REUNIONES DE DE GERENCIA

En los ltimos tiempos hemos pasado por cambios muy significativos, los cuales han trado como consecuencia el que sea muy raro que una sola persona tenga toda la informacin necesaria e indispensable para analizar un problema y adoptar una decisin asertiva. Por tal motivo las reuniones gerenciales cuyo objetivo fundamental es resolver las contingencias organizacionales, cada da se hacen ms necesarias e invitar a participar en las mismas a personas consideradas como fuentes primarias para la solucin del o de los problemas que se estn confrontando en esos momentos. En el mundo empresarial existe mucha bibliografa referente a dicha tcnica, muchas de las ideas y conceptos desarrollados en esas obras son de frecuente uso en las reuniones gerenciales para resolver problemas; pero por si solos, la administracin de dichos conceptos e ideas no garantizan bajo ningn motivo el xito de la reunin. Para que esta tcnica de solucin de problemas tenga un final exitoso, se hace necesario tomar en cuenta durante su preparacin y conduccin muchos componentes. Los directores o conductores de estas reuniones de resolucin de problemas, no deben perder de vista cul es su objetivo principal, para tratar de evitar en la medida de lo posible que pueda ocurrir la siguiente metfora: Las cuestiones por tratar en este tipo de reuniones se pueden comparar al uso de grandes clavos redondos cuando la estructura organizacional dispone de pequeos huecos cuadrados en los cuales se pretenden insertar aquellos. Es muy posible que usted haya participado en innumerables reuniones de resolucin de problemas en donde existe un profundo deseo de todos los participantes de que se reduzca a pasar decorosamente el trance. Por qu se piensa as?. De acuerdo a los escritores sobre estas tcnicas han manifestado que se han hecho muchos intentos para responder a sta y a otras preguntas semejantes y han llegado a las siguientes conclusiones: a) En las empresas que han sido dirigidas exitosamente, tienen poco conocimiento de la administracin correcta de la dinmica de este tipo de reuniones. Pareciera ser que nadie las ha enseado; b) Tal vez no ha existido otra funcin en las compaas tan mal entendida, tan ineficientemente planificadas e insatisfactoriamente dirigidas que las reuniones con escaso nmero de invitados; c) Esta tcnica sigue siendo en el mundo empresarial contemporneo el proceso fundamental de la adopcin de decisiones. Sin embargo el proceso de adopcin de decisiones continua siendo incoherente e improductivo, lo que ha trado como consecuencia la adopcin de decisiones de alto riesgo, es decir muy lejos del proceso asertivo y d) El fracaso de dichas reuniones se puede atribuir directamente a quien las dirigi. El orden del da en trminos de tiempo y un enunciado simple del tema a tratar es una de las causas ms comunes en el fracaso de estas reuniones. En consecuencia se deben mantener abiertas todas las opciones y no se le debe transmitir a los invitados motivos de incertidumbre por el supuesto adelanto o atraso de la reunin o el agregado o eliminacin de cualquier paso.

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El Participative-Process Consulting (PPC), identifica tres componentes indispensables en la conduccin exitosa de las reuniones de resolucin de problemas, los cuales son: 1) El consultor participativo de procesos debe colaborar en la consecucin de la mejor solucin al problema que est analizando el grupo; 2) El contenido queda bajo la responsabilidad del grupo, mientras que la direccin y control lo hace el consultor de un proceso y 3) La decisin del consultor debe venir de una posicin proactiva, as como tambin en el control sobre la direccin y la dinmica de interaccin del grupo. Por otra parte el director o facilitador de la reunin no tiene necesariamente que conocer previamente la informacin del contenido de sta, es decir los datos y la situacin global del problema, ni tampoco los elementos especficos de la solucin del mismo problema en s. Sin lugar a dudas que el desconocimiento del contenido de la reunin constituye un componente importante para que el director o facilitador mantenga la objetividad frente al contenido conocido por los invitados. No importa de cual tipo de problema se trate, la parte ms importante para la seleccin de soluciones asertivas al problema analizado, viene representado por la competencia del director o facilitador para administrar el proceso de indagacin y reflexin y aplicar el o los procesos intelectuales ms acorde en cada situacin, es decir debe estimular la utilizacin del sistema de pensamiento adecuado; as como tambin mantener una posicin de alejamiento del problema que se quiere resolver. Otros de los elementos importantes para garantizar el xito de las reuniones de resolucin de problemas es la convocatoria a la reunin de quienes posean suficiente informacin y conocimientos relacionados con el contenido del problema. Se debe invitar solamente a las personas necesarias para reunir el conjunto de conocimientos e informacin necesarios. Nunca se debe duplicar estos conocimientos con personas adicionales. El nmero ideal de invitados para este tipo de reuniones nunca debe ser mayor a ocho. Tendiente a garantizar el xito de estas reuniones, el director de la misma no debe olvidar una de las leyes de Parkinson, la cual dice ms o menos lo siguiente: La complejidad que supone el cumplimiento de un objetivo por un grupo se eleva al cuadrado en razn directa del nmero de personas involucradas. Las reuniones gerenciales son un factor que puede determinar el xito o fracaso de la empresa, toda vez que en ellas se conoce el desarrollo del trabajo y las nuevas estrategias para alcanzar los objetivos planeados. Sin embargo y pese a esta importancia la mayora de las juntas son un fracaso porque estn mal organizadas y representan una prdida de tiempo, pues no cumplen con sus objetivos, que son informar, desarrollar y planear. Desafortunadamente la mayora de las reuniones de trabajo son desaprovechadas y son usadas para contar el ltimo chisme de la empresa o simplemente perder el tiempo en lugar de solucionar problemas reales.

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Por ello y para evitar que sus reuniones se conviertan en un desperdicio de valiosos tiempo, existen algunos parmetros que harn que sus reuniones sean productivas y cumplan su objetivo: ayudar a la gestin empresarial. 1. Planifique Los imprevistos pueden ocurrir siempre, pero si tiene todo planeado, seguramente habr menos sorpresas. No pierda de vista nunca cul es el objetivo de la reunin, respete el orden que haba fijado y, lo ms importante, motive la participacin de los asistentes, no se trata de que se la pase hablando solo. 2. Evite la impuntualidad Siempre debe dar ejemplo y ser el primero en la reunin. No permita la impuntualidad de los asistentes y critique en pblico para que el impuntual se d cuenta de su error. Para evitar imprevistos y retrasos asegrese antes que todo funcione: el aire acondicionado, equipo de proyeccin, la documentacin y hasta la comida. 3. Siga el orden establecido Sea implacable en este sentido. Si ya delimit los puntos a discutir, deben ser esos y no otros los que se discutan en la reunin. Corte cualquier intervencin que se aleje de la orden del da e informe a los asistentes que ese puede ser objeto de otra reunin. Los temas ms importantes se deben colocar al principio de la reunin, ya que le ayudar a ganar legitimidad para prximas ocasiones. 4. El que mucho abarca. Es preferible disear una reunin corta con pocos temas a tratar que sobrecargar el encuentro. Tome en cuenta que las reuniones interminables son menos productivas que las cortas. Qu nmero de temas es el apropiado? Ello depende de la complejidad de lo que se trate. 5. No limite las opiniones diferentes Para que la reunin sea ms rica y realmente productiva debe permitir que todos participen aportando ideas incluso animar a aquellos que se muestren con poco inters, siempre y cuando stas sean constructivas. No tolere las salidas de tono ni las ideas que ataquen a alguno de los participantes y mucho menos las cometa usted o perder el liderazgo, recuerde que hoy da a las personas se les convence y nunca se les impone.

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6. Alargar la reunin porque se le olvido lo importante Evite siempre que la reunin acabe agonizando. Si todos se tomaron el tiempo para estar presente, lo menos que puede hacer es prepararse con tiempo, no puede permitirse usted un error de esta magnitud. Si por el contrario, usted acude con ideas preconcebidas y las defiende a capa y espada est bien, pero de ah a imponerlas slo porque usted ostenta la autoridad es muy peligroso. 7. No permita las bandas La reunin tiene que seguir un orden de presentacin y de turno de palabra, respetando al que habla sin que se formen grupos alternativos que enturbien el encuentro. No se trata de hacer un club de amigos, sino de inspirar confianza y generar estrategias viables. 8. No tomar nota de los compromisos adquiridos Grabar las reuniones para despus hacer un resumen de los compromisos acordados es una buena opcin, pero el tiempo a veces no lo permite. Una buena estrategia es que cada miembro haga sus propias anotaciones y se definan as los objetivos en comn. Recuerde que los compromisos adquiridos son para cumplirlos. Pasarlos por alto slo porque no son de su agrado es un error que puede costarte muy caro.

Recuerde: Planificar la agenda cuidadosamente. Asignar que alguien lleve o controle el tiempo de reunin. Rechazar discutir puntos fuera de agenda (se debe tomar notas para incluirlos en otra agenda). Evaluar el proceso de reunin al final de la misma. Siempre saber qu hora es. Nunca olvide la razn principal de la reunin. Recordar la regla de oro en reuniones: Rezar en pblico, criticar en privado. No convenga reuniones fuera de las horas normales de trabajo, a menos que sea una emergencia. No utilice grupos para llegar a conclusiones. No utilice las reuniones para destruir el trabajo de otros. Mantenga separados los asuntos personas de los asuntos de trabajo.

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Recordar que el mejor modelo para las reuniones es la democracia, no la monarqua. Siempre prepare una agenda clara y circularla con anticipacin entre los participantes. Termine una reunin programada regularmente cuando el propsito para realizarla ya no exista.

Si se generan compromisos durante la reunin, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de accin en donde se establezca cmo mnimo el responsable y la fecha estimada de trmino. Lo ideal en este aspecto sera que cada participante tenga asignado uno de los puntos para que todos se envuelvan en la dinmica de la reunin. Las decisiones a que ha llegado el equipo deben ser documentadas. Conclusin: En este tipo de reuniones se dan 4 procesos como son: participar, mantener el enfoque, mantener el momentum y alcanzar el cierre. Una buena prctica es comenzar las reuniones a tiempo ya que de no ser as la prctica se convertira en costumbre. Las reuniones son necesarias para mantener la comunicacin en la empresa, realizar el trabajo en equipo y son de tanta importancia como cualquier otra actividad clave de la empresa ya que en ellas se: toman de decisiones, solucionan de problemas, intercambia informacin, planifica, entre otras.

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