Manual de Encargos Recibidos

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Manual de Encargos Recibidos
INDICE
Concepto I. Encargo Recibido a travs de la DNTP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Carga de Calendario por Encargo Registro del Convenio Asignacin del Convenio con el Calendario Pedidos de Compra por Encargos Compra por Encargo P.A.O. Encargos Proceso de Seleccin Cuadro de Adquisicin Generacin de Orden 2 3 4 6 11 14 14 16 17 Pg.
II. Encargo Recibido como No DNTP 10. Registro del Convenio 11. Carga de Calendario por Encargo NO DNTP 18 22
Hecho por: Amaro Rivadeneira
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I. ENCARGO RECIBIDO A TRAVS DE LA DNTP

1. CARGA DE CALENDARIO POR ENCARGO
1.1 Ingrese al men:
1.2 En la ventana que muestra, active las opciones indicadas:
1. Poner check a los casilleros, como muestra el ejemplo. 2. Seleccione el mes actual.
1.3 Grabe presionando el botn mensajes que salgan.
de la barra de herramientas. Responda afirmativamente a los
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2. REGISTRO DEL CONVENIO

2.1 Ingrese al men:
2.2 Sobre la ventana mostrada de clic derecho con el mouse y elija Insertar.
2.3. Ahora aparece otra ventana, donde registrar informacin como: Datos ejemplo: Tipo de Documento Cdigo Sector Pliego Presupuestal Entidad Encargante Inicio del Convenio Fin del Convenio Motivo : : : : : : : : Convenio 1 Salud M. DE SALUD MINISTERIO DE SALUD 01/01/2006 31/12/2006 CONVENIO DEFENSA NACIONAL MINSA
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2.4 Finalmente grabe, dando clic al botn forma similar a esta ventana.
de la parte inferior derecha. Quedar registrado en
3. ASIGNACION DEL CONVENIO CON EL CALENDARIO

3.1 Ingrese al men:
3.2 En la ventana que aparezca seleccione estos datos segn corresponda:
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3.3 Ubquese sobre el mes y el expediente SIAF mediante el cual ha recibido el encargo.
3.4 En la ventana anterior presione el botn SIAF con el convenio.
para vincular el expediente
3.5 En la ventana que muestre seleccione el Convenio
1. Seleccione el Convenio
2. Grabe.
3.6 Salga de todas las ventanas.
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4. PEDIDOS DE COMPRA POR ENCARGOS

4.1 Ingrese al men:
4.2 De clic al botn amarillo para ingresar y seleccionar el centro de costo solicitante.
De click
4.3 Seleccione el centro de costo. Luego de clic derecho con el mouse, elija Insertar Pedido de Encargo.
Seleccione el Centro de Costo
4.4 En la ventana que aparezca registre los datos. N Pedido Fecha Pedido Encargante : : : 1 (este nmero es editable) 31/07/2006 (necesariamente la fecha del pedido debe ser del mismo mes del calendario) Seleccione la opcin que corresponda
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N Convenio
Seleccione el nmero de convenio
N Fecha Doc. Ref Tarea Exp. SIAF
: : : :
Digite el nmero de documento que hace mencin del encargo recibido. Digite la fecha del documento de referencia anterior. Seleccione la tarea. De check al casillero y seleccione el expediente SIAF cuyo calendario va a ejecutar.
Resumen del Encargo
Digite una referencia o motivo del encargo.
Al registrar todos estos datos presione el botn
para grabar.
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4.5 El pedido de compra por encargo queda registrado como muestra la ventana. De clic al botn amarillo para registrar los tems.
D clic
4.6 En la ventana de clic derecho con el mouse y seleccione Insertar clasificador por encargo.
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4.7 Digite la glosa, el monto a ejecutar y grabe.
1. Digite la glosa
2. Digite el monto a ejecutar
3. Grabe
4.8 Ahora en la ventana de la parte media de clic derecho con el mouse y seleccione insertar bien/servicio.
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4.9 Ubique el tem del servicio a contratar, digite el monto total a ejecutar para ese tem y grabe.
1. Ubique el tem del servicio.
2. Digite el monto total a ejecutar para ese tem.
3. Grabe.
4.10 De clic al botn
para dar Visto Bueno al pedido. Luego cierre la ventana.
Clic para dar Visto Bueno al pedido
4.11 Al momento de dar VB aparece este mensaje, digite la fecha y presione OK. Finalmente cierre todas las ventanas.
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5. COMPRA POR ENCARGO

5.1 Ingrese al men:
5.2 En la ventana, en la opcin Tipo B/S elija Servicio.
1. Elija Servicio por ser el caso ejemplo.
2. Clic para ingresar.
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5.3 Digite la fecha de autorizacin y de clic al botn
para autorizar.
1. Digite la fecha de autorizacin.
2. Clic para autorizar.
5.4 A la consulta para autorizar responda S.
5.5 Ahora decida si la autorizacin se enva a PAO para luego ejecutar el proceso de seleccin correspondiente o lo enva para hacer directamente el Cuadro de Adquisicin.
Decida por una de las opciones.
En nuestro caso decidimos enviarlo a PAO. Para el caso de enviarlo a Cuadro de Adquisicin es ms sencillo.
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5.6 A la consulta responda S.
5.7 Elija Generar PAO y acepte.
5.8 Registre el nmero de Consolidado y acepte.
5.9 En la ventana de datos del PAO registre la informacin que corresponda.
5.10 Grabe y cierre todas las ventanas.
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6. P.A.O. - ENCARGOS
6.1 Ingrese al men:
Cuando ingrese a esta opcin, en la ventana que aparezca, har las modificaciones necesarias antes de convocar el proceso de seleccin. El trabajo es similar al presupuesto institucional.
7. PROCESO DE SELECCION
7.1 Ingrese al men:
Se har una Menor Cuanta econmica. En esta opcin slo indicar cmo diferenciar el registro de un proceso de seleccin por presupuesto institucional o por encargo. Se entiende que el usuario ya conoce el procedimiento para ejecutar un proceso de seleccin institucional que es idntico.
7.2 En Proceso de Seleccin elija menor cuanta y en Tipo Ppto elija el nmero 2Encargos. Luego clic derecho con el mouse y elija Insertar proceso.
Elija MC - Menor Cuanta.
Elija 2 Encargos.
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7.3 En Tipo Ppto elija 2-Encargos. Seleccione N Con. del PAO (nmero de Consolidado del PAO) que corresponde para dicho proceso y grabe.
Elija 2 Encargos.
Seleccione el N Cons del PAO.
7.4 Al grabar muestra el nmero de Menor Cuanta a generar. Digite la que corresponda y grabe. Usted debe continuar los mismos pasos de este tipo de procesos.
7.5 Dada la Buena Pro, adjudique al postor ganador.
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8. CUADRO DE ADQUISICION
8.1 Ingrese al men:
8.2 En esta ventana filtre lo siguiente: - Tipo Ppto elija 2-Encargos. - Tipo B/S elija Servicio. Luego clic derecho con el mouse para Insertar Cuadro de Adquisicin.
8.3 Para insertar el Cuadro de Adquisicin filtre lo siguiente: - Form. Contrato elija O-Orden - Tipo de Uso elija C-Consumo - Fecha de Cuadro digite la que corresponda. - Sel. Prov. check para seleccionar el proveedor
Finalmente presione el botn
para grabar.
Los dems pasos hasta autorizar el Cuadro de Adquisicin son similares al que se genera con el presupuesto institucional. Esta parte usted lo puede continuar slo.
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9. GENERACION DE ORDEN
9.1 Ingrese al men:
9.2 Cambiar el Tipo Ppto como 2-Encargo. Luego clic derecho con el mouse para Insertar Orden de Servicio.
Elija 2 Encargos.
Los dems pasos de generar, comprometer y hacer Interfase de una Orden por encargo son idnticos a los que se trabaja con presupuesto institucional.
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II. ENCARGO RECIBIDO COMO NO DNTP

10. REGISTRO DEL CONVENIO
10.1 Ingrese al men:
10.2 Sobre la ventana mostrada de clic derecho con el mouse y elija Insertar.
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10.3 Filtre los siguientes datos: - D.N.T.P. elija - Tipo Entidad elija - Cdigo digite
NO EXTERNA 2 (en su caso el que corresponda)
Si al desplegar el listado del campo Entidad Encargante no est registrada la que ha enviado la remesa, entonces debe crearla haciendo clic en el botn
1. Elija NO 2. Elija EXTERNA
3. Clic para registrar la Entidad Encargante.
10.4 Registrar los datos de la Entidad Externa de forma similar al que se muestra en la ventana. En este caso falta asignar la ubicacin geogrfica.
Presione el botn
para asignar la ubicacin geogrfica.
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10.5 En esta ventana, en el campo dato digite de preferencia el distrito donde se ubica la Entidad Externa, si no lo sabe, ubquelo desde el nombre del departamento donde reside la UE. Una vez que identifica la ubicacin geogrfica, grabe.
1. Elija el tipo de bsqueda. 2. Digite el nombre segn el criterio de bsqueda. 3. Seleccione la ubicacin geogrfica que corresponda. 4. Grabe.
10.6 Ahora ya se aprecia la ubicacin geogrfica de la Entidad Externa. Finalmente grabe.
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10.7 En el convenio ya se tiene identificado la Entidad Encargante. Complete los dems datos, como: Inicio del Convenio, Fin del Convenio, Motivo. Finalmente grabe.
10.8 Ya se tiene registrado el Convenio de la Entidad Externa. Observe en el convenio creado, en la columna D.N.T.P. indica NO, de aqu en adelante siempre seleccionar esto en las diferentes ventanas donde se registre informacin para ejecutar el encargo recibido de una Entidad Encargante externa.
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11. CARGA DE CALENDARIO POR ENCARGO NO DNTP

11.1 Antes de efectuar la carga de calendario del SIAF al SIGA, primero debe estar registrado en el SIAF la remesa remitida por la Entidad Encargante. Esta remesa en el SIAF se registra con el Tipo de Operacin YG-OPERACIN GASTO/INGRESO. En este expediente SIAF deben registrar las Fases: Determinado y Recaudado, las mismas deben estar aprobadas. El registro de esta informacin no compete al personal de logstica.
11.2 Ahora en el SIGA, ingrese al men:
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11.3 En la ventana que muestra, active las opciones indicadas:
1. Check a estas dos opciones.
2. Seleccione la Entidad Encargante
3. Digite el nmero del expediente SIAF en el cual registr la remesa
Finalmente presione el botn calendario.
de la barra de herramientas para grabar. Con ello se carga el
NOTA IMPORTANTE: Los dems pasos para ejecutar esta modalidad de encargo son idnticos al explicado en la primera parte. De aqu en adelante cuando usted ingrese a las diferentes ventanas de encargos siempre identificar el campo D.N.T.P. como NO.
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