ORGANIZACIN Y MTODOS Definiciones Es una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades,

como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados". Estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que dirigen. El trmino de Organizacin y Mtodos se utiliza para designar el conjunto de tcnicas administrativas y de investigacin destinados a mejorar el funcionamiento de la administracin pblica. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos es asegurar el mximo de eficiencia en el financiamiento de la mquina administrativa, y mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin; conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de obra, pero como regla general a Organizacin y Mtodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administracin. Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Mtodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin. VENTAJAS Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. Desarrolla las facultades crticas, es decir, interrogar lo que se hace y porque se hace. DESVENTAJAS La carencia de un programa de organizacin y mtodos en las dependencias pblicas y muchas veces en las privadas, no permite el desarrollo de las actividades con la mxima eficiencia.

 Hay una gran escasez de personal calificado para trabajar en el departamento de organizacin y mtodos. La resistencia al cambio del personal que labora en las organizaciones. Origen de Organizacin y Mtodos La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos antecedentes se remontan al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formacin y otra referente a su consolidacin. Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo, porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las funciones de contabilidad y auditora con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento. "En los ltimos aos, Organizacin y Mtodos, no slo se ha consolidado mediante el apoyo poltico y legal que se les otorga, sino tambin por su funcionamiento en la prctica". Objetivos Las unidades de organizacin y mtodos se crean en cada dependencia y obedecen a los siguientes objetivos fundamentales: Determinar el grado de eficiencia y rentabilidad de cada rea funcional. Conceptuar al mtodo como el proceso de reflexin que permite enfocar y abordar el problema de la organizacin. Servir de vinculacin entre el rgano central de modernizacin administrativa y los departamentos de la organizacin Analizar los problemas originados en la estructura de la organizacin y los problemas derivados del proceso administrativo; Analizar los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernizacin administrativa.

Funciones El funcionamiento del sistema de Organizacin y Mtodos vara de acuerdo con el desarrollo de la organizacin, dentro de la que se ubica y con las tcnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de anlisis y diagnstico administrativo y diseo organizacional. "Las funciones consisten en una orientacin general en el conjunto de la administracin" y se pueden destacar de la siguiente manera: 1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y la formulacin de manuales administrativos. 2. Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia. 3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal. 4. Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas. 5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos. 6. Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin en cada una de sus divisiones. 7. Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual dependen. 8. Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados. "Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y Mtodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo" 1 Fase de desarrollo 2 Fase de desarrollo (inicial) (intermedia) Anlisis de estructuras y Teora de sistemas funciones Cuadros de distribucin del Desarrollo Organizacional trabajo Elaboracin de organogramas Administracin por proyectos Elaboracin de diagramas de Administracin estratgica flujo Anlisis y descripcin de puestos 3 Fase de desarrollo (consolidacin) Teora cuantitativa Ingeniera de sistemas Informtica Modelos de simulacin

Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin a. Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo, departamentalizacin y delegacin de tareas. b. Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas y los proyectos. c. Fase de Desarrollo (Intermedia): d. Fase de Desarrollo (Consolidacin): Es la fase donde se hace ms avanzado el desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos. Caractersticas de los anlisis de Organizacin y Mtodos Tiene tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presin. Es independiente de la unidad que est capacitado para hacer apreciaciones objetivas. Tiene suficiente adiestramiento en tcnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

La informacin sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgnica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo ms viables de acuerdo con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos anlisis se deben seguir diversos pasos: 1. Conocer el hecho o la situacin que se analiza. 2. Describir tal hecho o situacin. 3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. 4. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. 5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 7. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. Es importante saber las caractersticas que distinguen a los anlisis de un sistema de Organizacin y mtodos, las cuales se denotan as: a. Eliminacin: Es la supresin de un sistema de trabajo, la eliminacin de procedimientos o de pasos dentro de un proceso. b. Adicin: Introducir nuevos sistemas o programas. c. Combinacin: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores. d. Modificacin: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes. e. Simplificacin: Introduccin de mejoras en los mtodos de trabajo mediante el anlisis de las operaciones de un procedimiento. f. Series de Tiempo: Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos, produccin, etc., en perodos iguales y subdivididos en unidades homogneas de tiempo. g. Correlacin: Determinar el grado de influencia entre dos o ms variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido. h. Muestreo: A travs del uso de varios diseos, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las caractersticas del personal. i. PERT (Tcnica para la Revisin y Evaluacin de Programas): La planeacin y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignacin de recursos, etc. j. Programacin lineal: Para asignar los recursos incluyendo una funcin objetiva, a travs de la eleccin entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisicin, durabilidad, utilizacin en diversas etapas.

k. Simulacin: Usada para imitar una operacin antes de su ejecucin real, para as proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables. l. Teoras: Existen, en los anlisis de Organizacin y Mtodos, diversas teoras que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que est desarrollndose, stas se dividen as: Lnea de espera: Es para determinar el nmero ptimo de estaciones de servicio, y la mayora de los modelos suponen una distribucin especfica de las llegadas y el tiempo. Decisiones: Seleccionar el mejor curso de accin cuando la informacin se da en forma probable para el desarrollo sistemtico del anlisis. Juegos: Es para determinar la estrategia ptima en una situacin de competencia, y aplicar en problemas de productividad hacindose responsables pero conociendo las reglas. Ubicacin dentro de la empresa: Ya est definido que la funcin nica de Organizacin y Mtodos corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organizacin y Mtodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa. Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretara. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazn de la administracin como un instrumento efectivo para su mejoramiento. "La ubicacin de Organizacin y Mtodos en los organismos de la administracin es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organizacin y mtodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo. a) Ubicacin segn la funcin de asesora: Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el mximo nivel jerrquico o mximo nivel de decisin, pero pueden situarse en otro nivel jerrquico. Existen dos casos En una secretara, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente. En una administracin descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general. La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolucin de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgnica asesora.

Realizndose mediante la recoleccin de una serie de datos que le permiten conocer la situacin como una fase de diagnstico y considerar los cambios para una mejora del sistema de actuacin administrativa como una fase de diseo. b) Ubicacin segn la funcin de apoyo administrativo: Es aquella que permite a los rganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programacin, presupuestos, informacin, administracin de recursos humanos y materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organizacin y Mtodos a nivel lineal, dependiendo de un rgano de lnea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgnicas de la dependencia para el caso especfico y especial del apoyo administrativo en Organizacin y Mtodos. Puedes ser una direccin general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeas unidades de diagnstico y proyectos ubicados en las reas que por su importancia o dimensin las requiera. c) Ubicacin segn la funcin de los proyectos: La organizacin por programas o proyectos es la ms resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones. La organizacin por proyectos se caracteriza porque constituye una organizacin orgnico ajustable y flexible, identificndose como una estructura horizontal diagonal. Es una combinacin de la relacin de coordinacin y del mando especializado, pero tambin puede considerarse como una vinculacin entre la estructura programtica, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organizacin. "Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organizacin y Mtodos" El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al ms alto nivel con una relacin de asesora en el organIgrama. El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su trmino y los funcionarios de lnea conserven su autoridad lineal original. "En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"

Personal de la Unidad de O y M El personal que labora en Organizacin y Mtodos se conoce como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas,

as como asesorar en la implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y de la

organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin. Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio. El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo. Obstculos y Limitaciones de Unidad de O y M Los obstculos y limitaciones de un sistema de Organizacin y Mtodos se resumen en tres aspectos: a. La carencia de un programa general de Organizacin y Mtodos en las dependencias pblicas. b. La escasez de personal calificado. c. La resistencia al cambio. CONCLUSIN Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.