Presupuestos

Lic. En Contadura

C.P. Miguel ngel Montejo Gonzlez

Equipo #6 Quijano Crespo Carlos David Adda Nery Abilene Uicab Jos Dolores Uc Sulub

PRESUPUESTO BASE CERO .................................................................................................................. 3 I. II. III. IV. V. INTRODUCCION ....................................................................................................................... 3 ANTECEDENTES ....................................................................................................................... 3 QUE ES EL PRESUPUESTO BASE CERO? ............................................................................. 4 COMO ES EL PRESUPUESTO BASE CERO? .......................................................................... 4 QUE ES EL PAQUETE DE DECISION?....................................................................................... 4 I. Integracin de los paquetes de decisin .................................................................................. 5 VI. VII. CAMPO DE ACCION DEL SISTEMA BASE CERO .................................................................... 7 VENTAJAS E INCONVENIENTES............................................................................................ 8

1. VENTAJAS ................................................................................................................................ 8 2. INCONVENIENTES .................................................................................................................... 8 VIII. I. II. III. IV. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 9 GENERALIDADES.................................................................................................................... 11 CONCEPTO ............................................................................................................................. 12 OBJETIVOS ......................................................................................................................... 12 ESTRUCTURA ..................................................................................................................... 13

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS ..................................................................................................... 11

1. FUNCION................................................................................................................................ 13 2. PROGRAMA DE OPERACION.................................................................................................. 13 3. PROGRAMA DE INVERSION ................................................................................................... 13 4. CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS.................................................................................... 13 5. CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS ...................................................................................... 14 6. DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDAD Y PROYECTO ........................................................................ 14 7. UNIFICACION DE LA CLASIFICACION PRESUPUESTARIA ........................................................ 15 V. VI. VII. ETAPAS EN LA IMPLANTACION.............................................................................................. 17 CODIFICACION PROGRAMTICA PRESUPUESTARIA ......................................................... 17 MEDICIN DE RESULTADOS Y COSTOS ............................................................................. 20

1. MEDICION DE RESULTADOS Y DE COSTOS ............................................................................ 20 2. EVALUACION DE RESULTADOS Y DE COSTOS ........................................................................ 21 3. VALUACION DE RESULTADOS Y DETERMINACION DE COSTOS ............................................. 21 VIII. IX. DIFERENCIAS CON EL PRESUPUESTO TRADICIONAL ......................................................... 23 VENTAJAS Y LIMITACIONES ............................................................................................... 23

1. VENTAJAS .............................................................................................................................. 23 2. LIMITACIONES ....................................................................................................................... 23

PRESUPUESTO BASE CERO

I. INTRODUCCION

En la bsqueda constante de nuevas tcnicas que ayuden a resolver la problemtica econmicofinanciera, que hoy en da se presenta en las empresas como consecuencia no slo de la elevacin desmedida de sus costos de operacin, sino tambin de exigencias de cambio, propias de su natural desarrollo, apareci un mtodo presupuesta, dado a conocer por Peter A. Pyhrr, basado en el Presupuesto Base Cero que indudablemente aporta nuevos aspectos en este campo y que tambin por cierto, en nuestro medio, es aconsejable en algunas entidades adaptar en lo posible; tomando en consideracin las leyes y costumbres que nos rigen en materia de trabajo y seguridad social, y en las partes en que accionara, etc., adems de la serie de obstculos que presentar, dada nuestra experiencia administrativa.

II.

ANTECEDENTES

Si se toma literalmente la exposicin Presupuesto Base Cero, como la elaboracin del presupuesto sin haber considerado los presupuestos anteriores a lo hecho, entonces este tipo de presupuestos nada tienen de novedad, puesto que se han utilizado, pero no siempre han tenido xito como presupuesto absoluto o integral, debido bsicamente a ser imprcticos y costosos. Existe un antecedente sobresaliente, de intento de este presupuesto, por parte de Departamento de Agricultura de los E.E.U.U., para el ao de 1964, que fue un verdadero fracaso, puesto que result extremadamente laborioso, con obtencin de cifras extemporneas, que lejos de ayudar perjudicaron, por haber retardado todo, y cuando fueron obtenidas, para nada sirvieron. A pesar de lo expuesto, el Presupuesto Base Cero se ha utilizado con xito para casos parciales en las entidades, sobre todo cuando se ha viciado la determinacin del presupuesto con partidas que por "inercia", o por costumbre se haban presupuestado, y que al aplicar el Base Cero, se observ que no eran necesarias, por lo que se erradicaron. Esta forma de presupuestar es muy aplicable al sector pblico donde es comn que existan partidas de este tipo, improductivas, etc. Lo que ha puesto como novedad la expresin de Presupuesto Base Cero, ha sido la modalidad que le ha dado el norteamericano Peter A. Pyhrr, supuestamente a ese tipo de presupuestos. La obra de Pyhrr fue el resultado de arduos estudios y grandes experiencias en la Divisin de Asesora e Investigacin de Texas Instrumentos (1970) y posteriormente en el presupuesto del Ejecutivo de Estado de Georgia, con lo que demostr que para que un mtodo de presupuesto pueda asignar eficazmente los escasos recursos disponibles, deber basarse en los mismos principios y procedimientos generales, aunque las tcnicas especficas de implantacin difieran ligeramente, ya que habr que ajustarlas y adaptarlas a las necesidades propias de cada organizacin para convertirlas en una herramienta til tanto para la iniciativa privada como para el gobierno, la cual deber dar solucin simultnea a dos interrogantes: 1. Dnde y cmo se pueden emplear ms eficazmente los recursos econmicos de la entidad? 2. Qu cantidad de recursos debern emplearse?

Esto naturalmente requiere un proceso de elaboracin de presupuestos que obligue a identificar y analizar lo que se quiere, en conjunto, a fijar metas y objetivos, a tomar decisiones de operaciones necesarias, evaluar los cambios de responsabilidad y cargas de trabajo durante la elaboracin como parte integral del proceso.

III.

QUE ES EL PRESUPUESTO BASE CERO?

El Presupuesto Base Cero es una metodologa de planeacin y presupuesto que trata de revaluar cada ao todos los programas y gastos de una entidad organizacional, de ah su denominacin. Se emplea el trmino planeacin porque en su elaboracin se establecen programas, se fijan metas y objetivos, y se toman decisiones relativas a la poltica bsica de la organizacin, se analizan en detalle las distintas actividades que se deben llevar a cabo para implantar un programa, se seleccionan las alternativas que permitan obtener los resultados deseados, y se hace un estudio comparativo de sus beneficios y costos correspondientes. La acepcin, simple y llana que utiliza Pyhrr, es en trminos generales, sobre este tipo de presupuesto: El Presupuesto Base Cero por medio de "Paquetes de Decisin", es decir, los paquetes de decisin se elaboran bajo Presupuesto Base Cero. Con esa concepcin se desarrolla todo lo referente al tema.

IV.

COMO ES EL PRESUPUESTO BASE CERO?

La secuela lgica para una presupuestacin con base cero es: 1. Identificar y analizar cada una de las diferentes actividades existentes y nuevas de la empresa, en "Paquetes de Decisin". 2. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisin por medio de un estudio de costosbeneficio o en forma subjetiva.

3. Asignar los recursos conforme a los dos puntos anteriores.

V.

QUE ES EL PAQUETE DE DECISION?

Dada la caracterstica de que en el Presupuesto Base Cero de Pyhrr es indispensable la utilizacin de Paquetes de Decisin, en forma jerrquica y de consolidacin, mediante la cual los paquetes se van clasificando por su importancia en forma descendente, para tomar decisiones, es necesario conceptuar qu se entiende por ello: Paquete de Decisin es el documento que identifica y describe una actividad especfica de tal manera que la administracin pueda: Evaluarla y jerarquizarla con relacin a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados y B) Decidir si la aprobar o desaprobar.

La descripcin completa de cada actividad, funcin u operacin que la Administracin necesita para evaluarla y compararla con otras similares incluye: a) Metas y objetivos b) Consecuencias de no aprobar la actividad c) Medida de rendimiento d) Otros posibles recursos de accin e) Costos y beneficios Los paquetes de decisin se pueden clasificar en dos grupos: 1. De eliminacin mutua; o sean aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligindose la mejor, excluyendo los paquetes restantes y 2. De incremento, son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo. I. Integracin de los paquetes de decisin Los Paquetes de Decisin son formados a nivel bsico por los gerentes departamentales, puesto que ellos son los que estn en contacto directo con las actividades, lo cual estimula su inters y participacin en el estudio y seleccin de alternativas, siendo ellos los responsables del presupuesto aprobado. El proceso de formulacin de los paquetes, se inicia con la identificacin que realiza cada gerente departamental de las actividades vigentes de su rea, calculando su costo, abstenindose de involucrar alternativas o incrementos. Tomando como base las operaciones de este paquete de decisin, preliminares, el gerente departamental analiza sus planes para el ao siguiente, ayudado de las suposiciones formales que ha emitido su alta gerencia (Administrador en Jefe) relativas a niveles de actividad, aumentos de sueldos y salarios, prestaciones al personal, polticas de desarrollo y otros aspectos semejantes. Estas suposiciones formales son necesarias para los gerentes departamentales en virtud de que les permite: a. b. c. d. e. Determinar de manera uniforme los recursos indispensables para el presupuesto siguiente. Planear y establecer las actividades para el siguiente perodo. Detectar y analizar las variaciones de costos obtenidos durante el presupuesto del ao vigente. Revisar las suposiciones, controlar la frecuencia de esas revisiones, y Mantener detalle de la revisin de suposiciones, as como de los cambios de niveles de actividad y costos que las revisiones ocasionan.

Para determinar los costos del ao siguiente, los gerentes de departamento formulan su lista preliminar de paquetes de decisin, incluyendo la serie formal de suposiciones relativas a las operaciones del ao prximo, ajustan los costos segn los cambios de niveles de actividad, aumento de sueldos y salarios con base anual, los gastos de personal y operaciones no ocurridos en el ao presupuesta vigente o que no se incurrirn en el ao presupuestal prximo.

Es en este momento en que el gerente departamental est en condiciones de desarrollar su conjunto final de paquetes es de decisin, basndose en sus paquetes de negocios rutinarios, mediante la separacin de cada uno de ellos para integrar paquetes de exclusin mutua y de incremento en su caso, anotando las alternativas desechadas como conceptos finales de] documento relativo a paquetes de decisin. Si decidiera que alguna de estas alternativas constituye paquete base ms razonable o realista para determinada actividad, que aqul que se ha colocado en su lista, slo tiene que intercambiar los dos y desarrollar un grupo de paquetes de incremento en derredor del nuevo paquete base. Al ser analizadas las actividades vigentes, se deben identificar aquellas que pueden ser nuevas en el rea para el ao siguiente, e integrar paquetes de decisin que las controlen agrupndolas al conjunto final. Como se observa, los "Paquetes de Decisin" requieren de un estudio tal, que se identifica perfectamente con el nombre base cero, pero no todo el presupuesto se puede elaborar por medio de ese tipo de paquetes, porque adems de costoso, en muchos casos no es aplicable. A continuacin se procede a la jerarquizacin de los paquetes de decisin que es la tcnica mediante la cual se pueden asignar los recursos limitados de la Entidad, permitiendo al Gerente Departamental pensar en cunto y dnde se debe gastar. Esto se logra mediante un listado de todos los paquetes analizados por orden de mayor o menor beneficio, identificados y evaluados en cada nivel de gastos, estudiando simultneamente las consecuencias de la no aprobacin de paquetes de decisin que se encuentren por debajo de ese nivel de gastos. La jerarquizacin inicial debe hacerse a nivel bsico o de centro de costos, donde se integran los paquetes con objeto de que cada gerente departamental pueda evaluar la importancia relativa de sus propias actividades y categorizar sus paquetes conforme a ella. Posteriormente, el administrador del siguiente nivel junto con los gerentes departamentales, revisan y estudian esas jerarquizaciones y las utilizan como gua para elaborar una sola consolidada de todos los Paquetes que presentan los niveles inferiores. Naturalmente que la mejor manera de lograr esta categorizacin de paquetes sera constituyendo un comit formado por los gerentes departamentales y un administrador del nivel inmediato superior que hiciera las veces de presidente. Tericamente podra integrarse una jerarquizacin de paquete de toda la Entidad, para ser juzgada por la alta gerencia, a quien le representara una gran cantidad de trabajo, resultndose casi imposible hacerlo. Por otra parte no es conveniente que los paquetes de decisin slo sean juzgados a nivel de los Centros de Costos, ya que la Gerencia Departamental no podra realizar cambios compensatorios entre diferentes centros de costos o entre departamentos mayores de la entidad. Para solucionar el problema se principia por agrupar los centros de costos de manera natural, de acuerdo a sus tipos de actividad, formando jerarquizaciones consolidadas para cada grupo. La amplitud y profundidad organizacional de tales grupos se determina conforme a tres factores: 1. Nmero de paquetes involucrados, tiempo y esfuerzo requeridos para revisarlos y jerarquizarlos.

2. Capacidad y disposicin de los gerentes departamentales para categorizar actividades con los que no estn familiarizados. 3. Necesidad de revisar ampliamente, atravesando lmites organizativos, para determinar cambios compensatorios de o niveles de gastos. Esto es fundamentalmente importante cuando es necesario recordar los niveles de gastos para combatir deficiencias en las utilidades. El proceso de jerarquizacin generalmente implica tres problemas: 1o. Nmero excesivo de paquetes de decisin a evaluar y categorizar. 2o. Dificultades conceptuales para jerarquizar los paquetes considerados obligatorios desde el punto de vista ortodoxo u operativo. 3o. Insuficiencia de capacidad para juzgar la relativa importancia de actividades diferentes en renglones que requieren evaluacin cualitativa. De estos tres problemas el primero requiere de mayor atencin y los restantes se resuelven con la prctica. Para reducir el nmero de paquetes a revisar detalladamente por niveles administrativos, sucesivamente superiores, que permita enfocar la atencin de la Alta Gerencia en las actividades jerarquizadas en los niveles inferiores, se recomienda trazar una lnea divisoria de gastos en cada nivel organizativo. El comit de cada nivel nicamente revisar en detalle y categorizar en forma consolidada los paquetes de decisin que impliquen gastos inferiores a la lnea divisoria, en tanto los paquetes con gastos por encima de esa lnea, slo se revisarn brevemente y de hecho deben serlo en cada nivel sucesivo, permitiendo de esta manera que la Alta Gerencia verifique a satisfaccin la importancia relativa de los paquetes que resulten arriba de la lnea divisoria y la de los que queden abajo de sta; es decir los paquetes se deben estudiar y categorizar detalladamente. En virtud de que el nmero total de paquetes a revisar tiende a aumentar a cada nivel sucesivamente superior, la lnea divisoria tendr que trazarse ms estrictamente cuanto ms alto sea el nivel organizacional. Es aconsejable fijar primero la lnea divisoria del nivel de consolidacin ms alto y partir de ah para establecer las lneas divisorias para los niveles inferiores. Esto se logra en forma ms efectiva cuando la Alta Gerencia estime el gasto que ser aprobado a su nivel mximo y fije la lnea divisoria lo suficientemente abajo de esta cifra probable de gastos, que permita los cambios compensatorios entre las divisiones cuyos paquetes se estarn jerarquizando. Los niveles de consolidacin inferiores precisarn lneas divisorias menos estrictas para su propio uso. Estas lneas debern fijarse antes de iniciar la consolidacin a cualquier nivel.

VI.

CAMPO DE ACCION DEL SISTEMA BASE CERO

El Sistema de Presupuestos Base Cero, como ha quedado expresado, consiste en identificar actividades y en clasificarlas mediante anlisis y evaluacin de costo beneficio. En consecuencia este proceso de elaboracin de presupuestos puede aplicarle a toda actividad, funcin u operacin donde sea posible determinar esa relacin, de costo-beneficio.

Este tipo de presupuestacin en la industria no es aplicable a las operaciones directas de produccin ni en los gastos indirectos de fabricacin, puesto que del aumento de estos no puede derivarse algn beneficio, es decir no existe relacin costo-beneficio. Sin embargo, s puede adaptarse a todos los dems gastos en que se incurre por los servicios que se proporcionan para ayudar a la produccin tales como: mantenimiento, supervisin, planeacin de la produccin, ingeniera industrial, control de calidad, etc., y adems de otras actividades de servicio que representan gastos generales a niveles departamental, de divisin, o corporativo y que justifican relacin de costo-beneficio, como por ejemplo, mercadotecnia, publicidad, personal, proteccin y seguridad, contabilidad y control, investigacin y desarrollo, etc. En el Gobierno, por ser una organizacin de carcter eminentemente de servicio que genera beneficios como consecuencia del empleo de los cargos impositivos, buen puede determinarse la relacin costo-beneficio. Por lo expuesto, el Presupuesto Base Cero, es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales, o de servicios de cualquier ndole siempre y cuando se pueda detectar la apreciacin costo-beneficio, aun cuando resulta mejor su aplicacin en los renglones de servicio y mantenimiento de las actividades empresariales que en las de tipo fabril.

VII.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

1. VENTAJAS A) PERFECCIONAMIENTO DE PLANES Y OBJETIVOS. a) Identificacin, evaluacin, y justificacin de las actividades propuestas, considerando los diferentes niveles de esfuerzo y medios para desempear cada actividad. b) Debido a la jerarquizacin consolidada de actividades, se obtiene una aplicacin ms justa de los recursos. c) Se evita la duplicacin de esfuerzos al identificar plenamente las actividades. d) La identificacin y categorizacin de los paquetes de decisin ayuda a lograr el nivel de gastos deseado. e) Esta tcnica presupuesta no provoca cambio especial en la contabilidad normal, nicamente consolida las bases de informacin y control. B) OPTIMIZACION DE BENEFICIOS a) Los gerentes pueden ser valorados por las metas y beneficios que establecen en sus paquetes. b) Fcilmente se identifican las actividades productivas de las que no lo son. C) DESARROLLO DE COMITES GERENCIALES. a) Se a crecenta un ambiente de unidad y coordinacin para el bien de toda la entidad. 2. INCONVENIENTES

A) PROBLEMAS Y RECELOS ADMINISTRATIVOS: a) Con frecuencia los administradores sienten aprensin ante cualquier proceso que los obligue a tomar decisiones y que requiera de una revisin detallada de sus funciones. b) La administracin y la comunicacin de proceso de presupuestacin base cero pueden ser el origen de graves problemas, debido a la participacin de un nmero mayor de gerentes de los que son necesarios en otros procedimientos de planeacin o presupuestacin. c) Generalmente durante el primer ao requiere ms tiempo que el empleado mediante otros procesos de planeacin y presupuestacin en los aos anteriores. d) De no contar con un mtodo formal y apropiado que prevea y revise las suposiciones, se tendr una inadecuada coordinacin entre actividades afines y de servicio. B) PROBLEMAS EN LA FORMULACION DE PAQUETES DE DECISION a) Determinar las actividades, funciones u operaciones que requieren para integrar un paquete de decisin. Lo que puede ser significativo para un gerente departamental puede no serio para la alta gerencia. b) Establecer el nivel mnimo de esfuerzo, lo cual requiere un juicio de cada gerente y adems sujeto a discusin. c) Minimizar los costos en el paquete de decisin y conservar al personal a nivel presente. Con frecuencia la reduccin de gastos por persona reduce la eficacia de las operaciones. d) Es difcil y en ocasiones hasta imposible identificar claramente los medios de trabajo en muchas actividades para su evaluacin en forma adecuada. C) PROBLEMAS DEL PROCESO DE JERARQUIZACION a) Determinar quin har la clasificacin, a qu nivel de la organizacin ser jerarquizado cada uno de los paquetes y, qu mtodos y procedimientos se utilizarn. b) Evaluar las distintas funciones, especialmente cuando se requiere un criterio subjetivo. c) Categorizar los paquetes considerados como de gran importancia o bien como "bsicos". d) Manejar grandes volmenes de paquetes de decisin, que evidentemente es un grave problema en entidades de gran tamao.

VIII.

CONCLUSIONES

1. Desde luego que se requieren fundamentalmente tres condiciones para el logro de una implementacin efectiva, tanto de la Presupuestacin Base Cero, como la de cualquier otro sistema: A) Apoyo de la alta gerencia. B) Diseo adecuado del sistema para solventar las necesidades de la organizacin.

C) Direccin y supervisin efectiva del sistema. 2. El mtodo de Planeacin y Presupuesto Base Cero, proporciona grandes oportunidades a la alta gerencia empresarial, puesto que contando con esta herramienta de operacin, tiene la oportunidad de compenetrarse mejor de lo que es la entidad en su conjunto, de utilizar ms informacin para evaluar, tomar decisiones, asignar recursos de manera ms efectiva, y de reducir los costos en forma lgica y no arbitrariamente, en forma integral. 3 El diseo del proceso debe ser desarrollado tomando en cuenta los diversos factores ambientales que afecta a la organizacin, el "nivel cultura" de la misma, y sus objetivos. 4 Este mtodo no viene a desplazar el sistema presupuestal que se tenga implantado, muchos menos a ese gran progreso presupuestal conocido como Presupuesto por Programas y Actividades", sino ms bien viene a ser un complemento, mediante un enfoque adicional, que permite todas las ventajas citadas.

5. No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones. 6. Ms bien es un conjunto de paquetes para tomar decisiones sobre lo ms importante o sobre lo que se crea conveniente, y con base en lo resultante, tomar la decisin que servir de fundamento para la elaboracin del Presupuesto, puede ser Por Programas y Actividades, o el tradicional. Con lo anterior se precisa que el Presupuesto Base Cero de Pyhrr, no viene a sustituir las otras tcnicas presupuestases, puesto que es un simple mtodo, y no vaya a pasar, como aconteci en nuestro medio con el mtodo de Costo Variable, que se introdujo, por sus fanticos, como algo de tanto alcance, que era lo mximo, y borraba prcticamente todo lo anterior, pero el tiempo ha venido a colocarlo en su lugar, como un apndice, que en el caso del presupuesto base del tema es el mismo, o sea un complemento. 7. Si se llegara a implantar este mtodo presupuestal a gran escala, es lgico que se considere como un enfoque a adjudicacin de recursos, y no como un conjunto uniforme que deba aplicarse rutinariamente.

PRESUPUESTO POR PROGRAMAS

I. GENERALIDADES

Dentro de la moderna tcnica presupuestaria, el Presupuesto por Programas y Actividades presenta una orientacin clara y objetiva de la poltica econmica y fiscal de una entidad, mediante el establecimiento de programas y la clasificacin de los gastos en: gastos de funcionamiento y gastos de inversin. Este presupuesto contiene una distribucin por sectores o funciones, con el sealamiento de los programas a realizar, tomando como base las metas a alcanzar. Para el cumplimiento de los programas, el logro de los objetivos en ellos sealados, y las labores a realizar, se distribuyen los montos entre las distintas secciones; formndose as diversas categoras dentro de los mismos programas, como son los subprogramas, actividades, proyectos, etc. En Amrica Latina se ha visto la conveniencia de llegar al uso de presupuesto por programas dentro del sector pblico, por considerarlo una eficaz herramienta de planificacin, desarrollo, y control. Las actividades a efectuar de un organismo, debern estar enfocadas a lograr su ejecucin en plazos no mayores de dos aos, para lo cual se fijan los programas especficos de accin inmediata, que es una de las principales finalidades de Presupuesto por Programas. En la actualidad no existe uniformidad en cuanto a la estructuracin de los programas a incluirse dentro de un presupuesto. Se tendran una serie de ventajas si se hiciera la presentacin uniforme de programas dentro de un sistema presupuestario, entre estas se sealan las siguientes: A. Podra hacerse una comparacin entre los programas de los sectores de la actividad pblica con base en conceptos uniformes de presentacin. B. Mejor apreciacin de los beneficios del programa y sus costos, lo que permitira determinar los grados de preferencia de un programa respecto de los dems. C. Sera factible estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, ya que mostraran las metas, los medios para alcanzarlas, y el costo total del programa. El establecimiento del coeficiente de rendimiento de los recursos, permitira medir el grado de eficiencia con que se les est empleando y as determinar la consistencia entre las metas y los medios. D. Sera viable establecer una coordinacin entre los programas de accin a corto plazo y los proyectos de desarrollo a largo y mediano plazo, mediante una adecuada estructuracin de los programas presupuestarios. E. Facilitar identificar y medir los costos finales de las actividades especficas, tanto en trminos generales, como unitarios. F. Mejor control de los resultados y contabilizacin de gastos, estableciendo una comparacin entre gastos proyectados y gastos efectivos; entre metas propuestas y las alcanzadas, para evaluar la eficiencia de operacin del Organismo.

El avance tcnico logrado por Mxico y otros pases industrializados, ha sido resultado de la combinacin de esfuerzos del pueblo, gobierno e iniciativa privada. El incremento del valor de las exportaciones ha influido en el desarrollo econmico, e impulsado la industrializacin, permitiendo una mayor captacin de recursos por parte del estado.

II.

CONCEPTO

Segn la Divisin Fiscal de las Naciones Unidas, el presupuesto por programas es un sistema en que se presta particular atencin a las cosas que un gobierno realiza, ms bien que a las cosas que adquiere, como seran: servicios personales, provisiones, equipos, medios de transporte, etc., ya que estas no son sino medios que emplea para el cumplimiento de sus funciones, que pueden ser carreteras, escuelas, casos tramitados, etc. El Presupuesto por Programas es un conjunto de tcnicas y procedimientos que sistemticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, sealando objetivos especficos y sus costos de ejecucin, adems de racionalizar el gasto pblico, mejorando la seleccin de las actividades gubernamentales. En la programacin presupuestaria, el Presupuesto por Programas es el instrumento que cumple el propsito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con las metas a corto plazo, creadas para la ejecucin de los objetivos de largo y mediano plazos.

III.

OBJETIVOS

El Presupuesto por Programas y Actividades, pertenece a la Tcnica Presupuestal, por lo tanto, persigue los mismos objetivos generales, o sean: de Previsin, Planeacin, Organizacin, Coordinacin, Direccin, y Control Adems de esos objetivos, existen los peculiares o propios de l, como es el tener en los campos del Proceso Administrativo todo estructurado jerrquicamente por: Funciones Subfunciones Programas de operacin Subprogramas Actividades, y Tareas Programas de inversin Subprogramas Proyectos Obras, y Trabajos especficos Con este tipo de presupuestos se tiene ms profundidad en el estudio y realizacin de todo, por lo que permite un mayor control interno, se evala y conoce la eficiencia en cada una de las partes, por lo que sus objetivos son especficos, de gran profundidad y anlisis, para racionalizar el gasto, de acuerdo con la eficiencia. Otro de los objetivos sobresalientes es conocer las actividades, y ordenarlas jerrquicamente por su importancia, para seleccionar cules se pueden abordar y a qu grado de profundidad o desarrollo.

Facilita la Administracin por Excepciones, combinando los recursos disponibles inmediatos, con las metas a corto plazo. Presta ms atencin a lo que se realiza, que a lo que se adquiere.

IV.

ESTRUCTURA

Un sistema de presupuesto por programas y actividades, est formado por un conjunto de categoras, en virtud de las cuales, se distribuyen o clasifican los fondos para hacer lo programado, esto debe precisarse e integrarse en una nomenclatura uniforme en la que se apoye tcnicamente la programacin del presupuesto. 1. FUNCION Es el conjunto de gastos presupuestales, cuya finalidad inmediata, o a corto plazo, es la de proporcionar un servicio pblico determinado. 2. PROGRAMA DE OPERACION Es el instrumento destinado a cumplir con una funcin, mediante la fijacin de metas u objetivos, ya sean stos cuantificables o no; y para cuya realizacin se emplearn tanto recursos materiales como humanos y, financieros; los cuales previamente sern costeados. Su ejecucin quedar a cargo de una dependencia ejecutora del mismo. A. SUBPROGRAMA. Es una subdivisin de un programa, segn su funcin especfica, y mediante metas parciales. B. ACTIVIDAD. Es la realizacin de una meta u objetivo de acuerdo a un programa o dentro de un subprograma; es decir, la realizacin de ciertos trabajos mediante el empleo de los recursos materiales, humanos, y financieros para cumplir con las metas de los mismos. C. TAREA. Operacin especfica dentro de un proceso gradual y a travs de la cual se obtiene un resultado parcial. 3. PROGRAMA DE INVERSION Instrumento a travs del cual se fijan las metas a obtener, mediante la aplicacin de recursos para aumentar la capacidad operativo. A. SUBPROGRAMA. Subdivisin del programa en reas especficas en las que se llevarn a cabo los proyectos de inversin. B. PROYECTO. Es el conjunto de obras por realizar dentro de un programa o subprograma de inversin, para la obtencin de bienes capital determinados por el programa o subprograma. C. OBRA. Parte de un proyecto, es un bien de capital especfico. D. TRABAJO. Es el esfuerzo precisado dentro de un proceso. 4. CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS A) GENERAL. Dentro de los proyectos, tanto la obra como el trabajo, sirven de anlisis, control, y evaluacin de los mismos, por parte de las entidades controladoras y ejecutaras. Esta clasificacin es tanto para los programas de operacin como para los de inversin, en la forma siguiente: Bsicos

De apoyo directo De apoyo interno general De apoyo indirecto y/o difundido

a) Programas Bsicos. En este tipo de programas el principal objetivo es la atencin directa de las necesidades de la comunidad. Como ejemplo se puede citar la necesidad de educacin primaria. b) Programas de Apoyo Directo. Sirven de base para que se concreten los programas bsicos tanto del ejercicio en curso como los de ejercicios posteriores. Como ejemplo se tiene la construccin de escuelas. c) Programas de Apoyo Interno General. Este tipo de programas comprenden todas las actividades que desempea una secretara en funcin de los programas finales que son de su competencia y que deba desarrollar. Por ejemplo, la planificacin escolar. c) Programas de Apoyo Indirecto y/o Difundido. Por medio de estos programas se otorgar respaldo a los programas bsicos de Gobierno. B) PROGRAMAS PRESUPUESTARIOS, POR SUS CARACTERISTICAS: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. Programas Simples Estructuralmente. No pertenecen a una subdivisin de subprogramas, sino que pasan directamente a las actividades o proyectos. Programas Complejos Estructuralmente. Pasan a los subprogramas y de ah a las actividades o proyectos. Programas Simples Institucionalmente. Sern ejecutados por un solo organismo, de acuerdo a su estructura. Programas Complejos Institucionalmente. Su ejecucin se asigna a varios organismos, de acuerdo a su nivel jerrquico. Programas Nacionales. Comprenden todo el Pas o casi su totalidad. Programas Regionales, No integran todo el Pas, sino slo de una a tres regiones. Programas de Funcionamiento. Su objetivo es la produccin de bienes o la prestacin de servicios, mediante el empleo de la capacidad instalada. Programas de Transferencia de Capital. Sirven de intermediarios para el traspaso de recursos financieros a las personas o entidades que los van a utilizar en su consumo. Programas Financieros. No producen bienes o servicios, pero generan una transaccin bilateral. Programas Temporales. Son de ejecucin transitoria, durante algunos perodos. Programas Permanentes. Son los que se ejecutan todo el tiempo.

5. CLASIFICACION DE LOS PROYECTOS Tambin dentro de los proyectos se establece la clasificacin con base en la finalidad de los mismos, en: A) SIMPLES. Creacin de una obra con la finalidad de prestar un solo servicio. B) COMPLEJOS. Creacin de una obra para producir varios servicios. 6. DIFERENCIA ENTRE ACTIVIDAD Y PROYECTO Tanto las actividades como los proyectos, son subdivisiones de un programa.

La diferencia entre ambos, estriba en que la actividad se realiza dentro de un programa de operacin y se repite peridicamente; en tanto que el proyecto corresponde a un programa de inversin, que se efecta por una sola vez. Con el fin de que se vean con ms claridad los conceptos expuestos, se presenta el siguiente ejemplo: Funcin Subfuncin Programa Subprograma Actividad Proyecto o Tarea EDUCACION ENSEANZA MEDIA BACHILLERATO AUDIOVISUAL PREPARACION DE MATERIAL DIDACTICO EDICION DE PELICULAS

Segn se aprecia, la relacin existente entre las distintas categoras, guarda un orden descendente; un conjunto de tareas acabalan una actividad, un conjunto de actividades forman un subprograma, y as sucesivamente, hasta integrar las funciones. Sin embargo, cabe hacer notar que el presupuesto por Programas no es tan slo una clasificacin de gastos, es un mtodo que coordina los recursos disponibles con los objetivos que se pretenden alcanzar. 7. UNIFICACION DE LA CLASIFICACION PRESUPUESTARIA La coordinacin entre los planes de desarrollo econmico y social con los presupuestos, se logra a travs de la unificacin en la clasificacin que sirve de base a los procesos de planificar y presupuestar en forma simultnea. Las entidades ejecutoras sern las encargadas de llevar a cabo las actividades de los programas que les son encomendados, los cuales tendrn su identificacin dentro de la siguiente clasificacin: Segn el objeto del gasto Administrativa, por ramas a instituciones Econmica Por funciones Sectorial Por Programas y Actividades

A) SEGUN EL OBJETO DEL GASTO. Se hace la identificacin del gasto con lo adquirido, y centra su inters en el aspecto contable de las operaciones. Su finalidad es la de detallar todos los gastos en que se incurren en la realizacin de un programa, indicando tambin los respectivos renglones del costo. Esta clasificacin se combina con el Presupuesto por Programas, llegando entre ambos a ligar las cosas que se van a realizar con las que se van a adquirir, determinando el uso del dinero que le ha sido asignado al programa, cuando sea posible. B) ADMINISTRATIVA, POR RAMAS 0 INSTITUCIONES. Se presta especial atencin al gasto pblico por instituciones, y su finalidad es otorgar facilidad en la administracin de los fondos para la ejecucin de los programas.

C) ECONOMICA. Se basa en el empleo adecuado de los gastos y los ingresos. Este tipo de presupuestos presentan los gastos corrientes del Gobierno, los de inversin, otorgamiento de subsidio, y los prstamos gubernamentales. Mediante esta clasificacin se determina la proporcin de los gastos pblicos en relacin con el producto nacional y su distribucin. Igualmente se tratan de ordenar las transacciones gubernamentales, segn su naturaleza y sus efectos en la vida nacional. D) POR FUNCIONES. Su principal objetivo consiste en el detalle de los servicios que presta el Gobierno y que cubren con las contribuciones de los ciudadanos. Estos servicios pueden referirse al aspecto econmico o sea prestacin de un servicio en las reas productivas o de bienes primarios tendientes al fomento y desarrollo econmicos; tambin pueden referirse al aspecto de proteccin social o sean a aquellos servicios que aceleren el desarrollo econmico-social de la comunidad, pudindose hacer tantos detalles de servicios, como necesidades haya en la comunidad. E) SECTORIAL. Es una variante de la clasificacin anterior, muestra las reas de actividad, prestando especial atencin a los objetivos concretos en dichas secciones. La clasificacin sectorial seala como reas de actividad las siguientes: a) Sectores econmicos: Agricultura y Ganadera Minera Energa y Combustibles Industria de Transformacin y de Construccin Transportes, almacenamiento, y comunicaciones Comercio

b) Sectores sociales: Educacin Investigacin y servicios cientficos Salud Pblica Previsin Social Vivienda y servicios comunales

c) Sectores de servicios generales: Administracin General Justicia y Polica Defensa Nacional Finanzas

La finalidad de esta clasificacin es la de crear reas de actividad homogneas, para que en los planes de desarrollo y el presupuesto se les clasifique en igual forma. F) POR PROGRAMAS Y ACTIVIDADES. Su objetivo es el de relacionar los gastos con los resultados que se esperan obtener, mediante la agrupacin de dichos gastos en programas y el sealamiento de las actividades a realizar para la ejecucin del programa.

V.

ETAPAS EN LA IMPLANTACION

A) Fijacin de las cuotas del ingreso nacional que absorber el sector pblico y establecimiento de cuotas para distribuir los recursos en las diversas dependencias, distinguiendo entre las partidas que se destinarn a inversiones, y los fondos de consumo. B) Elaboracin de programas de trabajo, procurando definir la responsabilidad de los funcionarios respectivos. C) Examen de la estructura administrativa, con objeto de responsabilizar a cada departamento de un programa completo, o parte de l. G) Definicin de metas a alcanzar dentro de cada programa o actividad. E) Organizacin de un sistema de informes internos, de manera que puedan compararse los resultados que se obtengan, con el programa establecido. F) Elaboracin de registros contables, en que sea factible adaptar los diferentes conceptos a la estructura misma de los programas, clasificando los gastos en unidades representativas del trabajo realizado.

VI.

CODIFICACION PROGRAMTICA PRESUPUESTARIA

Es necesidad primordial del Presupuesto por Programas, la codificacin, con la cual se tiende a uniformar la terminologa, las operaciones, etc., en materia del presupuesto. Para tal efecto, la codificacin se elaborar tomando slo como base de ejemplificacin, el aspecto de Educacin Superior. Por medio de la codificacin programtica se obtendrn: 1 .Un costo programtico que incluye los costos por: A. B. C. D. Funciones Tipos de programas Programas Subprogramas

2. Un costo presupuestal que determinar el costo por: A. Dependencia B. Subdependencia C. Partida EJEMPLO: FUNCION. Entendindose por este concepto, al conjunto de actividades tendientes a cumplir con los objetivos de la Entidad, en este caso, su cdigo se forma con un dgito, como a continuacin se aprecia en el siguiente ejemplo aplicado a la enseanza: CODIGO 1 2 3 FUNCION Docencia Investigacin Difusin cultural

Administracin

PROGRAMA. Tomando en cuenta la clasificacin de: a) Bsico. Son aquellos programas cuyo objetivo est ntimamente ligado a una funcin. b) Auxiliar. Contribuyen a la realizacin de las actividades bsicas de una funcin. c) De obra. Son los programas que tienen como finalidad la construccin, ampliacin, y mantenimiento de obras, inmuebles, e instalaciones. Su cdigo se formular con un dgito, como sigue: CODIGO 1 2 3 TIPO DE PROGRAMA Bsico Auxiliar De obras

Tomando en cuenta el concepto de lo que es un programa, o sea el conjunto de actividades homogneas entre s, en las que se produce un resultado. Su cdigo se forma de dos dgitos: CODIGO 01 PROGRAMA Mantenimiento de Edificios e Instalaciones

SUBPROGRAMA. Subdivisin de un programa especfico, para facilitar su ejecucin en un campo tambin preciso. Su cdigo se integra igualmente de dos dgitos: CODIGO SUB-PROGRAMA 02 Obras Civiles DEPENDENCIA. Es la divisin de la estructura de la Entidad; estas divisiones son rganos que responden a actividades homogneas y especficas, y el cdigo de la dependencia se forma de tres dgitos, correspondiendo el primero al ramo, el segundo al grupo, y el tercero a la dependencia. CODIGO DEPENDENCIA Dependencia encargada de prestar servicios de mantenimiento a los edificios en instalaciones propiedad de la Entidad

111

SUB-DEPENDENCIA. Divisin secundaria de la estructura de la Entidad, y primaria de la dependencia. Cada sub-dependencia corresponder a la unidad ejecutara de un subprograma. El cdigo se compone de dos dgitos:

CODIGO SUB-DEPENDENCIA 00 Sub-Dependencia PARTIDA. Indica el concepto del gasto. El cdigo se forma de tres dgitos: PARTIDA Materiales de mantenimiento para 311 edificios e instalaciones. De acuerdo con el cdigo al que se ha venido haciendo mencin en los conceptos anteriores, ste se vera integrado de la siguiente manera: 4.3.01.02.111.00.311 El ejemplo que sirvi de base para su estructuracin, fue el siguiente: Se compran materiales para la restauracin de aulas, este servicio ser solicitado a la dependencia encargada del mantenimiento de los edificios e instalaciones. Por lo tanto, su cdigo, de acuerdo con lo expuesto es: 4. Funcin: "Actividad de Apoyo" 3. Tipo de Programa: "Obras" 01. Programa: "Mantenimiento de Edificios e instalaciones" 02. Sub-programa: "Obras civiles" 111. Dependencia: "La encargada de prestar ese servicio" 00. Sub-dependencia: "En este caso no hay" (por esto tiene ceros). 311. Partida: Materiales de mantenimiento para edificios e instalaciones. Lo esencial en el Presupuesto por Programas son las diversas jerarquas, con objetivos parciales enfocados todos a un fin general. Con la finalidad de tener establecida la jerarqua, importancia, y las partes que forman cada programa, deber elaborarse una estructura programtica, a travs de un catlogo semejante al contable, en el cual se clasifiquen todos los programas por grupos principales. En este catlogo el objetivo general ser el indicador de la clasificacin, siendo por lo tanto las caractersticas particulares y propias del mismo, los que determinen su estructura. CODIGO

VII.

MEDICIN DE RESULTADOS Y COSTOS

1. MEDICION DE RESULTADOS Y DE COSTOS A) MEDICION DE RESULTADOS Este aspecto se refiere a la relacin de los costos con las metas alcanzadas, examinando el progreso, atraso, etc., en el logro o no de las mismas y los objetivos de programa, para as realizar, a tiempo, las modificaciones o adaptaciones necesarias. Constituye un informe que presenta el anlisis y evaluacin de la parte financiera en relacin al programa, esta medicin deber tener una periodicidad de rutina sobre elementos significativos, dependiendo de la meta que contengan los programas. El informe de medicin de resultados se har por unidades absolutas o relativas, establecindose registros que controlen los aspectos de cada caso en particular, tanto en los programas de inversin, como en los de tipo administrativo o de servicios. Dentro del Sistema de Presupuestos por Programas, se hace necesario el empleo de coeficientes de rendimiento, que son las comparaciones o relaciones de datos que coadyuvan a la evaluacin de los resultados y en la toma de decisiones; ya que no slo es importante saber que se estn obteniendo utilidades, sino cerciorarse de que stas sean ptimas, lo cual se puede conocer comprobando que los recursos se estn aprovechando en la mejor forma posible. MEDICION DE COSTOS Se puede efectuar mediante las tcnicas de valuacin conocidas: - Costos Histricos - Costos Predeterminados: Estimados, y Estndar. Los Costos Histricos son valores acontecidos. Los Costos predeterminados, como su nombre lo indica, se basan en clculos anteriores a su ejecucin; existiendo una subdivisin: estimados y estndar. El primero es sobre bases empricas y el segundo sobre bases cientficas. El Presupuesto por Programas cae dentro de la clasificacin de costos predeterminados, subdivisin estimados, con algo de estndar. En la tcnica de Presupuestos por Programas, se aplican los siguientes conceptos: a) Costo Total del Programa. Comprende el valor total de los bienes y servicios utilizados en todas las actividades de un programa. b) Costo Unitario de las Metas. Representa el valor de cada producto final a alcanzar. Por ejemplo: costo de cada individuo a alfabetizar. c) Costo de la Actividad. Incluye el valor de los bienes y servicios utilizados en cada actividad. Costo Unitario de Cada Actividad. Determina el valor de cada unidad de resultado o trabajo.

e) Costo de Materiales y Servicios. Comprende el valor de los salarios y material directo para la realizacin de un programa, proyecto, o actividad. En cada programa y actividad se har la agrupacin de los gastos por partidas, para as formar un costo total, el cual se relacionar con cada una de las metas y poder determinar costos unitarios. Lo anterior implica la necesidad de establecer un Sistema de Contabilidad por Programas, para con base en l, obtener informacin de ejecucin y un control financiero. El control financiero se puede realizar de dos maneras: Mediante el control de fondos asignados. Mediante el control del costo del programa.

El control de fondos se ejerce a travs de: Cuotas asignadas a las organizaciones usuarias. Planificacin de los mismos, en relacin con el perodo de disponibilidad. Informacin peridica del monto de las cuotas, lo que se ha gastado, y el saldo disponible.

El control de los programas se har a travs de una planificacin financiera, sealando la responsabilidad de las unidades ejecutaras para la realizacin de los programas; se aprobarn presupuestos de operacin, en los que se establecern metas flexibles de costos en relacin con los calendarios de trabajo de los programas asignados. Si estos presupuestos de operacin se cambian con los datos contenidos en las cuentas por actividades de los programas, darn los informes sobre los resultados en relacin con los programas y el plan financiero aprobados. 2. EVALUACION DE RESULTADOS Y DE COSTOS Con base en la medicin de Resultados y de Costos, es como se puede hacer la evaluacin de los mismos, mediante el anlisis, revisin e interpretacin de ellos, para la formacin de un juicio y as poder determinar si se est procediendo correctamente, o de lo contrario se tomen las decisiones necesarias para la correccin. Estos juicios servirn de plataforma a los directivos para la toma de decisiones futuras y para la obtencin de mayor eficiencia, as como, obviamente un costo ptimo. 3. VALUACION DE RESULTADOS Y DETERMINACION DE COSTOS Para llevarlos a efecto, se utilizan los siguientes conceptos clasificados estructuralmente: A. NECESIDAD PBLICA. Es aquella que la comunidad estima vital y de repercusiones sociales. Frente a ella El Gobierno se fija una meta. B. OBJETIVOS. Son la expresin cualitativa de ciertos propsitos. Desde el punto de vista del Presupuesto por Programas, los objetivos se expresan en funcin de metas por realizar; por lo tanto al medir la ejecucin de las metas, se sopesar tambin la consecucin de los objetivos. C. META. Es el propsito que auto determina El Gobierno, pero cuantificado. Es la cualificacin del objetivo. D. Para el logro de una meta, se realizarn pasos intermedios que representarn el volumen de trabajo hecho en las diferentes actividades. E. VOLUMEN DE TRABAJO. Son las acciones intermedias al logro de un producto final. F. PRODUCTO FINAL. Es un factor limitante en el Presupuesto por Programas. Est representado por los logros efectuados por la actividad estatal.

G. SUBPRODUCTO FINAL. Es la segregacin de las partes de un producto termina. H. FUERZA DE TRABAJO. Es el tiempo efectivamente invertido en un trabajo, requiere del uso de una unidad de tiempo. Las unidades de medida pueden ser: Horas-hombre, das-hombre, aos-hombre, lo que significa el trabajo de un hombre en esos lapsos. Cuando un individuo interviene en varios programas, deber contarse el tiempo y el costo de cada uno de ellos. El coeficiente de rendimiento de la fuerza de trabajo, es la relacin entre el lapso-hombre con el nmero de unidades de producto final, para as determinar su productividad. Tambin es necesario medir las unidades de material requerido para las operaciones de un programa. Para la determinacin de los gastos de materiales y personas, se har uso de coeficientes de rendimiento, los cuales indicarn las relaciones entre los resultados obtenidos y los recursos empleados; aplicando dicho coeficiente, se calcula el volumen de los mismos en los programas, subprogramas, o actividades, los cuales tendrn una clasificacin segn sea su naturaleza: de personal, material, equipo, etc. La unidad ejecutara del programa ser una direccin general; la del subprograma un departamento, y la de la actividad una seccin. La suma de los costos parciales de estas unidades formar el costo total. El costo unitario se obtiene dividiendo el costo de operacin entre el nmero de productos finales o de trabajos realizados, tanto en programas, como subprogramas, y actividades. Es conveniente tambin la determinacin del costo unitario de acuerdo a la clasificacin de los gastos en: remuneraciones personales, materiales, equipo, etc. Las tcnicas de valuacin conocidas (histricas o reales, y predeterminadas) se sugiere se utilicen en los siguientes casos: Las Histricas o Reales, para el ejercicio del presupuesto. Las Predeterminadas, se subdividen segn su grado de profundidad en el estudio, y se emplearn para la determinacin del presupuesto, pero ocupndolas de acuerdo con esa profundidad, como a continuacin se aconseja: Predeterminadas-Estimadas, para la obtencin del presupuesto, en general. Predeterminadas-Estndar, para aquellas partidas presupuestases que sean de valor reconocido, y que se presume no tendrn o no debern tener variacin, para que sean un patrn o medida de eficiencia entre lo presupuestado y lo ejercido, siendo sus diferencias superaciones, o deficiencias. En cualquier caso de aplicacin de la tcnica predeterminada, al comparar lo presupuestado con lo ejercido, aparecern discrepancias o diferencias, que sern verdaderas llamadas de atencin, estudiando, analizando, y superando las de mayor cuanta, lo cual contribuye a la Administracin por Excepciones.

VIII.

DIFERENCIAS CON EL PRESUPUESTO TRADICIONAL

El Presupuesto por Programas, es un nuevo concepto de aplicacin de la tcnica presupuestal, y aunque los resultados que se obtienen con su implantacin son ms objetivos en los organismos gubernamentales, empresas descentralizadas, entidades estatales, etc., su uso no est limitado a ellas, ya que puede adaptarse a cualquier tipo de negocios con resultados satisfactorios. Se considera como una innovacin, por la forma en que presenta los conceptos tradicionales, caractersticos del presupuesto pblico, ya que los gobiernos primero estiman sus gastos, y despus estudian la forma de allegarse recursos para satisfacerlos, pero esa estimacin, que en el presupuesto normal est representada exclusivamente por cifras, soportadas por estimaciones que se basan en estudios estadsticos y proyecciones de hechos pasados a probables sucesos futuros, en el Presupuesto por Programas se convierten en planes perfectamente estructurados, que analticamente expuestos, muestran programas fundamentados en aquellas actividades que el Gobierno debe realizar para poder subsanar las necesidades de los gobernados.

IX.

VENTAJAS Y LIMITACIONES

1. VENTAJAS A) Existe una mejor planeacin de trabajo, puesto que se hacen estimaciones sobre la actividad de cada programa, los funcionarios deben decir la cantidad de servicios que debern prestar en el ejercicio, indicando adems el costo de cada uno de ellos. B) Se acumula informacin indispensable para hacer revisiones constantes, en donde se puede apreciar si los planes se estn cumpliendo. C) A travs de los ndices de aprovechamiento, que se desprenden de sus actividades, se evala la eficiencia en operacin de cada una de las dependencias encargadas de la ejecucin de los proyectos. D) Tambin por medio de los ndices de rendimiento, se facilitan las decisiones tendientes a disminuir los costos. E) Es ms fcil detectar las funciones que se duplican, en cuanto a que todos los programas se encuentran debidamente controlados. F) Y por ltimo, por su estructura, es ms comprensible para el pblico en general, y hasta para la misma persona que lo elabora. 2. LIMITACIONES A) Debido a que la medicin de resultados est basada en aquellas actividades gubernamentales que pueden catalogarse como cosas hechas, puede prestarse a confusiones por parte de programador del presupuesto, bien porque las metas que elija no sean representativas, o porque las cosas realizadas no sean aplicables a algn programa. B) Ocasiona que se pueda pensar que todas las actividades estatales son medibles, aun cuando muchas de ellas sean realmente inmateriales, haciendo que pueda drsele demasiado inters a algo que no lo tiene, o por el contrario, despreocuparse de las actividades de vital importancia.