DIRECTIVA N

-2012-MDC

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE COMAS

I.

OBJETIVO Establecer el procedimiento para la recepcin, registro, clasificacin, distribucin, atencin, seguimiento y control de los documentos internos y externos por parte de la Unidad de Trmite Documentario y por la Secretara General Unidad de Tramite documentario de la Municipalidad Distrital de Comas.

II.

FINALIDAD Uniformizar criterios para el adecuado manejo del flujo documental en el Consejo Nacional de Descentralizacin y de sus Programas; proporcionar a los responsables de la Unidad de Trmite Documentario un instrumento normativo que regule la recepcin, registro, clasificacin, distribucin, atencin, seguimiento y control del flujo documentario. III. BASE LEGAL Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica, y su modificatoria, Ley N 27927. Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Distrital de Comas. Otros.

IV.

ALCANCE La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todas las Gerencias y subgerencias y Unidades Orgnicas que conforman el Pliego de la Municipalidad Distrital de Comas. V. 5.1. NORMAS Definiciones

a)

Definiciones Usuales.

Confidencial: Corresponde por la informacin que contiene, requiere alto grado de proteccin y solo debe ser conocida por el funcionario a quien esta dirigido. b) Documentos Externos: Son aquellos documentos generados por los administrados y entidades pblicas o privadas. c) Documentos Internos: Son aquellos creados por las Unidades Orgnicas y Programas de la Municipalidad Distrital de Comas.

d)

Copias Informativas: Son copias de los documentos internos que en la mayora de casos no generan respuesta, se utilizan para hacer de conocimiento determinado un asunto relacionado con la institucin. e) Informacin: Accin de dar a conocer el estado en el que se encuentra un documento fsico debidamente registrado en el sistema, con indicacin de la Unidad Orgnica, persona que encuentra evaluando y el tiempo en el cual lo viene ejecutando. f) Informe: Comunicacin escrita mediante el cual determinada Unidad Orgnica emite Opinin en relacin a un asunto que se le solicite, por lo general cuenta con la siguiente estructura: Antecedentes, anlisis, conclusiones, recomendaciones y/o sugerencias. g) Medio: Es el canal utilizado para enviar un documento, puede ser fsico o electrnico. h) Oficio: Comunicacin Oficial emitida por la Alcalda o Secretaria General de la Municipalidad Distrital de Comas. i) Recepcin: Accin de sellar el documento que ingresa indicando nmero de registro, fecha y firma en el documento original como el cargo o copia. j) Memorando: Comunicacin escrita de carcter interno entre las dependencias del mismo nivel jerrquico y/o dependencia de nivel jerrquico superior a nivel jerrquico inferior. k) Nota: Comunicacin escrita de carcter interno, breve emitida por Alcalda, Secretaria General, Unidades Orgnicas o Programas. l) Derivacin: Accin de trasladar la responsabilidad del tramite de un documento de una a otra instancia. m) Distribucin de Documentos: Accin de entregar un documento original y sus copias al/los destinatario (s). La relacin de las copias se indicara al pie de pgina de la comunicacin escrita. n) Expediente Anulado: Aquel documento que por error involuntario o por disposicin superior se decide no emitirlo. o) Expediente Archivado: Aquel documento que se mantiene en custodia como fuente de informacin. p) Expediente Atendido: Aquel documento cuya solicitud primigenia ha sido resuelta. q) Expediente Derivado: Aquel documento que se atendi y se envi a una Unidad Orgnica de la Municipalidad Distrital de Comas. r) Expediente Ejecutado: Aquel documento que se atendi en forma parcial por una determinada dependencia. s) Expediente Pendiente: Aquel documento que esta en proceso de atencin. t) Formato: Es la forma, tamao y dimensiones que se le da a los documentos (papel, cartulina, otros) de acuerdo a normas establecidas para el sector pblico. u) GESDOC: Sistema y/o aplicativo de gestin informtico, que permite el registro, seguimiento y control de la documentacin que ingresa y que es generada en el CND. v) Tramitacin: Proceso por el cual un documento pasa a travs de las diferentes instancias responsables de su atencin. w) Usuario Externo: Entidad pblica, privada o ciudadano que remite a travs del GESDOC documentacin al CND, generando un proceso a cargo de la Unidad de Tramite Documentario. x) Usuario Interno: Todas las Unidades Orgnicas y Unidades Ejecutoras siendo el usuario principal Alcalda y Secretaria General de la Municipalidad Distrital de Comas.

Unidad Orgnica y Programas: Las comprendidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Distrital de Comas, y Unidades Ejecutoras identificadas como BID y AGORAH, respectivamente. k) Unidad de Trmite Documentario: Es la responsable de la recepcin, clasificacin, priorizacin y distribucin al usuario interno, as como la distribucin hacia el usuario externo de la documentacin generada en las diferentes Unidades Orgnicas.

y)

Definiciones Clasificando la Documentacin.

a) Documentacin Oficial: Es toda documentacin que genera un procedimiento administrativo sea sta creada dentro o fuera de la institucin (solicitudes, oficio, cartas, memos, informes, documentos relacionados a procesos de adquisiciones, procesos de seleccin, exmenes de control y otros). En el caso de ser generada fuera de la institucin son denominados expedientes. Tambin es considerada documentacin oficial, aquella que sin generar un procedimiento administrativo es de inters para la institucin (impresos, invitaciones, propaganda de proveedores, etc.). b) Documentacin No Oficial: Es toda documentacin de ndole personal que se enva a los trabajadores de la Municipalidad Distrital de Comas, la que puede constar de: estados de cuenta de tarjetas de crdito, AFP, volantes/informacin de tiendas comerciales, informacin de institutos y dems empresas, informacin e invitaciones a seminarios y/o cursos en general, publicaciones de cortesa (peridicos, revistas, boletines), facturas por seguros de vida, de autos, postales, tarjetas de cumpleaos y navideas, etc.

Del Registro de la Documentacin.

a) Hoja de Trmite: Es la hoja que genera el GESDOC y que permite registrar informacin relevante sobre el documento y facilita el seguimiento y atencin del mismo. b) Lista de Distribucin: Relacin de documentos ingresados a la UTD que son repartidos. c) Nmero de Registro: Es un nmero asignado por el GESDOC a los documentos externos recibidos por la Municipalidad Distrital de Comas. Permiten identificar, ubicar, controlar e informar sobre el estado de la documentacin. d) Vinculacin: Actividad que permite identificar la relacin de un documento con otro ya existente.

5.2.

Del Registro Documentario. En la Municipalidad Distrital de Comas se cuenta con dos (02) tipos de registro documentario a) Documentos Externos b) Documentos Internos

5.2.1

Documentos Externos Son aquellos documentos remitidos por los administrados, organismos pblicos o privados cuyos destinatarios son la Municipalidad Distrital de Comas. Los Documentos Externos son recibidos exclusivamente por la Unidad de Trmite Documentario de la Municipalidad Distrital de Comas, los mismos que deben consignar necesariamente los datos mnimos.

La Informacin mnima que debe contener un documento para ser recepcionado en la Unidad de Trmite Documentario: Documentos enviados por personas jurdicas e instituciones pblicas Nombre del Remitente Cargo (si hubiere) Institucin Direccin Completa Adjuntos (si hubiere) Firma y sello del representante legal y/o funcionario. Documentos enviados por personas naturales Nombre del Remitente Direccin Completa Telfono Firma y sello del representante o persona natural. Adjuntos (si hubiere). Para casos de comits, asociaciones, centros poblados y comunidades, se deber adjuntar copia de la documentacin que acredite su representatividad. Documentacin mnima que debe contener Nombre del remitente o Institucin que remite. Direccin Completa. Telfono. Adjuntos que se mencionan (si los hubiere). Procedencia (indicar el distrito, provincia y departamento). El GESDOC de la Municipalidad Distrital de Comas, asignar a los documentos externos una numeracin correlativa automtica al ser ingresados al sistema. Clasificacin de los Documentos Externos: a) Documentos de Tramite Regular; y, b) Documentos Clasificados.

a)

Documentos de Trmite Regular. Es aquella correspondencia recibida por el personal de la Unidad de Trmite Documentario, que ser abierta para su respectivo registro, a excepcin de la documentacin secreta, confidencial y reservada. a.1) La correspondencia que haya sido dirigida a un ex funcionario que por razones diversas ya no ocupa el cargo al que hace mencin el documento, deber ser derivada al Funcionario que est ejerciendo dicho cargo. a.2) La Unidad de Trmite Documentario no recibirn documentos de ndole personal Documentos Clasificados. Es aquella correspondencia recibida por el personal de la Unidad de Trmite Documentario, que por su naturaleza y contenido, se clasifique como secreta, confidencial o reservada, es inviolable y debe ser remitida al destinatario en la condiciones de seguridad en que fue recibida.

b)

5.2.2

Documentos Internos. Son aquellos documentos generados por la Alcalda, Secretaria General y Unidad Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Comas, y son de dos (02) tipos:

a) b) a)

Documentos Internos Originales. Copia Informativa. Documentos Internos Originales. Son aquellos documentos que tienen la rbrica original del funcionario que emite el documento. a.1) Se consideran tambin como original las copias de los documentos originales que debido a una derivacin mltiple adquieran tal condicin a fin de poder ser tramitadas ante dos o mas dependencias. a.2) Los oficios, cartas, e informes que elaboren la Alcalda, Gerencia Municipal, Unidades Orgnicas y Programas de la Municipalidad Distrital de Comas, sern registrados por la UTD va GESDOC si son conducidas al exterior. En el caso del interior de la institucin debe ser remitida por su responsable directamente. a.3) Los documentos externos generan Hoja de Trmite, la misma que se engrapa al documentos para ser tramitado. Copia Informativa. Son copias de los documentos internos que en la mayora de casos no generan accin ni respuesta, se utilizan para hacer de conocimiento determinado asunto relacionado con la institucin. De los Expedientes.

b)

5.3.

5.3.1

Las Hojas de Trmite no deben ser desglosadas del Expediente. Son nicas y deben reflejar el flujo documental desde su inicio hasta su culminacin. 5.3.2 Los Expedientes Externos debern contener todos los documentos originales que se adjuntaron y deben estar debidamente foliados. 5.3.3 Todas las Hojas de Trmite y documentacin adjunta, deben ser atendidas, ejecutadas y archivadas, tanto fsica como electrnicamente. 5.3.4 Al trmino de cada ejercicio no debern quedar registros pendientes. Los registros inconclusos injustificadamente, sern de responsabilidad del funcionario de la Unidad Orgnica a quien se le encargo la atencin correspondiente.

VI.

MECNICA OPERATIVA

6.1.

Etapas del Proceso del Flujo Documentario Interno y Externo.

La Municipalidad Distrital de Comas cuenta con el Software de Trmite Documentario GESDOC, en el cual se registran los Documentos Externos e Internos. 6.1.1 Horario de Atencin: El Horario de Atencin de la Unidad de Trmite Documentario es de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 17:00 p.m. 16.00 pm Excepcionalmente, cuando se requiera recibir un documento externo fuera del Horario de Atencin de la Unidad de Trmite Documentario, se deber consignar el sello correspondiente con fecha del da hbil inmediato posterior. Recepcin de Documentos:

6.1.2

a) Es el acto mediante el cual ingresa la documentacin y/o correspondencia a la Unidad de Trmite Documentario de la Municipalidad Distrital de Comas para su tramitacin, asignndole el sistema informtico GESDOC inmediatamente un registro, que identificar el nmero de expediente correlativo que se inicia con el N 00001 e identifica el documento durante su trmite hasta su archivo. b) La Unidad de Trmite Documentario es la encargada de generar la Hoja de Trmite en el GESDOC, la cual es adjuntada al expediente (documentos). La recepcin implica el sellado del original y del cargo en la parte superior derecha y se anota el nmero de expediente, fecha y hora de recepcin. c) Los documentos fax que ingresen a cada Unidad Orgnica, debern ser registrados como documentos externos por la Sub Gerencia de Administracin de Archivo y Trmite Documentario de la Municipalidad Distrital de Comas. En el caso que la correspondencia recibida no indique los datos del remitente establecidos en el numeral 5.2.3, sern consideradas como no presentadas. 6.1.3 Verificacin de los documentos que contenga el Expediente. a) Previa al ingreso de los documentos al GESDOC el personal de la Unidad de Tramite Documentario deber verificar si la documentacin y expediente estn completos de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley de Procedimiento Administrativo General, as como verificar que los anexos que se mencionan en el documentos se anexen y/o adjunten bajo responsabilidad. En el caso, que los documentos sean anexados posteriormente bajo compromiso del remitente, se efectuara la recepcin preventiva pero insertando la observacin de que s en el plazo de 2 das no la subsana, ser considerada como no recepcionada. b) Retencin de Expedientes: Los documentos que no cumplan los requisitos establecidos en el numeral 5.2.3 se aplicarn lo dispuesto en el artculo 125 de la Ley N 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General. 6.1.4 Situaciones Especiales. a) Los expedientes de procesos administrativos que no cumplieran con los requisitos previstos, se reservarn hasta que el interesado subsane el escrito en un plazo de dos das hbiles en atencin a lo dispuesto por el inciso 4) del artculo 125 de la Ley N 27444. b) En los casos de los recursos de apelacin de los procesos de seleccin, se proceder de acuerdo a lo establecido en el artculo 209 de la Ley N 27444 y sus normas especiales. 6.1.5 Registro de Documentos. Son las acciones de consignar la informacin pertinente de la documentacin y/o correspondencia en el GESDOC. Para las acciones de registro se tendr en cuenta lo siguiente: a) Remitente.- El GESDOC cuenta con una base de datos de todos los organismos pblicos que mantienen comunicacin con la Municipalidad Distrital de Comas. En el caso que el documento fuese presentado por personas jurdicas privadas o naturales, este se registrar en detalle con los nombres y/o apellidos del solicitante. b) Asunto.- El GESDOC tiene una base de datos de temas generales que contribuye a identificar el documento ingresado. c) Documento.- Se registra el tipo de documento (Memorando, Oficio, carta, memorial, invitacin, citacin, recurso de apelacin, mail, fax etc.), con las respectivas siglas institucionales y la cantidad de folios.

d) Descripcin.- En este espacio, se describe el tenor o asunto del documento en forma breve, indicar los datos sobresalientes: nombres, apellidos, referencia de documentos etc. En el caso que los documentos que se reciban son copias informativas, en la derivacin se indicar que corresponde a documentos copia.

6.1.6

Clasificacin. Son las acciones de analizar y ordenar la documentacin. Para las acciones de clasificacin de la documentacin externa se tendr en cuenta lo sealado en el numeral 5.2.1 y adicionando lo siguiente:

a)

Documentos Comunes: Aquella que dada su naturaleza puede ser conocida por cualquier Unida Orgnica. b) Documentos Clasificados: Aquella que ha sido seleccionada teniendo en cuenta el valor de su contenido y su naturaleza, y que slo debe ser conocida por la Alcalda y por la Secretaria General. En este caso se considera a la comunicacin efectuada por Dignatarios, Ministros de Estado, Congresistas de la Repblica, etc. 6.1.7 Distribucin. En la accin de remitir la documentacin a las diferentes Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Comas.

a)

La Unidad de Trmite Documentario de la Municipalidad Distrital de Comas, se encargar de remitir a la Secretaria Tcnica la documentacin externa que recepcione de los administrados, organismos pblicos o privados, quien autorizar su distribucin en original a las diferentes Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Comas, insertando los motivos de pase en la Hoja de Trmite y registro en GESDOC y los plazos para su atencin bajo responsabilidad y siguientes:
01. Accin inmediata 02. Acompaar antecedentes 03. Aprobacin 04. Archivar 05. Atencin necesaria 06. Conocimiento y fines 07. Estudio e Informe 08. Formule respuesta 09. Opinin 10. Por corresponderle 11. Proyecte resolucin 12. Transcribir 13. Ver Observaciones

La Secretaria Tcnica, en esta etapa del procedimiento, dispondr la atencin de la documentacin de carcter Clasificada, la misma que deber ser comunicada inmediatamente a su recepcin por la Unidad de Trmite Documentario, para la reserva de la informacin aplicada en el GESDOC. Excepcionalmente las facturas, notas de crdito, dbito, guas de remisin o cualquier otro documento dirigido al Consejo Nacional de Descentralizacin, deben ser ingresados nica y exclusivamente por la Unidad de Tramite Documentario y remitidas directamente a la Gerencia de Administracin y Finanzas. b) Los documentos externos e internos MUY URGENTES se entregarn en forma inmediata a la Secretaria General para su respectiva evaluacin y autorizacin para su tramitacin correspondiente y registro citado. c) La documentacin externa e interna contenida en Expedientes son remitidos en original a la Secretaria General, adjuntando la lista de derivacin de la Hoja de Trmite, para el despacho correspondiente, la misma que a su finalizacin ser archivada por la Unidad de Tramit Documentario. 6.1.8 Informacin y Orientacin.

Es la accin de proporcionar informacin al administrado y/o usuario sobre el estado y/o ubicacin exacta del Expediente que se proceso en la Municipalidad Distrital de Comas, la misma que estar bajo responsabilidad de la Unidad de Tramite Documentario. 6.2. 6.2.1 Del Trmite Interno de los documentos Las Secretarias de las Unidad Orgnicas deben ingresar al GESDOC, toda la documentacin de carcter interno que reciba de la Secretaria General, y de la que genere el personal de su Unidad (memorando, informes, ayudas memoria, notas, etc.), para su posterior envo fsico y tramitacin correspondiente. Asimismo, deben insertar en la Hoja de Trmite respectiva el seguimiento que se efecte.

6.2.3 Todas las Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Comas deben numerar correlativamente la documentacin que generen, segn su tipo, asignndole el N 001 a cada primer documento del ao, asignando a dicho nmero correlativo las siglas que corresponda. Cuando los documentos generados se relacionan a un expediente o documento se debe registrar la vinculacin en el GESDOC. 6.3. 6.3.1 Del envo de la documentacin fuera de la Municipalidad Distrital de Comas Las Secretarias de las Unidad Orgnicas, deben ingresar al GESDOC toda la documentacin de carcter externo que genere el personal de su rea (oficios, notas, informes, etc.) para el posterior envo fsico del documento a la Secretaria General. La Unidad de Tramite Documentario, una vez recibido de la Secretaria General la documentacin oficial para su tramite al exterior, lo efectuar en los horarios de hasta las 09:30 horas y hasta las 14:30 horas del da. Excepcionalmente por disposicin de la Secretaria General, se recibir documentacin oficial para su tramitacin al exterior con carcter de MUY URGENTE en cualquier hora del da, en este caso, es responsabilidad del personal de la Unidad de Tramite Documentario su tramitacin inmediata. Es responsabilidad de la Unidad de Tramite Documentario, la verificacin de la documentacin para ser enviada al exterior, la misma que debe contener los nombres, apellidos del destinatario, institucin del destinatario (si corresponde), direccin, identificacin de la oficina remitente y referencia del documento.

6.3.2

6.3.3

VII. RESPONSABILIDAD La Unidad de Informtica Gerencia de Tecnologa de la Informacin es responsable de brindar el soporte tcnico y mantenimiento del GESDOC, garantizando su funcionamiento as como el brindar la capacitacin para su manejo correspondiente del personal de la Municipalidad Distrital de Comas. VIII. DISPOSICION FINAL a) La Secretaria General es responsable por cautelar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva en la Municipalidad Distrital de Comas, para dichos efectos encarga a la Unidad de Trmite Documentario y a la Unidad de Informtica efectuar la difusin correspondiente.

b)

El personal de la Municipalidad Distrital de Comas, que incumpla las disposiciones que contiene la presente Directiva, y entre otros motivos de incumplimiento dilate la atencin a los plazos que establezca salvo razones fundamentadas, se le aplicar las sanciones que las disposiciones legales correspondan en el marco de su relacin laboral o vnculo contractual.

IX. ANEXOS 1. Hoja de Trmite

1 Fecha de Recepcin

MUNIC AL ADD TRIT D C IP ID IS AL E OMAS

UNID DE TR AD AMITE D UMENTAR OC IO Y AR HIV C O
2 Nombre Razn Social 4 Paso Fecha 3 N de Registro

5 Destino

Cdigo Accin

N Folios

Recepcionado por:

9 Tipo de Accin
1 Tramitacin 2 Atencin 3 Conocimiento y fines 4 Segn solicitado 5 Informe 6 Estudio e informe 7 Tomar nota y devolver 8 Autorizacin 9 Coordinacin 10 Revisin 11 Visacin 12 Anulacin 13 Aprobacin 14 Preparar respuesta 15 Proyectar resolucin

10

16 Proporcionar Ayuda Tcnica 17 Agregsr a sus antecedentes 18 Adjuntar antecedentes 19 Adjuntar a su expediente 20 Remitir a Municipalidad

OBSERVACIONES:

21 Notificacin alinteresado A conocimiento del 22 interesado Devolver al 23 interesado Entregar resultado al 24 interesado 25 Archivo general 26 Otros