TRE-GO – TÉCNICO JUDICIÁRIO

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 23/01/2005

A questão 20 cabe recurso. Veja aqui os argumentos

QUESTÃO GABARITO COMENTÁRIO
CESPE
19. Julgue os itens abaixo, Item II – correto. O método Variadex nada mais é do
relativos ao arquivamento de que o método alfabético, convencionando cores para os
documentos e aos métodos diversos grupos de letras.
utilizados em arquivos.
I – O método de arquivamento Item II – O método rôneo nem sequer é mais utilizado.
variadex adota cores
preestabelecidas como Item III – Títulos não devem ser considerados quando
diferencial, o que facilita o nomes são organizados em ordem alfabética.
arquivamento e a localização
de documentos. Item IV – correto. O método duplex apresenta abertura
II – O método de arquivamento ilimitada de classes.
rôneo é um dos métodos C
padronizados mais utilizados Item V – correto. Antes de ser arquivado, o documento
nos arquivos especializados. deverá ser devidamente classificado.
III – Segundo as regras de
alfabetação, a titulação é um São, portanto, 3 itens corretos, sendo a letra C a
elemento a ser considerado ao resposta correta.
se adotar o método de
arquivamento alfabético.
IV – Uma das vantagens
apresentadas pelo método de
arquivamento duplex é a
possibilidade de criação de
classes ilimitadas.
V - O arquivamento de
documentos constitui uma
etapa posterior à classificação
atribuída aos documentos.
A quantidade de itens certos é
igual a
A- 1
B- 2
C- 3
D- 4
E- 5

20. Assinale a opção correta A – ERRADO. Os arquivos correntes são formados

acerca dos procedimentos pelos arquivos setoriais e pelo Arquivo Central.
operacionais relativos ao ciclo
vital dos documentos.
A - De acordo com a
terminologia arquivística, os
arquivos correntes equivalem
aos arquivos centrais.
B – Uma das vantagens
reveladas pela segunda idade é
a racionalização da guarda dos
documentos arquivísticos.
C – Os descartes efetuados na
terceira idade justificam-se
para os documentos destituídos
de valor.
D – O arranjo dos documentos
é uma atividade típica dos
arquivos correntes.
E – A gestão de documentos
compreende as atividades
atinentes a todo ciclo vital dos
documentos.
B – CERTO. A utilização do arquivo intermediário
B permite racionalizar a guarda de documentos, pois
ali serão guardados documentos mais antigos e
raramente consultados, o que normalmente demanda
grande quantidade de documentos que trariam
dificuldades aos setores, caso tivessem de ser
arquivados nos mesmos.
C – ERRADO. Não há descarte na terceira idade, pois
ali os documentos têm valor histórico.
D – ERRADO. O arranjo é uma atividade típica dos
arquivos permanentes.
E – CERTO. A gestão de documentos envolve
atividades relativas a todas as fases do ciclo vital.
Observa-se, portanto, que há duas respostas corretas, as
letras B e E, sendo que o Cespe considerou como
certa apenas a letra B
Vejamos alguns argumentos a serem utilizados para
recurso:
-----------------------------
RECURSO
Solicito a anulação da questão 20 pelos seguintes
fatores:
A lei 8.159/91 em seu artigo 3o define a gestão de
documentos dessa forma:
“Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase CORRENTE e
INTERMEDIÁRIA, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda PERMANENTE”
Observa-se, portanto, que a gestão de documentos
compreende atividades relativas às três fases do ciclo
vital.
Este assunto já foi, inclusive, objeto de prova pelo
Cespe em outra oportunidade:

PRG-DF NÍVEL MÉDIO
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA – PROVA DE 09/01/2005
QUESTÃO
51. A literatura apresenta
algumas semelhanças e
diferenças entre
bibliotecas e arquivos:
bibliotecas conservam
documentos para fins
culturais e arquivos
conservam documentos
para fins funcionais.
52. Uma das finalidades dos
arquivos é servir de base
para o conhecimento da
história. A função básica
dos arquivos é possibilitar
ao usuário o acesso rápido
e preciso às informações
deixadas sob sua
responsabilidade de
guarda.
53. Os arquivos podem ser
denominados corrente,
intermediário e
permanente em função da
idade dos documentos
mantidos sob sua guarda.
“97 - A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos
documentos, desde a sua criação até a sua eliminação ou
guarda PERMANENTE, passando pelos estágios
CORRENTE e INTERMEDIÁRIO. (Polícia Federal -
Papiloscopista 2004)”
O gabarito definitivo considerou a resposta como CERTA, ou seja,
o próprio Cespe já considerou que a gestão de documentos
envolve atividades de TODO O CICLO VITAL e, agora, considera
incorreto um item que afirma que a gestão de documentos
compreende atividades de TODAS AS FASES do ciclo vital.
Fonte:
Lei 8.159/91
Prova – Polícia Federal Papiloscopista, promovida pelo Cespe
UnB 2004
RESPOSTA COMENTÁRIO
Arquivos e Bibliotecas têm finalidades
diferentes. Enquanto o arquivo é criado para
servir à administração (com o tempo pode
C servir também à história), as bibliotecas têm
finalidade cultural. Este item já havia caído
no concurso do Ministério do Meio
Ambiente de 2003 (item 2 da questão 3 de
nossa lista de exercícios vista em sala de
aula).
O arquivo é criado para servir à
administração. Contudo, com o decorrer do
tempo, alguns de seus documentos podem
adquirir valor histórico e, assim, o mesmo
C passa a servir de base para a história. Este
item também já havia sido cobrado no
concurso do Min Meio Ambiente de 2003
(item 4 da questão 3 de nossa lista de
exercícios vista em sala de aula).
O problema está somente no podem ser
solicitados, pois esta definição é da fase
intermediária, onde os documentos ainda
podem ser enviados aos setores que os
produziram. Na fase permanente, os
documentos não podem ser enviados aos
 No arquivo permanente,
são guardados os E variar, havia caído no Ministério do Meio
documentos que deixaram
de ser consultados com
freqüência, mas que
podem ser solicitados
pelas unidades ou órgãos
que os produziram, para a
busca de solução de
assuntos similares ou para
retomar um problema que
se pensava resolvido.
54. Tabela de temporalidade
é o documento que
especifica os prazos de C que documento ficará nas fases corrente e
permanência dos
documentos nos arquivos
corrente e intermediário.
setores que os produziram. Este item, pra
Ambiente de 2003 (de novo????) e é o item
2 da questão 23 de nossa lista de exercícios
vista em sala de aula.
A tabela de temporalidade é o instrumento
que define os prazos de guarda (prazo em
intermediária) e o destino final (eliminação
ou guarda permanente). Portanto, o item está
correto.
Questão já cobrada nos seguintes concursos:
- - TRF 6a Região 2002 (questão 25
de nossa lista de exercícios)
- - TJDF 2000 (questão 32 de nossa
lista de exercícios).

55. Acervo é conjunto de O conjunto dos documentos do arquivo é

documentos mantidos sob C chamado de acervo. Já o conjunto de
guarda de um arquivo. documentos de uma biblioteca é chamado de
coleção. Esta questão é inédita.
56. Conforme suas Os documentos de arquivo podem ser de
características, sua forma vários tipos (textuais, iconográficos,
e seu conteúdo, os cartográficos, audiovisuais etc) e ainda, de
documentos mantidos em acordo com o conteúdo, ostensivos ou
um arquivo são sigilosos. Os exemplos são perfeitos e já
classificados segundo a haviam sido cobrados parcialmente em
natureza do assunto e o algumas de nossas questões.
gênero. Documentos C
manuscritos são
classificados como
textuais, documentos com
imagens estáticas são
classificados como
iconográficos e
documentos que
demandam medidas
especiais de salvaguarda
para custódia e divulgação
 são classificados como
sigilosos.
57. Na elaboração de um
plano de arquivo, uma
questão que deve ser
considerada se refere à
centralização ou
descentralização dos
serviços de arquivo. No C responsabilidade pelo controle caberá apenas
arquivo centralizado, tem-
se a reunião dos
documentos sob guarda
em apenas um local, e a
atribuição da
responsabilidade pelas
atividades de controle do
arquivo cabe a apenas
uma unidade
organizacional.
58. Para que os arquivos
descentralizados sejam
acessados com rapidez e
segurança, é importante
que a organização E centralizadas, a fim de uniformizar e
mantenha também
descentralizadas as
atividades normativas,
bem como as de controle
e de orientação.
59. Os elementos do plano
arquivístico incluem:
definição da unidade de
arquivo na estrutura
organizacional;
estabelecimento do
manual de normas e E da instituição, centralização ou
procedimentos; definição
dos recursos humanos
necessários; escolha das
instalações; e análise dos
gêneros e espécies dos
documentos da
instituição.
Este item (que pode parecer um pouco
confuso), se refere à utilização dos Arquivos
Setoriais (nos diversos setores da empresa)
ou do Arquivo Central (centralizando as
atividades de arquivo corrente em apenas um
local). No caso da centralização, a
ao Arquivo Central (também chamado de
Arquivo Geral).
A descentralização implicará na existência
dos Arquivos Setoriais (presentes em cada
setor da instituição). Ocorre que as normas e
atividades de controle devem ser
padronizar a forma como os arquivos atuarão
dentro da instituição.
Questão baseada em Marilena Leite Paes,
que, em seu livro, diz:
“Para a elaboração do plano arquivístico
devem ser considerados os seguintes
elementos: posição do arquivo na estrutura
descentralização e coordenação dos serviços
de arquivo, escolha dos métodos de
arquivamento adequados, estabelecimento
das normas de funcionamento, recursos
humanos, escolha das instalações e do
equipamento, constituição de arquivos
intermediário e permanente, recursos
financeiros”.
Esta questão, acredito, está muito avançada

60. Considerando as
hipóteses de arquivamento
a seguir, é correto afirmar
que o método principal
empregado foi por
assunto, mas foram
empregados também os
métodos secundários
geográficos, alfabético e
cronológico.
VEÍCULOS
- - Goiás
- - Minas Gerais
- - São Paulo/Capital
- - São
Paulo/Interior
PESSOAL – ADMISSÃO E
DEMISSÃO
- - de Abrão,
Antonio até Carvalho,
Paulo A.
- - de Castro, Maria
S. até Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
- - antes de 1980
- - de 1981 a 1985
- - de 1986 a 1989
61. Simples e dígito-terminal
são métodos numéricos de
arquivamento.
62. A fase de escolha dos
métodos de arquivamento,
que fornece insumos para
a fase de levantamento de
dados, é uma das fases
mais importantes da
organização de arquivos
por adequar o arquivo às
para uma prova de nível médio que cobra
conceitos básicos. Eu mesmo tive
dificuldades e, num primeiro momento,
coloque como certa (na pressa de adiantar o
gabarito ainda no domingo). Enfim...
.
Vemos neste exemplo que a instituição se
utilizou de vários métodos vistos em sala de
aula: Na divisão principal, foi utilizado o
método ideográfico (por assunto) e dentro de
cada um foram utilizados os métodos
geográfico (Goiás, Minas Gerais...),
alfabético (nos nomes de pessoas) e
numérico cronológico (nas datas).
Como vimos em sala, a empresa pode
utilizar vários métodos na organização de
seus arquivos, inclusive combinado os
C mesmos entre si, de forma a obter um melhor
resultado no arquivamento de seus
documentos (este item, por exemplo, foi bem
parecido com o nosso exemplo do
arquivamento de contratos feito pelos
cursinhos, lembram)?
O método numérico é dividido em: numérico
C simples, cronológico e dígito-terminal. Pra
variar esta questão foi cobrada no concurso
da SGA em 2004 (questão 64 item 5 de
nossa lista de exercícios).
Segundo Marilena Leite Paes, “a
importância das etapas de levantamento e
análise se faz sentir de modo marcante no
momento em que o especialista escolhe os
E métodos de arquivamento a serem adotados
no arranjo da documentação corrente”.
Pelo exposto no livro citado (que serviu de
 necessidades de base para a questão, a escolha dos métodos
recuperação das de arquivamento é posterior à fase de
informações. levantamento de dados, que seria a primeira.
63. Na organização de O exame das normas e da estrutura é feito na
arquivos, o exame das fase de levantamento dos dados e não na
normas e da estrutura da E fase de análise dos dados, conforme
instituição ocorre na fase descrito. Este item contemplou um assunto
de análise dos dados inédito em provas do Cespe relativos à
coletados. Arquivologia.
64. A seqüência alfabética a Quando os nomes a serem ordenados
seguir não está de acordo contiverem nomes de parentesco no final, os
com as regras de mesmos devem vir acompanhados dos
alfabetação para C sobrenomes que os antecedem (regra de
arquivamento de nomes. alfabetação nº 3 de nossa apostila e resumo
- - Filho, Manoel distribuído em sala). O correto seria:
Arantes - - Arantes Júnior, Manoel
- - Júnior, Pedro - - Pereira Júnior, Pedro
Pereira - - Vieira Sobrinho, José
- - Sobrinho, José
Vieira
65. A estrutura hipotética de O item está errado porque os títulos que
arquivo descrita a seguir acompanham os nomes NÃO são
está de acordo com as considerados na alfabetação. Eles devem ir
regras de alfabetação. para o final entre parênteses (regra nº 4 de
- - Araújo, Professor nossa apostila e resumo distribuído em sala).
José de E O correto seria:
- - Júnior, - - Afonso Júnior (Coordenador)
Coordenador Afonso - - Araújo, José (Professor)
- - Lima, Diretor - - Lima, Pedro de (Diretor)
Pedro de - - Menezes, Paulo César de
- - Menezes, Paulo
César de
66. Quanto à natureza dos O arquivo citado armazenará documentos
documentos, a unidade referentes a um assunto específico (decisões
que tem sob sua guarda de tribunais superiores). É, portanto, um
documentos referentes às E arquivo ESPECIALIZADO. Um arquivo
decisões de tribunais especial é aquele que contém documentos
superiores é chamada de relativos a um mesmo tipo ou suporte.
arquivo especial.
67. A escolha do local A luminosidade natural (luz solar) deve ser
adequado para o arquivo evitada porque afeta a conservação dos
deve considerar vários documentos e provoca o enfraquecimento do
fatores ambientais. A esse papel. Este item já havia sido cobrado
respeito, está correta a E anteriormente nos concursos da Polícia
instalação do arquivo em Federal em 2004 e Crea-DF 2003 (itens 1 e 2
ambientes que recebam a da questão 76 de nossa lista de exercícios
 luz direta do Sol para
evitar a formação e a
proliferação de fungos.
68. Quanto às instalações
físicas da unidade de
arquivo, devem ser
evitados locais com
umidade e com ar seco.
69. Muito tem-se discutido
acerca da abertura dos
arquivos militares com
documentos produzidos
no tempo do regime
militar, de 1964 a 1985.
Em termos legais, as
pessoas têm direito a
receber de órgãos públicos
todas as informações de
seu interesse particular
contidas em documentos
de arquivos, nos prazos
previstos em lei, sob pena
de responsabilidade.
70. Em razão de seu teor e
dos seus elementos
intrínsecos, as
informações sigilosas são
classificadas em ultra-
secretas, secretas,
confidenciais e
reservadas. São
classificados como
reservados os documentos
cuja revelação não-
autorizada possa
comprometer os objetivos
neles previstos.
71. O grau de sigilo atribuído
a determinado documento
permanece em vigor pelo
mesmo prazo de
arquivamento definido
para o documento.
72. É possível atribuir graus
comentada em sala de aula).
O arquivo deve se preocupar em manter a
umidade adequada aos documentos de seu
C acervo. Tanto a umidade alta quanto o ar
seco tendem a danificar os documentos.
Este item está baseado na C.F. em seu artigo
5º, que diz:
“XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos
públicos informações de seu interesse particular,
ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de
E responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo
sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado”
O erro, portanto, é que nem todas as
informações serão, obrigatoriamente
disponíveis.
Havia comentado, iniciamente que o item estava
correto, mas percebi depois a palavra que
anularia a questão. Desculpem pelo erro, é que
a pressa em disponibilizar as questões (que não
foram poucas), complicou um pouco...
O item foi retirado do Decreto 4.553/2002,
que trata dos documentos sigilosos. Em seu
artigo 5º, parágrafo 4º, o mesmo define:
“§ 4º São passíveis de classificação como
reservados dados ou informações cuja revelação não-
C autorizada possa comprometer planos, operações ou
objetivos neles previstos ou referidos.”
Obs.: É a primeira vez que um item de nível
médio aborda assunto relativo a este decreto
(e também a última, pois o mesmo deixou de
vigorar nos últimos dias e só pôde ser
cobrado, pois ainda estava em vigor quando
do lançamento do edital deste concurso).
Determinados documentos podem ser
desclassificados (perder o grau de sigilo,
E tornando-se ostensivos) e continuar sendo
guardados pela instituição.
Este item também foi retirado do Decreto
 diferentes de sigilo a
partes de um mesmo
documento, mas, no seu
todo, ele receberá o grau
de sigilo mais elevado
aplicado às suas partes.
73. A tramitação de
documento sigiloso pode
ocorrer desde que o
documento esteja em
envelope lacrado, com
indicação do destinatário
e do grau de sigilo do
documento.
74. Considere a seguinte
situação hipotética.
Henrique, chefe do arquivo
de determinado órgão
público, recebeu
solicitação judicial de
reprodução de documento
sigiloso que se encontrava
em péssimo estado de
conservação a ponto de
impedir sua reprodução.
Nessa situação, a solução
para a solicitação judicial
poderia ser a emissão e o
fornecimento de certidão
do documento sigiloso.
75. Os arquivos privados de
pessoas físicas ou
jurídicas que contenham
anteriormente citado (finalmente este
Decreto foi cobrado, pois muita gente vem
estudando Arquivologia apenas por ele e
nunca havia sido cobrado). O item está
C correto porque no seu artigo 13, que diz:
“Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as
partes componentes ou os anexos de um documento
sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas
ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de
sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas
partes.”
Pelo decreto já descrito (4553/2002), o
documento sigiloso deverá ser
acondicionado em envelope duplo, sendo
que a indicação do destinatário será colocada
no envelope externo e o grau de sigilo no
E envelope interno.
Como a questão não deixa claro se as
informações citadas estarão no mesmo
envelope ou nos dois, acredito que a questão
gera dupla interpretação e, por isso, quem se
sentir prejudicado pode alegar que não fica
clara a situação. Citem o decreto 4.553/2002,
que vigorava quando da divulgação do
edital, e por isso, serve de referência.
Item também retirado do Decreto
4.553/2002, que diz o seguinte:
“Art. 32, § 3º Serão fornecidas certidões de
documentos sigilosos que não puderem ser
reproduzidos devido a seu estado de conservação,
desde que necessário como prova em juízo.”
C
Documentos que sejam considerados relevantes para
o país, de acordo com a Lei 8.159/91,
“Art. 12 - Os arquivos privados podem ser
 documentos considerados
relevantes para o país ao
serem declarados de
interesse público serão
transferidos para arquivo
público nos prazos
definidos em lei. E documental, nem transferidos para o exterior.
96. O prazo de guarda
atribuído para os
documentos da PRG/DF,
finalizado o trâmite, é de E Este item já havia sido cobrado no concurso
5 anos, após o qual esses
documentos são
descartados.
97. Considerando que a
PRG/DF, enquanto órgão
acumulador, preserva uma
quantidade significativa
de documentos, por E O problema aqui é a incineração. Busquei na
questões de liberação de
espaço físico é indicada a
incineração de
documentos obsoletos.
98. A teoria arquivística
preconiza que a forma de
identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados
como de interesse público e social não poderão ser
alienados com dispersão ou perda da unidade
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos
o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos
privados identificados como de interesse público e
social poderá ser franqueado mediante autorização
de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderão ser
depositados a título revogável, ou doados a
instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de
entidades religiosas produzidos anteriormente à
vigência do Código Civil ficam identificados como de
interesse público e social.”
Ocorre que, pelo texto da lei, não há a obrigatoriedade
e nem prazo para a realização desta transferência.
O prazo de guarda dos documentos variará
de documento para documento, e não há
regra geral como foi colocado.
da FUNCAP/PA 2004 (questão 17 item 3 de
nossa lista de exercícios).
Documentos obsoletos são aqueles
desprovidos de valor para a instituição, ou
seja, não têm valor administrativo nem valor
histórico, portanto, passíveis de eliminação.
teoria (Marilena Leite Paes) e encontrei o
seguinte:
“o ato de eliminar, propriamente dito, deve
ser feito de forma racional. Os processos
mais indicados são: a fragmentação, a
maceração, a alienação por venda ou doação.
A incineração – processo condenado -, quer
pelo aumento do índice de poluição que
provoca, quer pela impossibilidade de
reciclagem do papel, não deve ser adotada.”
O plano de classificação é a listagem de
todos os assuntos referentes aos documentos
 classificação das
correspondências e dos
demais documentos da
PRG/DF deve obedecer a
um plano de classificação.
99. A permuta de
documentos é utilizada
pelas instituições
arquivísticas como forma
de suprir as lacunas
existentes nos acervos.
100. Os documentos da
PRG/DF que integram a
fase intermediária serão
recolhidos para a guarda
permanente sem que haja
descartes.
101. Os estágios de vida dos
documentos arquivísticos
cumprem um ciclo de 3
fases.
102. O valor primário é
atribuído aos documentos
ultimados.
103. Os documentos
produzidos no âmbito da
instituição, mesmo que
não estejam em suporte
papel, são considerados
documentos de arquivo.
104. A função principal dos
arquivos é facultar o
acesso aos documentos.
105. Todos os documentos da
terceira idade possuem
valor secundário.
106. As rotinas adotadas
nesse setor (Protocolo), no
que se refere a registro e
movimentação, incluem o
recebimento e o
encaminhamento de
da instituição. Este plano de classificação
C servirá de base para a elaboração da Tabela
de Temporalidade, que definirá prazos de
guarda e destinação final a cada
classificação.
O arquivo não utiliza permuta para a
obtenção de documentos. A instituição, a
E partir de suas atividades, produz ou recebe
os documentos. Permuta é atividade
desenvolvida pelas bibliotecas, na
constituição de sua coleção.
Parte dos documentos da fase intermediária
será recolhido para a guarda permanente
(aqueles que possuírem valor histórico).
E Ocorre que outra parte será descartada
(aqueles desprovidos de valor administrativo
e histórico). O item diz que TODOS os
documentos do arquivo intermediário serão
recolhidos, o que é incorreto.
Brincandeira, né?
C CORRENTE, INTERMEDIÁRIA E
PERMANENTE.
Por ultimados entende-se documentos que já
E cumpriram seus objetivos, ou seja, já
perderam o valor administrativo (primário).
Os arquivos guardam documentos de
diversos suportes (papel, CD, disquete, VHS
etc.)
C
Questão cobrada anteriormente e comentada
C em sala:
“Cespe-UnB Min Meio Ambiente 2003
A função principal do arquivo é tornar disponíveis as
informações contidas no acervo documental sob
sua guarda.”
Por valor secundário entende-se valor
C histórico. Os documentos da 3a idade
possuem tal valor.
Apesar de ter sido considerado Errado, este
item está Correto.
Dados para recurso:
Em seu livro: ARQUIVO: Teoria e Prática,
Marilena Leite Paes, destaca as atividades
 documentos. desenvolvidas pelo setor de Registro e
Movimentação do Protocolo:
Gabarito: E “...
Correta: C 5 – Receber dos vários setores os
documentos a serem redistribuídos, anotar
nas respectivas fichas (numéricas) o novo
destino
6 – Encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente.”

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo:

107. A verificação das folhas
e anexos que integram o
documento é uma
atividade rotineira da
expedição.
108. Os documentos com
características de
particular, que ingressam
no setor de protocolo,
devem ser protocolados.
109. Todas as folhas dos
processos que tramitam na
PRG/DF devem ser
corretamente enumeradas.
110. É de competência do
setor de protocolo o
empréstimo de
documentos.
Teoria e Prática. 3 ed. Rio de Janeiro : FGV,
2004, p. 56.
A expedição de documentos, segundo
C Marilena Leite Paes, compreende diversas
rotinas, dentre elas “verificar se não faltam
folhas ou anexos”.
(PAES: Marilena Leite. Arquivo: Teoria e
Prática p. 60)
Entende-se por “protocolar” ou
“protocolizar” identificar o documento da
E instituição com um número de protocolo.
Documentos particulares não são da
empresa, e sim de funcionários das mesmas,
não havendo a necessidade de se autuar
(protocolizar) os mesmos.
Páginas de processos não devem ser
C desmembradas dos mesmos. Para isso, há a
numeração das mesmas, de forma a evitar
sua retirada.
Cabe ao Protocolo realizar as seguintes
E atividades: Recebimento, Registro e
Autuação, Classificação, Expedição ou
Distribuição e Controle da Movimentação. O
Protocolo não EMPRESTA, avalia ou
elimina documentos.

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTÃO RESPOSTA COMENTÁRIO

Nos processos que tramitam Não é recomendável o uso de objetos
no TRT, em virtude da metálicos, pois os mesmos tendem a
inserção freqüente de novos C enferrujar e, desta forma, danificar os
documentos, é indicado o uso documentos. Em caso de necessidade, deve
de hastes plásticas.
Os recursos técnicos de
microfilmagem são contra-
indicados para os processos
que tramitam no TRT em
virtude de os documentos
serem originais.
Concluído o processo de
microfilmagem, o filme
original e o filme-cópia serão
armazenados no mesmo
local, devido à classificação
que recebem.
A luz e a temperatura são
alguns dos principais agentes
de deterioração dos
documentos de cunho
arquivístico.
Os processos ultimatos de
procedência externa, serão
transferidos ao arquivo de
caráter permanente
Um dos critérios
estabelecidos nos processos
de avaliação documental é
indicar o descarte dos
documentos que tenham sido
produzidos no prazo superior
a 20 anos.
Por suas características de
produção, todos os processos
constituídos no TRT são de
guarda permanente.
É atribuída a guarda
permanente aos atos
optar-se pelo uso de clipes e grampos
plásticos.
E O processo de microfilmagem é aplicado aos
documentos originais, permitindo que a
instituição ganhe espaço, pois passa a
guardar documentos microfilmados no lugar
dos documentos em papel, que ocupam
muito mais espaço. Tal procedimento só é
permitido aos documentos que não possuem
valor histórico, pois estes não poderão ser
eliminados, ainda que microfilmados.
E O filme original e o filme cópia criados no
processo de microfilmagem deverão
obrigatoriamente, por motivos de segurança,
ser armazenados em locais diferentes,
visando preservar a informação caso ocorra
algum sinistro no filme original.
C Luminosidade e temperatura são agentes que
provocam a deterioração dos documentos.
Este assunto foi extremamente abordado em
nossas aulas.
E Os documentos serão definidos como
permanentes pelo seu valor histórico,
independente de serem internos ou externos,
ou seja, não é pelo simples fato de os
processo serem de origem externa que serão
definidos como permanentes.
E O prazo de guarda dos documentos variará
de acordo com os critérios estabelecidos pela
Comissão de Análise de Documentos.
Diversos documentos poderão ser
preservados por 20, 30, 50, 100 anos ou
mais, de acordo com o valor que os mesmos
apresentem. Aqueles que apresentarem valor
histórico, por exemplo, serão guardados
permanentemente, ou seja, não há o descarte
de documentos pelo simples fato de os
mesmos terem sido produzidos há mais de
20 anos.
E Apenas processos definidos como de valor
histórico serão preservados no arquivo
permanente da instituição.
C Documentos que mostrem como a instituição
foi constituída, organizada, como ela
normativos.
PROVA DA TERRACAP
Aplicada em 12/12/2004
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA
Nº Item
63 A gestão de documentos
compreende fundamentalmente as
atividades típicas desenvolvidas
nos arquivos correntes.
64 O método decimal possibilita a
expansão ilimitada de subdivisões.
Portanto, esse é o método mais
indicado para o arquivamento de
processos administrativos.
65 O profissional responsável pelo
encaminhamento de documentos
contendo características de
ostensivo pode interar-se do teor
informativo deste documento
antes de sua distribuição.
66 O arquivamento é uma etapa
posterior à classificação de
documentos, mediante a adoção de
um plano de classificação.
67 As pastas suspensas são unidades
de acondicionamento adotadas,
fundamentalmente, para o comum a utilização de arquivos de aço ou
arquivamento de documentos na
fase corrente.
68 A solicitação de empréstimos de
documentos ao Arquivo Central
poderá ser efetivada mediante a
identificação do solicitante, do
respectivo setor de trabalho e da
data do empréstimo.
desenvolveu e funcionou ao longo do tempo
são de caráter permanente. Atos normativos,
regulamentos, regimentos e normas mostram
como a instituição funcionou e por isso,
devem ser definitivamente preservados.
Resposta Comentário
E A gestão de documentos compreende as
medidas adotadas visando o controle de todo
o fluxo de documentos desde a sua criação até
sua destinação final, ou seja, compreende as
três fases: corrente, intermediária e
permanente.
E Os métodos de arquivamento mais utilizados
são: alfabético, numérico, geográfico e
ideográfico. Não existe o método decimal.
C O setor responsável pelo encaminhamento de
documentos é o protocolo, que poderá abrir
os documentos ostensivos e analisá-los. O
mesmo não acontecerá com documentos
particulares e sigilosos.
C Os documentos deverão ser classificados de
acordo com seu assunto, utilizando-se para
isso o Plano de Classificação.
C Na fase corrente, os documentos são
guardados nos próprios setores, onde é
armários, que acondicionam seus documentos
em pastas suspensas. Nas fases intermediária
e permanente, os documentos são
acondicionados em caixas de papelão.
C Os documentos do Arquivo Central só
poderão ser emprestados ao setores que os
remeteram. Para tanto, deverá ser efetivada a
identificação do solicitante.
69 Com o objetivo de racionalizar o
espaço físico nos setores de
trabalho, é aconselhável que,
finalizado o trâmite, os
documentos arquivísticos que
devem ser preservados por um
período de dois anos ou mais
sejam transferidos ao Arquivo
Central.
70 Aos documentos arquivísticos de
produção interna será atribuído
uma codificação complementar
como elemento diferenciador dos
documentos de origem externa.
SUPERIOR TRIBUNAL MILITAR
QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA
QUESTÃO RESPOSTA
101 – No funcionamento do
sistema de arquivo do STM,
o plano de classificação é o
instrumento auxiliar adotado
nos arquivos setoriais.
102 – A tabela de
temporalidade é um
instrumento auxiliar aplicado
aos documentos na fase
permanente do ciclo vital dos
documentos.
103 – As unidades de
acondicionamento adotadas
na fase corrente permanecem
inalteradas quando ocorre o
processo de transferência dos
conjuntos documentais do
acervo arquivístico.
104 – Na fase intermediária,
uma parcela dos documentos
E O período de permanência dos documentos
na fase corrente é definido na Tabela de
Temporalidade. Este período poderá ser
cumprido tanto nos arquivos setoriais quanto
no arquivo central.
E O código atribuído aos documentos é o
constante do Plano de Classificação, de
acordo com o assunto, indiferentemente de o
mesmo ter sido produzido ou recebido pela
instituição.
COMENTÁRIO
C O Plano de classificação é adotado para
classificar os documentos de acordo com o
assunto e, ainda, serve para organizar os
documentos nos arquivos setoriais utilizando
o método ideográfico.
E A tabela de temporalidade é utilizada em
todas as fases do ciclo vital, até porque é ela
que determina o prazo de guarda do
documento nas duas primeiras e seu
recolhimento ou não para a fase permanente
(destinação final).
E Unidades de acondicionamento = caixas,
pastas ou qualquer outro material que sirva
para guardar documentos.
Transferência = Passagem de documentos da
fase corrente para a fase intermediária.
O documento da fase corrente será
armazenado de forma diferenciada após sua
transferência. Na fase corrente, os
documentos são acondicionados,
normalmente, em arquivos de aço, pastas
suspensas ou fichários. Já na fase
intermediária, devido a serem menos
consultados, os arquivos são acondicionados
em caixas de papelão.
C A documentação da fase intermediária
aguarda sua destinação final: eliminação ou
será recolhida para a guarda
permanente, sem que ocorra
descarte.
105 – Um dos objetivos da
gestão de documentos na
fase corrente é aumentar a
eficácia administrativa.
106 – Segundo as normas
adotadas nos arquivos
institucionais, o empréstimo
de documentos será facultado
a qualquer setor solicitante,
desde que cumpridos os
prazos definidos para sua
devolução.
107 – A composição do
conceito de arquivo adotado
pela arquivística inclui os
documentos que possuam um
mesmo tipo de suporte físico.
108 – A composição do
conceito de arquivo adotado
pela arquivística inclui os
documentos que devem ser
preservados em função de
seu valor.
109 – A composição do
conceito de arquivo adotado
pela arquivística inclui os
documentos que sejam
acumulados por pessoas
físicas e jurídicas, públicas
ou privadas.
110 – A composição do
conceito de arquivo adotado
pela arquivística inclui os
documentos que constituam
coleções temáticas
111 – A composição do
conceito de arquivo adotado
pela arquivística inclui os
documentos que obedeçam a
um método de arquivamento
único.
guarda permanente, ou seja, parte dela será
recolhida sem que ocorra descarte (parcela
que irá para a guarda permanente).
C Gestão de documentos = controle de todo o
fluxo de documentos da instituição.
Logo, ao se controlar os documentos
correntes (tramitação, empréstimo,
arquivamento), melhora-se o desempenho da
atividade administrativa da instituição.
E O empréstimo de documentos nos arquivos
intermediários ou centrais se dará apenas aos
setores que os produziram ou receberam, que
mantêm sobre eles a propriedade. Esta
questão não havia sido abordada até então
em concursos anteriores promovidos pelo
Cespe.
E O arquivo possui documentos de diversos
tipos de suporte.
C Os documentos de arquivo serão preservados
em função do valor que apresentem
(administrativo ou histórico).
C Os arquivos são formados através da
produção ou recebimento (acumulação) de
pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas.
E Essa definição é cabível para biblioteca, e
não para arquivo.
E A instituição pode adotar quantos métodos
de arquivamento forem necessários para bem
organizar os documentos de seu arquivo.
112 – O método alfabético de
arquivamento adota a
primeira letra do nome como
o principal elemento a ser
considerado na recuperação
da informação.
113 – O assunto é o elemento
preponderante para a
recuperação da informação
nos arquivos que utilizam o
método onomástico.
114 – No método numérico
simples, a recuperação da
informação obedecerá ao
número atribuído ao
documento.
115 – No caso de ser
imprescindível a junção de
anexos aos documentos, é
indicado o uso de clipe
plástico.
116 – No caso de ocorrerem
rasgos, é indicado o uso de
fitas adesivas para as
pequenas restaurações dos
documentos em suporte
papel.
117 – Para o registro do
código de classificação nos
documentos do STM, deve
ser utilizada caneta
esferográfica, pois esta não
danifica as fibras do papel.
118 – As embalagens devem
ser de tamanho maior que os
documentos em suporte
papel a fim de se evitar
dobras e rasgos.
119 – O uso de luvas de
algodão é recomendável para
o manuseio das fotografias e
dos negativos existentes no
acervo arquivístico.
120 – O piso do espaço
reservado à guarda dos
documentos deve ser lavado
E Nomes de pessoas são organizados a partir
do sobrenome, e não a primeira letra do
nome. Mesmo nos nomes de empresas ou
eventos, o elemento a ser considerado é o
nome como um todo, e não apenas a
primeira letra.
E O método que utiliza o assunto como
elemento de recuperação é o
IDEOGRÁFICO.
C O método numérico simples utiliza o número
dos documentos para organizá-los.
C Objetos de plástico são mais aconselháveis
do que os de metal, pois não enferrujam e
tendem a conservar melhor os documentos.
E As fitas adesivas acabam por danificar os
documentos, pois causam o envelhecimento
do papel no local em que são inseridas.
E Qualquer anotação que se faça necessária
nos documentos, deverá ser feita a lápis, que
possibilita a correção, se for necessária.
C Documentos em papel são danificados no
momento em que são dobrados, o que
pressupõe a adoção de caixas arquivo
maiores do que os documentos, de forma a
não dobrá-los em seu armazenamento.
C Fotografias e negativos, por serem muito
sensíveis, devem ser manuseadas com luvas
de algodão. Esta questão já havia caído no
concurso do CREA-DF e consta em nossa
lista de exercícios.
E A umidade é um fator que compromete a
qualidade dos documentos. Deve-se evitar o
uso de água no interior do arquivo,
semanalmente com água e preferindo-se sempre a utilização de panos
sabão neutro a fim de se úmidos para a limpeza dos mesmos.
evitar as ações de agentes
nocivos.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - SGA

*** A numeração é referente à Prova Alfa ***

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

116. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao

armazenamento de documentos. (C)
Comentário:
Arquivamento é a forma como são organizados os documentos no arquivo, ou seja, refere-
se ao acondicionamento e ao armazenamento dos mesmos .

117. O método de arquivamento é determinado em função da espécie e da data do

documento. (E)
Comentário:
O item está incorreto, pois o método de arquivamento é determinado pela natureza do
documento e pela estrutura da instituição em questão.

118. O método de arquivamento alfabético considerao o nome como elemento principal.

(C)
Comentário:
O item está correto, pois o método alfabético organiza os documentos a partir do nome em
destaque nos mesmos.

119. O método de arquivamento geográfico considera a data do documento como elemento

principal (E)
Comentário:
O item está incorreto, pois o método geográfico organiza por local ou setor de produção
do documento. O método que utiliza a data é o numérico cronológico.

120. O método de arquivamento numérico pode ser dividido em numérico simples,

cronológico ou dígito-terminal. (C)
Comentário:
Os método de arquivamento podem ser do tipo alfabético ou numérico. Na obra Arquivo:
Teoria e Prática, Marilena Leite Paes divide os métodos do tipo numérico em: numérico
simples, cronológico e dígito-terminal. A surpresa ficou por conta do último (dígito-
terminal) que nunca havia sido citado nos concursos anteriores, daí o motivo de não ter
dado destaque para o mesmo, o que tornou esse item o único complicado.
Comentário Geral:
Estranhamente, o Cespe, pela primeira vez, não cobrou nenhum item de Teoria das 3
Idades, o que desfavoreceu aqueles que estavam preparados para este assunto. De qualquer
forma, os itens foram simples, e, a exceção do último, que trouxe um item novo até então
nas provas do Cespe, os anteriores, inclusive, já haviam sido cobrados em provas anteriores
e estavam em nossa lista de exercícios.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - ANEEL

Acerca da organização dos arquivos, julgue os itens aque se seguem.

48. Assinale a opção que não implica em restrição de acesso.

(A) Documento secreto
(B) Documento ostensivo
(C) Documento confidencial
(D) Documento reservado
(E) Documento sigiloso

Comentário:
Naturalmente, o item correto é o item B e não o A, como consta no Gabarito divulgado
pela Esaf. Clique aqui para saber como argumentar em seu recurso. Não deixe de entrar,
pois se não houver recursos, o gabarito ficará errado e, às vezes, um ponto faz toda a
diferença.

42. De acordo com o conhecimento arquivístico sistematizado, nas organizações, os

documentos mais recentes e freqüentemente consultados localizam-se nos
(A) arquivos permanentes.
(B) arquivos históricos.
(C) arquivos correntes.
(D) arquivos intermediários.
(E) arquivos de segurança.

Comentário:
Documentos recentes e freqüentemente consultados... pra variar um pouco (décima vez que
cai este item. Não é possível que alguém teve dificuldades).

43. (Esaf-ANEEL 2004) Analise os conceitos a seguir.

I - Documento oficial é aquele emitido ou rreconhecido por instituição do poder público.
II - A duplicata consiste em dois ou mais exxemplares de um mesmo documento.
III - O emissor é a pessoa ou entidade responnsável pela produção de um documento,
independente de conter assinatura.
IV - A guia-fora é um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua
remoção temporária.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
Todos os itens estão corretos e se referem à terminologia arquivística. Algumas questões
anteriores, comentadas em sala de aula, continham tais termos.

44. A atividade de avaliação documental tem por finalidade:

I – orientar o usuário sobre o acesso aos documentos de seu interesse.
II – permitir a eliminação de documentos destituídos de valor primário e secundário.
III – distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificação.
IV – otimizar recursos humanos e materiais.
A quantidade itens certos é igual a
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
É praticamente a mesma questão da Polícia Federal, comentada em sala de aula (questão
72 de nossa lista de exercícios. Entende-se por avaliação a definição dos prazos de guarda
e da destinação final dos documentos, ou seja, o estabelecimento daqueles documentos que
poderão ser eliminados, por não terem mais valor. Com isso, a instituição ganha espaço,
além de otimizar (gastar menos) com recursos humanos e materiais. Portanto, os itens II e
IV estão certos e os itens I e III estão incorretos, ou seja são 2 os itens corretos.

45. Constituem atividades de protocolo, exceto:

(A) receber a correspondência e separar a correspondência oficial da particular.
(B) eliminar a correspondência destituída de valor secundário.
(C) controlar o trâmite dos documentos na organização.
(D) receber a correspondência para expedição.
(E) ler a correspondência e verificar a existência de antecedentes.

Comentário:
Esta era a questão que comentei ser praticamente certa nesta prova, tendo inclusive
destacado os três itens que poderiam aparecer como sendo o item incorreto (avaliação,
eliminação ou empréstimo). Espero que tenham se lembrado disso.

46. O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento,

eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se:
(A) plano de classificação.
(B) inventário.
(C) listagem de eliminação.
(D) tabela de temporalidade.
(E) termo de recolhimento.

Comentário:
Precisa? Pra quem viu uma aula inteira só de tabela de temporalidade, não é possível que
tenha tido dificuldades pra resolver este item.

62. (Esaf-ANEEL 2004) Com relação à classificação de documentos de arquivo, assinale as

assertivas a seguir:
I – O método geográfico é utilizado preferencialmente quando o principal elemento a ser
considerado é a procedência.
II – No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisão dos assuntos parte sempre do geral
para o particular.
III – O método variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localização dos documentos.
IV – No método numérico cronológico, além da ordem numérica, tem-se que observar,
também, a data dos documentos.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
Os itens I e IV não apresentaram dificuldades, pois tratam de assuntos comentados em
sala. A surpresa ficou para os itens II e III, que nunca haviam aparecido em provas do
Cespe e, por isso, não cheguei a comentar em sala. O item II está correto, pois o Plano de
Classificação dos Arquivos segue a técnica desenvolvida por Melvil Dewey, bibliotecário
inglês, que dividiu o conhecimento humano em 10 áreas, partindo do geral, subdividindo
cada área em 10, até chegar no particular, sistema este utilizado em bibliotecas (CDD
Código Decimal de Dewey). É pena, pois muitos alunos devem ter tido problemas nesta
questão...

48. Conforme a Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, assinale a opção incorreta.

(A) A administração da documentação pública ou de caráter público, compete às
instituições federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.
(B) Os documentos de valor intermediário são inalienáveis e imprescritíveis.
(C) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse
público e social.
(D) Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recebimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal.
(E) A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica no
recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua
transferência à instituição sucessora.

Comentário:
Apesar de não termos comentado em sala toda a lei, esta questão, única sobre a parte de
Legislação Arquivística, não trouxe problemas, pois o item incorreto diz que os
documentos com valor intermediário jamais perderão o valor (imprescritíveis), o que
sabermos tratar-se de afirmação incorreta, pois, na fase intermediária, o documento tem
valor administrativo, e irá, fatalmente, perdê-lo, quando então será destinado à destruição
ou à guarda permanente.

49. Assinale a opção que não se refere a uma operação de conservação.

(A) Varredura.
(B) Alisamento.
(C) Desinfestação.
(D) Laminação.
(E) Limpeza.

Comentário:
Neste item, a Esaf foi mais exigente que as questões anteriores aplicadas pelo Cespe, que
nunca haviam citado os métodos de conservação. O item correto é a letra A, pois o
restante se trata de métodos de conservação dos documentos, citados pela bibliografia
arquivística.

50. Com relação ao bom acondicionamento de documentos, analise as seguintes rotinas.

I – Ao fazer anotações nos documentos deve-se fazê-lo com lápis preto (grafite) macio, em
local predeterminado.
II – No preenchimento de etiquetas identificadoras das caixas, deve-se utilizar canetas
hidrográficas e esferográficas.
III – Deve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao invés das
auto-adesivas.
IV – Deve-se preencher os espaços vazios dentro das caixas com calços, evitando que os
documentos se dobrem dentro delas.
Assinale a quantidade de itens corretos.
(A) 0.
(B) 1.
(C) 2.
(D) 3.
(E) 4.

Comentário:
O único item incorreto é o item III (etiquetas que colam quando umedecidas, afinal, como
sabemos, os documentos não devem ser acondicionados em locais com umidade muito alta,
o que inviabilizaria a utilização de tais etiquetas). De qualquer forma, a questão veio
repleta itens nunca cobrados anteriormente, o que a tornou um tanto complexa para a
maioria.

Comentário Geral:
Em geral, as questões cobradas acompanharam os assuntos cobrados pelo Cespe em seus
concursos e utilizados em nossas aulas, apesar de alguns itens trazerem novidades, o que
deve ter complicado para alguns. Entretanto, acertando acima de 7 já é uma marca
excelente, visto que a grande maioria dos candidatos não tem qualquer noção dos assuntos
cobrados, apesar de alguns extremamente simples. NÃO DEIXEM DE ENTRAR COM
RECURSO NA PRIMEIRA QUESTÃO, POIS PODE FAZER MUITA DIFERENÇA.

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - POLÍCIA FEDERAL

*** A numeração é referente à Prova Verde ***

A avaliação documental é uma função típica adotada mundialmente no tratamento de

acervos arquivísticos. Em relação a essa função, julgue os itens que se seguem.

Comentário do enunciado:
A avaliação é a definição de prazos de guarda e destinação final dos documentos, que
permitirá eliminar documentos na instituição. É realizada pela Comissão de Avaliação de
Documentos ao se criar a Tabela de Temporalidade.

96. A avaliação documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e de

materiais. (E)
Comentário:
A avaliação é realizada para que se possa eliminar documentos e, assim, a empresa poder
economizar em sua guarda, tanto no que se refere à pessoal como a recursos materiais.

97. A avaliação de documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação.

(C)
Comentário:
A avaliação, que tem como decorrência a criação da tabela de temporalidade, permite
organizar os documentos por assunto, além de possibilitar a eliminação daqueles
documentos que não tem mais valor administrativo. Com isso, a quantidade de documentos
será menor e os que forem conservados estarão organizados, o que facilitará a sua
recuperação (localização).

98. A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico. (C)
Comentário:
Após a avaliação, alguns documentos serão definidos como passíveis de eliminação, o que
permitirá ganho de espaço físico no arquivo.

99. Como um dos requisitos básicos de sua função, o responsável pela avaliação
documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituição a ser avaliada. (C)
Comentário:
Os integrantes da Comissão de Avaliação de Documentos, responsáveis pela avaliação,
devem ter conhecimento da estrutura e funcionamento da instituição, assim como as
características dos documentos avaliados, para que possam melhor desempenhar sua
atividade.
100. A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo
corrente. (C)
Comentário:
Não acredito que alguém tenha tido dificuldades nesta questão, afinal, todos saíram
experts em tabela de temporalidade e eliminação de documentos, que, por sinal, pode
ocorrer, de acordo com a tabela, nas fases corrente e intermediária e NUNCA na
permanente. Essa questão já havia caído no TST 2003, questão comentada em sala, e
ainda era o item 9 dos exercícios disponibilizados aqui em minha página referentes à
Teoria das 3 Idades e o item 15 do Simulado 6 aplicado em várias de minhas turmas. Ainda
contam com o fato de muitos candidatos, que estudaram por apostila, acharem que a
eliminação só ocorre na fase permanente....

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados

pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação.
Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir.

101. Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas
suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve utilizar espaços
físicos que recebam diretamente a luz solar. (E)
Comentário:
Conforme comentado em sala, a luz solar danifica os documentos e deve ser evitada. Esta
questão, inclusive, já havia caído, com outras palavras, no CREA-DF 2003, além de
termos comentado a mesma em sala de aula (penúlima questão da lista de exercícios, item
1). O item 26 do Simulado 6, aplicado em algumas turmas, também falou sobre esse
assunto (Deve-se evitar a exposição do documento à luz solar...)

102. O O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode
emprestá-lo a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver
algum pedido de informação. (E)
Comentário:
O empréstimo poderá ocorrer nas fases corrente e intermediária, sendo que apenas a
permanente não poderá realizá-la. Este é, inclusive, o item 50 dos exercícios de Teoria das
3 Idades disponíveis aqui em minha página. O empréstimo pode ocorrer nos arquivos
correntes, que inclusive configura a <<tramitação>> dos documentos.

103. Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a atuação, o

controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda. (E)
Comentário:
Tais atividades são responsabilidade do <<PROTOCOLO>>. O Protocolo é atividade da
fase corrente, mas, da forma como está, a questão sugere que tais atividades são
desenvolvidas pelos diversos arquivos correntes, ou seja, nos próprios setores em que os
documentos são produzidos, o que não é verdade. Questões de Protocolo foram discutidas
em sala, pois já haviam caído em diversos concursos, e, como adiantei, sempré é cobrado
sobre as atividades do mesmo. Os itens 16, 17, 18, 19 e 20 do Simulado 6, aplicado em
algumas de minhas turmas, falava sobre tais atividades.
104. Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência
pelos funcionários do órgão. (C)
Comentário:
Esta é, com certeza, a questão mais fácil de todas. É aquela que adiantei que já havia
caído em pelo menos oito concursos e que, com certeza, cairia de novo. Constava,
inclusive, como item 9 do Simulado do tipo 5, aplicado na maioria de minhas turmas e em
pelo menos 6 questões comentadas de concursos anteriores. O item 14 disponível nesta
página também falava sobre isso... Enfim, dispensa maiores comentários, certo? Questão
GRÁTIS para todos... (quem estudou, é claro!)

105. Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários
métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico. (C)
Comentário:
Como comentado em sala, existem vários tipos de métodos, que são de dois tipos:
alfabéticos e numéricos. Os métodos do tipo alfabético mais comuns são: alfabético e
geográfico (citados na questão) e os do tipo numérico são: numérico, cronológico (citado
na questão) e ideográfico. O fato de a questão ter citado numérico-cronológico pode ter
confundido alguém, mas havíamos comentado que o método cronológico é do tipo
numérico, item 3 do Simulado 5 aplicado em várias turmas, o que torna a questão correta,
sem dúvida.

Comentário Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de
Temporalidade apresentou vários itens: 4 ao todo, que não devem ter sido problema para
meus alunos. Os assuntos restantes (Protocolo, Preservação Métodos de Arquivamento
também foram vistos em sala). Avaliação é que talvez tenha complicado um pouco, pois
falamos bastante sobre criação da Tabela, definição dos documentos que seriam eliminados
e, da forma como caiu, o candidato teria de deduzir os itens a partir do conhecimento sobre
o funcionamento da tabela. Enfim... Não houve surpresas com relação ao conteúdo, e acho
que meus alunos se saíram bem. Conforme previ, não costuma cair nenhuma questão sobre
leis e decretos, apesar de inúmeras pessoas ficarem decorando as mesmas. Bom pra quem
não se preocupou com isso e aprendeu a prática, certo? Caso alguma questão venha a
divergir deste gabarito, darei as dicas para entrar com recurso mais tarde, mas duvido que
isso aconteça, pois as questões estão bem simples e não devem apresentar problemas

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA - STJ

PROVA VERDE

121. Para que a produção documental se dê de forma racionalizada, é recomendável evitar a

reprodução desnecessária de documentos. (C)
Comentário:
A reprodução desnecessária de documentos faz com que haja um volume maior de
documentos e, conseqüentemente, dificulta a gestão documental.

122. Documentos originais não devem ser desmembrados de seus conjuntos. (C)
Comentário:
Se o documento faz parte de um conjunto, não devem ser desmembrado do mesmo, sob
pena de perder o seu valor.

123. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados. (C)
Comentário:
Os documentos devem ser classificados com seu código de classificação constante na
Tabela de Temporalidade, de forma que fique claro o prazo de guarda no arquivo corrente,
primeira fase em que o mesmo será arquivado.

124. A principal função de um setor de protocolo deve ser o empréstimo de documentos.

(E)
Comentário:
A principal função do setor de protocolo é o controle da tramitação de documentos. Para
tanto, o mesmo pode exercer as seguintes atividades: Recebimento, Registro, Controle,
Classificação e Expedição. Dentre as atividades do protocolo, não se encontra o
empréstimo, que é atividade exclusiva dos arquivos correntes ou intermediários.

125. O instrumento utilizado para controlar os documentos que tramitam em instituições

como o STJ denomina-se folha de autuação. (E)
Comentário:
Para controlar a tramitação dos processos, utiliza-se o registro de protocolo (número de
protocolo)

126. A Tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de

terceira idade. (E)
Comentário:
Questão fácil... Os documentos de 3a idade (permanentes) não precisam ter seu prazo de
guarda definidos na Tabela de temporalidade, pois serão guardados definitivamente.

127. O plano de classificação visa possibilitar o arquivamento e a recuperação de

documentos. (C)
Comentário:
Ao utilizar o plano de classificação, pode-se organizar os documentos pelo seu código,
facilitando assim o arquivamento e a posterior recuperação dos mesmos.

128. O descarte deve ocorrer em todas as fases do ciclo vital de documentos (E)
Comentário:
O descarte (eliminação) não ocorre na fase permanente, apenas nas duas primeiras (corrente
e intermediária)

129. As minutas de documentos devem receber classificações individualizadas em função

do prazo de guarda a elas atribuído (E)
Comentário:
As minutas (rascunhos dos documentos em elaboração) não são classificadas e muito
menos têm prazo de guarda, pois nem são documentos, ainda.
130. Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos
da fase corrente, aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase
intermediária. (E)
Comentário:
Após cumprido o prazo da fase corrente, os documentos que não forem descartados
(eliminados) podem ser transferidos para a fase intermediária ou recolhidos para a fase
permanente. Observe que o termo RECOLHIDOS foi usado indevidamente. (Não existe
recolhimento para a fase intermediária).

Comentário Geral:
Conforme previ em minhas aulas, o assunto Teoria das três idades e Tabela de
Temporalidade dominou as questões de arquivologia. Foram 4 itens (126, 128, 129 e 130).
Além disso, conforme comentei em sala, algumas apostilas e até alguns professores pregam
a eliminação na fase permanente como possível, o que não é aceito pela Arquivologia,
conforme fica claro na questão 128.
A surpresa ficou por conta dos itens 122 e 129, que utilizaram alguns termos desconhecidos
para alguns candidatos (desmembramento e minuta), o que pode ter complicado um pouco.
Enfim... Boa Sorte para todos!