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MANUAL DE FORMAO
ndice
CAPTULO 1 - GERENCIANDO FICHEIROS E PASTAS DE TRABALHO CRIANDO OU ABRINDO PASTAS DE TRABALHO Criando uma nova pasta de trabalho Abrindo uma pasta de trabalho existente GUARDANDO E FECHANDO UMA PASTA DE TRABALHO Guardando uma pasta de trabalho Guardando informaes de resumo Guardando alteraes automaticamente Fechando uma pasta de trabalho PESQUISANDO PASTAS DE TRABALHO CAPTULO 2 - TRABALHANDO COM PASTAS DE TRABALHO COMO FUNCIONA UMA PASTA DE TRABALHO MOVENDO-SE NA FOLHA DE CLCULO Movendo-se para um local especfico em uma folha de clculo Localizando texto e nmeros em uma folha de clculo MOVENDO-SE EM UMA PASTA DE TRABALHO INSERINDO E ELIMINANDO FOLHA DE CLCULOS Inserindo folha de clculos Eliminando folha de clculos Renomeando folha de clculos MOVENDO E COPIANDO FOLHA DE CLCULOS Movendo folha de clculos para outras pastas de trabalho Copiando folha de clculos dentro de uma pasta de trabalho ABRINDO, ORDENANDO E FECHANDO JANELAS DE PASTAS DE TRABALHO Ordenando, minimizando e ocultando janelas CAPTULO 3 - SELECIONANDO CLULAS E ESCOLHENDO COMANDOS SELECIONANDO CLULAS E MOVENDO-SE EM UMA SELEO Selecionando clulas Movendo-se em uma seleo 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 11 11
26 26 26 27 27 27 27 27 28 28 28 28 29 29 29 30 31 31 31 32 32 33 33 34 34 35
Fechar todas as pastas de trabalho e A partir do menu Ficheiro, escolha Sair. encerrar o Microsoft Excel .
Para cima, para baixo, para a esquerda, para Teclas de direco. a direita. Para a ltima clula que contm dados numa CTRL+END. folha de clculo. Para o incio da linha. Para o incio da folha de clculo. Uma janela para cima ou para baixo. HOME. CTRL+HOME. PAGE UP ou PAGE DOWN
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Dica: Use o comando Definir do submenu Nome do menu Inserir para definir nomes para clulas ou intervalos.
INSERINDO CLCULOS
ELIMINANDO
FOLHA
DE
Uma nova pasta de trabalho podem ser inseridas 16 folha de clculos, denominadas Folha1 at Folha16. Poder inserir ou eliminar folha de clculos facilmente. O nmero mximo de folha de clculos 255.
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Ou pode-se escolher o comando folha no menu Formatar e, em seguida, escolher o subcomando Mudar o nome.
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Seleccionando clulas
Para seleccionar uma clula basta clicar sobre a mesma; Para seleccionar um intervalo de clulas, arraste diagonalmente da primeira ltima clula; Para seleccionar clulas ou intervalos no adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL quando clicar sobre as clulas adicionais ou arrast-las. Para seleccionar uma linha inteira, clique sobre o cabealho de linha (o mesmo para colunas). Para seleccionar todas as clulas clique sobre o boto seleccionar tudo no canto superior esquerdo da folha de clculo.
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ESCOLHENDO COMANDOS
Escolha comandos para dizer ao Microsoft Excel o que fazer em seguida. Normalmente existem vrios mtodos para alcanar o mesmo resultado no Microsoft Excel. Os quatro mtodos disponveis esto relacionados a seguir: Comandos de menu na Barra de Menu. Menu de atalho, fazendo um clique com o boto direito do rato (mouse) sobre a folha de clculo ou sobre a barra de ferramentas. Boto da barra de ferramentas. Teclado.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Importante Alguns dos comandos do Microsoft Excel no suportam esta opo, como exemplo o comando Anular na excluso de uma folha de clculo.
DIGITANDO TEXTO
Para digitar texto, seleccione a clula desejada e digite o texto. Uma clula aceita at 255 caracteres. Poder formatar os caracteres dentro de uma clula individualmente. Observao: O texto transborda para as clulas vazias direita, mas fica truncado quando a clula a direita possui dados. 13
ADJACENTES
Poder copiar o contedo das clulas para outras clulas, arrastando a ala de preenchimento ou utilizando o comando Preencher no menu Editar. Exerccio: Escreva 10 na clula A1 e seleccione de A1 at A5. No submenu Preencher escolha a sequncia e configure para Tipo linear e incremento igual a 15 e clique OK.
PERSONALIZANDO O AUTOPREENCHIMENTO
Se utilizador utiliza sequncias especiais de dados com frequncia, como listas de produtos ou nomes, poder utilizar o autopreenchimento para inserir dados nas suas folha de clculos automaticamente.
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A barra de frmulas
Quando a barra de frmulas (barra acima da folha de clculo) est ativa ou ao editar directamente em clulas, poder digitar uma frmula, inserir funes e nomes de folha de clculo e referncias em uma frmula; para isto, basta seleccionar as clulas. As cinco funes desta caixa so (da esquerda para direita): A caixa Nome exibe o nome ou a referncia da clula ativa no momento. Exibe uma lista de nomes definidos para a pasta de trabalho atual. A caixa Cancelar cancela a entrada na barra de frmulas. A caixa Entrada aceita a entrada na barra de frmulas. Exibe tambm o Assistente de Funo. Ex.: Digite na clula B3 o seguinte =SOMA(B2:B6;MEDIA(B1:E1)) e digite outro valores nas clulas B2 a B6 e B1 a E1. Note que a Soma ser actualizada automaticamente.
Compreendendo as referncias
Existem trs tipos de referncias: referncias relativas, referncias absolutas e referncias mistas.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Referncias relativas: Uma referncia do tipo A1 informa ao Microsoft Excel como encontrar uma outra clula, a partir da clula que contm a frmula. Referncias absolutas: Uma referncia do tipo $A$1 informa ao Microsoft Excel como encontrar uma clula com base na localizao precisa desta clula na folha de clculo. Referncias mistas: Uma referncia do tipo A$1 ou $A1 informa ao Microsoft Excel como encontrar uma clula, combinando a referncia precisa de uma coluna ou linha com a referncia relativa de uma linha ou coluna. Dica: Esta diferenciao fica clara quando se movimentam frmulas. Uma frmula com referncia relativa se modifica de acordo com a sua posio enquanto a de referncia absoluta no. Exerccio: De acordo com a dica anterior faa o seguinte exerccio: escreva 10 nas clulas A1 e B1; escreva =A1 e =$B$1 respectivamente nas clulas C1 e D1; arraste a ala de preenchimento copiando ento (no movendo) as frmulas para C2 e D2 respectivamente.
Compreendendo referncias 3D
Uma referncia 3D um intervalo que inclui duas ou mais folha de clculos de uma mesma pasta de trabalho A seguir a sintaxe usada para referenciar um intervalo de clulas dentro de um intervalo de folha de clculos. =SOMA(Plan2:Plan5!A1:C4)
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A caixa nome
Poder usar a caixa Nome na barra de frmulas para: Definir um nome; Seleccionar uma clula ou intervalo nomeado; Inserir um nome em uma frmula. Exerccio: Para nomear uma clula ou intervalo basta seleccionar o que se deseja nomear e clicar sobre a caixa "Nome" e digitar o nome. Quando utilizador define um nome, ele aparece na caixa Nome. Para abrir essa caixa, clique sobre a seta. Por exemplo, os nomes definidos para a ilustrao anterior aparecem na caixa Nome.
Exerccio: Coloque os valores 10, 20, e 30 nas clulas A1 at A3; seleccione de A1 at A4 e clique sobre o boto Soma Automtica. Utilizador tambm pode fazer o mesmo para as linhas.
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Abaixo as frmulas nas clulas B2 e B3 criam uma referncia circular, pois uma faz referncia a outra. A 1 2 3 Lucro bruto Lucro lquido Bnus 1000 =Lucro_bruto-Bnus =Lucro_Lquido*10% B
Quando utilizador usa a iterao para calcular frmulas, o Microsoft Excel calcula uma vez de cada clula contida na referncia circular, usando os resultados da iterao anterior. Exerccio: Faa a o exemplo anterior seguindo os seguintes passos. Nomeie as clulas B1, B2, B3 respectivamente de Lucro bruto, Lucro lquido e Bnus. Copie a tabela como est acima. No submenu Opes do menu Utilitrios escolha Clculo e marque a caixa iterao com um X. A sua tabela dever estar como seguir.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Exerccio: Escreva =A1:A3+B1:B3 na clula C1 e copie atravs da ala de arrasto para C2 e C3. Coloque valores quaisquer nas clulas A1 at A3 e B1 at B3. Note que se escreveu apenas uma frmula para trs contas.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Exerccio: escreva um contedo qualquer em uma clula e utilize os comandos acima descritos.
LIMPANDO
Poder inserir, eliminar ou limpar clulas, linhas ou colunas para mudar a estrutura dos dados de uma folha de clculo.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Observao: No momento de uma incluso ou excluso aparece uma caixa de dilogo perguntando qual o deslocamento para as clulas j existentes. Escolha a forma que for mais conveniente. Para inserir algo, escolha Coluna ou Linha no menu inserir. Para eliminar algo, seleccione este antes e escolha Limpar ou Eliminar no menu Editar. Nota: Os comandos Eliminar e Limpar so diferentes. Ao limpar clulas, utilizador limpa o contedo, os formatos ou as notas, mas deixa as clulas na folha de clculo.
TEXTOS,
Poder localizar clulas que contenham caracteres especficos em uma folha de clculo seleccionando o comando Localizar no menu Editar. Para localizar e substituir sequncias de caracteres nas clulas, seleccione o comando Substituir no menu Editar. Exerccio: Escreva uma palavra na clula A1. Em seguida escolha o comando Localizar no menu Editar, clique o boto Substituir... e escreva outra palavra na caixa Substituir por: e clique o boto Substituir.
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FORMATANDO DESEJADA
SEUS
DADOS
DA
MANEIRA
Use as diversas opes de formatao do Microsoft Excel para enfatizar seus dados ou facilitar a leitura das folha de clculos e torn-las visualmente mais atraentes. Poder formatar as clulas da folha de clculo antes ou depois da insero dos dados. Por exemplo, poder digitar dados em um intervalo de clulas e, em seguida, colocar o intervalo em negrito. Ou, se aplicar o negrito ao intervalo de clulas, todos os dados inseridos nessas clulas ficaro automaticamente em negrito. Abaixo um exemplo de formatao de tabela.
Aplicando formatos
Os formatos mais usados podem ser encontrados na barra de ferramentas Formatao. Exerccio: Escreva um conjunto de nmeros e treine os botes Alinhar esquerda, Centralizar, Alinhar direita, Formato de moeda, Formato de porcentagem, Separador de milhares, Aumentar casas decimais, Diminuir casas decimais, Tipo de borda, Cores, Cor da fonte. Para aplicar formatos s clulas, escolha o comando Clulas no menu Formatar ou use o comando Formatar Clulas no menu de atalho.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado O que se pode formatar em Clulas no menu Formatar so do tipo Nmero, Alinhamento, Fonte, Borda, Padres e Proteo. Exerccio: Faa uma tabela de nmeros e mude toda a formatao com as opes acima mostradas. Como o exemplo mostrado anteriormente.
Copiando formatos
Poder usar o boto Pincel de formatao para copiar rapidamente os formatos de uma clula ou seleco para outra clula ou seleco. Para tal clique sobre a clula contendo os formatos que deseja copiar e, em seguida, clique sobre o boto Pincel de formatao e arraste o ponteiro do mouse at o intervalo de clulas onde deseja aplicar os formatos.
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Aplicando um estilo
Para aplicar um estilo seleco atual., escolha o comando Estilo no menu Formatar e seleccione o estilo que deseja aplicar na caixa Nome do estilo e clique no boto OK.
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CAIXAS DE TEXTO
Uma caixa de texto um rectngulo que contm texto. As caixas de texto so teis para realar dados especficos em folha de clculos ou grficos, principalmente quando so usadas com linhas ou setas. Dentro delas, poder girar o texto, format-lo e alterar os padres de borda e de preenchimento da caixa. Poder tambm colar textos copiados da barra de frmulas em uma caixa de texto e pode atribuir uma macro a uma caixa de texto, para que ela seja executada toda vez que utilizador clicar na caixa de texto. Para adicionar uma caixa de texto, clique sobre o boto Caixa de texto, arraste o boto para o canto diagonalmente oposto, e digite o texto.
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COPIANDO
Seleccione o objecto e posicione o ponteiro do mouse sobre uma das alas de seleco. Arraste o mouse at obter o tamanho desejado. Solte o boto do mouse.
Movendo um objecto
Posicione o ponteiro do mouse sobre o objeto at que ele se transforme em uma seta. Arraste o mouse para a nova posio. Solte o boto do mouse.
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CAPTULO 9 - IMPRIMINDO
Configurando a impressora
Poder controlar a aparncia das folha de clculos impressas mudando as opes na caixa de dilogo Configurar Pgina. Aqui esto algumas das opes que poder mudar Para Adicionar ou editar cabealhos ou rodaps Definir a orientao da pgina Definir as margens Escolha Configurar Pgina no menu Ficheiro e, em seguida: Seleccione o guia Cabealho/Rodap. Nas caixas Cabealho e Rodap, seleccione os cabealhos e rodaps desejados. Seleccione o guia Pgina. Em Orientao, seleccione a opo desejada. Seleccione o guia Margens. Nas caixas Superior, Inferior, Esquerda e Direita, digite as medidas das margens desejadas. Seleccione o guia Margens. Seleccione a opo desejada em Centralizar na pgina.
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado de linhas impressos e colunas sero itens que deseja imprimir.
Exerccio: Faa uma tabela de duas pginas com cabealhos de linha e seleccione as seguintes configuraes para impresso: Adicione cabealho com data ( direita ) e ttulo ( centralizado )e rodap com nmero de pgina ( centralizado ) - Dica: Utilizar Personalizar Cabealho e Personalizar Rodap; Mude a orientao para Retracto e qualidade para 360 dpi; Centralize a pgina horizontalmente e coloque todas as margens para 2cm; Faa repetir a linha principal do seu texto aparecer no incio da cada pgina a ser impressa. - Dica: Utilizar a caixa Linhas a repetir na parte superior no comando folha de clculo; Utilize o comando Visualizar impresso no menu Ficheiro e clique sobre os botes Prx. e Anterior para ver as modificaes feitas para a impresso.
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GRFICOS GRFICO
INCORPORADOS
FOLHAS
DE
Quando quiser exibir juntamente com os seus dados, poder criar um grfico incorporado como um objecto em sua folha de clculo. Quando quiser exibir um grfico separado dos dados a ele associados, poder criar uma folha de grfico como uma folha separada em uma pasta de trabalho.
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O auxiliar grfico
O Auxiliar Grfico consiste em uma seqncia de caixa de dilogo que simplificam a criao de um grfico. Ele o guiar passo a passo pelo processo: o utilizador verifica a sua seleo de dados, seleciona um tipo de grfico e opta por adicionar ou itens como ttulos e legendas.
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GRFICO EM UMA
Para criar uma folha de grfico, selecione os dados da folha de clculo que deseja exibir , em seguida escolha Como Nova folha de clculo no grfico, escolha Grfico no menu Inserir, clique no separador tipos-padro, Selecciona o tipo do grfico, Escolha o subtipo de grfico, clique no boto seguinte, identifica o ttulo do grfico, Eixo dos XX (Categorias) e Eixo de YY ( Valores), pressione o boto concluir Exerccio: Faa um grfico incorporado ( 2D ) e uma folha de grfico ( 3D ) com a tabela exemplo anteriormente mostrada com o auxlio do Auxiliar Grfico.
Menu
Inserir Ttulos Rtulos de dados Insere ttulos ao grfico Insere rtulos aos dados Formatar Tipo de Muda o tipo de grfico grfico Formata- Muda o tipo de grfico o automtic.
Legenda Eixos
Insere grfico
legenda
no Apresenta- Muda o ngulo de vista para o 3D grficos 3D. Posiciona- Envia para frente, trs ou mento agrupa. 33
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Linhas de grade Insere linhas de grade ao grfico
Exerccio: Utilize o Grfico 3D anteriormente feito para inserir ttulo, rtulos de dados, legenda, Eixos, linhas de grade e formatar, mudando o ngulo de vista e mudando o grfico para 2D ( tipo de grfico ).
As partes de um grfico
As partes de um grfico 2D so: Ttulo do eixo Y, Ttulo do eixo X, Eixo X, Eixo Y, Linha de grade, Ttulo do grfico, Rtulos dos dados, Marcador de dados ( barra por exemplo ) e legenda. Dica: Para adicionar barras de erro, o utilizador deve seleccionar ( clique simples ) o marcador de dados antes de escolher Barras de Erro no menu Inserir. As partes que um grfico 3D tem a mais que um 2D so: Eixo Z, Parede, Cantos e Base as quais tambm podem ser formatadas atravs de cliques duplos.
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INCLUINDO GRFICOS
ELIMINANDO
DADOS
DE
s vezes, aps criar um grfico, utilizador precisa atualiz-lo, incluindo ou eliminando seqncias de dados ou pontos de dados. Em alguns casos, talvez utilizador queira alterar o intervalo de dados da folha de clculo usando como base para o grfico.
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FORMATANDO UM GRFICO
ALTERANDO GRFICO
APRESENTAO
DE
UM
Poder alterar a apresentao de um grfico de vrias formas a fim de obter o efeito final desejado. Essas alteraes podem incluir um ajuste no esquema geral de tamanho e cores, dimensionamento, organizao e formatao de itens dentro do grfico. Por exemplo, poder atribuir cores e padres diferentes s colunas, linhas ou fatias da torta e apresentar o texto como fontes e estilos diferentes. Finalmente, poder definir a forma como deseja imprimir o grfico e visualiz-lo antes da impresso.
RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Alterar a fonte, tamanho, estilo e alinhamento do texto em ttulos, rtulos de dados e rtulos de categorias. Formatar nmeros em rtulos de dados, rtulos de marcas de escala e rtulos de categoria. Alterar o estilo de linha e a cor das linhas de grade. Exibir linhas com marcadores nos grficos de linhas e radar e incluir linhas de conexo nos grficos de disperso (XY). Obs.: Poder usar figuras como marcadores de grfico, basta copiar a figura para a rea de transferncia e depois colar no marcador que est selecionado.
Formatando um Eixo
Para formatar um eixo, clique duas vezes sobre ele ou selecione o eixo e o comando Eixo Selecionado no menu Formatar. Altere a cor, espessura e estilo da linha no guia padres, a formatao dos nmeros no guia Nmero e o texto nas guias Fonte e Alinhamento.
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RAFE Unidade de Coordenao da Reforma Administrativa e Financeira do Estado Para formatar todos os outros itens do Excel, basta dar um clique duplo sobre o item desejado.
O Microsoft Excel muito mais completo. No mdulo avanado poder ver: Usando Grficos para analisar dados Usando listas para organizar dados Classificando e filtrando dados em uma lista Resumindo dados em uma lista Recuperando dados com o Microsoft Query Criando uma tabela dinmica Personalizando tabelas dinmicas Consolidando dados Solucionando Problemas Hipotticos Gerenciando cenrios hipotticos Usando o Solver para analisar problemas de mltiplas variveis Exemplos de como usar o solver Anlise estatstica de dados.
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