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1. Aspectos Generales de la Administracin.......................................................... 1 1.1. Unidad marco conceptual .................................................................................................. 2
1.1.1. 1.1.2. 1.2.1. 1.2.2. Qu es Administracin?........................................................................................................ 2 Cules son las Funciones Fundamentales? ........................................................................ 2 Qu es el enfoque Sistmico en la Administracin? ......................................................... 5 Qu se entiende por Sistema? .............................................................................................. 5
3.1.3.
Cul es la Normativa a seguir para guiar la Implantacin del Sistema de Administracin de Personal en el Sector Pblico Boliviano?................................................................................................................................ 21 A quin corresponde el nivel Normativo y Consultivo del SAP?................................. 21 A quienes corresponde el Nivel Ejecutivo y Operativo del SAP?................................. 21 Qu es el SAP? ...................................................................................................................... 22 Qu se busca con un adecuado Sistema de Administracin de Personal? ................................................................................................................................. 22 Cules son los Principios en los que se sustenta el Sistema de Administracin de Personal? ............................................................................................... 23 Cmo esta compuesto el Sistema de Administracin de Personal?.............................. 24 Qu es la Dotacin de Personal? ........................................................................................ 24 Qu es la Evaluacin del Desempeo?.............................................................................. 25 Qu es la Movilidad de Personal? ..................................................................................... 26 Qu es la Capacitacin Productiva? .................................................................................. 27 Qu es el Registro? ............................................................................................................... 27 Cul la relacin Insumo Proceso Producto, de los Subsistemas del SAP? .................................................................................................................................. 28 Qu es la Carrera Administrativa? .................................................................................... 31 Cules son los objetivos de la Carrera Administrativa? ................................................. 31 Cules son los alcances de la Carrera Administrativa? .................................................. 31 Cul es el objeto de los Procedimientos Administrativos? ............................................ 32
3.6. Interrelaciones del SAP con los otros sistemas de Administracin y Control Gubernamentales ...................................................................... 32
3.6.1. Cul es la interrelacin entre el SAP y los otros Sistemas de la Ley No. 1178? ................................................................................................................................. 32
ii
Parte 1
1.
Si el hombre no sabe hacia cual puerto se dirige ningn viento le es favorable. Sneca
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1.1.
1.1.2.
Planificacin.
La Administracin precisa de la Planificacin, porque a travs de este medio se proyecta la imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos actualmente disponibles y las experiencias pasadas. Por lo tanto, la Planificacin consiste en: Decidir cursos de accin, que vayan acordes con objetivos y/o metas, para el logro eficiente y eficaz de los mismos. Planificar consiste en, reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organizacin y decidir cmo conviene situarla o posicionarla en su entorno. La Planificacin implica que los ejecutivos piensen con antelacin en sus objetivos2 y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica. Los planes presentan los objetivos de la organizacin social y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. La planificacin es la gua para que: La organizacin social obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos. Los miembros de la organizacin social desempeen actividades congruentes con los objetivos y los procedimientos elegidos. El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
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Denominacin que corresponde a G. Terry En el presente texto, objetivos o metas se usan como los fines hacia los cuales se dirige la actividad
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Es importante sealar que la planificacin da inicio con la definicin de los objetivos organizacionales, por lo que asume cierta primaca con relacin a las otras fases o etapas del Proceso Administrativo.
Organizacin.
La Administracin requiere de la Organizacin, porque es el medio para lograr una accin colectiva efectiva. Entonces la Organizacin3 es: El proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar los objetivos de mejor manera. Los ejecutivos deben adaptar la estructura de la organizacin a sus objetivos y recursos, proceso conocido como diseo organizacional.
Ejecucin.
Claro est, que se puede Planificar y Organizar, pero no se logra ningn resultado tangible hasta que se llevan a cabo las decisiones respecto a las actividades propuestas y organizadas. Ejecutar significa poner en accin o actuar La ejecucin es hacer que los miembros de la organizacin, a travs del uso adecuado de medios o recursos, alcancen los objetivos y se esfuercen para lograrlo.
Control.
La prueba definitiva de una Administracin efectiva es el resultado que se logra, es decir, producir los resultados deseados. En virtud a lo anterior, es necesario contar con instrumentos que permitan evaluar los resultados y, si se requiere, adoptar medidas correctivas para alcanzarlos. Es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas. El control involucra los siguientes procesos bsicos: Establecer estndares de desempeo. Medir los resultados presentes. Comparar estos resultados con las normas establecidas, Tomar medidas correctivas cuando se detecten desviaciones. El ejecutivo, gracias a la funcin de control, puede mantener a la organizacin social en el buen camino.
En Sntesis
A objeto de simplificar las funciones fundamentales de la Administracin se plantea el siguiente criterio de G. Terry: La Administracin tiene como cimiento a la Plani3
Organizacin, entendida como parte del proceso administrativo y no como organizacin social.
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ficacin, sobre ella descansan, como columnas de apoyo, la Organizacin, Ejecucin y Control, situacin que se observa en el Grfico No. 1. Grfico No. 1
ADMINISTRACION ADMINISTRACION
EJECUCION
PLANIFICACION
El cuadro No. 1 permite observar las funciones del proceso administrativo, los procesos que stas involucran y, fundamentalmente, su relacin con los subsistemas que forman parte de la Ley No.1178 (SAFCO), de acuerdo al Artculo 2 de esta disposicin legal. Cuadro No. 1 El Proceso Administrativo
FUNCIONES (fases/ etapas) Planificacin PROCESOS Planificacin Estratgica Planificacin Operacional Presupuesto Organizacin Anlisis Organizacional Diseo organizacional Implantacin Integracin de Recursos y Direccin Humanos Ejecucin Medios (Bienes y Servicios) Financieros Registro e Informacin Determinar estndares Medir resultados, eficiencia, eficacia y economa. Comparar resultados con los estndares Establecer medidas correctivas Sistema de Administracin de Personal Sistema de Administracin de Bienes y Servicios Sistema de Tesorera y Crdito Pblico Sistema de Contabilidad Integrada RELACION SAFCO Sistema de Programacin de Operaciones Sistema de Presupuesto Sistema de Organizacin Administrativa
Control
CONTROL
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1.2.
1.2.2.
Parte 2
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2.1.
Introduccin
Las personas planean, organizan, ejecutan y controlan las operaciones organizacionales. Sin personas no existen las organizaciones sociales. Toda organizacin social, cualquiera sea su actividad, est compuesta por personas que, agrupadas en sus diferentes niveles jerrquicos, desarrollan un trabajo en equipo con el propsito de alcanzar de manera eficiente sus objetivos estratgicos y de gestin planificados. Las personas son el recurso ms valioso de una organizacin social. Una adecuada administracin del personal es clave para el logro de los objetivos de una organizacin social
2.1.1.
2.1.2.
Se entiende como tal, a los recursos: humanos, materiales, tecnolgicos y financieros de los que dispone una organizacin para alcanzar sus objetivos propuestos.
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asegurarse la contratacin, permanencia y participacin del personal con un elevado nivel de eficiencia, motivacin y competencia para que faciliten y contribuyan al logro de los objetivos de la organizacin social. El punto de partida de estas funciones es planificar las necesidades de personal, para colocar a la persona indicada en el cargo adecuado y en el momento oportuno
2.2.
2.2.2.
5 6
Tambin se denomina especificacin de cargos. Es una unidad de organizacin que contiene funciones, facultades, deberes y responsabilidades que son nicas y diferentes a otros cargos (tambin algunos autores suelen denominarlo puesto).
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2.2.3.
1. PLANIFICACION
2. RECLUTAMIENTO
4. CONTRATACION
3. SELECCION
2.2.4.
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cial conozca y defina lo que quiere con relacin al personal que necesita para conseguir sus objetivos estratgicos y operativos. Tambin sirve para establecer que, en forma permanente, se tendr el personal adecuado a las necesidades organizacionales. Al planificar se deben analizar: Factores internos respecto a necesidades actuales y futuras en materia de personal. Factores del entorno que influirn en las acciones y decisiones de personal.
2.2.5.
Qu es el Reclutamiento?
Es el proceso que tiene por objeto la bsqueda activa de personal basada en las demandas de la organizacin social para ocupar un cargo en acefala (vacante) o de reciente creacin, y de proveer al proceso de seleccin de la mayor cantidad de candidatos potenciales.
2.2.6.
Qu es la Seleccin?
Es escoger al candidato adecuado para el cargo que la organizacin social quiere que se ocupe, para contribuir al logro de sus objetivos propuestos. El proceso de seleccin consiste en una serie de operaciones o pasos secuenciales que se realizan para decidir, mediante el anlisis de la hoja de vida (currcula) y la aplicacin de entrevistas y pruebas de aptitudes, conocimientos y psicolgicas, qu candidatos deben ser contratados. Se inicia cuando una persona solicita el empleo y finaliza con la contratacin.
2.2.7.
Qu es la Contratacin?
Es formalizar, mediante un documento escrito, la relacin laboral entre la organizacin social y el personal contratado, como resultado del cual se generan un conjunto de derechos y obligaciones para ambas partes (empleador y empleado).
2.2.8.
Qu es la Induccin de Personal?
Es proceder al proceso de socializacin organizacional del personal (induccin) para que ste alcance un nivel satisfactorio de desempeo laboral. La induccin consiste en: Informar al personal acerca de los objetivos organizacionales, su estructura, jerarquas, funciones, etc. Ayudar en la socializacin con sus compaeros de trabajo. Es decir, una vez que el personal ha sido seleccionado para ocupar un nuevo cargo, ste debe ser integrado al contexto organizacional a travs de actividades que les permita conocer sus prcticas y filosofa predominantes, con el objetivo de integrarlos a su cultura, su contexto y sistema. Lo anterior significa que el personal se compromete a cumplir un horario de trabajo, desempear ciertas funciones, seguir las orientaciones del superior, obedecer determinadas normas y reglamentos internos y cumplir todo lo relacionado con sus funciones.
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2.2.9.
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Grfico No. 3 Diseo, Descripcin y Anlisis de Cargos Diseo de cargos Especificacin del contenido del cargo Mtodos de trabajo para desempear el cargo Relaciones del cargo con los dems cargos Descripcin de Cargos (Aspectos Intrnsecos) Nivel del cargo Subordinacin Supervisin Comunicacin Posicin en la estructura Enumeracin de la funciones o tareas inherentes al cargo
Anlisis de Cargos (Aspectos Extrnsecos) Requisitos mentales Requisitos Fsicos Responsabilidades Condiciones de Trabajo
Factores de Especificacin
2.2.10.
2.2.11.
Qu es la Remuneracin?
Es la compensacin que recibe la persona como retorno por la ejecucin de funciones o tareas organizacionales. Bsicamente es una relacin de intercambio entre las
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personas y la organizacin social. Cada persona hace transacciones con su trabajo para obtener retribuciones financieras y no financieras. La retribucin financiera puede ser directa o indirecta. La directa es el pago que recibe cada empleado en forma de salario, bonos premios y comisiones. La indirecta constituye el salario indirecto, que se traduce en el plan de beneficios y servicios sociales ofrecidos por la organizacin social, tales como vacaciones, gratificaciones, horas extras, y otros. As como el equivalente monetario de los servicios y beneficios sociales ofrecidos: alimentacin subsidiada (subsidio de lactancia), seguro familiar, etc. Las retribuciones no financieras constituyen el prestigio, autoestima, reconocimiento y estabilidad en el empleo, y afectan profundamente la satisfaccin del personal con el sistema de remuneracin. La suma de las retribuciones financieras (salario directo e indirecto) y no financieras constituyen la remuneracin. En otros trminos, la remuneracin es todo cuanto la persona recibe, directa o indirectamente, como consecuencia del trabajo que desarrolla en una organizacin social.
2.2.12.
Qu es el Entrenamiento?
El entrenamiento (o comnmente la capacitacin) es un proceso educativo a corto plazo9, aplicado de manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, para contribuir al logro de los objetivos de la organizacin social y mejorar su desempeo, as como para desarrollarse personal y profesionalmente. En consecuencia, con el entrenamiento se pretende transmitir conocimientos especficos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organizacin social, de las funciones y el ambiente, y desarrollo de habilidades.
2.2.13.
Qu es el Control de Personal?
Es asegurarse que las diversas reas y unidades organizacionales puedan desarrollar sus actividades, con relacin al desempeo del personal, de acuerdo a lo planificado. Es decir, que con el control se trata de asegurar que estas reas y unidades marchen de acuerdo a los objetivos planificados, a partir de controlar el desempeo del personal que trabaja en ellas, relacionadas con sus funciones o tareas, deberes y responsabilidades inherentes al cargo que desempean. Lo anterior puede expresarse a travs de un proceso de control que comprende las siguientes fases: a) establecimiento de estndares, que representan el desempeo deseado; b) seguimiento o monitoreo, que mide el desempeo de las personas; c) comparacin del desempeo con los estndares deseados; y d) accin correctiva, cuando existen desviaciones en el desempeo deseado.
2.2.14.
9
El entrenamiento en un proceso que permite preparar a las personas para el cargo en el corto plazo. En tanto que la educacin, es un proceso a largo plazo que consiste en preparar a la persona para el ambiente dentro o fuera del trabajo.
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Es un conjunto de componentes, partes o subsistemas interrelacionados e interdependientes que forman un todo funcional encadenado y armnico que, al interior de una organizacin social, permite proveer, mantener y lograr la participacin del personal para que contribuya de manera eficiente al logro de sus objetivos estratgicos y operativos.
2.2.15.
SUBSISTEMA CONTROL
SUBSISTEMA APLICACIN
SUBSISTEMA DESARROLLO
SUBSISTEMA MANTENIMIENTO
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Cuadro No. 2 Los Objetivos de los componentes de la Administracin de Personal SUBSISTEMA Provisin OBJETIVO PROCESOS
Quin ir a trabajar en la organi- Planificacin zacin social Reclutamiento Seleccin Que harn las personas en la organiza- Integracin cin social Diseo de cargos Descripcin y anlisis de cargos Evaluacin del desempeo Movilidad Cmo mantener a las personas Remuneracin o compensatrabajando en la organizacin cin social Beneficios sociales Higiene y seguridad en el trabajo Cmo preparar y desarrollar a las Capacitacin personas Desarrollo Organizacional Cmo saber quines son y qu Base de datos hacen las personar en la organi- Sistema de Informacin zacin social Auditoria de Personal
Aplicacin
Mantenimiento
Desarrollo
Control
2.2.16.
2.2.17.
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Cada organizacin social pone en prctica polticas de recursos humanos que ms convenga a su filosofa y a sus necesidades. En rigor, las polticas de recursos humanos deberan abarcar lo que la organizacin social pretenda en11: 1. Polticas de provisin de recursos humanos: a) dnde, cmo y en qu condiciones reclutar; b) cmo seleccionar y qu criterios de seleccin aplicar; y c) cmo contratar. Polticas de aplicacin de recursos humanos: a) cmo integrar a los miembros a la organizacin social; b) cmo determinar los requisitos bsicos para la fuerza laboral; d) establecer criterios de evaluacin del desempeo; y e) determinar criterios de ascensos, transferencias, rotacin y retiro. Polticas de mantenimiento de recursos humanos: a) determinar criterios de remuneracin y retribucin; b) sealar cmo motivar al personal; y c) establecer criterios de higiene y seguridad laboral. Polticas de desarrollo de recursos humanos: a) establecer criterios de deteccin de necesidades, programacin, ejecucin y evaluacin de capacitacin; b) determinar criterios de desarrollo de recursos humanos a mediano y largo plazo; y c) fijar criterios de excelencia organizacional a partir del cambio de actitud del personal. Polticas de control de recursos humanos: a) sealar cmo mantener la base de datos y un sistema de informacin de las acciones de personal; y b) establecer criterios permanentes de auditoria de personal.
2.
3.
4.
5.
Con las polticas de personal se establecen el cdigo de valores ticos de la organizacin social, las mismas que rigen las relaciones con sus empleados, accionistas, clientes, proveedores, etc. Las polticas de personal guan a las personas hacia la consecucin de objetivos, buscan dar coherencia a la realizacin de las actividades y garantizan un trato equitativo a todos sus miembros y un tratamiento uniforme a todas las acciones de la administracin de personal
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Parte 3
3.
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3.1.
Marco legal 3.1.1. Cul es el marco legal del Sistema de Administracin de Personal (SAP)?
La Ley No. 1178 de Administracin y Control Gubernamentales (SAFCO), promulgada el 20 de julio de 1990, las Normas Bsicas de los Sistemas de Programacin de Operaciones y Organizacin Administrativa, el Estatuto del Funcionario Pblico, las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal (SAP) y otras disposiciones complementarias, en materia de personal para el sector pblico. La Ley No. 1178, segn el Artculo 2, regula tres grupos de sistemas: para programar y organizar las actividades; para ejecutar las actividades programadas; y para controlar la gestin del sector pblico. El Sistema de Administracin de Personal, que es el objeto de estudio, se encuentra entre los sistemas para ejecutar las actividades programadas. En el Artculo 9 de la Ley SAFCO, se seala que el Sistema de Administracin de Personal: en procura de la eficiencia de la funcin pblica, determinar los puestos de trabajo efectivamente necesarios, los requisitos y mecanismos para proveerlos, implantar regmenes de evaluacin y retribucin del trabajo, desarrollar las capacidades y aptitudes de los servidores pblicos y establecer los procedimientos de retiro para los mismos. Para cumplir con este mandato de la Ley, el Ministerio de Hacienda como rgano Rector, promulga las Normas Bsicas del Sistema de Personal, en su segunda versin, mediante Decreto Supremo No. 26115 de 16 de marzo de 2001, publicndose en la Gaceta Oficial el 21 de marzo del mismo ao. Estas normas son un conjunto de disposiciones especializadas en materia de administracin de personal, para apoyar la implantacin del Sistema de Administracin de Personal en todas las entidades del sector pblico boliviano, de acuerdo a lo que determinan los Artculos 3 y 4 de la Ley No. 1178.
3.1.2.
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En trminos generales, con la implantacin de estas normas se busca que la Administracin de Personal en el sector pblico boliviano: Sea eficaz, eficiente y econmica. Genere informacin til, oportuna y confiable. Que los servidores pblicos asuman plena responsabilidad por sus acciones u omisiones, rindiendo cuenta de los recursos pblicos que se les confa y de los resultados de su aplicacin. Desarrollar la capacidad de gestin de las entidades pblicas.
3.1.3.
Cul es la Normativa a seguir para guiar la Implantacin del Sistema de Administracin de Personal en el Sector Pblico Boliviano?
El instrumento principal es la Norma Bsica del Sistema de Administracin de Personal. Adems, cada entidad pblica elaborar en el marco de las Normas Bsicas, el Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Personal (RE SAP), con la finalidad de adecuarla a sus caractersticas y necesidades propias. El RE - SAP, una vez elaborado, debe ser compatibilizado por el Servicio Nacional de Administracin de Personal (SNAP), que es el organismo tcnico del rgano Rector del Sistema (Ministerio de Hacienda). Su aprobacin e implantacin es responsabilidad de la mxima autoridad ejecutiva de la entidad.
3.2.
Niveles de organizacin del sistema de administracin de personal 3.2.1. A quin corresponde el nivel Normativo y Consultivo del SAP?
Al Ministerio de Hacienda como rgano Rector, cuyas atribuciones bsicas estn establecidas en el Artculo 20 de la Ley No. 1178 y, por delegacin, son ejercidas por el SNAP. Estas atribuciones son: a) b) c) d) Emitir las normas y reglamentos bsicos del sistema. Fijar los plazos y condiciones para elaborar las normas secundarias o especializadas, y la implantacin del SAP. Compatibilizar o evaluar los Reglamentos Especficos que elabora cada entidad, en funcin de su naturaleza y las Normas Bsicas. Vigilar el funcionamiento adecuado del SAP, e integrar la informacin generada por el mismo.
3.2.2.
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a) b) c)
Cumplir y hacer cumplir las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal. Elaborar sus Reglamentos Especficos, en funcin de las Normas Bsicas. Realizar el seguimiento y control del funcionamiento del SAP.
3.3.
3.3.2.
Artculo 7, de las NB SAP. Se sealan que son implcitos, ya que no hay ningn artculo en las nuevas NB SAP que los establezca explcitamente. Sin embargo, los objetivos estn sealados en los diferentes subsistemas y procesos que la componen. 14 En la Norma Bsica de Administracin de Personal, a diferencia de lo que se establece en la teora de Administracin de Personal, se ha establecido utilizar la denominacin de puesto en lugar de cargo .
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Mantener el funcionamiento del SAP mediante redes de informacin estructuradas en cada entidad pblica.
3.3.3.
Cules son los Principios en los que se sustenta el Sistema de Administracin de Personal?
El SAP se fundamenta en los siguientes principios, contenidos en el Artculo 1 del Estatuto del Funcionario Pblico: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Servicio exclusivo a los intereses de la colectividad y no de la parcialidad o partido poltico alguno. Sometimiento a la Constitucin Poltica del Estado, la Ley y el ordenamiento jurdico. Reconocimiento del derecho de los ciudadanos a desempear cargos pblicos. Reconocimiento al mrito, capacidad e idoneidad funcionaria. Igualdad de oportunidades, sin discriminacin de ninguna naturaleza. Reconocimiento de la eficacia, competencia y eficiencia en el desempeo de las funciones pblicas, para la obtencin de resultados en la gestin. Capacitacin y perfeccionamiento de los servidores pblicos. Honestidad y tica en el desempeo del servicio pblico. Gerencia por resultados. Responsabilidad por la funcin pblica
Igualdad de oportunidades Reconocimiento del desempeo Capacitacin y perfeccionamiento Honestidad y tica Gerencia por resultados Fundamentos del Sistema de Administracin de Personal Responsabilidad
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3.4.
Componentes del Sistema de Administracin Personal 3.4.1. Cmo esta compuesto el Sistema de Administracin de Personal?
El SAP, en funcin a lo que establece el Decreto Supremo No. 26115 de 21 de marzo de 2001, est compuesto por los siguientes subsistemas:
SUBSISTEMA DE REGISTRO
3.4.2.
Qu es la Dotacin de Personal?
Es un conjunto de procesos para dotar tcnicamente de personal a la entidad, previo establecimiento de las necesidades de personal identificadas y justificadas cualitativa y cuantitativamente a partir de la Planificacin de Personal, en concordancia con la Planificacin Estratgica Institucional, el programa operativo anual, la estructura organizacional y los recursos presupuestarios requeridos15. La dotacin de personal recibe insumos del Sistema de Programacin de Operaciones, en el cual se determinan los requerimientos de personal, entre otros, que son necesarios para llevar a cabo las operaciones y apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
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3.4.3.
Artculo 11 de las NB SAP. En las nuevas NB SAP, no se seala implcita o explcitamente el proceso de diseo, descripcin y anlisis de puestos, como proceso fundamental de la administracin de personal. 18 Artculo 22 de las NB SAP.
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Identificar casos de desempeo no satisfactorio, para tomar medidas correctivas. En sntesis, la evaluacin del desempeo es importante para el administrador de personal, como un medio para mejorar la productividad y alcanzar eficiencia y eficacia en el trabajo que ejecutan los servidores pblicos, y de esta manera poder incrementar su contribucin al logro de los objetivos de la entidad.
3.4.4.
Qu es la Movilidad de Personal?
Es el conjunto de cambios a los que se sujeta el servidor publico desde que ingresa a la entidad hasta su retiro, para ocupar otro puesto en funcin a la evaluacin de su desempeo, su adecuacin a las especificaciones de un nuevo puesto, a la capacitacin recibida y posibilidades presupuestarias19 de la entidad. Se deben considerar: Las demandas o necesidades que se susciten al interior de la organizacin social para contar con servidores que posean determinadas caractersticas personales, profesionales y tcnicas. Las posibilidades presupuestarias de la entidad para atender los gastos que implican los cambios que se realicen.
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3.4.5.
Qu es la Capacitacin Productiva?
Es el conjunto de procesos a travs de los cuales los servidores pblicos adquieren nuevos conocimientos, desarrollan habilidades y modifican actitudes, con el objeto de mejorar constantemente su desempeo y los resultados de la entidad, para provocar una eficaz y eficiente prestacin de servicios al ciudadano20. Se debe procurar que los servidores pblicos se actualicen y capaciten en forma permanente, no solo en reas generales del conocimiento, sino tambin en reas especficas necesarias y complementarias para mejorar su desempeo laboral.
3.4.6.
Qu es el Registro?
Es la integracin y actualizacin de la informacin generada por el Sistema de Administracin de Personal que permitir mantener, optimizar y controlar el funcionamiento del Sistema. Estar a cargo de la unidad encargada de administracin de personal de cada entidad21. Genera dos tipos de productos para el funcionamiento del SAP:
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Documentos Individuales: para cada servidor pblico, tales como memorndum, calificacin de aos de servicio, solicitudes de vacacin e informes de evaluacin del desempeo. Documentos propios del sistema: los mismos que se generan como resultado de los procesos desarrollados al interior de cada uno de los subsistemas, o que constituyen instrumentos de orden metodolgico y procedimental para la unidad responsable de la administracin de personal.
3.4.7.
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El proceso es la instancia que permite la transformacin o conversin de las entradas o insumos, a travs de acciones definidas, en salidas que se expresan en productos. Los productos son salidas o resultados finales o intermedios del procesamiento traducidos en bienes y servicios, que se producen como consecuencia de la interrelacin de los componentes del SAP. Por ejemplo, para el Subsistema de Capacitacin, esta relacin insumos proceso producto se expresara de la siguiente manera: Insumos: las demandas identificadas, a travs de la evaluacin del desempeo y otras derivadas del propio desarrollo de la entidad, y las falencias y potencialidades de los servidores pblicos. Proceso: la transformacin o procesamiento de estos insumos se traduce en el anlisis, priorizacin y clasificacin de las necesidades de capacitacin, la elaboracin del plan de capacitacin, la ejecucin y su evaluacin. Salidas: finalmente, como consecuencia de esta transformacin se genera un producto, el cual se expresa en un informe de los resultados de la capacitacin, respecto al desempeo de la entidad y el servidor pblico. Grfico No. 7 La Relacin Insumo Proceso Producto
Insumos
Materia Prima Informacin Energa
Productos Proceso
Bienes Servicios
Retroalimentacin
Medio Ambiente
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Grfico No. 8 Relaciones entre la Teora de Administracin de Personal y el SAP TERA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL NORMAS BSICAS DEL SAP
Subsistema de Dotacin de Personal Clasificacin, valoracin y remuneracin Cuantificacin de la demanda personal Anlisis de la oferta interna de personal Programacin operativa anual individual Reclutamiento y seleccin de personal Induccin o integracin Evaluacin de la confirmacin
Subsistema de aplicacin Induccin Diseo de cargos Descripcin y anlisis de cargos Evaluacin del desempeo Movilidad
Subsistema Evaluacin del Desempeo Programacin de la evaluacin del desempeo Ejecucin de la evaluacin del desempeo
Subsistema de Capacitacin Productiva Deteccin de necesidades Programacin Ejecucin Evaluacin de la capacitacin Evaluacin de los resultados de la capacitacin
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3.5.
3.5.2.
3.5.3.
Ejecutivo
Operativo
La normativa de la carrera administrativa, se aplica al personal del sector pblico que se desempea en puestos de carrera y que no pertenecen a otras carreras pblicas o grupos regulados por leyes especiales.
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3.5.4.
3.6.
Interrelaciones del SAP con los otros sistemas de Administracin y Control Gubernamentales 3.6.1. Cul es la interrelacin entre el SAP y los otros Sistemas de la Ley No. 1178?
La Ley No. 1178 es un modelo de administracin con enfoque sistmico. Asimismo, las entidades pblicas son sistemas abiertos, conformados por una serie de componentes denominados subsistemas, los cuales interactan entre s y con su medio ambiente para apoyar el logro de determinados objetivos. En este sentido, todos los Sistemas de Administracin y Control Gubernamentales, establecidos en la LEY No. 1178, se interrelacionan en procura de lograr que los recursos del Estado boliviano se utilicen con eficiencia, eficacia y economa. Sin embargo, el grado de interrelacin del SAP es mayor con los Sistemas de: Programacin de Operaciones (SPO), Organizacin Administrativa (SOA) y Presupuesto (SP). a) Con el Sistema de Programacin de Operaciones A partir del Sistema de Programacin de Operaciones se definen los objetivos de gestin (anuales), las operaciones a desarrollar para alcanzar dichos objetivos y los recursos necesarios.
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En funcin de las necesidades de personal, identificadas en el SPO, a travs del SAP se promueve la elaboracin del plan de personal, para proveer a la entidad de los recursos humanos necesarios que apoyen el logro de objetivos. A su vez, el SAP proporciona informacin que sirve al Sistema de Programacin de Operaciones para prever la cantidad y calidad de los recursos humanos necesarios. b) Con el Sistema de Organizacin Administrativa Existe una relacin directa y permanente, teniendo en cuenta que corresponde al Sistema de Organizacin Administrativa, definir la estructura de la entidad, la cual sirve de base para que el Sistema de Administracin de Personal promueva la elaboracin del plan de personal y se realice la contratacin para conformar las reas y unidades organizacionales. La funcin del Sistema de Administracin de Personal es atender integralmente las demandas de personal para apoyar el funcionamiento de la entidad, ajustndose continuamente a los cambios que se producen en la estructura organizacional. c) Con el Sistema de Presupuestos El Sistema de Presupuestos prev los montos de recursos que sern destinados al pago de remuneraciones de los servidores pblicos y para la ejecucin de programas de capacitacin y otros relacionados con la administracin de personal. Todo ello en funcin de las leyes que rigen al sector pblico, las polticas salariales de cada entidad y otras disposiciones relacionadas. A su vez, el SAP debe proveer al SP los elementos para una ordenada programacin financiera de los recursos humanos en la entidad. Los registros y flujos de informacin deben ser veraces, oportunos y pertinentes, permitiendo que el Sistema de Presupuesto realice la programacin de las correspondientes partidas de servicios personales, beneficios sociales y otros .
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Auto evaluacin
Preguntas 1. Qu es la Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 2. Para qu se Administra al Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 3. Cules son las funciones gerenciales de la Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 4. Qu es la planificacin de recursos humanos? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 5. Qu es el reclutamiento? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 6. Qu es la seleccin de personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 7. Qu es la contratacin? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................
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10. Cul es marco legal del Sistema de Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 11. Por qu se hace necesario un Sistema de Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 12. Cul es la normativa a seguir para guiar la implantacin del Sistema de Administracin de Personal en las entidades pblicas bolivianas? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 13. Cules son los objetivos implcitos del Sistema de Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 14. Cules son los principios en los que se sustenta el Sistema de Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 15. Cmo esta compuesto el Sistema de Administracin de Personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................
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16. Qu es la dotacin de personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 17. Cules son los objetivos de la dotacin de personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 18. Cules son los procesos de la dotacin de personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 19. Qu es la evaluacin del desempeo? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 20. Cules son los objetivos de la evaluacin del desempeo? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 21. Cules son los procesos de la evaluacin del desempeo? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 22. Qu es la movilidad de personal? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 23. Cules son los objetivos de la movilidad funcionaria? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................
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24. Cules son los procesos de la movilidad funcionaria? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 25. Qu es la capacitacin productiva? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 26. Cules son los objetivos de la capacitacin productiva? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 27. Cules son los procesos de la capacitacin productiva? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 28. Qu es el registro? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 29. Qu productos genera el registro? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 30. Cules son los objetivos del registro? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 31. Cules son los procesos del registro? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................
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32. Qu es la carrera administrativa? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 33. Cules son los objetivos de la carrera administrativa? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 34. Cules son los alcances de la carrera administrativa? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... 35. Qu son los recursos de revocatoria? ...................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................
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Auto evaluacin
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