Ol! Seja bem-vindo ao treinamento de Administrao do Tempo.

Vamos iniciar o treinamento apresentando o objetivo principal e os objetivos especficos a serem atingidos. Clique no boto Play para avanar no treinamento.

Objetivo principal do treinamento, ou seja, o nosso alvo, fazer com que o participante consiga melhorar sua capacidade de administrar seu tempo, tanto na sua vida pessoal quanto na profissional.

Objetivos Especficos deste Treinamento O primeiro e mais importante objetivo desse curso melhorar sua qualidade de vida. Atravs da administrao, voc ser capaz de realizar atividades que sempre ficam em segundo plano, devido a falta de tempo. Vamos desenvolver a gesto estratgica do tempo de sua vida. Vamos identificar os seus sabotadores de tempo e algumas maneiras de evit-los. E apresentarei, tambm, algumas ferramentas de otimizao de tempo que podem aumentar sua produtividade. Voc conseguir produzir muito mais em menos tempo.

Premissas No foi definida nenhuma premissa para a realizao desse treinamento.

Item I Introduo Nesse item veremos: O que o tempo. Os pilares da administrao do tempo. E veremos se seu tempo seu aliado ou inimigo.

Comearemos o curso falando um pouco sobre: o que o tempo? A concepo comum de tempo indicada por intervalos ou perodos de durao. O tempo foi algo que inventaram para que as coisas no acontecessem todas de uma vez. O tempo um dos poucos recursos no reciclveis que temos. O tempo no volta (irrevogvel), portanto, importantssimo que voc saiba administrar o seu tempo, a ponto que possa us-lo como um aliado e no como inimigo. Afinal, administrar o tempo dinheiro e qualidade de vida. Quem vive repetindo frases como "no d tempo" e "que bom seria se o dia tivesse 30 horas" pode aprender a organizar melhor as tarefas do dia-a-dia e medir os resultados no caixa da empresa ou nas horas de lazer conseguidas com a empreitada.

O intuito de administrar seu tempo se resume basicamente em 5 pilares: Qualidade de vida. Dinheiro. Produtividade. Organizao. Disciplina.

O tempo, na sua vida, ele um aliado ou inimigo? Se for aliado, parabns! Voc uma pessoa que est caminhando para o sucesso, tanto na rea profissional quanto na rea pessoal. Ou seja, isto significa que voc um indivduo: Organizado. Sabe aliar tempo e dinheiro. Consegue obter uma qualidade de vida razovel, de acordo com as condies necessrias. Possui boa produtividade. E uma pessoa disciplinada em relao s suas atividade e tarefas. Se o tempo trocar de lado e virar seu inimigo, logo, voc ver que este fator inimigo diminuir as expectativas em relao aos pilares da administrao do tempo, ou seja, o seu tempo tender a ser zero.

O que fazer nesta hora? OS PROFISSIONAIS TERO QUE APRENDER TAMBM COMO E QUANDO MUDAR O QUE FAZEM. Ento: Reflita sobre o seu tempo. Planeje uma ao corretiva e d foco a ela. E, por fim, MUDE.

Item II Motivos para Administrar o Tempo Nesse item, veremos: O conceito de administrao do tempo. Identificaremos quais so os benefcios? Compreenderemos em que consiste a administrao do tempo? Veremos as categorias de utilizao do tempo. Como mapear o seu Tempo. E como desperdiamos nosso tempo.

Conceito de Administrao do Tempo O fato de comear a administrar o seu tempo no significa que voc ter que virar um escravo do relgio ou passar a adotar sofisticados controles para organizar-se. Significa que voc passar a utilizar melhor o tempo, trabalhando de uma forma mais inteligente, menos rdua e gastando menos energia. trabalhar de maneira eficaz e eficiente. Ou seja, conseguir realizar todas as tarefas e cumprir metas, fazendo com que o custo-benefcio obtido com a realizao seja melhor.

Quais so os Benefcios de se Administrar o Prprio Tempo? A partir do momento que passamos a controlar nosso prprio tempo e deixamos de ser um refm dele, passamos a trabalhar de uma maneira mais inteligente e agradvel. Nosso trabalho fica menos rduo e passamos a nos desgatar bem menos. Ficamos mais calmos e menos tensos. Consequentemente, as pessoas que nos cercam tambm podem ficar mais calmas. Passamos a manter um equilbrio entre nossa vida pessoal e profissional. Um para de influenciar o outro. Aumentamos o nosso tempo produtivo. Passamos a realizar mais, em menos tempo, com menos desgaste. Melhoramos os hbitos. Ficamos mais organizados e disciplinados. Melhoramos nossos processos de priorizao, interao, tomada de deciso e delegao.

A Administrao do Tempo Consiste em: Visualizar a direo a ser tomada no seu trabalho dia-a-dia. saber onde se quer chegar. Avaliar suas atividades dirias e reduzir o tempo gasto naquelas atividades que no esto relacionadas com suas metas. ter mais cautela com as tarefas que no agregam valor a suas metas. E, tambm, em desenvolver tcnicas para minimizar o impacto das atividades que desperdiam seu tempo. Consiste em aproveitar melhor o tempo.

Categorias de Utilizao de Tempo Vivemos em uma poca em que as pessoas esto super-atarefadas. No difcil perceber que essa constatao verdadeira em nosso dia-a-dia. Todo mundo vive reclamando que no tem tempo para nada ou que vive correndo. Mas ser que o problema realmente a falta de tempo ou a qualidade do uso do tempo que temos? Como voc est gastando o seu tempo? Se fracionarmos o seu tempo em 12 categorias, voc consegue dizer quanto tempo gasta com cada uma delas? Vamos olhar cada uma delas. Profissional: Ser que voc est trabalhando demais? Mais de 11 horas por dia? Ultimamente anda levando trabalho para a casa? Profissional Paralelo: Anda fazendo networking? Possui um plano B? Famlia: Voc est dando a ateno necessria a sua famlia? Eles reclamam que voc anda trabalhando demais? Cnjuge: E seu parceiro ou parceira? Anda reclamando tambm? Social: E seus amigos? Quando foi a ltima vez que vocs se encontraram? Educao: Voc est investindo em sua carreira? Faz cursos? Qual foi o ltimo livro que voc leu? Comunitrio: Voc presta servios comunitrios? J prestou algum? Espiritual: Como est sua relao com voc mesmo? Voc est em paz? Sade: Voc se cuida? Quando foi a ltima vez que foi ao mdico? Sono: Voc vive com o sono atrasado? Dorme pouco? Lazer: Quanto tempo voc reserva para o seu hobby? Voc tem algum? Quando foi a ltima viagem? Translado: Voc gasta muito para locomover em sua cidade? Quantas horas? Voc pode criar mais categorias, se necessrio, mas a pergunta : ser que voc no est investindo muito do seu tempo em poucas categorias, deixando as outras de lado? Voc est conseguindo equilibrar sua vida profissional com a particular? A partir do momento que voc deixa de priorizar uma dessas categorias tenha certeza de que impactar uma outra de alguma forma. Se voc estiver trabalhando mais de 11 horas por dia, levando trabalho para casa, um sinal que anda trabalhando demais. Logo, voc vai perceber que sua famlia, seu cnjuge, sono e outras reas sero afetadas. O segredo conseguir o mximo de equilbrio entre essas categorias. Voc precisa administrar o seu tempo de forma que consiga dar a ateno necessria para cada uma delas.

Mapeando seu Tempo Vamos fazer agora um exerccio para identificar o quanto voc se dedica em cada uma das reas essenciais de sua vida e medir o seu grau de satisfao em cada uma dessas reas, com a finalidade de identificar problemas e propor mudanas, elaborar metas e um plano de ao para encontrar solues para os problemas existentes. Faa um grfico em formato de pizza, em uma folha de papel, e nele fracione proporcionalmente o quanto de tempo voc se dedica s categorias Profissional, Profissional Paralelo, Cnjuge, Famlia, Social, Educao, Comunitrio, Espiritual, Sono, Sade, Lazer e Translado.

Contemple quanto tempo voc dedica a sua vida profissional e a sua vida profissional paralela, na qual voc pode considerar o tempo investido em networking e no plano B de sua carreira. Considere, tambm, o tempo que voc se dedica a seu cnjuge, a sua famlia e amigos. A proporo de tempo dedicada a servios comunitrios, em servios prestados a comunidade. No se esquea, tambm, do tempo investido em educao, cursos e leitura. O tempo investido em seu lado espiritual, em meditao. Considere ainda, o tempo dedicado ao sono, a sade, ao lazer e translado.

Aps estruturar o grfico, voc deve colorir cada rea identificada com as cores verde, amarelo e vermelho. Pinte de verde as reas que voc considera que est dedicando o tempo ideal. De amarelo, aquelas em que voc precisa ficar atento, reas em que voc est comeando a se dedicar demais ou est investindo cada vez mais tempo e que podem estar impactando em outras. E, de vermelho, as reas que j esto crticas, reas que voc percebeu que no est investindo o tempo necessrio ou que esto lhe fazendo gastar mais tempo do que deveria e que esto interferindo negativamente em outras reas de sua vida. Vamos analisar esse grfico. Nesse caso podemos notar que o indivduo acredita que est dedicando o tempo necessrio com lazer, com seu cnjuge e sono. Na rea profissional, ele est dedicando 43% de seu tempo, significa que ele est trabalhando demais e isso pode j estar afetando sua relao com a famlia e com a sua sade. Aparetemente, ele est insatisfeito tambm com investimento de tempo que realizado com translado, provavelmente a distncia e o trnsito dirio que ele enfrenta est contribuindo para isso. Sua dedicao a famlia e a rea Profissional Paralelo no so suficientes tambm, bem como, o tempo dedicado ao seu lado espiritual, educacional e comunitrio. Voc deve tentar equilibrar essas reas, se dedicar o tempo necessrio em cada uma delas sem impactar em outras. Olhe para o seu grfico e reflita como voc est se dedicando em cada rea. Ser que com um pouco mais de organizao e disciplina voc no consegue eliminar as reas vermelhas e diminuir as amarelas? Nesse treinamento veremos algumas ferramentas que lhe ajudaro a equilibrar todos esses pontos.

Durante nosso dia comum desperdiarmos nosso tempo devido a alguns fatores. Entre esses fatores, podemos destacar: Planejamento inadequado. Administrao por crise. Desorganizao. Problemas de comunicao. Dificuldade em tomar decises. Dificuldade de diagnosticar problemas. Falta de delegao.

 Incapacidade de dizer no. Uso indaquedo do telefone. Delegao para cima. Falta de prioridades. Uso inadequado do tempo. Perfeccionismo. Falta de objetivos. A seguir, veremos com mais detalhes alguns desses fatores que tambm so conhecidos como Sabotadores de Tempo.

Item III Sabotadores de Tempo Nesse item, veremos os seguintes sabotadores de tempo: Falta de objetivo. Falta de planejamento. Comunicao ineficaz. Perfeccionismo. Ausncia de delegao. Dificuldade de dizer no. Interrupes. Reunies. Compulso pelo trabalho. Outros sabotadores.

Falta de Objetivo Para obtermos sucesso em nossas vidas e carreiras precisamos saber o que desejamos e o que esperamos do futuro. Sem um objetivo claro ficamos desorientados para realizar as atividades necessrias para alcan-lo. A falta de objetivo um grande sabotador de tempo, pois sem um objetivo claro realizamos atividades que muitas vezes no agregam valor e consumem nosso tempo. Assim, deixamos de realizar atividades que agregam valor ou gastamos tempo com retrabalho para nos aproximarmos novamente de nossos objetivos. Uma tcnica muito interessante para definio de objetivos a S.M.A.R.T. que, em o Portugus, significa Especfica, Mensurvel, Atingvel, Realista e Tangvel. Criar metas S.M.A.R.T. uma forma de se alcanar os resultados esperados de maneira estruturada e lgica. Nessa tcnica cada objetivo que voc estabelecer deve ser: S de Specific. Pois cada objetivo possui detalhes especficos. Detalhe o mximo possvel cada um deles. M de Meansurable. Pois cada objetivo tambm precisa ser mensurvel. Lembre-se que s se pode administrar aquilo que medido. A de Attainable. Pois seus objetivos devem ser alcanveis. No estabelea objetivos que voc no tem a menor possibilidade de ter sucesso. No se comprometa a alcanar um que seja impossvel, defina objetivos compatveis com sua realidade. R de Realistic. Pois ele tambm deve ser relevante. Escolha somente aqueles que o levem mais perto do objetivo que quer alcanar. Trace objetivos que o levem a um sentimento de realizao. T de Time-Bound. Estabelea um perodo do tempo especfico para alcanar seus objetivos. Considere o ano, ms, dia e hora para cada um deles.

Falta de Planejamento Sem dvida um dos nossos principais sabotadores de tempo. Quando no nos planejamos de maneira adequada diminumos nossa possiblidade de sucesso. A falta de planejamento resulta em objetivos no alcanados ou parcialmente alancados, atrasos, custos no previstos, descontentamento e entre outros impactos negativos.

Agora, como podemos planejar melhor o nosso tempo? fundamental estabelecermos os nossos objetivos e metas. Dificilmente chegamos a algum lugar se no sabemos para onde queremos ir. Decida qual caminho voc deve tomar. Lembre-se que nem sempre o caminho mais curto melhor, por isso procure sempre identificar algumas alternativas que podero ser utilizadas caso os meios normais falhem. Sempre estabea prazos. Atividades sem datas definidas frequentemente so deixadas de lado ou so terminadas aps a expectiva do solicitante. Identifique possveis obstculos que podero impactar de alguma forma sua tarefa. Determine opes e altertivas para no ser prejudicado. Sempre que estabelecemos uma meta tambm devemos definir uma estratgia que dever ser seguida. Seja flexvel para possilitar eventuais ajustes e tratar imprevistos.

Comunicao Ineficaz Voc tem a ligeira impresso que os seus colegas de trabalho no entendem o que voc est transmitindo? Pense um pouco. Ser que voc est sendo claro enquanto se comunica? Est usando a linguagem adequada? E o tom de voz? Voc est aguardando o momento correto ou estar em um ambiente adequado antes de se comunicar? Est sendo conciso, preciso e objetivo? Se alguma resposta acima for No, voc pode ter algum problema de comunicao.

Algumas dicas para voc melhorar seu jeito de se comunicar: Seja o mais claro o possvel ao compartilhar suas ideias. Evite ficar dando voltas para chegar ao assunto. Antes de se expor defina o real objetivo do que voc quer passar. Pergunte-se qual o real motivo por trs disso. Cuidado com o ambiente e com as pessoas ao se comunicar. Evito conflitos desnecessrios. Seja coerente com a linguagem verbal e no verbal. Lembre-se que enquanto voc se comunica 55% dela ocorre atravs dos sinais do seu corpo, 38% atravs do tom de voz e apenas 7% so as palavras. Considere os interesses e conhecimentos do interlocutor. Evite cair em assuntos redundantes e jamais menospreze o conhecimento das pessoas. Verifique se a comunio realizada atingiu os objetivos para qual ela foi determinada. Seja claro, conciso e emptico, coloque-se no lugar do outro. Mantenha o contato visual com o interlocutor. Passe confiana e maturidade.

 Revise os processos de comunicao da empresa. Simplifique, elimine ou crie formulrios para reduzir tempo e custo. Utilize outras maneiras de se comunicar, alm dos encontros pessoais. Utilize o telefone, e-mail, SMS e outros. Responda as solicitaes e mensagens o quanto antes. Evite ter que reler ou adiar a resposta. Envolva sua equipe, se necessrio. Delegue algumas atividades.

Perfeccionismo Outro sabotador de tempo muito conhecido o Perfeccionismo. As pessoas perfeccionistas so aquelas que no se contentam em realizar um bom trabalho, pois sempre buscam a perfeio. O perfeccionista geralmente possui alta expectativa e elevados padres com relao aos seus trabalhos, sendo assim, muitas vezes so prejudicados. So extremamente detalhistas e no suportam o fato de que podem errar as vezes.

Essa caracterstica tambm est relacionada a Procrastinao, que o adiamento de suas aes. normal que pessoas procrastinem at um certo ponto, porm, isso se torna um problema quando impede o funcionamento normal das aes.

O indivduo perfeccionista apresenta as seguintes caractersticas: Stress. Sensao de culpa, por errar algumas vezes. Perda de produtividade. E vergonha por acabar no cumprindo com suas responsabilidades dentro do prazo estimado. O perfeccionista deve se perguntar se o nvel de detalhe que gostaria de incluir em suas tarefas far a diferena no resultado final.

Algumas dicas para superar o perfeccionismo: Primeira: Errar humano. Lembre-se que aprendemos muito mais com o fracasso do que com o sucesso. Segunda: Atente-se ao nvel de detalhe. Verifique se o esforo adicional agregar o valor que voc est esperando. Terceira: Determine prazos para revises e reajustes; 50% de alguma coisa melhor do 100% de nada. Quarta e ltima: Aceite que voc no perfeito.

Ausncia de delegao, outro grande sabotador de tempo. A delegao contempla a transferncia de responsabilidade e autoridade de tarefas. Muitas vezes optamos por no delegar uma tarefa por acreditarmos que ela no ser realizada conforme nossas expectativas e por isso acabamos trabalhando muito mais por conta disso. A ausncia de delegao resulta em: Descumprimento de prazos e tarefas inacabadas, j que outras so realizadas em paralelo diminuindo a prioridade e urgncia de algumas tarefas. Tambm acabamos trabalhando alm do nosso limite e, muitas vezes, temos que adiar nossas merecidas frias. A ausncia de delegao tambm inibe o desenvolvimento e desmotiva a equipe, pois o pontecial de cada indivduo no aproveitado. Sendo assim, muitas vezes cargos gerenciais acabam sendo oferecidos a pessoas externas a equipe.

Delegao A delegao uma ferramenta muito importante para nos ajudar a otimizar o nosso tempo, pois passamos a compartilhar nossas tarefas com outras pessoas. Essa ferramenta compreende a transferncia de autoridade e responsabilidade, porm importantssimo lembrar que o fato de termos delegado uma tarefa no significa que no somos mais responsveis por ela. Agora, como devemos delegar uma tarefa? Primeiramente, precisamos definir os objetivos, traar nossas metas. Somente assim compreenderemos o que realmente queremos e teremos condies repassar as informaes necessrias para os recursos que realizaro as atividades. Aps isso necessrio repassar todas as informaes necessrias para os recursos que realizaro as atividades delegadas. Fornea todas as informaes e treinamentos necessrios para que o trabalho seja realizado conforme suas expectativas. Se voc no tiver tempo suficiente para explicar ou acompanhar uma tarefa, no delegue. Disponibilize, crie o ambiente favorvel para realizao do trabalho. Potencialize o sucesso. Acompanhe de perto a execuo. Lembre-se que de uma maneira ou outra voc tambm responsvel pela atividade. E confie em seus recursos. D um voto de confiana. Ajude as pessoas a se desenvolverem profissionalmente fornecendo-lhes novas responsabilidades e atividades desafiadoras. Outro detalhe muito importante no esquecer o feedback, elogie e corrija os recursos se for necessrio.

Outro sabotador de tempo que vale a pena ser lembrado a Dificuldade de se dizer NO para as pessoas. As pessoas acabam recorrendo ao nosso tempo porque elas no tm o tempo necessrio para realizar suas atividades. Agora, por qu as pessoas tm dificuldade de dizer No? Alguns motivos: Vontade de agradar e ajudar ao prximo. Desconhecimento de suas prprias metas e prioridades; isso faz com o que pessoas percam os prazos e sua credibilidade. Se passar por compentente; pessoas assim acreditam que quanto mais responsabilidade elas abraarem, mais valorizadas pela empresa elas sero. Medo de represlia; acham que no futuro sero prejudicadas de alguma maneira por terem falado No a algum. Falta de justificativa; no conseguem explicar o porque no podem aceitar uma tarefa, assim acabam se passando por ociosas e pouco eficientes. Acreditam que podem ser promovidas e reconhecidas profissionalmente por aceitarem qualquer tipo de trabalho.

Agora, alguns fatores que precisam ser considerados antes de se dizer Sim a algum: Diga No sem pronunciar a palavra; seja assertivo, explique os motivos que no o permitem atender uma solicitao. Evite responder uma pergunta com imediatismo; pea um tempo para pensar se estiver com alguma dvida. E avalie o impacto do Sim antes de assumir uma responsabilidade; verifique se suas metas no sero prejudicadas de alguma maneira. Saber dizer No no momento correto, atravs de um tom de voz e linguagem corporal adequados, nos ajudam a economizar tempo e preservar relacionamentos.

Interrupes Quantas vezes no estamos concentrados em uma determinada atividade em um bom ritmo de desenvolvimento e somos interrompidos por alguma coisa? Aps a interrupo, tentamos voltar ao trabalho, porm, todas aquelas idias que ainda no estavam registradas foram esquecidas e desempenho passa a no ser mais o mesmo. Exemplos de Interrupes: Aquele telefone que no para de tocar. Mensagens que param de chegar. Ferramentas de comunicao instantnea como MSN e Skype. Aquele seu colega de trabalho que lhe chama de 15 em 15 minutos para conversar. Rudos em geral com de carros, motocicletas e avies. Ou seja, existem diversos agentes interruptores que nos distraem, mas o interessante ns podemos e devemos prev-los.

Uma maneira interessante de lidar com interrupes primeiramente identificar quem ou o que lhe interrompeu. Ser que no possvel diminuir ou evitar essas interrupes? Existe um padro ou um horrio especfico para essa ocorrncia que lhe atrapalha? Depois de identificar, registre quanto tempo a interrupo lhe tomou. Diminua os impactos na atividade que voc est realizando, voltando a execut-la o quanto antes. No perca mais tempo. E no se interrompa. Quando tiver que discutir um determinado assunto com uma pessoa resolva tudo de uma vez. Evite procur-la diversas vezes, planeje-se antes de interromp-la pela primera vez. Reserve perodos na sua jornada de trabalho para responder e-mails e realizar ligaes telefnicas.

Pessoal, grandes erros que ocorrem frequentemente em uma reunio: Algumas pessoas desconhecem totalmente a pauta que ser abordada em uma reunio mas, mesmo assim, acabam participando dela. Agora, ser que essas pessoas podem agregar a essa reunio o tanto quanto agregariam se soubessem da pauta? Algo que muito desagradvel tambm chegar em reunio em que no se preocuparam com o local. Quantas vezes j no participamos de reunies em locais imprprios porque esqueceram de agendar uma sala com antecedncia? No podemos esquecer tambm daquelas pessoas que sempre chegam atrasadas e nos foram a voltar a abordar assuntos que j foram discutidos. Isso resulta em retrabalho, descontamento das pessoas pontuais e consumo desnecessrio de tempo. Outra tambm fazer com que todos participem do incio at o fim. Conforme os assuntos forem encerrados libere as pessoas que no so mais necessrias para que elas possam retomar suas atividades. Defina e siga as regras da reunio. No deixe-a correr livremente. Frequentemente, tambm esquecemos de nomear um lder para reunio, isso geralmente resulta em perda de foco, descontrole e ineficincia. extramentemente necessrio a liderana de algum influente para retomar o controle da reunio.

 Atender telefone, acessar e-mails e Internet so aes que desrespeitam aqueles que esto falando ou prestando atenco ao assunto abordado. Muitas vezes os mesmos assuntos tem que ser revistos devido a disperso causada pela interrupo. Comer e petiscar durante uma reunio causam perda de foco. E umas das principais, que no fazer a ata. Muitas pessoas confiam na memria e acabam sendo prejudicadas de alguma forma por esquecer pontos fundamentais que foram discutidos. Outra dica importante desenvolver a ata durante a reunio e no final realizar a distribuio.

Algumas regras para ser ter uma reunio eficaz: Uma das mais importantes agend-la com antecedncia. No h nada mais desconfortvel do que ser chamado para uma em cima da hora. Voc deve fornecer o mnimo de tempo necessrio para que as pessoas possam se programar para uma reunio. Convoque somente as pessoas necessrias. Quantas vezes j no fomos chamados para reunies para quais no iramos agregar nada. Defina uma pauta e a comunique a todos aqueles que vo participar. Quem j no participou de uma reunio onde no se sabe ao menos o que ser discutido. Essa ao a torna mais produtiva, j que os participantes sabem o que ser abordado. Determine e respeite os horrios de incio e trmino da reunio. Lembre-se que temos atividades paralelas que precisam ser realizadas. Com esses horrios predefinidos, podemos agendar outros compromissos para melhorar nosso desempenho profissional e pessoal. Outro, durante a reunio aborde somente os assuntos da pauta e mantenha a objetividade. Se for necessrio agende outra reunio para abordar esses novos assuntos, pois os participantes podero no estar preparados para abord-los e consequentemente estrapularo os horrios definidos. No permita interrupes externas como ligaes telefnicas, e-mails, utilizao de Internet e pessoas que no esto participando da reunio. E para aquelas reunies mais rpidas, onde poucos assuntos sero abordados, experimente realizar reunies em p. Alm de eficazes demandam menos tempo j que os participantes sero mais objetivos.

Compulso pelo Trabalho Quem no conhece algum que trabalhe demais? Na maioria das empresas conhecemos aquelas pessoas que so viciadas em trabalho. Elas vivem a maior parte da vida em funo de sua carreira e vida profissional, por isso, tambm so conhecidas como Workaholic. Geralmente essas pessoas chegam no trabalho antes do horrio de incio e saem muito aps o trmino do seu turno. Trabalham aos sbados, domingos e feriados. Dificilmente tiram frias. Levam muito trabalho pra casa. O problema que essa conduta bem vista pelo mundo coorporativo que, por sua vez, acaba recompensando o profissional pelo esforo extra. Os Viciados em Trabalho esquecem que tm uma vida pessoal, porm, quando notam que perderam parte da sua vida pessoal em funo do trabalho, no podem fazer mais nada, pois esse tempo que passou no pode mais ser recuperado.

Se voc se prefere trabalhar a ficar com sua famlia, trabalhar durante as frias, trabalha mais de 11 horas por dia, frequentemente atrasa-se em encontros pessoais devido ao trabalho, no se importa em trabalhar demais por gostar do que faz, trabalha demais por medo de perder o emprego ou fracassar, pensa demais em suas atividades profissionais durante sua vida pessoal e se sua famlia reclama de sua ausncia, tome cuidado, voc pode ser um workaholic em potencial.

Bom, sou um Workaholic. O que fao agora? O primeiro passo para uma eventual mudana reconhecer que isso um problema e que pode ser tratado. Consulte um especialista como Psiclogo, Psiquiatra ou Coach para lhe ajudar a enfrentar esse problema.

Outros Sabotadores Falta de plano dirio: quando no temos um planejamento para nossas atividades do dia, assim acabamos trabalhando conforme a demanda. Prioridades no claras: quando executamos as atividades aleatoriamente, sem nenhum critrio. Alterao constante de ordens: quando a ordem que recebemos alterada constantemente. Isso resulta em muito retrabalho, pois muitas vezes as atividades haviam sido iniciadas. No prever problemas e desdobramentos: a no antecipao de determinadas situaes nos tomam muito tempo quando algo d errado. Inexistncia de prazos: as vezes no temos o prazo definido, assim, ficamos sempre adiando a tarefa. Estimativa de tempo no realista: uma estimativa errada frequentemente resulta em trabalho adicional. Sobrecarga de trabalho: as vezes temos tantas atividades para realizar que acabamos no realizando nenhuma. Chefes mltiplos: os profissionais que tm mais de um chefe sofrem. Sempre a prioridade de um superior a do outro. A quantidade de retrabalho muito grande tambm.

 Desinteresse e desnimo: as pessoas desinteressadas frequentemente possuem baixa produtividade. Recursos inadequados ou insuficientes: apresentam alto ndice de retrabalho e superalocao. Treinamento ineficaz: treinamentos que tomam o nosso tempo. Aqueles que no tm nada haver com nossa funo ou perfil. Mau uso do telefone e Internet: utilize somente o necessrio. Seja objetivo. Reunies desnecessrias: aquelas reunies que no possuem pauta ou assunto para ser discutido. Excesso de controle: quantas vezes o excesso de controle j no tomou nosso tempo, com preenchimento de formulrios e tempo de espera. Falta de procedimentos: todos realizam a mesma atividade de maneiras distintas em tempos bem diferentes. Excessiva sociabilidade: aquelas pessoas que conversam demais tambm roubam o nosso tempo.

Item IV Ganhando Tempo Nesse item, veremos: Como lidar com documentos e e-mail. Como organizar o seu dia.

Lidando com Documentos e E-mail Quantas vezes no olhamos para nossa mesa e caixa de entrada de e-mail e temos a impresso que no vamos conseguir dar conta de ler e tratar tanta informao? Uma maneira muito interessente de tratar com esse problema classificar e lidar com a mensagem somente uma vez. Elimine todas as mensagens que no so destinadas a voc. Delete propagandas, piadas, ou seja, qualquer informao que no lhe agregue valor. Consulte as mensagens e direcione-as para as pessoas corretas. Evite gastar tempo com informaes que no foram direcionadas para voc. Se a mensagem for pra voc tome uma ao. Responda de forma mais objetiva possvel. E arquive todas as informaes importantes que podero ser consultadas no futuro.

Organizando o Seu Dia No perodo da manh faa uma programao do seu dia. Pense em tudo o que voc precisa realizar. Considere as atividade profissionais e particulares. Comee o dia com aquelas atividades que lhe do mais satisfao e prazer. Foque seus esforos em uma tarefa de cada vez. Dedique-se o mximo possvel e evite se distrair com outras at conclu-la. Tome cuidado com a procrastinao. Verifique sua lista de prioridades e cuidado com os prazos. Utilize sua agenda para organizar-se.

Quinto e ltimo item, Ferramentas. Nesse item, veremos: Matriz GUT. 5W2H. Praticando a Hora Tranquila. Organizando a Agenda. Dicas de Organizao.

Uma ferramenta muito utilizada a Matriz GUT. Essa matriz utilizada para analisar a gravidade, urgncia e tendncia dos problemas que esto sendo verificados. Seu objetivo priorizar a soluo de problemas e realizar anlise de riscos.

Para utilizar essa tcnica, primeiramente crie uma matriz considerando 6 colunas. Identifique-as como: Item, Problema, Gravidade, Urgncia, Tendncia e Total. Na coluna Item informe um nmero sequencial para facilitar a identificao do problema. No Problema, descreva o assunto que ser analisado. Para padronizar o preenchimento das colunas Gravidade, Urgncia e Tendncia, utilize o intervalo de 1 a 5. Na coluna Gravidade, determine o impacto do problema sobre as operaes e pessoas da empresa considerando o intervalo de 1 a 5, na Urgncia, determine o tempo disponvel e necessrio para resolver o problema e, em Tendncia, o potencial de crescimento do problema que pode ocorrer. No final, some a linha considerando a GUT e informe o valor calculado na coluna TOTAL. Nesse exemplo temos dois problemas: Gerar relatrio gerencial e Realizar fechamento. O Gerar relatrio gerencial classificamos a Gravidade igual a 5, Urgncia como 3 e Tendncia como 3. O Realizar fechamento quantificamos a Gravidade igual a 5, Urgncia como 5 e Tendncia como 4. Somando as linhas concluimos que o problema Realizar fechamento possui um valor maior que o Gera relatrio, logo, ele dever ser priorizado.

5W2H uma ferramenta muito til para facilitar a organizao das nossas atividades. Mas afinal, o significa 5W2H? Essa combinao vm do ingls, onde os 5W significam What, Who, Where, When e Why, e os 2H do How e How Much. Traduzindo, What significa O qu, Who Quem, Where Quando, Why Por qu, How Como e How Much Quanto. Crie uma tabela com 7 linhas e duas colunas. Na linha What especifique com detalhes o que ser feito. Na linha Quem identifique todas as pessoas que sero responsveis pela atividade. Na Where especifique o local onde atividade ser realizada. Em When determine uma data de incio ou trmino para a atividade, se for necessrio identifique as duas datas. Na Why explique a razo pela qual a atividade deve ser realizada. Na How, especifique com detalhe como a atividade ser realizada. E na How Much, determine o custo, ou seja, o valor para realizao da atividade.

Praticando a Hora Tranquila A hora tranquila deve ser utilizada para praticar momentos de calma e reflexo durante sua jornada de trabalho. Reserve um pequeno intervalo de 3 a 5 minutos durante o trabalho para mentalizar todas aquelas atividades que voc precisa realizar. Inicialmente, defina um horrio no qual voc perceba que tem maior facilidade de se concentrar para pensar e planejar. Um bom horrio para se praticar a hora tranquila aquele perodo que voc tm aps chegar na empresa de manh. Depois, procure um lugar tranquilo onde voc consiga relaxar e se concentrar. Esse lugar pode ser sua prpria sala, sua mesa, espao para lazer, jardim, quiosque, enfim, identifique o lugar de sua preferncia. Aps encontrar o lugar, evite os sabotadores de tempo. Procure ficar sozinho, desligue o celular, evite reas barulhentas, resumindo, evite qualquer situao que possa lhe distrair. Agora sim, voc pode relaxar. Pense com calma nas atividades que voc precisa realizar e nos problemas que voc precisa lidar. Procure planejar passo a passo como vai realizar cada uma delas, procure buscar alternativas e antecipar situaes para evitar surpresas. Aps o trmino desse momento de concentrao e relaxamento, retorne ao trabalho e realize suas atividades de maneira mais organizada.

Construindo a Agenda A Agenda uma ferramenta que deve ser utilizada para organizar nossa vida. Voc pode utilizar o computador ou uma agenda em papel, mas o importante ter uma. A Agenda nos ajuda a priorizar, organizar e controlar nossas atividades, alm de facilitar o acompanhamento dos trabalhos delegados, apoiar reunies, nos permite anotar informaes e lembretes, registrar pagamentos e despesas, guardar nomes, datas, telefones, entre outras.

Bom, algumas dicas para voc organizar a sua Agenda: Tenha somente uma Agenda. Mais uma pode gerar confuso e conflitos. Anote as tarefas em suas respectivas datas de execuo, considerando tambm o prazo e prioridade. Marque como concludas as tarefas que j foram executadas. Registre os nmero de telefones, aniversrios e endereos mais importantes. Utilize-a com frequncia.

Dicas de Organizao Voc pode economizar muito tempo se manter sua vida organizada e reduzir o stress atravs da administrao eficaz do tempo. Dependendo do tipo de trabalho que voc est desenvolvendo pode ser interessante desligar o telefone e trancar a porta. Anote todas suas atividades na Agenda. Evite se distrair ou ser interrompido durante uma tarefa. Tome cuidado com os sabotadores de tempo. Mantenha suas gavetas limpas. Arquive os documentos importantes, repasse os documentos de terceiros e descarte os que no tem mais utilidade. Procure manter suas coisas organizadas. Considere sua mesa, bolsa, arquivos, pastas, casa, enfim, tudo que possa lhe consumir algum tempo se voc precisar procurar algo.

Agora voc est apto a: Desenvolver a gesto estratgica do tempo de sua vida. Identificar os seus sabotadores de tempo e algumas maneiras de evit-los. E aplicar algumas ferramentas de otimizao de tempo que podem aumentar sua produtividade.

A TOTVS agradece a sua participao. Acesse o portal da Universidade ou Academia Virtual e conhea os demais treinamentos e as certificaes disponveis. Obrigado e at um prximo treinamento.