SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS Indice 1. Introduccin 2. Estructura de un sistema contable 3. Automatizacion 4. Objetivos de los Sistemas Contable 5. Conclusin 6.

Bibliografia

1. Introduccin La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica mas pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales altamente capacitados. Los Sistema Contables Automatizados anteriormente llamados mecanizados ,son adaptados para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. Hoy en da, las tecnologas de la informacin estn presentes en todas las reas de las organizaciones. Esta implantacin generalizada de SCA se ha realizado en muchos casos sin la necesaria planificacin, en parte porque los conceptos necesarios no estaban suficientemente desarrollados. La tendencia hacia los sistemas abiertos, la interconexin global y el deseo por parte de los consumidores de independizarse de los fabricantes traen consigo la necesidad de un estudio ms profundo de los SCA antes de tomar decisiones. Por lo tanto, se hace necesario mejorar la planificacin de futuras implementaciones, la compatibilidad entre sistemas y la organizacin del personal y de la empresa.

En las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnologa, adems de los costos derivados de la posible organizacin estructural que muchas veces conlleva la introduccin de estas tecnologas. Esta importante inversin debe ser constantemente justificada en trminos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propsito a alcanzar por una organizacin que contrata la auditoria de cualquier parte de sus Sistemas Contables es asegurar que sus objetivos estratgicos son los mismos que los de la propia organizacin y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecucin de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolucin futura. En la Actualidad se han automatizado/Mecanizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la informacion contable. Esta integracion se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccion, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen informacion contable necesaria no solo para tomar deciciones necesarias, sino tambien para la forma de operacin diaria de la empresa.

2. Estructura de un Sistema Contable Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Coca Cola Per sera demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear Sistemas Contables Automatizados. Sin embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un Sistema Contable debe proporcionar informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades financieras de la empresa. Utilizacin De La Informacin Contable La contabilidad va mas all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas. Caractersticas de un Sistema Contable efectivo: Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus

registros contables. Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular. La implementacion de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y fases para asegurarse que este sea el adecuado: 3. Automatizacion. Los Sistemas de Automatizacin Contable Llevan a cabo cambios en 4 aspectos. 1.- Trabajo ms inteligente. 2.- Cambio global en el concepto de industria. 3.- Ideas e informacin toman ms importancia que el dinero. 4.- Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza de trabajo. Qu es el anlisis y diseo de estos sistemas? El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con metodos y procedimientos ms adecuados. Panorama. El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Anlisis de sistemas y el Diseo de sistemas. Diseo. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para hacer el trabajo mas eficiente. Anlisis. Es el proceso de clasificacion e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistema. Cual es el flujo de informacin en todo el sistema. Estudio. Esta acumulacin de informacin es la que precede a todas las demas actividades del anlisis. El plan. Incluye. Caractersticas del diseo del sistema, necesidades de captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de operacin y necesidades de equipo y y personal. El diseo. Especifica las caractersticas del producto terminado. Que trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.

Los analistas. Deciden que salida utilizar y como generarla. Que es lo que se debe hacer. Las personas. Son los elementos ms importantes para que una organizacin trabaje. Comunicacin. Categoras del Analista de Sistemas. 1.- Anlisis. Reunir informacin y determinar requerimientos. 2.- Anlisis y Diseo. Ademas del estudio tiene que disear el nuevo sistema. 3.- Anlisis, diseo y programacin. Aparte escribe el sofware. Los sistemas emplean un modelo de control basico: 1.- Un estandar para logra un desempeo aceptable. 2.- Un metodo para medir el desempeo actual 3.-. Un medio para comparar el desempeo actual contra el estandar. 4.- Un metodo de retroalimentacin. Los sistemas de automatizacion esta formados por. Harware, sofware, medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicacin de sistemas de automatizacion son los programas procedimientos. Por ejemplo aplicacin a contabilidad, operaciones entre otros, y la integracion general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas actividades. Componentes del Sistema en la Automatizacion. Las personas. Los procedimientos. El equipo. Ciclo de vida clsico. 1. Investigacin Preliminar 2. Determinacin de los requerimientos del sistema. 3. Diseo del sistema 4. Desarrollo de sofware. 5. Prueba de los sistemas. 6. Implantacin y evaluacin. Diseo del Sistema para la Automatizacion. (diseo lgico) 1. Identificacin de reportes (listados) y demas salidas que debe producir el sistema. 2. Determinar los datos para cada reporte y salida. 3. Disean las pantallas en papel. 4. Describen los procedimientos de calculo, como procesar datos y producir salidas. 5. Decisin de estructuras de ficheros y dispositivos de almacenamiento.

Terminado se tomnn cuatro decisiones.

Volver a desarrollar el prototipo de nuevo Implantar el prototipo como sistema terminado Abandonar el proyecto Iniciar otra serie de construccin de prototipos

El principio rector que se aplicar a la contabilidad es que todas las transacciones con efecto econmico-financiero deben quedar computadas, es decir, debern registrarse no solo aquellas operaciones que entraen movimientos financieros o monetarios, sino tambin los medios de financiamiento no monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso. Est contemplado que las operaciones se registren una nica vez, preferiblemente en el lugar ms prximo a la transaccin, debiendo las mismas alimentar un sistema de informacin que sea de utilidad a los distintos usuarios interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los rganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el movimiento contable. De esta manera, adems de reducir costos, se evitarn las inconsistencias propias de fuentes que difieren entre s, lo cual genera confusin e indefiniciones en el proceso de toma de decisiones.

4. Objetivos de los Sistemas Contables. Debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

Predecir flujos de efectivo. Apoyar a los administradores en la planeacin, organizacin y direccin de los negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crdito. Evaluar la gestin de los administradores del ente econmico. Ejercer control sobre las operaciones del ente econmico. Fundamentar la determinacin de cargas tributarias, precios y tarifas. Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica nacional. Contribuir a la evaluacin del beneficio o impacto social que la actividad economica representa para la comunidad.

Cualidades De La Informacin Contable: Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe ser comprensible, til y en ciertos casos se requiere que adems la informacin sea comparable.

La informacin es comprensible cuando es clara y fcil de comprender. La informacin es til cuando es pertinente y confiable. La informacin es pertinente cuando posee el valor de realimentacin, valor de prediccin y es oportuna.

La informacin es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos econmicos.

Importancia de los Sistemas Contables en funcin de los usuarios de la informacin. Es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener informacin de carcter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los trminos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso ms notable en el campo de los negocios, la funcin contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaracin de renta. A menudo, una persona debe proporcionar informacin contable personal para poder comprar un automvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crdito o conseguir un prstamo bancario. Las grandes compaas por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el pblico. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la informacin contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas. 5. Conclusin Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera mas simple y sencilla con el apoyo de Sistemas Contables , pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. La informacin contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un cdigo contable nico, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legitimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y utilizacin de los datos que proporciona.

Los Sistemas Contables automatizados son sistemas hechos por el hombre que interactan entre si y son controlados por uno o ms computadoras. Aunque hay diferentes tipos de sistemas automatizados, todos tienden a tener componentes en comn: El hardware de la computadora: los procesadores, los discos, terminales, impresoras, unidades de cinta magntica, etc. El software de la computadora: los programas de sistema tales como sistemas operativos, sistemas de base de datos, etc. Las personas: que operan el sistema, los que proveen su material de entrada y consumen su material de salida, y los que proven actividades de procesamiento manual en un sistema. Los datos: la informacin que el sistema recuerda durante un periodo. Los procedimientos: las polticas formales e instrucciones de operacin del sistema. Una manera de organizar por categoras los sistemas automatizados en por su aplicacin: sistemas de manufactura, sistema de contabilidad, sistema de defensa militar, etc. Existen algunos principios generales que son de inters particular para quienes crean sistemas automatizados de informacin: 1. Entre ms especializado sea un sistema, menos capaz es de adaptarse a ciercunstancia diferentes. 2. Cuanto mayor sea el sistema ,mayor es el nmero de recursos que deben dedicarse a su mantenimiento diario. 3. Los sistemas siempre forman parte de sistemas mayores y pueden dividirse en sistemas menores. La Automatizacion: en las organizaciones modernas, tanto pblicas como privadas, la misin de las tecnologas de la informacin es facilitar la consecucin de sus objetivos estratgicos. Para ello, se invierte una considerable cantidad de recursos en personal, equipos y tecnologa, adems de los costos derivados de la posible organizacin estructural que muchas veces conlleva la introduccin de estas tecnologas. Esta importante inversin debe ser constantemente justificada en trminos de eficacia y eficiencia. Por tanto, el propsito a alcanzar por una organizacin que contrata la auditoria de cualquier parte de sus SCA es asegurar que sus objetivos estratgicos son los mismos que los de la propia organizacin y que los sistemas prestan el apoyo adecuado a la consecucin de estos objetivos, tanto en el presente como en su evolucin futura.

6. BIBLIOGRAFIA:

De La Fuente, Reynaldo. "El carcter multidisciplinario de la Auditora y el control en TI", p 32, Revista Percepciones N 3, Octubre 2000, Montevideo, Uruguay. De : http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/dos.html http://www.inei.gob.pe/cpi/bancopub/libfree/lib605/n00.htm