MS Project Treinamento Básico

TREINAMENTO BSICO DE MS PROJECT
O Que um Projeto?
De acordo com Casarotto "define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares, interdependentes, finitas e no repetitivas. Elas visam a um objetivo com cronograma e oramento preestabelecido.." Para Valeriano projeto entendido como um conjunto de aes, executadas de forma coordenada por uma organizao transitria, ao qual so alocados os insumos necessrios para, em um dado prazo, alcanar um objetivo determinado.
Um projeto requer planejamento!

Exemplos de projeto:

Construir uma casa Realizar a mudana para uma nova fbrica Desenvolver um novo produto Escrever um livro Planejar um curso
Definindo os Objetivos do Projeto

O primeiro passo na organiza o do projeto definir clara e especificamente os seus objetivos. Para isso fundamental que se tenha em mente a complexidade e as restri es do futuro projeto, ou seja, os recursos envolvidos, os prazos, etc. Alguns passos que podem ajudar na defini o dos objetivos do projeto: 1. O projeto complexo e requer muito planejamento? 2. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de custos, muitas vari veis, etapas que dependem de outras etapas ou v fases que requerem coordena o? rias 3. Quais os par metros ou restri es dentro dos quais voc precisa trabalhar para que o projeto seja bem sucedido? Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas pessoas ser o afetadas, e o cronograma. Considere a possibilidade de identificar crit rios que determinar o quando o projeto esta completo.
Partes do Projeto
Para o MS-Project Um projeto tpico possui trs componentes b sicos que definir o as suas fases:

Tarefas Marcos Recursos
Apostila de Treinamento Interno de Ms- Project Bsico. Elaborado por: Marcio Cirilo Tcnico de Planejamento marcio.cirilo@rdenge.com.br - 55 92 9902-3105 Pgina 2 de 39
Tarefas
As etapas necess para completar um projeto s o chamadas tarefas. As rias tarefas s o executadas em uma seqncia determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas ocorrem seqencialmente, uma aps a outra, ao passo que outras podem ocorrer paralelamente. Exemplos de tarefas: Categoria do projeto Constru o Tarefas Fazer a terraplanagem no local Entregar os materiais para a constru o do telhado Instalar sistema de seguran a Colocar asfalto no estacionamento Planejamento de eventos Contratar empresas que forne am refei es Embalar computadores Instalar prateleiras Pintar faixas indicando o caminho a seguir Desenvolvimento de produto Desenvolver especifica es para os usu rios Escrever manuais Testar uma receita para o mercado
Marcos
Um marco representa um evento ou condi o que marca a execu o de um grupo de tarefas relacionadas ou o t rmino de uma fase do projeto. Quando voc completa um grupo de tarefas relacionadas, alcan a um marco do projeto. Exemplos de marcos: Categoria do projeto Constru o Planejamento de eventos Exemplos de marcos Canteiro de obras pronto,Telhado pronto , Sistema de seguran a ligado , Estacionamento asfaltado Prestadores de servi os contratados, Equipamentos de escritrio embalados,Invent rio armazenado, Rota de maratona definida
Desenvolvimento de produtos
Testes do produto Especifica es terminadas Receita para fabrica o
Recursos
Para executar uma tarefa, voc precisa de recursos, os quais podem incluir Tipo de recurso Pessoas Exemplos Vice-presidente Carpinteiros Fornecedores de refei es Programadores Redatores Nomes de determinados indivduos Equipamentos Computadores Impressoras Copiadoras M quinas de terraplanagem Caminhes de mudan a Veculos da frota Instala es Salas de reuni o Centros de processamento de dados Salas de inspe o ou sele o Depsitos pessoas, equipamentos e instala es especiais necess execu o da rias tarefa. Como os recursos raramente se encontram disponveis 24 horas por dia, sete dias por semana, freqentemente voc terde levar em conta a sua disponibilidade. N o deixe de levar em conta as vari veis, tais como programa o de f rias, dura o da jornada de trabalho e acesso a pr dios e equipamentos.
Importante tamb m definir os custos destes recursos. Os recursos no MS Project ser o alocados as atividades. Pelo calculo da formula do cronograma de recursos o MS Project utilizaro custo do recurso associado a tarefa para definir o custo da tarefa. Exemplos de recursos:
Conhecendo o MS- Project

Porque usar o MS Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetos deve poder controlar todos os est gios do projeto desde o planejamento at a conclus o e a cria o de relatrios para an lise. O MS-Project 98 vem preencher este espa o atuando como ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar de forma r pida e eficiente. Para Casarotto "um sistema de informaes a projetos deve possuir as seguintes caractersticas bsicas:
Interligao das informaes da WBS, Pert/CPM, cronograma e oramentos, de modo que a alterao de determinada informao por meio de uma das ferramentas citadas seja mantida tambm nas demais... Sumarizao das informaes do nvel operacional para os nveis superiores, gerando relatrios de controle com detalhamento compatvel com os nveis de deciso a que se destinam Armazenamento das informaes referentes aos documentos do projeto.. "
O MS Project 2000 uma ferramenta de planejamento e organiza o para gerentes de projetos , ele possui numeras ferramentas de uso f mas, cil, tamb m possui inmeras ferramentas para ajud nas suas tarefas -lo complexas. O MS Project uma ferramenta de planejamento para:

Organizar o plano e ajud a organizar os detalhes que devem ser -lo feitos; Agendar metas que devem ser alcan adas; Agendar as tarefas nas seqncias corretas; Alocar recursos e custos e agend de forma correta sem sobre -los aloc -los; Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o or amento; Preparar relatrios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS Project pode ajud em: -lo
Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar se tudo ficardentro do or amento e tempo; Revisar o agendamento para acomodar mudan as n o previstas; Testar diversos cen antes de mudar o plano; rios Comunicar automaticamente os afetados por mudan as feitas no projeto e solicitar feed-back sobre os seus progressos; Colocar atualiza es instant neas do seu projeto na Internet ou Intranet;
Produzir relatrios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetando o mesmo.
1. INCIO DE UM NOVO PROJETO Iniciando o Ms- Project
Figura 1 Item 1
Clicar na rea de trabalho para abrir o MS-Project
Figura 2 Item 1
Abrindo o MS-PROJECT pelo Menu INICIAR do WINDOWS
Principais Ferramentas do MS-PROJECT.
Figura 3 Item 1
2 10
1 Barra de Menus 2 Barra de Ferramentas 3 Nome da Tarefa 4 Duraog 5 Incio 6 Trmino 7 Nome das Predecessoras 8 Nome dos Recursos 9 rea do Grfico de Grantt 10 Barra de Modos.
2. DEFINIO DE UM NOVO CALENDRIO
Figura 1 Item 2
Para alterar o calendrio ou criar um novo calendrio v para a Barra de Menus e clicar em Alterar o Perodo de Trabalho.
Figura 2 Item 2
Ao Clicar em Alterar o Perodo de Trabalho, iniciar uma nova tela e clicar no boto NOVO .
Figura 3 Item 2
Marque a opo Criar um Novo Calendrio Base e renomeie o calendrio Exemplo: Teste e confirme em OK.
Figura 4 Item 2
Alterando o Horrio de Trabalho Exemplo: De: 9:00 hs altere para s 08:00 hs. At: 13:00 hs altere para s 12:00 hs. De: 13:00 hs manter. At: 18:00 hs altere para s 17:00 hs.
Figura 5 Item 2
Marcando dadas como feriados Exemplo clicar no dias que sero feriados e marque como Perodo de Folga ( dia 2 e 15 de novembro, feriados nacionais )
Figura 6 Item 2
Marcando dias de folga, vamos programar dias de trabalho no padro. Selecione dois sbados alternados e marque como Perodo de Trabalho no Padro. Altere os horrios de sbado e programe as horas extras at s 12:00 hs.
Figura 7 Item 2
Feito as alteraes de dias e haras de trabalho clicar em Opes e altere os seguintes campos: A Semana inicia no(a): ( domingo) mude para ( segunda-feira ). O ano Fiscal inicia em: ( Janeiro ) manter. Hora de Incio padro: ( 9:00 ) mude para ( 8:00 ) Hora do Trmino Padro: (18:00 ) mude para ( 17:00 ) Horas por dia: ( 8:00 ) manter Horas por semana: ( 40:00 ) mude para (44:00 ). Dias por ms: ( 20 ) mude para ( 22 )
Feito todas as alteraes clicar em Definir como padro, clicar em OK, voltando para a tela anterior clicar em OK novamente . Quando for definido como padro todos os projetos abriro como este calendrio definido.
3. DEFININDO DADOS DO PROJETO
Figura 1 Item 3
Abra na Barra de Menus PROJETO e depois INFORMAES SOBRE O PROJETO.
Figura 2 Item 3
Ao clicar em Informaes sobre o projeto, vamos fazer o seguinte procedimento: . Data de Incio: ( Definir a data que o projeto se iniciar. . Data de Trmino ( Definir a data que o projeto ter seu trmino. . Agendar a Partir de: ( Data de Incio do Projeto ) ou ( Data trmino do projeto ). . Data atual : ( Manter ). . Data de status: ( Manter ). . Calendrio: ( Padro ) alterar para o calendrio criado. . Prioridade: ( De O a 1000 ) Manter o 500 ( define o grau para o clculo do CAMINHO CRTICO .
4. ELABORANDO A E.A.P. ( Estrutura Analtica de Projeto ).
Figura 3 Item 4
Figura 4 Item 4
Logo que for definido a data de incio do projeto ou trmino do mesmo vamos montar na coluna NOME DA TAREFA o modelo de E.A.P. acima descrito.
5. MONTANDO A INTERMITIZAO DO PROJETO ( NVEIS E SUBNVEIS).
Figura 1. Item 5
Figura 2. Item 5
Figura 3. Item 5
Figura 4. Item 5
Logo aps ter montado a E.A.P . na selecione todas as atividades a partir do id 2 at a ultima atividade do projeto. ( Ver Figura 1 Item 5 ). Aps a seleo das atividades ao clicar na seta indicativa para a direita ser dado um avanos nas atividades a partir do Id 2 para a direita. Portanto a atividade de numero 1 passa a ser uma TAREFA SUMRIO . ( Ver figura 2 Item 5 ). Agora faa com as demais atividades conforme exemplos na figura 3 e 4 do item 5. 6. ADICIONANDO ESTRUTURA DE TPICOS
Figura 1. Item 6
Figura 2. Item 6
Figura 3. Item 6
Para adicionar Estrutura de Tpicos ao clicar na Barra de Menus v Ferramentas e Opes ( Ver figura 1 item 6 ) . Selecione a orelha Modo de Exibio e marque Mostrar nmero de Estrutura de Tpicos e de um OK. Assim a EAP aparecer numerada conforme intermetizao das atividades. ( Ver figura 3 item 6 ).
7. PREDECESSORAS E SUCESSORAS.
A nica atividade a no ter predecessora e sucessora atividade que for adotada como incio do projeto que est sendo desenvolvido.
Figura 1. Item 7
a. TI Trmino Incio Quando eu Termino uma tarefa inicio esta tarefa. A atividade 3 do Projeto est sem predecessora ou sucessora, sendo esta atividade o incio de meu projeto. Portanto a atividade 4 a predecessora dela atividade 3 e ficou com a seguinte forma de vnculo 3TI-2d. Ou seja quando eu terminar a minha atividade 3 com menos 2 dias eu incio a minha atividade 2. Poderia ter feito o seguinte vnculo no incio da atividade 3 inicio com mais 3 dias a minha atividade 4 ( 3ii+3).
b. II Incio Incio No Incio de uma atividade eu incio esta atividade. No Id 6 temos o seguinte vnculo 4ii+2d ou seja quando eu iniciar a minha atividade 4 com mais 2 dias eu
inicio a minha atividade 6. Poderia colocar de outra forma 4 TT + 6 ( faa o teste que a data de incio da atividade se manter a mesma . c. IT Incio Trmino No Incio de uma atividade eu termino esta atividade. No Id 7 temos o seguinte vnculo na coluna predecessoras 6IT+7d ou seja, no incio da atividade 6 eu Termino a minha atividade 7 com mais 7 dias. Poderamos colocar assim como exemplo 6IT. d. TT Trmino Trmino. Termino quando esta Terminar. No ID 5 temos o seguinte vnculo na coluna predecessoras 6TT ou seja, quando se Terminar a atividade 6 tambm Termino a atividade 5. Coloque como exemplo o seguinte campo 6TT+1d. Vamos exercitar monte todas as predecessoras e sucessoras de seu projeto. Considerando os seguintes pontos: Prazo de Execuo do Projeto de 210 dias corridos. Data Incio do Projeto ser de 06/02/2006 Data mxima para Trmino de meu Projeto 25/08/2006
OBS: Voc pode colocar vrias Predecessoras e Sucessoras na mesma atividade: Exemplo: 2ii+5d;3ti-3;6tt+2 ( digamos que seja no ID 8 de meu projeto estas Predecessoras e Sucessoras ). Porm ela vai considerar a Data de Incio da minha atividade a DATA MAIS TARDE. Use como separador das Predecessoras e Sucessoras a tecla Ponto Vrgula ( ) .
8. ADICIONANDO RECURSOS
Atribuir nomes ou Funes de Recursos
Calendrio em que os Recursos esto trabalhando
Unidades de Recursos
Custo Unitrio Hora
Tabela Planilha de Recursos
Figura 1. Item 8
Figura 2. Item 8
Definir o Calendrio do Recurso
Definir custo unitrio do Recurso
Selecionar Tipo de Recurso se Trabalho ou Material
9. ALOCANDO RECURSOS
Figura 1. Item 9
Tabela Planilha de Recursos
Figura 2. Item 9
Neste exerccio v em Janela e Selecione Diviso conforme Figura 1 do Item 9 e surgir uma nova Janela onde iremos alocar os recursos do projeto desenvolvido.
Figura 3. Item 9
Selecione os recursos Humanos e logo aps os recursos Materiais,conforme Figura 3 do Item 9. Feito a seleo dos coloque a quantidade de recursos na coluna unidade e confirme na tecla OK.
Figura 4. Item 9
Figura 5. Item 9
Logo que alocar o Recurso em uma ativade clic em prxima. OBS: Quanto a alocao de Mo-de-Obra Indireta, recomendo alocar nas ATIVIDADES SUMRIOS
10. ALOCANDO CUSTOS.
Figura 1. Item 10
Figura 2. Item 10
Para mudar de tabela selecione na barra de Menus em Exibir > Tabela > Custo, conforme Figura 1 do Item 10. Na coluna Custo Fixo digite todos os valores em todas as Atividades com menos as atividade sumrios. Figura 2 Item 10. Concluda a alocao de todos os custos do Cronograma volte para a Tabela Entrada.
11. CRIANDO FRMULAS NO MS-PROJECT
Figura 1. Item 11
Figura 2. Item 11.
Figura 3. Item 11.
Para Personalizar frmulas no MSP, temos que inserir algumas colunas . selecione na coluna Predecessoras e com o boto direito do mouse clic 1 vez e selecione inserir
coluna ou tambm selecione pela barra de menus INSERIR > Coluna ( Figura 1 item 11 ). Primeiro seleciona a coluna Texto 30 ( Figura 2 Item 11 ), a seguir o ttulo ser Unid. ( Unidade de Medida ). Segundo Inserir as colunas Numero 20 ( Qtd ), Numero 19 ( Qtd Exc ), Nmero 18 ( Saldo Exc ) e por fim a Nmero 17 ( % Exc.).
Figura 4. Item 11.
Figura 5. Item 11.
Figura 6. Item 11.
Figura 7. Item 11.
Selecione a Coluna Saldo Exc. (Conforme Figura 4 Item 11) e marque na opo Personalizar Campo. Feito est operao se abrir uma tela onde ter a opo Frmula (Conforme Figura 5 Item 11). Aps est operao surgir uma tela onde iremos personalizar a frmula. (Conforme Figura 6 Item 11 ). Selecione o coluna pelo seguinte caminho Nmero > Nmero Personalizado > Nmero 20, na tela selecione tela da frmula selecione a operao Menos (-), e novamente selecione Nmero > Nmero personalizado > Nmero 19, confirme em OK. Concludo a operao confirme em OK, at se fechar a tela e voltar para a tela da figura 5 item 11. Na tela da Figura 5 item 11 selecione Nmero 17 e marque frmula novamente. Mas neste antes de personalizar a Frmula abra um Parntese, onde a frmula com o formato da figura abaixo descrita.
Figura 8. Item 11.
12. TRAVANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO.
Aps ter definido todas as etapas do planejamento (Definio de Calendrio,EAP, Predecessoras e Sucessoras, Recursos, Custos e por fim Campos personalizados ), podemos travar o projeto para controle.
Figura 1. Item 12.
Figura 2. Item 12.
Figura 3. Item 12.
Figura 4. Item 12.
Figura 5. Item 12.
Figura 6. Item 12.
Figura 7. Item 12.
Figura 8. Item 12.
Configurando a Linha de Base: Selecione na Barra de Menus Formatar e Assistente de Grficos de Grantt ( Figura 1 Item 12 ); Selecione Avanar (Figura 2 Item 12 ); Selecione a opo Outra e Linha de Base 3. ( Figura 3 Item 12 ); Na figura 4 Item 12, voc pode selecionar as informaes que iro aparecer no Grfico de Grantt,neste caso marque a opo Datas e avance. Quando aparece a tele com o Boto Formatar (Figura 5 Item 12), selecione o mesmo; Por final ire surgir a tela Sair do Assistente (Figura 6 Item 12 ). Para efetiva a Linha de Base selecione na Barra de Menus os seguintes passos Figura 6 Item12 ): Ferramentas; Controle; Salvar Linha de Base.
Por final ir aparecer no Grfico a Linha de Base, onde a mesma nas tarefas sumrios irar ficar branco. Algumas atividade ficaro em Azul, as que tiverem em vermelho sero as atividades sem folga ou seja as Tarefas Crticas
13. CONTROLANDO O AVANO NO PROJECT.
Figura 1. Item 13.
Figura 2. Item 13.
Figura 3. Item 13.
Figura 4. Item 13.
Figura 5. Item 13.
Figura 6. Item 13.
Figura 7. Item 13.
Figura 8. Item 13.
Para se fazer o avano fsico no MSP temos os seguintes passos: Primeiramente vamos inserir duas colunas na tabela entra que so as colunas % Concluda (Avano em relao ao tempo consumido ) e % Trabalho Concludo ( Avano em relao ao H/H Consumido ). Ver Figuras 1,2,3 e 4 do Item 13; Fazer a alimentao conforme exemplo Figura 5 item 13. Observe que na tarefa sumrio do projeto tem diferenas de avano pois o mesmo tem critrios diferente acima citados. A outra de ver o acompanha resumidamente inserir a Barra de Ferramentas de controle. Conforme figuras 6,7 e 8.
14. PRNCIPAIS RELATRIOS DO MS-PROJECT.
Figura 1. Item 14.
Figura 2. Item 14.
Figura 3. Item 14.
Figura 4. Item 14.
Figura 5. Item 14.
Figura 6. Item 14.
Figura 7. Item 14.
Figura 8. Item 14.
Figura 9. Item 14.
Figura 10. Item 14.
Figura 11. Item 14.
O MSP tem vrios relatrios para controle do Projeto, mas vou exemplificar 3 dos mais importantes: Primeiro v na Barra de Menus>Exibir>Relatrios>Personalizados, conforme Figura 1 e 2 do Item 14. Histograma de Mo-de-Obra Selecione o Relatrio Funes e Prazos e clic no boto editar, Marque coluna 1 e Mensal, e Unidades de Pico e desmarque E atribuies de Tarefas. Conforme figura 3,4,5,6 e 7 do Item 14. Fluxo , de Caixa Selecione o relatrio Fluxo de Caixa e faa o mesmo procedimento acima do Histograma de Mo-de-Obra. Figura 8 e 9 do Item 14. Programao Semanal Selecione o Relatrio Programao Semanal e faa o mesmo procedimento do Histograma de Mo-de-Obra. Conforme figura 10 e 11.
Lembro que o uso do MSP um aprendizado constante, e se no houver a prtica logo todo o uso de uma poderosa ferramenta de controle ficar no esquecimento.
BIBLIOGRAFIA
1. VARGAS, Ricardo Viana.Gerenciamento de Projetos com MS-Project 2000: estratgia, planejamento e controle.Rio de Janeiro: Brasport, 2000 2. CASAROTTO FILHO, Nelson. Gerncia de Projetos/ engenharia simultnea. Nelson Casarotto Filho, Severino Fvero, Joo Ernesto Escosteguy Castro. So Paulo: Atlas. 1999. 3. VALERIANO, Dalton L. Gerncia em Projetos Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia. Dalton l .Valeriano So Paulo: Makron Books, 1998 4. CATAPULT , INC. Microsoft Project 4 for Windows: passo a passo.So Paulo: Makron Books, 1995 5. PYRON, Tim. Special Edition Using Microsoft Project 2000. QUE, 2000 6. VIEIRA, Newton Lemos. PERT-CPM. Rio de Janeiro: Manuais CNI, 1984

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Um projeto requer planejamento!

Definindo os Objetivos do Projeto

Tarefas Marcos Recursos

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Conhecendo o MS- Project

1. INCIO DE UM NOVO PROJETO Iniciando o Ms- Project

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Abrindo o MS-PROJECT pelo Menu INICIAR do WINDOWS

Principais Ferramentas do MS-PROJECT.

2. DEFINIO DE UM NOVO CALENDRIO

3. DEFININDO DADOS DO PROJETO

Abra na Barra de Menus PROJETO e depois INFORMAES SOBRE O PROJETO.

4. ELABORANDO A E.A.P. ( Estrutura Analtica de Projeto ).

5. MONTANDO A INTERMITIZAO DO PROJETO ( NVEIS E SUBNVEIS).

Atribuir nomes ou Funes de Recursos

Calendrio em que os Recursos esto trabalhando

Custo Unitrio Hora

Tabela Planilha de Recursos

Definir o Calendrio do Recurso

Definir custo unitrio do Recurso

Selecionar Tipo de Recurso se Trabalho ou Material

Tabela Planilha de Recursos

10. ALOCANDO CUSTOS.

11. CRIANDO FRMULAS NO MS-PROJECT

Figura 2. Item 11.

Figura 3. Item 11.

Figura 4. Item 11.

Figura 5. Item 11.

Figura 6. Item 11.

Figura 7. Item 11.

Figura 8. Item 11.

12. TRAVANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO.

Figura 1. Item 12.

Figura 2. Item 12.

Figura 3. Item 12.

Figura 4. Item 12.

Figura 5. Item 12.

Figura 6. Item 12.

Figura 7. Item 12.

Figura 8. Item 12.

13. CONTROLANDO O AVANO NO PROJECT.

Figura 1. Item 13.

Figura 2. Item 13.

Figura 3. Item 13.

Figura 4. Item 13.

Figura 5. Item 13.

Figura 6. Item 13.

Figura 7. Item 13.

Figura 8. Item 13.

14. PRNCIPAIS RELATRIOS DO MS-PROJECT.

Figura 1. Item 14.

Figura 2. Item 14.

Figura 3. Item 14.

Figura 4. Item 14.

Figura 5. Item 14.

Figura 6. Item 14.

Figura 7. Item 14.

Figura 8. Item 14.

Figura 9. Item 14.

Figura 10. Item 14.

Figura 11. Item 14.