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ARTIGO

GESTO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS DE ARQUIVO: REVISO DE LITERATURA PARTE 1

ARCHIVAL MANAGEMENT AND PRESERVATION OF ELECTRONIC RECORDS: A LITERATURE REVIEW PART 1

Ktia P. Thomaz katia.thomaz@uol.com.br

Resumo O volume de informao produzida em formatos digitais tem crescido sensivelmente ao longo das ltimas dcadas. Entretanto, os meios que utilizamos para transportar e armazenar essa informao so instveis e a tecnologia necessria para seu acesso tem sido rapidamente substituda por novas geraes mais poderosas que, ao final, se tornam incompatveis com suas predecessoras. Diversas iniciativas surgem para tratar o problema do documento eletrnico sob a ptica dos arquivos e este artigo oferece viso geral desta trajetria. Nesta primeira parte, relatam-se os fatos notveis em nvel internacional. Na segunda parte, examinam-se os fatos no mbito nacional e os principais projetos acadmicos desenvolvidos no campo.

Palavras-chave: arquivologia; documento eletrnico; arquivamento digital; preservao digital; curadoria digital

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Abstract

The information volume in digital formats has been increasing over the last decades. However, the means we use to carry and store it are unstable and the technology needed for access is quickly superseded by newer technologies, generation after generation. Many initiatives emerge to address the electronic document under the archival science point of view and this paper provides an overview of this journey. This first part presents the main international facts. The second examines the facts in Brazilian territory and the primary academic projects developed in the field.

Keywords: archival science; electronic record; digital archiving; digital preservation; digital curation

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INTRODUO Grande parcela da informao produzida no mundo est nascendo no

ambiente dos computadores, em diferentes formatos como texto, banco de dados, udio, filme, imagem. Entretanto, o software, o hardware e as mdias onde est depositada so, constantemente, substitudos por novas geraes mais poderosas que, ao final, se tornam incompatveis com suas predecessoras. Segundo estudo da

University of Califrnia/School of Information Management and System (2003), 92% das

novas informaes produzidas no mundo em 2002 foram inscritas em meio magntico. Esse grande volume de informao digital, produzido nos dias atuais em praticamente todas as reas da atividade humana e projetado para acesso atravs de computadores, poder ser completamente perdido a menos que tcnicas e polticas sejam desenvolvidas para conserv-lo. Some-se a isso o fato de que as organizaes, cada vez mais pressionadas pela tarefa de manter esse acervo digital, carecem de orientaes e apoio para preservar o que dever ser mantido em mdio e longo prazos e, sobretudo, aquilo que ser demandado pelas geraes futuras. A abrangncia e a urgncia dos problemas no envolvem somente a comunidade arquivstica, principal responsvel pela preservao de informao orgnica1 para futuras geraes, mas todos os produtores de informao, inclusive fabricantes de software, que precisariam, ao projetar seus produtos, levar em considerao a sua preservao, alm dos aspectos funcionais tradicionais. A reao dos arquivistas s mudanas em curso no correspondeu, em primeiro momento, dimenso das mesmas. Ao contrrio, apenas muito lentamente a comunidade arquivstica passou a perceber as implicaes desse novo suporte para a gesto e a preservao de documentos de carter arquivstico. H bem pouco tempo, a prtica arquivstica tradicional fruto da viso sobre arquivos que remonta aos ideais da Revoluo Francesa , estava voltada para o tratamento de grandes massas documentais acumuladas ao longo do tempo como fontes para a reconstruo da histria milenar. Enquanto isso, os arquivos correntes, sob a guarda direta do produtor/acumulador no
Informao produzida e acumulada por um indivduo ou organizao pblica ou privada no desempenho de suas atividades.
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recebiam a devida ateno. Nessa conjuntura, os documentos eletrnicos surgiram e se proliferaram, tornando-se rapidamente um dos grandes problemas que a arquivologia contempornea precisa solucionar. E, como afirma Margaret Hedstrom em uma das passagens do documentrio Into the future (1997), "certamente estes documentos no sero preservados por acaso". Conforme Moore et al. (2000), o presente momento particularmente oportuno para a pesquisa no campo da preservao digital, pois se chega a observar a convergncia das reas de biblioteconomia, arquivologia, cincia da computao e a indstria de tecnologia de armazenamento de dados para a soluo do problema, cujos principais interesses estariam voltados respectivamente para a definio de mecanismos para representao de dados em formato digital; a definio de mecanismos para preservao de dados em formato digital por longo prazo; a definio de mecanismos para implementao de dados em sistemas de informao automatizados; e o desenvolvimento de produtos para armazenamento de enormes quantidades de dados. Na prxima seo, relatam-se os fatos notveis que marcaram a trajetria do problema do documento eletrnico sob a ptica dos arquivos em nvel internacional. 2 EVOLUO DO PROBLEMA NO MBITO INTERNACIONAL Apesar de o tema j ter sido abordado pela primeira vez em 19642, considera-se o marco inicial das discusses sobre os desafios do documento eletrnico para os arquivos, o relatrio preparado pelo professor Robert Henri Bautier para o International

Council on Archives - ICA, apresentado na Confrence Internationale de la Table Ronde des Archives - CITRA, realizada em Bonn, Alemanha, em 1971. Segundo Fishbein (1984),
Bautier havia sido encarregado de pesquisar o uso das tcnicas computacionais em arquivos e chegou s seguintes concluses principais: crescimento no uso das tcnicas de computao pelos arquivos no final dos anos 1960;

Segundo Fishbein (1984) o tema j havia sido apresentado durante o International Congress on Archives em Paris, Frana em 1964.
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crescimento da quantidade de pesquisadores, utilizando os computadores para processar seus dados no perodo de 1965-1971, levando ao aumento da demanda por documentos eletrnicos na administrao pblica; e

eliminao de documentos em suporte digital por parte de algumas instituies no mesmo perodo sem a interveno de arquivistas em funo de trs fatores bsicos: 1) falta de conhecimento sobre computao; 2) escassez de recursos para preservao do acervo e 3) obstculos legais para o recolhimento desse tipo de documento. Atendendo s recomendaes do relatrio de Bautier, o ICA criou grupo de

trabalho para tratar do assunto automao e arquivos, encarregando-o de inserir o tema no prximo congresso internacional. As reunies do grupo em Spoleto, Itlia, no perodo de 23 a 25 de maio de 1972, para preparao da sesso, resultaram tambm na aprovao para a criao do boletim denominado Automatic Data Processing and

Archives - ADPA que teve seu primeiro nmero publicado no mesmo ano. Assim, o International Congress on Archives, realizado em Moscou, URSS, em 1972, incluiu a
sesso plenria intitulada New archival techniques. possvel observar, entretanto, atravs das recomendaes do congresso, a dificuldade no reconhecimento do valor arquivstico do documento eletrnico. O grupo de trabalho sobre automao e arquivos organizou o primeiro seminrio em Chelwood Gate, Inglaterra, em 1974, dedicado ao uso de processamento

automtico de dados pelos arquivos. Na ocasio do seminrio, o grupo de trabalho

tomou carter permanente, passando condio de Committee on Automation - CA. Ivan Cloulas, representante da Frana, fez palestra, durante o evento, apresentando dados de nova pesquisa sobre o uso de computadores nos arquivos no perodo de 1971 a 1974. A palestra de Cloulas confirmou as mesmas tendncias de crescimento apontadas por Bautier e alertou para a questo da preservao do documento

eletrnico (CLOULAS, 1975).

No International Congress on Archives em Washington, EUA, em 1976, a palestra de Lionel Bell destacou, pela primeira vez, os problemas da relao

arquivistas/profissionais

da

computao.

Segundo

Bell

(1979),

os

arquivistas

consideravam o ambiente dos computadores demasiadamente tcnico e hermtico e

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reclamavam da dificuldade dos profissionais da computao em reconhecer o valor arquivstico do documento eletrnico. Nesse sentido, o autor defendeu a idia tanto da incluso de profissionais da computao junto aos arquivos quanto do aperfeioamento do conhecimento de ambos os profissionais no que se refere aos arquivos e computadores. Nos anos 1980, o problema do documento eletrnico comeou a tomar maior vulto. Destacam-se no perodo a pesquisa internacional sobre o uso do computador em instituies arquivsticas, promovida pelo ICA/CA, em 1985 e o International Congress

on Archives, realizado em Paris, em 1988. Segundo o relatrio de Cook (1986) sobre a

pesquisa realizada pelo ICA/CA, distribuda a 204 instituies, 65,9% das 132 instituies que responderam ao questionrio usavam ou estavam em vias de implantar algum tipo de sistema computadorizado. O Arquivo Nacional do Brasil no participou da pesquisa, apesar de estar no perodo desenvolvendo trabalho para a construo de base de dados sobre a administrao pblica federal. O International Congress on

Archives em 1988, pela primeira vez inteiramente dedicado aos novos materiais arquivsticos, foi marcado por amplas discusses sobre definio, conservao e
aplicao dos princpios e prticas arquivsticas aos novos materiais. Na ocasio, o Brasil fez-se representar na pessoa de Ana Maria Camargo com palestra sobre o tema da formao do arquivista intitulada New archival materials and the training of archivists. Em 1990, Charles Dollar realizou anlise sobre os impactos da tecnologia da informao nos princpios e prticas dos arquivos e Katharine Gravel preparou estudo sobre os problemas do documento eletrnico para o Records and Archives

Management Program - RAMP da UNESCO. Dollar (1994) considerou, em sua anlise, a

informao contempornea ligada ao que denominou "trs imperativos tecnolgicos": a natureza mutvel da documentao, a natureza mutvel do trabalho e a mudana da prpria tecnologia. Gravel (1990), por sua vez, elegeu como principal problema relacionado questo do documento eletrnico a dependncia de tecnologia especfica para a sua preservao. Segundo a autora, essa dependncia levava necessidade de

recolhimento do hardware e software associados juntamente com os documentos,

processo que considerava invivel. Outra questo importante apontada por Gravel foi a separao ainda existente das responsabilidades entre o profissional da computao,
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detentor do conhecimento necessrio para a programao dos computadores, e o profissional dos arquivos, detentor do conhecimento necessrio ao gerenciamento de arquivos. Essa situao possibilitava que o profissional da computao mantivesse o controle de todo os objetos produzidos no ambiente informtico, sem qualquer consulta administrao ou aos arquivos pblicos. A informao digital era dessa forma entendida como dados, no como arquivos. Os anos 1990 foram importantes para definir a gesto de documentos

eletrnicos e a preservao digital como novos campos de estudo e se caracterizaram

pela riqueza literria e pela profundidade nas discusses. No que diz respeito s variaes terminolgicas, tais como new technologies, new archives, machine readable

documents, computer documents e outras comuns aos anos anteriores, consolidaram-se

os termos electronic records management, electronic recordkeeping e digital

preservation, consagrados pela literatura mundial, demonstrando-se, finalmente,

certeza quanto ao carter arquivstico daqueles objetos. Assim, questes como a natureza dos documentos eletrnicos, confiabilidade, autenticidade, preservao e aplicabilidade dos princpios arquivsticos passaram a constar nas agendas de pesquisa dos arquivistas de diversos pases. O grande marco decisivo para a organizao das discusses e para o incentivo pesquisa no campo foi o Working Meeting on Research Issues in Electronic Records, promovido pela National Historical Publications and Records Commission - NHPRC, rgo vinculado NARA, em Washington, EUA, nos dias 24 e 25 de janeiro de 1991. Nesse encontro, quarenta e seis pessoas de diferentes reas do conhecimento reuniramse para discutir os diversos temas relacionados questo do documento eletrnico e elaboraram agenda de pesquisa3, contendo dez itens a serem tratados nos dez anos seguintes, a saber: 1. Que processos e dados so necessrios para o gerenciamento de documentos eletrnicos de acordo com requisitos arquivsticos? Esses requisitos e processos devem variar conforme com o tipo de aplicao automatizada?

http://www.nara.gov/nhprc/eragenda.html
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2. Que implicaes tecnolgicas, conceituais e econmicas devem ser consideradas para captar e reter os dados e as informaes de descrio e de contexto no formato digital, a partir de diferentes aplicaes? 3. Como os objetos de dados dependentes de software podero ser retidos para uso futuro? 4. Como os dicionrios de dados, os diretrios de fontes de informao e outros metadados podem ser utilizados como suporte gesto de documentos eletrnicos e requisitos arquivsticos? 5. Que requisitos arquivsticos tm sido empregados nos principais projetos de desenvolvimento de sistemas e por que? 6. Que polticas devem ser adotadas para a soluo dos problemas arquivsticos ligados identificao, reteno, conservao e recuperao de documentos eletrnicos? 7. Que funes e atividades devem estar presentes nos programas de manuteno de documentos eletrnicos? Como devem ser avaliadas? 8. Que estratgias podem ser adotadas para incentivar o produtor e o usurio a contriburem para a soluo dos problemas da gesto de documentos eletrnicos? 9. Que obstculos tm impedido os profissionais de arquivos permanentes de desenvolverem e implementarem programas de manuteno de arquivos eletrnicos? 10. Que conhecimentos sobre documentos eletrnicos os profissionais de arquivos permanentes devem adquirir? A partir do encontro de Washington em 1991, a quantidade de publicaes cresceu consideravelmente. Dentre essas, destaca-se o artigo Easy to byte, harder to

chew, escrito por Terry Cook, em 1991; a reviso de literatura Metadata and the archival management of eletronic records, preparada por David Wallace, em 1993; o estudo Ensuring the longevity of digital documents de Jeff Rothenberg, publicado em 1995; o
relatrio Preservation in the digital world elaborado por Paul Conway para a

Commission on Preservation and Access - CPA, em 1996; o documentrio Into the future, dirigido por Terry Sanders e patrocinado pela CPA, em 1997; e o artigo The
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digital dark ages? The challenges in the preservation of electronic information, produzido
por Terry Kuny, em 1998. Cook (1991) separou os documentos eletrnicos em duas geraes: a primeira gerao envolvendo os ento denominados documentos legveis por mquina, produzidos at meados dos anos 1980, em formato de texto no padro American

Standard Code for Information Interchange - ASCII4 puro, separado por vrgula; a
segunda gerao englobando os documentos mais recentes, produzidos em ambiente informtico que requerem software de gerenciamento de banco de dados, funes hipermdia, documentos virtuais compostos e telecomunicaes avanadas. De acordo com o autor, essa segunda gerao de documentos, dada a sua alta complexidade, estaria ameaando a capacidade dos arquivistas de manter a adequada documentao sobre transaes e tomadas de decises no ambiente organizacional. A reviso de literatura de Wallace (1993) concluiu ser a abordagem de

metadados5 a estratgia mais promissora para o gerenciamento de documentos da

segunda gerao. Em contrapartida, Rothenberg (1995), aps discorrer detalhadamente sobre a estrutura do documento eletrnico e problemas decorrentes, apontou a

abordagem da emulao6 do ambiente original de gerao do documento como a

estratgia mais adequada sua preservao. A maior contribuio de Rothenberg nesse artigo, entretanto, foi esclarecer a necessidade do deslocamento do conceito tradicional da preservao do documento para a preservao do acesso ao documento. Conway (1996) demonstrou, atravs dos dados apresentados em seu relatrio, que a principal preocupao da conservao de documentos eletrnicos reside no fato de que quanto

maior a capacidade de armazenamento, menor a expectativa de vida do suporte digital.

ASCII o acrnimo de American Standard Code for Information Interchange, o esquema de codificao que atribui valores numricos a 256 caracteres, incluindo letras, algarismos, sinais de pontuao, caracteres de controle e outros smbolos. O ASCII foi desenvolvido em 1986 para padronizar a transmisso de dados entre diferentes ambientes de hardware e software (MICROSOFT PRESS, 1998, p. 139). 5 No contexto do modelo de referncia Open Archival Information System OAIS (CONSULTATIVE COMMITTEE FOR SPACE DATA SYSTEMS - CCSDS, 2002), os metadados representam todo o conjunto de informaes representao, descrio de preservao, empacotamento e referncia , que auxiliam o pblico alvo a entender e a localizar o contedo da informao pretendida. 6 A emulao integra o conjunto de estratgias para a preservao de informao digital, referindo-se criao de novo software que imite o funcionamento do antigo hardware e/ou software, buscando reproduzir seu comportamento (MICROSOFT PRESS, 1998, p. 327).
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A tendncia representava, portanto, o aumento do risco de perdas com o avano tecnolgico. A CPA, preocupada com as constantes discusses sobre o documento eletrnico, decidiu produzir o documentrio Into the future (1997), dirigido por Terry Sanders, no qual, em cuidadosa montagem, grandes expoentes da computao e da arquivologia acenavam para as possibilidades de perda do patrimnio digital mundial e agravamento dos problemas sociais. Kuny (1998) resumiu em uma pergunta as ameaas pressentidas: a sociedade poder-se-ia considerar no meio de uma Era Negra onde muito do que sabemos agora, muito do que est codificado e escrito eletronicamente ser perdido para sempre? Mas o autor no se deteve na pergunta e, influenciado por relatrio do Technology Assessment Advisory Committee para a CPA, props a abordagem da migrao contnua7 do contedo digital para novas mdias e novos formatos, como nova estratgia. A proposta de Kuny incorporava, ainda, a idia de relegar a questo da preservao do suporte para segundo plano, elevando o contedo categoria principal a ser preservada. O Committee on Electronic Records - CER do ICA, antigo Committee on

Automation, manteve-se bastante atuante nos anos 1990. Entre 1994 e 1995, realizou
nova pesquisa internacional para saber que instituies arquivsticas haviam implantado, ou planejavam implantar, programas de gesto de documentos eletrnicos. Os resultados apontaram que entre as 100 instituies respondentes, 65% no preservavam nem gerenciavam documentos eletrnicos (ICA/CER, 1996). O Arquivo Nacional do Brasil, nesta segunda vez, tambm no respondeu consulta do ICA. Alf Erlandsson produziu para o ICA/CER, em 1996, documento substancial para uso na elaborao de guia para gerenciamento de documentos eletrnicos de carter arquivstico. O relatrio de Erlandsson (1996) fornecia excelente viso da evoluo dos conceitos e das estratgias relacionadas ao campo e, por esse motivo, o comit decidiu divulg-lo amplamente, antes mesmo da elaborao do guia, para auxiliar os arquivistas a entender melhor o contexto mais amplo do problema. No ano seguinte, 1997, o

A migrao integra o conjunto de estratgias para a preservao de informao digital, consistindo no processo de tornar as aplicaes e os dados existentes processveis em novo hardware e ou software (MICROSOFT PRESS, 1998, p. 505).
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ICA/CER publicou o Guide for management electronic records from na archival

perspective.
No esforo de mudana da mentalidade predominante do "suporte papel" para a mentalidade do "suporte digital", o ICA reuniu, em seu congresso de 1997, o

Committee on Electronic Records - CER e o Committee on Current Records - CCR em

novo comit denominado Committee on Eletronic and Other Current Records - CER. No

International Congress on Archives, realizado em Sevilha, Espanha, em 2000, o comit

sofreu ainda mais uma mudana para o atual Committee on Current Records in

Electronic Environments - CER. A ltima contribuio do CER para o problema foi o

esboo do Electronic records: a workbook for archivists, uma extenso do Guide for

management electronic records from an archival perspective, traduzido no mesmo ano

para o Portugus por um grupo de trabalho reunido pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, Portugal (ICA/CER, 2005). importante destacar que o ICA/CER trabalha em estreito relacionamento com o Committee on Descriptive Standards - CDS, o Committee on Information Technology -

CIT e o Committee on Archival Legal Matters - CLM. O ICA/CDS tem estudado

ferramenta padro para acesso a arquivos em ambiente eletrnico8 e desenvolvido os padres Encoded Archival Guide - EAG9 e Encoded Archival Context - EAC10. O ICA/CIT desenvolveu, em fevereiro de 2003, pesquisa sobre software para gerenciamento de arquivos disponveis no mercado (ICA/CIT, 2003) e encontra-se, no momento, envolvido
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O relatrio final do ICA/CDS (2001) intitulado Report of the Ad Hoc Committee for Development of a Standardized Tool for Encoding Archival Finding Aids, recomendou o desenvolvimento de software

modular, de cdigo-fonte aberto, que pudesse ser usado pelos arquivos em todo o mundo para controlar seus acervos atravs de dados descritivos padronizados, baseados na aplicao dos padres ISAD(G) e ISAAR(CPF). 9 EAG uma Document Type Definition - DTD no padro eXtended Markup Language - XML que disciplina o mercado da informao geral sobre os Centros de Arquivo, proporcionando um formato eletrnico de armazenamento, publicao e intercmbio para as representaes de Centros de Arquivo. O EAG est sendo desenvolvido por um grupo de trabalho da Subdireccin General de los Archivos Estatales de Espaa. (DESANTES FERNADZ, 2003) 10 Encoded Archival Context - EAC uma nova Document Type Definition - DTD no padro eXtended Markup Language - XML, projetada para complementar o formato Encoded Archival Description - EAD. O EAD um padro para codificao de instrumentos de pesquisa arquivstica, tambm em formato DTD XML, mantido no Network Development and MARC Standards Office da biblioteca do congresso norteamericano em parceria com a Society of American Archivists - SAA, que contm elementos para nomes de pessoas, famlias e organizaes com atributos que permitem ligaes a registros de autoridade. Como o formato EAD no suporta arquivos separados de autoridade e informao de contexto, o formato EAC
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na elaborao de modelos de documentos a serem usados pelas instituies arquivsticas nos processos de seleo e desenvolvimento de software especfico, a partir da compilao de diversos documentos de aquisio contendo requisitos tcnicos e funcionais. O ICA/CLM vem investigando questes ligadas garantia da autenticidade de documentos eletrnicos de carter arquivstico. Como declarado no relatrio de Millar (2004), a autenticidade de documentos eletrnicos de carter arquivstico corre grande risco global, sobretudo nos pases em desenvolvimento, por diversas razes, incluindo "o baixo e limitado apoio aos trabalhos em arquivos; a ausncia ou carncia de estruturas normativas e polticas de gesto de documentos eletrnicos; a ausncia e dificuldade de aplicao de padres tcnicos e operacionais para produo, gesto e conservao de documentos eletrnicos; a falta de treinamento e formao adequada em tecnologias da informao e gesto de documentos eletrnicos; e, principalmente, a necessidade de abordagem estratgica de capacitao global para melhor utilizao dos recursos limitados". Em virtude da complexidade do tema e da necessidade de otimizao de esforos, diversas alianas comearam a surgir no cenrio mundial e se pode citar como um dos resultados mais significativos o relatrio Preserving digital information produzido pela Task Force on Archiving of Digital Information - ArchTF, em 1996, fruto da aliana entre a CPA e The Research Libraries Group - RLG. O relatrio da ArchTF apresentou alguns casos para demonstrar aquilo que definiu como os limites da tecnologia digital, citando: o caso do censo norte-americano de 1960, armazenado em fitas magnticas que, j em 1976, somente dois computadores no mundo um no Japo e outro depositado como relquia no Smithsonian Institution em Washington , poderiam ler; o caso da primeira mensagem eletrnica enviada do Massachusetts Institute of

Technology - MIT que no foi retida como prova documentria para determinar o grupo
que enviou a mensagem pioneira; o caso das observaes via satlite do Brasil nos anos 1970, importantes para o estabelecimento da linha de mudanas climticas da bacia amaznica, perdidas em fitas obsoletas; o caso do projeto Land Use and Natural

Resources Inventory - LUNR conduzido em 1960 pelo New York State Department of
pretende complement-lo nesse sentido, facilitando a descrio separada do contexto sob o qual os documentos arquivsticos foram criados. (PITTI, 2001)
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Commerce e pela Cornell University que, em meados dos anos 1980, obrigou os
pesquisadores a digitarem novamente os dados a partir de cpia papel devido impossibilidade de recuperao das informaes por falta do software e hardware adequados (WATERS e GARRETT, 1996). Em 2000, o congresso norte-americano instituiu o National Digital Information

Infrastructure and Preservation Program - NDIIPP11, encarregando sua biblioteca, de

construir, juntamente com outras instituies lderes, um programa nacional para a preservao por longo prazo de contedo digital, bem como captura de contedo digital corrente em risco de desaparecimento. Em 2003, o Online Computer Library Center - OCLC e o RLG estabeleceram o grupo de trabalho internacional Preservation Metadata: Implementation Strategies

PREMIS12 cujo relatrio final foi concludo em maro de 2005. Esse relatrio altamente
significativo inclui o modelo de dados PREMIS, a verso 1.0 do dicionrio de dados PREMIS, que define e descreve um conjunto de metadados centrais com grande aplicao para repositrios de preservao digital, bem como alguns exemplos e orientaes para implementao. Em 2004, o Joint Information Systems Committee - JISC lanou o pacote de treinamento on-line Electronic Records Management Training Package ERMTP13, desenvolvido pela universidade de Northumbria, dentro de seu programa Supporting

Institutional Records Management. Esse pacote foi projetado para auxiliar a promover e
a desenvolver o gerenciamento de arquivos como meio de assegurar aderncia legal e regulamentar e preservar acervos institucionais e pode ser usado por todos os nveis de pessoal e todas as reas de ensino superior e extenso, tanto individualmente quanto como parte de um programa de treinamento coletivo oferecido pelos responsveis pelo gerenciamento de arquivos de cada instituio. No contexto do continente europeu, o DLM Forum14 organizado de forma conjunta pelos estados-membros da European Union - EU e da European Commission 11

<http://www.digitalpreservation.gov> <http://www.oclc.org/research/projects/pmwg/> 13 <http://195.10.246.65/intro_0.asp> 14 DLM o acrnimo para o francs Donnes lisibles par machine. O DLM-Forum baseado nas concluses do European Council (94/C 235/03) de 17 de Junho de 1994, em busca de maior cooperao no campo dos arquivos. <http://europa.eu.int/ISPO/dlm/>
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EC em Bruxelas, Blgica, em dezembro 1996 reuniu especialistas da indstria,

pesquisa, administrao e arquivos para discutir tpico de importncia crescente: a memria da sociedade da informao. A premissa era de que a autenticidade e a preservao da informao por longo prazo estariam seriamente ameaadas no futuro em virtude dos impactos de inovaes tecnolgicas nas atividades arquivsticas. Um dos principais resultados desse encontro foram as Guidelines on best practices for using

electronic information. O documento do frum EC/DLM (1997) fornece exemplos de

prtica mais adequada e sugestes para auxiliar na definio de estratgias especficas, mas seu principal objetivo reunir a experincia adquirida pelas organizaes nacionais, regionais e europias para o benefcio de todos. Segundo o mesmo documento, as diretrizes do DLM Forum'96 podem ser usadas em conjunto com o guia do ICA/CER, tendo-se em mente que o primeiro mais abrangente devido sua natureza multidisciplinar e o segundo especfico para o campo da arquivologia. No Conselho de Lisboa em maro de 2000, os pases membros da EC concluram que at 2010 a Europa deveria ser a economia baseada em conhecimento mais competitiva e dinmica do mundo...15 O acesso a materiais digitais fidedignos e autnticos passaria, portanto, a ocupar o ponto central para o alcance desse objetivo. A EC e o governo suio, reconhecendo a necessidade de ao nos campos da curadoria e da preservao digital, decidiram em 2001 apoiar a Electronic Resource Preservation

and Access Network - ERPANET, conduzida pelo Humanities Advanced Technology and Information Institute HATII na University of Glasgow, Inglaterra, e seus parceiros o Schweizerisches Bundesarchiv, Suia, ISTBAL na Universit di Urbino, Itlia, e o Nationaal Archief van Nederland, Holanda, contando ainda com o envolvimento de
outros profissionais da Europa, Austrlia, Nova Zelndia, Canad e EUA. A ERPANET trabalha no sentido de aperfeioar a preservao de objetos digitais culturais e cientficos e, mais especificamente, oferece pesquisa, produo de contedo, servios de consultoria, seminrios de treinamento, encontros temticos de trabalho, estudos de caso tanto para a produo de informao quanto para comunidade usuria, disponibilizando ferramentas, conhecimento e experincia.

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<http://www.erpanet.org/>
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Ainda em 2001, a EC patrocinou, atravs do programa Interchange Data

between Administrations - IDA16, o desenvolvimento do Model Requirements for the Management of Electronic Records, conhecido como MoReq. O MoReq (EC/IDA, 2001)
apresenta uma especificao de requisitos para o gerenciamento de documentos eletrnicos de carter arquivstico atravs de um Sistema de Gesto Eletrnica de Documentos de Arquivo - GED/A17. Tambm em 2001, foi estabelecida por um grupo estratgico central de membros/parceiros a Digital Preservation Coalition - DPC18, organizao sem fins lucrativos com o objetivo de fomentar ao conjunta para tratar os desafios prementes da preservao digital no Reino Unido e trabalhar com outras instituies internacionais para garantir a memria digital e a base de conhecimento global19. As principais contribuies da DPC foram a verso on-line do manual Preservation management of

digital materials em 2002 e a instituio da premiao Digital Preservation - DP AWARDS em 2004. (DPC, 2005)
Em 2004 foi lanado o Digital Curation Center20, Inglaterra, conduzido por um consrcio compreendendo as universidades de Edinburgo e Glasgow, a UK On Line UKOLN, a universidade de Bath e o Council for the Central Laboratory of the Research

Councils CCLRC. O centro apia as instituies inglesas no armazenamento,

gerenciamento e preservao de dados digitais atravs do ciclo de vida de interesse acadmico, oferecendo ainda a reproduo e a reutilizao, com ateno provenincia dos dados. O centro inclui tambm um programa de pesquisa sobre questes mais abrangentes de curadoria digital, promove ligaes atravs da
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O programa Interchange Data between Administrations - IDA foi estabelecido em 1995 para promover a troca eletrnica de informao, de forma flexvel e de custo efetivo, entre administraes pblicas para apoiar o regime regulamentar do mercado nico e a implementao das polticas da comunidade europia. O principal objetivo atual promover a interoperabilidade de redes, atravs de avanos na Internet e de produtos relacionados Internet. <http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/index.jsp?fuseAction=home> 17 Neste contexto preciso distinguir gerenciamento de documentos (document management) de gerenciamento de documentos de arquivo (record management). Esta questo terminolgica amplamente discutida no artigo de THOMAZ, Katia P. e SANTOS, Vilma M. Metadados para o gerenciamento eletrnico de arquivos GED/A. DatagramaZero, v.4, n. 4, ago. 2003. 18 <http://www.dpconline.org> 19 Apoio administrativo e operacional tem sido oferecido pelo Joint Information Systems Committee - JISC, atravs do JISC Digital Preservation Focus e DNER Office, que representa importante patrocinador da coligao. 20 <http://www.dcc.ac.uk/>
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comunidade de prtica existente e desenvolve servios para avaliar ferramentas e informao tcnica. A Oceania destacou-se com a iniciativa Preserving Access for Digital Access -

PADI21 da National Library of Australia - NLA, lanado em Janeiro de 1997, com o

objetivo de "fornecer mecanismos para auxiliar a garantir que informao em formato digital seja gerenciada de forma adequada para a preservao e o acesso futuros" (LYALL e BRANDIS, 1998). Reconhecendo a urgncia de aes no sentido de evitar o desaparecimento de uma vasta parcela da memria documental mundial, a UNESCO lanou, em 1992, o programa Memory of the World22 para proteger e promover este patrimnio. O programa tem como primeiro objetivo garantir, atravs do meio mais adequado, a preservao do patrimnio documental de importncia mundial e incentivar a preservao do patrimnio documental que tenha significado nacional ou regional. O segundo objetivo tornar esse patrimnio acessvel ao maior nmero possvel de pessoas, do prprio pas onde esteja localizado ou de pases estrangeiros, atravs das tecnologias mais adequadas. Em 2002 esse programa criou a iniciativa: Preserving our

digital heritage. As mais recentes e importantes contribuies dessa iniciativa foram o

documento contendo as Guidelines for digitization projects (IFLA e ICA, 2002), preparadas por um grupo de trabalho representando a International Federation of

Library Associations and Institutions - IFLA e o ICA e o documento contendo as Guidelines for the preservation of digital heritage (NLA, 2003), preparadas pela NLA. O
primeiro documento, especialmente direcionado conduo de projetos de digitalizao em pases em desenvolvimento, visa oferecer uma sntese da informao disponvel, discorrendo tanto sobre fontes publicadas quanto sobre atividades de projetos especficos, enriquecida pela experincia pessoal dos membros do grupo em funo de seu envolvimento nos referidos projetos. O segundo documento "introduz diretrizes gerais e tcnicas para a preservao e o acesso contnuo ao sempre crescente patrimnio digital mundial" e deve vir acompanhado da Charter on the preservation of

digital heritage que contm "uma declarao de princpios centrada nas questes de
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<http://www.nla.gov.au/padi/> <http://www.unesco.org/webworld/mdm/en/index_mdm.html>
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polticas pblicas, ou seja, nas questes tcnicas abrangidas pelas diretrizes para a preservao do patrimnio digital". O objetivo dessa declarao auxiliar os estadosmembros na preparao de polticas nacionais e inspirar ao responsvel com relao preservao e ao acesso a patrimnio digital. O World Summit on the Information Society WSIS23, atividade patrocinada pela secretaria geral da United Nations UN e conduzida pela International

Telecommunication Union ITU em cooperao com outras agncias da UN, pretende

reunir os estados-membros, agncias da UN, organizaes no governamentais, organizaes do setor privado etc. para tratarem os desafios da rpida evoluo da sociedade da informao global. A primeira fase do WSIS foi conduzida em Genebra, Suia, no perodo de 10 a 12 de dezembro de 2003, tendo-se adotado uma declarao de princpios e um plano de ao para governos e outras instituies. A segunda fase do WSIS ocorrer em Tnis, Tunsia, no perodo de 16 a 18 de novembro de 2005. Dois trabalhos publicados recentemente, Its about time (HEDSTROM, 2003) e

Invest to save (HEDSTROM et al., 2003), propuseram agendas de pesquisa

complementares para arquivamento digital e preservao por longo prazo. O primeiro apresentou os resultados e recomendaes de um encontro co-patrocinado pelo NDIIPP e os programas Digital Government e Digital Library da National Science

Foundation NSF. O segundo apresentou recomendaes de um grupo de especialistas

norte-americanos e europeus co-patrocinados pela NSF e pela Network of Excellence for

Digital Libraries - DELOS, criada pela quinta etapa do programa Information Society Techonologies da EC24. Ambos os relatrios destacaram o crescimento centralizado da
informao digital no governo, comrcio, ensino e pesquisa, patrimnio cultural e mesmo nas comunicaes interpessoais, bem como a inadequao das estratgias e mtodos atuais de preservao digital para tratar os desafios impostos pelas crescentes entidades digitais complexas. H tambm indcios de que alguns patrocinadores estejam solicitando propostas para o campo. A recente chamada de propostas do programa

Digital Government da NSF coloca o arquivamento digital como um componente-chave.

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<http://www.itu.int/wsis/> NSF e DELOS patrocinaram outros sete grupos de trabalho conjunto sobre tpicos de interesse da comunidade de biblioteca digital. Todos os relatrios dos grupos de trabalho esto disponveis em <http://delos-noe.iei.pi.cnr.it/activities/internationalforum/Joint-WGs/joint-wgs.html>.
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A EC tender a incluir projetos de arquivamento digital em sua sexta etapa do programa

Information Society com a possibilidade de mais projetos internacionais.

Podem-se observar o crescimento e a importncia do problema do documento eletrnico para a prtica e a pesquisa arquivstica no mbito internacional a partir do conjunto de estudos, de trabalhos e de pesquisas relatado nesta seo. J no mbito nacional, pode-se considerar que a questo se encontra, ainda, na fase de sensibilizao, vislumbrando-se ao mais concreta a partir da operacionalizao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos - CTDE do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, em 2002. A seguir A primeira parte deste artigo concentrou-se na trajetria da problemtica do documento eletrnico na arquivologia em nvel internacional. A segunda parte ir relatar os fatos ocorridos em nvel nacional e resumir os principais projetos acadmicos desenvolvidos no campo.

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