Conservacin de Documentos Concepto No. 1999054854-2. Septiembre 30 de 1999. Director Jurdico. Sntesis: Conservacin y reproduccin de documentos. Perodo de conservacin.

Medios tcnicos. Requisitos para que pueda procederse a la destruccin de libros y papeles del comerciante; procedimiento. Vigencia de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y de la Resolucin 20 de 1951.

[ 0041] 1. Conservacin y reproduccin de documentos

Al respecto es necesario sealar, en primer trmino, que con la expedicin de los Decretos Legislativos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, adoptados como legislacin permanente por la Ley 141 de 1961, se estableci un rgimen general sobre conservacin y reproduccin de documentos, aplicable tanto a entidades pblicas como a personas privadas, incluidas en ese mbito de aplicacin las instituciones de crdito y dems entidades sometidas a la supervigilancia del Estado. Ese rgimen se refiere a la microfilmacin como medio tcnico de conservacin autorizado.

En lo que corresponde a documentos pblicos, con posterioridad ese rgimen fue complementado con normas como las Leyes 39 de 1981 (artculo 2) y 80 de 1989, los Decretos 1777 de 1990 y 1382 de 1995, y los Acuerdos 12 de 1991, 07 de 1994 y 09 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin.

Ahora bien, en lo atinente a libros y papeles del comerciante, los artculos 48 y 60 del Cdigo de Comercio (Decreto Ley 410 de 1971) y el Decreto 2620 de 1993 complementaron ese rgimen con disposiciones especiales aplicables a los comerciantes, disposiciones a las que se adiciona lo dispuesto en el artculo 134 del Decreto 2649 de 1993. No obstante, respecto de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria, en particular respecto de los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compaas de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros, el artculo 96 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero regul de manera especial el rgimen de conservacin de documentos aplicable a ellas.

En ese contexto, debe tenerse en cuenta, respecto de instituciones vigiladas por esta entidad, que en la materia de su consulta a aquellas les sern aplicables en primer trmino las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero. En lo no previsto all y en consideracin

a la naturaleza comercial de la actividad desarrollada por dichas instituciones, en concordancia con lo dispuesto en los artculos 2034 del Cdigo de Comercio y 53-1 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, se les aplicar el rgimen propio de los comerciantes, antes sealado. Finalmente, en lo no previsto en ste, les ser aplicable el rgimen general.

As las cosas, en cuanto al perodo de conservacin de documentos se aplica el artculo 96 del Estatuto citado respecto de las instituciones a las que se refiere dicho artculo; en lo no previsto all sobre el tema, se aplican sobre el mismo los artculos 60 del Cdigo de Comercio y 134, inciso 2, del Decreto 2649 de 1993.

En cuanto a medios tcnicos de conservacin autorizados, se aplican los mismos artculos citados en el prrafo precedente, en concordancia con el artculo 1 del Decreto 2620 de 1993, conforme al cual todo comerciante podr conservar sus archivos utilizando cualquier medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de documentos, tales como la microfilmacin, la micrografa y los discos pticos entre otros. No obstante, se anota que en cuanto al procedimiento tcnico como tal, para la reproduccin se cuenta con la reglamentacin prevista en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, aplicables en consecuencia.

En lo que se refiere a los requisitos para que pueda procederse a la destruccin de libros y papeles del comerciante, una vez vencido el periodo legal de conservacin, se aplican, adems de los citados artculos 60 del Cdigo de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, los artculos 2 y 3 del Decreto 2620 de 1993 y, en cuanto al procedimiento mismo de la microfilmacin, lo previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.

Armonizando dichas normas, se concluye que para que una vez vencido el trmino legal de conservacin la reproduccin de libros y papeles del comerciante que se deseen destruir tenga el valor probatorio correspondiente se debe: i) utilizar un medio tcnico adecuado que garantice la reproduccin exacta de aquellos; ii) contar, al momento de la reproduccin, con la presencia de un funcionario de la cmara de comercio, con el fin de que mediante acta se haga constar la relacin de los documentos reproducidos, as como la exactitud de los mismos; iii) diligenciar, al momento de la destruccin, un acta en la que se anotan los libros y papeles que se destruyen y el procedimiento utilizado para su reproduccin, trmite que puede coincidir con el indicado en el punto precedente; iv) para diligenciar el acta de destruccin, acreditar ante la cmara de comercio donde fueron registrados los libros la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles a destruir, lo que ser certificado por los jefes de registro mercantil o quienes hagan sus veces y que puede asimismo ser un trmite concomitante con los anteriores; y v) en los dems

aspectos y en particular en cuanto al procedimiento a utilizarse en la microfilmacin misma, se sigue lo dispuesto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.

Ahora bien, habindose conservado los libros y papeles por un medio tcnico adecuado y destruidos los mismos con las formalidades vistas, de las copias reproducidas que se conservan pueden obtenerse copias para efectos probatorios, respecto de cuya expedicin se aplica el inciso 2 del artculo 60 del Cdigo de Comercio, conforme al cual cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en ese artculo se har constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

En cuanto a quin expide y autntica la copia de la copia reproducida que se conserva, se aplica lo dispuesto en el artculo 6 del Decreto 2527 de 1950, en concordancia con los artculos 254 del Cdigo de Procedimiento Civil, 320 del Cdigo de Rgimen Poltico y Municipal y 15 de la Ley 57 de 1985 y con el numeral 4, Captulo Dcimo, Ttulo Primero, de la Circular Bsica Jurdica. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de certificacin de las cmaras de comercio respecto de los actos, libros y documentos sujetos a registro mercantil (artculos 30 y 86, numeral 3, del Cdigo de Comercio), del acceso pblico al mismo con la facultad de obtener copia de los documentos (artculo 26, inciso 2, ibdem) y de que en caso de prdida o destruccin de un documento registrado pueda suplirse con el certificado de la cmara de comercio (artculo 44 ibdem).

2. Vigencia de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y de la Resolucin 20 de 1951

En cuanto a la vigencia de los decretos en mencin, me remito a lo dicho en el acpite que antecede, debiendo distinguirse al efecto, como se vio, las normas aplicables al perodo de conservacin de documentos, a los medios tcnicos de conservacin autorizados, a la destruccin de documentos, al procedimiento de reproduccin en s mismo y a la expedicin y autenticacin de copias de las copias reproducidas que se conserven.

Por lo dems, la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Bsica Jurdica), expedida por esta Superintendencia, de manera expresa reconoce la vigencia de esos decretos al tratar el tema de la microfilmacin en el numeral 2, Captulo Noveno, Ttulo Primero, del cual remito copia en lo pertinente para su mayor ilustracin.

En cuanto a la Resolucin 20 del 25 de abril de 1951 expedida por el Superintendente Bancario, le informo que con la expedicin de la Circular Externa 007 de 1996 se derogaron todas las instrucciones de carcter general que en materia jurdica se haban expedido con anterioridad. En consecuencia, la instruccin vigente sobre microfilmacin es la contenida en el antes mencionado numeral 2, Captulo Noveno, Ttulo Primero, de la Circular Bsica Jurdica.

Ahora bien, respecto de la vigencia de la Resolucin 316 de 1956 expedida por la Superintendencia de Sociedades, le recomendamos dirigirse directamente a dicho rgano de control, en la medida que sera l el indicado para pronunciarse al respecto.