MANUAL PARA OPERAR EL SISTEMA CONTABLE COI

Accesar al programa ASPEL COI versin 4.0

Acceso: doble clic en el icono coi

Inicio de COI
Cada vez que entremos a COI aparecer la siguiente pantalla donde nos solicitar una clave de acceso lo correcto es aceptar sin colocar ninguna clave.

Instalacin de la empresa
Como es la primera vez que entramos, solicitar que instalemos la base de datos. La pantalla siguiente ser la pantalla que siempre nos aparecer despus de abrir una empresa. Nos solicitar el directorio de datos, que en este caso seria la carpeta que creamos anteriormente. As mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, aparecer si le damos clic en el signo de interrogacin (?).

Parmetros de la Instalacin.
Una vez seleccionada la base de datos, aparecer la siguiente ventana, que muestra los parmetros para instalar una empresa, entre estos se encuentran:

Plizas Activos Tipos de activos Catalogo de histricos de tipos de cambios Concepto de plizas Departamentos Tabal de INPC Rango de cuentas Monedas

Todos estos se debe seleccionar la opcin crear al terminar cada uno de los parmetros se selecciona la opcin salir. La siguiente ventana es la relacionada con la estructura del catlogo de cuenta. Podemos seleccionar varios ejemplos de catlogos de cuentas de acuerdo a diferentes giros de la empresas, en esta ocasin se generara desde el inicio nuestro propio catlogo, debido a echo utilizaremos la opcin de catlogo vaco.

Pantalla de trabajo de COI

Si minimizamos el catlogo de cuentas veremos la pantalla principal de COI. Vemos en la ventana en la parte superior el nombre de la misma, la barra de men y abajo los botones de herramientas.

OPERACIN
Captura de cuentas en el catlogo Rutas de acceso: Men/Archivos/Catlogo de cuentas / Edicin Agregar Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catlogo de cuentas. Tambin podrs agregar el saldo inicial de la cuenta que ests dando de alta. Entre los datos que deben modificarse al dar de alta una cuenta en nuestro catlogo son los siguientes: No. de Cuenta Descripcin- Es el nombre de la cuenta Tipo de cuenta

Cambiar una cuenta del catlogo Rutas de acceso: Men/Archivos/Catlogo de Cuentas, doble clic sobre el registro Este proceso permite modificar alguna cuenta y, conocer detalles de cada una de ellas.

Inicio de las operaciones

Concepto de plizas Ruta de acceso: Archivo/Concepto de plizas/Edicin-Agregar Durante esta operacin se requiere capturar cada uno de los conceptos de plizas que se utilizaremos al agregar cada una de las plizas. Una vez registrado los conceptos delas plizas se procede al registro de cada pliza.

Tipo de Plizas Podemos distinguir los tres principales tipos de plizas son: de diario, de egresos y de ingresos. En la prctica se usaran estos tres tipos de plizas.

Trabajo con plizas

Ruta de acceso: Men/ Archivos/ Plizas / Men Edicin / Agregar Como acabamos de instalar COI y es la primera vez que entramos a la opcin de plizas, nos presenta los tres tipos de plizas mencionadas y la opcin para que capturemos en que nmero de pliza va la empresa en nuestro caso dejaremos el 1 en todas para que inicie la secuencia. (Aparecer de nuevo en otro perodo siguiendo la secuencia)

Algunos de los datos que se deben establecer al registra una pliza son los siguientes: Tipo- Se deber elegir el tipo de pliza que se agregar; stas pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr).

Fecha-Se captura la fecha del movimiento que est realizando

Concepto de la pliza-Se captura la razn del movimiento que se efectuar

No. de cuenta-Se busca dentro de la lista de cuentas la que se requiera y se selecciona dando clic en (?)

Debe-Se deber anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. Haber- Se anota la cantidad que va a abonarse a una cuenta

Modificar una pliza Acceso: Men, Archivos/Plizas (posicionarse en la pliza a cambiar) / Men Edicin / Modificar. Por medio de esta funcin se realizarn cambios a las plizas ya capturadas. El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar. 2. Anota la informacin que quieras cambiar. 3. Graba la pliza con el botn contabilizar: Eliminar una pliza Acceso: Men Archivos/ plizas (elegir la pliza a borrar) / Men Edicin, opcin eliminar. Este proceso permite desechar plizas capturadas anteriormente esto. Dentro de este proceso seleccionamos la pliza que deseamos eliminar en el catlogo de plizas y apare un mensaje que nos nuestra lo siguiente: Ests seguro que deseas eliminar la pliza (tipo y nmero)? con las opciones Si, No o Cancelar. Creacin del Siguiente Perodo Para que los datos de COI se pasen al perodo correcto, o cada vez que cerramos un perodo, tenemos que realizar el siguiente proceso, para que todos los saldos del mes que cerramos se pasen al siguiente mes. Acceso: Men Procesos / Creacin del Siguiente Perodo NOTA: Para que esta opcin este activa tenemos que cerrar todas las ventanas.

Escogemos la opcin.

Nos muestra el destino de los datos que en este caso seguir siendo la carpeta creando con anterioridad se selecciona el periodo actual y posteriormente el siguiente periodo que es el que desea realizar escogemos la opcin en Aceptar.

Clic, en Aceptar y se ha hecho la creacin del siguiente perodo, ahora nos pregunta si deseamos cambiarnos de perodo.

Clic en Aceptar.

Traspaso de saldos
Acceso: Men Procesos /Traspaso de saldos NOTA: Para que esta opcin este activa tenemos que cerrar todas las ventanas.

Escogemos la opcin

Nos nuestra la siguiente pantalla de la cual tenemos que registrar algunos datos como lo son la base de datos que en esta ocasin seguir siendo la misma, el periodo actual y registrar el periodo al cual se requiere el traspaso de saldos

Una vez seleccionado lo anterior nos muestra una pantalla que nos confirma el traspaso de saldos seleccionamos la opcin Aceptar.

REPORTES
El programa COI cuenta con una serie de reportes que requiere la empresa para llevar un buen control de sus cuentas, en esta ocasin solo utilizaremos la balanza de comprobacin la cual nos muestra que nuestras plizas capturadas estn correctas as como nuestras tarjetas de almacn, bancos, proveedores y clientes estn correctas as como el registro de las mismas . Balanza de Comprobacin Acceso: Men, Archivo / Balanza de comprobacin

Se emite un listado de la balanza de comprobacin, en el reporte se presentan todas las cuentas del catlogo asi como sus movimientos . El reporte presenta: Encabezado Nmero y descripcin de la cuenta. Saldo anterior. Total de cargos y abonos Saldo actual Totales de las columnas

para comprobar que los registros estan correctos es necesario que al final de la balanza los resultados de cuadren

Auxiliares
Acceso: Men/reporte/auxiliares

En esta ventana se registra el numero de cuenta inicial y el final, tomando en cuenta los periodos desde el mes de enero hasta el mes de diciembre para terminar y obtener nuestro auxiliar se selecciona la opcin aceptar

Una vez realizado todos los pasos se obtiene el reporte auxiliar

Centro de Estudios Tecnolgicos Industrial y de Servicio No.110

MANUAL PARA OPERAR EL SISTEMA CONTABLE COI

Cayetano Polito Ruth del Carmen Miros Mixtega Mara de los ngeles Polito Barrios Flor Itzel Toto Santos Luis

Administracin V A
Materia: Manejar el software administrativo y contable de la empresa

Docente: Rosa Otilia Antemate Alemn