Regional Distrito Capital Centro de Gestin Administrativa

GUA DE APRENDIZAJE

No. 003

Organizar los archivos de gestin de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las polticas institucionales

Cdigo:

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Centro de Gestin Administrativa Bogot, D.C.

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MODULO DE FORMACIN:

Sistema de Gestin de la Calidad

TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL GUIA DE APRENDIZAJE

Fecha: julio 2009 Versin Pgina 2 de 7

GUA DE APRENDIZAJE No. 003 1. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE UNIDAD DE APRENDIZAJE: Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las polticas institucionales MODALIDAD DE FORMACIN: Presencial RESULTADO DE APRENDIZAJE: Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin y de valoracin documental, los principios archivsticos, las normas tcnicas y la legislacin vigente. ACTIVIDAD DE ENSEANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIN: Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retencin y de valoracin documental, los principios archivsticos, las normas tcnicas y la legislacin vigente. DURACIN: 400 horas GUIA: 12 horas 2. INTRODUCCIN: Respetado Aprendiz (Estudiante): Ordenar los documentos requiere de unos procesos archivsticos especficos como clasificar y ordenar y de acuerdo con la normatividad vigente generan el comportamiento de las organizaciones y la forma de cmo conducirlas hacia resultados efectivos. Para que usted se empodere en el rol de estudiante aprendiz por competencias laborales y de acuerdo a su especialidad es necesario desarrollar las siguientes actividades: Deber conservar cada uno de los productos que le dejan las prcticas de aprendizaje en su portafolio de evidencia

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

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Para iniciar la presente gua usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarn especificadas por su instructor de este depender el desarrollo de cada una de las actividades que aqu se le presentan.

1. Investigue y defina que es Archivo Clases de archivos Archivos tcnicos Caractersticas e importancia de los archivos Segn los conceptos anteriores, relate en que tipo de archivo labora usted y cuales son sus principales caractersticas 2. Investigue que es: Gestin Documental Que es un Programa de Gestin Documental PGD y sus ocho (8) procesos, grafquelos y de un ejemplo de cada uno (exposicin por grupo de cada uno de los procesos)

3. Investigue que es: Documento Documento de archivo Clases y caractersticas de los documentos Tipos de documentos Realice un cuadro sinptico en el cual refleje las clases y tipos de documentos utilizados en su empresa o Institucin 4. Investigue que es Ciclo vital del documento realice un grafico y explique por que es importante dentro de la organizacin documental Que son valores primarios y valores secundarios describa cada uno de ellos Describa cuales son las fases del archivo y su importancia Comente si en su institucin o empresa esta definido el ciclo vital del documento y se normaliza segn las fases del archivo . 5. Investigue Normas de seguridad y salud ocupacional en los archivos Normas y principios de Gestin de la Calidad en los archivos 3

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Realice un cuadro comparativo aplicado en su empresa o institucin

6. La ciencia de los archivos exige un procedimiento denominado Clasificacin documental el cual es necesario para la organizacin documental investigue Que es clasificacin documental Fundamentos y principios archivsticos Pasos metodolgicos Agrupaciones documentales como Fondo, seccin, subseccin, serie, y subserie documental, de un ejemplo y explique la importancia de cada uno de ellos. 7. El ser humano a travs de su historia ha buscado la organizacin como un punto de apoyo en su vida, por consiguiente ha tratado de ordenar los archivos personales, lea el manual del AGN ARCHIVO PERSONAL una oportunidad para ordenar la vida, realice un resumen y haga el siguiente ejercicio: Busque en su casa recibos de de servicios pblicos (luz, Agua, telfono etc.) traerlos a clase y se har el ejercicio para ordenarlos segn los conceptos tcnicos de archivo

4. EVALUACIN Su compromiso en el desarrollo de la presente gua, as como sus evidencias de conocimiento y desempeo, sern evaluados bajo los siguientes parmetros. Conocimiento de archivo clases y caractersticas Conocimiento de Tablas de Retencin Documental TRD, y comit de archivos Conocimiento sobre el ciclo vital de los documentos y los inventarios documentales. Conocimiento sobre las directrices para la disposicin final de los documentos Conocimiento sobre normas procedimientos y gestin de la calidad en las instituciones Conocimiento de los procedimientos para la clasificacin documental Desarrollo de la evidencias propuestas en la gua

4.1 CRITERIOS DE EVALUACIN: Identifica las clases y tipos de archivos 4

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Identifica y relaciona objetivamente las Tablas de Retencin Documental aplicadas a los archivos Describe con seguridad el ciclo vital de los documentos Identifica con criterio la disposicin final de los documentos Identifica los procedimientos de clasificacin Identifica con criterio normas y procedimientos de la Gestin de la calidad

4.2 EVIDENCIAS DEL APRENDIZAJE Con base en las siguientes evidencias el instructor evaluar el desarrollo de su competencia y el aprovechamiento del aprendizaje socializado en esta gua. 4.2.1 DE CONOCIMIENTO

Respuesta a preguntas sobre: Cules son las principales caractersticas a tener en cuenta en el proceso de la elaboracin de TRD Tablas de Retencin Documental Cules son las principales caractersticas del ciclo vital del Documento Cules son las caractersticas de la disposicin final de los documentos Cuales son las principales caractersticas a tener encuenta en la clasificacin documental

4.2.2 DE DESEMPEO Resultado de la observacin en el proceso de: Elaboracin investigacin y desarrollo de la gua.

4.2.3 DE PRODUCTO Presentar los documentos elaborados en clase teniendo en cuenta Las normas y reglas para su realizacin.

5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDACTICOS

5.1 AMBIENTES 5

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Entorno empresarial Aula Abierta Biblioteca Aula de computo

5.2 MEDIOS Y RECURSOS Material textual. Guas de aprendizaje. Norma ICONTEC. Equipos de cmputo. 6. BIBLIOGRAFA
Textos Bibliografa recomendada para el desarrollo del mdulo. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002: Procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo 041 del 31 de octubre 2002. entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdos 048 y 050. 5 de mayo de 2000. Conservacin de Documentos. CASTAO CHAVERRA, Lucelly. Unidades de Informacin. Armenia : Universidad del Quindo, 1993. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo 02 de 2004. Establece los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. Acuerdo 047 5 de mayo de 2000: Acceso a los documentos de Archivo. Decreto 264 de 1963 Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del patrimonio histrico, artstico y monumentos. Cibergrafa http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/TRD.pdf Tablas TRD http://html.rincondelvago.com/archivistica_1.html Archivstica y ciencias afines http://www.personal.us.es/tallafigo/Archiv%EDstica.pps ciencia o tcnica y ciencias auxiliares http://www.banrep.gov.co/blaavirtual/revanuario/ancolh5/varia/varia1.pdf#search=%22historia%20de%2 0los%20archivos%20en%20colombia%22 inventario de algunos archivos en Colombia (historia de los archivos en Colombia) http://www.sociedadcolombianadearchivistas.org/txt/Asociaciones%20Profesionales.pdf Desarrollo de la profesin del archivista http://html.rincondelvago.com/archivistica_3.html historia de la archivstica http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/fordesval.htm valores http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/etica.htm tica y valores organizacionales

Procesos archivsticos, AGN

Verificacin de la gua

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Instructor: Rubn Daro Yaima G. rdyaimag@misena.edu.co darioyaima@hotmail.com