Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Regional Arauca

Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

Versin: 01 Pgina 1 de 1 __

1ER PARCIAL

NOMBRE Y APELLIDO: FECHA: 1. DE EL NOMBRE DE LA COMPETENCIA QUE SE ESTA EVALUANDO: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ___________________________________________ 2. a. b. c. d. e. Definir: Fondo Documental Ciclo Vital Foliacin Comit de Archivo Diagnstico Integral de Archivos

3. Identifique si es F o V a. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin. (_____) b. Las caractersticas de la documentacin, pueden ser: Externas, Extrnsicas y Intrnsicas- Internas. (______) c. El principio de Orden Natural, es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y expedientes. (______) d. El principio de Procedencia, hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin. (_______) e. Manual de Funciones es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. (______) 4. Marque con una X la respuesta correcta a. Es la estructura del Fondo Documental - Fondo, Serie, Formato, subfondo y tipo documental - Fondo, Subfondo, seccin, unidad, serie y tipo documental. - Fondo, seccin, subseccin, serie, tipo documental y subserie. b. Son algunos pasos para crear el Manual de Procesos y procedimientos. - Identificacin y objetivos - Responsables y polticas o normas de operacin - rea de aplicacin y contenido o ndice 5. Completar: a. Son pautas para la elaboracin del diagnstico: Observacin, _________________, cuestionario, ________________________________________________________, ___________________________________ y _____________________________. b. Para identificar los Fondos Acumulados de una institucin, debe tenerse en cuenta_____________________________________________________________.

MUCHOS EXITOS

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Regional Arauca

Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

Versin: 01 Pgina 2 de 1 __

1ER PARCIAL

1. DE EL NOMBRE DE LA COMPETENCIA QUE SE ESTA EVALUANDO: ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLITICAS INSTITUCIONALES. 2. Definir: a. Fondo Documental: Es la totalidad de la documentacin producida y recibida en una institucin en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivo central o histrico de la entidad cuando la documentacin es conservada por ella misma a. Ciclo Vital: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina o dependencia (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivo central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico). El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes fases de formacin del archivo. b. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida c. Comit de Archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. d. Diagnstico Integral de Archivos El diagnostico integral de archivo, permite abordar y comprender el estado actual de los archivos, desde distintos puntos de vista. Corresponde al anlisis de la situacin y problemtica archivstica. e. 3. Identifique si es F o V a. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin. (V) b. Las caractersticas de la documentacin, pueden ser: Externas, Extrnsicas y Intrnsicas- Internas. (V) c. El principio de Orden Natural, es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series y expedientes. (F) d. El principio de Procedencia, hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su produccin. (F) e. Manual de Funciones es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. (V) 4. Marque con una X la respuesta correcta a. Es la estructura del Fondo Documental - Fondo, Serie, Formato, subfondo y tipo documental - Fondo, Subfondo, seccin, unidad, serie y tipo documental. - Fondo, seccin, subseccin, serie, tipo documental y subserie. b. Son algunos pasos para crear el Manual de Procesos y procedimientos. - Identificacin y objetivos - Responsables y polticas o normas de operacin - rea de aplicacin y contenido o ndice
en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA Regional Arauca

Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional

Versin: 01 Pgina 3 de 1 __

1ER PARCIAL

5. Completar: a. Son pautas para la elaboracin del diagnstico: Observacin, entrevista, cuestionario, procesamiento de la informacin, anlisis e interpretacin de la informacin y emisin de informe. b. Para identificar los Fondos Acumulados de una institucin, debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin.