You are on page 1of 4

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
Fecha: Enero 27 de 2009

Sistema de Gestin de la Calidad

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Semana 4. Importancia de los Registros

Versin 2 Pg. 1 de 4

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

La filosofa del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas, programadas y documentadas, es ms fcil repetir una y otra vez los procesos operativos que logran los estndares de calidad deseados. La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada rea, los compromisos de calidad, las especificaciones tcnicas que deben cubrir los productos o servicios, los mtodos de verificacin y prueba, as como los registros de ejecucin, atencin y servicio que se brinda al cliente. De cada uno de estos factores se obtienen datos estadsticos que sirven para evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un crculo virtuoso en el que cada vez se encadenan ms empresas y mejoran la calidad de sus productos o servicios.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
Fecha: Enero 27 de 2009

Sistema de Gestin de la Calidad

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Semana 4. Importancia de los Registros

Versin 2 Pg. 2 de 4

En la gestin de la calidad se pretende recoger y ordenar los datos que suministren una informacin ms comprensible a los fines previstos, utilizando instrumentos como son los sistemas de registros. En calidad se entiende por registro el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas. Un eficiente control de gestin en empresas, exige informacin sobre distintos aspectos de las mismas, productos de hechos y acontecimientos que se generan a lo largo de los procesos productivos y comerciales. La calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos difcilmente pueden ser retenidos por la memoria, esta facultad humana sufre lo que se denomina en sicologa como "ley del olvido", que implica la prdida de capacidad de retencin de informacin en funcin del transcurso del tiempo. Es por ello que a esta memoria subjetiva se le debe oponer una memoria objetiva que son los sistemas de registros de forma que se almacenen datos que sern de suma utilidad a las unidades decisoras. Si bien los sistemas de registros son valiosos en una correcta gestin empresarial, en la mayora de los casos se observa que productores y tcnicos no hacen uso de ellos. Investigaciones al respecto nos permiten concluir sobre la existencia de dos situaciones; aquellos que desconocen la existencia de los sistemas de registros y aquellos otros que habindolo conocido no lo usan porque no les han dado respuesta a sus necesidades, evaluando que los costos medidos en tiempo, son superiores a los beneficios otorgados por estos. En la segunda situacin entre los principales argumentos se esgrime el de ser demasiados complejos, incompletos, excesivos o repetitivos en informacin, mal diseados. A nuestro entender estas situaciones tiene su razn de ser en la forma rgida y estructurada en que tcnicos y productores recibieron informacin o fueron capacitados sobre el uso de sistemas de registros. En estas formaciones se pierden de vista que cada empresa agropecuaria es un sistema dinmico en continua evolucin, lo que lo hace diferente no tan solo

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
Fecha: Enero 27 de 2009

Sistema de Gestin de la Calidad

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Semana 4. Importancia de los Registros

Versin 2 Pg. 3 de 4

a otros sistemas sino tambin a si mismos; los objetos que se persigue de brindar informacin comprensible y til destinada a mejorar las capacidades administrativas. Debe entenderse que no existe un sistema de registros que se adapte a cada tipo de empresa; y la clase y amplitud de estos debern adaptarse a cada situacin en particular considerando entre otros aspectos: informacin que se requiere, organizacin de las empresas, nivel de capacitacin, grado de motivacin y colaboracin que se tenga. La confeccin de un sistema de registros para el control debera considerar entre otros puntos: Cul es la informacin que se requiere obtener para efectuar un determinado anlisis? Qu datos hacen falta recoger para obtener esta informacin?

La necesidad de adaptar el diseo y complejidad a las situaciones particulares de cada unidad de observacin y del observador.

En sntesis para una gestin ms eficiente es necesario tener informacin en calidad y cantidad que permitan orientar en forma correcta las decisiones que se toman, siendo fundamental el uso de registros como memoria objetiva. En este sentido es necesario no tan solo entender la importancia de los mismos sino tambin desarrollar la capacidad para disearlos y ponerlos en prctica. Para este ltimo aspecto la empresa debera disear una serie de plantillas que estn a disposicin de quienes desarrolan cada actividad, con el fin de que el sistema de registros para el control de gestin de las empresas permitan al administrador vigilar el proceso de la empresa e identifique problemas que puedan requerir ajustes o cambios en el plan de las decisiones tomadas. Ejemplo de algunos registros: Registro de las especificaciones

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA


REGIONAL SANTANDER
OBSERVATORIO TECNOLOGICO
Fecha: Enero 27 de 2009

Sistema de Gestin de la Calidad

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Semana 4. Importancia de los Registros

Versin 2 Pg. 4 de 4

La entrega de especificaciones tcnicas de los procesos o servicios son el modo en que el cliente indica al proveedor qu tipo de servicios o procesos necesita, definiendo tolerancias, y dems especificaciones que servirn de gua para el proveedor. Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar en todo momento que se est produciendo con exactitud lo que requiere el cliente. Adems estos registros sern la base para aclarar cualquier duda o controversia que surja con el cliente respecto a los requisitos acordados para el proceso de elaboracin. Inspeccin y prueba del proceso o servicio La inspeccin y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo que su beneficio ms claro es garantizar para ambas partes que la prestacin del servicio est cumpliendo con los requerimientos acordados, pero adems de ello el proveedor puede obtener informacin valiosa sobre la eficiencia de su operacin.

Pruebas En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar, los mtodos que se seguirn, y el equipo y parmetros que se utilizarn. En segundo trmino, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibracin contra patrones de unidad de medida certificados de los equipos de inspeccin, medicin y pruebas, los cuales deben regisatrarse. Por ltimo, es indispensable establecer un sistema para identificar el estado de inspeccin y prueba de todos los productos o procesos, as como usar tcnicas estadsticas para planear, controlar y hacer seguimiento de la calidad.

You might also like