Manual de Procedimentos - WFOLHA

Gerao do Arquivo para DIRF/2012 www.sulprog.com.br

Para gerar o arquivo da DIRF, existem algumas informaes importantes a serem revisadas antes de qualquer processo. Desta forma dividimos o manual em sequencias as quais esto explicadas a diante:

Manual para DIRF

1) Conferncia de incidncia do irrf...........................................................................................................2 2) Ausncia de n do CPF do funcionrio..................................................................................................3 3) Gerao do arquivo da DIRF.................................................................................................................4 4) Gerao do arquivo Comprovante de Rendimentos..............................................................................5 5) Importando os dados no sistema DIRF..................................................................................................6 6) Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf.......................................................................8 7) Inconsistncias mais comuns durante a gerao e importao:.............................................................9 9) Suporte Tcnico...................................................................................................................................12

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1) Conferncia de incidncia do irrf

Opes: Folha de Pagamento Cadastros Gerais - Eventos Para uma conferncia mais rpida, emita o relatrio do cadastro de eventos em Folha de Pagamento - Relatrio Cadastrais Gerais - Eventos. Lembramos que a gerao do arquivo da DIRF, ser efetuada conforme o preenchimento do campo <IRRF> do cadastro de eventos. Se um evento estiver com o campo <IRRF> marcado, este ser somado no Rendimento da Dirf se for um provento ou ser subtrado no Rendimento da Dirf caso seja um desconto. Importante: Sempre que o evento estiver com o campo <IRRF> marcado, o outro campo <Comprovante de Rendimentos> tambm dever estar preenchido com uma das seguintes opes:

A1-Total dos rendimentos (inclusive frias) C1-Dcimo terceiro salrio

Desta forma, o rendimento informado na Dirf estar igual ao Rendimento informado no Comprovante de Rendimentos. Esta observao muito importante, pois ser nestes itens que a Receita Federal poder realizar o cruzamento de informaes entre a Dirf apresentada pelo empresrio com a Declarao do Imposto de Renda apresentada pelo funcionrio ou autnomo. OBS.: Caso algum evento que tenha incidncia de IRRF esteja desmarcado, e esta incidncia tenha sido alterada aps os clculos de folha j terem sido realizados, o usurio dever recalcular as folhas j fechadas anteriormente e recolher diferenas caso existam.

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2) Ausncia de n do CPF do funcionrio

Opes: Folha de Pagamento Funcionrios Nesta opo, selecione cada funcionrio, escolha a aba Documentos e confira o CPF do funcionrio; Acesse tambm a opo Dependentes e verifique o grau de dependncia verificando a quantidade de dependentes para o IR. Para verificar o CPF dos funcionrios, acesse o menu Relatrios / Funcionrio / Relatrio Selecionado e liste apenas os campos Chapa, Nome e CPF.

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3) Gerao do arquivo da DIRF

Opes: Processamento - Gerao Arquivos Dirf Anual - A partir de 2007 Ao acessar esta opo, o sistema apresentar algumas abas aonde devero ser preenchido as informaes gerais, do responsvel e do plano de sade . Lembramos que a DIRF apresentada pela empresa Matriz, contendo os funcionrios da matriz e de suas filiais. Durante a gerao do arquivo, o sistema j unifica automaticamente todos os funcionrios e autnomos diretamente na dirf da matriz. partir do ano de 2011 os rendimentos isentos so gerados automaticamente pelo sistema juntamente com os comprovante de rendimentos sem que seja preciso efetuar a gerao manual destes comprovantes para DIRF. O sistema ir gerar um arquivo com o nome DIRFXXXX.txt onde XXXX o cdigo da base de dados que foi gerada a DIRF. Observaes Importantes: 1. Caso a empresa possua plano de sade empresarial deve-se informar os dados da Unidade de sade, cnpj, nome e o registro ans. 2. Caso a empresa possuiu no ano algum funcionrio que passou a exercer a funo de autnomo, deve-se gerar arquivos separados para que a DIRF efetue a soma dos rendimentos durante a importao dos dois arquivos.

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5) Importando os dados no sistema DIRF

Acesse o sistema Dirf 2012. O mesmo apresentar uma tela contendo as seguintes opes:

Criar uma nova declarao; Importar Dados; Abrir uma declarao j existente;

Marque a opo Importar Dados e clique em OK. Na tela seguinte, selecione o caminho aonde esta gravada a declarao que deseja importar: C:\DirfXXXX.txt onde XXXX o cdigo da base da empresa que foi gerada. Clique em avanar e siga os procedimentos apresentados pelo programa. Observaes Importantes:

Registros de beneficirios com o CPF zerado sero rejeitados. No caso de importao do mesmo beneficirio mais de uma vez, o sistema da Dirf apresentar as seguintes perguntas: 1- Deseja manter o atual? 2- Substituir pelo importado? 3- Substituir pela soma dos dois?

Onde aplicar cada caso: 1- Deseja manter o atual: Ser no caso de estar importando o mesmo arquivo, apenas para incluir novos beneficirios, mantendo os beneficirios importados anteriormente. 2- Substituir pelo importado: Quando estiver importando novamente o(s) mesmo(s) beneficirio(s) e quiser que este(s) seja(m) substitudo(s). 3- Substituir pela soma dos dois: Este caso pode ocorrer quando se tem alguns valores em uma base de dados e outros valores em outra base de dados. Ex: Importar 1 DIRF ref. Folha Normal e posteriormente importar uma 2 DIRF ref. uma Folha Complementar ou Dissdio que esteja em outro diretrio ou base de dados. Aps concluir a importao, o usurio dever conferir os dados constantes na declarao. Esta conferncia poder ser efetuada diretamente no sistema da Dirf. Relatrios do sistema Wsoluo utilizados para conferncia dos valores constantes na DIRF: Folha de Pagamento Relatrios Anuais - Relatrios de Eventos Anuais: Alm de apresentar todos os eventos utilizados para os funcionrios durante o ano, apresentam tambm as Pgina 5

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configuraes dos eventos para a DIRF e comprovante de rendimentos. imprescindvel que este relatrio seja impresso por data de pagamento e no por competncia. Observaes Importantes: Informamos que na DIRF, devem ser relacionados todos os rendimentos pagos durante o ano. Sero informados todos os beneficirios (funcionrios e autnomos) que sofreram reteno de Imposto de Renda ou que obtiveram rendimento superior a R$ 6.000,00 no ano. Deve ser observado que os valores informados nas fichas dos beneficirios se referem ao ms em que foi pago o rendimento e no o ms de competncia. Veja os exemplos abaixo: Frias de 01/01/11 a 30/01/11: Pagamento em 30/12/10. No ser informado nesta declarao, pois o pagamento foi efetuado na Dirf de 2010. Frias de 01/01/12 a 30/01/12: Pagamento em 30/12/11. Mesmo as frias sendo no ano de 2012, o pagamento foi efetuado em 2011, portanto, entrar na DIRF correspondente ao exerccio de 2011. Folha Mensal de 12/2011 c/ pagamento em 05/01/12: no ser informado o rendimento na DIRF de 2011, pois o pagamento foi efetuado em 2012. Folha mensal de 12/2010 c/ pagamento em 05/01/2011: ser informado o rendimento na DIRF de 2011, pois o pagamento foi efetuado em 2011. Na gerao de qualquer informao para a DIRF, sempre sero consideradas as seguintes datas:

Data de pagamento informada em Folha de Pagamento Parmetros Parmetros Clculo Data do recibo de frias Data de pagamento de resciso

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6) Entendendo como o WFolha preenche os dados na Dirf

FUNCIONARIOS Rendimento Tributvel: soma-se os proventos e diminui os descontos dos eventos que esto com o campo <Irrf> marcado. Previdncia Oficial: soma-se os valores descontados de INSS Normal, INSS frias E INSS 13. Previdncia Privada e Fapi: soma-se os valores descontados dos eventos cdigo 5152-Valor Previdncia Privada, 5153-Outras Dedues Legais IRRF. Dependentes: soma-se a quantidade de dependentes e multiplica-se pelo valor da deduo por dependente informado nas tabelas de irrf (opo Cadastro/Gerais/Tabelas Inss/Irrf) Penso Alimentcia: soma-se os valores descontados de eventos do grupo 265-Penso Alimentcia. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF. Plano de Sade: soma-se os valores descontados dos eventos 5105- Plano de Sade, 5106-Plano Odontolgico. AUTONOMOS Rendimento Tributvel: soma-se os totais de servios mais os totais de 40% de fretes. Previdncia Oficial: soma-se os valores de INSS retido. Dependentes: soma-se o total de deduo dos dependentes. Para achar este valor, temos que somar o campo <Dedues Permitidas> e diminuir os campos <Inss Retido> e <Desc.Penso Alimentcia>. Penso Alimentcia: Soma-se os valores de penso alimentcia descontado em cada servio do autnomo. Imposto Retido: soma-se os valores de IRRF retido no lanamento. Campo <Irrf a reter>. Exemplo de Configurao de alguns eventos: Penso Alimentcia -> IRRF=S Penso Alimentcia s/Ferias -> IRRF=S Penso Alimentcia s/13 -> IRRF=S Inss -> IRRF=S Inss Frias -> IRRF=S Inss 13 -> IRRF=S Irrf -> IRRF=N Irrf Ferias -> IRRF=N Irrf 13 -> IRRF=N 13 Salrio -> IRRF=S

COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE COMPROVANTE

DE DE DE DE DE DE DE DE DE DE

RENDIMENTOS=A4 RENDIMENTOS=A4 RENDIMENTOS=C1 RENDIMENTOS=A2 RENDIMENTOS=A2 RENDIMENTOS=C1 RENDIMENTOS=A5 RENDIMENTOS=A5 RENDIMENTOS=C1 RENDIMENTOS=C1

Ateno: Os valores informados na dirf, devem ser iguais aos valores impressos no comprovante de rendimentos, com exceo do 13, que no comprovante de rendimentos informado o liquido do 13. Pgina 7

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7) Inconsistncias mais comuns durante a gerao e importao:

1 Ao importar o arquivo, no aparece o rendimento de janeiro/2011. Verifique se no ms de janeiro de 2011, o funcionrio no estava em gozo de frias e se estas frias no foram pagas nos 3 dias antes do gozo, o que geralmente acontece em dezembro de 2010. Exemplo: frias de 02/01/2011 a 30/01/2011 pagto de frias em 31/12/2010. 2 No aparece o rendimento no ms de dezembro/2011. Verifique se no ms de dezembro, o funcionrio no teve resciso com data de pagamento da mesma em janeiro de 2012. Exemplo: Demisso em 30/12/2011 pagto em 09/01/2012. 3 O rendimento informado na DIRF diferente do valor no WFolha Verifique que a informao do rendimento na DIRF feita com base nos meses em que foram pagos os rendimentos, ou seja, nem sempre o valor da competncia de um ms ser informado no mesmo ms dentro da DIRF. Isso depende de quando pago os rendimentos. No 5 dia til do ms seguinte ou no ltimo dia til do prprio ms. Exemplos: a) Folha de Janeiro/2011 Pagto em 31/01/2011 Neste caso, a folha de janeiro ser informada no prprio ms de janeiro na DIRF b) Folha de Janeiro/2011 Pagto em 05/02/2011 Neste caso, a folha de janeiro ser informada na coluna de fevereiro na DIRF. Assim ocorrer com todos os demais meses. 4 Durante a validao, aparece a mensagem -> Total [deducoes+irrf] maior do que o rendimento. Verifique os valores informados Geralmente este aviso ocorre quando o funcionrio possui em um determinado ms um rendimento inferior s dedues por dependente. Exemplo: Funcionrio admitido em 30/01/2011, com um salrio de R$ 40,00, porem com deduo por dependente de R$ 144,20. Neste caso, como somente um aviso, a DIRF est correta. 5 Na impresso do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salrio est sendo impresso com valor zerado Na impresso do comprovante de rendimentos, os valores ref. ao 13, so sempre impressos o valor liquido, considerando o 13 Salrio, menos o Inss, Irrf e as dedues por Pgina 8

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dependente, podendo neste caso ficar este campo zerado. Exemplo: (+) 13 Salrio (-) Inss s/13 (-) Deducao Dependente (=) Rendimento liquido como R$ 0,00 6 Na impresso do comprovante de rendimentos, o item 02-Contribuio previdenciria oficial est sendo impresso com valor diferente do WFolha Neste campo, so impressos os eventos de Inss e Inss frias, sendo que o Inss s/13 impresso diretamente no rendimento liquido do 13, no campo 01-Decimo Terceiro Salrio. Verifique tambem se somente os eventos de inss normal e inss frias esto marcados como A2 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos 7 Na impresso do comprovante de rendimentos, o item 01-Decimo terceiro Salrio est sendo impresso com valor diferente do WFolha Os valores ref. ao 13, so sempre impressos com valor liquido, considerando o 13 Salrio, menos o Inss, Irrf e as dedues por dependente. Neste caso o campo sempre ser diferente dos valores da parcela final. Exemplo: (+) 13 Salrio (-) Inss s/13 (-) Deducao Dependente (-) Irrf s/13 (=) Rendimento liquido R$ 2500,00 R$ 275,00 R$ 144,20 (1 dependente ) R$ 48,47 R$ 2032,33 R$ 600,00 R$ 40,00 R$ 629,88 (4 dependentes * 157,47) R$ -69,88'

Como o rendimento foi negativo, informamos no comprovante o rendimento liquido do 13

Neste exemplo, em vez de ser impresso o valor de R$ 2.500,00 como 13, o correto ser impresso o rendimento liquido de R$ 2032,33

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8 Na impresso do comprovante de rendimentos, o item 05-Imposto de renda retido est sendo impresso com valor diferente do WFolha Devem ser impressos os eventos de Irrf e Irrf frias, sendo que o Irrf s/13 impresso diretamente no rendimento liquido do 13. Verifique se os eventos de irrf normal e irrf frias esto marcados como A5 no campo comprovante de rendimentos do cadastro de eventos.

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9) Suporte Tcnico Para dvidas sobre como gerar a DIRF e o comprovante de rendimentos pelo sistema WFolha da SulProg, entre em contato pelos canais:

(42) 3224-3417 suporte@sulprog.com.br De Segunda a Sexta-feira das 08:30 s 11:30 e das 13:30 s 18:00

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