Reglamento de Seguridad y Monitoreo Electrnico del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico

TABLA DE CONTENIDO

I. Exposicin de motivos ........................................................................................................ 1 II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. Ttulo ................................................................................................................................ 2 Base Legal ........................................................................................................................ 2 Propsito........................................................................................................................... 2 Aplicabilidad y Alcance ................................................................................................... 2 Interpretacin y Definiciones ........................................................................................... 2 Uso Correcto de las Cmaras de Seguridad.................................................................. 6 Operacin de Monitoreo y Grabacin Electrnica ....................................................... 8 Almacenamiento y Disposicin ....................................................................................... 9 Duplicados ........................................................................................................................ 9 Solicitud de Duplicado ................................................................................................... 10

XIII. Documentacin de Incidentes ......................................................................................... 13 XIV. Procedimiento de Quejas o Impugnacin ...................................................................... 13 XV. XVI. XVII. Mantenimiento y Adiestramiento ............................................................................... 14 Comit de Revisin .................................................................................................... 14 Materias No Previstas ................................................................................................. 14

XVIII. Enmiendas .................................................................................................................... 14 XIX. Clusula de Separabilidad ............................................................................................... 14

XX. Vigencia............................................................................................................................ 14

I.

EXPOSICIN DE MOTIVOS

La alta incidencia delictiva en el rea de Ro Piedras afecta continuamente la seguridad de los estudiantes, personal universitario y visitantes del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico (en adelante, el Recinto). Debido al alto nivel y al aumento desmedido en la comisin de delitos contra la propiedad y la persona durante los ltimos tres (3) aos en Ro Piedras, es imperativo que el Recinto implemente nuevas medidas que sean efectivas para lograr el fortalecimiento de la seguridad en esta unidad institucional. Uno de los objetivos primordiales que el Recinto tiene trazado es lograr que el mismo sea una institucin de educacin superior segura y que cuente con la confianza de los integrantes de su comunidad acadmica. A esos fines la institucin continuamente toma las medidas

necesarias, hace esfuerzos continuos y utiliza los recursos a su alcance para proteger la vida y la propiedad pblica y privada. Por su sofisticacin tecnolgica, el sistema de seguridad y monitoreo electrnico es capaz de asistir efectivamente al Recinto en el logro sus objetivos. El mismo fortalecer la seguridad que se les brinda a la comunidad universitaria y a los visitantes. Adems, el sistema de seguridad y monitoreo electrnico apoyar el cumplimiento del deber que tiene el Recinto de informar y de recopilar datos e informacin estadstica sobre los actos delictivos ocurridos dentro de sus predios de conformidad con lo dispuesto en las secciones 1092(f) (1) y (7) del Higher Education Act of 1965 (Pub. L. No. 89-329), 20 U.S.C. 1001 et seq. y el Cdigo de Regulaciones Federales en esta materia, 34 C.F.R. 668.41 y 668.41.

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II.

TTULO

Este reglamento se conocer como Reglamento de Seguridad y Monitoreo Electrnico del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico. III. BASE LEGAL

Este reglamento se adopta en virtud de la Ley Nm. 1 de 20 de enero de 1966, conocida como Ley de la Universidad de Puerto Rico, segn enmendada, y la Ley Nm. 170 de 12 de agosto de 1988, segn enmendada conocida como la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme. IV. PROPSITO

El propsito de este reglamento es regular el uso de las cmaras de seguridad electrnica digital para mejorar la seguridad de los estudiantes, el personal universitario, los visitantes y la propiedad pblica y privada. Este reglamento pretende, adems, establecer un procedimiento para el uso, almacenamiento, disposicin, acceso y divulgacin de las imgenes captadas por dichas cmaras; el acceso y uso de duplicados de las imgenes captadas por las cmaras de seguridad electrnica; la documentacin de incidentes y/o alertas de seguridad; y la presentacin de quejas o de impugnacin de una actuacin indebida mediante el uso no autorizado de las cmaras de seguridad electrnica. V. APLICABILIDAD Y ALCANCE

Este Reglamento ser aplicable a todo estudiante, personal universitario y visitante del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico. VI. INTERPRETACIN Y DEFINICIONES

Para efectos de este Reglamento, todo trmino utilizado para referirse a una persona o puesto se refiere a ambos gneros. Las palabras y frases usadas en este Reglamento sern interpretadas segn el contexto en que sean utilizadas y tendrn el significado sancionado por el uso comn y

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corriente, salvo cuando se dispone otra cosa. Corresponder, en primera instancia, al Rector interpretar las disposiciones de este reglamento para resolver cualquier controversia en relacin con sus disposiciones o con situaciones no previstas en el mismo. Adems, este reglamento se interpretar de conformidad con las leyes y reglamentos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y/o las leyes y reglamentos federales aplicables y la normativa institucional.
Acuerdos a reglas suplementarias Asesor Legal se refiere a los acuerdos a reglas suplementarias con la Hermandad de Empleados No Docentes y el Sindicato de Trabajadores. se refiere a abogado admitido al ejercicio de la abogaca en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y designado por el Rector para manejar los asuntos aqu delegados. reas comunes se refiere a los predios del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico utilizados por las personas que estudian, laboran y/o lo visitan, donde no existe una expectativa razonable de intimidad, incluyendo, pero no limitndose a estacionamientos, entradas, salidas. COSE se refiere al Centro de Operacin de Seguridad Electrnica, divisin adscrita a la DSMR y que ha sido designada para llevar a cabo la operacin de seguridad electrnica, grabacin, disposicin de las grabaciones y sus Duplicados. Documento se refiere a todo papel, libro, folleto, foto, fotocopia, dibujo, plano, duplicado, video grabacin o cualquier otro escrito o material susceptible de ser ledo, fotocopiado y/o almacenado electrnicamente en cualquier medio existente o luego desarrollado; o parte del mismo; que se origine, reciba o conserve en cualquier dependencia del RRP de acuerdo con la ley o con algn reglamento, en relacin con el manejo de los asuntos pblicos; que evidencie, refleje, contenga, constituya, o resulte de, almacenamiento y

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alguna accin administrativa o algn aspecto de ella; y que se conserve permanente o temporalmente como prueba de las gestiones, o por su utilidad administrativa o valor legal informativo, segn sea el caso. Documento Confidencial se refiere a aquel as declarado por ley o por reglamento estatal o federal; el que esta protegido por alguna Regla de Evidencia; aquel cuya divulgacin pudiera afectar derechos de terceros, investigaciones u otros procesos en curso; aquel cuya divulgacin pudiera poner en peligro la vida o la seguridad de personas. DSMR se refiere a la Divisin de Seguridad y Manejo de Riesgos la cual est adscrita a la Oficina de la Rectora y presta servicio a la comunidad universitaria las veinticuatro (24) horas del da, los siete (7) das a la semana. Dentro sus funciones se encuentra el prevenir y proteger contra incidentes que atenten contra la vida, la propiedad y seguridad de los estudiantes, el personal universitario y los visitantes. Duplicado se refiere a copia o imagen producida por la misma impresin que el original, o por la misma matriz o por medio de fotografa, incluyendo ampliaciones y miniaturas, o por regrabaciones y/o reproducciones mecnicas, electrnicas o digitales, o por otras tcnicas equivalentes que reproduzcan adecuadamente el original. Emergencia se refiere a un hecho o combinacin de circunstancias que crean una situacin de peligro a la vida o a la propiedad, inesperada o imprevista que requiere accin o remedio inmediato Estudiante para propsito de este reglamento y salvo que se indique otra cosa en algn artculo del mismo, el trmino estudiante se refiere a toda persona que est tomando uno o ms cursos de cualquier naturaleza o

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propsito en cualquiera de las unidades del RRP. Las personas que se dan de baja del RRP luego de alegadamente incurrir en conducta en contravencin de las disposiciones del Reglamento General de Estudiantes, o que no estn matriculadas oficialmente durante un periodo lectivo en particular pero mantienen una relacin de continuidad con la Institucin, o a quienes se les ha notificado que han sido admitidos a la Universidad, tambin sern considerados estudiantes. Tambin sern considerados estudiantes las personas que residen en las residencias estudiantiles de la Universidad, aunque no estn matriculadas. Normas se refiere a las Normas Procesales para Reglamentar los Procedimientos Disciplinarios que Afectan al Personal Universitario vigentes, Monitoreo se refiere a la accin del personal asignado al COSE para observar a travs de equipo electrnico y en tiempo real las imgenes que estn siendo captadas y grabadas a travs del SSME. Personal universitario se refiere a todo el personal docente, no docente, profesores e investigadores visitantes. RGUPR se refiere al Reglamento General de la Universidad de Puerto Rico vigente RGEUPR se refiere al Reglamento General de Estudiantes de la Universidad de Puerto Rico vigente. Rector Recinto es la mxima autoridad acadmica y administrativa dentro del Recinto. se refiere a todas las dependencias, predios, terrenos y facilidades bajo el control del Recinto de Ro Piedras de la Universidad de Puerto Rico, Plaza Universitaria y cualquier instalacin similar a sta. RPAA se refiere al Reglamento de Procedimientos Apelativos Administrativos

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vigente. SSME se refiere al Sistema de Seguridad y Monitoreo Electrnico, un sistema

integrado por varias cmaras de seguridad que se reportan al COSE.

Visitantes se refiere a todo aquel que no es un estudiante o personal universitario y que acude al Recinto con un fin legtimo; incluyendo, pero no limitndose a, contratistas.

VII. Artculo 1:

USO CORRECTO DE LAS CMARAS DE SEGURIDAD

Las cmaras de seguridad estarn operando las veinticuatro (24) horas del da, los

siete (7) das a la semana para grabar imgenes en vdeo y no audio. Las cmaras slo se desconectarn o apagarn cuando el equipo est defectuoso, en necesidad de mantenimiento y/o reparacin, o en casos de eventos atmosfricos cuya magnitud, as lo requieran. . Artculo 2: Las cmaras de seguridad sern colocadas en reas comunes o abiertas al pblico

general. No se colocarn cmaras en reas en las que, por su naturaleza, se tenga una marcada expectativa de intimidad como habitaciones de hospedajes, baos, vestidores u otros. Artculo 3: No obstante lo dispuesto en el Artculo 2, se colocarn cmaras de seguridad en el

interior del COSE con el nico propsito de velar por la seguridad del personal y del equipo en el rea. Artculo 4: En caso de que las cmaras de seguridad puedan incidentalmente captar imgenes

hacia residencias privadas dichas imgenes se limitarn a aquellas que puedan ser captadas a simple vista. Artculo 5: Se colocarn letreros, por permetros, que notificarn que el rea est bajo

monitoreo mediante cmaras de seguridad.

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Artculo 6:

El monitoreo electrnico se llevar a cabo salvaguardando los derechos a la

privacidad e intimidad de todos los miembros de la comunidad universitaria y sus visitantes. Artculo 7: Se utilizar el SSME:

a. de manera profesional, tica y legal por los funcionarios encargados; b. por personal adiestrado; c. sin discriminar contra persona alguna, ya sea por razn de raza, color, sexo, orientacin sexual, origen nacional o condicin social, ideas polticas o religiosas, edad, impedimento fsico o mental, o por condicin de veterano, y otras, segn dispuesto en la Constitucin de los Estados Un idos de Amrica y en la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y leyes aplicables. Artculo 8: No se utilizar el SSME para evaluar la efectividad o nivel de productividad del

personal universitario. Artculo 9: Slo en atencin a una situacin en la que se est cometiendo un delito o una

situacin de emergencia y/o alarma en la que est bajo inminente peligro la vida, la propiedad y/o la seguridad de cualquier persona, se podr enfocar una cmara de seguridad a lugares y/o personas especficas. Artculo 10: Cuando el personal a cargo del monitoreo a travs de las cmaras de seguridad observe incidentes que sean indicativos de que la vida y/o la propiedad del personal, estudiantes y/o de los visitantes est en peligro, y/o de que se est incurriendo en una conducta constitutiva de violacin a la reglamentacin universitaria vigente, a las leyes y reglamentos estatales y/o federales, emitirn las alertas correspondientes al personal de seguridad del Recinto, el cual intervendr de inmediato, y de ello ser necesario, tambin alertar a las autoridades policiacas

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estatales y/o municipales, los servicios mdicos del Recinto, al servicio de emergencias 911, al cuerpo de bomberos, y otras agencias gubernamentales con injerencia. Artculo 11: Cualquier violacin incurrida por el personal de la DSMR a las disposiciones de este reglamento ser base para la iniciacin de un procedimiento disciplinario de conformidad con la reglamentacin universitaria aplicable. Artculo 12: Cualquier persona que sea captada por una de las cmaras de seguridad incurriendo en una conducta constitutiva de violacin a la reglamentacin universitaria vigente, las leyes y/o reglamentos estatales y/o federales; se expone a que dichas grabaciones sean utilizadas: a. en un procedimiento disciplinario instado en su contra a tenor con lo dispuesto en el RGUPR; las Normas; el RGE; las reglas y condiciones suplementarias laborales vigentes; y/o b. en un procedimiento administrativo o judicial, civil o penal, instado en su contra.

VIII.

OPERACIN DE MONITOREO Y GRABACIN ELECTRNICA

Artculo 13: El monitoreo y grabacin electrnica se llevar a cabo desde el COSE. El COSE se mantendr cerrado bajo llave en todo momento. Solamente aquellos funcionarios

expresamente autorizados tendrn acceso. El personal asignado al COSE ser responsable de mantener un registro diario de entrada y salida de personas. Artculo 14: El personal del COSE ser responsable de verificar que el SSME est operando debidamente en todo momento. En caso de averas o fallos en el SSME, el personal del COSE dar inmediata notificacin al Director de la DSMR y ste a su vez dar inmediata notificacin al Rector. El Director de la DSMR ser responsable de proponerle al Rector, medidas de seguridad

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alternas que estime necesarias para salvaguardar la seguridad del Recinto. El Rector adoptar el curso de accin que estime necesario y su decisin se implementar con carcter de urgencia. Artculo 15: El personal del COSE vendr obligado a notificar y documentar el manejo de cualquier desperfecto, fallo o avera tan pronto se identifique. IX. ALMACENAMIENTO Y DISPOSICIN

Artculo 16: El COSE estar a cargo del almacenamiento y disposicin de las grabaciones electrnicas cuyo contenido tendr carcter de confidencial y a su vez los duplicados de stas sern considerados como documentos confidenciales. Artculo 17: Las grabaciones electrnicas son preservadas por el SSME en su estado original por un mximo de treinta (30) das calendario periodo despus del cual quedan destruidas automticamente por el Sistema. X. DUPLICADOS

Artculo 18: El COSE queda facultado para preparar un Duplicado de una video-grabacin motu proprio o a solicitud de los siguientes: a. estudiante, miembro del personal universitario y/o visitante que sea parte en una investigacin, procedimiento adjudicativo administrativo o judicial; b. Funcionarios universitarios debidamente autorizados para iniciar o procesar y como parte de una investigacin administrativa, procedimiento adjudicativo administrativo o judicial a raz de hechos captados por las cmaras cuyo duplicado se solicita; c. Tribunal mediante orden o una agencia gubernamental mediante subpoena. Articulo 19: Con el propsito de asistir al Recinto en una investigacin, procedimiento adjudicativo administrativo o judicial, el personal del COSE podr crear un duplicado motu proprio, cuando un incidente indicativo de que la vida y/o la propiedad del personal, estudiantes,

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y/o visitantes est en peligro y/o de que se est incurriendo en una conducta constitutiva de violacin a las normas del RGUPR, a las leyes y reglamentos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y/o a las leyes y reglamentos federales, sea captado por las cmaras. En tal caso, los duplicados sern conservados hasta que culmine la investigacin y/o hasta que el procedimiento adjudicativo administrativo o judicial advenga final y firme. Artculo 20: Las personas mencionadas en el Artculo 18, inciso a y b, podrn solicitar la preparacin y entrega de un Duplicado de imgenes captadas por el SSME bajo las siguientes circunstancias: a. el Duplicado de la video-grabacin solicitada corresponde a imgenes captadas por el SSME de: i. un incidente en el que la seguridad, la vida y/o la propiedad privada o pblica estaba en peligro; o ii. un incidente en el que ocurri una conducta constitutiva de delito bajo las leyes y/o reglamentos estatales y/o federales; o iii. un incidente en el que tom lugar una conducta constitutiva de violacin a los reglamentos universitarios. b. la peticin no sea contraria a las disposiciones de este Reglamento. XI. SOLICITUD DE DUPLICADO

Artculo 21: Toda persona que interese un Duplicado de una video-grabacin deber: a. completar por escrito una solicitud, contenida en un formulario preparado y provisto por el RRP para este propsito; b. exponer en la solicitud el propsito para el cual se solicita el Duplicado y suscribir una certificacin de que el Duplicado solicitado, de ser suministrado, ser para el uso

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exclusivo del solicitante y no ser transferida a otras personas o utilizada para otro propsito no expuesto en la solicitud; c. pagar el costo de la preparacin y preservacin del Duplicado solicitado, segn sea establecido de tiempo en tiempo por el Rector, y acompaar el recibo de pago junto con la solicitud; d. la solicitud se presentar ante la DSMR a ms tardar dentro del trmino de veinte (20) das calendarios de haber ocurrido el incidente constitutivo de delito y/o en el que la seguridad, la vida, la propiedad privada o pblica estaba en peligro; entindase que el trmino de (20) das calendarios incluye el da en que ocurri el incidente. La DSMR remitir copia de la solicitud al Asesor Legal dentro del trmino de cinco (5) das laborables. Artculo 22: Una vez la DSMR reciba una solicitud, la remitir al COSE quien preparar el Duplicado solicitado y tomar las medidas necesarias para preservarlo. Artculo 23: En ausencia de una orden judicial o administrativa, en primera instancia la determinacin de conceder o no la solicitud de entrega de un Duplicado al Solicitante recaer sobre el Rector. A esos efectos, el Asesor Legal le rendir al Rector un informe de

recomendacin en cuanto a la referida solicitud dentro del trmino de treinta das (30) calendario contados a partir de la fecha de habrsele notificado copia de la solicitud. Artculo 24: Al decidir sobre una solicitud de Duplicado, el Rector tomar en consideracin si el Solicitante cumpli con las disposiciones de este Reglamento y de cualquier otra reglamentacin universitaria aplicables. La determinacin del Rector se har constar por escrito bajo su firma y ser notificada al Solicitante, a la direccin provista en la Solicitud, y al COSE

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dentro del trmino de treinta (30) laborables, contados a partir de la fecha en que el rector toma la decisin. De concederse la solicitud, el Duplicado ser entregado por el COSE al solicitante quien utilizar el mismo exclusivamente para los propsitos indicados en su solicitud y no divulgar a terceros el contenido del Duplicado, salvo que sea necesario como parte de una investigacin y/o procedimiento adjudicativo administrativo o judicial. En caso de denegarse su solicitud, el solicitante podr apelar la determinacin del Rector siguiendo los procesos dispuestos en el RPAA. El COSE preservar el Duplicado hasta tanto recaiga una determinacin final y firme. XII. ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE DUPLICADOS Artculo 25: El personal del COSE le asignar un nmero de control a cada duplicado que se cree. Los duplicados sern identificados de la siguiente forma: nmero de cmara permetro fecha - hora. Por ejemplo, la grabacin tomada por la cmara 2 el da 1 de diciembre del 2011 a las 8:45 am, se identificar como: 02-ROTC-01-12-2011-8:45. Artculo 26: Los duplicados que permanezcan bajo la custodia del COSE se mantendrn en una caja de seguridad con acceso controlado. Artculo 27: El supervisor del COSE mantendr un registro anual de las entregas de los duplicados con referencia a la fecha y hora de entrega, persona a quien se le hizo la entrega, a la fecha de la carta de autorizacin del Rector, orden judicial o administrativa. El supervisor del COSE estar a cargo de la custodia de tales Registros, los cuales preservar tanto en copia fsica como electrnica.

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XIII. DOCUMENTACIN DE INCIDENTES Artculo 28: La DSMR mantendr un rcord en orden cronolgico en el cual se reportarn cada uno de los incidentes mencionados en el Artculo 10 captados por las cmaras de monitoreo electrnico, con especial referencia a: a. fecha y hora de los incidentes, b. nombre del empleado a cargo del monitoreo de las cmaras, c. nombre de los oficiales que intervinieron tanto del Recinto como de la polica estatal, nmero de identificacin oficial e informacin contacto, d. nombre e informacin contacto de la persona afectada, e. descripcin detallada del incidente, f. nmero control del duplicado, g. las acciones tomadas, h. nmero de querella tanto del Recinto como de la polica estatal y/o municipal. Artculo 29: El Director de Seguridad le remitir al Rector un informe final de cada incidente que incluya informacin detallada de cada uno de los incisos anteriores con sus recomendaciones. De entenderse necesario, se incorporar un duplicado de la grabacin

electrnica junto con el informe. Todas las querellas presentadas sern anejadas al informe. XIV. PROCEDIMIENTO DE QUEJAS O IMPUGNACIN Artculo 30: Cualquier estudiante, miembro del personal y/o visitante que considere que su derecho a la intimidad fue adversamente afectado por el SSME, podr presentar una querella escrita ante el Asesor Legal del Recinto, en el trmino de diez (10) das laborables desde que sucedi la alegada violacin a su derecho. El Asesor Legal estar a cargo de investigar el asunto y de remitir un informe y recomendaciones dentro del trmino directivo de treinta (30) das

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calendario al Rector, quien a su vez emitir una determinacin dentro del trmino directivo de treinta (30) das calendarios contados a partir de la fecha de recibir el informe de recomendacin. XV. MANTENIMIENTO Y ADIESTRAMIENTO

Artculo 31: El Recinto proveer mantenimiento al SSME y adiestramiento a todo el personal encargado de su operacin; adems, crear un manual o protocolo para la operacin del SSME por el COSE. XVI. COMIT DE REVISIN Artculo 32: Se crear un Comit compuesto por cinco (5) miembros de distintos sectores de la comunidad universitaria que sern seleccionados por el Rector, con el fin de formular sugerencias y recomendaciones sobre enmiendas a este Reglamento. XVII. ASUNTOS NO PREVISTOS Artculo 33: En los asuntos no previstos por este Reglamento regirn las determinaciones que adopte el Rector, quien informar de las mismas al Presidente de la Universidad. XVIII. ENMIENDAS Artculo 34: Este reglamento podr ser enmendado en cualquier momento por la Junta de Sndicos, motu proprio o a peticin del Presidente de la Universidad. XIX. CLUSULA DE SEPARABILIDAD Artculo 35: Las disposiciones de este reglamento son separables entre s. La nulidad de uno o ms artculos no afectar a los otros que puedan ser aplicados independientemente de los declarados nulos. XX. VIGENCIA Artculo 36: Este reglamento entrar en vigor a partir de los treinta (30) das de haberse radicado en el Departamento de Estado.

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