la columna correspondiente a FECHA.

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Para las celdas correspondientes a DIA, QUIEN PROGRAMA e INSTRUCTOR se debe seleccionar la celda anterior y hacer clic en el cuadro que aparece en la esquina inferior derecha de la fila seleccionada y luego arrastrarlo hacia abajo una celda para autocompletar el formato de acuerdo a como estn configuradas estas celdas. Lo anterior se hace con el objetivo de que automticamente aparezca el nombre del da correspondiente a la fecha y que se pueda seleccionar de una lista el nombre de Quien programa y del instructor tcnico pues de estos datos depende que el programa asocie adecuadamente el instructor con el correo y le llegue la informacin.

CMO LE ENVO LA PROGRAMACIN AL INSTRUCTOR TCNICO?

Despus de haber colocado la programacin en la fecha respectiva, debo hacer clic en Enviar Correo y luego en Evento Programado. Al hacer esto automticamente se le enviar un correo al instructor tcnico indicndole que se ha programado el evento y en la casilla ENVIADO AL INSTRUCTOR aparecer la fecha en que fue enviado el correo. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del correo que le estar llegando al instructor tcnico de acuerdo a la programacin que se le envi a travs del archivo.

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Notas: El navegador puede influir en el funcionamiento de los archivos ya que se estn trabajando completamente online, lo que quiere decir que todo se hace sobre internet por lo que es recomendable que si se presenta algn error usen otro navegador. El zoom del navegador puede hacer que los archivos no se visualicen correctamente por lo que si tiene problema para ver las celdas del archivo es posible que el zoom est demasiado bajito. Por ningn motivo cambie el nombre de las columnas ya que estos se usan como referencia para enviar la informacin a los instructores tcnicos. Tenga en cuenta que van a tener permisos de escritura por lo que es necesario que tengan cuidado de no modificar las programaciones de otros compaeros pues estas se van a usar para incluirlas en SOFIA.

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