ARCHIVO ELECTRONICO: Es un conjunto de datos que se almacenan bajo un determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la computadora

o en algn otro medio de almacenamiento como disquete, disco compacto, unidad ZIP, etc.

Su funcin es almacenar la informacin que ha trabajado el usuario y los programas informticos que le permiten a la computadora atender a las solicitudes de este, como es el caso de Windows, Linux, Word o Netscape Communicator, por mencionar algunos. ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS EN LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS De acuerdo al tipo de contenido, los datos se pueden almacenar en los siguientes formatos: ASCII Debe su nombre al acrnimo del trmino ingls American Standard Code for Information Interchange y es un formato que almacena los datos a travs de texto simple, es por ello que se utiliza para

intercambio de datos o bien para generar archivos modificables por el usuario. Su contenido se pueden visualizar y editar con cualquier procesador de palabras, como es el caso del Bloc de notas de Windows o el Simple Text de Macintosh.

Binario A diferencia del anterior, este formato almacena cualquier informacin como colores, rdenes, texto, imgenes, entendible generados sonidos, etctera, por en la un lenguaje nicamente en computadora. ascii.

Con ello, se obtienen archivos de menor peso a los formato Al mostrar el contenido de un archivo binario con algn procesador de palabras, nicamente se visualizar un conjunto de caracteres y smbolos extraos. IDENTIFICACION DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS La identificacin de los archivos electrnicos se realiza con dos elementos: el nombre y la extensin. Dependiendo de la plataforma que se utilice (windows, macintosh, unix, etc.), el nmero de caracteres que se podrn utilizar son:

En el nombre, desde 1 hasta 256 (este ltimo para el caso de windows). En la extensin, desde 2 hasta 5 (este ltimo para el caso de unix).

El nombre permite la administracin del archivo. La extensin indica el formato, tipo de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para

visualizarlo o editarlo. Cabe sealar que la computadora realiza esta asociacin de manera automtica, siempre y cuando tenga habilitado el programa de cmputo requerido por el archivo. Ejemplo: Para: ciberhabitat.html La extensin "html" indica que el contenido del archivo "ciberhabitat" est elaborado en lenguaje html, que es el manejado por internet, entonces para visualizar su contenido se requiere un navegador de internet, como Internet Explorer, Netscape, Opera o cualquier otro. Para el caso que presenta la ilustracin, se relaciona con Internet Explorer. Sin embargo, dependiendo de la se configuracin de la computadora, puede relacionar con otro. EXTENSIONES MAS COMUNES Existe una gran cantidad de tipos de archivos electrnicos y es necesario identificar su tipo para saber si funcionarn en la computadora que estamos utilizando o si ser necesario instalar algn programa de cmputo (software) especial para descomprimirlo, visualizarlo, reproducirlo o editarlo. A continuacin te presentamos una tabla con la descripcin de las extensiones de archivo ms frecuentes. act drv mpg

agf ai aiff asx asm au avi bak bas bat bin bmp cdr cfg cgi class com cpt dat dbf dib dir dll doc

dwg dxf eps exe fhd fla fon gif gz hlp hqx hpg htm html img ink jpeg jpg lit mid midi mov mp3 mpeg

mulaw pdf png ps psd qt riff rar rmi sit snd swf tga tiff tmp txt ulaw voc vxd wav wbc wbz xls zip

INTRODUCCION El Archivo Electrnico se ocupa del almacenamiento y conservacin de documentos generados por medios electrnicos. Con la progresiva modernizacin de la Administracin Pblica, cada vez es ms habitual el empleo de sistemas informticos para la creacin y distribucin de documentacin como parte de la operativa diaria de las organizaciones. Esta informatizacin est originando una sustitucin del soporte papel por otros formatos digitales, lo que supone un cambio en la forma de trabajar de los empleados pblicos.

CONCLUSIN El archivado electrnico permite la creacin de un repositorio de informacin en el que todo tipo de informacin estructurada (COLD) o no estructurada se puede guardar de forma central o en pools de informacin distribuidos. En el caso de SAP, por ejemplo, la gestin conjunta de documentos electrnicos y en papel permite a los usuarios vincular transacciones SAP con los documentos comerciales no estructurados correspondientes. El archivo electrnico garantiza la seguridad prolongada de la informacin y permite, segn su valor y el ciclo de vida dentro de los procesos comerciales, una

conservacin econmica, protegida y accesible para futuras consultas y una gestin eficiente del ciclo de vida de la informacin.

BIBLIOGRAFIA AENOR. Informacin y Documentacin. Gestin de documentos UNE-ISO 15489Madrid: AENOR, 2006 Agelet Ordoban, Ferran. (2002) Documents electrnics, preservacio i accs. Revista Arxius 2002. pp 44-64 [Conservacin de los documentos electrnicos] Asproth, Viveca. (2005) Information technogy challenges for long-term

preservation of

electronic information. International Journal of Public Information Systems, vol 1 p. 27-37 http://www.ijpis.net/issues/no1_2005/IJPIS_no1_2005_p3.pdf (21-06-07).