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FUNDAMENTACIN CONTABLE PARA COMERCIOS Y SERVICIOS

Para la economa existen distintos tipos de activos, entre ellos, el corriente o circulante, que puede ser fcilmente vendido ya que no comporta un costo negativo. Los ACTIVOS CORRIENTES son bienes y derechos que sin mayor demora pueden convertirse en dinero o consumirse en un ciclo normal de operaciones. El activo corriente, circulante o flotante est constituido por el efectivo, por lo que se va a convertir en efectivo, por lo que se va a vender o consumir dentro de un plazo menor a un ao. Es importante que los administradores de las empresas tengan un manejo eficiente para que de esta manera se logren alcanzar los resultados econmicos deseados. Parte de este manejo eficiente descansa en el CONTROL INTERNO CONTABLE.

CAPITULO 1
RUBROS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO Y EQUIVALENTES, MEDIDAS DE CONTROL

CONTROL INTERNO Se define como control interno El control interno es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones Fiabilidad de la informacin financiera y operativa Salvaguardar recursos de la entidad Cumplimiento de las leyes y normas aplicables Prevenir errores e irregularidades1

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 1. Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa 2. Obtener informacin exacta 3. Creacin de normas y procedimientos internos 4. Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos

Marco Integrado de control interno COSO

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COMPONENTES

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Consta de cinco componentes interrelacionados, derivados del estilo de la direccin, e integrados al proceso de gestin:

Ambiente de control Evaluacin de riesgos Procedimientos de control Sistemas de Informacin y comunicacin Supervisin

Ambiente de control.- El entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciacin de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los dems componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de direccin y el estilo de gestin, la manera en que la direccin asigna autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atencin y orientacin que proporciona a la administracin Evaluacin de riesgos.- Es la identificacin de factores internos y externos que pueden hacer que la empresa cumpla o no sus objetivos. Una vez identificados los riesgos, stos deben gestionarse, analizarse y controlarse.

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Procedimientos de control.- Consisten en las polticas y procedimientos establecidos por la direccin para asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Proveen de las medidas necesarias para afrontar los riesgos. Supervisin.- El monitoreo continuo permite evaluar si los funcionarios cumplen adecuadamente con sus responsabilidades o si es necesario aplicar correcciones. La supervisin debe ser interna y externa Sistemas de informacin y comunicacin.- Es necesaria establecer canales para identificar, procesar y comunicar la informacin al personal, de tal manera que se le permita conocer y asumir sus responsabilidades. Los mensajes emitidos por la administracin deben ser claros.

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA PREVENIR EL FRAUDE 1. Procedimientos de control 2. Personal competente y rotacin de puestos 3. Custodio de activos 4. Separacin de funciones 5. Medidas de seguridad 6. Firmas autorizadas

1.1 CRITERIOS PARA DEFINIR EL EFECTIVO El efectivo est integrado por aquellas cosas que comnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal. El efectivo disponible incluye: 1. Billetes. 2. Monedas. 3. Instrumentos negociables como: a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados. b-) Giros bancarios no depositados. c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.

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El efectivo en banco incluye:

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Depsitos a la vista en cuentas de cheques. Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas. Certificados de depsito a la vista.

1.2 CAJA La cuenta CAJA pertenece al Activo Corriente y es dinero representado por las monedas, los billetes y los cheques a la vista, en moneda nacional y extranjera, que posee la empresa en un momento determinado y que es de disponibilidad inmediata. Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo. CAJA Recepcin de unidades monetarias Se debita: Por las entradas de dinero en efectivo o en cheque o por cualquier valor en moneda nacional o extranjera Por los sobrantes al efectuar arqueos Por el mayor valor resultante de convertir las divisas a la tasa de cambio representativa Desembolsos en efectivo (depsitos bancarios) Se acredita: Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes o de ahorros Por el valor de la negociacin de las divisas Por los faltantes de caja en arqueos Por el valor de los pagos en efectivos cuando se requieran

Principales fuentes de ingreso y egreso del efectivo La cuenta caja se debita de manera ms comn por: Venta de mercaderas o servicios al contado Cobro o efectivizacin de cuentas pendientes Venta de activos al contado Recepcin de rentas (donaciones, arriendos, etc) al contado Otras que denoten ingresos de fondos.

El concepto ms comn por el que se acredita o egresa de esta cuenta es el depsito bancario.

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1.2.1 Control Interno de Caja El control interno de caja se puede resumir en dos objetivos: 1. Salvaguardar el efectivo 2. Lograr una contabilidad ms precisa2

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Por lo tanto para conseguir estos objetivos se deben establecer polticas comunicadas por escrito sobre la recaudacin, custodia y desembolso del efectivo entre las cuales podemos destacar: Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable Conseguir que el efectivo recaudado durante la jornada sea depositado de manera inmediata e intacta Exigir que todo desembolso se haga a travs de cheque girado a nombre del beneficiario y de ser posible que en ste conste la firma de dos funcionarios autorizados.

1.2.2 Arqueo de Caja Consiste en analizar las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cupones de tarjetas de crdito, cheques, etc. La operacin es simple, se debe considerar el dinero existente al comenzar el da, a esto se le debe sumar las ventas realizadas, restar los pagos, y el resultado de la suma algebraica debe reflejar el equivalente a la cantidad de dinero que tenga en caja. El arqueo de caja debe ser realizado por un funcionario contable o por otro con suficientes conocimientos de la materia. Cualquier diferencia encontrada en este examen deber ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles. El arqueo de caja se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso El delegado debe tener la suficiente capacidad moral y profesional y debe tener suficiente independencia Se contar con dos documentos tcnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte)

PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA 1. Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable y/o de auditora.
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ZAPATA, Pedro. Contabilidad General

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3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes). 6. Efectuar una comparacin entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en ms o en menos, si las hubiese. 7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las novedades presentadas. Esta ser de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrn las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. El acta deber contener al menos los siguientes datos: Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo Determinacin del alcance del examen Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin

Ejemplo: En la fecha de hoy, la gerencia de la empresa FCA decide efectuar un arqueo de caja. Se encuentran las siguientes novedades:
Dinero encontrado MONEDA FRACCIONARIA 80 de $ 0,25 53 de $ 0,50 BILLETES 8 de $ 50,00 50 de $ 5,00 SUBTOTAL CHEQUES 1 Produbanco 1 Banco del Pacfico

$ 20,00 $ 26,50 $ 400,00 $250,00 $ 696,50

$ 148,00 $ 250,00

SUBTOTAL TOTAL

$ 398,00 $ 1.094,50

Saldo contable y ventas de da no contabilizadas Saldo segn certificacin adjunta Ventas del da (08h00 12h00) Saldo contable actual

$ 610,00 $ 490,00 $ 1.100,00

Novedades comunicadas a la Gerencia que afectarn los registros contables 1 billete de $ 5,00 falso 1 cheque de $ 250,00 del Banco del Pacfico a ser cobrado en 30 das.

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Faltante establecido: Valores encontrados Saldo contable actual Faltante $ 1.094,50 $ 1.100,00 $ 5,50

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