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PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE LA MATERIA LLER DE INFORMATICA

TA-

EXCEL AVANZADO
Microsoft Office 2007

UNIDAD I

Formato condicional
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a travs de criterios.

2. Colquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botn Formato condicional.

3. Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar.

Resaltar reglas de celdas Establece el criterio basndose en el contenido de las celdas. Reglas superiores e inferiores Establece un criterio para buscar los valores ms altos o ms bajos en un grupo de celdas.
Barras de datos Rellena las celdas con colores degradados mismos que

en base a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda. Escalas de color Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que representa los valores superiores, medios e inferiores. Conjuntos de iconos Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas. Nueva regla Permite establecer una nueva regla (criterio) personalizada. Borrar reglas Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Administrar reglas Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

4. Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condicin y, presione Aceptar.

5. Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condicin, se mostraran con el formato seleccionado.

Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas)


La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el anlisis y la administracin de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla.

3. En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifquelos, si la tabla contiene encabezados de ttulo seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrar la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, as mismo mostrar los indicadores de filtros en

cada encabezado de columna con lo cual podr filtrar u ordenar los datos a su gusto.

5. Especifique en seguida la frmula o funcin para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos.

6. En cada celda donde introdujo la formula o funcin, al posicionarse en alguna de ellas aparecer un indicador de filtro con el cual podr seleccionar de forma individual para cada celda una funcin incorporada.

NOTA Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una funcin incorporada, los resultados automticamente de actualizarn tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

Subtotales
La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos. 2. Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botn Subtotal.

3. En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.

Para cada cambio en Especfica que columna se tomar como referencia para el subtotal. Usar funcin Permite seleccionar una funcin de un grupo de funciones predefinidas. Agregar subtotal a Permite marcar las columnas de datos numricos que se incluirn en el subtotal. Reemplazar subtotales actuales Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo. Salto de pgina entre grupos Inserta saltos de pgina entre grupos de datos. Resumen debajo de los datos Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos.

4. Enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo que podr controlar presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar u ocultar informacin.

Filtros Avanzados
Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la informacin que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas.

2. En seguida necesitar definir dos reas importantes, las cuales son: el rea de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el rea de extraccin (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad de celdas que el rea de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos reas definidas y escriba los criterios en el rea definida para ese fin.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botn Avanzadas.

4. En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen referencia al rea de la lista, de criterios y de extraccin.

NOTA Si los criterios especificados concuerdan con la informacin contenida en la tabla de datos, entonces solo dicha informacin ser mostrada.

Validacin de datos
Est herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas que contengan la validacin, es decir, solo permiten la escritura o seleccin de datos vlidos, por ejemplo no se permitirn nmeros con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a validar.

2. Colquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarn la misma validacin, seleccinelas todas. 3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Validacin de datos.

4. En la ficha Configuracin de la ventana Validacin de datos, especifique el criterio de validacin para la celda o celdas seleccionadas.

Cualquier valor Permite cualquier tipo de dato, opcin predeterminada en todas las celdas. Nmero entero Permite solo datos numricos enteros. Decimal Permite solo datos numricos enteros y decimales. Lista Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable. Fecha Permite la introduccin de datos cronolgicos de fecha. Hora Permite la introduccin de datos cronolgicos de hora. Longitud del texto Permite la introduccin de cualquier carcter a manera de texto. Personalizada Permite la introduccin de una frmula que calcule un valor lgico. 5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un ttulo y un mensaje que ser mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validacin.

6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un ttulo y el mensaje el cual ser mostrado al infringir la regla de validacin, y presione Aceptar.

NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su utilizacin para que el usuario sepa que deber introducir en las celdas validadas, as mismo sucede con el mensaje de error el cual tambin puede ser omitido, aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe la validacin.

7. Se mostrar inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitar introducir los datos solicitados en el mensaje.

8. Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validacin, entonces se mostrar el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones segn el estilo seleccionado.

NOTA Cabe mencionar que el estilo Grave es el ms restrictivo de todos los estilos, ya que por ningn motivo permitir la entrada de los datos que no cumplan con la regla de validacin, mientras que los otros estilos Advertencia e Informacin si lo permitirn.

Consolidar datos
Est herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdas en uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Para consolidar datos, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya que dicha informacin se podra organizar por ejemplo: por da, por semana, por mes, etc., en cada hoja.

2. Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en comn que llevar el consolidado con respecto a las hojas de datos, en este caso de cada mes y, colquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que se consolidar.

3. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Consolidar.

4. En la ventana Consolidar especifique la funcin que desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que intervendrn en el consolidado, as mismo si lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crear vnculos con los datos de origen la cual a manera de auto esquema muestra los datos de origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabtica, por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se utiliz la opcin Crear vnculos con los datos de origen es posible que no se encuentren en el mismo orden. 5. Aparecer el resultado con los datos ya consolidados, segn la funcin utilizada.

NOTA El consolidado podr crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o crendolo en una nueva ubicacin.

Anlisis Y si
Est herramienta para el anlisis de datos contiene otras sub-herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede realizar anlisis completos de la informacin, como proyecciones de datos o clculos a futuro, etc.

Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

2. Colquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se indicar si existen o no escenarios definidos, para crear un escenario presione el botn Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas cambiantes, as mismo s lo desea podr agregar comentarios y algn mtodo de proteccin y, presione Aceptar.

5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y, presione Aceptar.

6. Regresar a la ventana Administrador de escenarios donde aparecer el escenario hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones segn lo que desee realizar.

Agregar Crea nuevos escenarios. Eliminar Elimina los escenarios seleccionados. Modificar Permite modificar algunas caractersticas del escenario. Combinar Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros. Resumen Crea un informe tipo resumen o tipo tabla dinmica de los escenarios creados.

Creacin de un Informe tipo resumen 1. Cree todos los escenarios que necesitar para el informe, repitiendo los pasos anteriores 3, 4 y 5. 2. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botn Resumen.

3. En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y especifique las celdas de resultado.

4. En seguida se mostrar el resumen del escenario a manera de auto esquema.

Buscar Objetivo
Buscar objetivo es una herramienta la cual buscar la entrada de datos adecuados siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser resueltos.

2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Buscar objetivo.

3. En la ventana mostrada especifique la celda que definir con el valor conocido la cual debe forzosamente contener una frmula, defina tambin el valor para di-

cha celda y por ltimo la celda que cambiar respecto a los datos introducidos anteriormente.

4. Despus de presionar el botn Aceptar, si se ha encontrado solucin a los datos introducidos estos sern mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningn cambio entonces presione Cancelar.

Tablas de datos
Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo, basndose en el clculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deber contener una frmula.

2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Tabla de datos.

3. En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado adecuado necesitar ver la distribucin de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada.

4. Tras presionar el botn Aceptar, la tabla de datos se habr creado con los resultados esperados.

Objetos dinmicos
Los objetos dinmicos como las tablas y los grficos dinmicos son herramientas que facilitan la interaccin con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real modificaciones al contenido, de formato y de su estructura.

Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datos complicados, para crear una tabla dinmica, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinmica y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

1. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Tabla dinmica.

2. En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de donde obtendr la tabla dinmica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar la tabla dinmica y presione Aceptar.

2. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

4. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica lucir de la siguiente manera:

NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Grficos dinmicos
Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su anlisis, para crear un grfico dinmico, realice lo siguiente: 2. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el grfico dinmico y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

3. Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Grfico dinmico.

4. En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione la tabla de datos de donde obtendr el grfico dinmico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar el grfico dinmico y presione Aceptar.

5. Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grfico dinmico, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

6. Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica y el grfico dinmico lucirn de la siguiente manera:

NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Macros
Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas, grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada uno de los pasos que realizar al momento de su ejecucin. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto.

Grabar una macro


Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitir tener una macro ms limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente: 1. Vaya a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.

2. En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un mtodo abreviado el cual ejecutar la macro al presionar la combinacin de teclas asignadas, especifique en donde se guardar, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podr escribir una descripcin sobre su funcionamiento o creacin, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.

3. Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado. 4. Cuando termine la grabacin de las acciones, ser necesario detener la grabacin, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin.

NOTA Tambin puede hacer clic en el botn en el lado izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabacin de una nueva macro, o para detenerla presione el botn en el lado izquierdo de la barra de estado.

Ejecutar una macro


Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicen uno a uno de forma rpida y automtica con tan solo presionar un botn, mtodo abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente:

Asignar la macro a un objeto


1. En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, grfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Asignar la macro a un botn


1. Vaya al botn Office y, haga clic en Opciones de Excel.

2. En la ventana mostrada seleccione la opcin Personalizar y en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opcin Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.

NOTA Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botn Modificar.

3. Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botn se mostrar en la barra de herramientas de acceso rpido y solo necesitar presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro


1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. 2. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y, presione el botn Eliminar.

Compartir libro Est herramienta permite que varias personas trabajen al mismo tiempo en un mismo archivo (libro) guardado en una ubicacin de red. Para compartir un libro, realice lo siguiente: 1. Abra el libro que desee compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

3. En la ficha Modificacin de la ventana Compartir libro marque la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez y, presione Aceptar.

4. En seguida guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red donde los dems usuarios puedan acceder al archivo y abrirlo.

5. En la barra de ttulo del programa aparecer la leyenda entre corchetes de que el archivo est [Compartido].

6. De ahora en adelante todos los usuarios que abran el archivo visualizarn la misma leyenda de [Compartido], y podrn realizar modificaciones al mismo, si desea puede ver quienes estn usando el archivo al mismo tiempo que Ud. presionando de nuevo el botn Compartir libro.

7. Si desea aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios, vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios, y enseguida en la opcin Aceptar o rechazar cambios.

8. En la ventana mostrada seleccione que cambios y de quien desea aceptar.

9. En la ventana siguiente presione el botn correspondiente si desea aceptar o rechazar los cambios uno a uno o todos al mismo tiempo.

Formas de proteccin
En Excel la informacin puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite tambin especificar que celdas sern las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creacin u modificacin de hojas, as como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente:

Proteccin de hoja 1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese en una de ellas. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

3. En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la proteccin solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias segn lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin de las no permitidas en la hoja, Excel mandar el mensaje siguiente:

Proteccin de libro
1. Abra el libro que desee proteger. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edicin seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.

3. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccin deseada y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin y est, no est permitida, Excel mostrar el mensaje siguiente:

Proteger y compartir libro


Esta herramienta realiza lo mismo que la herramienta compartir, solo que adems permite proteger con una contrasea el control de cambios impidiendo su desactivacin.

1. Abra el libro que desee proteger y compartir, est puede ser un libro nuevo o uno ya existente que no contenga tablas (Listas de Excel) ni asignaciones XML. 2. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.

3. En la ventana mostrada, marque la casilla Compartir con control de cambios, establezca y confirme una contrasea y, presione Aceptar.

4. Guarde el archivo (libro) en una ubicacin de red tal y como lo hizo en el tema Compartir libro, los pasos siguientes despus de guardar sern los mismos que en dicho tema.

NOTA Cuando alguien intente desproteger el libro compartido este le solicitar la contrasea asignada.

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