SESIN 3 TEMA: PLANIFICACIN Y GESTIN DEL TIEMPO

CAPACIDAD: Planifica sus actividades personales y acadmicas para su proyecto de vida.

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Planificar nuestro tiempo, es quiz una de las habilidades ms difciles de desarrollar en nuestra vida, se nos hace complicado organizarnos y poder cumplir con todo lo que tenemos en mente en un determinado tiempo. Sin embargo tambin corresponde una de las habilidades ms importantes en nuestra vida, porque va a contribuir de manera determinante el poder cumplir con nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. Esto implica que planificar nuestro tiempo va a determinar en gran manera si seremos capaces o no de cumplir y realizar nuestro proyecto de vida. En este captulo revisaremos, que significa planificar, que beneficios se pueden obtener y algunas pautas que nos ayuden a planificar nuestras actividades.

A travs de este tema podrs lograr la siguiente capacidad:

Planifica sus actividades personales y acadmicas para su proyecto de vida

Una de las acciones que demostrar que has logrado esta capacidad ser priorizar tus actividades utilizando una agenda semanal.

Agrupa las actividades urgentes e importantes INDICADORES: que realiza en su vida haciendo uso de una Agrupa las actividades urgentes e agenda semanal. importantes que realiza en su vida haciendo uso de una agenda semanal

PLANIFICACIN Y GESTIN DEL TIEMPO

El tiempo es el nico capital de aquellos que slo poseen la fortuna de su inteligencia

Honor de Balzac El tiempo es el recurso ms valioso que posee el ser humano, y se hace valioso justamente porque es el recurso que no podemos reemplazar, almacenar o recuperar. Las personas estamos acostumbradas a realizar una serie de actividades durante el da, pero no somos conscientes si hemos aprovechado nuestro tiempo adecuadamente. Esto ocurre porque no planificamos nuestras acciones, no nos organizamos, no gestionamos nuestro tiempo. En nuestra vida acadmica es de gran importancia aprender a planificar nuestras acciones, a planificar nuestro tiempo, ya que las actividades a realizar van definiendo poco a poco nuestro futuro. Pero, qu implica planificar?, segn Ketele (1995, p. 36) planificar es:
-

Prever para un determinado tiempo (el ao acadmico, el trimestre) La organizacin del conjunto de actividades que hay que realizar (clases, tiempo libre) a la vista de un objetivo que hay que lograr (formacin personal y xito en los exmenes)

Para planificar correctamente nuestras actividades acadmicas hay que: Conocer el tiempo necesario para realizar las distintas tareas acadmicas. Coordinar dichas tareas con las otras actividades de modo armnico y til. Evaluar con objetividad y continuamente el trabajo ya realizado y que queda por hacer. (Ketele, 1995, pp. 41-42)

1. PRINCIPIOS BSICOS DE UNA BUENA PLANIFICACIN:

Cuando pretendamos planificar nuestras actividades acadmicas, no debemos dejar pasar por alto los tres principios bsicos que nos propone Ketele (1995, pp. 41-42):

Estimacin

lo ms

realista

Evaluacin objetiva del rendimiento personal en cada una de las

posible del volumen de las

soxialmedia.com

asignaturas, que depende de los aprendizajes anteriores y de las disposiciones personales.

asignaturas

que

hay

que

asimilar y de su dificultad relativa.

Flexibilidad que permite un reajuste circunstancias. segn las

Como podemos observar, la planificacin del tiempo y las actividades

es un proceso

personal, ya que necesitamos tomar en cuenta los aspectos tanto acadmicos como personales, tratando de mantener una perspectiva objetiva, para no engaarnos y caer en la misma rutina improductiva a la que estamos acostumbrados.

2. BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIN DEL TIEMPO No olvidemos que planificar nuestro tiempo est ligado a la capacidad de poder cumplir con nuestro de proyecto de vida, adems de esto, dicha planificacin nos puede traer consigo una serie de beneficios ms. Segn Fry (2002, pp. 28-33) estos son: Te ayuda a hacer primero lo primero: Elaborar una lista de las cosas que tienes que hacer y determinar las prioridades, te garantiza que hars siempre las cosas ms importantes ,
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aunque no llegues a hacerlo todo.

Te ayuda a evitar las trampas devoratiempo: La trampas devoratiempo son los imprevistos que van surgiendo a lo largo del da. Son los incendios que has de apagar. Ejemplo: Te sientas delante de la tele para relajarte mientras cenas, y te quedas enganchado des horas viendo una pelcula. No se pueden evitar todas estas trampas, pero una organizacin eficaz del tiempo
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te ayudar a evitar la mayor parte de ellas.

Te ofrece ms oportunidades: Hars ms en el mismo tiempo o, lo que es mejor, hars ms en menos tiempo.

Te da libertad y control: Organizar el tiempo no esclaviza: libera. Un cierto control sobre parte del da, te permite una mayor flexibilidad el resto del da. Ejemplo: Podrs ir a la

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fiesta de un amigo si estudias con anticipacin para un examen al da siguiente de la fiesta.

Te ayuda a evitar problemas

de tiempo. Con slo tener todas tus actividades y obligaciones apuntadas, vers con antelacin estos problemas y podrs solucionarlos a tiempo. Te ayuda a no sentirte culpable: Cuando sabes todo lo que tienes que estudiar y tienes programadas las cosas, puedes relajarte porque sabes que podrs hacerlo todo. Te ayuda a valorar tus progresos: Si sabes los deberes y trabajos que tienes que hacer, los palazos de entrega nunca te pillarn desprevenido. Ejemplo: Calculas cuantos pginas debes leer aproximadamente a la semana para culminar a tiempo la lectura de un libo y rendir un control de lectura. Te ayuda a ver el panorama general: Los problemas de tiempo se resuelven con mucha ms facilidad si los prevemos de antemano y hacemos algo para solucionarlos. Te ayuda a tener una visin futura: Planificar y organizar el curso desde el principio, te permite ver cmo se ajustan las clases a tu proyecto de estudios. Te ayuda a darte cuenta de que la clave no est en estudiar ms, sin mejor: Si tienes todo organizado, establecidas las prioridades y eres el dueo de tu tiempo, podrs pasar menos

tiempo estudiando, sacar mejores notas y dedicar ms tiempo a otras cosas. Ejemplo: Aficiones, ir al cine, etc 3. PASOS PARA PLANIFICAR Mientras realicemos nuestra planificacin, debemos establecer pasos que nos permitan establecer nuestros objetivos a corto y largo plazo. Ketele (1995, pp. 42) plantea los siguientes:
a)

A largo plazo: Prever para el ciclo la organizacin de todas las actividades

que deben conducir al xito (El calendario del ciclo)

b)

A corto plazo: Organizar la semana teniendo en cuenta todas las tareas por

realizar y las prioridades (La agenda semanal)

c)

Regularmente. Establecer el balance de lo que realmente se ha hecho y de

lo que queda por cumplir (Los balances) El objetivo de la planificacin del tiempo consiste en establecer un modelo de organizacin que se vaya haciendo natural. Es decir, que no sea complicado, ni engorroso realizarlo, sino que nos acostumbremos a l, y podamos hacerlo parte de nuestra vida. Algunos aspectos que podemos tener en cuenta son los siguientes: - Identifica lo que deseas lograr durante la semana en las diferentes reas de tu vida.
- Coloca en una agenda cundo te comprometeras a realizar cada uno de esos aspectos.

- Planifica a qu hora debes levantarte y acostarte cada da, ten en cuenta que debes dormir entre 6 y 8 horas por da.

- Identifica las horas que emplears para desayunar, almorzar, cenar y asearte. Considera el tiempo que utilizas para

transportarte y asistir a clases. Todas las horas que te quedan las

puedes utilizar tanto para estudiar como

Recuerda que
Al planificar tus actividades acadmicas debes tomar en cuenta que: El horario debe ser realista y prctico, es decir flexible para adaptarse a los cambios y equilibrado entre estudio y diversin. Es importante repasar las clases anteriores antes de que se inicie el proceso de olvido.

para distraerte. Planifica tus horas de estudio,

considera pausas de cinco o diez minutos despus de cada perodo de estudio (35 55 minutos). Intercala los cursos para que no realices una misma actividad durante mucho tiempo. Si necesitas estudiar un

Es necesario establecer el tiempo que se requiere para cada tema de un modo realista y no calcular el tiempo mnimo.

curso durante varias horas, trata de distribuirlas en varios das. El resto del tiempo puedes dedicarlo

a las actividades que te distraen. Es muy importante que puedas tener tiempo para ti mismo y disfrutar haciendo lo que te gusta. - El comodn: Puedes escoger una cantidad determinada e horas en un da y dejarlo siempre disponible para cualquier eventualidad. (Gua para el estudio eficaz de la Oficina de servicios psicolgicos de la PUCP, 2005, pp. 12-13)

4. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Si hubiera un banco que te diera todos los das en la maana 1440 monedas de oro y en la noche al final del da te quitar las monedas que no has usado, qu haras? Seguro que gastaras en el da hasta la ltima moneda. Pues bien ese banco existe y se llama tiempo, cada da te entrega 1440 minutos y al final del da te quita los que no has usado, por lo tanto depende de ti cmo usas esas preciosas monedas llamadas tiempo. El tiempo es un recurso que no se puede almacenar, no se puede reemplazar o no tiene sustitutos y por ltimo no se puede dejar de consumir, frente a esta realidad es necesario administrarlo correctamente lo que implica que lo utilicemos adecuadamente para alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a una matriz en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente. Una actividad es importante porque contribuyen con tu visin, valores y metas. Una actividad es urgente si usted u otra persona consideran que requiere atencin inmediata A continuacin te presentamos el grfico siguiente:

Cuadrante I: importante y urgente. Si tiendes a realizar ms frecuentemente las cosas que son tanto importantes como urgentes, es porque dejas que las cosas que las cosas importantes se vuelvan urgentes, es decir, ests dejando todo para lo ltimo. Este patrn te puede generar mucha tensin y angustia y causa que tu desempeo acadmico sea inferior a tu verdadera capacidad. Necesitas organizarte. Estn las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el da a da distraen su tiempo en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo, por lo tanto se encuentran estresados y agotados. Cuadrante II: importante pero no urgente. Debes estar en buen camino, pues las actividades en el cuadrante II son las que te acercarn a tus metas. Si no ests entre estos

afortunados, lo que tienes que hacer es establecer prioridades. Primero lo primero: pon tu atencin a lo que es importante en la vida: tu familia, tus metas, tu salud, etc. Como se puede observar en el grfico, la dimensin ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona se desenvuelve en esta dimensin significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo con su plan. Cuadrante III: urgente pero no importante. Es posible que ests actuando ms para complacer a otros que a ti mismo. Evala si las cosas que ocupan tu tiempo son ms importante para los otros que para ti mismo, si no estn alineadas con tus metas en la vida. Si te da trabajo decir que no y te preocupa mucho agradar a los dems, puede ser que te ests olvidando de ti mismo y a la larga te sentirs mal con los resultados que vas a obtener. Estn las personas que no tienen planes ni metas por lo tanto no saben identificar lo importante y son reactivos porque su vida est en funcin de lo que los dems quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. Cuadrante IV: ni urgente ni importante. A decir verdad, tienes una marcada tendencia a la vagancia. Las actividades de ocio no son malas, pero tampoco te ayudarn a alcanzar tus metas. Si sigues realizando este tipo de actividades en exceso, llegars a un punto donde tu vida va a ser una caracterizada por la falta de responsabilidad, puede que te vayas a sentir mal por ello y no vas a poder enfrentar los retos que trae la vida a capacidad. Estn las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, slo pasar el tiempo divirtindose. No tienen responsabilidad, dependen de

otras personas o instituciones y terminan siendo expulsados de las instituciones a las que pertenecen: estudio o trabajo.

Como se puede observar la base de la administracin del tiempo est en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el proceso mediante el cual establecemos qu queremos y cmo lo vamos a alcanzar, si no planificamos no sabremos hacia dnde vamos y por lo tanto no podremos priorizar.
(Recuperado de: Muoz, M. 2008)

Me encuentro en el cuadrante: ______________________________ Porque: ______________________________ ______________________________ Lo que har para estar en el cuadrante ideal ser: _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ _____________________________ __________________________

Para

lograr

este

objetivo en

es qu

necesario

identificar

cuadrante nos encontramos, para saber qu medidas debemos tomar para poder priorizar mis actividades.

Indique y explique en qu cuadrante se encuentra y qu har para llegar al cuadrante ideal.

5. LADRONES DEL TIEMPO Las actividades que hacemos diariamente, pueden resultar improductivas, sino contribuyen a cumplir con tus objetivos, y la mayora de las veces las personas no somos conscientes de ello. Los ladrones de tiempo son las actividades que te quitan tiempo y no permiten cumplir con lo planificado, es por eso que se deben evitar. Algunos consejos para enfrentar a los ladrones de tiempo: Aprender a decir que no: muchas personas no saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, porque aceptan ser interrumpidos para ir a una reunin, conversar o tratar temas que no contribuyen a su estudio o trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitacin pero no puedo ir. Evitar distracciones: muchas personas no saben evitar las distracciones, cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo, llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas, ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a nuestro estudio o trabajo. Sea puntual y exija puntualidad: si usted no es puntual, sus compaeros de estudio o trabajo harn lo mismo con usted y le robarn tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo. Uso correcto del telfono fijo y celular: hay que hacer un correcto uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que sean slo de estudio o trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para realizarlos en un horario fuera del estudio o trabajo .

 Uso de tiempos muertos: hay que aprender a utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje a su centro de estudio (la Universidad) siempre lleve una lectura de utilidad para aprovechar el trayecto.
(Recuperado de: Muoz, M. 2008)

6. VENTAJAS DE LA PLANIFICACIN DEL TIEMPO: Debemos entender que la importancia de la planificacin del tiempo, radica en las ventajas a corto y largo plazo que nos proporciona. Algunas de ellas son: Lograr los objetivos personales y profesionales de una forma mejor y ms rpida. Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes (tareas acadmicas, tareas en el trabajo, creatividad, familia, tiempo libre). Tener una visin panormica sobre todos los proyectos: tareas y actividades. Permite distribuir el tiempo de manera que se pueda atender ordenadamente a todas las actividades y responsabilidades del da: familiares, laborales, sociales, estudio, ocio, etc. Se aprovecha mejor el tiempo. Evita vacilaciones, prdida de tiempo, sobre lo que tiene que hacer cada da. Ayuda a crear hbitos de orden y organizacin. Contribuye a poder cumplir los compromisos adquiridos. Obliga a una sistematizacin y regularidad en el trabajo.

 Impide que se olvide lo que hay que hacer, o que queden tareas por realizar. Menos agitacin y stress, ms previsin en el curso del da.
(*) Texto adaptado. ABC de la gestin del tiempo. http://www.infoservi.com/infoservi/pdf/El_ABC_De_La_Gestion.pdf) Disponible en:

ACTIVIDADES

1.

ACTIVIDAD INDIVIDUAL : Teniendo en cuenta los consejos para mitigar los ladrones del tiempo, menciona y explica tres consejos que pondrs en prctica para mejorar la administracin de tu tiempo.

_______________________________ _______________________________

_______________________________

2.

ACTIVIDAD GRUPAL: A continuacin se presenta un cuadrante del tiempo por cada da de la semana. Cada grupo completar considerando un cuadrante por estudiante.
LUNES / NOMBRE:

I M P O R T I A M N P T O E R

T N A O N I T M E P O R

T I A M N P T O E R T A N T E
MARTES

URGENTE

NO URGENTE

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

N
MIRCOLES / NOMBRE:

I M P O R T I A M N P T O E R T A N N O T I E M P O R T I A M N P T O E R T A N T E

URGENTE

NO URGENTE

JUEVES /

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

I M P O R T I A M N P T O E R T AN N O TI EM P O R T I A M N P T O E R T A N T E

N
VIERNES/ NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

SBADO/

NOMBRE:

URGENTE

NO URGENTE

ESCUELA -------------------------INTEGRANTES : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------

CRITERIO

TRABAJO EN EQUIPO

TIEMPO

ORDEN Y LIMPEZA EN EL AULA

CUADRANTES DE TIEMPO

NOTA

N
RBRICA DE EVALUACIN: CUADRANTES DE TIEMPO SECCIN -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------POR MEJORAR EN PROCESO DESARROLLADO PTIMO Los alumnos muestra uno de los cuatro elementos sealados anteriormente No cumple con el tiempo asignado El grupo cumple con uno de los cuatro criterios de limpieza y orden establecidos (0) Los alumnos muestra dos de los cuatro elementos sealados anteriormente (1) Los alumnos muestra tres de los cuatro elementos sealados anteriormente (1.5) Los miembros del grupo muestran las siguientes conductas : - Coordinacin - Comunicacin - Respeto a las ideas de los dems - Complementariedad El grupo cumple con el tiempo asignado en la actividad (2) (0) -----------________ (2) (0) El grupo cumple con dos de los cuatro criterios de limpieza y orden establecidos (1) El grupo cumple con tres de los cuatro criterios de limpieza y orden establecidos (1.5) El grupo : - Se ordena por iniciativa propia - Levanta todo lo que ha dejado en el piso, incluso los papeles que otros pueden haber dejado - Usa su propia bolsa de desechos. - Ordena sus carpetas de trabajo EL grupo : - Ubica adecuadamente dos actividades en cada cuadrante de tiempo. - Completa las actividades en los seis das de la agenda semanal. (2) El grupo : No ubica o ubica de manera errnea las actividades en los cuadrantes de tiempo. - No completa actividades en ningn da de la agenda semanal. (0) El grupo : - Ubica adecuadamente por lo menos una actividad pero no en todos los cuadrantes de tiempo. Completa las actividades en al menos dos das de la agenda semanal. (3) El grupo : - Ubica adecuadamente por lo menos una actividad en cada cuadrante de tiempo. - Completa las actividades en al menos cuatro das de la agenda semanal. (8) (14) 20

EPILOGO El tiempo es el recurso ms valioso del ser humano, es el recurso que no podemos reemplazar, almacenar o recuperar. Planificar implica: prever para un determinado tiempo y la organizacin del conjunto de actividades que hay que realizar para conseguir un objetivo. Los principios bsicos de la planificacin son: estimacin realista del volumen de asignaturas a estudiar, objetividad del rendimiento acadmico y flexibilidad. Los beneficios de la planificacin del tiempo pueden ser: te ayuda a hacer primero lo primero, te ayuda a evitar las trampas devoratiempo, te da ms oportunidades, libertad y control, te ayuda a evitar problemas de tiempo, te ayuda a no sentirte culpable, etc. Los cuadrantes del tiempo son cuatro: Cuadrante I: importante y urgente, cuadrante II: importante y no urgente, cuadrante III: no importante y urgente y cuadrante IV: no importante y no urgente. Los ladrones del tiempo son las actividades que quitan tiempo y no permiten cumplir con lo planificado. Algunos consejos para mitigarlos pueden ser: aprender a decir que no, evitar

distracciones, ser puntual y exigir puntualidad, uso adecuado del telfono y utilizar tiempos muertos.

PALABRAS CLAVE: Planificacin tiempo administracin del tiempo cuadrantes del tiempo ladrones del tiempo.

GLOSARIO: Tiempo: Magnitud fsica que permite ordenar la secuencia de los sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. Su unidad en el Sistema Internacional es el segundo. Planificar: Hacer plan o proyecto de algo. Administracin: ordenar, disponer, organizar Importante/importancia: Cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia. Urgente/urgir: Dicho de una cosa: Instar o precisar a su pronta ejecucin o remedio. REFERENCIAS:

Fry, Ron. (2002). Cmo organizar mejor tu tiempo. Traduccin: Antonio MaxwellHudson. La Corua: Alfaomega.

Infoservi

(s.f).

ABC

de

la

gestin

del

tiempo.

Recuperado

de:

http://www.infoservi.com/infoservi/pdf/El_ABC_De_La_Gestion.pdf Ketele, R. de (1995). Cuestin (es) de Mtodo. Como estudiar en la Universidad. Segunda edicin. Pamplona: Eunsa.

Muoz, M. (2008). Administracin del tiempo en la vida y en el trabajo. De gerencia.com. Melton Technologies. Recuperado en:

http://www.degerencia.com/articulo/administracion_del_tiempo_en_la_vida_y_en_el_tra bajo Pontificia Universidad Catlica del Per. Oficina de Servicios Psicopedaggicos. (2005). Gua para el estudio eficaz. Lima : PUCP.