Apresentando o plano de ao 5W2H

5W2H basicamente um formulrio para execuo e controle de tarefas onde so atribudas as responsabilidades e determinado como o trabalho dever ser realizado, assim como o departamento, motivo e prazo para concluso com os custos envolvidos. Recebeu esse nome devido a primeira letra das palavras em ingls:

1 What (o que ser feito), 2 Who (quem far), 3 When (quando ser feito), 4 Where (onde ser feito), 5 Why (por que ser feito) 1 How (como ser feito) 2 How Much (quanto custar)

Existe tambm uma variao do plano de ao que nada mais do que o 5W2H, mas sem o How Much (quanto custar) formando a sigla (adivinhe) 5W1H.
Como e porque fazer um plano de ao

O plano de ao acima de tudo um conceito. Conheo um quitandeiro que entende esse conceito e o faz intuitivamente de cabea. Ele cria vrios planos de ao durante o dia e com isso toma decises rpidas e eficazes. Apesar de ser simples, um empreendedor de sucesso. H ocasies em que um plano de ao muito simples vivel, porm em outros casos necessria a criao de um documento para fins de arquivamento, reflexo e principalmente comunicao eficiente e visual com outras pessoas envolvidas. No o caso do quitandeiro. Este documento tambm servir para voc coordenar, manter e controlar as aes que devero ser tomadas dentro de um prazo, em direo ao objetivo estipulado para o plano de ao. O plano de ao comea com o planejamento estratgico para a soluo de determinado problema ou meta que se deseja alcanar. O planejamento estratgico inicia-se com o levantamento de dados que voc pode fazer sozinho com ajuda de fluxogramas ou em reunies. Com as ideias, dados e o objetivo em mos basta desenvolver uma planilha com os 5W e 2H para preenchimento e impresso.

CICLO PDCA:

O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contnua. O PDCA foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. Inicialmente deu-se o uso para estatstica e mtodos de amostragem. O ciclo de Deming tem por princpio tornar mais claros e geis os processos envolvidos na execuo da gesto, como por exemplo na gesto da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. O PDCA aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gesto e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negcios, independentemente da rea de atuao da empresa. O ciclo comea pelo planejamento, em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execuo. Os passos so os seguintes:

Plan (planejamento) : estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta); analisar o fenmeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo (descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ao. Do (execuo) : realizar, executar as atividades conforme o plano de ao. Check (verificao) : monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes,

eventualmente confeccionando relatrios. Atualizar ou implantar a gesto vista. Act (ao) : Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas.

Ciclo PDCA e as metas

H dois tipos de metas:

Metas para manter; Metas para melhorar;

Metas para manter

Exemplos de metas para manter: Atender ao telefone sempre antes do terceiro sinal. Estas metas podem tambm ser chamadas de "metas padro". Teramos, ento, qualidade padro, custo padro, prazo padro, etc. O plano para se atingir a meta padro o Procedimento Operacional Padro (POP). O conjunto de procedimentos operacionais padro o prprio planejamento operacional da empresa. O PDCA utilizado para atingir metas padro, ou para manter os resultados num certo nvel desejado, pode ento ser chamado de SDCA (S de standard)..

Metas para melhorar

Exemplos de metas para melhorar: Reduzir o desperdcio de 100 unidades para 90 unidades em um ms ou Aumentar a produtividade em 15% at dezembro. De modo a atingir novas metas ou novos resultados, a "maneira de trabalhar" deve ser modificada; por exemplo, uma ao possvel seria modificar os [Procedimentos Operacionais Padro].